Operatii de baza - Excel

Operatii de baza - Excel

Ø     Editarea

Comenzile Clear si Delete

Pentru a activa sau dezactiva propietatea de editare in celule se selecteaza optiunea Options din meniul Tools.

Modificarile in interiorul celulelor se pot face astfel:

prin tastare direct peste ceea ce exista deja in celula;

se apasa tasta Del si se va sterge tot continutul celulei;

din meniul Edit, alegem optiunea Clear, iar selectarea sub-optiunii All duce la stergerea totala - de formate, formule, date sau observatii pe care le-am atasat; selectarea sub-optiunii Contents face acelasi lucru, cu exceptia notitelor de subsol pe care nu le sterge;

daca selectam optiunea Delete din meniul Edit, se anuleaza respectiva celula din domeniul de celule; celulele din jur se vor muta (shift) pentru a umple golul format (daca exista formule in acele celule referintele celulelor se vor modifica in mod corespunzator).

Atentie : Tasta Del sterge continutul celulei. Optiunea Delete din meniul Edit extrage in intregime celulele din foaia de calcul, iar apoi le impinge pe celelalte din jur ca sa le inlocuiasca pe cele sterse, in functie de optiunea aleasa (vezi exemplul de mai jos, unde inial se face Autosum pe coloana).

Editarea textului.

Programul recunoaste cuvintele ca text si le aliniaza la stinga in interiorul celulei. Numerele sunt aliniate la dreapta. Cind se selecteaza comenzi care se aplica logic numai numerelor, programul este suficient de destept pentru ca sa ignore orice text intilnit.

Daca avem un titlu de rand sau de coloana pe care dorim sa-l avem intr-o celula, dar se intinde pe doua sau mai multe rinduri, acesta se aranjeaza automat; selectam comanda Cells din meniul Format, executam click pe eticheta Alignment si bifam optiunea Wrap Text.

Pentru a putea trece la o linie noua in interiorul unei celule, tastam Alt+Enter. Pentru un spatiu de lungime definita (tab) apasam Ctrl+Alt+Tab.

Comenzile Find si Replace

Comenzile Find (gaseste) si Replace (inlocuieste) cauta in foaia de calcul lucrurile care nu sunt bune si le inlocuiesc cu altceva mai bun.

Se selecteaza comanda Find din meniul Edit si apare caseta de dialog Find, unde se introduce ceea ce cautam (tastam text, formule, sau parti ale formulelor); comanda Find poate gasi practic orice (vezi figura):

Se introduce orice ne aducem aminte din formula in caseta Find What. Daca am copiat-o de-a lungul unui grup de rinduri alegem optiunea Search by Rows, iar daca cautam o formula trebuie sa alegem optiunea Find to Look in Formulas. Cind executam click pe butonul Find Next prima celula care contine formula cautata devine celula activa.

Atunci cind se doreste sa se schimbe formula gresita executam click pe butonul Replace. In caseta de dialog Replace care apare, tastam corectia in caseta de editare Replace With, apoi executam click pe butonul Replace All ca in figura urmatoare. Fiecare aparitie a formulei gresite este inlocuita cu versiunea corecta.

Deplasarea celulelor se face astfel:

se selecteaza celula sau domeniul de celule pe care dorim sa le mutam;

plasam cursorul pe chenarul negru de selectie, forma cursorului luand forma unei sageti albe;

executam click si tragem selectia in noua locatie. Un chenar cu linie intrerupta de culoare gri se muta odata cu pointer-ul. Dimensiunea si forma celulelor sunt reproduse prin dimensiunea si forma chenarului;

se elibereaza butonul mouse-ului si selectia se deplaseaza in noul loc.

Copierea celulelor se face in acelasi mod.

Se apasa tasta Ctrl cand plasam cursorul pe chenarul gri al celulei. Sageata alba apare linga cu semnul plus. Pe masura ce deplasam celula sau domeniul de celule, chenarul gri punctat urmeaza deplasarea cursorului. Eliberam butonul mouse-ului pentru a pune copia in noua pozitie.

Cu butonul Copy se copiaza selectia facuta, care poate fi lipita oriunde.

Taierea si lipirea unui domeniu se face astfel:

se selecteaza celula sau domeniul;

se executa click pe butonul Cut . Chenarul selectiei devine o linie gri intrerupta numita marcaj;

se executa click pe celula din stinga-sus a domeniului in care dorim sa lipim selectia taiata;

se executa click pe butonul Paste si selectia va fi lipita in acel loc.

Observatie: Ambele metode au acelasi efect, mai mult sau mai putin. Deplasarea celulelor este buna pentru distantele scurte intr-o foaie de calcul. Taierea si lipirea sunt folositoare pentru mutarea obiectelor de-a lungul foilor de calcul mari sau de pe o foaie de calcul pe alta sau de pe un dosar de calcul pe altul.

Atunci cand taiem o selectie, putem sa o lipim doar o data. Daca trebuie sa o lipim de mai multe ori intr-o foaie de calcul sau de-a lungul citorva foi sau dosare de calcul, urmam aceiasi pasi ca pentru taiere si lipire, numai ca executam click pe butonul Copy in loc de butonul Cut. Apoi putem lipi o anumita selectie de cite ori avem nevoie.

Inserarea randurilor si coloanelor.

Se insereaza urmand pasii:

Se executa click pe capul de rand (coloana), pentru a selecta randul (coloana) inaintea caruia (careia) dorim sa inseram; daca se doreste sa se insereze mai multe randuri (coloane) selectam, pur si simplu, mai multe;

Se selecteaza comanda Rows (Columns) din meniul Insert;

Un rind (o coloana) nou este intercalata in acel loc. Toate referintele formulelor se modifica automat.

Inserarea celulelor goale cu ajutorul meniului Insert presupune:

selectia locului in care se doreste spatiul liber;

selectarea comenzii Cells din meniul Insert; apare caseta de dialog Insert din figura alaturata;

daca se selecteaza Shift Cells Down, respectiv Shift Cells Right, celulele aflate dedesuptul, respectiv la dreapta, locului de insertie se vor muta cu o celula cand se executa click pe OK. Pentru a insera mai multe celule, se incepe operatia cu un domeniu in locul unei singure celule. Cate celule selectam intr-un domeniu, atatea celule goale vor fi inserate.

Stergerea coloanelor, randurilor sau celulelor nedorite se face cu comanda Delete din meniu Edit.

In caseta de dialog Delete alegem optiunile Entire Rows sau Entire Columns (stergerea tuturor celulelor dintre randurile, respectiv coloanele marcate), decidem daca vrem sa deplasam celulele in sus sau la stanga (Shift Cells Up sau Shift Cells Left) si apoi executam click pe OK.

Inserarea domeniilor ce contin date se poate face si astfel:

se selecteaza rindul, coloana sau celulele de inserat;

se plaseaza cursorul pe chenarul domeniului; forma cursorului trebuie sa fie sageata alba;

se apasa tasta Shift, apoi tragem tinind apasat butonul din stinga al mouse-ului; un semn gri de forma literei I se asociaza cursorului, urmandu-l in deplasarea sa; dupa care il plasam intre celulele, rindurile sau coloanele unde dorim sa facem inserarea; dupa eliberarea butonului mouse-ului selectia se insereaza acolo, impingand deoparte celulele, randurile sau coloanele existente.

Pentru corectarea automata a ortografiei se foloseste butonul Spelling din Tools, care face corectarea ortografica a intregii foi de calcul sau numai a domeniul selectat.

Cu ajutorul comenzii AutoCorrect se inlatura greselile de tastatura sau greselile pe care noi le facem in mod curent.

Executam click pe comanda Tools / AutoCorrect, introducem corect cuvantul scris gresit in caseta Replace (inlocuieste) si cuvantul corect in caseta With (cu); apoi executam click pe Add (adaugare la lista) si pe OK; ori de cite ori vom face greseala respectiva o selectam din lista; AutoCorrect va ramine inactiv pina ce vom selecta din nou caseta de validare.

Setul de caractere ANSI (American National Standards Institute) include litere, numere si simboluri ce apar pe tastatura, dar si o multime de caractere speciale care nu apar pe acesta.

Setul de caracter ANSI este inclus in meniul Windows. Inserarea caracterelor speciale in foile de calcul Excel se face utilizind programul Character Map (harta caracterelor) din Windows astfel:

se executa click pe butonul Start; selectam Programs / Accesories / Character Map chiar deasupra foii de calcul;

se selecteaza un font din lista de fonturi;

se executa click pe oricare dintre caractere; caracterul selectat este inconjurat cu o caseta pe care daca se executa inca un click se mareste caracterul;

se executa dublu click pe caracter; Windows il trece in caseta de editare Characters to Copy (caractere de copiat). Daca se doreste se pot selecta mai multe caractere;

in final se executa click pe butonul Copy pentru a trece caracterele in Clipboard-ul din Windows. Se revine in Excel si se apasa butonul Paste de pe bara cu instrumente. Caracterele selectate sunt inserate in celula activa.

Setul de caractere este disponibil si in Word.

Mai exista si o a doua modalitate: scrierea in casuta activa direct a codului numeric asociat fiecarui caracter ANSI.

Instrumente de previzualizare a paginii tiparite

Vizualizarea unei foi de calcul inaintea tiparirii la imprimanta este de multe ori foarte utila, pentru ca ne ajuta sa observam cu usurinta unele inconveniente cu privire la aspectul paginii care urmeaza sa fie scoasa la imprimanta. Astfel, prin executarea unui click pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard putem obtine o imagine de marimea unei pagini a foii de calcul, impreuna cu citeva butoane si instrumente foarte utile:

Butonul Print provoaca aparitia casetei de dialog Print.

Butonul Setup ne pune la dispozitie caseta de dialog Setup.

Butonul Margins face sa apara marcaje pe care le putem trage pentru a ajusta marginile.

Inserarea foilor de calcul se face asfel:

foile noi sunt inserate la stinga foii active, deci trebuie sa executam click pe eticheta aflata imediat la dreapta locului in care dorim sa fie inserata foaia noua;

se selecteza Insert / Worksheet si o foaie de calcul alba va fi introdusa instantaneu in dosarul de calcul.

Stergerea foilor de calcul se face prin executarea unui click-dreapta pe eticheta foii de calcul pe care dorim s-o stergem; apare meniul rapid unde alegem comanda Delete si apoi o caseta de dialog ce ne avertizeaza ca suntem pe punctul de a sterge pentru totdeauna foaia selectata.

Pentru a elimina mai multe foi in acelasi timp, se executa click pe etichetele lor tinind apasata tasta Ctrl; fiecare eticheta este marcata. In continuare, executam comanda clic-dreapta pentru a ajunge la meniul rapid si alegem comanda Delete. Analog, comanda Insert / Worksheet adauga un numar de foi egal cu cel al foilor selectate.

Copierea celulelor dintr-o foaie de calcul in alta se face respectind urmatorii pasi:

Aflindu-ne in foaia-destinatie, selectam celula in care dorim sa copiem si introducem semnul =;

Se executa click pe eticheta foii din care dorim sa copiem; prima foaie are eticheta marcata, iar in bara pentru formule a foii noi apare referinta foii din care copiem;

Executam click pe celula pe care o copiem, iar in jurul ei apare marcajul sub forma unui chenar mobil; in fine, apasam Enter si am terminat de copiat.

Copierea foilor de calcul in acelasi dosar de calcul se face respectind urmatorii pasi:

Executarea unui click pe eticheta foii de calcul pe care dorim s-o copiem;

Tinand apasata tasta Ctrl, tragem foaia prin partea de jos a foii de calcul. Se intimpla doua lucruri. Mica foaie de hirtie reprezentata de pictograma foii urmeaza cursorul mouse-ului de-a lungul sirului de etichete, iar cursorul se afla intre etichete apare un mic triunghi negru care ne arata unde va aparea copia noastra. Se elibereaza butonul mouse-ului si copia va intra la locul ei, intre doua foi de calcul.

Deplasarea foii de calcul

Daca dorim sa modificam ordinea foilor de calcul, deplasind-o pe una intre alte doua, trebuie sa tragem de eticheta foii respective. Triunghiul negru arata unde va intra foaia cind eliberam butonul mouse-ului.

Copierea si deplasarea dintr-un dosar de calcul intr-altul este la fel de simpla, ca si la deplasarea foile de calcul intr-un dosar:

Deschiderea celor doua dosare;

Din meniul Window, selectam comanda Arrange, Vertical, O.K. In acest fel , puteti vedea ambele dosare;

Executam click pe eticheta foii pe care dorim s-o copiem si o tragem in noul ei dosar, tinind apasata tasta Ctrl. Marcajul negru va arata unde va fi inserata.

Pentru a muta o foaie de calcul dintr-un dosar intr-altul, doar tragem foaia, fara sa tinem apasata tasta Ctrl.

In Windows, directoarele si subdirectoarele sunt inlocuite cu foldere si subfoldere. Ori de cite ori se creaza un dosar de calcul, Excel memoreaza tot felul de informatii - cum ar fi cat spatiu ocupa acesta pe disc si chiar cat timp ne va lua sa-l cream. Acest tip de informatii despre dosarul de calcul se numeste generic prioritati si le putem afisa din caseta de dialog Open (deschidere). Executam click pe butonul Preview (previzualizare) din bara cu instrumente a casetei de dialog Open, pentru a vedea un sumar al dosarului, sau apasam butonul Commands And Settings (comenzi si configurari) si alegem comanda Properties pentru a vedea mai multe datalii.

Caseta de dialog Open ne permite sa executam in acelasi loc toate operatiile de intretinere a fisierelor:

Butonul Up One Level (un nivel mai sus) afiseaza dosarul care contine dosarul curent;

Butonul Look in Favorites (vizualizarea fisierelor favorite) afiseaza un dosar special, care contine fisierele cele mai frecvent utilizate;

Butonul Add to Favorites (adaugare la lista favoritilor) introduce fisierul sau dosarul selectat in dosarul Favorites;

Butonul List (listare) afiseaza toate fisierele Excel;

Butonul Preview prezinta un "instantaneu" al coltului din stinga-sus al primei foi de calcul din dosar.

Comanda de redenumire a unui fisier in Excel se face prin executarea unui click pe numele sau din caseta de dialog Open, pentru a-l selecta. Executam inca o data click pe nume si apare cursorul de inserare. Scriem noul nume si apasam tasta Enter.

Comenzile Copy si Print

Pentru a obtine accesul la celelalte comenzi de intretinere a fisierelor, cum ar fi Print (tiparire) si Copy (copiere), pur si simplu executam click-dreapta pe numele fisierului. Aceasta face sa apara un meniu rapid ce contine aceste comenzi si cateva in plus.

Daca dorim sa facem o copie de siguranta pe discheta, executati clic-dreapta pe numele fisierului pentru a ajunge la meniul rapid, plasam cursorul pe Send To si executati click pe unitatea de floppy disc dorita.

Cand dorim sa selectam doua sau mai multe fisiere pentru a le tipari, copia sau trimite pe discheta, executam click pe numele primului, apoi tinem selectate fisierele dorite cu tasta Ctrl; executam apoi click-dreapta si alegem comanda dorita din meniul rapid.

Ø     FORMATARE

Bara cu instrumente pentru formatare opereaza prin intermediul butoanelor, care pot fi vazute in figurile urmatoare, unde sunt date si explicatii cu privire la acestea:

Font, Font Size (marime font) - executam click pe sagetile orientate in jos si alegem unul dintre tipurile sau una dintre marimile de font din liste, care vor fi aplicate celulei active sau domeniului selectat.

    Bold, Italic, Underline (subliniere) - executam click pe aceste butoane pentru a aplica textulului si numerelor selectate sau celulei active tipul de caracter bold, italic sau subliniat. Acelasi lucru se poate face de la tastatura utilizand combinatiile Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U.

Aliniament (aliniere) - executati click pe butoanele Align Left (aliniere la stinga), Center (centru) sau Align Right (aliniere la dreapta) pentru a alinia continutul celulelor selectate sau al celulei active la marginile din stinga sau din dreapta ale celulei sau in centrul celulei. Butonul Center Across Columns creeaza instantaneu titluri pentru tabelele noastre.

Stilurile Currency (simboluri monetare), Percent (procent), Comma (virgula) aplica celulei active sau celulelor selectate semnul dolar, semn de procent sau de virgula cu doua pozitii zecimale.

Increase Decimal (marirea numarului de cifre zecimale) si Descrease Decimal (micsorarea numarului de cifre zecimale).

Borders (chenare), Background Color (culoarea fundalului), Font color (culoarea fontului) - executati click pe sagetile orientate in jos si alegeti unul dintre stilurile din chenar, una dintre culorile de fundal sau o culoare de font. Pentru a aplica ultima selectie celulei active sau celulelor selectate executati click dreapta pe butoane.

Comanda Style - formarea si salvarea stilurilor

Atunci cind dorim sa mentinem acelasi stil de aranjament in pagina de la o fila de calcul la alta utilizam comanda Style. Pentru a ne salva munca sub forma unui stil vom proceda astfel:

Executam click pe celula ce contine formatul pe care dorim sa-l salvam;

Executam Format / Style, ceea ce face sa apara caseta de dialog Style (stil);

Dam un nume stilului nostru si ne hotaram care elemente de formatare dorim sa le pastram si care nu.

Executam click pe butoanele Add si OK pentru a salva stilul creat.

Data viitoare cind dorim sa formatam o celula sau un domeniu in stilul pe care l-am salvat, nu trebuie decit sa: selectam celula sau domeniul respectiv, alegem comanda Format / Style, executam click pe caseta Style Nume (numele stilului) si selectam stilului dorit.

Ø     Alte comenzi

Protetia foilor si dosarelor de calcul

Din meniul Tools, alegem comanda Protection / Protect Sheet (protejarea foii). Exista citeva optiuni:

Password (parola) ne permite sa introducem o parola personala; alegeti un cuvint pe care nu-l uitati. O data protejata cu parola, foaia nu va mai putea fi deprotejata, deci utilizata, fara acea parola. Nu e obligatoriu sa protejam foaia de calcul cu parola dar daca o vom face trebuie sa o tratam cu cea mai mare atentie.

Contents (continut) blocheaza celulele de pe foaie; nu mai sunt permise nici un fel de stergeri sau modificari.

Scenarios creaza scenarii.

Objects (obiecte) blocheaza scenariile pe care, eventual le-am creat.

Selectati toate, unele sau nici una dintre aceste optiuni apoi executati click pe butonul OK pentru a proteja foaia de calcul. Daca am optat pentru o parola, apare caseta de dialog Confirm Password (confirmarea parolei); introducem din nou parola, apoi executam click pe butonul OK.

Pentru a proteja intregul dosar de calcul alegem comanda Tools / Protection / Protect Workbook.

Ascunderea intregii foi sau a dosarului de calcul

Pentru a ascunde un dosar de calcul, executam click pe comanda Window, Hide. Ca s-o vedem din nou, executam click pe Unhide, apoi alegem numele dosarului din lista.

Pentru a ascunde o foaie de calcul se foloseste o comanda diferita, se alege de data aceasta Format / Sheet / Hide.