Sortarea inregistrarilor

Sortarea inregistrarilor

Vom intelege prin sortare ordonarea inregistrarilor dupa criterii impuse alfabetic, valoric sau alte criterii. Parcurgerea unei bazei de date ordonate ofera avantajul regasirii rapide a unor informatii, precum si compararea mai facila a informatiilor. Inregistrarile unei bazei de date nu se introduc ordonate, ci in mod natural, sortarea crescatoare sau descrescatoare devenind o necesitate a bazelor de date. Sortarea crescatoare este realizata in urmatoarea ordine:

numerele sunt ordonate de la cel mai mic numar negativ spre cel mai mare numar pozitiv;

textele (inclusiv cele care contin caractere cifre) sunt ordonate astfel:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spatiu) ! ' # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z ;

pentru valorile logice, valoarea FALSE este considerata inaintea valorii TRUE

toate valorile eronate sunt egale din punct de vedere al sortarii;

celulele goale sunt ultimele din punct de vedere al sortarii.

Pentru sortarea descrescatoare, ordinea este inversata, exceptand celulele goale care sunt considerate intotdeauna pe ultimele pozitii ca ordine a sortarii.

Prin sortare Microsoft Excel rearanjeaza liniile sau coloanele bazei de date functie de valorile acesteia, pe baza criteriilor de sortare specificate. In mod implicit, Microsoft Excel sorteaza informatiile alfabetic sau numeric. Daca se doreste sortarea dupa criteriul temporal (zile, luni) sau dupa oricare alt criteriu, trebuie specificat un criteriu personalizat. De exemplu, daca exista un camp "Culoare" care contine valorile "Alb", "Rosu", "Verde", "Galben" depuse in mai multe inregistrari si se doreste ordonarea dupa campul "Culoare", astfel incit inregistrarile sa fie rearanjate in ordinea definirii culorilor enuntata anterior, atunci trebuie creata in prealabil aceasta lista personalizata a culorilor, & 1.8.3, si apoi se poate declansa operatia de sortare.

In Microsoft Excel sortarea este disponibila in doua variante procedurale:

folosind icoanele de sortare Sort Ascending / Sort Descending - din bara de instrumente STANDARD, figura 1.84, & 1.7.6.1; aceasta modalitate impune pozitionarea prealabila a cursorului mouse in oricare celula apartinand campului (coloanei) subiect al sortarii, dupa care se declanseaza butonul Sort Ascending sau Sort Descending, pentru sortarea crescatoarea respectiv descrescatoare a inregistrarilor dupa campul selectat. Sortarea nu se aplica numai campului selectat, ci tuturor campurilor, astfel incat inregistrarile sa fie ordonate dupa campul selectat. Aceasta modalitate permite sortarea dupa un singur camp, pentru aceeasi operatie.

Microsoft Excel ofera posibilitatea sortarii dupa maxim 3 criterii de sortare, in cadrul aceleiasi operatii de sortare. Pentru declansarea operatiei se impune prealabil pozitionarea prealabila a cursorului mouse in oricare celula a bazei de date, urmat de activarea ferestrei Sort, figura 1.180, realizata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Sort fereastra destinata specificarii criteriilor de sortare.

Fereastra Sort contine urmatoarele controale:

listele Sort By, Then By, Then By - care permit specificarea primului criteriu, celui de-al doilea respectiv celui de-al treilea criteriu de sortare; aceste liste contin lista cimpurilor bazei de date afisate in ordinea din antet; din liste se selecteaza campul dorit ca subiect al criteriului de sortare;

controalele alternative Ascending / Descending - care sunt asociate fiecarui criteriu si impun directia sortarii: crescatoare / descrescatoare;

zona My lis has - optiunea Header Row permite declararea primei linii ca antet al bazei de date care nu va fi inclusa in operatia de sortare; optiunea No header Row permite declararea primei linii ca inregistrare a bazei de date pentru a fi inclusa in operatia de sortare.

butonul Options - activeaza fereastra Sort Options, figura 1.181, prin care pot fi specificate optiuni suplimentare de sortare:

lista First key sort order - impune sortarea dupa ordinea naturala (Normal- alfabetic sau numeric) sau dupa ordinea specificata printr-o lista personala, definita anterior declansarii operatiei de sortare, & 1.8.3;

butonul Case sensitive -in cazul activarii impune ordonarea cu considerarea diferentei dintre literele mari si mici, iar in cazul dezactivarii, nu se tine cont de aceasta diferenta;

chenarul Orientation - contine doua butoane alternative: Sort top to bottom, care impune ordonarea liniilor/coloana - ordonare verticala, Sort left to right, care impune ordonarea coloanelor/linie - ordonare orizontala.

In exemplul din figura 1.180 se aplica sortarea inregistrarilor pe trei criterii: criteriul primar fiind ordonarea dupa filiale; criteriul secundar impune la aceeasi filiala ordonarea dupa luna; al treilea criteriu impune la aceeasi filiala si luna, ordonarea dupa codul produsului.

Dupa confirmarea operatiei, pentru revenirea la ordinea naturala Microsoft Excel nu ofera un instrument dedicat. Din acest motiv, se recomanda crearea unui cimp care sa inregistreze ordinea naturala a inregistrarilor sub forma numerica sau combinatie textual/numeric, camp care poate fi ulterior utilizat pentru sortare, realizandu-se astfel revenirea la ordinea bazei de date generata prin introducerea succesiva a inregistrarilor.

Daca ordinea generata prin sortare nu corespunde scopului propus, sortarea se poate anula prin operatia Undo, & 1.8.5.