Ústní komunikace v managementu, nejčastější chyby v komunikaci

Ústní komunikace v managementu, nejčastější chyby v komunikaci

7a) Komunikační formy a procesy v práci manažera (porady, konference, brainstorming)

8a) Komunikační formy a procesy v práci manažera (rozhovory, návštěvní dny, obchůzky pracovišť)

Praktická realizace všech manažerských funkcí předpokládá komunikaci, proces umožňující sdílení informací.Manažeři všech řídících oblastí potřebují pro realizaci manažerských funkcí adekvátní množství informací. Věnují ji až 70% svého času.

Komunikace je prostředek, kterým jsou lidé v organizaci vzájemně propojeni, aby dosáhli společného cíle.

Klíčovým zdrojem a podmínkou úspěšné komunikace jsou informace.

Řídící procesy se mohou uskutečňovat racionálně uspořádanými informačními toky.

Zákl. komunikace je informační proces :

- získávání informací  - uchovávání informací

- přenášení informací  - výběr informací

- registrace informací  - rozbor informací

- třídění informací  - využívání informací

K nejrozšířenějším formám komunikace patří

ústní (verbální) komunikace

písemná komunikace

Ústní (verbální) komunikace

interpersonální komunikace (např. rozhovor, dialog)

komunikace s malou skupinou (porady diskuse, besedy, semináře, přátelské rozhovory aj.)

komunikace s velkou skupinou (např. přednášky shromažďování konference)

Interpersonální komunikace - rozhovor

Obsah rozhovoru vždy k příčině,která jej vyvolala, a k cíli, který sleduje. Cílem je dospět k řešení problému.

Příprava rozhovoru :

dostatek času na přípravu

ujasnit příčinu konání rozhovoru

mít na paměti cíl rozhovoru

promyslet kdy, kde, jak dlouho bude rozhovor trvat,

oprostit rozhovor o rušivých vlivů – telefon, návštěvy

prostudovat podklady před vlastním rozhovorem

včas pozvat účastníka rozhovoru – informovat ho o tématu

Vedení rozhovoru :

komunikační kontakt na vztazích vzájemné důvěry,

rozvíjet otevřenost a komunikační život rozhovoru,

klást otázky, směřující k cíli rozhovoru,

kulturnost komunikace, důstojně a vhodně rozhovor ukončit.

Komunikace s malou skupinou - porady

Jsou nezastupitelnou manažerskou technikou pro navázání přímé komunikace, hledání řešení, informování, vytvoření osobních kontaktů, odstraňování překážek v práci. Jsou někdy efektivní a někdy ztrátové. Není rozhodující množství, ale kvalita.

Význam efektivní porady:

zaměřuje pozornost na to co je podstatou organizace

podpora rozhodnutí na nichž se lidé podíleli,

odpovědnější lidé za přijatá rozhodnutí,

Skupinová diskuse jako účinný nástroj přesvědčování, analyzování a kreativity,

vyprodukování nových přístupů,

Typy porad

Svolávány jsou k různým účelům. Je zde potřeba jasně formulovat cíl či hierarchii cílů.

Formální

Předem připravené porady s programem.Nejčastěji pravidelné porady managementu.Jsou ukládány úkoly spolupracovníkům a je prováděna kontrola již dříve zadaných úkolů a další opatření, která mají za cíl odstraňovat překážky v práci.

Účelové Svolávané operativně, s malým předstihem a bez pevného programu jako reakce na aktuální řídící situaci. –tzv. operativky.

Řešitelské Cílem je vyřešit, rozhodnout složitý problém. Jsou zváni odborníci, sdělující svoje stanoviska. Stanoviska se vzájemně konzultují.

Informační Hlavní cíl je vzájemně informovat přítomné účastníky. Např. krátké ranní porady útvarů.

Tvůrčí porada (brainstorming) - k řešení specifického problému (tzn. sestavit soubor nápadů či námětů, které mohou přispět k řešení problému).

Základní pravidla:

1. pravidlo zákazu kritiky (kritika bude později),
2. uvolnění fantazie, rozvíjení představivosti,
3. co největšího počtu nápadů,
4. naprosté rovnosti účastníků,

Pro dosažení úspěšných výsledků - držet se doporučených metodických kroků:

1. stanovení problému - tzn. specifické konkrétní problémy, ne obecné. Skupinový brainstorming je určen pro problémy závislé na objevování nápadů a nikoliv problémy, které přímo vyžadují posouzení.

2. složení brainstormingové skupiny - optimum 12 lidí . Ideální složení dle těchto kritérií:
   - zastoupení různých oborů
   - schopnost tvořivého a pružného myšlení
   - schopnost kooperace ve skupině (vyhnout se kritikům a konflikt. lidem)
   - stejné funkční postavení

3. příprava brainstormingu (Br)
   - povinnost vedoucího seznámit účastníky s problémem nejpozději do začátku Br a prodiskutovat s nimi zadání úkolu.
   - přesné vymezení cíle a úkolu
   - rozložení složitého problému na co nejjednodušší.

4. vlastní průběh brainstormingu
   - znovu ujasnit problém a zodpovědět dotazy
   - znázornit problém -schéma
   - zápis (návrhy se zaznamenávají na archy papíru - všem na očích
   - nápady jsou vyčerpány - vedoucí ukončí Br. Následuje analýza, hodnocení dle kritérií, redukce počtu námětů - tzv. 'zpětný brainstorming' = kolektivní hodnocení návrhů s cílem získat jejich užší výběr