Popište efektivní systém plánování cílů a stanovení priorit. Metoda ABC.

Popište efektivní systém plánování cílů a stanovení priorit. Metoda ABC.

Efektivní řízení času má jeden hlavní cíl: vykovat ve stejném čase víc, nebo vykonat tutéž práci v kratším čase a vykonat ji kvalitněji. Plánování práce, stanovování priorit a dobré hospodaření s časem předpokládá mít přehled:

o hlavních a neodkladných úkolech svěřeného pracovního úseku (klíčových úkolech a 

prioritách)

o pracovní kapacitě vlastní i spolupracovníků

o čase a prostředcích, které má k dispozici

Metoda ABC

Jde o rozdělení konkrétních úkolů do skupin podle toho, jak jsou důležité  pro dosažení konkrétního cíle.

Základem analýzy je seznam úkolů, které manažer musí řešit v určitém časovém úseku, např. za den, týden, příp. měsíc. Dobře si naplánovat čas předpokládá znalost cíle, jehož chce manažer dosáhnout. Následuje očíslování úkolů a seřazení podle jejich důležitosti a podle toho, jakou hodnotu přinesou. Ve skupině označené písmenem A budou nejvýznamnější úkoly, které nelze delegovat na podřízené. Mají největší hodnotu pro splnění cílů manažera, musí je vyřídit osobně. Úkoly ze skupiny B jsou průměrně důležité, lze je delegovat. Skupina C představuje úkoly s nejmenší hodnotou pro splnění cílů manažera, ale mají největší podíl na množství práce.

Pro stanovení cílů existují tři základní kroky:

Příprava cílů

Od vrcholového manažera dolů existuje hierarchie jednotlivých dílčích cílů:

cíle organizace jako celku,

skupinové – týmové cíle,

osobní cíle manažera,

osobní cíle spolupracovníků.

Druhy cílů

standardní cíle,

výkonnostní cíle,

inovační cíle

3. Formulace cílů

Pro každý cíl je třeba určit tyto cíle charakteristiky:

obsah cíle (co?)

množství (kolik?)

cílová oblast (kde?)

termín (kdy?)

odpovědnost (kdo?)

Cíle mohou mít různý časový horizont: cíle dlouhodobé, roční, měsíční, týdenní, denní. K dlouhodobějším cílům se zpravidla stanoví cíle postupové (dílčí) podle zvolené strategie jejich dosahování. Při rozhodování o důležitých cílech je třeba si ujasnit preference, rozhodnout, na čem nám v dané klíčové oblasti nebo u daného cíle záleží a co si stanovíme jako nejvyšší preference nebo priority.

Důležitým výchozím požadavkem je zvolit takové klíčové oblasti a cíle, které optimálně přispívají k dosahování výsledků v řídící činnosti manažera. Nejde jen o to, dělat věci dobře, ale dělat správné věci dobře.

Pro formulování klíčových oblastní a cílů by měla být zvláštní pozornost manažera věnována dlouhodobým cílům. Dlouhodobé cíle mohou přinést zcela zásadní výsledky nedosažitelné v krátkém horizontu.

Po definování cílů věnujeme úsilí jejich posouzení a výběru. Porovnáme je mezi sebou a rovněž ve vztahu k celkové představě cílového rozvoje organizace jako celku.

Při volbě priorit je třeba se vyhnout některým úskalím:

preferování naléhavosti a ústup od důležitosti,

přednost krátkodobým prioritám před dlouhodobými,

nadměrný perfekcionismus,

nedostatečná objektivizace cílů,

rutina a nedostatek tvůrčího přístupu,

nedostatek odvahy přijmout riziko.

Stanovování  priorit

vykonávat činnosti podle jejich stupně naléhavosti a důležitosti.

Směřovat neustále za svými cíli.

Vyhnout se plýtvání časem na nevýznamné činnosti.

Delegovat úkoly, které mohou být delegovány.

Soustředit se současně jen na jeden úkol.

Pracovat podle Paretova pravidla.

Každý úkol je charakterizován dvěma dimenzemi:

důležitostí svého obsahu,

naléhavostí svého vyřízení.

Důležitost vyjadřuje obsahové hledisko úkolu a vztah jeho plnění k potřebám pracovníka. Naléhavost je vyjádřením potřeby splnit daný úkol do určitého termínu.

K největším ztrátovým časům manažera lze zařadit:

nedostatečné delegování – manažer věnuje svůj čas na činnosti, které mohou, mají a lépe dokáží plnit podřízení pracovníci,

neefektivní porady a účast na zbytečných poradách