Analiza problemelor si generarea de solutii cu ajutorul MS-Excel

Exercitiu - Exemplul "Analiza bilantului contabil"

Efectuati o "Analiza a bilantului contabil" pentru Excel Profi PLC. Datele sursa disponibile includ bilanturile anuale ale ultimilor patru ani. Puteti gasi aceste date in fisierul excel denumit "06-BalanceSheet.xls".

Pregatirea datelor

Fixarea coloanei si/sau randului la o anumita latime si/sau inaltime

Inaltimea randului sau latimea coloanei sunt stabilite la o valoare standard . Pentru a modifica latimea coloanei puteti trage cu mouse-ul de marginea acesteia sau puteti face click in meniul Format (Format), tinand cursorul pe Column (Coloana) si facand click pe comanda Width (Latime). Mai mult, puteti ajusta latimea coloanei in functie de cea mai lata celula ("AutoFit Selection"). Inaltimea randului este ajustata automat in functie de cel mai inalt caracter de pe un rand sau pentru a se potrivi cu un text de format "wrapped text" . Puteti sa modificati inaltimea randului si prin tragerea capatului randului sau puteti face click in meniul Format (Format), tinand cursorul Row (Rand) si facand click pe comanda Hight (Inaltime).

Selectia AutoFit (potrivire automata)

Optiunea 1 prin utilizarea unui dublu-click

Dublu-click pe limita de separare din partea dreapta a capatului de coloana al coloanei A.

Optiunea 2 prin apasarea comenzii AutoFit

Selectati coloana A sau o celula de pe aceasta coloana, apasati apoi meniul Format, tinand cursorul pe Column si apasand comanda AutoFit Selection.

Personalizarea latimii coloanei

Optiunea 1 prin utilizarea mouse-ului

Selectati coloanele F:I.

Modificati latimea coloanelor selectate prin tragerea limitei de separare din partea dreapta a capatului de coloana.

Optiunea 2 prin apasarea comenzii Width (Latime)

Faceti click pe coloanele F:I.

Modificati latimea coloanelor selectate prin apasarea comenzii Width (Latime) dupa ce ati dat click pe meniul Format, tinand cursorul pe Column (Coloana)

Personalizarea inaltimii randului

Optiunea 1 prin utilizarea mouse-ului

Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp. Schimbati inaltimea randurilor prin tragerea de catre limita inferioara de separare a capatului de rand. (ex. randul 15).

Optiunea 2 prin apsarea comenzii Height (Inaltime)

Selectati randurile 15, 36, 56 si 67 sau selectati orice celula in fiecare dintre aceste randuri prin selectarea acestor randuri sau celule si tinand apasat butonul CTRL in acelasi timp. Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Row (Rand), apasati comanda Height (Inaltime) si completati valoarea dorita.

Puteti sa selectati si un singur rand caruia sa ii modificati inaltimea. Prin deschiderea meniului Edit (Editare), tinand cursorul pe comanda Repeat Row Width (Repetati latimea randului) si tinand apasata combinatia de taste CTRL + Y, acest process se aplica si celorlalte randuri (Selectati randul 15 si apasati combinatia de taste CTRL + Y; apoi selectati randul 36 si apasati combinatia de taste CTRL + Y, si asa mai departe).

Sfat

Nota

Stergerea celulelor, coloanelor, randurilor, continutului unei celule

Daca doriti stergerea elementelor dintr-o lista de date, trebuie sa va hotarati intre urmatoarele:

Stergeti continutul celulelor selectate sau

Stergeti celulele, coloanele, randurile.

Golirea celulelor presupune inlaturarea continutului celulelor (date si formule), formatari, comentarii atasate si/sau hyperlink-uri , dar nu celulele in sine. Stergerea celulelor, coloanelor, liniilor presupune indepartarea completa a acestor elemente din lista de date. Spatiul ramas este inlocuit de celulele din vecinatate care vor fi ridicate sau mutate la stanga in mod automat.

Nota:

Daca goliti o celula pentru a inlatura continutul, valoarea celulei golite este 0 (observati ca formulele ce contin referinte la celula golita primesc valoarea 0).

Formulele ce contin referinte la celulele sterse afiseaza eroarea "#Ref!". Formulele ce contin referinte la celulele ridicate automat isi ajusteaza referintele.

Golirea celulelor pentru a inlatura continutul acestora

Optiunea 1

Metoda de lucru cu ajutorul comenzii Clear (Golire)

Faceti click pe celula: B2.

Apoi deschideti meniul Edit (Editare) si tineti cursorul pe comanda Clear (Golire). Puteti sterge intregul continut al celulei, formatarile, datele (=continut) sau doar comentariile.

Optiunea 2

Metoda de lucru cu ajutorul butonului Delete (Del) (Stergere)

Selectati celula (celulele) corespunzatoare.

Pentru a sterge continutul celulei, puteti apasa butonul DEL. Prin aceasta operatie, numai datele (continutul) sunt sterse. Comentariile, formatarile sau hyperlink-urile raman atasate celulelor.

Stergerea celulelor

Comanda Delete (Stergere) din meniul Edit (Editare) permite inlaturarea celulelor, regiunilor de celule sau coloanei/randului prin utilizarea optiunii potrivite din caseta de optiuni a comenzii Delete.

Stergerea coloanelor

Optiunea 1

Selectati capetele de coloana de la B la D.

In meniul Edit (Editare), apasati comanda Delete (Stergere).

Optiunea 2

Selectati celulele dintre coloanele B si D (ex. B1:D1)

In meniul Edit (Editare) selectati comanda Delete (Stergere) si optiunea ENTIRE COLUMN (Intreaga Coloana).

Optiunea 3

Selectati celulele dintre coloanele B si D (ex. B1:D1)

Apasati combinatia de taste CTRl + "-"

Sfat

Stergerea randurilor

Optiunea 1

Apasati capatul de rand al randului 37.

In meniul Edit (Editare), selectati comanda Delete (Stergere).

Optiunea 2

Selectati o celula de pe randul 37 (ex. A37)

In meniul Edit (Editare), selectati comanda Delete (Stergere) si optiunea ENTIRE ROW (Intreaga Linie).

Optiunea 3

Apasati capatul de rand al randului 37.

Apasati combinatia de taste ctrl + "-"

Puteti selecta randurile intregi prin combinatia de taste shift + space.

Sfat

Inserarea de celule, coloane si randuri

Pentru a face loc pentru inserarea unor date in viitor si pentru a face foile de lucru mai aerisite, vi se cere sa pregatiti fisierul pentru noi pasi in procesarea datelor, prin inserarea de celule, coloane si randuri.

Noile celule, coloane sau randuri sunt introduse intotdeauna in fata (=deasupra sau la stanga) celulei, coloanei sau randului selectate si active.

Inserarea de celule

Faceti click pe celulele A6:A8.

Apasati comanda Cells (Celule) in meniul Insert (Introducere).

Faceti click pe optiunea Shift Cells Right (deplasare celule la dreapta).

Inserarea de coloane

Optiunea 1 prin apasarea comenzii Columns (Coloane) din meniul Insert (Introducere) : Selectati o celula de pe coloana A sau selectati capatul de coloana al coloanei A, Faceti click pe meniul Insert (Introducere) si apoi pe comanda Columns (Coloane).

Optiunea 2 prin apasarea comenzii Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere) Selectati capatul de coloana al coloanei A, faceti click pe comanda Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere).

Inserarea de randuri

Optiunea prin apasarea comenzii Rows (Randuri) din meniul Insert (Introducere) Selectati de ex. celulele A1:B1 sau selectati capetele de randuri ale randurilor 1 si 2, faceti click pe comanda Rows (Randuri) din meniul Insert (Introducere).

Optiunea 2 prin apasarea comenzii Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere) Selectati capetele de randuri ale randurilor 1 si 2, faceti click pe comanda Cells (Celule) din meniul Insert (Introducere).

Formatarea celulelor

Introduceti titlul "Balance Sheet Analysis" (Analiza Bilantului Contabil) in celula B2 si selectati-l. Personalizati formatul numar prin folosirea separatorului de 1000 pentru a imbunatati claritatea datelor afisate.

Modificarea fontului

Optiunea 1 prin folosirea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)

Selectati celula B2.

Faceti click pe Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), tinand cursorul pe Font si faceti click pe fontul pe care il doriti (ex. Univers)

Optiunea 2 prin selectarea FORMAT CELLS (FORMATAREA CELULELOR) din meniul Format - Cells

Faceti click pe celula ceruta.

Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cells (Celule) si faceti click pe fontul dorit in Format Cells

Modificarea dimensiunii fontului

Optiunea 1a prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)

Faceti click pe celula ceruta.

Faceti click pe Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), faceti click pe Font Size (Dimensiunea fontului) si selectati dimensiunea dorita a fontului (ex. 20).

Optiunea 1b prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)

Selectati celula ceruta.

Faceti click pe Formatting Toolbar si tipariti valoarea dorita (ex. 16) in caseta dimensiunii fontului.

Optiunea 2 prin utilizarea Format Cells (Formatul celulelor) din meniul Format - Cells

Selectati celula dorita.

Faceti click pe meniul Format, tinand cursorul pe Cells faceti click pe Format Cells si pe Font sau scrieri numele fontului dorit

Modificarea stilului de font

Optiunea 1 prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)
Selectati celula ceruta.
In Formatting Toolbar, faceti click pe butonul BOLD.

Optiunea 2 prin utilizarea Format Cells din meniul Format - Cells
Selectati celula ceruta.
In Format Cells din meniul Format - Cells, faceti click pe FontStyle Bold (Stilul de font Bold).

Optiunea 3 prin aplicarea combinatiei de taste CTRL + Shift + F
Selectati celula ceruta.
Apasati combinatia de taste CTRL + Shift + F
(Prin utilizarea acestei combinatii de taste timp de o secunda, comanda este anulata.)

Sfat

Modificarea culorii fontului

Optiunea 1 prin utilizarea Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare)

Selectati celula ceruta.

In Formatting Toolbar, faceti click pe Font Color (Culoarea fontului) si selectati culoarea blue (albastru).

Optiunea 2 prin utilizarea Format Cells din meniul Format - Cells

Selectati celula ceruta.

In Format Cells din meniul Format - Cells, faceti click pe Color (Culoare) si selectati blue (albastru).

Nota - Aplicare de formate diferite intr-o singura celula

Personalizarea formatelor numar

Optiunea 1 prin utilizarea Format Cells, categoria Number (Numar) din meniul Format - Cells

Selectati regiunea de celule ceruta (D11:G76).

In meniul Format, tinand cursorul pe comanda Cells, faceti click pe Format Cells si selectati categoria Number (Numar).

Faceti click pe caseta de optiuni 1000 Separator si Zecimale: 0.

Sfat

Optiunea 2 prin utilizarea butonului 1000 Separator

Selectati regiunea de celule ceruta (D11:G76).

In Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare), faceti click pe butonul 1000 separator si apoi faceti click pe butonul Decrease decimal (Reducere zecimale) de doua ori

Prezentare generala

Butoanele urmatoare din formatting toolbar (bara de instrumente de formatare) sunt disponibile pentru personalizarea formatelor numar:

Adaptarea formatului (Pictograma)

In meniul Format, faceti click pe comanda Style (Stil).

Selectati Comma (Virgula) in caseta style name (numele stilului).

Selectati comanda Modify (Modificare) (sau Define (Defineste) din variantele mai vechi de Excel).

Faceti click pe formatul dorit al numarului.

Confirmati modificarile prin OK.

Prin aceeasi procedura puteti selecta Currency (Moneda) si percent (procent) in caseta de stil al numelui pentru a le adapta nevoilor dumneavoastra.

Sfat

Aplicarea de margini, linii, culori, modele

Puteti selecta afisarea marginilor si liniilor din foaia de lucru dintr-o regiune vasta de stiluri variate. Exista si multe culori si modele disponibile pentru a There are also many colors and patterns available pentru a proiecta fundalul celulelor. Aceste elemente de stil imbunatatesc foarte mult folosirea si claritatea foii de lucru.

Prezentare generala - Utilizarea butoanelor din Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare):

Butoanele din Formatting Toolbar (Bara de instrumente de formatare) permit atribuirea de margini, linii, culori sau modele regiunilor de celule selectate.

Prin utilizarea butonului Borders (Margini), puteti atribui stilul current de margini si linii regiunii de celule selectate.

Daca apasati sageata de langa Borders (Margini), paleta de modele care apare va ofera o selectie de stiluri variate de margini si linii.

Prin folosirea butonului Fill Color (Umplere de culoare), puteti atribui culoarea sau modelul de fundal current regiunii de celule selectate.

Daca apasati sageata de langa Fill Color (Umple de culoare), puteti alege dintr-o paleta variata de culori si modele de fundal.

Sfat

Nota: Faceti click pe meniul Format, apoi pe Cells (Celule) si apoi pe Border (Margine).

Aplicarea marginilor si liniilor

Optiunea 1 prin utilizarea butonului Borders (margini)

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)

Apasati sageata de langa butonul Borders (Margini) si faceti click pe stilul liniei de margine preferat din paleta Borderline (Linia de margine).

Sfat

Optiunea 2 prin utilizarea submeniului Border (Margine) din meniul Format - Cells

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)

Faceti click pe submeniul Border (Margine) din caseta de dialog Format Cells din meniul Format - Cells. Stilul de margine selectat poate fi aplicat prin selectarea butonului presets (presetari)

Se cere sa atribuiti o margine (linie de grila) subpozitiilor mijloacelor fixe.

Selectati regiunea de celule ceruta (C11:G13).

Faceti click pe sageata de langa butonul borders (Margini) si selectati din paleta stilul de margine preferat.

Atribuirea culorilor si modelelor

Optiunea 1 prin utilizarea butonului Fill Color (umple de culoare)

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)

Faceti click pe sageata de langa butonul Fill Color si selectati modelul dorit (culoarea fundalului - gri deschis -25%).

Optiunea 2 prin utilizarea submeniului PATTERNS (MODELE) din caseta de dialog Format Cells (Formatul celulelor) din meniul Format - Cells:

Selectati regiunea de celule ceruta (B2:C2)

In meniul Format, apasati pe Cells si apoi pe Patterns din caseta de dialog Format Cells (Formatul celulelor) Selectati culoarea dorita (gri deschis) si fixati modelul dorit printr-un click pe setarea corespunzatoare ("None").

Aplicarea liniilor de grila

Prin deschiderea meniului Tools (Unelte), apasand pe Options (Optiuni) si pe View (Vizualizare), puteti modifica optiunile ferestrei pentru a omite liniile de grila. Caseta liniilor de grila trebuie sa fie goala (nu faceti click in caseta de optiuni!).

Aceasta optiune se aplica numai pentru vizualizarea de tip ecran.

Sfat

Definirea strategiei de design pentru afisarea rezultatelor

Un aspect important atunci cand lucrati cu o cantitate mare de date este sa va asigurati ca datele introduse in Excel sunt bine structurate si ca pasii de procesare a datelor sunt transparenti si usor de inteles. Lizibilitatea datelor si usoara orientare asupra lor sunt aspectele cheie.

In consecinta, pentru a lucra usor cu multe date, puteti segmenta foaia de lucru intr-un sistem de vizualizare generala ce se bazeaza pe orientarea pe obiecte. Urmatoarea strategie poate fi folosita in cazul multor sarcini:

Sectiunea de identificare

Autor, versiune, date curente etc.

Sectiunea de introducere

Face referire la segmentele foii de lucru in care toate datele sunt introduse.

Sectiunea de parametri

Aceste date subliniaza intregul material al unei cerinte sau proiect si difera de variabilele numite "elemente de control".

Pe baza unui asa numit camp de decizii sau a unui sistem de luare a deciziilor, datele sunt atribuite segmentului de intrare sau segmentului parametrilor. Cand mai multi utilizatori au acces la o aplicatie Excel, este important sa se faca distinctia intre cele doua sectiuni pentru a permite anumitor grupuri de utilizatori sa modifice sau sa introduca date doar in sectiunea de introducere si sa ii impiedice sa acceseze alte sectiuni prin blocarea acestora (protectie).

Sectiunea valorilor subtotale

Acest segment este dedicat pentru calculul valorilor subtotale. Acest design garanteaza faptul ca formulele create in sectiunea rezultate totale au expresii mai scurte. Totodata se reduce si riscul de a intampina erori.

Alt avantaj este acela ca valorile subtotale pot fi folosite in mod repetat pentru a crea formule multiple utilizate in calculul valorilor totale.

Sectiunea rezultatelor totale

Acest segment afiseaza valorile totale intr-o maniera clar structurata.

Folosirea valorilor de control al intrarilor de date

Puteti verifica o multitudine de erori (ex. erori de tiparire a datelor numerice sau a formulelor) destul de rapid daca introduceti in foaia de lucru asa numitele valori de control.

Exemplul cu analiza bilantului contabil arata foarte clar ca anumite erori ce rezulta din intrari incorecte de date pot fi gasite prin verificarea ecuatiei balantei activ = pasiv. Diferenta dintre activ si pasiv este calculata pe linia 39. Daca rezultatul este o valoare diferita de zero, trebuie sa cautati eroarea.

Introduceti textul "control value" (control al valorii) in celula B39.

Scrieti formula =D38-D19 in celula D39.

Copiati formula in celulele E39:G39.

Sfat

Afisarea si ascunderea liniilor si coloanelor

Daca doriti selectarea unei portiuni din foaia de lucru si nu a intregii foi de lucru pentru a o printa sau pentru a fi afisata pe ecran, puteti ascunde anumite linii si coloane. Avantajul ascunderii unui linii sau coloane este acele ca puteti selecta segmente in timp ce foaia de lucru ramane completa. Nicio informatie nu este stearsa.

Selectati randul corespunzator.

In meniul Format, apasati Row (Rand) si faceti click pe comanda Hide (Ascunde)

Selectati regiunea in care doriti sa ascundeti liniile (linia 38 si linia 39).

In meniul Format, apasati Row si faceti click pe comanda Unhide (Afiseaza ce este ascuns)

Sfat

Gruparea continutului foii de lucru (07-Analysis.xls)

Pentru imbunatatirea lizibilitatii si folosirii foii de lucru, puteti grupa linii sau coloane specifice ce contin datele selectate si puteti crea o grupare pe nivele diferite. Daca deschideti meniul Data (date) si faceti click pe Group and Detail (Grupare si detaliu) si apoi pe Hide Detail (Ascundeti detaliu) sau Show Detail (Afisati detaliu) (vedeti graficul X), nivelele variate ale gruparii pot fi afisate sau ascunse.

In exercitiul de mai jos vi se cere sa grupati manual foaia de lucru:

Gruparea datelor

Selectati regiunea de date a primului grup din primul nivel al gruparii (date: capatul de rand - liniile 7 - 79)

In meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group (Grupare).

Selectati regiunea de date a primului rand de pe al doilea nivel al gruparii (date: capatul de rand - liniile 9 - 39)

In meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group (Grupare).

Selectati regiunile de date din al doilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (Contul de profit si pierderi: liniile 42-58)

In meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group (Grupare).

Selectati regiunea de date din al treilea grup de pe al doilea nivel al gruparii (date aditionale: liniile 61-78)

In meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group (Grupare).

Selectati regiunea de date din primul grup de pe al treilea nivel al gruparii (Imobilizari: liniile 10-12)

In meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare), faceti click pe comanda Group (Grupare).

Repetati pasii 5 si 6 pentru a selecta si grupa regiunea de date pentru celelalte grupuri de pe al treilea nivel al gruparii.

Afisarea ierarhizata a grupurilor de randuri si coloane

Puteti gasi exercitiul in fisierul "07-Analysis-Solution.xls".

Urmatoarele optiuni de vizualizare se bazeaza pe grupele de date ce au fost create la pasii anteriori:

Pentru afisarea primului nivel de grupare:
Apasati butonul cu numarul 1.

Pentru afisarea celui de-al doilea nivel de grupare:
Apasati butonul cu numarul 2.

Pentru afisarea tuturor detaliilor de pe linii si coloane (toate nivelele de grupare):
Apasati butonul cu numarul 4.

Pentru a afisa datele de detaliu (al treilea nivel de grupare) din grupul "Data" (Date):
Faceti click pe butonul "+" in randul "Data" (Date).

Pentru a afisa datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul "Current Assets" (Active curente):

Faceti click pe butonul "+" in randul "Current Assets" (Active curente).

Pentru a ascunde datele de detaliu (al treilea nivel de grup) din grupul "Data" (Date):
Faceti click pe butonul "-" in randul "Data"(Date).

Pentru a ascunde datele de detaliu (al patrulea nivel de grupare) din grupul "Current Assets" (Active curente):
Faceti click pe butonul "-" in randul "Current Assets" (Active curente).

Alte note utile in foile de lucru grupate

Coloanele selectate sunt grupate in aceeasi maniera in care se procedeaza si cu randurile.

Daca selectati o singura celula sau o regiune de celule in loc sa selectati un rand sau o coloana intreaga, inainte sa apasati comanda Group (Grupare), veti fi intrebati daca doriti sa grupati randurile sau coloanele.

Nivelurile de grupare sunt ascunse sau afisate prin utilizarea butoanelor corespunzatoare plus, minus, numerele 1, 2, 3, 4. In plus, puteti face click pe meniul Data (Date), apoi pe Group and Outline (Grupare) si apoi pe comenzile Hide Detail (Ascunde detaliu) sau Show Detail (Arata detaliu).

Prin apasarea comenzii Ungroup (Degrupare), puteti inlatura gruparea de pe regiunea de date selectata. Pentru a anula gruparea intregii foi de lucru trebuie sa apasati comanda Clear Outline (Stergere grupare) din meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare).

Datele din foaia de lucru pot fi grupate in mod automat prin apasarea comenzii Automatic Styles (Stiluri automate) din meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare). Inainte sa aplicati comanda trebuie sa selectati o celula aleatoare din foaia de lucru. Pentru a crea o foaie de lucru grupata automat, Microsoft Excel se adapteaza formulelor si celulelor de referinta existente.

Pentru a inlatura simbolurile de grupare de pe ecran, faceti click pe meniul Tools (Unelte), apoi pe optiunea View (Vizualizare) si apoi pe optiunea Outline Symbols show/hide (Afisarea/Ascunderea simbolurilor de grupare). Nivelurile de grupare pot fi indicate prin apasarea comenzii Hide Detail (Ascunde detaliu) sau Show Detail (Arata detaliu) din meniul Data (Date) - Group and Outline (Grupare). Aceeasi operatie este posibila si prin apasarea comenzii Formatting Toolbar PIVOT-TABLE (bara de instrumente de formatare tabel-pivot) si a butoanelor Hide Detail (Ascunde detaliu) sau Show Detail (arata detaliu).

Blocarea unei ferestre

O metoda pentru afisarea capetelor de coloana sau rand pe ecran in timp ce editati sau vizualizati documentul si trebuie sa navigati mult este sa fixati sectiunea dorita din foaia de lucru.

Selectati celula de mai jos si/sau din dreapta liniei sau coloanei pe care doriti sa o fixati.

In meniul Window (Fereastra), faceti click pe command Freeze Panes (Fixare panouri).

Fixarea unei coloane

Faceti click pe coloana D sau pe celula D1.

In meniul Window (Fereastra), faceti click pe comanda Freeze Panes (Fixare panouri).

Cand navigati mult in jos prin document, etichetele de la inceputul liniei (titluri) raman in permanenta pe ecran.

Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Deblocare panouri) din meniul Window (Fereastra), puteti anula operatiunea.

Fixarea coloanelor si randurilor

Selectati celula D5.

Faceti click pe comanda Freeze Panes (Fixare panouri) din meniul Window (Fereastra).

Capatul de rand sau coloana intitulat "Statement Date" ramane vizibil intotdeauna pe ecran, indiferent de cat de mult ati naviga in jos sau la dreapta in document.

Prin apasarea comenzii Unfreeze Panes (Fixare panouri) din meniul Window (Fereastra), puteti anula fixarea coloanelor si randurilor.

Sfat

Folosirea calculelor in fisier

Impartirea in ecrane

Pas cu pas veti invata cum sa introduceti formule (pentru calculul subtotalurilor si totalurilor). Selectarea celulelor corespunzatoare pentru a crea formulele este mai usoara atunci cand ecranul este impartit.

Exista trei optiuni valabile:

Impartirea ecranului pe verticala

Selectati coloana din dreapta locului in care doriti sa apara linia de impartire.

Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).

Impartirea ecranului pe orizontala

Selectati randul de sub linia pe care dori sa apara linia de impartire.

Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).

Impartirea ecranului in patru zone

Selectati celula pe ale carei margini doriti sa apara liniile de impartire.

Faceti click pe comanda Split (Impartire) din meniul Window (Fereastra).

Daca apasati comanda Remove Split (Inlaturare impartire) din meniul Window (Fereastra), operatia este anulata.

Sfat

Impartiti ecranul pe orizontala pentru a introduce formulele in asa fel incat sa puteti calcula subtotalul si/sau totalul in ecranul de jos. Faceti click pe celulele de referinta din ecranul de sus.

Selectati linia 12.

In meniul Window (Fereastra), faceti click pe comanda Split.

Evaluarea formulelor folosind auditarea de formula

Bara de instrumente Formula Auditing (Auditul de formula) este un instrument folositor in evaluarea celulelor folosite in cadrul celulor de referinta si formulelor si pentru afisarea grafica a relatiilor dintre acestea cu ajutorul sagetilor.

Meniul Tools (Instrumente) - Formula Auditing (Auditul de formula) si Bara de instrumente Formula Auditing furnizeaza utilizatorului mai multe optiuni :

Urmarirea celulelor precedente

Sagetile sunt desenate catre celula selectate de la toate celulele care sunt utilizate in formula continuta de celula selectata.

Urmariea celulelor dependente

Sagetile sunt desenate de la celula selectate catre toate celulele in care este utilizat continutul celulei selectate

Sensul sagetilor de urmarire

Sageata de urmarire albastra: Indica o referinta directa.

Sageata de urmarire intrerupta cu un simbol in varful sau: Indica o referinta catre o lista de date externa.

Sageata de urmarire cu buline rosii: Indica formule cu erori de valoare.

Crearea sagetilor de urmarire

Selectati celula pe care doriti sa o verificati.

In meniul Tools - Formula Auditing, dati click pe comanda Trace Precedents sau Trace Dependents sau apasati pe butonul potrivt in bara de instrumente Formula Auditing.

Facand click pe comanda Remove All Arrows (Inlatura toate sagetile) din meniul Tools - Formula Auditing sau apasand pe bara de instrumente Formula Auditing , sagetile de urmarire sunt indepartate.

Aplicarea combinatiilor rapide de taste

Urmatoarele combinatii rapide de taste va ajuta sa evaluati relatiile dintre celule:

Urmarirea Erorilor

Cateodata poate fi dificil si consumator de timp sa cautati sursa unei erori afisate de o formula.

In acest scop, selectati o celula care contine o eroare de valoare si faceti click pe comanda Trace Error (Urmareste Eroarea) din meniul Tools - Formula Auditing.

Efectul:

Erori de valori in Microsoft Excel:

Protejarea si Salvarea Fisierului de Lucru

Puteti proteja urmatoarele:

Celule

Foi de lucru (Continut/Scenarii/Obiecte)

Fisiere de Lucru (Structura/Afisare)

Fisiere(Recomandarea doar citire si/sau protejare prin parola)

Protejarea Celulelor

Pentru protejarea celulelor dintr-un fisier de lucru impotriva modificarilor puteti folosi functia Protect Cells (Protejeaza Celule). Facand click pe eticheta PROTECTION (PROTECTIE) din casuta de dialog Format Cells (Formatare Celule) din meniul Formatare - Celule, puteti face click pe optiunea "locked" ("blocat") care previne celulele selectate de a fi modificate, mutate, redimensionate sau sterse. In setarile initiale, optiunea "blocat" este activata pentru toate celulele. Pentru protejarea efectiva a celulelor din fisierul de lucru, faceti click pe casuta de optiune "Protect worksheet and contents of locked cells" (Protejati foaia de lucru si continutul celulelor blocate) care se afla in casuta de dialog Protect Sheet (Protejati Foia) din meniul Tools ( Instrumente) - Protection (Protectie).

Asigurati-va ca va protejati fisierul de lucru astfel incat orice intrare sau modificare a sursei de date sa fie limitate la segmentul de introducere a datelor.

Selectati celulele pe care doriti sa le blocati.

In meniul Formatare - Celule,faceti click pe eticheta PROTECTIE a casutei de dialog Formatare Celule si dezactivati casuta "blocat"

In meniul Instrumente - Protectie - Protejeaza Foie, faceti click pe casuta "Protejati foia de lucru si continutul celulelor blocate"

Scrieti o parola (de ex: qwert).

Parola trebuie scrisa din nou din motive de securitate.

Daca doriti sa protejati mai multe foi din fisierul de lucru in acest mod, urmati pasul 1 si 2. Selectati foile potrivite prin apasarea butonului CTRL si faceti click pe toate etichetele foii de lucru si urmati apoi pasul 3.

Pentru modificarea celulelor blocate in operatiuni ulterioare, faceti click in meniul Instrumente - Protectie, scrieti parola si accesul este permis.

Modul de protejare a celulelor poate fi de asemenea aplicat formulelor complexe care pot fi sterse sau inlocuite neintentionat. In acest caz, introducerea parolei nu este necesara.

Facand click pe casuta potrivita din casuta de dialog Protejeaza Foia din meniul Instrumente- Protectie - Foaie puteti de asemenea sa protejati obiecte ( de ex:grafice) sau scenariile selectate.

Protejarea structurii Fisierului de Lucru

In meniul Tools - Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune Structure (STRUCTURA). Consecintele sunt urmatoarele:

Nu puteti sterge, muta, ascunde sau redenumi foile de lucru deja existente.

Nu puteti insera noi foi de lucru.

Protejarea ferestrelor fisierului de Lucru

In meniul Tools - Protection, faceti click pe casuta de dialog Protect Workbook (Protejeaza Fisierul de Lucru) si activati casuta de optiune WINDOWS (Ferestre). Aceasta operatiune protejeaza modele prestabilite, cum ar fi marimea, aranjamentele si asa mai departe.

Protejarea fisierului si a foilor de lucru

Protejarea fisierelor impotriva vizualizarii/deschiderii lor prin setarea unei parole.

Pentru a seta o parola pentru un fisier, deschideti meniul File, si selectati optiunea Save As (Salveaza ca) pentru a deschide casuta de dialog Save As. Faceti click pe Tools (Unelte) apoi faceti click pe General Options (Optiuni Generale) si scrieti parola in casuta "Password to open" (PAROLA PENTRU A DESCHIDE) a casutei Save Options (Optiuni de salvare) pentru a preveni ca utilizatorii neautorizati sa deshida fisierul de lucru fara sa aiba parola.

Protejarea 'sursei fisierului de lucru' impotriva modificarilor prin setarea unei parole.

Prin setarea unei parole in caseta de optiune Save Options (Optiuni de Salvare) casuta de optiune Password to modify 'Parola pentru a modifica') din meniul File - caseta de dialog Save As (Salvare ca) -meniul Tools (Instrumente)- caseta de dialog General Options (Optiuni General), puteti impiedica utilizatorii sa salveze modificarile facute in sursa fisierelor sau foilor de lucru. Utilizatorii au permisiunea de a modifica datele existente (cu exceptia cazului in care fisierul sau foaia de lucru sunt salvate in modul descris in capitolul 3.4.2-3.4.3), dar trebuie sa salveze modificarile facute intr-un fisier denumit diferit.

Protejarea 'sursei fisierului de lucru' impotriva modificarilor

In cazul in care se face click pe caseta de optiune Read-only recommended 'RECOMANDAT DOAR IN CITIRE'), utilizatorilor care deschid fisierul de lucru sau foaia de lucru, la o data ulterioara, li se cere sa introduca parola necesara pentru acces si a salva modificarile cu un nume diferit.

Pentru a elimina parolele pentru un fisier de lucru, trebuie sa deschideti documentul prin utilizarea corecta a parolei. Dupa ce ati facut click pe meniul File- Save As (Salvare ca), faceti clic pe meniul Tools si pe casuta de optiune General Options, puteti sterge parola si sa salvati fisierul din nou.

Sfat

Impiedicati utilizatorii neuatorizati sa deshida sau sa modifice foaia de lucru.

In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de optiuni General Options si apoi faceti click pe parola pentru a deschide casuta prin introducerea "Asterix".

Verificati parola prin confirmarea ei.

In meniul File selectati Save As, faceti click pe meniul Tools , click pe casuta de optiune General Options si apoi tastati parola "Idefix" pentru a modifica casuta.

Inca o data aplicatia va solicita confirmarea parolei.

Efectul:

Atentie

Crearea de hyperlink-uri catre zone in cadrul unui fisier

Prin crearea hyperlink-urilor, puteti naviga catre alte locatii in fisierul de lucru, catre alte documente, fisiere stocate in retea sau pe Web.

Deschideti fisierul "09-Menu.xls" si creati un hyperlink pentru a naviga usor dintr-o foaie de lucru in alta.

Selectati celula 5 din foaia de lucru "Menu".

In meniul Insert (Inserare) ,faceti click pe comanda Hyperlink.

Confirmati comanda in casuta de dialog Link to (Legatura catre) prin apasarea butonului place in this document (Loc IN ACEST DOCUMENT).

Selectati numele foii de lucru (ex Menu) si celula dorita (ex A1).

Sfat