MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel este un program pentru lucrul cu tabele. Cu ajutorul acestei aplicatii de calcul tabelar se pot realiza diferite operatii, ca de exemplu:

se pot realiza numeroase calcule utilizand formule simple sau complexe;

se poate folosi un spatiu de lucru urias care poate fi formatat si protejat;

permite portabilitatea informatiilor continute in diferite foi de calcul ceea ce reprezinta schimbul de informatii intre aplicatii de acelasi tip sau de tipuri diferite;

ofera posibilitatea reprezentarii grafice a datelor numerice, deoarece diagramele sunt mai relevante si mai usor de interpretat;

ofera facilitati de exploatare si interogare a bazelor de date.

Un registru de lucru (Book) este un fisier ce poate contine mai multe foi de calcul (tabele sau Sheet-uri). Fiecare tabel este format din coloane (identificate prin litere: A, B, C.. pana la IV) si linii (identificate prin numere: 1, 2, 3.. pana la 65536). La intersectia unei coloane cu o linie se gaseste celula in care se tasteaza date (text sau valori numerice). Fiecare celula se identifica printr-o adresa formata din numarul liniei si litera coloanei pe care se afla (exemplu C5).

Un domeniu de celule reprezinta o zona de date din foaia de calcul si este definit pe scurt prin mentionarea adreselor primei (adresa coltului stanga-sus) si ultimei celule (adresa coltului dreapta-jos) din bloc, utilizand operatorul : (doua puncte) (de exemplu, B2:B8; C5:F11).

Selectarea mai multor domenii

Pentru a selecta un singur domeniu se deplaseaza mouse-ul cu butonul stang apasat sau clic pe prima celula si apoi Shift + clic pe ultima celula.

Pentru a selecta mai multe domenii care nu sunt continue se selecteaza primul domeniu si apoi se selecteaza un alt domeniu prin Ctrl + clic si deplasare cu mouse-ul.

Selectarea unei coloane intregi sau a unui rand intreg se realizeaza efectuand un clic cu butonul stang al mouse-ului deasupra coloanei sau randului respectiv (pe antet).

Selectarea intregii foi de calcul se realizeaza printr-un clic stanga pe casuta aflata la intersectia randurilor cu coloanele.

Copierea unui domeniu selectat

Pentru copierea unui text, date sau domeniu, dupa selectare se folosesc optiunile Copy - Paste din meniul Edit.

Altfel, dupa selectarea domeniului dorit, cu tasta Ctrl apasata se pozitioneaza cursorul pe una dintre muchii (se modifica forma cursorului in sageata insotita de semnul +) si se trage domeniul selectat pana in pozitia dorita.

Mutarea unui domeniu selectat

Pentru mutarea unui text, date sau domeniu, dupa selectare se folosesc optiunile Cut - Paste din meniul Edit.

Altfel, dupa selectarea domeniului dorit, se pozitioneaza cursorul pe una dintre muchii (se modifica forma cursorului in sageata) si se trage domeniul selectat pana in pozitia dorita.

Crearea seriilor

Excel dispune de o componenta foarte puternica in a completa automat valori intr-un grup de celule selectate, daca i se spune criteriul de completare. Aceasta caracteristica se numeste Autofill (umplere automata). Pentru aceasta operatie se utilizeaza cursorul de incarcare, care este micul patrat din coltul din dreapta-jos al conturului unei celule active.

Pentru a introduce aceeasi valoare in mai multe celule consecutive, se va introduce valoarea respectiva in prima celula si apoi, pozitionand mouse-ul in coltul din dreapta de jos a celulei pana cand cursorul ia forma unei mici stelute de culoare neagra, se trage peste celelalte celule atat cat se doreste a se completa.

Pentru a se crea o serie, se introduc primele doua valori in primele doua celule, apoi se selecteaza si se trage de coltul dreapta-jos cu butonul de mouse apasat.

Seriile se pot completa crescator sau descrescator. Daca atunci cand trageti de serie in jos tineti apasata tasta Ctrl, realizati copierea datelor respective.

Acest lucru este valabil si pentru calcularea formulelor. Daca aveti de calculat aceeasi formula pentru o serie mare de date, pentru a nu introduce in fiecare celula aceeasi formula puteti folosi optiunea de copiere a formulei. Selectati celula ce cuprinde formula corespunzatoare si apoi trageti de aceasta in dreptul celulelor in care doriti sa calculati aceeasi formula.

Aceasta completare automata nu se poate realiza decat pentru celule alaturate.

Inserare celule, randuri, coloane, foi

Pentru a insera o noua celula inaintea celulei curente din meniul Insert se selecteaza optiunea Cells.

Pentru a insera un nou rand inaintea randului curent din meniul Insert se selecteaza optiunea Rows.

Pentru a insera o noua coloana inaintea coloanei curente din meniul Insert se selecteaza optiunea Columns.

Pentru a insera o noua foaie de calcul inaintea foii curente din meniul Insert se selecteaza optiunea Worksheet.

Alta modalitate de introducere a unui rand nou (sau a unei coloane noi): se selecteaza printr-un clic dreapta randul deasupra caruia se doreste inserarea unui rand nou (se selecteaza coloana in stanga careia se doreste inserarea unei noi coloane) si se alege optiunea Insert din meniul derulant aparut.

Stergerea celulelor, randurilor, coloanelor sau foilor de calcul

Stergerea celulelor, randurilor sau a coloanelor se realizeaza asemanator cu inserarea lor. Pentru stergere se selecteaza celula care se afla pe randul sau coloana care se doreste a fi stearsa si apoi se alege optiunea Delete din meniul Edit. Aceasta functie va deschide caseta de dialog Delete in care se alege ceea ce se doreste a fi sters. Acelasi lucru se poate obtine si prin selectarea functiei Delete din meniul derulant aparut dupa efectuarea unui clic dreapta pe randul sau coloana respectiva.

Atunci cand nu mai este nevoie de anumite foi de calcul, acestea se pot sterge din registru. Stergerea unei foi de calcul dintr-un registru se realizeaza prin apelarea functiei Delete Sheet existenta in meniul Edit, sau prin alegerea functiei Delete din meniul derulant aparut dupa efectuarea unui clic dreapta pe eticheta foii de calcul care se doreste a fi stearsa.

Redenumirea unei foi de calcul

Se realizeaza cu ajutorul comenzii Rename existenta in meniul aparut dupa efectuarea unui clic dreapta pe eticheta foii de calcul.

O modalitate mai rapida de redenumire a unei foi de calcul este cu ajutorul mouse-ului. Se da dublu clic pe eticheta foii de calcul care va fi redenumita si se introduce noua denumire.

Dupa introducerea numelui dorit pentru a face definitiva aceasta modificare va trebui dat un clic oriunde in foaia de calcul sau apasata tasta Enter.

Mutarea sau copierea unei foi de calcul intr-un registru de lucru

Mutarea sau copierea unei foi de calcul in acelasi registru de lucru sau in registre de lucru diferite se realizeaza cu ajutorul functiei Move or Copy Sheet din meniul Edit sau din meniul derulant aparut dupa efectuarea unui clic dreapta pe eticheta foii de calcul care se doreste copiata sau mutata. Aceasta optiune deschide fereastra Move or Copy din care se aleg diferite optiuni pentru foaia de calcul: din meniul derulant To book se alege fisierul in care se doreste copierea sau mutarea foii de calcul; pentru a realiza o copie a acestei foi se selecteaza optiunea Create a copy.

Modificarea dimensiunii randurilor si a coloanelor

Se poate realiza in doua moduri:

Manual: se pozitioneaza cursorul pe antetul coloanelor sau randurilor pe linia despartitoare dintre ele pana cand cursorul ia forma unei sageti duble si se trage apoi cu mouse-ul in directia in care se doreste modificarea.

Cu ajutorul functiei Height din meniul Format - Row sau a functiei Width din meniul Format - Column. Aceste functii vor deschide fereastra Row Height si Column Width in care se introduce dimensiunea dorita.

Ascunderea si reafisarea unui rand sau a unei coloane

Pentru a ascunde un rand sau o coloana se selecteaza prin clic pe antet, apoi se selecteaza din meniul Format - Row / Column - Hide.

Pentru a reafisa un rand sau o coloana care este ascunsa, se selecteaza prin clic pe antet randurile / coloanele intre care se va reafisa randul / coloana ascunsa si din meniul Format - Row / Column - Unhide.

Indepartarea caroiajului de pe foaie

Meniul Tools - Options - View - Gridlines.

Stabilirea numarului de foi de calcul in noul document care se va deschide

Meniul Tools - Options - General - Sheet in New Book.

Divizarea foii de calcul in panouri

Permite vizualizarea pe ecran a mai multor zone din cadrul foii aflate la distante mai mari. Din meniul Window se selecteaza comanda Split. Pentru anulare se alege optiunea Remove Split din meniul Window.

Fixarea pe ecran a randurilor si coloanelor

Pentru a mentine vizibile anumite coloane sau randuri atunci cand se deruleaza datele pe ecran, trebuiesc parcurse urmatoarele doua etape:

Pentru a ingheta datele pe orizontal se selecteaza randul de sub datele care se doresc a fi pastrate pe ecran. Pentru a ingheta datele pe vertical se selecteaza coloana de langa datele care se doresc a fi pastrate pe ecran. Pentru a ingheta date atat pe vertical cat si pe orizontal se selecteaza celulele din dreapta si de sub datele care se doresc a fi pastrate pe ecran.

Din meniul Window se alege optiunea Freeze Panes.

Protejarea foii de calcul

Protejarea unei foi face imposibila orice modificare ulterioara pana la deprotejarea ei.

Pentru realizarea protectiei: Meniul Tools - Protection - Protect Sheet - OK. In fereastra de dialog afisata se poate tasta si parola. In cazul in care se uita parola, nu se mai pot efectua modificari ulterioare.

Pentru anularea protectiei: Meniul Tools - Protection - Unprotect Sheet.

Pentru a lasa anumite celule neprotejate in cadrul unei foi de calcul, inainte de a proteja foaia sau intregul document, se selecteaza celulele respective si din meniul Format - Cells - Protection se dezactiveaza caseta de validare Locked.

Sortarea datelor

Coloana dupa care se efectueaza sortarea se numeste cheie de sortare. Datele dintr-un tabel se pot sorta dupa mai multe chei.

Pentru a sorta datele dintr-un tabel se executa clic in interiorul tabelului si din meniul Data se apeleaza comanda Sort. In fereastra afisata se specifica cheia sau cheile de sortare putand mentiona pentru fiecare tipul de sortare (crescatoare sau descrescatoare). O modalitate mai rapida de sortare este cu ajutorul butoanelor de sortare existente pe bara de instrumente.

Formule aritmetice

Crearea formulelor de calcul folosind operatori aritmetici si referiri catre alte celule

Pentru a introduce o formula intr-o anumita celula va trebui selectata celula respectiva si introdus semnul egal. Construirea unei formule in aceasta celula se poate realiza prin doua modalitati: se tasteaza adresele celulelor sau cu ajutorul mouse-ului se selecteaza celulele dorite, in acest fel se va selecta automat adresa celulei dorite, dupa care se introduce semnul aritmetic dorit si in continuare cu ajutorul mouse-ului se selecteaza cealalta celula. De exemplu, pentru a calcula in celula C1 suma celulelor A2 si A3 si a imparti aceasta suma la valoarea celulei B2 va trebui scrisa urmatoarea formula in celula C1: =(A2+A3)/B2. Dupa introducerea formulei, pentru a o fixa in celula respectiva si pentru a vedea rezultatul calculului se apasa tasta Enter.Dupa introducerea formulei va aparea valoarea corespunzatoare operatiilor, dar atunci cand se selecteaza celula, in bara de editare a formulelor va aparea formula ce calculeaza valoarea respectiva.

Microsoft Excel ofera posibilitatea crearii referintelor catre alte celule. De exemplu, daca la un moment dat este nevoie ca in celula B1 sa fie datele existente in celula A1, se poate crea in celula B1 o referinta catre celula A1 prin introducerea in celula B1 a semnului egal si apoi selectarea celulei A1 si apasarea tastei Enter. Avantajul oferit este acela ca in momentul in care se modifica valoarea existenta in celula A1, automat se vor modifica datele din celula B1.

Recunoasterea erorilor standard asociate formulelor

Atunci cand se construiesc anumite formule exista posibilitatea ca in locul unei valori in celula respectiva sa apara anumite erori. Cele mai des intalnite erori sunt:

#NULL! Apare atunci cand se specifica o zona formata din doua serii ce nu se intersecteaza.

#DIV/0! Apare atunci cand intr-o formula se incearca impartirea unei valori la 0.

#VALUE! Apare atunci cand se folosesc in formula operatori sau date necorespunzatoare. De exemplu,

daca se aduna continutul numeric al unei celule cu continutul text al unei alte celule.

#REF! Apare atunci cand intr-o anumita formula se foloseste o celula ce nu mai exista (care probabil

a fost stearsa sau se face referire la o celula dintr-o foaie de calcul care a fost stearsa).

#NAME? Apare atunci cand Microsoft Excel nu recunoaste o variabila declarata cu ajutorul comenzii

Define existenta in meniul Insert - Name.

#NUM! Apare atunci cand intr-o anumita formula exista probleme cu diferite numere, in sensul ca nu

se incadreaza in domeniul corespunzator.

Referintele celulelor

O referinta existenta intr-o foaie de calcul identifica o celula sau un grup de celule si ii specifica programului Excel unde sa caute valorile sau datele pe care sa le utilizeze in formule. Cu ajutorul referintelor se pot utiliza date existente in diferite parti ale foii de calcul sau se poate utiliza rezultatul unei formule in alta formula. De asemenea, cu ajutorul referintelor se pot accesa date existente in alta foaie de calcul, registru de lucru sau se pot utiliza date existente in alte aplicatii.

Exista mai multe tipuri de referinte utilizate in declararea formulelor:

referinta utilizata implicit de Excel cu ajutorul careia se pot referi toate cele 256 de coloane si toate randurile de la 1 la 65536 dintr-o foaie de calcul.

referinta relativa - se numeste relativa deoarece daca la un moment dat este nevoie ca in celula B1 sa fie datele existente in celula A1, se poate crea in celula B1 o referinta catre celula A1 prin introducerea in celula B1 a semnului egal si apoi selectarea celulei A1 si apasarea tastei Enter. Atunci cand se copiaza formula, Excel modifica formula automat in sensul ca daca se efectueaza copierea formulei pe coloana, se va modifica automat numarul randului, iar daca se realizeaza copierea formulei pe un rand se va modifica denumirea alfabetica a coloanei corespunzatoare.

referinta absoluta - care refera intotdeauna aceeasi celula. Pentru a realiza acest lucru va trebui pus semnul $ in fata randului si coloanei care se doreste a fi constanta. Pentru a referi intotdeauna celula A1 va trebui scris $A$1.

referinta mixta - in cadrul acesteia se pastreaza constanta doar o parte din intreaga adresa a celulei (ex. $A1). Semnul pus in fata literei din cadrul adresei unei celule pastreaza constanta coloana, pus in fata numarului pastreaza constant randul.

referinta cu ajutorul numelor sau etichetelor - pentru a nu va referi la o celula prin intermediul adresei sale puteti realiza referirea celulei respective cu ajutorul numelui sau. Pentru aceasta va trebui sa apelati functia Define din meniul Insert - Name. Dupa ce ati creat o referinta prin nume, de fiecare data cand veti selecta celula respectiva va aparea in locul adresei celulei numele referintei sale. Numele poate fi folosit in formule.

Functiile Excel

O mare parte din capacitatea programului Excel de a rezolva aproape orice problema este determinata de lista sa extinsa de functii. Functiile trebuiesc privite drept formule predefinite care preiau informatiile introduse si ofera un rezultat. Ca si in cazul formulelor, functiile incep cu semnul egal (=). Urmeaza apoi numele functiei urmat de un set de paranteze in interiorul carora se afla argumentele. Exemplu: SUM(B1,B4,B5) sau SUM(B1;B4;B5), in functie de modul de setare a despartitorului in cadrul sistemului. Exista si functii care nu au argumente, spre exemplu functia NOW(), care returneaza data si ora curente. Functii diferite necesita argumente diferite. Unele argumente sunt obligatorii, altele sunt optionale.

Pentru o selectare a functiei ce va fi folosita se va utiliza caseta de dialog Paste Function, accesata din meniul Insert - Function sau din bara de instrumente standard apasand pe butonul f_x. Din caseta care se deschide se alege categoria care cuprinde functia dorita. Dupa selectarea functiei din fereastra Paste Function se apasa butonul Ok si va aparea paleta de formule care ofera o metoda facila de completare a functiilor.

Cele mai des folosite functii Excel:

ROUND (numar, numar_de_cifre) - rotunjeste un numar la un numar de cifre specificat;

SUM (numar1, numar2,.) - realizeaza suma unei serii de numere;

SUMIF (domeniul_testat, criterii_logice, domeniul_care_se_insumeaza) - folosita cand se insumeaza numai anumite valori dintr-un domeniu;

PRODUCT (numar1,numar2, .) - permite efectuarea operatiilor de inmultire si impartire;

SQRT (numar) - permite calcularea radacinii patrate dintr-un numar;

AVERAGE (numar1, numar2, .) - calculeaza media aritmetica a unui grup de numere;

MAX (domeniu1, domeniu2, .) - utilizata pentru a obtine cel mai mare numar dintr-un domeniu;

MIN (domeniu1, domeniu2, .) - utilizata pentru a obtine cel mai mic numar dintr-un domeniu;

COUNT (numar1, numar2, .) - rezultatul functiei este numarul de numere existente in lista de argumente. Functia COUNT numara numere, date calendaristice si siruri de caractere care reprezinta numere. Mesajele de eroare, celulele goale, valorile logice sau datele de tip text nu sunt numarate.

COUNTBLANK (domeniu) - numara celulele goale dintr-un domeniu;

COUNTIF (domeniu, criteriu) - se foloseste pentru a numara valorile dintr-un domeniu care respecta anumite criterii specificate;

IF (test_logic, valoarea_daca_e_adevarat, valoarea_daca_e_fals) - realizeaza testul logic specificat apoi, in functie de rezultatul testului, returneaza una dintre cele doua valori logice. Functia IF, ca toate celelalte functii, poate fi imbricata. Functiile IF imbricate ajuta la crearea unor formule logice complexe.

TODAY () - intoarce data curenta;

NOW () - are ca rezultat atat data, cat si ora curenta.

Formatare

Pentru a formata o celula sau o zona de celule cu un anumit format, se alege functia Cells din meniul Format. Caseta care se deschide contine mai multe sectiuni.

La sectiunea Number din campul Category se alege formatul dorit pentru celula. La sectiunea Alignment se alege alinierea datelor din celule pe orizontala sau pe verticala, orientarea textului, iar zona Text control contine trei optiuni ce pot fi alese: Wrap text - pentru trunchierea textului, afisarea textului intr-o celula pe mai multe randuri; Shrink to fit - modifica dimensiunea textului dintr-o celula astfel incat sa fie vizibil in celula; Merge text - imbina doua sau mai multe celule care au fost selectate.

Sectiunea Font contine optiuni pentru formatarea caracterelor: font, stil dimensiune, culoare pentru text, exponent, indice, etc.

Sectiunea Border contine optiuni pentru adaugarea unor borduri pentru o celula sau pentru o zona selectata, alegand si un tip de linie si o culoare pentru linie.

In sectiunea Patterns se poate alege o culoare de umplere a unei celule sau domeniu de celule.

Formatare conditionata

Se foloseste atunci cand se doreste formatarea diferita a unor date care indeplinesc o anumita conditie. Pentru aceasta se parcurg urmatorii pasi:

se selecteaza coloana dorita;

se alege optiunea Conditional Formatting din meniul Format;

in zona Condition 1, in prima caseta cu lista derulanta se afiseaza Cell Value Is - indica faptul ca ne vom referi la valorile afisate in celulele selectate;

in cea de-a doua caseta derulanta se selecteaza una din optiuni, in functie de ceea ce se doreste;

se apasa butonul Format care deschide caseta Font in care se stabilesc optiunile de formatare;

daca se doreste adaugarea unei alte conditii de formatare, se apasa butonul Add;

se apasa butonul OK pentru a se inchide caseta si pentru a se realiza formatarea respectiva.

Filtrarea datelor

Un filtru este utilizat pentru a selecta un subset de inregistrari care indeplinesc un anumit criteriu (o serie de parametri specificati de utilizator) si pentru a ascunde temporar celelalte inregistrari.

Filtrarea automata

Pentru filtrarea automata a datelor trebuiesc parcursi urmatorii pasi:

se pozitioneaza cursorul pe antetul tabelului;

se alege optiunea Data - Filter - AutoFilter;

se efectueaza clic pe sageata listei derulante din antetul de coloana pentru campul dupa care se doreste a se face filtrarea;

se alege un filtru din lista derulanta cu criterii.

Aplicatia Excel citeste fiecare inregistrare din tabel si creeaza o lista de criterii de filtrare pentru fiecare camp. Criteriile prestabilite apar intotdeauna la inceputul listei si sunt: All - pentru a afisa toate inregistrarile din tabel; Top 10 - criteriu folosit in campurile numerice pentru a afisa cele mai mari zece valori; Custom - este utilizat pentru a construi un filtru personalizat pe baza unor criterii de filtrare ce nu apar automat in lista de criterii.

Pentru afisarea tuturor inregistrarilor dintr-o lista se alege optiunea Data - Filter - Show All. Pentru eliminarea filtrarii se alege din nou optiunea Data - Filter - AutoFilter.

Filtrarea avansata

Filtrarea avansata impune stabilirea unui domeniu de criterii care sa includa etichetele de coloana din baza de date si unul sau mai multe criterii care se introduc direct, imediat dupa etichete. Daca domeniul de criterii este incorect, datele extrase vor fi eronate. Etichetele de coloana trebuie sa fie identice cu cele din baza de date.

Pentru utilizarea filtrului avansat se parcurg urmatorii pasi:

se introduc criteriile in celule imediat sub etichetele de coloana;

se selecteaza oricare celula din baza de date, dupa care se alege optiunea Data - Filter - Advanced Filter;

in caseta List range trebuie sa fie identificat corect domeniul bazei de date. Daca nu, se realizeaza corectia in aceasta caseta.

in caseta Criteria range se introduce domeniul de criterii selectat, inclusiv etichetele de coloana;

se opteaza pentru filtrarea inregistrarilor in locatia curenta a acestora prin selectarea optiunii Filter the list, in-place sau pentru extragerea inregistrarilor prin copierea acestora intr-o alta locatie Copy to another location. Daca se selecteaza o alta locatie, caseta de text Copy to va fi activata, pentru a se putea introduce prima celula din domeniul unde urmeaza a fi copiate inregistrarile filtrate.

daca se doreste eliminarea inregistrarilor duplicat din lista filtrata, se valideaza caseta Unique records only (numai inregistrari intr-un singur exemplar).

se efectueaza clic pe butonul OK pentru a crea filtrul.

Diagrame

Diagramele sunt reprezentarile grafice ale unor date numerice. Diagramele simplifica comparatiile intre numere si intelegerea acestora de catre utilizatori. Diagramele pot fi de mai multe tipuri: grafice-bara, grafice liniare obisnuite, grafice circulare, etc.

Pentru crearea unei diagrame trebuiesc parcursi urmatorii pasi:

se executa clic pe butonul ChartWizard (Asistent pentru grafice) din bara de instrumente Standard sau se alege optiunea Chart din meniul Insert. Se va afisa caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4 - Chart Type.

se selecteaza tipul de grafic si apoi se apasa butonul Next;

se introduc adresele seriilor de date care se doresc a fi reprezentate grafic in sectiunea Series si se completeaza si celelalte campuri; se apasa apoi butonul Next;

in caseta de dialog Step 3 apar urmatoarele etichete care permit modificarea optiunilor pentru diferite aspecte ale diagramei:

Titles (titluri) - se introduc titluri pentru diagrama si pentru axe;

Axes (axe) - se afiseaza sau nu se afiseaza axele;

Gridlines (linii interioare) - se afiseaza liniile interioare si se afiseaza sau se ascunde cea de-a treia dimensiune a unei diagrame tridimensionale;

Legend (legenda) - se afiseaza si se amplaseaza o legenda;

Data Labels (etichete de date) - se afiseaza text sau valori sub forma de etichete de date;

Data Table (tabele de date) - se prezinta domeniul selectat pentru reprezentarea grafica ca o componenta a diagramei.

in caseta Step 4 se alege locul in care sa fie plasata diagrama: in oricare din foile de calcul existente sau intr-o noua foaie care sa contina doar graficul.

Graficul creat se poate modifica folosind facilitatile puse la dispozitie de instrumentele meniului Chart. Se poate schimba tipul graficului, optiunile de desenare ale graficului, precum si pozitionarea acestuia.

Crearea subtotalurilor

Aplicatiile tip foi de calcul ofera utilizatorului posibilitatea de a adauga automat subtotaluri pentru orice lista care contine date numerice. Inainte de includerea subtotalurilor, lista trebuie sa fie sortata in grupuri dupa campul care urmeaza a declansa calculul subtotalului. Un subtotal nu este in mod obligatoriu o suma, ci poate fi o medie, un numar de date, un minim, un maxim sau o alta valoare statistica, bazata pe grupuri de inregistrari.

Pentru a adauga subtotaluri, trebuiesc parcursi urmatorii pasi:

se sorteaza inregistrarile dupa campul care urmeaza a declansa calculul subtotalului;

se selecteaza oricare celula din baza de date;

se selecteaza optiunea Subtotals din meniul Data;

se selecteaza campul sortat din lista derulanta corespunzatoare casetei text At each change in;

se alege functia care va trebui folosita in caseta text Use function;

in caseta text corespunzatoare controlului Add subtotal to (Adauga subtotal la), se selecteaza fiecare camp pentru care se calculeaza subtotalul. Se pot calcula subtotaluri pentru mai multe campuri simultan, dar este necesara utilizarea aceleiasi functii.

in cazul in care au fost efectuate subtotaluri anterior si se doreste inlocuirea setului anterior cu subtotaluri noi, se activeaza optiunea Replace current subtotals;

daca se doreste tiparirea ulterioara a fiecarui set de inregistrari cu subtotaluri pe cate o pagina separata, se activeaza optiunea Page break between groups (salt de pagina intre grupuri);

pentru a amplasa un rand sumar (care contine un total general, o medie generala) in partea de jos a bazei de date, se activeaza optiunea Summary below data;

se efectueaza clic pe butonul OK pentru a genera subtotaluri.

Pentru eliminarea subtotalurilor, se deschide din nou caseta de dialog Subtotal si se efectueaza clic pe butonul Remove All.