Structura organizatorica si operatiile telefonice desfasurate de agentie

Structura organizatorica si operatiile telefonice desfasurate de agentie

Organizarea este un proces de grupare a resurselor si activitatilor intreprinderii turistice in scopul obtinerii unor rezultate economice si sociale in conditii de eficienta. Concretizarea activitatii de organizare a unei agentii este reflectata prin intermediul structurii organizatorice.

Structura organizatorica reprezinta ansamblul compartimentelor existente intr-o intreprindere si a relatiilor desemnate a avea loc intre acestea in scopul facilitatii utilizarii resurselor si realizarii obiectivelor stabilite.

Structura organizatorica a unei agentii depinde de mai multi factori, intre care:

● numarul de angajati (dimensiunea agentiei de turism)

● obiectul de activitate

● competenta manageriala

Agentia de turism ,,..." desfasoara o activitate complexa, prin care se organizeaza, se ofera si se vand pachete de servicii turistice sau individuale, activitate ce se realizeaza la nivelul unor birouri sau sectii specializate.

Din structura organizatorica a agentiei ,,..."fac parte urmatoarele birouri:

1.Biroul Turism

2.Biroul Transporturi

3.Biroul Marketing

4.Biroul Promovare

5.Biroul Contabilitate

1.Biroul Turism.

Este organizat pe doua compartimente, productie, respectiv receptie, fiecare desfasurand o serie de operatiuni tehnice specifice.

La nivelul compartimentului de productie sunt realizate o serie de activitati ce contribuie la realizarea si comercializarea ofertei agentiei (produse turistice, programe, pachete de servicii si servicii independente). Printre operatiunile tehnice desfasurate in cadrul acestui compartiment de numara:

a) stabilirea gamei de produse turistice oferite de agentie

b) stabilirea programului si a itinerariului pentru produsele de tip circuit

c) stabilirea serviciilor oferite in cadrul pachetelor turistice

d) culegerea tuturor informatiilor necesare despre obiectivele turistice vizate in programele turistice

e) informarea clientilor cu oferta agentiei

f) stabilirea modalitatii de vanzare a voiajelor

g) realizarea vanzarii produselor turistice

h) constituirea de contingente (rezervari anticipate ale mijloacelor de transport etc.)

La nivelul compartimentului receptie se incheie contractele cu prestatorii directi de servicii turistice pentru serviciile de primire (structuri de cazare, unitati de alimentatie, unitati de agrement, furnizori de servicii culturale).

2.Biroul Transporturi

Acest birou, in cadrul agentiei noastre, realizeaza acele activitati legate de deplasarea turistilor catre diversele destinatii alese:

- alegerea mijlocului de transport folosit in functie de scopul calatoriei

- stabilirea rutelor in cazul turismului itinerant (turism de cunoastere)

- culegerea informatiilor despre orarul mijloacelor de transport in comun, la locul de destinatie

- culegerea tuturor informatiilor necesare pentru deplasarea cu mijloace feroviare, aeriene si navale, in sistem curse de linie

- incheierea contractelor cu furnizorii de servicii de transport

- intocmirea voucher-ului de transport

3.Biroul Marketing.

Succesul pe piata al unei agentii de turism depinde de modul in care aceasta reuseste sa conceapa produse turistice care sa asigure satisfacerea intr-o masura cat mai mare a nevoilor diferitelor segmente de clientela si sa se diferentieze de produsele concurentei.

Rolul in derularea actiunilor de prospectare a pietei ii revine biroului de marketing al agentiei noastre ai carui angajati realizeaza studii atente asupra cererii, dar si analize permanente ale ofertei concurentei sub multiple aspecte (volum, structura, tarife practicate etc.)

Studierea cererii are in vedere urmatoarele aspecte:

- identificarea segmentelor de clientela vizata

- determinarea volumului segmentului de clientela

- identificarea factorilor care stimuleaza sau franeaza circulatia turistica

- studierea preferintelor legate de mijlocul de transport, unitati de cazare, sezoane de deplasare

- cercetarea obiceiurilor de calatorie si a intentiilor de cumparare

- cercetarea gradului de satisfactie obtinut in urma consumului diferitelor produse turistice

Analiza ofertei concurentei presupune:

- identificarea principalelor categorii intreprinderi concurente (celelalte agentii, companii de transportt, organizatii turistice, cluburi, asociatii de turism)

- cunoasterea categoriilor de turisti carora li se adreseaza

- analiza ofertei concurentei (servicii oferite, produse inedite, mijloace de promovare folosite, tarife practicate, canale de distributie folosite etc.)

- identificarea punctelor tari si punctelor slabe ale concurentei

Rezultatele acestei analize sunt folosite pentru evaluarea obiectiva a propriilor posibilitati si pentru conceperea unor produse turistice care sa se diferentieze de cele ale concurentei.

4.Biroul Promovare.

Are ca obiectiv principal afirmarea pe piata a produsului, asigurarea primirii favorabile a acestuia de catre consumator.

Concretizarea produselor turistice presupune, alaturi de actiunile privind alegerea cailor de distributie, realizarea unor demersuri in vederea facilitarii cunoasterii de catre publicul larg a organizatiei turistice, a produselor, serviciilor si marcilor sale.

Biroul Promovare, in cadrul agentiei noastre desfasoara asadar o serie de actiuni complexe, care au menirea de a influenta comportamentul de cumparare si de consum in directia si sensurile urmarite de aceasta. Aceste actiuni se inscriu in cadrul politicii de promovare desfasurata de agentie, componenta importanta a mixului de marketing al agentiei de turism.

Structura activitatilor de promovare desfasurate de catre agentie include urmatoarele componente:

●publicitatea

●promovarea vanzarilor

●evenimentele de marketing

●relatiile publice

●utilizarea marcilor