Lotus Notes - Crearea documentelor Notes

In acest laborator prezentam crearea documentelor in Notes.

Pentru inceput, definim ce este documentul.Un document poate lua multe forme. Poate fi o scrisoare, un raport, o propunere. Dar poate fi de asemeni un document complex cu mai multe tipuri de date, cu sectiuni incapsulate si cu link-uri spre alte documente si chiar link-uri spre alte aplicatii in afara Notes.

Scheletul unui document este un formular (form). Formularul este un sablon (template) care defineste formatul documentului si cum va fi gestionat acesta de sistem.

Pentru a intelege cum este creat formularul ganditi in termenii completarii unui chestionar pentru obtinerea unui imprumut de la banca. Incepeti cu un formular alb. Completati apoi toate campurile necesare si puteti completa si campuri optionale. Chiar si atunci, nu este un document. Mai intai trebuie sa-l semnati si sa-l inmanati unui functionar al bancii. Numai atunci poate fi numit document. Inainte de asta este numai o foaie de hartie.

Vom crea documente, dar inainte de asta avem nevoie de formulare. Sa ne amintim care este modul de afisare a bazelor de date pe ecran.

1. Afisarea bazelor de date pe ecran

1. Selectati File|Database|New din meniu;
2. Lasati campul Server ca Local daca doriti ca baza de date sa fie stocata local (ceea ce si vrem sa facem);
3. Introduceti un nume pentru baza de date pe care vreti s-o creati;
4. Introduceti un nume de fisier pentru baza de date. Baza de date va fi stocata in directorul implicit de date Notes.

Selectati un template pentru a fi utilizat in crearea bazei de date. Daca template-ul pe care-l doriti nu se afla pe discul local, selectati numele serverului pe care poate fi gasit acest template inainte de a-l folosi. Template-urile de care aveti nevoie sunt Discussion, Mail si Personal Address Book.

Daca aceste baze de date exista le puteti pune doar pe desktop, nu puteti sa le creati.

Pentru a pune o baza de date pe desktop:

1. Selectati File|Database|Open din meniu;
2. Acceptati Local in campul Server daca baza de date este locala. Altfel, selectati numele serverului de pe care doriti sa deschideti o baza de date;
3. Localizati numele bazei de date pe care doriti sa o deschideti. Faceti clic odata pe numele bazei de date pentru a o selecta;
4. Faceti clic pe butonul Bookmark pentru a o adauga in lista de Bookmark sau selectati Open pentru a deschide baza de date imediat (ceea ce pune si iconul pe desktop);
5. Daca ati selectat Bookmark, puteti inchide fereastra de dialog facand clic pe Done.

2 Crearea unui document simplu

Pentru a invata cum putem sa cream documente, vom incepe cu baza de date Discussion. Formularele din aceasta baza de date sunt simple si discutiile sunt printre cele mai utilizate aplicatii Notes. O baza de date Discussion poate fi folosita de un workgroup pentru a dezvolta o idee, sau poate fi o zona unde oamenii cu interese comune se pot intalni in ciberspatiu. Pentru necesitatile noastre, baza de date va fi utilizata pentru a discuta ceea ce sperati sa realizati folosind Lotus in organizatia voastra.

Nota: puteti crea si lucra cu o baza de date Discussion pe statia locala, dar nu veti putea sa o partajati cu alti utilizatori pana nu o veti stoca pe un server Domino.

3. Sa pornim la drum

Pentru a crea un document Notes, incepeti prin a deschide un formular in baza de date Notes. Aceasta trebuie sa fie evident, daca ati mai folosit template-uri in alte aplicatii pe computer. Trebuie sa localizati formularul corect in baza de date corecta si apoi sa completati campurile si sa-l salvati.

Trebuie sa localizati intai si sa deschideti baza de date in care vreti sa creati documentul. In acest caz, vom folosi baza de date Discussion pe care am creat-o.

Pentru a localiza baza de date Discussion, faceti clic pe tab-ul care deschide pagina in care aveti iconul acestei baze de date.

Vom folosi baza de date numita Seminar 2 pe care am realizat-o in seminarul nr. 2, faceti dublu clic pe iconul bazei de date pentru a o deschide in vederea All Documents.

Sunt cateva lucruri vizibile in fereastra View pe care trebuie sa le stiti inainte de a trece mai departe. Din view-ul prezentat in figura 1, puteti afla daca sunteti autorizat sa creati documente in aceasta baza de date si ce tipuri de documente sunteti capabil sa creati.

Figura nr. 1 Vederea All Documents a bazei de date Discussion

In primul seminar ati invatat despre Access Control List (ACL), care determina ce puteti face in baza de date. In seminarul 2 ati invatat ca bara de stare va indica nivelul de acces pentru baza de date care este deschisa. Acum sa ne punem cunostintele la treaba.

Al treilea icon din dreapta de pe bara de stare prezinta o cheie galbena. Acest icon reprezinta nivelul dv. de acces pentru aceasta baza de date.

Pentru a afla ce reprezinta iconul, faceti clic pe acest icon. Notes afiseaza un dialog ca in figura 2.

Figura 2 Caseta de dialog Groups and Roles arata care sint drepturile pe care le aveti pentru baza de date deschisa

Rolul pe care il aveti in ACL este afisat in partea de jos a casetei. Daca sunteti un membru al unui grup care are acces sau aveti roluri specifice intr-o baza de date, acestea vor fi de asemeni listate in caseta de dialog. Deoarece este o baza de date locala si nu ati modificat ACL, ar trebui sa fiti listat ca Manager si nu ar trebui sa fie alte roluri in lista.

Nota: Atunci cand creati o baza de date, aveti automat drepturi de Manager pentru acea baza de date. Aveti de asemeni acces Manager pentru orice baza de date pe care o copiati pe statia locala Notes. Totusi, daca faceti o replica a unei baze de date la care ACL a fost setat pentru toate replicile, sau deschideti o baza de date de pe un server Domino, atunci aveti un nivel de acces mai restrictionat.

Daca va uitati in partea de sus a view-ului All Documents, veti observa trei butoane. Aceste trei butoane - New Main Topic, New Response si New Response to Response se aplica la toate bazele de date Notes.

1) Tipul Main Topic

Daca intalniti o baza de date cu un singur tip de document, atunci acel document va fi definit prin designerul aplicatiei ca tip principal de document. Tipul Main Document, asa cum indica numele, este un document primar. Nu puteti crea un document secundar decat daca exista un document principal.

O situatie similara este legata de Anexa 1 si Anexa 2, dar acestea nu pot exista decat impreuna cu documentul la care se refera. Ele sunt dependente de documentul principal pentru identitatea lor.

Orice baza de date Notes trebuie sa aiba cel putin un tip principal de document. In baza de date Discussion, Main Topic este tipul principal.

2) Tipul Response Document

Exista o relatie de tipul parinte-copil intre tipul document principal si tipul document raspuns. Raspunsul este copilul documentului principal.

3) Tipul Raspuns la Raspuns

Respectand aceeasi analogie, sa presupunem ca un doctor comanda analize de laborator ca rezultat al unei vizite la cabinet. Rezultatul acestor teste intra in fisierul medical, dar ele sunt atasate unei anumite vizite. Ar putea fi la fel de usor atasate direct la dosarul general al pacientului, ca parte a unei verificari anuale. Acestea sunt la fel ca raspunsurile la raspuns in Notes. Ele pot fi ubsidiare la orice tip de document, inclusiv alt document raspuns la raspuns.

d.1) Crearea unui Main Topic

Acum ca ati invatat despre tipurile de documente, este timpul sa creati primul dv. document. Putem crea documente in doua moduri:

Selectati Create|Main Topic din meniu

Faceti clic pe New Main Topic in Action Bar in partea de sus a vederii.

Notes va afisa formularul Main Topic (figura 3).

Figura nr. 3 Formularul Main Topic folosit pentru a crea un document in baza de date Discussion.

Campurile care nu pot fi editate sunt campurile Author Name, care afiseaza cine a creat documentul si campul Time, care arata cand a fost creat documentul. Aveti foarte putin control asupra acestor campuri. Campul Author Name vine din UserID-ul dv., iar data si ora se extrag direct din sistem.

Cursorul se pozitioneaza in primul camp editabil, care este Subject. Pentru a completa acest formular, faceti urmatoarele:

1. Priviti la baza formularului. Este afisata o linie de help la nivel de camp: Enter a short description of this main topic . Daca nu vedeti aceasta linie de help permanent, o puteti afisa la nevoie selectand View|Show|Field Help din meniu.
2. In acest prim camp introduceti un titlu pentru document, de exemplu Cum ma va ajuta Notes. Acest titlu de document va fi folosit pentru identificarea documentului in vederi.
3. Apasati tasta Tab sau folositi tastele sageti pentru a ajunge in campul Category, sau faceti clic cu mouse-ul pentru a ajunge acolo. Caimpul Category este un camp de cuvinte cheie, indicate de butonul de expandare si de catre helpul la nivel de camp: Press ENTER for list of keywords or to add new keyword. Puteti face acelasi lucru facand clic pe sageata de expandare pentru a afisa o mica fereastra de dialog (figura 4). Cuvintele cheie pe care le alegeti vor fi folosite pentru a categoriza documentele in vederi.

In acest exemplu, cateva cuvinte cheie au fost deja adaugate, dar prima oara fereastra va fi goala. Va trebui sa introduceti cuvintele cheie in campul New Keywords.

Figura 4 Fereastra de dialog Select Keywords este folosita pentru a introduce sau selecta cuvinte cheie

4. Apasati tasta Tab sau folositi sagetile sau mouse-ul pentru a trece la urmatorul camp. Priviti din nou help-ul la nivel de camp. Acesta este un camp de tipul Rich Text in care introduceti continutul documentului.
5. Cand ati terminat de introdus date, faceti clic pe unul din butoanele de sub bara Icons pentru a indica cum va fi manevrat documentul de sistem. Mark Private inseamna ca atunci cand va fi salvat, numai dv. veti putea vizualiza documentul. Save inseamna ca documentul va fi salvat, dar va ramane deschis astfel incat veti putea sa il editati in continuare. Close va afisa o fereastra de dialog cu mai multe optiuni:

salvarea documentului (Yes),

inchiderea fara salvare (No),

intoarcerea in document (Cancel).

Documentul complet arata ca in figura 5.

Figura 5 Documentul principal, completat, gata de salvare

d2) Raspunsul la un document

Ati vazut cum este creat un document in baza de date Discussion. Cealalta parte a unei discutii este raspunsul. Iar cu posibilitatile de raspuns la raspuns, puteti obtine dialoguri dinamice in Notes. Utilizatorii raspund la intrebari oferind informatii valoroase, chiar daca mesajul nu se adreseaza lor in mod explicit.

Puteti raspunde la orice Main Topic prin crearea unui document raspuns, sau puteti raspunde la orice document din baza de date cu un Raspuns la Raspuns. Ganditi-va la un document Main, care este intotdeauna un document parinte. Documentul Main poate avea unul sau mai multe Raspunsuri, care sunt copiii unui parinte. In plus, mai sunt Raspunsurile la Raspuns, care pot fi atasate ca si copii ale altor documente - documentele Main, Raspuns, Raspuns la Raspuns. Sunt ca si copiii orfani, care vor merge oriunde ii veti trimite.

Pentru a crea documente Raspuns la Raspuns, procedati astfel:

1. Folositi orice vedere pentru a localiza documentul la care doriti sa raspundeti;
2. Selectati documentul;
3. Faceti clic pe Response sau pe Response to Response, sau selectati tipul documentului pe care doriti sa-l creati din meniul Create;
4. Alternativ, faceti dublu clic pe documentul la care vreti sa raspundeti, iar cand se deschide, faceti clic pe butonul Response;
5. Realizati descrierea pentru raspuns si introduceti apoi textul mesajului.
6. Salvati raspunsul. Cand inchideti documentul si va reintoarceti la vederea All Documents, documentul creat va fi indentat dedesubtul documentului la care ati raspuns.

4 Ce tipuri de date accepta documentele Notes?

Chiar si in formularele simple ale bazei de date Discussion, ati facut cunostinta cu cinci tipuri diferite de date. Datele au proprietati specifice, determina ce puteti face intr-un anumit camp. Sectiunile urmatoare va vor ajuta sa intelegeti tipurile de date.

a) Text

Cele mai multe campuri pe care le vedeti sunt de tip text. Ele sunt versatile, dar in acelasi timp au unele limitari. De exemplu, puteti introduce numere, date, nume, etc, in campurile text, dar nu puteti formata campurile text cu atribute cum ar fi Bold, Underline, Italic, si nu puteti folosi unelte de tip Rich Text ca tabele, grafice, link-uri si asa mai departe.

Un camp text poate contine litere, semne de punctuatie, spatii si numere care nu sunt folosite ca formule. In mare masura, este ca un fisier ASCII.

b) Rich Text

Doua seminarii vor fi dedicate discutiilor despre Rich Text. Aproape ca nu exista limita referitor la ceea ce puteti seta intr-un camp Rich Text, asta incluzand sunete si fisiere video, grafice, foi de calcul electronic, tabele, link-uri spre alte aplicatii.

Totusi exista unele limitari. De exemplu, nu puteti afisa informatii dintr-un camp Rich Text intr-o vedere Notes. Puteti face referire la aproape orice alt camp intr-o vedere, dar un dezvoltator de aplicatii nu poate face multe cu un camp RTF cu exceptia verificarii daca acest camp este sau nu gol. Pentru alte lucruri, un formular nu poate mosteni date Rich Text din alt formular Notes folosind tehnici de dezvoltare simple.

c) Cuvinte cheie (Keywords)

Exista trei tipuri de campuri cuvinte cheie - butoane radio, check boxuri si liste de dialog - si toate trei au un lucru in comun. Ele lasa utilizatorul sa aleaga un set de optiuni predefinite. Odata ce este ales un cuvant cheie, restul formularului se poate schimba dinamic pentru a reflecta optiunea aleasa.

c1) Cuvintele cheie Butoane Radio

Daca faceti clic pe unul din butoane, acesta se va selecta, deselectand orice alta optiune. Insa odata selectata, optiunea nu poate fi deselectata. Butoanele radio arata ca in figura 6.

Figura 6 Butoanele radio va lasa sa selectati numai un cuvant cheie

c2) Cuvintele cheie Check Box

Check box-urile ofera o cale de selectie sau deselectie a cuvintelor cheie. Pentru activarea selectiei faceti clic in check box. In figura 7 este prezentata o serie de check box-uri.

Figura 7 Check box-urile va lasa sa selectati cuvinte multiple

Lista cuvintelor cheie disponibile pentru check box-uri este de obicei inclusa in formular, dar lista poate fi generata dinamic folosind o formula care cauta informatia in alta parte.

Exemplu:

Folosind o asemenea tehnica, imaginati-va o aplicatie prin care o persoana comanda materiale. In loc sa il lasati sa comande ceva ce nu este in stoc, Notes poate genera o lista de check box-uri bazata petrecerea in revista a bazei de date cu stocuri. Lista afiseaza numai produsele care sunt in stoc.

c3) Cuvintele cheie pentru dialoguri

In baza de date Discussion, ati gasit un exemplu de cuvinte cheie dialog. Cuvintele cheie nu sunt afisate pe ecran decat daca cursorul este plasat in campul respectiv si apasati Enter sau faceti clic pe butonul de ajutor. Cand deschideti lista de dialog, o caseta este afiseata pe ecran cu o lista de cuvinte (figura 8).

Figura 8 Caseta de dialog cu cuvinte cheie

In aceasta lista de dialog, selectati cuvantul cheie dorit, apoi faceti clic pe OK. Puteti de asemeni sa introduceti cuvinte cheie folosind tastatura, iar Notes va insera cuvantul cheie de indata ce veti tasta suficiente caractere pentru a diferentia selectia fata de celelalte cuvinte cheie.

Listele de dialog cu cuvinte sunt mai flexibile decat celelalte doua optiuni. De exemplu, listele de dialog pot fi definite cu urmatoarele optiuni:

Limitarea cuvintelor la o singura alegere specifica, ca la butoanele radio;

Selectii multiple, similar check box-urilor, si apoi afisarea alegerilor multiple separate de virgule, punct si virgula sau pe linii noi;

Alegerea din lista, sau introducerea cuvintelor proprii.

Lista de cuvinte poate fi creata de utilizator, poate fi prescrisa, sau generata de o cautare intr-un view in aceeasi baza de date sau in alta baza de date.

O alta versiune mai complexa a listei de dialog foloseste Notes Address Book pentru a cauta inregistrari. Puteti selecta inregistrari din Address Book intr-o parte a listei de dialog si sa le adaugati la o lista in cealalta parte. Veti vedea aceasta lista de dialog mai tarziu.

Alte optiuni pentru cuvinte cheie

Cuvintele cheie pot fi afisate folosind variante ale list box-urilor. Dezvoltatorii de aplicatii pot utiliza elemente de design cunoscute sub numele de layout-uri, care permit campurilor sa fie incluse intr-un background grafic afisat pe ecran. In aceste layout-uri grafice, listele de cuvinte pot fi afisate in list box-uri derulante sau in combo box-uri. Aceste regiuni layout pot fi ascunse de dezvoltator pana cand o informatie specifica este ceruta de la utilizator. In acel moment, ele pot fi afisate astfel incat informatia necesara poate fi introdusa. O utilizare obisnuita a layout-urilor este sa ajute utilizatorul sa defineasca informatia de routare cand un document trebuie revizuit de un alt utilizator intr-o aplicatie workflow.

d) Numere

Campurile numerice sunt folosite oricand informatia trebuie sa fie utilizata in mod matematic. Singurele informatii care pot fi introduse in aceste campuri sunt numerele (0-9), punctul zecimal (.) si operatorii matematici (+ - E e).

O eroare obisnuita in campurile numerice este combinarea numerelor cu text. De exemplu, daca aveti un camp care cere vanzarile totale in dolari, nu puteti introduce "5 milioane". Daca un camp numeric este formatat ca si camp currency, trebuie doar sa introduceti un numar, de ex. "15" pentru valoarea de 15$.

Campurile numerice sunt folosite deseori pentru calcule matematice simple, de exemplu calculul totalului unei comenzi, adaugarea TVA, etc. Campurile numerice pot fi formatate ca intregi, numere zecimale, notatii stiintifice sau Currency.

e) Timpul

Campurile de tip Timp sunt utilizate pentru informatii legate de data si ora. Datele sunt introduse in Notes in forma numerica, de ex. 03/21/97. Daca datele sunt scrise in forma literara in documentele Notes, aceasta este rezultatul unei formule de transformare creata de designerul aplicatiei. Daca introduceti date cu doua cifre, Notes presupune ca este o data din secolul 20. Daca vreti o data din secolul 21, trebuie sa introduceti toate cele patru cifre ale anului. Timpul este introdus fie in formatul de 12 ore, fie in cel de 24 de ore.

f) Autorii

Campurile Authors contin o lista de nume de utilizatori individuali (sau nume de grupuri sau roluri) care au dreptul de a edita un document chiar daca au numai acces de tip Author la baza de date.

In cele mai multe aplicatii in care creati sau editati documente, exista campuri ascunse (sau cel putin needitabile) care contin numele persoanei care a creat documentul. Alti utilizatori cu drepturi Author la baza de date nu pot edita acel document decat daca numele lor este introdus in campul Authors.

Intr-un mediu in care aveti echipe flexibile, dar nu doriti sa dati acestora un nivel de acces mai mare decat Author, campul Authors poate fi editat, cu o cautare in Public Address Book a Notes astfel incat puteti adauga nume noi.

g) Readers (cititori)

Un camp Readers este folosit pentru a restrictiona cine poate citi un document sau o sectiune din cadrul unui document. Campul Readers este aplicabil numai celor care au dreptul de a citi documentul datorita rolului lor in ACL, adica Managerilor, Designerilor, Editorilor si Readerilor. Daca un document are campul Readers necompletat, atunci oricine cu drepturi de cel putin Reader in baza de date va putea citi acel document. Daca acel camp este completat, numai cei care sunt inclusi in acel camp vor putea vedea documentul.

h) Names (Numele)

Campurile Names afiseaza numele utilizatorului sau numele serverului in felul in care apar in NotesID. Campurile Names sunt in general cu valori multiple, si sunt folosite oricand aveti nevoie sa introduceti un nume valid de utilizator dar nu aveti nevoie sa restringeti accesul sau sa desemnati autorul unui document.

In functie de aplicatie, un camp Names poate fi populat dintr-un Address Book, o vedere, sau ACL-ul bazei de date. Daca adaugati mai multe nume din Address Book, Notes va afisa fereastra din figura 9.

Figura 9 Fereastra de dialog pentru introducerea numelor din Notes Address Book intr-un cimp Names

Cand ati terminat, numele selectate vor fi plasate in campul Names. Daca numele provin dintr-o carte de adrese publica, puteti sa le copiati in cartea de adrese personala facand clic pe butonul Copy to Local Address Book. Daca aveti nevoie sa cautati sau sa schimbati informatii despre o persoana in Address Book, selectati numele persoanei si faceti clic pe Open. Daca vreti sa scoateti un nume din lista, selectati numele in partea dreapta a ferestrei si faceti clic pe Remove.

5 Ce campuri puteti edita?

Acum ca ati facut cunostinta cu tipurile de date si ati vazut cum se introduc date in paranteze, cum puteti determina ce campuri puteti edita si care nu? Sa vedem cum Notes manevreaza diferite tipuri de date:

Computed data (Datele calculate) sunt afisate intr-un camp pe baza continutului din alte campuri. Daca datele din alte campuri se schimba, atunci si datele calculate se vor schimba data urmatoare cand documentul este recalculat. Multe aplicatii Notes au o modalitate de prezentare pentru introducerea de date si o cu totul alta aparenta cand datele sunt afisate. Calculul este simplu: se iau datele din campurile de intrare si se afiseaza intr-un format diferit. O alta utilizare a datelor calculate este sa afiseze profitul net, de exemplu, pe baza altor campuri: vanzari totale, costuri, cheltuieli si asa mai departe. Daca unul din campuri se schimba, atunci data urmatoare cand documentul este recalculat, apasand F9 sau selectind View|Refresh din meniu, salvand documentul, sau deschizandu-l.

Campurile calculate la creare (Computed When Composed) sunt similare cu campurile calculate, dar sunt calculate o singura data, cand documentul este creat initial. Asta inseamna ca ele pot fi calculate numai folosind date care exista deja undeva in sistem. Exemple sunt data crearii documentului, numele utilizatorului, etc.

Campurile calculate pentru afisare (Computed for Display) sunt calculate chiar in momentul in care documentul este deschis pentru vizualizare. Continutul campurilor este calculat de fiecare data cand documentul este deschis, dar datele nu sunt stocate in acesta. Campurile nu pot fi referite prin formule sau in vederi, din moment ce nu exista informatii stocate in campuri. Acest tip de camp este folosit de obicei la afisarea datelor intr-un format special cand documentul este deschis pentru vizualizare, folosind date care au fost introduse intr-un alt format cand documentul a fost editat.

Campurile editabile (Editable) pot fi editate oricind. Daca exista date in camp, puteti sa stergeti acele date si sa introduceti informatii noi daca este un camp text, sau sa schimbati cuvantul cheie daca este un camp cuvant cheie. In campurile care permit valori multiple, puteti sterge partial continutul si sa adaugati date noi. Exista si un dezavantaj. Daca stergeti un nume din campul Readers sau Authors, acea persoana nu mai poate citi sau edita documentul. Daca sunteti singurul autor autorizat si va stergeti propriul nume, atunci nimeni cu acces Author nu va putea sa modifice documentul.

6 Cum verifica Notes datele necesare

Atunci cand este creat un document Notes, pot fi introduse date numai in anumite campuri, in timp ce alte campuri sunt optionale.

Un design bun de baza de date trebuie sa detina o modalitate de semnalare a campurilor necesare, in Notes nu exista, insa, nici un indicator standard. Exista totusi cateva conventii: cum ar fi un asterisc alaturi de campul necesar, sau toate campurile necesare grupate impreuna. Nu uitati sa va uitati in partea de jos a ecranului la helpul la nivel de camp, pentru ca va spune, de multe ori, daca acel camp este necesar.

Notes verifica a validitatea tuturor campurilor pentru a se asigura ca ele contin tipurile corecte de date. Intr-un camp necesar, aceasta verificare de validitate determina daca respectivul camp nu este gol, in plus fata de verificarea tipului valid de data.

Notes nu poate verifica sensul datelor. Acesta este lasat in seama utilizatorului, desi multi designeri pun in campurile necesare cuvinte cheie.

Notes face verificari atunci cand documentul este reimprospatat sau cand este salvat. Designerul poate opta pentru reimprospatarea documentului atunci cand se trece de la un camp la altul. Este folosita rar deoarece incetineste procesarea.

Daca documentul este salvat, toate campurile sunt validate. Daca este descoperita o eroare, cursorul se pozitioneaza in campul in care se gaseste eroarea si se afiseaza un mesaj. Daca sunt mai multe erori, puteti corecta cate un camp pe rand. Documentul nu poate fi salvat si inchis pana cand nu corectati toate erorile.

7 Inchiderea unui document Notes

Cand ati terminat de introdus date intr-un document Notes, trebuie sa salvati si sa inchideti sesiunea de lucru. Puteti salva un document oricand in procesul de editare, astfel:

faceti clic pe SmartIconul Save Document;

clic pe butonul Save, daca exista unul in Action Bar

selectati File|Save din meniu

apasati Ctrl + S

Aveti de asemeni optiunea de a salva documentul cand acesta este inchis. Ce se intampla cand documentul este salvat? Toate campurile sunt validate, asa cum am mai spus. Campurile calculate sunt recalculate. Daca formularul este un mail, atunci este trimis. Si documentul apare in vederi si devine disponibil pentru alti utilizatori ai acelei baze de date.

La fel ca multe alte functiuni in Notes, exista mai multe moduri de a inchide un document:

faceti clic pe butonul Close, daca exista unul in Action Bar

apasati tasta Esc

selectati File|Close din meniu

apasati Ctrl + W (Close Window)

Daca au fost facute schimbari in document de cand a fost salvat ultima oara, Notes afiseaza o fereastra de dialog (figura 11) Faceti clic pe Yes pentru a salva documentul. Faceti clic pe No pentru a abandona schimbarile. Faceti clic pe Cancel pentru a va reintoarce in document si a continua editarea.

Figura 10  Aveti optiunea de a salva schimbarile facute.

Editarea documentelor existente

Pentru a edita documente existente, trebuie sa accesati documentul dintr-o vedere Notes, ca in figura 12.

Figura 12 Selectati un document dintr-o vedere Notes pentru a o deschide

Odata ce ati localizat documentul, aveti mai multe modalitati prin care il puteti deschide si sa-l introduceti in modul editare:

Selectati documentul si apoi Actions|Edit Document;

Selectati documentul si apasati Ctrl + E pentru a deschide documentul in modul Edit;

Deschideti documentul in modul Read si apoi apasati Ctrl + E pentru a comuta in modul Edit;

Deschideti documentul in modul Read, apoi faceti clic pe butonul Edit Document din Action bar, daca acest buton exista;

Deschideti documentul in modul Read, apoi selectati Actions|Edit din meniu.