Charakterizujte principy manažerského řízení času

Charakterizujte principy manažerského řízení času

Analýza využívání času

Prvním krokem k řízení vlastního času je změnit postoj ke svému času. Řízení vlastního času je klíčovým atributem efektivního manažera. Cílem není zvyšovat svoji pracovní zátěž a využít pro ni delší čas, ale naopak – dělat méně, systematicky a přitom dosáhnou lepších výsledků pro podnik i pro vlastní rozvoj.

Znaky špatného řízení času

přetížený program, práce večer a o víkendu,

neplnění termínu, zvl. písemných zpráv,

povrchní řešení problémů,

přemíra operativních úkolů (neustálé „hašení“),

málo času na důležité úkoly (důležitá rozhodnutí),

malá frekvence delegovaných úkolů (nenahraditelnost),

chybí přehled o cílech a prioritách,

neschopnost odmítnout nový úkol,

příliš času stráveného na poradách (komisích),

perfekcionismus,

stres.

Cílem analýzy využívání času je zjištění rozložení a využívání pracovního času prokázat co nejpřesněji, na které činnosti připadá relativně největší spotřeba času. Na základě analýzy se zjistí časově náročné činnosti a oblasti problémů a jejich možná řešení.

Techniky analýzy času

Vlastní časový snímek pracovního dne (tzv. autosnímek)

Manažer sám měří a zapisuje soustavně po celou pracovní dobu, popř. během celého kalendářního dne (týdne, měsíce) všechny své pracovní operace, činnosti, prostoje apod. bez přerušení a bez třídění, chronologicky, ve sledu, jak jdou za sebou. Hodnotící údaje u jednotlivých činností (kritéria) jsou významná pro další zpracování údajů z hlediska efektivního využívání času. Jsou jimi např.:

charakter činnosti (strategická, odborná, rutinní)

forma činnosti (vlastní manažerské činnosti, porady, rozhovory, telefony)

periodicita činnosti (denní, týdenní, měsíční, roční)

význam (důležitá, nedůležitá, ztrátový čas)

naléhavost (urgentní, odložitelná)

podnět (vlastní, nadřízený, podřízený, kolega)

Tříděním sledovaných činností lze zjisti pracnost, četnost a opakovanost jednotlivých činností, obsah práce, podnět  a zaměření práce, časový dosah činností, formu činností, popř. i operací. Na tomto základě lze stanovit priorit činností, časové ztráty a účinné techniky řízení času.

Pracovní deník

V pracovním deníku je den rozdělen na patnáctiminutové úseky se záznamem činnosti. U každé činnosti se doporučuje poznámka o efektivnosti stráveného času. Např.: V – významný, N – nevýznamný, Z – zbytečný.

Cílem analýzy času, bez ohledu na metodu přístupu, není „kolik času čemu věnujeme“, ale jaká je výkonnost, výsledek pro organizaci a vlastní osobní rozvoj. Analýza vlastního času je konkrétním zamyšlením nad sebou samým, na vlastní činností a jejími výsledky. Je nezbytným krokem pro zlepšení využívání času manažera.