Co charakterizuje dobře řízené organizace. Delegování

Co charakterizuje dobře řízené organizace. Delegování

(původně - 12a) DELEGOVÁNÍ)

Co charakterizuje dobře řízené organizace

Delegovat znamená přenášet úkoly a pravomoc z nadřízených na podřízené. Pravomoc je delegována tehdy, jestliže vedoucí dá svému podřízenému určitou volnost k rozhodování. Čím výše jsou manažeři postaveni, tím méně se zabývají samostatným řešením konkrétních úkolů a tím více převažují v jejich práci typické řídící činnosti, které vyžadují větší podíl delegování.

Při delegování úkolů nedochází ke snížení odpovědnosti, nýbrž naopak, ke sčítání odpovědnosti. Odpovědnost zůstává na manažerovi, který úkol delegoval, i na tom pracovníkovi, který úkol plní. Úkol, pravomoc, odpovědnost každého pracovníka musí vzájemně dopovídat. Tvoří neoddělitelnou jednotu. Kdo převezme úkol, přejímá s ním i odpovědnost za jeho správné vyřešení. Plná odpovědnost za celkový úkol zůstává manažerovi.

Delegace úkolů = přenesení plnění úkolů z nadřízeních na podřízené - nejen úkolů, ale i pravomoci a odpovědnosti

Efektivní delegování vyžaduje analýzu práce manažera, plánování, výběr vhodných pracovníků, oboustrannou důvěru, správný způsob zadání, otevřenou komunikaci a přiměřenou podporu.

PROČ DELEGOVAT

Delegací úkolů (+odpovědnosti+pravomoci) získává manažer nové nápady a přístupy k řešení úkolů a více času pro řídící úkoly s vyšší prioritou.

Aby manažer mohl rozhodnout, co delegovat, měl by v prvé řadě pravidelně analyzovat svou práci z hlediska povinností a odpovědnosti, dále z hlediska hlavních cílů svého útvaru, klíčových oblastí pro jejich dosažení. Dále by měl definovat ty úkoly, které může dělat jen on.

CO DELEGOVAT (společně s příslušnou pravomocí a odpovědností)

Denní, rutinní práce, které by vedoucí nemuseli a ani neměli sami vykonávat (např. přípravu konceptů písemných materiálů, analýzy operativních problémů a možných řešení).

Relativně samostatné úkoly, které by vedoucí měli vykonávat sami, ale pro nedostatek času je někdy delegují (např. dílčí, opakující se rozhodnutí).

Dílčí úkoly, které umožní podřízeným získat zkušenosti či úkoly, které jim zároveň umožňují vidět celkové souvislosti své práce.

Úkoly, kterými si vedoucí ověřují schopnosti pořízených v určité oblasti činnosti či četné dílčí úkoly, které zvyšují podíl spolupracovníků na rozhodování – přispívají k motivaci a osobnímu růstu pracovníků.

CO NEDELEGOVAT

- Špatně definované úkoly, zásadní, důležitá rozhodnutí.

- Nové úkoly, na které nejsou podřízení připraveni, či úkoly, které kladou na pracovníky nové, obtížně splnitelné požadavky.

- Úkoly, které jsou bezprostředně spjaty s funkcí manažera (mzdové, personální otázky, řešení konfliktů mezi podřízenými apod.), záležitosti důvěrného charakteru (utajované skutečnosti),  úkoly uložené přímým nadřízeným k osobnímu vyřízení a další speciální úkoly.

KOMU DELEGOVAT

Úkol se deleguje tomu pracovníkovi, který má nejlepší předpoklady pro jeho správné splnění. Při výběru vhodného pracovníka je třeba zhodnotit nejen schopnosti, ale přihlédnout i k zájmu pracovníka, jeho pracovnímu vytížení, motivaci.

KDY DELEGOVAT

Delegování je nezbytné v situaci, kdy manažer nestačí z časových důvodů vyřešit všechny úkoly sám, protože je přetížen, služebně vzdálen, řeší úkoly vyšší priority, úkol je určen pro týmové zpracování, apod.

Delegování přináší manažerům více času na důležité věci.

JAK DELEGOVAT

Ústně nebo písemně, stanovit termín pro vyřízení úkolu, event. i pravidla pro řešení.

Mezi bariéry delegování patří zejména pocit vlastní nenahraditelnosti, nedůvěra ve schopnosti spolupracovníků, obava ze špatného definování úkolu, obava z přemíry delegování, nepochopení ze strany vyššího nadřízeného. Mezi příčiny, které brání úspěšnému delegování lze zařadit i osobní vlastnosti a pracovní návyky vedoucích.