Písemná komunikace v managementu a charakteristika její efektivnosti

Písemná komunikace v managementu a charakteristika její efektivnosti.

Management na všech organizačních stupních se neobejde bez písemných zpráv, představujících důležitý zdroj informací.

Efektivnost písemné zprávy je podmíněna jednak způsobem využití u příjemce zprávy, jednak způsobem zpracování u zpracovatele. tzn, má obsahovat takové informace, které vedoucí pracovník racionálně využije.

Základní pravidla pro psaní zpráv

dát zprávě logickou strukturu

myšlenky vyjadřovat přesnými formulacemi, jednoznačně a krátce

adekvátní prezentace materiálu

Struktura zprávy - úvod

- hlavní část

- závěr

Kvalitu zprávy do značné míry ovlivňuje sám zadavatel, který by měl stanovit:

obsah, smysl, cíl zprávy

rozsah, formu, termín a způsob jejího zpracování

způsob zadání a ověření zprávy

Jestliže zpracovatel ví k jakému účelu má zpráva sloužit může podat informace, které zadavatel skutečně potřebuje. Dále je žádoucí stanovit přiměřený rozsah zprávy (čím bude delší tím pravděpodobněji ji zadavatel využije). Důležitou podmínkou kvality zprávy je také její forma (stručnost, přehlednost, číslování). Možnost využití formuláře (výhoda v jednoduchém porovnání zpráv různých zpracovatelů a rychlé zpracování údajů).

Termín zpracování zprávy musí být přiměřený (ani krátký ani dlouhý).

Na kvalitu má také velký vliv způsob zadání. Doporučuje se osobní kontakt se zpracovatelem a to jak před zpracováním zprávy formou instrukce, tak i po jejím ukončení formou ověření objektivnosti údajů a s diskusí o závěrech a návrzích.