Introducerea, editarea si manipularea datelor

Introducerea, editarea si manipularea datelor

A. Informatii generale

Exista o mare varietate de tipuri de date care pot fi introduse in celulele unei foi de calcul

-text

-numere

-date calendaristice, ora

-formule si functii

Principalele reguli care se respecta la introducerea datelor sunt:

la introducerea in celule textul este aliniat la stanga iar numerele la dreapta; pentru a introduce cifre sub forma de text (exemplu coduri), acestea trebuie sa fie precedate de apostrof

pentru introducerea datelor intr-o celula se selecteaza celula si se tasteaza informatia de introdus; pe masura tastarii textul apare in celula si in bara de formule; introducerea se incheie cu tasta Enter sau clic pe butonul Enter (T) din bara de formule; anularea unei date eronate inainte de incheierea introducerii se face cu ESC sau butonul de anulare (X)

daca la introducerea unui numar celula nu este suficient de mare, apare in celula ###### si situatia se rezolva alegand Format- Coloane (Columns) - Potrivire automata la selectie (Autofit Selection)

introducerea datelor calendaristice sau a orelor se face in unul din formatele acceptate de Excel (ex. DD-MMM-YY, HH:MM)

B Modalitati de introducere a datelor

Introducerea rapida a unor date identice sau a unor secvente de date:

a) Copierea unor date (identice) in mai multe celule se face:

selectand celula ce va fi copiata si zona in care se va copia si alegand apoi Editare (Edit) - Umplere (Fill)

utilizand cursorul de tragere ( ) din coltul din dreapta jos al celulei si "tragand" peste celulele unde va fi copiat continutul celulei de pornire

b) Realizarea unei copieri in secventa se face cu (Auto-umplere) Auto Fill:

se introduce in prima celula din secventa o zi (ex. Luni, Monday) sau o luna (Ianuarie, January)

se "trage" apoi coltul din dreapta jos al celulei in directia dorita (orizontal sau vertical) si celulele succesive vor fi umplute cu informatii consecutive (Marti, Tuesday, Februarie, February,)

Observatie: Fiecare utilizator isi poate genera propriile sale secvente astfel:

se deschide meniul Instrumente (Tool)- Optiuni (Options) Lista particularizata (Custom List);

se face clic pe Adaugare (Add). Se introduce in caseta Intrari lista (List Entries) informatiile din secventa dorita (ex. Luni, Marti)

se apasa Enter dupa fiecare informatie si se face apoi clic pe OK

c) Introducerea datelor in progresie aritmetica

Se pot completa celule consecutive pe orizontala sau verticala cu termenii unei progresii aritmetice astfel:

se tasteaza in primele doua celule din sir primele doua valori dorite; "tragand" apoi de pe cele doua celule in directia dorita se vor umple celulele cu datele aflate in progresie, ratia fiind data de diferenta dintre celula a doua si prima.

se introduce valoarea initiala intr-o celula; se selecteaza celulele in care se doreste extinderea seriei; se deschide meniul Editare (Edit)- Umplere (Fill) - Serie (Series);    in cutia de dialog deschisa se specifica directia seriei (pe linie sau pe coloana), tipul de serie, valoarea pasului (ratiei), valoarea de oprire, etc; se face apoi clic pe OK

C. Editarea datelor

Pentru editarea datelor deja introduse intr-o celula se face dublu clic cu mouse-ul pe celula si se deplaseaza cu tastele cu sageti mouse-ul de inserare pana in pozitia dorita. Dupa terminarea editarii se actioneaza ENTER.

Observatie: Pentru verificarea ortografiei se foloseste Instrumente (Tools)- Corectare ortografica (Spelling) sau clic pe butonul Spelling din bara de lucru).

Anularea unei actiuni (cea mai recenta)

- Editare (Edit) - Anulare (Undo) sau Ctrl + Z

-clic pe butonul Anulare (Undo) din bara de instrumente standard.

Renuntarea la anulare : Renuntare (Redo)

D. Deplasarea, copierea si stergerea datelor din celule

Similar cu alte aplicatii Windows, datele selectate pentru copiere sau mutare sunt memorate in Clipboard.

D1.Copierea

a) Se selecteaza zona de celule care se doreste copiata

se deschide (Edit) - Copiere (Copy)

se selecteaza prima celula din zona in care se doreste copierea

se deschide (Edit) - Lipire (Paste)

Observatii

1. Se pot utiliza si comenzile de la tastatura (Ctrl + C pentru Copy si Ctrl +V pentru Paste).

2. Datele copiate in tampon (clipboard) raman acolo pana cand se copiaza altceva peste ele si deci se pot face mai multe copieri (cu Paste) ale aceluiasi set de date.

b) Copierea cu Drag & Drop: se selecteaza celulele care se doresc copiate.

Apoi cand cursorul mouse-ului devine o sageata se apasa si se tine apasata tasta Ctrl si butonul mouse-ului cat timp se trage continutul celulelor selectate pana in locul unde se doreste copierea. Daca nu se apasa Ctrl, se va realiza mutarea zonei selectate.

D2. Deplasarea datelor

a) Se selecteaza zona de mutat

se deschide Editare (Edit) - Decupare (Cut) sau Ctrl + X

se selecteaza prima celula din zona in care se muta datele; pentru a muta datele in alta foaie se selecteaza acea foaie

se deschide Editare (Edit) - Lipire (Paste) (Ctrl+V)

b) Folosind optiunea "drag & drop" se "trage" conturul zonei selectate pana    in noua pozitie, fara a tine apasata tasta Ctrl.

D3. Stergerea datelor

Stergerea datelor dintr-o celula se poate referi la:

-totul (formatul, continutul, notele)

-formatul celulei

-continutul

-notele

Pentru a sterge datele se poate proceda astfel:

se selecteaza zona de sters

se deschide Editare (Edit) - Golire (Clear), se alege optiunea dorita

se apasa tasta Delete ( se sterge complet continutul)

folosind cursorul de tragere (+ din dreapta jos si tragand spre interiorul zonei)

E. Gruparea celulelor in domenii pentru manipulari ulterioare

Un grup compact de celule avand forma dreptunghiulara poate fi selectat si denumit cu un nume ce poate fi utilizat apoi pentru a manevra intregul domeniu. Selectarea se face indicand coltul din stanga sus si " tragand" mouse-ul pana in coltul din dreapta jos.

a) Se face apoi clic in stanga barei de formule, pe pozitia Nume (Name) si se introduce numele domeniului ( 255 caractere, fara spatii). Se apasa Enter

b) Se deschide meniul Inserare (Insert) si apoi Nume - Definire (Name Define), iar in cutia de dialog deschisa se introduce numele domeniului. Aceasta cutie de dialog va permite si stergerea numelui.