Cum actualizati o baza de date ?

Pentru a avea o baza de date functionala si utila, trebuie sa o actualizati tot timpul. Aceasta inseamna ca trebuie sa eliminati inregistrarile vechi, depasite si inutile, sa adaugati inregistrari noi cu noutatile care apar in domeniu si sa modificati unele din inregistrarile existente. Puteti sa actualizati o baza de date, operand direct asupra tabelului din foaia de calcul: eliminati liniile care contin    informatii vechi si inutile, adaugati (inserati) linii cu informatii noi si modificati continutul unor celule din anumite linii. Totusi, exista o alta metoda de actualizare a unei baze de date, cu ajutorul formularului (machetei sau sablonului) pe care l-ati folosit la parcurgerea bazei de date. Pentru a folosi aceasta metoda, procedati in felul urmator:

Selectati o celula din tabelul (baza de date) pe care vreti sa-l actualizati.

Apelati comanda Data Form. Apare o fereastra‑de‑dialog cu numele foii de calcul. In partea stanga a ferestrei este afisat un formular care contine campurile bazei de date cu datele inregistrarii curente, iar in partea dreapta apar mai multe butoane pe care le folositi pentru operare.

Pentru actualizarea bazei de date folositi urmatoarele butoane:

Butoanele de cautare (Find Prev, Find Next, Criteria) pentru pregatirea inregistrarii curente. Daca trebuie sa modificati anumite campuri din inregistrarea curenta, folositi cursorul de editare si regulile de editare pe care le cunoasteti.

Delete - daca vreti sa eliminati inregistrarea curenta.

New - daca vreti sa pregatiti campurile formularului sa primeasca datele unei noi inregistrari (initializare). Introduceti datele inregistrarii in campuri, apoi validati inregistrarea apasand tasta Enter. Inregistrarea validata va fi introdusa in fata inregistrarii curente. Daca vreti sa renuntati la inregistrare inainte de a o valida, apasati tasta Esc. Dupa ce ati validat-o nu puteti renunta la ea, dar puteti sa o stergeti folosind butonul Delete.

Dupa ce ati terminat de facut toate modificarile, actionati butonul Close.

Adaugati inregistrari noi in tabelul clientilor

Pentru a adauga inregistrari noi in tabelul clientilor, procedati in felul urmator:

Deschideti documentul (registrul de lucru) Clienti din folderul Studiu, apoi activati foaia de calcul care contine Tabelul Clientilor.

Apelati comanda Data Form pentru a aparea fereastra‑de‑dialog cu formularul care contine campurile din baza de date (coloanele din tabelul clientilor).

Pentru fiecare inregistrare pe care vreti sa o introduceti efectuati urmatoarele operatii:

Activati butonul New pentru a initializa campurile din formular;

Introduceti in campuri datele pentru noua inregistrare;

Apasati tasta Enter pentru a introduce noua inregistrare in baza de date.

Dupa ce ati introdus toate inregistrarile actionati butonul Close.