IMBINAREA DATELOR SI A DOCUMENTELOR

Imbinarea datelor si a documentelor

Este uneori nevoie ca acelasi document Word sa fie utilizat (listat, expediat etc.) de mai multe ori, de la utilizare la utilizare elementele care difera find foarte putine.

De exemplu, vrem sa trimitem o invitatie la o prezentare mai multor parteneri de afaceri. Textul invitatiei este acelasi, dar persoanele carora le trimitem invitatiile sunt diferite.

O varianta ar fi aceea sa scriem invitatia pentru prima persoana, sa o listam, iar apoi salvam fisierul cu un alt nume, inlocuim numele persoanei listam etc.

Varianta cea mai eleganta este utilizarea functiei Word Mail Merge, intr-o traducere ad litteram insemnand imbinare postala. Aceasta functie permite imbinarea textului invitatiei cu numele mai multor persoane care vor primi invitatia.

Majoritatea utilizatorilor programului Word considera imbinarea postala ca fiind sinonima cu realizarea de scrisori, invitatii, felicitari etc. Este adevarat ca utilizand Word-ul putem sa concepem si sa imprimam elegant si eficient scrisori, invitatii, felicitari, plicuri etc. Dar, functia Mail Merge ofera mult mai mult, iar termenul de imbinare postala are si alte semnificatii decat cele postale propriu-zise.

In esenta, o operatie de imbinare postala este formata din doua parti:

un document (un fisier Word) in care textul contine elemente variabile; acest document poate lua diverse forme: o scrisoare, o invitatie, un catalog de produse, un mesaj e-mail sau fax, o carte de telefoane, un raport financiar etc

o baza de date, care contine inregistrari ce pot completa elementele variabile din documentul Word; ea poate contine: nume de persoane, nume sau coduri de produse, nume de conturi, sume din conturi etc.; din punct de vedere al modului in care este realizata, aceasta baza de date (lista) poate fi: un tabel intr-un fisier Word, o foaie de calcul Excel, o lista Contacts din programul Outlook, o tabela din Access, Fox etc.

Vom realiza o imbinare postala in directorul D:UserInfoECS5CristinaImbinare. Pentru aceasta, vom crea un fiser Word numit Scrisoare.doc, ce contine textul scrisorii, lasand libera zona in care trebuie sa apara numele persoanei careia ii este adresata si un fisier Word numit BazaDate.doc ce va contine un tabel cu doua coloane si mai multe linii, in care se afla numele si adresele persoanelor carora vrem sa le trimitem scrisoarea (in prima linie este scris cuvantul nume in prima coloana si cuvantul adresa in cea de a doua coloana, iar pe fiecare din liniile urmatoare apare numele si adresa unei persoane).

Deschideti fisierul Scrisoare.doc. Pentru a apela functia Mail Merge accesati meniul Tools - Letters and Mailing - Mail Merge Se apeleaza componenta Mail Wizard, iar in partea dreapta a ecranului apare fereastra Mail Merge in care veti introduce optiunile dumneavoastra.

In prima etapa, (Figura 4.26) se alege tipul de document pe care doriti sa il realizati:

Leters, scrisori;

E-mail mesages, mesage e-mail;

Envelopes, plicuri;

Labels, etichete;

Directory, care nu difera de prima optiune Leters decat prin modul in care sunt utilizate salturile la pagina noua; in cazul optiunii Leters, programul Word insereaza un salt la o pagina noua (mai exact un salt la o sectiune noua de tipul Next page) pentru fiecare inregistrare; in cazul optiunii Directory, programul Word nu adauga salturi la o pagina noua, iar inregistrarile curg una dupa alta in documentul final.

In lucrarea de fata este tratata doar prima optiune: realizarea unei scrisori-formular.

Figura 4.26 - Mail Merge, prima etapa

Dupa alegerea acestei optiuni, se trece la pasul urmator prin apelarea link-ului Next Wizard Step aflat in partea de jos a ferestrei Mail Merge. Se deschide o fereastra (Figura 4.27) care va permite sa alegeti unde veti crea noua scrisoare:

Use the curent document, se foloseste documentul curent - optiune aleasa in exemplul nostru;

Start from a template, se foloseste un model existent;

Start from existing document, se foloseste un document creat anterior.

Fig. 4.27 - Mail Merge, a doua etapa

Incepand cu aceasta etapa, se poate reveni la etapa anterioara prin prin apelarea link-ului Previous Wizard Step aflat in partea de jos a ferestrei Mail Merge.

Se trece apoi la pasul 3, in care trebuie sa precizati de unde luati datele pentru a realiza imbinarea cu documentul anterior selectat. Sunt trei posibilitati, asa cum se vede in Figura 4.28:

Use an existing list, se utilizeaza o sursa (lista) anterior creata;

Select from Outlook Contacts, se utilizeaza lista de contacte din programul Outlook;

Type a new list, se creeaza o lista noua.

Alegem prima optiune. Apare mesajul Use names and addresses a file or database (Alegeti numele si adresele pentru fisier sau baza de date) si un buton Browse a carui apelare permite deschiderea ferestrei Select Data Source, de unde vom descide fisierul existent din care luam datele.

Pe ecran va aparea fereastra Mail Merge Recipients in care selectati datele pe care le veti utiliza dupa diverse criterii.

Se trece apoi la pasul patru. Ne apropiem de final si programul ne invita sa definitivam textul scrisorii, daca nu am facut-o deja, Figura 4.29. Apelam butonul More items si din fereastra Insert Merge Field selectam campul care va fi inserat in scrisoare, in cazul nostru campul Nume si apasam butonul Insert. Avem grija ca, in documentul Scrisoare.doc, cursorul sa se afle in pozitia in care dorim sa apara campul in scrisoare.

In etapa a cincea se poate previzualiza scrisoarea obtinuta, pentru fiecare persoana in parte, si se pot face modificari.

In cadrul pasului 6 (ultimul) Complete the merge, se poate opta pentru:

Print , imprimarea scrisorilor;

Edit individual letters , imbinarea scrisorilor intr-un document nou, care va fi salvat ca atare.

In ambele variante, se deschide o noua fereastra (Merge to Print sau Merge to New Document) din care selectam articolele pe care vrem sa le imprimam sau sa le salvam (toate articolele, articolul curent sau articolele dintr-un interval precizat

Figura 4.28 - Mail Merge, a treia etapa

Figura 4.29 - Mail Merge, a patra etapa