Lucrul cu documente multiple. Integrarea datelor word cu alte programe

Lucrul cu documente multiple. Integrarea datelor word cu alte programe

1. Lucrurile cu documente multiple

a)      Pentru a nu mai folosi timp util pentru alta munca in documenete textul scris inainte si de care e nevoie mai tarziu poate fi copiat in documentul dumneavoastra fara a mai pierde timpul rescriindu-l.

Mutarea si copierea textului intre documente se face:

Se activeaza documentul care contine textul care se muta sau se copiaza;

Se apasa Ctrl+X sau Edit Cut pentru a muta textul;

Se apasa Ctrl+C sau Edit Copy pentru a copia textul;

Se deplaseaza cursorul de insertie pentru a copia textul;

Se apasa Ctrl V sau Edit Paste sau se executa clic pe butonul Paste din bara cu unelte standard.

b)      Tot in folosul reducerii timpului de lucru la calculator vine si afisarea simultana a doua zone dintr-un document. Acest lucru se face urmarind pasii:

Se selecteaza Window Split;

Se foloseste mouce-ul sau tastatura (sageata in sus, sageata in jos) pentru a muta linia in pozitia dorita;

Se face clic cu mouce-ul sau se apasa Enter;

Se selecteaza Window Remove Slit pentru a renunta la impartirea ferestrei.

Salvarea documentelor multiple se face cu File Save sau File Save As. Pentru a salva toate documentele deschise cu o singura comanda se selecteaza File Save All.

2. Integrarea documentelor Word cu alte programe

Wordul lucreaza bine atat cu aplicatiile Microsoft Office, cat si cu aplicatiile produse de alte firme cum ar fi Lotus 1-2-3.

Unele dintre modalitatile de integrare a datelor provenite de la alte programe in documentele Word sunt:

copierea si lipirea;

insertia unui fisier intr-un document Word;

legarea si inglobarea;

importul si exportul;

crearea hiperlegaturilor.

2.1. Copierea si lipirea

Sunt tehnici Windows standard : cind se lipeste informatia din memoria Clipboard intr-un document Word, programul va gestiona informatia in diferite moduri.

Daca datele provin dintr-un document Word programul le va lipi pur si simplu, pastrandu-le formatul original.

Daca datele sunt de tip text si provin dintr-un alt program pentru care Word poseda filtru de transformare, programul Word va transforma informatia in format text word.

Daca datele provin dintr-un program de baze de date (Access) sau de calcul tabelar (Excel) Word transforma informatia in text si o formateaza ca tabel.

Daca datele din memoria Clipboard sunt intr-un format pe care Wordul nu il poate transforma sau nu sunt de tip text, dar Wordul le poate asocia cu un obiect OLE (Object Linking and Embeding), programul va ingloba datele sub forma de obiect.

In loc de-a folosi pentru a lipi obiectele comanda Paste si de bazarea pe Word pentru a decide ce format sa-i dea, se poate folosi comanda Paste Special din meniul Edit pentru a controla formatul datelor lipite. Dupa ce apare caseta de dialog se executa clic pe Paste pentru a ingloba continutul memoriei Clipboard in document si clic pe Paste Link pentru a insera continutul memoriei Clipboard si a crea o legatura cu fisierul sursa.

In caseta As se selecteaza optiunile de formatare pentru obiect. Atunci cand se selecteaza o optiune in sectiunea Result apare o descriere a acestuia. Se valideaza optiunea Display As Icon pentru ca obiectul sa apara ca o pictograma in document. Pentru a deschide sau edita obiectul va trebui executat dublu clic pe pictograma. Se executa clic pe OK.

2.2 Legarea, conversia, inglobarea obiectelor, OLE in Word

Cea mai simpla modalitate de conversie, incapsulare si legare a datelor intr-o aplicatie Office 2000 foloseste o varianta modificata a operatiilor de copiere si lipire.

Se deschide aplicatia sursa care contine textul, imaginea sau un alt obiect care urmeaza a fi legat sau incapsulat in aplicatia de destinatie.

Se selecteaza si se copiaza obiectul in Clipboard. Daca se doreste, se poate include aplicatia sursa; in unele cazuri programul va intreba daca se foloseste mentinerea continutului memoriei temporare. Se selecteaza optiunea Yes, apoi se deschide fisierul destinatie si se amplaseaza punctul de insertie acolo unde se doreste lipirea selectiei. Se selecteaza optiunea Edit Paste Special pentru a deschide caseta de dialog Paste Special (fiura pag.38 foi).

Se opteaza pentru conversia sau legarea selectiei in aplicatia destinatia. Conversia selectiei implica transformarea formatului nativ al acesteia intr-un format folosit in documantul destinatie. De exemplu o diagrama Excel lipita in Word poate fi convertita intr-un grafic sau in text. Din momentul conversiei se vor folosi instrumente Word pentru a lucra cu selectia convertita.

Daca se incapsuleaza obiectul diagrama, o copia a acestuia este salvata in interiorul documentului. Daca se efectueaza dublu clic pe obiect pentru a-l edita se vor deschide barele de instrumente din Excel.

Daca se foloseste legarea la fiecare deschidere a documentului destinatie, aplicatia va reincarca obiectul diagrama din fisierul sau creat in aplicatie nativa.

Daca se efectuzeaza dublu clic pentru a edita obiectul legat se va deschide documentul sursa, nu este permisa modificarea obiectului legat, ci numai a sursei acestuia. Daca un fisier legat este mutat, deschiderea documentului destinatie va determina aparitia unui mesaj de eroare, iar documentul destinatie se va incarca fara imaginea respectiva. Aceasta inseamna ca documentul poate fi deschis cu succes numai pe un calculator care contine atat aplicatia sursa, cat si documentul sursa. Legarea are doua avantaje: economisesti spatiu pe disc si ceea ce e mai important are un caracter dinamic.

Daca se modifica sursa obiectului, modificarea se va reflecta in toate documentele legate.

Sursa obiectului este afisata in partea de sus a casetei de dialog. Caseta As permite selectarea modului de insertie al informatiei:

Microsoft Excel Worksheet Object (obiect foaie de lucru Microsoft Excel) creeaza un obiect incapsulat in documentul Word, care poate fi editat folosind instrumentele obisnuite din Excel;

Formatted Text (RTF), optiunea prestabilita converteste foaia de calcul intr-un tabel;

Unformatted Text (text neformatat) converteste selectia in coloane tabelare word;

Picture Image Bitmap converteste foaia de lucru intr-un obiect grafic cu care se poate lucra in Word, folosind toate instrumentele grafice existente in Word;

HTML insereaza continutul memoriei temporare sub forma unui text formatat HTML;

Unformatted Unicode Text insereaza foaia de calcul fara nici un element de formatare.

Daca se prefera modificarea tipului de pictograma Excel Worksheet se efectueaza clic pe butonul Change Icon din fereastra Paste Special. Se poate efectua o optiune din biblioteca de pictograme Excel sau se poate impoarta propria pictograma folosind butonul Browse, dupa cum este permisa personalizarea legendei.

Pentru a lega selectia se selecteaza optiunea Paste Link. Se poate realiza legarea oricaror tipuri de fisiere, cu exceptia formatului Unhanced Metafile. Aceasta optiune este inlocuita cu Word Hiperlink. Prin selectarea optiunii Word Hiperlink se creeaza o hiperlegatura in documentul word; prin efectuarea unui clic pe hiperlegatura, utilizatorul ajunge in foaia de lucru Excel sursa.

Se poate accesa optiunea Paste As Hiperlink direct din meniul Edit.

Conversia, legarea si incapsularea

Se deschide fisierul ce contine datele ce urmeaza a fi convertite, incapsulate sau legate.

Se selecteaza datele si se copiaza selectia in memoria temporara.

Se insereaza punctul de insertie acolo unde se doreste insertia datelor selectate.

Se selecteaza optiunea Edit Paste Special.

Se selecteaza un tip din controlul As. Se selecteaza una din optiunile Paste sau Paste Link.

Se selecteaza optiunea Display As daca se selecteaza un obiect Microsoft Word.

Se efectueaza clic pe butonul OK pentru a insera selectia in documentul destinatie.

Se efectueaza clic o data pe obiectul inserat pentru a-l selecta. Se pot folosi butoanele de manevrare ale obiectului pentru a-l dimeniona sau se apasa pe tasta Delete pentru a-l sterge.

La un dublu clic pe obiect barele de instrumente din aplicatia natura a documentului se vor deschide in aplicatia destinatie. Obiectul fiind incapsulat este doar o copie, iar modificarea obiectului nu va avea ca rezultat modificarea foii de lucru originale, iar modificarea foii originale nu va avea ca efect modificarea obiectului. Daca obiectul este legat, se efectueaza dublu clic si utilizatorul va fi transportat in documentul sursa pentru a putea edita textul.

Daca se doreste incapsularea sau legarea unui intreg fisier in locul unei selectii, este mai simpla deseori insertia directa a obiectului.

Se selecteaza optiunea Insert Object Create From File (creare din fisier) pentru a deschide pagina Create From File a casetei de dialog Object (figura pag.43).

Se selecteaza si se deschide fisierul ce urmeaza a fi incapsulat sau legat si se stabilesc celelalte optiuni exact cum s-a procedat in caseta Paste Special.

Se efectueaza clic pe butonul OK pentru a insera obiectul in documentul destinatie. Unele fisiere sunt inserate sub forma de pictograme, fisierele sunet insereaza o pictograma in documentul destinatie. Prin efectuarea unui dublu clic pe pictograma se determina valoarea fisierului.

2.3. Crearea de obiecte noi

Intr-un document Word este posibila inglobarea unui obiect nou cum ar fi o foaie de calcul Excel goala. Se face acest lucru daca se intentioneaza crearea directa la fata locului a obiectului inglobat.

Prin selectarea optiunii Insert Object se va deschide caseta de dialog Object. Lista derulanta din fisa Create New afiseaza obiectele ce pot fi craete folosind aplicatiile existente pe un calculator. Din caseta Object Style se selecteaza tipul de obiect care se doreste sa fie creat. Daca se doreste ca obiectul legat sa fie afisat sub forma de pictograma se excuta clic pe optiunea Display As Icon. Se alege OK, iar in documentul dumneavoastra va aparea un obiect gol; se executa dublu clic pe obiect pentru a introduce datele; cand se termina de introdus se executa clic in afara bordurii din jurul obiectului inglobat pentru a reveni la editarea documentului.[6,7]