INFORMATICA JURIDICA

INFORMATICA JURIDICA

Pornirea programului Access

La pornire apare o fereastra de dialog in care se decide care baze de date existente vor fi deschise sau care program de asistare va fi pornit pentru crearea unei baze de date (fereastra de dialog cu optiunile) desen

Blanck Access database

Aceasta optiune deschide o baza de date complet goala in care utilizatorul trebuie sa creeze tabelele, interogarile si rapoartele specifice.

Access database wizards, pages and projects

Cu aceasta optiune se porneste un program ajutator care executa serviciile pentru crearea unei baze de date.

Open an existing file

Aceasta optiune deschide baze de date existente (create anterior cu SGBD Access).

Fereastra bazei de date (fereastra de lucru a bazei de date) desen

 

Aceasta fereastra dispune de elementele standard ale celorlalte aplicatii ale pachetului de programe Office : Bara de titlu, Bara de meniuri, Bara de butoane (instrumente), Bara task-urilor.

In mijlocul ferestrei, in spatiul de lucru se afla o alta fereastra, care reprezinta "centrala de navigare" a bazei de date in care pot fi amplasate tabelele, interogarile, formularele de introducere si rapoartele (iesirile).

1.2.1. Componentele ferestrei centralei de navigare

Bara cu grupele de obiecte

Baza de date cuprinde: tabele, interogari, formulare de intrare si rapoarte de iesire. Acestea se vor numi in continuare obiecte ale bazei de date si sunt reunite in grupe. Fereastra centralei de navigare (FCN) permite comutare intre aceste grupe prin butoanele plasate pe bara de butoane. La executarea unui clic pe o grupa de obiecte in spatiul de lucru al FCN vor fi prezentate toate obiectele acestei grupe.

De exemplu, daca clicam pe simbolul grupei de obiecte Tables, in spatiul de lucru vor fi prezentate toate obiectele acestei grupe. De asemenea, exista trei icon-uri pentru a crea noi tabele: Create table in Design view, Create table by using wizard, Create table by entering data.

Butoanele standard si la cerere

Din bara de "meniu"-View se alege Toolbars cu trei posibilitati: Database, Web, Customise.

Butoanele standard se obtin prin selectarea facilitatii Database.

Daca se doreste completare cu alte butoane, se selecteaza facilitatea Customise si se alege una sau mai multe dintre optiunile listei care apar si, ca rezultat al selectiei facute, apare butonul respectiv pe bara de butoane.

1.2.2. Inchiderea (oprirea) bazei de date se poate face :

a) Din butoanele de inchidere ale ferestrei.

b) Prin campul Close din File din bara "meniu"-urilor.

1.3. T a b e l e l e

1.3.1. Deschiderea unui tabel

Pentru deschiderea unui tabel existent, acesta este selectat si apoi se executa clic pe butonul Open. Rezultatul acestei actiuni este aparitia tabelului intr-o fereastra proprie

Fiecare rand al tabelului corespunde unei inregistrari. Fiecare inregistrare contine mai multe campuri de date, care se pot vizualiza folosind bara orizontala de defilare (stanga-dreapta).

1.3.2. Navigarea prin inregistrari

In partea de jos a ferestrei cu tabelul se gaseste o bara de navigare prin inregistrari, cu ajutorul careia se poate trece la inregistrarea dorita.

Descrierea fiecarui buton a barei de navigare va face obiectul prezentarii orale.

Modificarea datelor

Pentru modificarea datelor existente in tabel este editat textul/valoarea din campul de date corespunzator. Modificarile facute nu trebuie salvate in mod explicit, fiind preluate automat.

1.3.4. Inregistrari noi

O inregistrare noua se introduce numai la sfarsitul tabelului cu ajutorul butonului specific.

Inregistrarea in campul de date se realizeaza de la tastatura, in locul in care este vizibil cursorul. Cursorul se poate pozitiona in orice camp de date cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor cu sageti.

1.3.5. Stergerea unei inregistrari

Pentru stergere, o inregistrare trebuie marcata in campul de marcare cel mai din stanga al inregistrarii. Ca rezultat, inregistrarea marcata va apare pe alt fond decat celelalte inregistrari.

Stergerea efectiva a inregistrarii se face cu tasta Delete sau din "meniu" Edit-Delete.

Numarul de ordine al inregistrarii, cheia primara a sa, este de asemenea sters si nu mai poate fi acordat din nou altei inregistrari.

1.3.6. Inchiderea unui tabel

Butonul dedicat inchiderii este in coltul din dreapta-sus al ferestrei. Modificarile facute sunt preluate automat.

1.4. F o r m u l a r e l e

1.4.1. Deschiderea formularelor

Pentru a deschide un formular, se alege din bara de butoane grupul Forms. In partea dreapta a ferestrei sunt afisate toate formularele existente.

Formularul marcat se deschide, ca si tabelul aferent, prin executarea unui dublu clic pe formular, dupa selectare, si apoi clic pe butonul Open.

Formularul deschis prezinta o masca de ecran pentru introducerea datelor.

Exista programe (icoane) dedicate pentru crearea de noi formulare (Create form in Design view, Create form by usign Wizard).

1.4.2. Navigarea prin inregistrari si modificarea lor

In partea de jos a formularului se gaseste o bara de navigare cu utilizari standard.

Preluarea datelor primare se face automat; dupa introducere nu trebuiesc efectuate salvari.

1.5. I n t e r o g a r i l e

O interogare este rezultatul unei "filtrari" prin care sunt afisate spre vizualizare numai anumite informatii dintr-un tabel.

"Filtrul" (criteriile de cautare) este stabilit de utilizator.

1.5.1. Deschiderea unei interogari

Pentru a se realiza o interogare, trebuie aleasa grupa Queries (interogari). In partea dreapta a ferestrei sunt afisate toate interogarile existente (disponibile). Numele interogarilor nu trebuie sa coincida cu numele tabelelor din care se face interogarea. Exista si pictograme (icoane) pentru crearea de noi interogari (Create Query in Design View, Create Query by using Wizard).

Interogarea marcata se deschide prin clic pe butonul Open sau dublu clic pe interogarea respectiva.

Datele selectate dupa o interogare (conform criteriilor acesteia) sunt afisate pe ecran sub forma tabelara.

1.5.2. Navigarea prin inregistrari si realizarea modificarilor

In partea de jos a ferestrei Queries se gaseste bara de navigare prin inregistrari.

Modificarea unui camp dintr-o inregistrare existenta se poate face si in fereastra Query.

Adaugarea de noi inregistrari intr-o interogare este inutila, deoarece acestea nu sunt preluate in baza de date.

1.6. R a p o a r t e l e

Rapoartele, ca structura sunt asemanatoare, daca nu chiar similare, interogarilor.

Altfel spus, rapoartele sunt tot rezultatul unei interogari prin care sunt prezentate datele dintr-un tabel.

Rapoartele nu sunt destinate afisarii pe ecran, ci tiparirii la imprimanta.

1.6.1. Realizarea unui raport

Se identifica pe bara de butoane grupa Reports. In partea dreapta a ferestrei sunt afisate toate rapoartele existente.

Rapoartele, ca si interogarile, pot primi alte nume decat tabelele corespondente, deoarece informatiile cuprinse in fiecare dintre ele sunt altele.

Pentru crearea unui nou raport exista pictograme (icoane) dedicate in partea de sus (Create report in Design view, Create report by using Wizard).

Afisarea modului de tiparire a raportului marcat pentru previzualizare se face prin executarea unui dublu clic pe inregistrarea corespunzatoare din lista rapoartelor/clic pe butonul Preview.

Stabilirea structurii interogarilor (filtrarea) care conduce la fiecare raport, precum si modul de structurare al raportului propriu-zis (layout-ul), se vor analiza ulterior.

Pentru rapoarte, "navigarea" se face cu o grupa de butoane pentru "rasfoirea" paginilor documentului. Evident, intr-un raport nu se pot face modificari ale inregistrarilor.

Concluzionand, prezentam in figura urmatoare structura fundamentala a unei baze de date Access.

Baza de date

  T a b e l

Interogare

Raport

Formular

Imprimanta

Ecran

Ecran

Ecran

2. PRINCIPIILE DE CONSTRUIRE (REALIZARE) A UNEI BAZE DE DATE PROPRII

2.1. Generalitati

Fiecare baza de date se construieste cu unul sau mai multe tabele, deci primul pas este construirea unui tabel.

Toate formularele, interogarile si rapoartele se bazeaza pe unul sau mai multe tabele.

Din acest motiv, trebuie ca toate proprietatile acestor componente sa fie cunoscute.

Principial, datele care nu sunt introduse in campuri separate, nu pot fi interogate independent.

2.2. Pornirea (generarea unei baze de date)

La pornirea programului Access se alege optiunea Blank Access database.

In fereastra care apare, utilizatorul este invitat sa salveze noua baza de date.

Prin introducerea numelui acesteia si executarea unui clic pe butonul Create, noua baza de date este salvata.

Ca rezultat al acestor actiuni apare fereastra bazei de date nou create, insa goala (copia ecranului cu noua baza de date).

Crearea tabelelor

Pentru crearea unui tabel exista trei posibilitati: Create table in Design View, Create table by using Wizard, Create table by entering data.

2.3. Programul de asistenta Wizard ajuta specialistul care realizeaza baze de date la alegerea campurilor tabelului si ofera o lista cu cele mai frecvente introduceri.

Propunerile sunt impartite in doua grupe: Business si Personal.

Fiecare din aceste grupe consta din mai multe tabele-exemplu, care pot fi alese dintr-o lista (Mailling list, Contacts, Customers, Employees, Products, Ovders, .), iar pentru fiecare tabel contine mai multe campuri-exemplu, care pot fi utilizate pentru viitoarele tabele (Customer ID, Company name, Contact first name, Contact last name, Company or department, Billing address, City, State or Province, Postal Code Country, .).

Campul-exemplu dorit se marcheaza prin butonul de preluare si este apoi preluat pentru noul tabel construit. Ca rezultat al acestei actiuni, campul ales va fi preluat din partea stanga a ferestrei - Sample fields - in partea dreapta a ferestrei - Fields in my new table.

Nota Se pot prelua chiar si campuri ale mai multor tabele-exemplu intr-un singur tabel utilizator.

Daca alegerea nu corespunde necesitatilor dorite, se foloseste butonul de renuntare, dupa selectarea campului respectiv din fereastra Fields in my new table.

Daca in tabelul-exemplu nu se gasesc campurile dorite, campurilor din lista li se pot schimba denumirile prin marcare si actionarea butonul Rename fields. Acest buton deschide o fereastra de dialog in care se introduce numele noului camp si se confirma prin butonul OK.

Cu ajutorul butonului Next se ajunge la ultima fereastra a tabelului-exemplu.

Pentru a evita cautarile complicate, este util ca denumirea noului (noilor) tabel(e) sa fie clar delimitate si sa dispunem, chiar si de o cheie de cautare dupa continut.

Stabilirea cheii primare ca instrument pentru identificarea fiecarei inregistrari este facuta tot de catre programul de asistare, alegand din subfereastra Do you want the Wizard to set a primary key for you optiunea: Yes, set a primary key for my.

Dupa actionarea butonului Finish, va apare noul tabel sub forma de fereastra proprie.

Prin cheia primara fixata de Access (Autonumber) se poate recunoaste o inregistrare in campul primei coloane.

2.4. Ajustarea tabelelor

Pentru modificarea structurii trebuie ca tabelul sa fie adus in modul de creare Design view. Totusi anumite caracteristici - ca marimea caracterelor sau latimea coloanelor - pot fi ajustate si in afara modulului Design view.

Marimea, tipul si culoarea caracterelor

"Meniu"-ul Format - Font.

Latimea coloanelor

Latimea coloanelor standard se poate regla prin procedeul drag and drop, aplicat liniilor care separa capetele de coloane.

3. REALIZAREA FORMULARELOR UTILIZAND

PROGRAMUL WIZARD

Formularele servesc ca "masca" de ecran pentru introducerea inregistrarilor. Din acest motiv, formularele sunt generate, de regula, dupa un tabel deja construit.

Prin pornirea optiunii Create Form by using Wizard apare fereastra Form Wizard.

(fereastra Form Wizard)

Pentru inceput trebuie ales tabelul pentru care trebuie creat formularul.

Din lista Available Fields (campuri utilizabile), care cuprinde toate campurile din tabele, sunt alese cele care trebuie sa apara in formularul respectiv.

3.1. Alegerea campurilor

Intr-un formular nu trebuie sa existe toate campurile din tabelul care sta la baza sa.

Fiecare camp care dorim sa apara in formular este preluat din subfereastra Available fields in subfereastra Selected fields.

Numai pentru campul cheie primara (Customer ID) nu trebuie realizata nici o introducere manuala. Acest camp este actualizat de produsul-program Access. Campul cheie primara, pentru motive de siguranta, trebuie sa lipseasca din formular.

Actionand butonul Next se trece la urmatoarea etapa a realizarii formularului.

In aceasta etapa se stabileste layout-ul viitorului formular, avand la dispozitie patru posibilitati:

Columnar (o coloana) - prezinta pe fiecare pagina o singura coloana.

Tabelar (sub forma de tabel) - prezinta pe fiecare pagina mai multe inregistrari sub forma de lista.

Datasheet (fisa de date) - prezinta pe fiecare pagina mai multe inregistrari sub forma de tabel.

Justified (pe blocuri) - prezinta pe fiecare pagina o singura inregistrare, campurile de date fiind aranjate sub forma de blocuri.

Actionand din nou butonul Next, se trece la etapa urmatoare a realizarii formularului.

Se pot alege diferite formate pentru design, legate de aspect, fara efecte asupra modului de functionare a formularului.

In ultima etapa se stabileste denumirea viitorului formular, care trebuie sa aiba o legatura cu denumirea tabelului corespondent.

Butonul Finish inchide programul Wizard si afiseaza formularul realizat ca o fereastra distincta.

3.2. Introducerea datelor

Datele introduse in campurile formularului sunt preluate automat in tabelul de baza si nu trebuie salvate.

4. I N T E R O G A R E A

Intr-o interogare sunt reprezentate inregistrari (sau parti din acestea) care indeplinesc anumite criterii de cautare.

La crearea unei interogari, se poate folosi programul Wizard.

Se selecteaza optiunea Create Query by using Wizard si apare o fereastra de dialog, care contine in stanga Available fields si in dreapta Selected fields.

Campurile dorite se regasesc in lista Selected fields. Daca nu este absolut necesara, cheia primara nu trebuie luata in considerare.

Pentru ca interogarea sa fie clara, trebuie alese numai campurile absolut necesare.

In final, programul Wizard stabileste numele interogarii.

Interogarea este complet definita prin executarea unui clic pe butonul Finish, dupa care fereastra interogarii va apare pe ecran.

Datele pot fi modificate si prin procedura de modificare, similar cu introducerea primara si modificarea, practicabile la tabele si formulare. Acestea sunt preluate imediat in tabelele corespondente.

Este posibil, la dorinta beneficiarului, ca dintr-o interogare (sub forma de tabel) sa se creeze un formular.

5. R A P O R T A R E A

5.1. Utilizarea programului Wizard

Din grupa de obiecte Reports a programului Wizard se selecteaza Create report by using Wizard.

Apare prima fereastra a programului Wizard (Report Wizard).

Prima etapa este stabilirea tabelului/interogarii din care/prin care trebuie luate datele.

In fereastra deschisa in zona Available field apar toate campurile tabelului selectat sau rezultate din interogarea dintre ele, iar in zona Selected field se aleg cele dorite sa apara in raport.

In a doua etapa (la care se trece actionand butonul Next) este posibila reunirea pe grupe a inregistrarilor.

Daca relevanta reunirii in grupe a inregistrarilor este sporita prin adaugarea si a altor campuri, se poate reveni in etapa selectarii campurilor si adauga si acele campuri.

5.2. G r u p a r e a

Pentru realizarea gruparii in raport, intrarea respectiva este selectata si preluata cu butonul de preluare (>).

Rezultatul preluarii se poate vedea in partea dreapta a ferestrei cu facilitatea Preview.

5.3. S o r t a r e a

In etapa a treia este posibil ca inregistrarile sa fie sortate in ordine crescatoare sau descrescatoare.

La deschiderea listei derulante, va apare o lista cu toate campurile existente. Campurile care trebuie sortate sunt selectate prin "clic" pe ele.

Inregistrarile pot fi sortate dupa maximum patru campuri.

5.4. Layout-ul raportului (Forma de editare a raportului)

In etapa a patra a programului Wizard se stabileste layot-ul de afisare prin selectarea unui format de afisare cu butonul din stanga al "mouse"-ului.

Pentru rapoarte cu mai multe campuri afisabile pe un rand, orientarea eficienta a paginii este Landscape.

In etapa a cincea a programului Wizard se prezinta diverse formate de afisare in Preview.

In etapa a sasea se precizeaza numele (titlul) raportului. In final, raportul complet este afisat asa cum va fi tiparit la imprimanta.

5.5. T i p a r i r e a

Tiparirea la imprimanta se realizeaza obisnuit, prin "meniu"-ul File - Print.

MODUL DE PREZENTARE DESIGN VIEW

Pentru adaptarea realizarii tabelelor, formularelor, interogarilor si rapoartelor la oricare situatie, se foloseste modulul de prezentare (proiectare) - Design View.

6.1. Forma Design View

Oricare obiect, din grupa de obiecte a programului Access (tabel, formular, interogare, raport), poate fi reprezentat in modul de lucru Design View si poate fi prelucrat de utilizator.

Pentru deschiderea unui obiect in acest mod de lucru, se marcheaza obiectul printr-un "clic" si se actioneaza butonul Design.

Deoarece "modulul de proiectare" nu este similar pentru toate obiectele bazei de date, in continuare sunt prezentate separat procedeele de lucru pentru fiecare obiect in parte.

7. PROIECTAREA TABELELOR

Prin aceasta modalitate de proiectare pot fi modificate toate proprietatile obiectelor bazei de date.

In categoria de modificari intra atat elementele de forma (marime caractere, colorarea caracterelor sau fundalului, marimea si forma graficelor, .), cat si modificarile functionale (criteriile de interogare, formatele de intrare, .).

Fereastra pentru proiectarea tabelului

In fereastra proprietatilor sunt prezentate trei domenii: numele campului, tipul de date din fiecare camp, proprietatile campului.

7.1.1. Actiuni asupra campului

Numele campului

In aceasta coloana se pot adauga si sterge campuri; de asemenea, se poate schimba denumirea campurilor. Denumirea campului se limiteaza la max. 64 de caractere.

Adaugarea de campuri

Noul camp se adauga la sfarsitul listei existente selectand primul rand gol si introducand noul nume. Tipul de data al campului se afiseaza automat, prin Text (vizibil in coloana a doua).

Daca dorim sa adaugam noul camp intre doua campuri existente, trebuie marcat al doilea camp din grupare prin clic pe butonul din stanga numelui.

Aceasta actiune realizeaza un camp gol deasupra celui de al doilea camp in care putem inscrie numele si caracteristicile noului camp.

Stergerea campurilor

Campul care trebuie sters este marcat si sters prin utilizarea tastei Delete.

Schimbarea denumirii campurilor se realizeaza ca o corectura de text.

Toate modificarile facute in modulul Design View trebuie salvate, folosind "meniu"-ul File Save.

Modificarile facute in tabel dupa realizarea formularelor, interogarilor si rapoartelor, nu sunt preluate de catre aceste obiecte. Pentru preluarea acestor modificari de catre obiectele corelate cu tabelul, ele trebuie efectuate si in respectivele obiecte.

7.1.2. Tipul de data a campului

In lista cu tipuri de date, campurilor li se pot atribui anumite proprietati. Implicit este tipul de camp Text, care permite introducerea oricarui tip de date. Lista cu tipuri de campuri se obtine dand un clic in oricare camp.

7.1.3. Proprietatile generale ale campului

In tab-ul General, tipurile de campuri se pot defini mai exact folosin fereastra dedicata.

Marimea campului este o facilitate utilizata la stabilirea marimii maxime a sirului de date ce pot fi memorate pentru tipurile Text, Numeric sau Auto Number.

Pentru tipul Numeric, in intervalul (-2.147.483.648) (+2.147.483.648) pentru numere intregi se foloseste Long Integer, iar in afara acestui interval se foloseste Double.

Formatul de introducere este utilizat la prestabilirea unui anumit numar de cifre care pot fi introduse in campurile setate pe tipul de data numeric.

In Input Mask se plaseaza zerouri, fiecare zero reprezinta locul unei cifre.

I n d e x a r e

Campurile indexate au prioritate la interogare, sortare sau operatii de grupare.

Selectarea optiunii Yes (No Duplicates) evita introducerea valorilor duble in camp. Aceasta inseamna ca inscrierea aceleiasi valori nu poate sa se mai faca a doua oara in nici o alta inregistrare. In partea dreapta a ferestrei "tab" apare un scurt comentariu (tip Help) pentru optiunea selectata.

8. CREAREA TABELELOR

8.1. Crearea unui tabel nou cu optiunea Create table in Design view.

Dupa executarea unui dublu clic pe optiunea marcata - Create table in Design view, se deschide un tabel in modulul Design view.

8.2. Stabilirea cheii primare

Cheia primara identifica unic fiecare inregistrare intr-un tabel. Numele campului-cheie primara nu are importanta pentru functionarea bazei de date, este cunoscut numai de utilizator in calitatea de cheie primara (autorul foloseste denumirea ID). Tipul de data a campului-cheie primara trebuie neaparat sa fie selectat ca Auto Number, evitandu-se astfel ca un numar de identificare sa fie atribuit de doua ori.

Un camp-cheie primara poate fi atribuit sau scos din aceasta categorie prin intermediul "meniu"-ului Edit Primary key sau prin simbolul cheie, prin "clic"-are.

Ca rezultat apare/dispare simbolul cheie in partea stanga a campului.

Optiunea Indexed este selectata automat pe Yes (No Duplicates), deoarece campul-cheie (identificatorul) inregistrarii trebuie sa fie unic determinat. Toate celelalte campuri sunt adaugate, sterse sau modificate - conform celor prezentate anterior.

PROIECTAREA FORMULARELOR

Daca se deschide un formular in modulul Design View vor apare ferestrele:

tool box-ul (instrumentele)

lista cu optiuni pentru tabelul respectiv

9.1. Fereastra-formular

In aceasta fereastra sunt reprezentate pe fundal toate campurile formularului.

Fereastra este structurata pe trei componente: antetul formularului, domeniul campurilor de date, subsolul formularului.

Pentru fiecare camp de intrare exista un camp denumire care, in cazuri standard, coincide cu numele de camp din tabel.

In principiu, pot fi modificate si adaptate toate obiectele formularului. Elementul de modificat trebuie marcat, in prealabil, printr-un "clic" cu mouse-ul, obiectul selectat aparand astfel incadrat de punctele de acces.

Modificarea proprietatilor

Executand un "clic" pe butonul din dreapta al "mouse"-ului, obiectului marcat i se deschide un "meniu" de context din care, alegand optiunea Properties, se deschide o fereastra pentru modificarea proprietatilor. Meniul de context se refera numai la obiectul selectat.

9.2. Fereastra cu proprietati

In fereastra proprietatilor se pot seta pentru obiectul selectat peste 80 de parametri.

Proprietatile sunt impartite pe categorii, iar optiunea All le afiseaza pe toate.

Cele mai importante setari sunt:

tipul caracterelor

marimea caracterelor

grosimea caracterelor

inclinarea caracterelor (italice)

sublinierea

alinierea

culoarea fundalului.

Toti ceilalti parametri trebuie lasati la setarile implicite.

M o d i f i c a r i

Prin executarea unui clic pe campul ales, se deschide o lista derulanta cu optiuni, din care se pot alege diferite posibilitati. La unele campuri, cum ar fi Fore Color, apare un buton pe care se afla trei puncte si care deschide o fereastra suplimentara cu alte optiuni.

9.3. Aranjarea obiectelor

Tuturor obiectelor (campurilor) li se pot modifica atat dimen-siunile, cat si pozitia.

M u t a r e a

Obiectele (campurile) selectate se pot muta prin plasarea pointer-ului cu mouse-ul pe marginea campului ales, incadrat de punctele de acces. In momentul cand pointer-ul atinge marginea de incadrare aleasa, el capata forma unei palme de culoare neagra. Cu butonul stang al mouse-ului apasat, obiectul (campul) se poate muta in noua pozitie aleasa.

Modificarea marimii campului (scalarea)

Obiectul selectat este incadrat prin plasarea pointer-ului pe unul din punctele de acces. Pointer-ul capata forma unei duble sageti si, cu butonul stang al mouse-ului apasat, se pot schimba dimensiunile obiectului.

10. CAUTAREA SIMPLA

In cadrul bazelor de date, datele pot fi cautate in mai multe moduri.

O cautare simpla se poate efectua in fiecare tabel, iar pentru cautari complexe trebuie fixat un criteriu de interogare.

10.1. Cautarea in tabel

Din meniul Edit se alege optiunea Find, cu care se cauta un anumit continut in tabelul care s-a deschis.

Precizarea campului pe care se face cautarea

In fereastra deschisa, la optiunea Look In se precizeaza care coloana a tabelului deschis trebuie analizata (nume coloana).

C o m p a r a r e a

Aceasta optiune precizeaza daca se cauta in intreg campul sau numai intr-o parte a acestuia, folosind optiunea Match.

Atentie : Daca, in cadrul optiunii Match, folosim suboptiunea Whole Field, trebuie ca textul din campul de cautare sa fie identic cu textul din campul din tabel. De obicei este oportuna folosirea optiunii Any part of Field.

Cautare in intregul tabel

In fereastra Find and Replace se alege optiunea Find What, in care se introduce termenul cautat.

In optiunea Look In se introduce numele tabelului, iar apoi se actioneaza Find Next.

10.3. S o r t a r e a

Datele dintr-un tabel pot fi sortate crescator sau descrescator pe fiecare coloana.

Pentru aceasta, se selecteaza (marcheaza) coloana pentru care se doreste sortarea datelor. Utilizand butoanele Sort Ascending sau Sort Descending, inregistrarile tabelului se aduc in noua ordine.

La inchiderea tabelului, se intreaba daca modificarile facute in modulul Design View trebuie sa fie salvate.

F I L T R E L E

Cu ajutorul unui filtru se selecteaza din totalitatea datelor numai acelea care au anumite proprietati. Criteriile sunt stabilite de catre utilizator. Filtrele simple se pot aplica direct asupra tabelului sau asupra formularului. Pentru filtrari dupa mai multe criterii simultan, se recomanda utilizarea unei interogari.

11.1. Categorii de filtre

Access dispune de trei categorii diferite de filtre: Filter by Selection, Filter Excluding Selection, Filter For. Realizand un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului asupra unui camp de date, se va deschide meniul din care se poate selecta una din cele trei categorii de filtre precizate mai sus.

Filter by Selection

Aceasta categorie de filtre selecteaza, din multimea de date, pe acelea care corespund selectiei marcate.

Filter Excluding Selection

Categoria aceasta de filtre selecteaza din multimea de date din tabel/formular pe acelea care nu corespund selectiei marcate.

Filter For

Acest tip de filtru cere utilizatorului introducerea unui criteriu in campul de filtrare. In tabelul/formularul rezultat sunt afisate numai inregistrarile care corespund respectivei introduceri.

Criteriile filtrarii pot fi foarte diferite; vom prezenta cateva exemple :

"Bucuresti" continutul campului de date este Bucuresti.

"DL"  continutul campului de date este Dl.

"E*"  continutul campului de date incepe cu E

> = "L" continutul campului de date incepe cu o litera intre L si Z

Non Sibiu continutul campului de date este oricare altul decat Sibiu

# 5.1.03 AND   continutul campului de date este o data cuprinsa # 10.5.03 intre 5.1.2003 si 10.5.2003

< 7000  continutul campului de date este mai mic decat 7000

025* continutul campului de date este un numar care incepe cu 025 si are o

lungime variabila.

10.2. Indepartarea filtrului

Daca dorim sa renuntam la filtrul creat, pentru a reprezenta din nou toate inregistrarile in tabel/formular, se alege din meniul de context optiunea Remove Filter/Sort.

PROIECTAREA INTEROGARILOR

11.1. Fereastra specifica

 

Intrarea in fereastra specifica Queries se face cu optiunea Create query in Design view.

In partea superioara a ferestrei este afisata lista cu toate tabelele din care pot fi interogate date separate. Este posibil sa se lucreze cu mai multe tabele.

In partea inferioara a ferestrei, sunt listate toate campurile care sunt utilizate pentru o interogare (afisate la o interogare) pentru un anumit tabel.

Fiecare dintre aceste campuri are mai multe proprietati care pot fi listate si/sau modificate.

11.2. Indepartarea campurilor

Daca unele campuri din cadrul unui tabel trebuie indepartate, acele campuri sunt marcate (innegrite) pe intreaga coloana si sunt sterse cu tasta Del (Delete).

Daca o coloana este importanta pentru o interogare, dar nu trebuie sa fie prezenta in rezultatul final al interogarii, aceasta poate fi dezactivata din randul Show (linia a patra).

11.3. Proprietatile campurilor

11.4. Adaugarea de campuri

Executand dublu clic - in cadrul ferestrei Query 1 - Select Query - pe o intrare a listei care contine toate campurile tabelului de origine, campul respectiv este adaugat interogarii si va apare in partea inferioara, ca ultima intrare, in partea dreapta.

11.5. Inchiderea si salvarea

La inchiderea modulului de lucru Design View, se realizeaza o atentionare pentru salvarea modificarilor, daca acest lucru nu s-a facut anterior. La o noua deschidere a interogarii, rezultatul interogarii este pastrat sub forma de tabel.

PROIECTAREA RAPORTULUI

Fereastra de proiectare a unui raport se deschide in modulul Design View. Fiecare din elementele separate poate fi modificat prin intermediul unui meniu, care poate fi apelat prin actionarea pe butonul din dreapta al mouse-ului, pointer-ul fiind fixat pe obiectul respectiv.

Fereastra de proiectare a unui raport se imparte in mai multe domenii:

aAntetul raportului (Report header)

Continutul acestui domeniu apare o singura data, la inceputul tiparirii, chiar daca raportul are mai multe pagini. Antetul raportului poate contine text, obiecte grafice sau campuri functionale (data, nr.pagini, .).

aAntetul paginii (Page header)

Continutul acestui domeniu este similar cu antetul raportului, dar este tiparit pe fiecare pagina. El poate contine eticheta (campul denumirii) campului de text din domeniul inregistrarilor (detail).

aAntetul de grup (Category Name header)

Contine fiecare camp dupa care se grupeaza inregistrarile.

aDomeniul inregistrarilor (Detail)

In acest domeniu se gasesc campurile-text, care reprezinta datele reale din tabel. Aceste date pot fi filtrate sau pot contine intreaga inregistrare.

aSubsolul paginii (Page Footer)

In partea inferioara, la fiecare pagina se poate adauga un continut, acesta reprezentand subsolul paginii.

Subsolul se creeaza o singura data si apare pe fiecare pagina tiparita a raportului.

Intr-un raport, data si ora pot fi adaugate in locurile marcate prin meniul Insert - Data and time. Exista mai multe posibilitati de formatare si prezentare a datei si a orei.

Pentru paginare, in fereastra de dialog - Page Numbers - exista mai multe optiuni pentru pozitionare si formatare. Page Numbers poate fi plasat numai in antet sau in subsolul paginii.

Intrebari si teste

1. In cadrul produsului - program Access exista o fereastra numita - centrala de navigare a bazei de date. Cu ajutorul acestei ferestre pot fi gestinate :
1. tabelele
2. rapoartele (iesirile)
3. interogarile
4. formularele pentru introducerea datelor

2. Pentru a creea noi obiecte din categoriile : tabele, interogari, formulare sau rapoarte exista urmatoarele facilitati, exprimate prin  icon-uri  specifice :

a. create table / in Design View

b. create table / using Windows

c. create table / by entering data

d. create table / by using Wizard

3. In cadrul unui tabel o inregistrare noua se poate adauga:

a. oriunde se doreste (pe orice pozitie in cadrul tabelului)

b. numai pe prima pozitie in cadrul tabelului

c. numai la sfarsitul tabelului (dupa ultima inregistrare introdusa )

La stergerea unei inregistrari dintr-un tabel numarul de ordine al inregistrarii (cheia primara) este :

a. sters si refolosit la prima inregistrare noua care se introduce

b. sters si nu mai poate fi refolosit pentru o alta inregistrare

c. sters si refolosit numai cu acordul administratorului bazei de date Access

Dupa introducerea datelor intr-un formular preluarea acestora in baza de date specifica se face :

a. automat fara apelarea optiunii de salvare

b. numai daca se foloseste functia (optiunea ) de salvare

c. fie automat, fie folosind optiunea de salvare dupa cum este construita baza de date

Printr-o interogare se stabilesc cerintele de cautare (filtrul) prin care sunt afisate spre vizualizare :

a. anumite informatii din tabelul deja creat

b. toate informatiile din tabelul existent

c. numai informatiile introduse la ultima actualizare

Rapoartele sunt destinate , in mod standard :

a. afisarii pe ecran

b. tiparirii la imprimanta

c. arhivarii datelor in fisiere prestabilite

Care din urmatoarele componente, specifice Access. sunt absolut necesare pentru generarea bazei de date:

a. raportul (report)

b. tabelul (table)

c. formatul de introducerea datelor

Care din urmatoarele componente, specifice Access, nu sunt absolut necesare pentru generarea bazei de date:

a. raportul (report)

b. tabelul (table)

c. formatul de introducerea datelor

10. Un formular se poate crea :

a. fara tabelul bazei de date aferente

b. fara raportul pereche

c. fara precizarea interogarii specifice formularului

La realizarea unei interogari campul cheie primara :

a.       trebuie luat obligatoriu in considerare

b.      nu trebuie luat obligatoriu in considerare

c.       se poate lua sau nu in considerare dupa cum s-a precizat la realizarea tabelului pentru definirea bazei de date

La realizarea unui raport inregistrarile pot fi sortate dupa maxim :

a.       trei campuri

b.      patru campuri

c.       dupa oricate campuri doreste realizatorul raportului

Datele selectate printr-o interogare sunt :

a.       afisate pe ecran

b.      salvate pe hard disc intr-o zona prestabilita de utilizator

c.       automat tiparite la imprimanta

Descrieti (textual si grafic) structura fundamentala a unei baze de date Access.