Kontrolní proces a jeho úloha v managementu. Klasifikace kontrolních procesů

Kontrolní proces a jeho úloha v managementu. Klasifikace kontrolních procesů  x

ZÁKLADNÍ KONTROLNÍ PROCES

Kontrolování je manažerskou funkcí bez níž by řídící proces nemohl existovat. Podstatou kontroly je porovnání plnění plánů a cílů organizace se skutečným stavem. Posláním kontroly je včasné zjištění, rozbor a přijetí závěrů k odchylkám.

Kontrola nemá jen charakter inspekční, prověřovací s následnými represivními opatřeními.

V managementu je zdůrazňován její preventivní charakter, který je nezbytnou podmínkou pro všechny manažerské činnosti.

Za efektivně prováděnou kontrolu odpovídají manažeři na všech řídících stupních.

Manažerská kontrola je obvykle chápána jako systém se zpětnou vazbou.

Plánované  Skutečně Měření Porovnání

plnění  ____ vykonaná _____ skutečně ______ skutečnosti

úkolu práce vykonané práce se standardy

Realizace  Program Analýza Identifikace

korektivních  ___ korektivních ____ příčin _______ odchylek

opatření  opatření odchylek

Předmět kontrolování

Předmětem kontrolování jsou tři oblasti

stanovení standardů

měření vykonané práce

korekce odchylek od standardů a plánů

ad 1

Standardy jsou kritéria vykonávané práce. Mezi nejefektivnější standardy patří verifikovatelné cíle a úkoly.

ad 2

Měření vykonané práce. Nutno stanovit měřící nástroje a metodiku měření. Odchylky mohou být: pozitivní - negativní

významné - nevýznamné

ad 3

Korekce odchylek - rozhodnutím, příkazem, normou.

Rozlišujeme dva typy korekce:

okamžitá - ovlivňuje současný stav,

základní - ovlivňuje stav do budoucna

V závěrech kontroly je třeba vyjádřit a rozlišit váhy pozitivních a negativních odchylek i jejich vzájemné vyrovnání

Techniky kontroly

Mezi nejdůležitější techniky kontroly využitelné v policejních činnostech patří:

n    statistické údaje

n    speciální zprávy a analýzy

n    osobní pozorování

Pro kontrolu policejních činností mají nesporný význam statistické analýzy aktivit, vyplývajících z hlavních úkolů policie a jasná prezentace minulých i současných statistických

údajů. Vyjádření v tabulkové nebo grafické formě umožňuje lépe srovnat vzájemné vztahy.

Pro kontrolu některých problémových oblastí je možné využít speciální zprávy a analýzy.

Osobní pozorování je neméně významnou součástí kontrolních technik, resp. Metod vedení

lidí. Systém komunikování, styl vedení, motivace jsou nezastupitelnými prostředky aktivních kontrolních technik.

Klasifikace kontrolních procesů

Kontrolní procesy je možné klasifikovat podle účelových hledisek, např. úrovně řízení, doby trvání, obsahové náplně, způsobu vyjadřování a pod. Má-li kontrola jako součást řídícího procesu plnit své poslání, musí být přizpůsobena plánům, požadavkům efektivnosti. Prvořadý význam kontroly nespočívá ve zjišťování nedostatků, závad, odchylek od předpokladů, ale v  předcházení jim.

Druhy kontroly z časového hlediska

Preventivní - Její podstatou je kontrolování kvality manažerů a minimalizování jejich chyb.

Úsilí managementu směřuje do budoucnosti. Princip preventivní kontroly vychází z přesvědčení, že čím kvalitnější budou manažeři a jejich podřízení, tím bude menší potřeba přímé kontroly.

Výhody - je možné přesněji určovat osobní odpovědnost manažera

n    kontrola je podporována sebekontrolou manažerů

n    odstraňuje z manažera břímě přímé kontroly, prevence vzniku problémů často

vyžaduje menší úsilí, než napravování zajištěných odchylek.

Průběžná - v procesu realizace řešení problému.

Následná - pro realizaci, sleduje další vývoj.

Postup kontroly a její metodika

Proces kontrolování podle Koontze - Weihricha má následující strukturu

n    jedná se o kontrolu jako systém jednoduché zpětné vazby

n    porovnání systému kontroly s jednoduchou zpětnou vazbou a s dopřednou vazbou

Systémy s jednoduchou zpětnou vazbou měří hodnoty na výstupech.

Systémy s dopřednou vazbou monitorují vstupy do procesu a zjišťují, zda odpovídají plánovaným hodnotám.

Podle Trunečka lze proces kontrolování rozdělit na následující fáze:

získávání a výběr informací pro kontrolování

ověřování správnosti získaných informací

hodnocení kontrolovaných procesů

závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt

zpětná kontrola

Tendence rozvoje kontrolní činnosti

n    Využití nových kvalit počítačově podporovaných informačních systémů

n    Zvýšení úrovně participace zaměstnanců

n    Využití metod porovnávání a rychlé reakce - monitorování dobrých i špatných zkušeností