Managementul redundantei prin reutilizarea informatiilor

Managementul redundantei prin reutilizarea informatiilor

Competentele de baza ale unei companii de proiectare de sisteme informationale mari depind de calitatea resurselor sale intelectuale si de modul de folosire a lor. Intr-un proiect global care implica multe sisteme diferite, continutul documentelor are un grad ridicat de redundanta in fiecare stadiu, deoarece acelasi tip de informatii este necesar pentru fiecare sistem si aceleasi componente pot fi folosite in mai multe sisteme.

De asemenea, continutul documentelor este adesea reutilizat in trecerea de la o faza la alta a proiectului, iar documentele dezvoltate pentru un proiect folosesc ca baza pentru proiecte similare viitoare. Managementul redundantei prin reutilizare constituie scopul major al arhitecturii de management al cunostintelor pe baza documentelor. Pe de alta parte, la fiecare stadiu trebuie evidentiate diferite tipuri de cunostinte contextuale.

      Managementul cunostintelor bazat pe documente

Odata cu globalizarea activitatilor de afaceri, competentele de baza ale unei intreprinderi depind din ce in ce mai mult de calitatea resurselor sale intelectuale si de modul in care sunt folosite. Resursele intelectuale sunt prezente de obicei sub forma diferitelor documente.

Etapa de proiectare incepe in mod obisnuit cu cererea de propuneri din partea clientului, care subliniaza abilitatile cerute proiectului. Contextele esentiale sunt cunostintele legate de declaratia clientului asupra abilitatilor deciziilor tehnice, notelor, standardelor, corespondentei si o varietate de documente de la alti furnizori. Furnizorii deceleaza informatiile contextuale pentru a realiza propunerea de proiectare si oferta financiara. Pe baza informatiilor din studiul de proiect, clientul emite o cerere de contracte catre o lista redusa de furnizori. Acestia reanalizeaza si extind documentatia dezvoltata in propuneri si includ un raspuns comercial detaliat ca raspuns la cererea de contract.

Propunerile de proiectare si raspunsurile trebuie realizate intr-o perioada limitata de timp, altfel nu vor fi luate in considerare. Dezvoltarea propunerilor si a ofertelor comerciale sunt elemente intense de competitie si forteaza minimizarea timpului de producere a documentatiei si maximizarea calitatii informatiei si cunostintelor pe care le contine.

Dupa analiza ofertelor, clientul negociaza un contract cu unul sau mai multi ofertanti. Negocierea contractelor cu ofertantii preferati poate sa treneze, deoarece ambele parti incearca sa isi maximizeze avantajul comercial, dar aceasta se face pe seama intarzierii momentului de inceput al productiei. Contextele (note, rapoarte, corespondenta etc.) legate de negocierea contractului pot fi foarte importante pentru explicarea detaliilor acordului in vederea eliminarii pierderii in detalii neimportante, dar pot fi usor ratacite odata cu modificarile de personal din organizatiile partenerilor. Negocierea subcontractelor si a partenerilor se realizeaza de obicei dupa incheierea contractului principal. Acestea reprezinta probleme aparute in negociere intre client si furnizor.

In continuare, trebuie dezvoltata documentatia procedurala si de proiectare interna (care poate implica revizuiri din partea clientului) pentru a da substanta acordurilor contractuale. Aici, cunostintele contextuale reprezinta o intelegere a legaturilor dintre cerintele si conditiile contractuale si ceea ce se face efectiv pentru a le pune in practica.

Stadiul final al ciclului documentatiei proiectului implica dezvoltarea documentatiei de intretinere si exploatare a produsului. Procesul este condus de cerinte contractuale, iar informatia este asimilata din documentele furnizorilor si o varietate de surse interne si externe. Informatia poate fi asimilata ca documentatie de intretinere.

cunostintele pot fi transformate in documente in multe stadii ale ciclului de viata a proiectului, iar natura si valoarea continutului reutilizabil si a cunostintelor contextuale variaza odata cu stadiul proiectului (figura 3).

Fig. O imagine simplificata a stadiilor documentelor

si fluxului cunostintelor intr-un proiect global

Cunostinta este starea interna a unui agent (uman sau sistem de calcul) dupa achizitia si procesarea informatiei. Pentru a clasifica cunostintele umane a fost propusa o multitudine de modele de cunostinte. Polanyi [Hall et al., 2002] [Zhou et al., 2002] identifica doua mari componente ale cunostintelor umane: cunostinte tacite si cunostinte explicite. Dezvoltand conceptele lui Polanyi, Nonaka afirma ca aceste cunostinte tacite constau in relatii personale, experienta practica, valori comune, iar cunostintele explicite constau in proceduri si politici formale.

Nickols clarifica mai departe sensul intrinsec al diferitilor termeni legasi de cunostinte prin propunerea unui model de cunostinte verificabil care include cunostinte explicite, tacite, implicite, declarative si procedurale. [Nickols, 2002] Asa cum se vede in figura 4, modelul lui Nickols ilustreaza si o procedura verificabila pentru distingerea relatiilor intre diferitele clase de cunostinte. In abordarea din continuare cunostintele implicate in proiectele de inginerie si manufactura se vor clasifica in trei categorii (bazate pe modelul Nickols).

      Prima categorie este a cunostintelor directe (sau fapte), care sunt explicite sau declarative. Aceasta categorie de cunostinte este vizibila, scrisa, transferabila si reutilizabila. De obicei este documentata, stocata si transmisa in afara creierului uman. In procesul de licitatie expertii asimileaza informatia si o transforma in documente de licitatie care transmit cunostintele asimilate. Un sistem de management al cunostintelor poate ajuta expertii sa absoarba, valideze si conserve cunostintele. de asemenea ar putea sa asiste la descoperirea, reutilizarea, regasirea si transmiterea acestor cunostinte.

      A doua categorie o constituie cunostintele procedurale (sau cele mai bune practici), care de obicei sunt implicite si depind de context. Aceasta categorie de cunostinte este legata de procese, metode, practici ale unor grupuri sau profesii. Acest tip de cunostinte trebuie sa fie identificate, captate si facute explicite pentru a fi distribuite (acest lucru nu este posibil intotdeauna).

      A treia categorie o constituie cunostintele tacite, cel mai greu de inteles si reprezentat. Ele sunt indirecte, incluse in experienta, apartin indivizilor si nu pot fi exprimate in cuvinte.

Fig. 4. Modelul de cunostinte al lui Nickols

Cercetarile intreprinse se concentreaza asupra primelor doua categorii de cunostinte, incercand sa capteze si sa puna la dispozitie pentru conservare, management, descoperire si reutilizare cat mai mult din cunostintele directe si procedurale si sa incerce sa interpreteze si sa converteasca cunostintele tacite contextuale din preajma documentelor in cunostinte directe si procedurale care pot fi conservate, controlate, descoperite si reutilizate.

Toate activitatile organizatiilor mari sunt legate de castigarea contractelor sau de indeplinirea cerintelor contractelor existente. Pe langa documentatia contractuala care specifica cerintele care dirijeaza proiectul, exista alte trei mari categorii de informatii si cunostinte care trebuie controlate: proiectare, productie si documentatie.

     Informatiile de proiectare cuprind cunostintele tehnice si modelul structural necesar pentru descrierea si construirea fizica a produsului din componente. Cunostintele sunt structurate ierarhic, produsul fiind descompus logic in componente mai mici. Componentele cu care se lucreaza includ obiecte de catalog care trebuie cumparate sau produse si schite 2D sau 3D care modeleaza ceea ce trebuie asamblat. Un mediu de management al datelor despre produs ofera instrumente care pun in legatura toate datele, schitele si documentatiile componentelor cu structura produsului final. Pentru succesul proiectului este crucial managementul atent al schimbarilor tehnice in cadrul componentelor si documentatiilor aferente.

     Procesul de proiectare culmineaza cu un plan tehnic de materiale pentru a descrie toate componentele care trebuie asamblate in produsul final. Acesta se transforma intr-un plan tehnic de manopera care descrie modul de construire a unei unitati din produs. Informatiile referitoare la productie sunt gestionate de mediul de management al resurselor intreprinderii pentru a asigura reflectarea cunostintelor cuprinse in planul tehnic de manopera in procesul efectiv de productie. Aceasta implica managementul resurselor, planificarea productiei, achizitiile si stocarea materialelor si componentelor si managementul comenzilor de lucru. Productia are legaturi cu un numar de sisteme secundare precum managementul resurselor umane, contabilitate si costuri si sisteme de control al planificarii.

     La modul ideal, cunostintele din documente trebuie gestionate intr-un mod asemanator gestiunii cunostintelor tehnice. Documentatia produselor include un numar de tipuri de documente, fiecare avand un model al continutului bine definit. Atunci cand continutul documentelor este codat in SGML sau XML, in loc sa se defineasca stiluri de format, descrierea tipului de document defineste elemente permise/obligatorii care apar in document in conformitate cu tipul sau si regulile secventelor si ierarhiilor din document. Etichetele definite in descrierea tipului de document sunt folosite pentru marcarea tipului de continut inclus si pot fi folosite pentru extragerea de informatii semantice.

Cerintele comune mediilor de management al productiei si respectiv documentelor sunt controlul configuratiei si gestiunea schimbarilor. Schimbarile in continutul documentatiei trebuie gestionat in concordanta cu schimbarile tehnice ale produsului, ca proiectare si construire. Managementul proceselor de schimbare tehnica si in documentatie poate fi realizat cel mai eficient prin intermediul unui sistem electronic de flux al muncii.

Proiectele mari cuprind foarte multe cunostinte, regasite in diferite documente, atat in interiorul proiectului cat si livrabile clientului. Multe tipuri de documente trebuie pastrate timp de zeci de ani. De exemplu, scrierea documentatiei de intretinere pentru produsul respectiv incepe cu mult timp inainte de livrarea lui. Documentatia trebuie actualizata cu schimbarile produse in configuratia tehnica pana cand ultimul produs va iesi din serviciu. Costurile pentru producerea, gestiunea si livrarea documentatiei legate de proiect reprezinta cateva procente din costurile totale de achizitie.

Un domeniu care a cauzat dificultati deosebite este colectarea cunostintelor, scrierea si intretinerea documentatiei suport pentru sistemele si echipamentele tehnice. Figura 5 insumeaza procesul prin care aceste informatii sunt asamblate dintr-o varietate de surse.

Cerintele pentru documentatia suport sunt specificate in contract si documentele conexe. Acestea sunt extinse si detaliate in planul integrat de suport logistic. Manualele tehnice si alte documentatii pentru sisteme si echipamente ofera informatii despre acestea. Detaliile despre ierarhia sistemelor, materiale, componente, instrumente, fluide si lubrifianti si alte elemente si echipamente de test sunt asamblate si gestionate in baza de date a sprijinului logistic integrat.

Inginerii de logistica si intretinere transforma documentatia primita intr-o versiune initiala a planului de intretinere tehnica pentru sistemele proiectate, care stabileste filosofia de baza pentru intretinerea fiecarui sistem. Planurile de intretinere tehnica descriu doua tipuri de intretinere: specificatii tehnice de reparatie (care descriu sarcini de intretinere realizate de obicei de agenti externi) si proceduri de intretinere (care descriu sarcini de intretinere periodica efectuate de personalul beneficiarului).

Fig. 5. Fluxul informatiilor in producerea documentatiei de intretinere

      Arhitectura pentru sisteme de management al cunostintelor pentru intretinere in serviciu

Implementarea sistemului descris anterior a oferit o platforma pentru o arhitectura care a rezolvat cu succes problemele majore legate de procedurile de intretinere, atat intern cat si pentru client. Contractele cu valoare fixa pentru proiectele mari au o serie de caracteristici unice care forteaza compania sa se concentreze nu numai pe gestiunea fluxului de cunostinte in proceduri de management, dar si pe sprijinirea si actualizarea acestor cunostinte si dupa livrarea produselor si intrarea in serviciu.

Figura 6 ilustreaza fluxul de informatii pentru actualizarea cunostintelor pentru suport logistic in partea de intretinere in serviciu a ciclului de viata a proiectului. Sagetile indica o bucla de reactie intre cunostintele operationale despre performanta pachetului de suport logistic (inclusiv documentatii) in timpul serviciului si modificarile adaptive ale diferitelor forme de documentatie care descriu cum trebuie intretinute sistemele in timpul serviciului. Cunostintele au fost rafinate prin experienta acumulata in serviciu si poate fi folosita in alte proiecte similare. Totusi, pentru alte tipuri de documentatie, cunostintele autorului raman implicite si se pierd usor odata cu schimbarile de personal.

Fig. 6. Cunostintele operationale pentru optimizarea suportului

in timpul serviciului

O arhitectura generica de sistem dezvoltat pentru mentinerea fluxurilor de informatii si cunostinte pentru faza de serviciu a proiectelor majore contine o serie de specificatii obligatorii. Sistemul central al furnizorului este mediul de gestiune a datelor de productie/inginerie, care include, in mod ideal, fluxul responsabilitatilor de coordonare a tuturor modificarilor de documente legate de inginerie. Continutul documentelor este gestionat fie in interiorul sistemului la nivel de fisier si pentru distribuire catre client, fie in interiorul sistemului de gestiune a continutului documentelor pentru gestiunea procesului de scriere a documentatiei.