PROGRAMUL MICROSOFT OUTLOOK

1. Prezentare generala

Microsoft Outlook este, la randul sau, o componenta a pachetului de programe "Microsoft Office" (alaturi de: Word, Excel, Power-Point, Access) avand propria sa

"specializare" a serviciilor electronice oferite. Serviciul principal este cel de "posta

electronica" (expediere / primire mesaje intre utilizatorii dintr-o retea de calculatoa-

re) dar exista si alte multiple servicii de administrare electronica a informatiei, oferite

de Microsoft Outlook (in acest capitol vor fi numai enumerate urmand a fi detaliate mai tarziu).

Sa nu uitam nici de rolul Microsoft Outlook vis a vis de Internet: prin componenta sa "Outlook Express" ofera suport pentru conectarea la aceasta "retea de retele".

Mentionam ca prezentul suport de curs trateaza cu predilectie versiunea '2000 a

programului Microsoft Outlook si numai tangential cunostiintele legate de versiunea

'97 - asa cum am procedat si in cazul celorlalte programe Microsoft Office.

In ansamblu, Microsoft Outlook poate fi privit ca un birou electronic dotat cu diverse "sertare" ce indeplinesc functii bine stabilite, astfel:

- "Corspondenta electronica" - prin componentele: Inbox, Outbox, Sent Items,

Drafts

- "Persoane de contact" - prin componenta Contacts.

- "Activitati si sarcini" - prin componenta Tasks.

- "Urmarire in timp ("istoric") a activitatilor" - prin componenta Journal.

- "Organizarea activitatilor in timp" - prin componenta Calendar.

- "Notite personale" - prin componenta Notes.

- "Situatia la zi" - prin componenta Outlook Today (o componenta care apare ca

noutate in versiunea '2000 a programului, fata de celelalte componente care se

regasesc si in versiunea '97).

- "Gestionarea informatiei externe" - serviciu prin intermediul caruia se pot

subordona cu succes functiile utilitarelor standard ale sistemului de operare

("Windows Explorer" sau "My Computer").

Vom retine in momentul de fata ca Microsoft Outlook dispune de doua tipuri de

"componente": interne (cele enumerate mai sus cu caractere ingrosate) si externe (prin care se realizeaza gestionarea resurselor calculatorului) - rolul acestora urmand a fi detaliat pe parcurs.

De asemenea sa mai remarcam: "corespondenta electronica" - principalul serviciu asigurat de Microsoft Outlook - inseamna un dialog intre utilizatori aflati pe diverse calculatoare, ceea ce presupune, evident, existenta unei retele de calculatoare. Progra-

mul poate fi folosit si local, avand destule "de facut" dar cu adevarat eficient este a-l

utiliza in retea.

Lansarea programului se poate face in doua moduri:

a)      Start Programs Microsoft Outlook

b)      Dublu-clic pe "icon"-ul programului Microsoft Outlook (daca exista pe

ecran - "Desktop"-ul sistemului).

Vom spune ca am intrat in "mediul Microsoft Outlook".

2. Organizarea si administrarea informatiei tip Outlook

2.1. Optiunea "View" din menu-ul principal

Odata intrati in mediul Microsoft Outlook, in menu-ul principal apare si optiunea "View". Sa actionam "clic-stanga" pe optiune - vom obtine imaginea prezentata in Figura 1:

Figura 1: Functiile optiunii "View"

"View" inseamna "vedere", imagine" si permite configurarea in orice moment a modului in care informatia tip Outlook apare vizibila pe ecran. Se observa ca dupa un "clic-stanga" pe optiunea "View" apar suboptiuni corespunzatoare sub forma de submenu-uri (Current View, Outlook Bar, ToolBars .) sau optiuni executabile pur si

simplu (Folder List, AutoPreview). Acestea corespund unor instrumente indispensabi-

le de lucru pentru Microsoft Outlook - a caror semnificatie va fi studiata detailat pe

parcurs - si pot fi active (in caseta de validare asociata este vizibil simbolul ) sau

inactive (simbolul mentionat nu exista). Am tratat aceasta problema intrucat, din ex-

perienta, am observat ca frecvent, in mod accidental este invalidata o caseta iar efectul

e disparitia de pe ecran a optiunii corespunzatoare si implicit lucrul cu instrumentele

respective. Sa luam ca exemplu caseta corespunzatoare optiunii Outlook Bar care din

greseala a fost invalidata. Outlook Bar - bara dreptunghiulara de culoare inchisa din stanga ferestrei Outlook, pe care se afla instrumentele de lucru cele mai importante ale

programului, dispare de pe ecran - deci este indisponibila. Pentru a o readuce la loc

pe ecran urmati succesiunea de operatiuni "clic-stanga mouse": View Outlook Bar.

Bara Outlook va reaparea pe ecran. Tragem concluzia ca instrumentele invalidate nu

sunt sterse pur si simplu ci doar. facute invizibile pe ecran.

Daca nu cunoasteti aceasta "gaselnita" riscati sa nu puteti continua lucrul, asa incat nu neglijati paragraful 2.1.Optiunea "View" din menu-ul principal !!!

2.2. Organizarea informatiei prin Outlook Bar si Folder List

Sa privim imaginea din Figura 2 si sa depistam instrumentele Outlook Bar si Folder List:

Figura 2: Fereastra Outlook initiala cu principalele instrumente de lucru

Outlook Bar - este fasia dreptunghiulara de culoare mai inchisa (gri-inchis) din stan-

ga ferestrei.

Folder List este panoul limitrof-dreapta fata de Outlook Bar (titlul apare deasupra) si care contine structura arborescenta de folder-e (dosare) in care e organizata informatia tip Outlook. Panoul cel mai din dreapta afiseaza detaliat continutul folder-ului (din

Folder List) selectat (in cazul nostru: folder-ul Local Disk (C:) selectat in Folder List

e prezentat amanuntit in panoul din dreapta (structura de folder-e si fisiere a partitiei de disc principale C:).

De mentionat ca Outlook Bar si Folder List sunt doua entitati inrudite: informatia tip Outlook este aceeasi in ambele entitati dar prezentata in forma diferita.

Outlook Bar este instrumentul principal de care dispune programul Microsoft

Outlook pentru administrarea informatiei. Poate fi privita ca o entitate care subordo-

neaza alte entitati:

- Grupuri (Groups) - entitatile cele mai cuprinzatoare atasate Outlook Bar (pot

fi asociate cu folder-ele principale ale sistemului de operare). De exemplu: MAIL,

OUTLOOK, ALTELE care apar in bara pe un fond gri mai deschis (Figura 2) - sunt

grupuri.

- Item-uri - entitati subordonate grupurilor (pot fi asociate sub-folder-elor sub-

ordonate folder-elor principale din sistemul de operare. Avem ca exemple: Outlook

Today, Inbox, Outbox, Sent Items, Drafts, Deleted Items - item-uri subordonate

grupului MAIL, a carui tittulatura apare deasupra item-urilor exemplificate.

ATENTIE!!! Un item nu poate fi asociat unui fisier sau shortcut, el poate fi pri-

vit numai ca folder sau director!!!

Pe scurt, informatia tip Outlook este organizata in functie de suportul de instru-

mente utilizat:

a) Outlook Bar - cuprinde grupuri si item-uri subordonate grupurilor.

b) Folder List - cuprinde item-uri (vizibile si in Outlook Bar) dar privite ca

folder-e, sub forma unei structuri arborescente, asemanatoare

celei din sistemul de operare.

E timpul sa "privim" explicit structura organizatorica a Outlook Bar, in paralel

cu cea din Folder List (Figura 3,4,5):

Figura 3: Grupul Outlook Mail si item-urile subordonate

Figura 4: Grupul Outlook General si item-urile subordonate

Figura 5: Grupul Other si item-urile subordonate

Sa disecam putin imaginile vizibile in figurile 3, 4 si 5. Vom observa de pilda in

Figura 3: Grupul Outlook Mail si item-urile subordonate, urmatoarele:

- Titulatura grupului ("Outlook Mail" - "Posta Electronica Outlook") iese in

evidenta pe suprafata Outlook Bar.

- Item-urile grupului ("Outlook Today" etc.) sunt vizibile sub titulatura grupului,

pe Outlook Bar, sugerand subordonarea item-urilor fata de grup.

- Item-ul Inbox ("Cutia postala") este cel selectat in Outlook Bar lucru ce se reflecta si in Folder List ("Lista foldere" - al doilea panou al ferestrei - se observa ca

Inbox este "hasurat")

- In cel de-al treilea panou al ferestrei trebuie sa intelegem ca este redat continu-

tul item-ului selectat Inbox (diverse mesaje de posta electronica receptionate de utilizator - vom dezbate acest subiect in paragraful 3.1. Serviciul de posta electronica).

Cam in acest sens trebuie inteleasa structura organizatorica a informatiei Outlook:

- Outlook Bar (Bara Outlook)

- Grupuri

- Item-uri

- Folder List (Lista foldere)

- Structura arborescenta item-uri (asimilate cu foldere)

Imaginile din Figura 4 respectiv Figura 5 intaresc cele mentionate mai sus,

fiind implicate alte grupuri, item-uri respectiv foldere dar structura organizatorica

este aceeasi.

Sa retinem in aceeasi ordine de idei, ca un grup selectat e acela care este vizi-

bil ultimul in partea de sus a Outlook Bar. De pilda, in Figura 4 apar vizibile in partea de sus a Outlook Bar doua grupuri ("Outlook Mail" si "Outlook General"),

dintre ele "Outlook General" este ultimul vizibil in partea de sus, deci el este cel

selectat - si deci "disponibil".

O ultima problema - dar extrem de importanta (!!!) - pe care ne propunem s-o

dezbatem in acest paragraf: care este semnificatia entitatilor (grupuri, item-uri, foldere) tratate mai sus?

Putem distinge doua tipuri de entitati (grupuri, item-uri) Outlook:

a) Interne (Standard)

- prin intermediul acestora se realizeaza serviciile specifice (standard)

ale Microsoft Outlook ("Posta electronica, "Persoane de contact" etc.) si care trebuie

sa aiba si o titulatura standard. Figura 3 si Figura 4 constituie exemple in acest sens:

astfel, grupul "Outlook Mail" prin item-urile (componentele) sale: Outlook Today,

Inbox, Outbox, Sent Items, Drafts - este raspunzator pentru serviciul de "Posta elec-

tronica" ("E-Mail") iar grupul "Outlook General" prin item-urile (componentele) sale

Contacts, Tasks, Journal, Calendar, Notes - raspunzator de celelalte servicii specifice

ale programului. Sa mentionam ca in fiecare din cele doua grupuri consemnate mai sus apare in plus item-ul cu denumirea "Deleted Items" ("Cosul de gunoi") - asa cum

reiese si din titulatura serveste la stocarea temporara a informatiilor sterse si care ar

putea fi recuperate daca se constata ca stergerea lor a fost accidentala. Precum se vede

"Deleted Items" este similar cu "Recycle Bin" din sistemul de operare dar, atentie (!),

nu este unul si acelasi ci este "cosul de gunoi" specific lui Outlook. Sesizam ca fie-

care grup intern (standard) poate avea propriul sau "cos de gunoi".

b) Externe (Nestandard)

- servesc la organizarea si administrarea informatiei de tip "Non-Outlook"

prin intermediul programului Microsoft Outlook. In Figura 5 se poate observa ca

a fost selectat grupul denumit "Other" ("Altele"). Subordonate acestui grup, in Out-

look Bar, sunt vizibile item-uri cu denumire cunoscuta din alta parte: My Computer,

My Documents, Favorites. Nu e o coincidenta, sunt chiar denumirile cunoscute ca

atare din sistemul de operare "Microsoft Windows". Ba mai mult, Folder List ("Lis-

ta foldare"), cuprinde insesi resursele specifice sistemului de operare (Desktop,

My Documents, My Computer, My Network Places.) - acestea sunt considerate

"entitatile externe (nestandard)" care pot fi administrate cu ajutorul Microsoft Out-

look. Cum anume, vom trata mai pe larg in capitolul 4. Gestionarea informatiei

externe.

2.3. Administrarea informatiei prin Outlook Bar si Folder List

Am vazut in paragraful 2.2. ca Microsoft Outlook are pusa la punct o struc-

tura organizatorica meticulos stabilita. Dar nu este una rigida, denumirile si numa-

rul grupurilor pot fi schimbate de utilizator, pozitiile (subordonarea) item-urilor pe

grupuri poate fi si ea modificata. Aceste operatiuni tin de ceea ce numim: adminis-

trarea grupurilor si item-urilor - entitatile cu care se lucreaza in Microsoft Outlook.

Sa operam: "Clic-dreapta" pe suprafata goala a Outlook Bar (cursorul

mouse-ului nu trebuie sa fie deasupra vreunui item). Vom obtine imaginea din

Figura 6: Administrarea informatiei Microsoft Outlook.

Pe ecran apare un submenu ce contine mai multe optiuni. Sa le luam pe rand.

a) Administrarea grupurilor

- Add New Group - permite adaugarea unui nou grup pe Outlook Bar.

- Remove Group - permite suprimarea unui grup de pe Outlook Bar.

- Rename Group - permite redenumirea unui grup de pe Outlook Bar.

Cele trei optiuni se afla plasate intr-un container, separate, sugerand utilizatoru-

lui ca fac parte dintr-o clasa de optiuni de sine-statatoare (operatiuni cu grupuri).

Operatiunea "Remove Group" trebuie tratata cu atentie intrucat un grup odata su-

primat (impreuna cu toate item-urile pe care le contine !!!) nu mai poate fi recuperat.

Sistemul ia masuri de precautie suplimentare in cazul acestei operatiuni, afisand un

mesaj de atentionare: "Are you sure you want to remove the specified group?"

("Esti sigur ca vrei sa suprimi grupul specificat?") - clic-stanga pe unul din butoanele:

"Yes" ("Da") / "No" ("Nu"), finalizand operatiunea.

b)Administrarea item-urilor

- Outlook Bar Shortcut. - permite adaugarea, prin selectie, a unui item intr-un grup (o succesiune de operatiuni ghidata de fereastra: Add to Outlook Bar):

Figura 7: Fereastra "Add to Outlook Bar": adaugarea unui item intr-un grup

Sa plecam de la "finalitate", urmarind imaginea din Figura 7: Ne-am propus

sa adaugam item-ul "Mircea" in grupul "ALTELE". (ATENTIE !!! Reamintim ca un "item" trebuie asociat unui "folder" / "director", nicidecum unui fisier.). Pentru

aceasta am parcurs urmatorii pasi: Selectie grup destinatie in Outlook Bar (ALTELE)

Selectie item sursa in Folder List (folder Mircea) Clic-dreapta pe suprafata

"goala" a Outlook Bar (cursorul mouse-ului sa nu fie deasupra vreunui item)

Clic-stanga pe optiunea Outlook Bar Shortcut. apare fereastra "Add to Outlook

Bar" - vizibila in Figura

Din acest moment trebuie sa intram intr-un dialog "intuitiv" cu sistemul. Sa privim mai cu atentie "pe fereastra Add to Outlook Bar":

- In partea de sus a ferestrei apar doua casete de text cu lista derulanta de optiuni,

acestea putand fi activate cu clic-stanga pe sagetica triunghiulara din dreapta casetelor

1) Look in: - "priveste in:" se refera la tipul de item implicat

- Outlook - item tip intern sau standard

- File System - item tip extern sau nestandard

(a se revedea paragraful 2.2.)

2) Folder name: - "nume folder" se refera la numele item-ului implicat

In cazul nostru: item-ul cu numele "Mircea", de tip extern, este cel selectat.

- In partea de mijloc a ferestrei este vizibila structura arborescenta ("Folder

List") a item-urilor implicate. Un clic-stanga pe un alt item insemna selectia acestuia

numele lui luand locul item-ului "Mircea" in "Folder name".

- In partea de jos a ferestrei sunt vizibile doua butoane de comanda:

- OK - clic-stanga pe acest buton inseamna finalizarea cu confirmare a operatiunilor desfasurate pana in acest moment (efectul la noi: item-ul "Mircea" sau alt item selectat va fi transferat in grupul "ALTELE").

- Cancel - clic-stanga pe acest buton inseamna finalizarea operatiunilor

dar fara a se realiza efectul lor (abandon operatiuni).

Am tratat operatiunea de copiere a unui item din "Folder List" in "Outlook Bar",

In aceeasi ordine de idei, administrarea item-urilor, sa mai remarcam operatiunile de

redenumire (mutare) sau stergere item, in acest caz fiind implicata numai "Outlook

Bar" (a se urmari Figura 8 - item-ul "Mircea") :

- redenumire item: Clic-dreapta pe item Rename Shortcut "Nume-nou"

- stergere item: Clic-dreapta pe item Remove from Outlook Bar

Un item poate fi mutat - in interiorul aceluiasi grup sau chiar dintr-un grup in altul -

Prin operatiune de "drag and drop" cu mouse-ul (trebuie "eliberat" mouse-ul numai

la aparitia unei linii orizontale, nu atunci cand pe ecran este vizibil un cerculet cu o

liniuta in interior.) - a se urmari Figura 9 - item-ul "Mircea".

Figura 8: Redenumire / stergere item in Outlook Bar

Figura 9: Mutare item prin operatiunea Drag and Drop

c)Administrarea Outlook Bar insasi

Sa revenim la Figura 6, urmarind caseta de tip submenu de pe ecran; observam

optiunea: "Hide Outlook Bar" ("Ascunde bara Outlook"). Un clic-stanga cu mouse-

ul pe aceasta optiune - sau "tasta fierbinte H" are efectul evident: disparitia de pe ecran a instrumentului Outlook Bar. Ne reamintim cu aceasta ocazie de paragra-

ful 2.1. Optiunea "View" din menu-ul principal - e foarte probabil ca dintr-o

simpla eroare sa "ascundem" bara Outlook si deci sa stim cum sa remediem situa-

tia.

Sa mai retinem ca, pe ecran apar frecvent unele optiuni sau alt tip de instrumente

cu un text estompat (de exemplu, in Figura 6: "Outlook Bar Shortcut to Web

Page."). Semnificatia faptului ca instrumentul respectiv apare scris in mod estom-

pat nu tine neaparat de programul "Microsoft Outlook" ci in principal de sistemul de

operare "Microsoft Windows" - insrumentul exista "potential" dar in contextul respectiv este inactiv - deci inoperabil.

3. Serviciile electronice ale Microsoft Outlook

3.1. Serviciul de posta electronica

Am mentionat inca din capitolul 1. Prezentare generala: serviciul de posta

electronica este cel principal oferit de "Microsoft Outlook".

Inseamna in fapt: expedierea / receptia de mesaje tip e-mail intre utilizatorii

unei retele de calculatoare. Utilizatorii din sistem sunt desemnati sub titulatura de

"user-name" sau "profile"-e (de exemplu: stud_1, stud_2, ., stud_n).

Protectia informatiei intr-o retea administrata prin Microsoft Outlook

Confidentialitatea informatiilor dintr-un sistem de calcul, mai ales de tip retea,

este o problema indispensabila in conditiile de azi. Tratam in acest punct al cursu-

lui aceasta problema intrucat expedierea / receptia de mesaje electronice sunt cele

vizate cu prioritate.

Intr-o retea serioasa, utilizatorii trebuie sa aiba atat un nume ("user-name") cat si o parola ("password"). In plus programul ofera un serviciu de protectie / securizare chiar si criptare a informatiei mult mai puternic (practic "infailibil") decat cel asigurat de sistemul de operare ca atare. Operand in menu-ul principal, succesiv:

Tools Options. Security

vom obtine o imagine similara cu cea din Figura 10:

Figura 10: Serviciul de protectie a informatiei oferit de Microsoft Outlook

Numai privind sumar imaginea putem sa ne edificam asupra puterii si

complexitatii serviciului de protectie a informatiei oferit de Microsoft Out-

look. Si nu numai in retele de tip "intranet". Observam de pilda contai-

ner-ul cu titulatura: "Secure content" ("continutul securizarii") si un "glob

pamantesc" dedesubt - de aici putem restrictiona apelarea de site-uri pe

Internet (am speificat: Microsoft Outlook poate fi utilizat perfect ca su-

port soft pentru lucrul in reteaua Internet.).

Atentie insa!!! Diversele servicii oferite trebuie asigurate in faza de

instalare a programului, spunem ca ele vor fi "configurate". Sa retinem

ca posibilitatile de configurare a diverselor servicii Microsoft Outlook sunt

dependente de. posibilitatile financiare ale beneficiarilor acestui program

(cat se plateste pentru licenta programului si in ce configuratie.). Serviciul

de protectie a informatiei este una din componentele "scumpe" ale Microsoft

Outlook.

Pregatirea conditiilor pentru serviciul de posta electronica

Asa cum am vazut, pozitia si denumirea entitatilor (grupuri, item-uri) cu

care opereaza Microsoft Outlook nu sunt "batute in cuie" - ele pot fi mani-

pulate de utilizator prin operatii de adaugare, modificare-mutare, stergere.

Aceste entitati se afla "incapsulate" in instrumente de lucru specifice program-

ului - Outlook Bar, Folder List - a caror semnificatie speram ca a fost asimila-

ta. E foarte bine ca, in calitate de utilizatori, sa ne reglam cat mai logic instru-

mentele de lucru. Astfel, pentru realizarea serviciului de posta electronica, con-

cura mai multe item-uri, fiecare cu "specializarea" lui. Propunem organizarea

acestui serviciu conform imaginii din Figura 11:

Figura 11: Grupul "MAIL" si item-urile sale

Observam grupul "MAIL" (posta electronica) selectat in Outlook Bar,

iar subordonate item-urile: Outlook Today, Inbox, Outbox, Sent Items, Drafts,

Deleted Items - ordinea lor nu e intamplatoare.

E timpul (si cazul.) sa intelegem serviciul de posta electronica, mai precis

ce rol are fiecare item din grupul "MAIL":

- Inbox (Cutia postala "interna") - aici se creaza mesajele ("scrisorile") ce vor fi expediate catre alti utilizatori din sistem si tot aici vor fi receptionate mesajele expe-

diate de ceilalti utilizatori catre. "mine".

- Outbox (Cutia postala "externa") - joaca rolul de intermediar in expedierea

mesajelor; un mesaj odata expediat (din Inbox!) nu ajunge instantaneu la destinatar

(ba poate chiar sa nu ajunga deloc.). In intervalul de timp dintre expedierea si

receptia mesajelor, acestea tranziteaza provizoriu in Outbox.

- Sent Items (Mesaje trimise si ajunse) - aici se vor regasi acele mesaje care au

fost expediate - din Inbox - si au ajuns cu succes la destinatar; sa retinem ca: mesa-

jele expediate dispar din Inbox (!!!) fiind transferate in Sent Items.

- Drafts (Schije, Stifturi, Resturi.) - item care va contine mesaje (intregi sau

resturi.) care au fost expediate dar, accidental, nu au ajuns cu succes la destinatar.

Motivele incidentelor de acest fel pot fi diverse, cel mai frecvente cause fiind: adre-

sa de destinatie incorect stabilita sau caderea curentului chiar in intervalul de timp

dintre expediere si receptie - sistemul salveaza. ce poate, in acest item.

- Outlook Today (Outlook Azi) - am lasat la final acest item intrucat are un rol

mai complex - care vizeaza serviciul de posta electronica dar si cel de: Organizare a activitatilor in timp ("Calendar") + Activitati si sarcini ("Tasks") - rolul sau mai pe larg il vom trata la punctul (3. Serviciul "Situatia la zi").

In aceeasi ordine de idei - pregatirea conditiilor pentru serviciul de posta electronica - trebuie sa intelegem notiunea de caracteristica (camp - "field") ata-

sata mesajelor. Sa privim Figura 12 - mai precis panoul al 3-lea, partea de antet.

Figura 12: Caracteristicile (campurile) mesajelor - item-ul Inbox

Sa nu uitam ca item-ul selectat e Inbox - apare mai vizibil in "Folder List" - iar

caracteristicile (campurile) mesajelor sunt cele vizibile in antetul celui de-al treilea panou - sub forma de denumiri de coloane de tabel.

Distingem doua tipuri de campuri:

- Simbolice (primele 5 simboluri):

! (Importance) - semnifica mesaj de importanta deosebita.

(Icon) - semnifica tipul mesajului (primit, reprimit, reexpediat etc.)

(Flag) - stegulet - semnificand un grad de importanta suplimentara.

(Attachement) - sub forma unei clame, semnificand faptul ca mesa-

jului i-au fost atasate fisiere (documente, imagini etc.)

(Read) - pliculet indicand ca mesajul a fost necitit (pliculetul inchis

si de culoare galbena) sau citit (pliculet deschis).

- Text:

Subject (Subiect) - mesajul trebuie sa contina un element de identificare

pentru a-l face mai usor de recunoscut de catre desti-

natar.

From (De la cine.) - a venit mesajul (expeditorul) - pentru mesajele pri-

mite.

To (Catre cine.) - a fost expediat mesajul (destinatarul) - pentru mesajele

expediate.

Received (Primit) - cand a fost primit mesajul (data si ora).

Sent (Expediat) - cand a fost expediat mesajul (data si ora).

Size (Marime) - cat ocupa, ca spatiu pe hard-disk mesajul (B = Bytes,

KB = KiloBytes, MB = MegaBytes.)

Sa retinem importanta campurilor Received (Primit) si Sent (Expediat), care

ofera informatii privind data si ora primirii / expedierii mesajelor. Practic, pricipa-

lul criteriu de sortare a mesajelor (clic-stanga pe campul respectiv, in antet), trebuie

sa fie unul din aceste campuri intrucat vedem mesajele in ordinea. prospetimii lor.

Caracteristicile (campurile - "fields") mesajelor - care pot aparea in item-urile:

Inbox, Outbox, Sent Items, Drafts - corespunzatoare serviciului de posta electroni-

ca, sunt mult mai multe, cele prezentate anterior fiind considerate de noi cele mai

importante. Ele pot fi manipulate (adaugari, stergeri, mutari) de catre utilizator. Sa

operam astfel:

Clic-dreapta pe antetul campurilor Customize Current View. Fields.

Vom obtine o imagine de genul celei din Figura 13:

Figura 13: Manipularea caracteristicilor (campurilor) mesajelor:

Ferestrele: "View Summary" si "Show fields"

Ne intereseaza in mod special continutul ferestrei "Show Fields" ("Aranjeaza

Campurile"):

- Panoul stanga ("Availabel fields:" - "Campurile disponibile:"):

Cuprinde, sub forma unei liste derulante de optiuni, toata gama de campuri dis-

ponibile oferite de program. Selectand un camp si operand clic-stanga pe butonul

"Add", sau dublu-clic-stanga pe campul selectat - vom realiza activarea campului

respectiv (campul va fi tranferat in panoul din dreapta iar dupa finalizarea operatiuni-

lor va aparea in antetul mesajelor).

- Panoul dreapta ("Show these fields in this order:" - "Aranjeaza aceste

campuri in aceasta ordine:"):

Cuprinde campurile devenite active pentru mesaje (vor fi prezente in antetul acestora). Butonul "Remove" va dezactiva campul selectat, iar butoanele "Move Up"

("Muta in sus") si "Move Down" ("Muta in jos") vor permite schimbarea ordinii de

aparitie a campurilor in antetul mesajelor - efect ce poate fi obtinut si prin operatiunea

de "Drag and drop" pe campurile acestui panou.

Sa nu uitam ca in final sa operam asupra butonului OK din dreapta ferestrei pentru a confirma toate modificarile aferente ferestrei "Show Fields" (butonul Cancel

anuleaza modificarile.) si sa urmarim "corespondenta biunivoca" intre. Figura 12

si Figura 13: campurile devenite active in panoul din dreapta a ferestrei "Show Fields" se vor regasi pe antetul ferestrei corespunzatoare mesajelor din Inbox (!!!).

Manipularea mesajelor de posta electronica

a) Expedierea unui mesaj nou

Urmatorii pasi trebuie parcursi pentru a expedia un mesaj nou, catre una sau mai

multe adrese de destinatie:

- Selectia item Inbox (clic-stanga pe acesta, in Outlook Bar sau Folder List).

- Comanda de creare mesaj nou (una din variante):

- File New Mail Message

- buton "New" Mail Message

- Actions New Mail Message

- Fereastra "Untitled - Message": caracteristicile (campurile) mesajului

(campurile pot fi obligatorii sau optionale - lucru ce va fi precizat la fiecare

in parte)

- Expeditorul: sunt eu ca utilizator in retea - desemnat cu "user-name"

(de exemplu: stud_1) ; acest camp nu este vizibil in acest context, in

schimb va aparea sub titulatura "From" la destinatar (daca mesajul va fi

fost expediat cu succes).

- Destinatarul (To.): - OBLIGATORIU

- adresa de e-mail a acestuia (exemplu: stud_5)   

- pot fi mai multi destinatari care vor primi simultan mesajul (adre-

sele de e-mail ale acestora trebuie separate prin "punct si virgula" - de

exemplu: stud_2;stud_3).

- "Address Book":

Daca se opereaza clic-stanga pe optiunea To. pe ecran va aparea

fereastra "Select Names", care pune la dispozitia utilizatorului ceea ce se

cheama "Address Book" (o lista cu toti utilizatorii incadrati in sistem -

destinatarul / destinatarii mesajului pot fi cautati si selectati din lista). De

remarcat ca adresele (e-mail-urile) utilizatorilor se afla in ordine alfabetica

si mai pot fi regasite tastand in caseta "Type Name or Select from List:"

primele litere dintr-o adresa,cursorul de selectie pozitonandu-se pe acestea.

Odata selectata o adresa, ea va deveni operationala dupa un clic-stanga pe

butonul "To ->" de la mijlocul ferestrei, sau dublu-clic-stanga pe insasi a-

dresa selectata - in caseta de text cu lista derulanta de optiuni "Message

Recipients" fiind transferat textul adresei.

Finalizarea operatiunilor din "Select Names" e realizata prin butonul

OK din partea de jos a ferestrei.

- Copie carbon (Cc.): - OPTIONAL

Asigura una sau mai multe copii - de siguranta - mesajului expediat; ope-

ratiile care se fac sunt similare caracteristicii To.

- Subiectul (Subject): - OPTIONAL

In caseta "Subject" se tasteaza de catre expeditor un text scurt care sa aten-

tioneze destinatarul despre continutul mesajului (exemplu: "LA MULTI

ANI!"). Desi e optional, acest camp e util pentru destinatar, de aceea e bi-

ne sa fie completat.

- Textul (continutul) mesajului: - OPTIONAL

Dedesubtul casetei "Subject" apare un panou de dimensiuni mari care ofe-

ra posibilitatea redactarii textului efectiv al mesajului care va ajunge la

destinatar.

- Campurile tip simbol ("Importance", "Icon", "Flag status", "Atta-

chement", "Read"): simbolurile atasate si semnificatia acestora au fost

tratate la punctul "Pregatirea conditiilor pentru serviciul de posta

electronica".

Vom acorda un spatiu mai larg campului simbolic "Attachement"

vizibil ca simbol sub forma unei clame sau agrafe. Operand clic-stanga

pe acest simbol sau din menu-ul principal: Insert File. vom intra

intr-o caseta de dialog ce va mijloci atasarea unui fisier la mesajul in

curs. Avantajul acestei actiuni e acela ca putem redacta un document

intr-un program specializat - cu toate facilitatile oferite - dupa care

il vom atasa pur si simplu ca parte din mesaj. Putem atasa orice tip de

fisier suportat de "Windows" (document "Word", tabel "Excel", dia-

pozitiv "Power-Point", baza de date "Access" - chiar si "fisiere-imagi-

ne" sau "text-chior") - la destinatie acesta fiind recunoscut dupa "icon"

-ul specific, un dublu-clic asupra "icon"-ului permitand activarea lui.

A nu se omite nici celelalte campuri tip simbol care pot fi activate

si respectiv "asociate" mesajului, printr-un simplu clic-stanga.

(Atentie!!! Daca un camp tip simbol nu apare in antetul mesajului, el

poate fi "activat" printr-o operatiune de "configurare": View Tool-

bars Customize.) etc.

- Send (clic-stanga pe butonul respectiv - aflat in partea stanga-sus a ecranului,

imediat sub optiunea de menu principal: File)

Executia acestei comenzi finalizeaza operatiunea de expediere a noului

mesaj. Confirmarea ca mesajul a ajuns cu succes la destinatar e data de

aparitia pe ecran a textului: Message Sent (Mesaj Expediat).

Cele expuse mai sus privind modul de operare pentru expedierea unui mesaj nou

sunt prezentate "vizual" in imaginile din Figura 14 si Figura 15.

Figura 14: Expedierea unui mesaj nou; Lista "Address Book"   

Completarea "Address Book"

Figura 15: Expedierea unui mesaj nou: Atasarea unui fisier

A se observa campurile tip simbol asezate pe bara de sus, in dreptul butonului

"Send" (dreapta acestuia).

b) Re-expedierea unui mesaj ("Reply" / "Forward")

Re-expedierea unui mesaj inseamna in fapt un mesaj deja existent (aflat intru-

nul din item-urile: Inbox sau Sent Items) expediat din nou catre unul sau mai multi

destinatari. Mesajul respectiv poate ramane identic sau poate fi modificat inainte de

a fi re-expediat.

Operatiunea necesita parcurgerea urmatorilor pasi:

- Selectia item (Inbox sau Sent Items).

- Comanda de re-expediere mesaj (una din variante):

- Actions Reply / Forward

- buton: Reply / Forward

(se mai poate intra direct pe mesaj cu dublu-clic-stanga)

- Fereastra "Nume - mesaj" (cel care figureaza in "Subject")

- este similara cu "Untitled Message", din acest moment se poate opera

in acelasi fel (destinatar(i), copie-carbon, subiect, campuri simbol etc.)

- practic ne aflam in continutul unui mesaj, care poate fi pregatit pentru a

fi re-expediat.

- Send

Aceasta a fost situatia de re-expediere a unui mesaj dupa ce in prealabil a fost ci-

tit, dar se pot re-expedia (unul sau mai multe mesaje) direct, fara a se intra pe mesa-

jul propriu-zis, prin operarea directa:

- Actions Reply / Reply to All; Forward / Forward to All

- buton: Reply / Reply to All; Forward / Forward to All

Trebuie precizate in plus urmatoarele vis a vis de operatia de re-expediere mesaje:

- Daca se utilizeaza operatiunea "Reply" / "Forward" mesajul / mesajele

re-expediate vor fi trimise catre vechiul destinatar

- Daca se utilizeaza operatiunea "Reply to All" / "Forward to All" mesajul / mesajele re-expediate vor fi trimise catre toti utilizatorii din sistem (a ne reaminti de

"Address Book".)

- Un mesaj care a fost re-expediat cu succes va fi recunoscut prin faptul ca

in campul "Subject", inainte de textul propriu-zis al subiectului apare prefixul "RE:"

(Reply) sau "FW:" (Forward)

- Intre "Reply" si "Forward" practic nu exista o deosebire esentiala (efectul

e similar) cu exceptia cazului in care la expedierea mesajelor sunt implicate fisiere

atasate; in acest caz, daca sunt selectate mai multe mesaje si apoi re-expediate cu

"Forward", fisierele atasate vor fi depuse intr-un singur mesaj.

Cele expuse anterior la punctul b) Re-expedierea unui mesaj ("Reply" / "Forward"), pot fi "vizualizate" in imaginile din: Figura 16, 1

Figura 16: Re-expedierea unui mesaj (Reply / Forward)

Figura 17: Un mesaj re-expediat

Sortarea mesajelor de posta electronica

Se impune, mai ales in cazul ca exista foarte multe mesaje la un moment dat, o

sortare (aranjare) a acestora intr-o anumita ordine (vizibila de sus in jos). Si in acest

caz rolul important revine caracteristicilor (campurilor) mesajelor, in fapt acestea con-

tituind criteriile de sortare.

Operatiunea de sortare se realizeaza printr-un clic-stanga pe campul dorit a fi crite-

riu de sortare.

Campul dupa care sunt sortate mesajele poate fi recunoscut dupa un semn sub forma unui triunghi, a carui pozitie semnifica ordinea alfabetica de sortare: cu varful in sus - ordinea crescatoare, cu varful in jos - ordinea descrescatoare.

Pozitionarea cursorului mouse-ului pe campul cu indicatorul de sortare va avea ca

efect afisarea pe ecran intr-un dreptunghi de culoare galbena (ToolTipText) unui mesaj informativ privind criteriul de sortare (de exemplu: Sort by: Received).

Sortarea dupa campul "Received" ("Primite") in ordinea "Descending" (descrescator datei calendaristice) o consideram cea mai importanta, ca criteriu, intrucat ne ofera posibilitatea sa urmarim ordinea sosirii mesajelor, de la cele mai "proaspete" catre cele mai "vechi". De asemenea, sortarea dupa "Sent" ("Expedi-

ate") este importanta daca ne intereseaza ordinea in care s-au expediat mesajele ca-

tre destinatari.

In Figura 18 este prezentat un exemplu privind sortarea mesajelor aflate in item-

ul Inbox.

Figura 18: Sortare in ordine descrescatoare dupa campul "Received"

Filtrarea mesajelor de posta electronica

Mesajele de posta electronica, sa ne reamintim, vor fi regasite in principal, in item-urile: Inbox (cele primite de la alti utilizatori) si Sent Items (cele expediate de noi catre alti utilizatori). Trebuie sa privim problema nu didactic ci profesonist, caz in care este posibil sa avem de-aface cu sute, mii, poate zeci de mii de mesaje la un mo-

ment dat. In acest caz este clar ca se pune acut problema unei selectii respectiv a unei

filtrari a acestora. Microsoft Outlook pune la dispozitia utilizatorilor si aceasta facili-

tate - respectiv eliminarea temporara a unor mesaje si afisarea numai a unei anumite

parti din acestea, pe baza unor conditii de filtrare. Vom realiza urmatoarea succesiune

de operatiuni:

Clic-dreapta pe bara campurilor Customize Current View. Filter.

Apare fereastra "Filter" care pune la dispozitie trei casete de optiuni ("Page-frame"-

uri) - fiecare cu "serviciile" sale:

- Messages - conditii de filtrare privind campurile tip "text" ("text-fields") ale

mesajelor.

- Subject (Subiect)

- Message-body (Corpul mesajului)

- From. (Expeditor)

- Sent To. (Destinatar)

- More Choices - conditii de filtrare privind campurile tip "simbol" ale mesajelor.

- Only items that are: unread / read

- Only items with: one or more attachements / no attachements

- Whose importance is: normal / high / low

- Size (kilobytes)

ATENTIE !!! Butonul "Clear All" suprima toate conditiile de filtrare stabilite,

eliminarea temporara a unor mesaje expirand - deci toate mesajele

din item-ul respectiv vor fi vizibile.

In Figura 19 si Figura 20 sunt exemplificate variantele "Messages" si "More

Choices" de filtrare a mesajelor. Variantele "Advanced" respectiv "SQL" nu fac

obiectul prezentului curs intrucat sunt depasite "granitele" serviciului de posta

electronica.

Figura 19: Conditii de filtrare "Messages"

Figura 20: Conditii de filtrare "More Choices"

Sa mai remarcam faptul ca in dreptul unor item-uri, in paranteza si colorat al-

bastru, apar cifre (de exemplu in Figura 20 de mai sus apare cifra (1) in dreptul item-

urilor Deleted Items si Drafts). Asta inseamna ca exista numarul respectiv de mesaje care n-au fost citite in item-urile implicate.

3.2. Serviciul "Persoane de contact" - "Contacts"

Un Contact este o persoana sau o firma (organizatie) cu care dvs. corespondati. Puteti stoca informatii despre contacte cum ar fi denumirea functiei, numere de telefon, adrese, adrese de posta electronica Internet e-mail addresses,(adrese de Internet) si note. Atunci cand creati un Contact, puteti incepe prin a introduce toate informatiile noi, sau prin a copia informatiile dintr-un Contact deja existent al firmei.

Moduri de vizualizare a persoanelor de Contact:

Persoanele de contact sint afisate implicit in formatul fisa adresa Address Cards. Puteti modifica modul de afisare selectind din caseta Vizualizare curenta (Current View).

De asemenea, puteti particulariza modul de afisare stabilind optiunile pentru sortarea, filtrarea si gruparea informatiilor, deoarece in Outlook aveti posibilitatea de a modifica modul in care priviti informatia, modificand vizualizarea (view). Outlook are o vizualizare implicita si un set de vizualizari alternative. Daca o vizualizare nu afisaza informatia pe care o doriti, puteti selecta fie o alta vizualizare, fie modifica vizualizarea curenta, fie crea o noua vizualizare.

Daca vizualizarea dvs. va arata toate persoanele de contact din folder si vreti sa vedeti numai anumite persoane, spre exemplu doar cele participante la o anumita sedinta, aveti nevoie sa filtrati lista. Cand aplicati un filtru vedeti doar informatiile care indeplinesc conditiile precizate de dvs.

Aceasta fila se modifica pentru a reflecta continutul folderului.

Faceti clic aici pentru a vedea doar

Informatia asociata unei anumite categorii

Faceti clic aici pentru a defini criterii suplimentare de filtrare

O categorie este un cuvant sau o formulare careia ii puteti asocia orice element in Outlook. Cu ajutorul categoriilor, puteti urmari elementele fara a le plasa in foldere separate. Ati putea, spre exemplu, asocia persoane de contact unei categorii numita "Inregistrati" pe care s-o utilizati mai apoi ca pe un criteriu de filtrare.

Daca doriti sa aveti afisate persoanele de contact care au confirmat participarea la o sedinta, faceti clic pe Selector cimp (Field Chooser) din meniul Vizualizare (Vizualizare) pentru a adauga informatia.

Glisati titlul unei coloane din Selector cimp (Field Chooser)

pentru a adauga mai multe informatii vizualizarii.

Dupa ce ati definit cimpurile pe care doriti sa le utilizati, selectati Cimpuri definite ale utilizatorilor (User-defined fields) pentru a le vedea si adauga vizualizarii dvs.

Faceti clic pe Cimp nou (New Field) pentru a

adauga cimpuri particularizate vizualizarii dvs.

Utilizati sagetile din casetele    Tip(Type) si Format pentru a selecta parametrii cimpului.

Daca o coloana este prea ingusta o puteti largi astfel incit sa se potriveasca cu titlul coloanei, facand dublu clic pe butonul drept al mouse-ului pe titlul coloanei si apoi facand clic pe Potrivit cel mai bine (Best fit). Pentru a stabili o latime fixa a coloanei, faceti clic pe butonul drept al mouse-ului pe titlul coloanei, apoi faceti clic pe Stabileste formate coloanelor (Format columns).

GRUPATI INFORMATIA IN VIZUALIZARE

Puteti utiliza o vizualizare pentru a face mai mult decat doar sa afisati informatia: o vizualizare va poate ajuta sa evidentiati informatiile cele mai importante si sa vedeti legaturile dintre ele. Outlook - Contacts

pune la dispozitie butonul Grupeaza dupa caseta (Group by box) pentru a aranja si rearanja informatiile

din vizualizarea dvs. dupa unul sau mai multe titluri de coloana. Titlul unei coloane se gliseaza in caseta Grupeaza dupa (Group by), iar informatiile sunt grupate instantaneu dupa acel titlu de coloana. Puteti grupa dupa categorii multiple si puteti modifica ordinea de grupare modificand ordinea titlurilor de coloana in caseta Group by (Group by). Eliminarea unor criterii din ordinea de grupare se face glisand titlul coloanei in afara casetei Group by (Group by).

INFORMATIA POATE FI SI SORTATA

Informatia poate fi si sortata pentru a modifica ordinea in care ea apare. Pentru a aplica o sortare, faceti clic cu butonul drept al mouse-ului pe titlul coloanei, apoi faceti clic pe Sorteaza ascendent (Sort ascending) sau Sorteaza descendent (Sort descending) sageata va indica directia de sortare. Anularea unei sortari se face cu clic pe Sorteaza (Sort) din meniul Vizualizare (View) si apoi pe Goleste tot (Clear all).

Vizualizarea astfel particularizata se poate salva pentru a fi utilizata din nou.

Pentru a salva o vizualizare particularizata, tastati-i un nume in caseta Vizualizare curenta (Current view) pentru a confirma numele si a stabili optiunile de utilizare a vizualizarii.

Pentru a reutiliza vizualizarea pe care ati creat-o, faceti clic pe Vizualizare curenta (Current view), apoi selectati numele vizualizarii.

Pentru a crea o vizualizare pornind de la zero, faceti clic pe Defineste vizualizari (Define Views) din meniul Vizualizare (Views).

Faceti clic pe Categorii (Categories) din meniul Editare (Edit) pentru a putea asocia unui element o categorie.

Daca doriti sa memorati numele, numerele de telefon si adresele membrilor echipei dvs., ale altor persoane de contact, ale celorlalti participanti la sedinta.

La un moment dat s-ar putea sa aveti nevoie sa retineti mai mult decit un nume si un numar de telefon. Puteti fie sa adaugati note persoanelor de contact, pentru referiri viitoare, fie faceti clic pe Fisier (File), Element (Item) sau Obiect (Object) din meniul Inserare (Insert) pentru a atasa un document, un element Outlook sau o ilustratie persoanei de contact.

Dintr-o lista extinsa, pe care ati creat-o, cu persoanele de Contact Outlook simplifica gasirea informatiei de care aveti nevoie, indiferent de cite persoane de contact aveti.

Pot fi importate date dintr-o foaie de calcul sau dintr-un fisier text.

Cand este creat un director public pe serverul Microsoft Exchange, membrii grupului pot face adaugiri, pot partaja liste de contact.

NEW/CONTACT

Pe cartela General:

Informatii Generale cum ar fi: Numele, compania, adresa de la serviciu, de acasa sau altele, pot fi notate adresele de e-mail, pagina de web a companiei respecti-ve, telefonul de la serviciu si cel de acasa, telefonul mobil.

Pe cartela Details:

Va puteti trece informatii mai putin importante pentru domeniul "afaceri", dar importante pentru cel perso-nal, cum ar fi ziua de nastere sau porecla persoanei de contact, numele sotului (sotiei).

Pe cartela Journal puteti inregistra automat intrarile pentru contactul respectiv, sau cum se vede in figura de mai sus, poate fi pus sa afiseze notele, mesajele e-mail, faxurile, documentele, anularile de intilniri, etc, care intra si sunt referitoare la contactul respectiv.

Outlook verifica adresa introdusa pentru dvs. Daca spre exemplu ati tastat Holland in caseta Adddress, caseta check address se deschide cu numele de contact al tarii unde se poate corecta adresa apar detalii ca: street / city /state/province / zip / postal code / country (corectat).

Importati o lista de persoane de contact in Outlook

In Word creati sau deschideti lista de persoane de contact pe care doriti sa o importati in Outlook.

Informatiile pentru o singura persoana trebuie sa fie separate prin caractere TAB sau virgule, cum ar fi nume, adresa, oras.

Din meniul Fisier (File), faceti clic pe Salveaza ca (Save As).

In caseta Salveaza cu tipul (Save as type), faceti clic pe Doar text (Text Only) (*.txt) si apoi faceti clic pe Salveaza (Save).

Inchideti documentul.

Treceti in Outlook.

Din meniul Fisier (File), faceti clic pe Importa si exporta (Import and Export).

Urmati instructiunile Expertului pentru Import si Export (Import and Export Wizard).

Puteti utiliza Outlook pentru a vizualiza fisierele ordonate in functie de proprietatile lor, intr-un tabel. De exemplu, puteti vizualiza fisierele din folderul Documentele mele (My Documents) ordonate dupa Nume fisier (File Name), Autor (Author), Tip (Type), Dimensiune fisier (File Size), Data ultimei modificari (Modified Date) sau Cuvinte cheie (Keywords).

Deschideti Outlook;

Pe Bara Outlook faceti clic pe grupul Alte (Other);

Faceti clic pe Calculatorul meu (My Computer);

Faceti dublu clic pe unitatea care contine fisierele pe care doriti sa le vizualizati;

Faceti dublu clic pe folderul care contine fisierele pe care doriti sa le vizualizati;

In caseta Vizualizare curenta (Current View), faceti clic pe Detalii (Details);

Pentru a adauga sau a sterge o proprietate fisier din tabel faceti clic pe Arata Campuri (Show Fields) din meniul Vizualizare (View).

Pentru a localiza rapid folderul dorit utilizati Lista folderelor (Folder List). Daca Lista folderelor nu este afisata faceti clic pe Arata/Ascunde lista foldere (Show/Hide Folder List) .

Odata localizata o persoana de contact, cu ajutorul Outlook - Contacts, o puteti apela.

Daca aveti un modem instalat, Outlook poate forma numarul de telefon in locul dvs. Faceti clic pe sageata Formeaza automat numarul (AutoDial), dupa care alegeti numarul dorit din lista.

Sageata Formeaza automat numarul

(AutoDial)

Toate numerele de telefon pe care le-ati introdus pentru o persoana de contact apar in lista.

Pentru un numar nou, faceti clic pe New Call . Apel Nou, noul numar este apoi adaugat automat persoanei de contact.

Cand sunteti gata sa apelati, faceti clic pe Formeaza rapid numarul (Speed Dial), aflat in submeniul Apel (Dial) din meniul Instrumente (Tools), pentru a selecta numarul.

Pastrati o inregistrare a conversatiei facand clic pe Creeaza intrare noua in jurnal la pornire apel (Create new Journal entry when starting call) din caseta de dialog Apel nou (New Call) pentru a adauga conversatia Jurnalului.

Faceti clic aici pentru a-i invita si pe altii la intalnire.

Adresa de posta electronica a persoanei de contact este introdusa automat. Daca aceasta adresa nu exista, se va

3.3. Serviciul "Activitati" - "Tasks"

O activitate (TASK) consta in orice lucrare, personala sau de serviciu, pe care o pastrati in lista dvs. de activitati din Outlook si pe care o puteti urmari pana la finalizare. O activitate poate sa apara o singura data sau repetat (o activitate recurenta). Puteti adauga o activitate in lista de activitati din Outlook pentru un document Word la care lucrati. De exemplu, daca este necesar sa examinati un document pana la o anumita data, puteti sa deschideti programul Word si sa adaugati examinarea documentului ca pe o activitate la lista de activitati din Outlook.

Din Outlook, puteti da insarcinari altor persoane si puteti urmari progresul acestora pana la finalizare.

IMPORTATI O LISTA DE ACTIVITATI IN OUTLOOK:

1. In Word creati sau deschideti lista de activitati pe care doriti sa o importati in Outlook. Informatiile pentru o activitate individuala trebuie sa fie separate prin tabulatori sau virgule, cum ar fi Examinarea ofertelor de pe piata, 3/7/96.

2. Din meniul Fisier (File), faceti clic pe Salveaza ca (Save As).

3. In caseta Salveaza cu tipul (Save as type), faceti clic pe Doar text (Text Only) (*.txt) si apoi faceti clic pe Salveaza (Save).

4. Inchideti documentul.

5. Treceti in Outlook.

6. Din meniul Fisier (File), faceti clic pe Importa si exporta (Import and Export).

Urmati instructiunile Expertului pentru Importare si Exportare (Import and Export Wizard).

ADAUGATI O ACTIVITATE CORESPUNZAND UNUI DOCUMENT IN LISTA DVS. DE ACTIVITATI DIN OUTLOOK.

Pentru a parcurge aceasta procedura este necesar sa aveti afisata bara de instrumente Examinare (Reviewing).

Moduri de afisare a Task-ului: simplu, detaliat, functie de persoanele implicate, responsabile, task-urile completate, etc.

Deschideti documentul pentru care doriti sa adaugati taskul in lista de activitati din Outlook.

De pe bara de instrumente Examinare (Reviewing), faceti clic pe Creeaza activitate Microsoft Outlook (Create Microsoft Outlook Task) .

Selectati optiunile dorite.

Pentru informatii privind crearea unei activitati sau a unei activitati recursive, va puteti referi la articolul Creati o activitate (Create a task) din Ajutorul Outlook.

Faceti clic pe Salveaza si inchide (Save and Close) daca nu ati facut deja acest lucru.

Aveti de executat o activitate: Subiect.

Selectati data de inceput si cea scadenta in time-frame. Selectati Statusul activitatii(in progres, completed)

Gradul de prioritate si cel de completare (in %).

Reminder-ul

primesti o atentionare intr-o anumita zi si la o anumita ora.

Pe cartela STATUS se trece data cand se termina activitatea, totalul orelor de munca, orele petrecute deja cu executarea job-ului, cati Km. ati calatorit, sumele care trebuie sa va fie decontate, numele persoanelor de contact si ale firmelor asociate acestei activitati.

! Activitatilor dvs. asociati categorii pentru a putea sa le organizati.

Daca avem de transmis un raport de stare in mod regulat, cu activitatea deschisa facem clic pe butonul RECURRENCE (periodicitate) si se precizeaza intervalul.

GLISATI INFORMATII INTRE PROGRAME

Puteti muta sau copia informatie, sau puteti crea un obiect legat, o comanda rapida, sau un hyperlink intre documente din diferite programe utilizand editarea prin glisare si fixare. Ambele programe trebuie sa recunoasca OLE.

Aranjati ferestrele programului astfel incat fisierul sursa si fisierul destinatie sa fie deschise si vizibile. Este necesar sa puteti vedea informatia pe care doriti sa o glisati si de asemenea, locul unde doriti sa o fixati.

Selectati informatia, apoi utilizand butonul din dreapta al mouse-ului glisati selectia catre noua pozitie in celalalt program.

Din meniul de comenzi rapide, faceti clic pe comanda pe care doriti.

CREATI O CERINTA DE ACTIVITATE DINTR-O ACTIVITATE EXISTENTA

Deschideti activitatea pe care doriti sa o distribuiti.

(Deschideti o activitate:

Faceti clic pe Activitati (Tasks) sau pe Calendar;

Gasiti activitatea din lista de activitati, si apoi faceti dublu-clic pe icoana activitatii).

Faceti clic pe Atribuie activitate (Assign Task) .

In caseta Pentru (To), introduceti numele persoanei careia doriti sa-i predati lucrarea.

Pentru a selecta numele dintr-o lista, dupa ce l-ati ales faceti clic pe butonul Pentru (To).

Selectati intervalul de timp si optiunile de stare dorite.

Daca doriti ca activitatea sa se repete, faceti clic pe Recurenta (Recurrence)- Recurenta - Creeaza un model repetitiv de intalnire sau activitate - selectati optiunile dorite, si apoi faceti clic pe OK.

Pentru ajutor privind o optiune, faceti clic pe semnul intrebarii si apoi pe optiunea respectiva.

Pentru a primi un raport de stare la finalizarea activitatii, marcati caseta de selectare Trimite-mi un raport de stare cand aceasta activitate este terminata (Send me a status report when this task is complete).

Daca activitatea nu este una recursiva, marcati caseta de selectare Pastreaza o copie actualizata a acestei activitati in lista mea de activitati (Keep an updated copy of this task on my task list), pentru a pastra o copie actualizata a activitatii in lista dvs. de activitati.

In caseta text, tastati instructiunile sau informatiile privind activitatea.

Faceti clic pe Trimite (Send) .

O cerere de activitate apare in Cutia de corespondenta primita (Inbox) a asistentului dvs.

Dupa ce activitatea a fost acceptata, ea este adaugata listei de activitati a asistentului dvs. simbolul din stanga activitatii indica faptul ca acelei activitati i-a fost atribuita altcuiva.

Tineti sub urmarire starea activitatilor Asistentul dvs. poate actualiza optiunile destare din activitate apoi poate face clic pe Salveaza si inchide (Save and close) din meniul Activitate (Task). Daca doriti sa pastrati o copie a activitatii, informatia actualizata apare automat in lista dvs. de activitati.

Refuzul unei activitati Asistentul dvs. poate refuza activitatea deschizand-o in lista de activitati facand apoi clic pe Refuz (Decline) din meniul Activitate (Task). Activitatea este eliminata din lista de activitati a asistentului dvs. Ca initializator al activitatii sunteti instiintat ca activitatea a fost refuzata.

Doriti sa delegati una dintre activitati asistentului dvs. In Activitati (Tasks), faceti dublu clic pe icoana activitatii pentru a o deschide apoi faceti clic pe Atribuie activitate (Assign Task) din meniul Activitate (Task). In caseta To (Catre), tastati numele asistentului dvs.

Cind atribuiti o activitate altcuiva, informatia este transmisa acelei persoane intr-un mesaj de posta electronica. Simbolul alaturat activitatii din lista dvs. de activitati se modifica pentru a indica faptul ca a fost atribuit altcuiva. Nu mai puteti modifica informatia din acea activitate, dar puteti pastra o copie a ei.

Faceti clic aici daca doriti sa pastrati o copie a activitatii in lista dvs. de activitati.

Starea activitatii se modifica pe masura ce destinatarul o actualizeaza.

Puteti preciza starea, prioritatea si termenul limita al activitatii pe care o atribuiti.

Puteti tasta note in caseta text sau puteti face clic pe Insereaza (Insert) din meniul Fisier (File) pentru a include in activitate elemente din Outlook, fisiere sau obiecte.

De unde stiti ca activitatea a fost acceptata? Dupa ce ati atribuit activitatea primiti un mesaj prin posta electronica de la destinatar care indica faptul ca el/ea accepta sau refuza activitatea.

Ce se intampla daca destinatarul refuza activitatea? Activitatea redevine a dvs. si puteti actualiza informatia din ea. Puteti sa pastrati activitatea sau sa o reatribuiti altcuiva.

Delegati o activitate de cum o creati. Faceti clic pe Cerere pentru o activitate noua (New Task Request) din meniul Activitati (Tasks) pentru a crea si atribui o activitate care nu se afla inca pe lista dvs. de activitati.

Doriti sa rearanjati modul in care activitatile sunt afisate in lista dvs. de activitati? Selectati o vizualizare diferita din lista Vizualizare curenta (Current View).

3.4. Serviciul "rmarire in timp" - "Journal"

Cu ajutorul componentei Journal, Outlook este posibil ca programul Outlook sa urmareasca automat toate fisierele pe care le creati in orice program Office. De exemplu, daca aveti nevoie sa urmariti documentele Word in functie de data crearii si de data revizuirii, si nu in functie de locatie, lasati programul Outlook sa creeze inregistrari in jurnal de fiecare data cand lucrati la un document. Fiecare inregistrare din Journal reprezinta o activitate. Inregistrarile din/in jurnal arata cand a fost creat un fisier si cand a avut loc o anumita activitate cum ar fi revizuirea fisierului.

SELECTATI PERSOANELE DE CONTACT PE CARE DORITI SA LE URMARITI APOI UTILIZATI JOURNAL CA O REFERINTA IN GASIREA INFORMATIILOR.

Outlook poate inregistra automat elementele si fisierele pe care le trimiteti, primiti sau creati.

Daca aveti instalat Outlook, puteti utiliza cateva din facilitatile acestuia si din celelalte programe din pachetul dvs. Office; astfel, puteti sa adaugati la lista dvs. de activitati din Outlook si pe cea de completare a unui document la care lucrati, si, in Jurnal Outlook, puteti urmari progresul lucrului pentru orice document.

Daca doriti sa urmariti numai un fisier dintr-un program Office sau daca doriti sa urmariti fisiere din alte programe decat cele Microsoft Office, puteti urmari aceste fisiere inregistrand manual in Jurnal Outlook fiecare activitate in fisierele respective.

Puteti utiliza programul Outlook pentru a gasi fisiere din orice program Office, fisiere din retea si elemente Outlook. Puteti sorta, grupa si modifica afisarea rezultatelor cautarii. De asemenea puteti deschide un element sau un fisier din cadrul rezultatului cautarii facand dublu clic pe acesta. Puteti salva ca fisier rezultatul cautarii si apoi il puteti partaja cu ceilalti si puteti deschide o cautare facand dublu clic pe un fisier cautare salvat.

A. Puteti urmari automat documentele Word in Jurnal Outlook:

- Porniti Outlook;

- Din meniul Instrumente (Tools), faceti clic pe Optiuni (Options) si apoi pe fila Jurnal (Journal).

- In caseta Inregistreaza fisiere si din (Also record files from), marcati caseta de selectare Microsoft Word.

Documentele care sunt inregistrate automat in Jurnal Outlook uneori apar dupa cateva minute in jurnal.

B. Inregistrati manual in Jurnal Outlook lucrul pe orice fisier:

- Asigurati-va ca nu este deschis fisierul pentru care doriti sa inregistrati activitatile;

- Porniti Outlook;

- Pe Bara Outlook, faceti clic pe un grup pentru a arata comenzile rapide din grup, faceti clic pe o comanda rapida pentru a avea acces rapid la foldere, faceti clic pe Altul (Other).

- Faceti dublu clic pe Calculatorul meu (My Computer), si apoi localizati fisierul pe care doriti sa-l inregistrati;

Pe Bara Outlook (Outlook Bar), faceti clic pe Outlook si asigurati-va ca Jurnal (Journal) este vizibil;

Glisati pe Jurnal (Journal), fisierul pe care doriti sa-l inregistrati.

C. Utilizati Microsoft Outlook pentru a gasi fisiere sau elemente Outlook

Faceti clic pe butonul Start din Windows, selectati Gaseste (Find) apoi faceti clic pe Utilizand Microsoft Outlook (Using Microsoft Outlook).

O noua intrare in Journal :

3.5. Serviciul "Organizare timp de lucru" - "Calendar"

Puteti utiliza Calendarul pentru a va organiza timpul si a va reaminti de activitatile care urmeaza; el permite user-ilor sa-si creeze rezervari, sa-si planifice intilnirile si evenimentele, pe zile si ore. Ca mod de vizualizare, modulul poate afisa:

Ziua curenta sau cea selectata: pe ore, cu calendarul lunii + cel al lunii viitoare+ un taskpad in care va puteti trece diverse insemnari;

O saptamina selectata, cu calendarul lunii respective + cel al lunii viitoare+ un taskpad in care va puteti trece diverse insemnari;

O luna cu calendarul lunii respective + cel al lunii viitoare+ un taskpad in care va puteti trece diverse insemnari;

creati o Rezervare (Appointment) atunci cand doriti sa rezervati timp in Calendar pentru o activitate care nu implica pe altcineva;

Cum se fixeaza o intilnire?

Daca ati instiintat echipa despre activitate (sedinta), poate doriti sa fixati o intilnire pentru a incepe intocmirea planurilor - MEETING PLANNER - care programeaza o intilnire la care pot participa toti.

NEW MEETING REQUEST. Pe fila (Rezervare) se pot adauga note si atasa documente cererii de intilnire. Fila Planificator de intalniri MEETING PLANNER va ajuta sa gasiti un interval de timp disponibil pentru toti invitatii.

Un bloc albastru indica faptul ca invitatul nu este disponibil in acel interval de timp.

Cand ati terminat faceti clic pe Send pentru a trimite cererea invitatilor.

Auto Pick - butonul gaseste cea mai apropiata data si ora cand toti invitatii sint disponibili pentru intilnire. Barele de selectare a intalnirii indica ora de inceput si de sfirsit pe care ati selectat-o pentru intalnire. Puteti glisa o bara pentru a modifica data si/ora intalnirii.

Urmarirea raspunsurilor la intalnire

Dupa ce ati trimis o cerere de intalnire, intalnirea apare in Calendar.

Puteti deschide elementul din Calendar pentru a urmari raspunsurile.

Outlook contabilizeaza raspunsurile la cererile de intalnire in fila Rezervare (Appointment).

Faceti clic pe Planificator de intalniri (Meeting Planner) pentru a vedea raspunsul fiecarui invitat.

Acceptarea invitatiei Cand ati trimis cuiva o cerere de intalnire, in Cutia de corespondenta primita (Inbox) a persoanei respective apare un mesaj cu un simbol de cerere de intalnire. Persoana care a primit-o poate accepta, accepta provizoriu sau poate refuza cererea de intalnire. Daca accepta, intalnirea apare ca un element in calendarul sau.

Anularea unei intalniri Deschide intalnirea si apoi faceti clic pe Sterge (Delete) din meniul Fisier (File).

Reprogramarea unei intalniri Daca trebuie sa modificati o intalnire, deschideti-o si apoi modificati-i data si/sau ora. Puteti tasta in caseta text o explicatie pentru modificarea facuta. Faceti apoi clic pe butonul Trimite (Send) pentru a-i instiinta pe participanti.

Puteti trimite prin Internet cereri pentru intalniri si puteti primi raspunsurile tot prin Internet. Este suficient sa tastati adresa Internet in Planificatorul de intalniri (Meeting Planner) atunci cand stabiliti intalnirea. Daca atat dvs. cat si invitatul utilizati Microsoft Exchange, puteti vedea orele disponibile in Planificatorul de intalniri (Meeting Planner)

Daca invitatul/tii prin Internet utilizeaza Outlook, intalnirea va aparea in Calendarul lor in momentul acceptarii ei.

Calendarul poate fi configurat sa afiseze mai mult de un fus orar astfel incat sa puteti planifica cea mai potrivita ora pentru a apela si un participant la sedinta din alta tara. Faceti clic pe Optiuni (Options) din meniul Instrumente (Tools) si pe Fus orar (Time Zone) din fila Calendar. Marcati apoi caseta de selectare Arata un fus orar suplimentar (Show an additional time zone) din caseta de dialog Fus orar (Time Zone).

Tastati numele etichetelor care doriti sa apara aici in Calendar.

Faceti clic aici pentru a afisa o lista a fusurilor orare.

Pentru a afisa ambele fusuri orare in Calendar, faceti clic pe Zi/Saptamana/Luna (Day/Week/Month) din lista Vizualizare Curenta (Current view), apoi faceti clic pe Zi (Day).

Faceti clic aici pentru a modifica ordinea in care fusurile orare apar in Calendar. Cand schimbati aici fusurile orare, modificati fusul orar si pentru toate programele care se executa sub Windows.

3.6. Serviciul "Notite" - "Notes"

Notes se utilizeaza pentru a nota ideile sau pentru a memora numere de serie, citate deosebite sau orice alta informatie pe care aveti nevoie sa o accesati rapid.

O nota se poate trimite mai departe (forward) din meniul NOTE pentru a va putea trimite nota intr-un mesaj de posta electronica.

Nota o puteti glisa in folderul activitati (TASK) pentru a o utiliza la crearea unei activitati.

CUM SE CREAZA O NOTA

In meniul File, mergeti pe New, apoi faceti clic pe Note.

Tastati textul torit in Note.

Pentru a inchide Note faceti clic pe butonul Close.

CUM SE DESCHIDE O NOTA

Faceti clic pe Note.

Selectati nota pe care doriti s-o deschideti.

In meniul File, faceti clic pe Open.

CUM SCHIMBATI CULOAREA UNEI NOTE

Deschideti o nota.

In partea de sus a notei faceti clic pe icon-ul note-ului.

Mergeti pe Color apoi alegeti culoarea dorita.

CUM STERGETI O NOTA

In Notes, selectati nota/notele pe care doriti sa le stergeti.

Pentru a selecta elemente (item-uri) adiacente, faceti clic pe primul note (item), dupa care, cu tasta SHIFT apasata faceti clic pe ultimul item pe care doriti sa-l stergeti)

Pentru a selecta elemente (item-uri) nonadiacente, faceti clic pe primul note (item), dupa care, cu tasta CTRL apasata, faceti clic pe notele adiacente.

Pentru a selecta toate notele, clic pe Select All (CTRL+A) din meniul Edit.

Faceti clic pe Delete.

CUM REDIMENSIONATI O NOTA

Deschideti o nota.

Treageti de marginea din dreapta jos a notei.

PUTETI VEDEA SAU PUTETI ASCUNDE DATA SI ORA NOTEI

Din meniul Tools/Options faceti clic pe Tasks/Notes.

Selectati sau deselectati Show time and date (Arata ora si data)

FIND

TOOLS/FIND ITEMS

Se face cautare:

n              MORE CHOISES (limiteaza cautarea dupa categorie, majuscule, minuscule, prioritate, marime sau alte criterii);

n              ADVANCED (criterii de cautare suplimentare) - cimpuri-note, contacte, documente, task-uri, journal.);

n              NOTES (cautare dupa cuvinte, dupa ora cand a fost creat sau cand a fost modificat)

Odata elementul gasit, se deschide facand dublu click.

3. Serviciul "Situatia la zi" - "Outlook Today"

Item-ul "Outlook Today" este una din noutatile cele mai importante ale versiunii

'2000 Microsoft Outlook fata de precedenta versiune Microsoft Outlook '9 Are rolul principal de a crea o interfata (legatura) intre 3 din serviciile considerate cele mai importante ale programului: Calendar, Tasks si E-mail (Messages) de aceea

poate fi considerat un liant intre cele 3 servicii Microsoft Outlook.

In cele ce urmeaza vom descrie textual principalele operatiuni ce se pot realiza

cu acest item, dupa care vom reflecta prin imagini aceste operatiuni.

Configurarea Outlook Today in "Startup"-ul programului

Dat fiind faptul ca prin acest item este reflectata prompt "Situatia la zi" a celor 3 servicii electronice mentionate mai sus, autorul il considera cel mai important al programului, motiv pentru care este propusa configurarea acestuia in "Startup"-ul programului.

Asta insemna ca: in momentul lansarii in executie a programului "Microsoft Outlook" item-ul selectat implicit va fi "Outlook Today".

Pentru realizarea acestei operatiuni (importanta!!!), e necesara parcurgerea urma-

torilor pasi succesivi:

1) Selectie item (Outlook Today)

2) Buton "Customize Outlook Today." (Configureaza Outlook Today)

3) In fereastra "Customize Outlook Today.":

Prima optiune este chiar: Startup - sub forma unei casete de validare care daca va fi activata operatiunea aproape s-a incheiat.

4) "Save Changes" (Salveaza modificarile) - este butonul asupra caruia trebuie   

operat "clic-stanga" pentru a finaliza integral operatiunea de configurare Outlook

Today in "Startup"-ul programului ("Cancel" are ca efect abandonarea modifica-

rilor facute in aceasta fereastra).

Sa retinem explicatia clara care apare in dreptul casetei de validare aferente ope-

ratiunii "Startup": "When starting, go directly to Outlook Today" (Cand pornesti,

du-te direct in Outlook Today) - este comanda intuitiva data de "sistem" catre "pro-

gram".

Implicarea Outlook Today in serviciul de posta electronica

Serviciul de posta electronica este, asa cum s-a subliniat pe parcursul acestui su-

port de curs, cel mai important serviciu al Microsoft Outlook. Implicarea Outlook

Today in serviciul respectiv reiese din cel de-al treilea (ultimul din dreapta) grup de

butoane de comanda ("Messages"). In dreptul fiecarui item (de exemplu: Inbox,

Outbox, Drafts) apar cifre care semnifica numarul de mesaje noi (necitite) pe care

item-ul respectiv le contine - informatii deosebit de importante in lucrul curent si

mai ales daca exista o cantitate considerabila de informatii.

Item-urile prezente in grupul de butoane "Messages" nu sunt fixate odata pentru

totdeauna de sistem, insusi utilizatorul poate reconfigura aceste item-uri:

1) Buton "Customize Outlook Today."

2) Buton "Chose Folders." (Alege Foldere) din optiunea "Messages" a ferestrei

"Customize Outlook Today" - cea de dedesubtul "Startup"-ului, dezbatuta anterior.

3) In fereastra "Select Folder" - care prezinta intr-o structura arborescenta "folde-

rele" implicate, utilizatorul isi poate alege usor acele item-uri care vor fi vizibile in

"Messages" din Outlook Today, printr-un simplu clic-stanga pe caseta de validare a

item-ului dorit.

Nu uitam nici de semnificatia - pe care am mai intalnit-o - a grupului de 3 (trei)

butoane aflate in partea dreapta a ferestrei "Select Folder":

- OK - finalizare cu confirmarea modificarilor operate

- Cancel - finalizare cu abandonarea modificarilor operate

- Clear All - dezactivarea tuturor item-urilor disponibile

Figura 21, 22 si 23 reflecta "vizual" cele expuse anterior privitor la item-ul Outlook Today.

Figura 21: Fereastra principala a Outlook Today

Figura 22: Fereastra "Customize Outlook Today"

Figura 23: Fereastra "Select Folder" din Outlook Today

4. Ce trebuie sa stiti in materie de "configurare optiuni"

Menu-ul principal al Microsoft Outlook '2000 dispune de o optiune mai speci-

ala: Tools (Unelte, Scule). Succesiunea de pasi: Tools Options. ne da posibi-

litatea de a ne "configura" diverse instrumente de lucru ale programului. Dar, aten-

tie (!!!), nu avem ca simpli utilizatori orice drepturi de configurare.

Consideram ca exista 3 optiuni de configurare accesibile noua, ca simpli utiliza-

tori, pe cat de simplu de realizat pe atat de utile:

a) Startup-ul intern al programului - item-ul initial pe care-l va selecta programul

in momentul lansarii in executie.

Implicit, sistemul stabileste Inbox ca item al Startup (atentie!!! acest item trebuie

sa fie de tip standard (intern) al Microsoft Outlook), dar poate fi schimbat prin urma-

toarea succesiune de operatiuni:

Tools Options. Other Advanced Options. fereastra "Advanced Options" caseta de text cu lista derulanta de optiuni: Startup in this folder:

(din acest moment avem de ales intre item-urile standard pe care il stabilim)

In final trebuie sa confirmam toata procedura, prin butonul OK.

De altfel ne este proaspat in minte ca aceasta procedura am utilizat-o si pe alta

cale, cand am tratat item-ul Outlook Today.

b) Salvare copii ale mesajelor intr-un anumit item

Ne aducem aminte de punctul 3.1. Serviciul de posta electronica: un mesaj ex-

pediat cu succes din item-ul Inbox dispare de aici dar va fi regasit in alt item (de regula item-ul Sent Items). Acest item, in care vom regasi copii ale mesajelor expe-

diate trebuie configurat ca atare:

Tools Options. Preferences E-mail Options. caseta de validare: Save copies of messages in Sent Items folder.

Daca nu exista aceasta configurare toate mesajele - si cele expediate si cele primite se vor "ingramadi" in item-ul Inbox.

c) Salvare mesaje neexpediate intr-un anumit item

Aici e vorba de rolul pe care il are de regula item-ul Drafts (Schije, Resturi)

in care se depun numai acele mesaje sau resturi de mesaje, in caz ca expeditia s-a

soldat cu esec (intrerupere accidentala a curentului, adresa de destinatie inexistenta

in "Address Book" sau alte motive). Nu este obligatoriu ca item-ul sa fie Drafts, el

poate fi inlocuit cu un alt item (Inbox, Sent Items, Outbox), daca e urmata procedura

de configurare:

Tools Options. Preferences E-mail Options. Advanced E-mail Options

caseta de validare: Save unsent messages in: (Drafts, Inbox, Sent Items, Outbox).

E preferabil, totusi, ca item-ul Drafts - desemnat astfel de autor - sa fie mentinut in "specialitatea" sa.

5. Gestionarea informatiei externe prin Microsoft Outlook

Am vazut in capitolul 3 al prezentului suport de curs - "Sistemul de operare Win-

dows" - cum se gestioneaza resursele sistemului: exista utilitare specializate in acest

sens, ale sistemului de operare - "My Computer" sau "Windows Explorer".

Microsoft Outlook are posibilitatea de a-si subordona aceste utilitare, in plus chiar

sa le inlocuiasca cu propriul sistem de gestionare a "informatiei externe" (reamintim:

"informatie externa" inseamna in acest context ceea ce NU corespunde componen-

telor "standard" ale Microsoft Outlook).

In cazul ca se lucreaza curent intr-o retea de tip "Outlook", utilitatea gestionarii

informatiei externe prin insusi programul implicat devine evidenta, nemaifiind nevoie

de operatiile greoaie de intrare / iesire intre Microsoft Outlook si sistemul de operare.

Pentru a aborda la modul profesionist aceasta problema, sa retinem ca trebuie par-

curse 2 categorii de operatiuni:

a) Instalarea Microsoft Outlook in "Start-up"-ul sistemului (pentru a realiza intra-

rea directa in program odata ce a fost deschis calculatorul)

b) Preluarea functiilor sistemului de operare in cadrul Microsoft Outlook

Cele doua categorii de operatiuni descrise mai sus vor fi tratate in cele ce urmeaza:

Instalarea Microsoft Outlook in "Start-up"-ul sistemului

Ne amintim ca intre pornirea calculatorului si asigurarea efectiva a conditiilor de

lucru pentru utilizator, se parcurg cateva etape depedente de soft-ul instalat pe calcu-

lator, in final pe ecran va aparea "desktop"-ul specific Microsoft Windows ca sistem

de operare. Utilizand facilitatea oferita de sistem prin serviciul "Start-up", putem

"forta" lansarea in executie la inceputul sesiunii de lucru a oricarui program existent

pe hard-disk-ul calculatorului (cazul nostru: Microsoft Outlook).

Pentru versiunea '2000 a Microsoft Windows, e necesara parcurgerea succesiunii

de pasi urmatoare:

Buton Start Settings TaskBar & Start Menu

Din acest moment apare fereastra TaskBar & Start Menu, in care se selecteaza

succesiv optiunile: Advanced buton Add

(in acest stadiu, sa retinem ca alternativa optiunea oferita de butonul Remove , fo-

losit in locul lui Add , daca se doreste anularea instalarii unui program in "Start-

up"-ul sistemului).

Dupa ce am operat butonul Add , apare pe ecran fereastra: "Create Shortcut",

in care se va opera pe baza unui program ajutator de tip "Wizard" - "Vrajitor" (a se

vedea butoanele din partea de jos a ferestrei: "Back si Next" ).

Cea mai importanta informatie in acest stadiu, ne este oferita de caseta de text

("textbox-ul") cu titulatura: "Type the location of the item:" - "Tastati locatia pro-

gramului:", unde va trebui sa apara un text reprezentand "calea" ("path") catre pro-

gramul dorit, sub forma unei structuri arborescente de directoare si fisiere (asa cum

am studiat in capitolul 2, punctul 2.3. Structura arborescenta a directoarelor). In

cazul nostru trebuie gasit "shortcut"-ul ("scurtatura") catre programul Microsoft Out-

look, de exemplu: C:Documents and Settingsstud_5DesktopMicrosoft Outlook.lnk

Evident, lungimea textului de mai sus - care poate fi si mai mare(!) - ne creaza difi-

cultati, de aceea sistemul ne ofera un ajutor neprecupetit: butonul Browse , pe baza

caruia putem localiza ce ne intereseaza in mod intuitiv, mult mai usor. Concret, noi

trebuie sa cautam printre resursele sistemului "shortcut-ul" asociat programului

Micrsoft Outlook ce poate fi recunoscut dupa pictograma ("icon"-ul) specifica

Operand "clic-stanga" pe butonul Browse pe ecran va aparea fereastra

"Browse for Folder", ultima etapa inaintea stabilirii locatiei programului. Dupa ce

aceasta a fost selectata, sirul de operatiuni va fi confirmat prin succesiunea de butoane

OK corespunzatoare, ce trebuie apasate.

In Figura 23 si Figura 24 putem urmari "vizual" principalele operatiuni expuse

anterior:

Figura 23: Fereastra Create Shortcut

Figura 24: Fereastra Browse for Folder

Preluarea functiilor sistemului de operare in cadrul Microsoft Outlook

Cea de-a doua categorie de operatiuni realizeaza preluarea, practic, a functiilor

utilitarelor clasice de gestionare a resurselor de sistem "Windows", My Computer sau

Windows Explorer. Pentru aceasta e nevoie de urmat o succesiune de pasi, astfel:

- Crearea unui grup, de tip "Other" pe bara Outlook (de exemplu: "ALTELE")

- Intrarea in fereastra "Add to Outlook Bar" ("clic-dreapta" pe suprafata goa-

la Outlook Bar optiunea "Outlook Bar Shortcut ")

- In fereastra "Add to Outlook Bar":

- Selectie tip item: Look in: File System (extern)

- Selectie item: Folder name: aici va fi selectat "folder"-ul Desktop care

contine pictogramele ("shortcut"-urile) pro-

gramelor, ce pot fi lansate in executie prin

"dublu-clic" pe aceste pictograme .

Odata ce am operat, in final, clic pe butonul OK - fiind selectat item-ul Desktop

acesta se va "transfera" in grupul creat anterior pe Outlook Bar ("ALTELE"). Acest

item contine "link"-urile (legaturile) pentru programe executabile, care pot fi lansate

in executie prin "dublu-clic".

Sa privim acum Figura 25 si Figura 26 expuse pe cele doua pagini urmatoare.

Figura 25 prezinta fereastra generala de tip Microsoft Outlook, a carei semnificatie

am studiat-o la pct. 2.3. Administrarea informatiei prin Outlook Bar si Folder List. Ne reamintim de cele 3 panouri, private de la stanga la dreapta:

- Panoul 1: Outlook Bar - in care e selectat grupul "ALTELE"

- Panoul 2: Folder List - in care e selectat item-ul "Desktop"

- Panoul 3: Continutul item-ului "Desktop" ("shortcut"-uri sau "link"-uri catre programe executabile)

Figura 26 prezinta fereastra "Add to Outlook Bar" (clic-dreapta pe suprafata "goala"

a Outlook Bar Outlook Bar Shortcut .), in care a fost selectat item-ul extern

("File System") cu numele "Desktop". In partea de jos a ferestrei se observa butoa-

nele "pereche", OK si Cancel. Clic-stanga pe OK va avea ca efect adaugarea item-

ului selectat ("Desktop") pe Outlook Bar.

Figura 25: Grupul "ALTELE" si item-ul "Desktop"

Figura 26:Fereastra "Add to Outlook Bar" - informatii "externe"