EXCEL 2007 - Environnement

1.      Découverte du tableur

Un tableau est un logiciel qui permet d’effectuer un certain type de travail lié aux tableaux, aux chiffres, aux graphiques… Le tableau est également appelé feuille de calcul ou même chiffrier.

Les données peuvent être mises en valeur avec des couleurs, des tailles différentes, des encadrements mais quand il s’agit de nombres, ils peuvent alors être combinés entre eux à l’aide de formules de calcul, de la plus simple à la plus compliquée !

Un tableau, un calcul mis en place pour une période donnée, pour un produit donné, pour un pays donné peuvent être ré-exploités pour une autre période, un autre produit, un autre pays puisque seules les données vont changer.

C’est un tableur que vous utilisez quelque soit votre secteur d’activité, si vous avez besoin d’organiser des informations sous forme de tableaux et de réaliser des calculs : tableaux financiers, de rentabilité, de production, de suivi, de gestion des stocks, liste de produits, de références, de clients, de prospects, factures, feuilles de frais…

2.      Généralités sur l’environnement

Le bouton Microsoft Office (a) remplace le menu Fichier des versions précédentes de Excel : il ouvre un menu donnant accès aux fonctionnalités de base de l’application (créer un nouveau classeur, ouvrir, enregistrer et fermer un classeur, imprimer) mais aussi à d’autres fonctionnalités comme celle permettant de partager un fichier ou encore, celle permettant de paramétrer l’application Excel. 

La barre d’outils Accès rapide (b) contient les outils les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez la personnaliser en l’affichant sous le ruban ou en y ajoutant de nouveaux outils (cf. Chapitre Personnalisation). 

La barre de titre (c) affiche le nom du classeur (Classeur N lorsque celui-ci n’est pas encore enregistré) suivi du nom de l’application Microsoft Excel ; sur la droite, vous retrouvez les boutons Réduire (1), Agrandir ou Niveau inférieur (2) et Fermer (3). 

En dessous apparaissent les boutons Réduire la fenêtre et Restaurer la fenêtre concernant la fenêtre du classeur. 

Le Ruban (d) comporte la majorité des commandes de l’application et remplace les menus et les barres d’outils des versions précédentes de Microsoft Excel. Ces commandes sont regroupées par tâches, chacune de ces tâches étant représentée par un onglet (4). La sélection de certains objets (comme par exemple une image), fait apparaître des onglets supplémentaires, appelés onglets contextuels. Ces onglets s’affichent à droite des onglets standards et regroupent les commandes appropriées à l’objet sélectionné. Chaque onglet présente plusieurs groupes (5) de commandes (ou sous-tâches) dans lesquels vous visualisez des boutons de commande (6) permettant de réaliser la plupart des manipulations. Certains des groupes présentent un lanceur de boîte de dialogue (7) permettant d’afficher une boîte de dialogue ou un volet Office donnant accès à des options supplémentaires. 

La barre de formule (e) contient la zone de nom (8) et la zone de formule (9) ; la zone de nom permet d’afficher des informations sur la cellule active tandis que la zone de formule permet de saisir et de modifier des données ; chacune de ces deux zones peut être dimensionnée.

La feuille de calcul (f) est composée de cellules organisée en lignes et en colonnes ; les lignes sont caractérisées par des numéros tandis que les colonnes le sont par des lettres ; avec Excel 2007, vous disposez de 1 048 576 lignes et de 16 384 colonnes; chaque cellule correspond à l’intersection d’une ligne et d’une colonne et est identifiée par la lettre associée à cette colonne et le numéro associé à cette ligne (on parle de référence de cellule). Par exemple, la cellule située à l’intersection de la troisième colonne et de la dixième ligne est identifiée C10. Lorsque vous êtes positionné dans une cellule, elle devient la cellule active (10) et sa référence apparaît dans la zone de nom de la barre de formule. Le carré noir qui apparaît dans le coin inférieur droit de la cellule active s’appelle la poignée de recopie

Un classeur étant composé de plusieurs feuilles de calcul (3 par défaut), Excel affiche dans le bas de la feuille de calcul active, la barre des onglets de feuille de calcul (g) qui permet d’identifier chaque feuille ; cette barre contient les boutons de défilement des feuilles (11), les différents onglets des feuilles (12) et le bouton Insérer une feuille de calcul (13). 

Les barres de défilement servent à faire défiler la feuille de calcul à l’horizontale (h) et à la verticale (i) ; les rectangles visibles dans ces barres (14) sont appelés curseurs de défilement

La barre d’état (j) affiche des informations sur l’environnement de travail, le mode de vue, le bouton Zoom et le curseur de zoom. Vous pouvez modifier les indicateurs qu’elle est susceptible d’afficher

3.      Ouverture d’un classeur

Ouvrir un classeur

o      Cliquer sur le bouton Microsoft Office puis sur l’option Ouvrir

ou

o      Utiliser le raccourci-clavier Ctrl + O

Indiquer où se trouve le classeur à ouvrir à l’aide de la liste déroulante Regarder dans

Double-cliquer sur l’icône du classeur à ouvrir

Naviguer dans les dossiers

Cliquer sur l’emplacement souhaité dans le volet de navigation à gauche dans la boîte de dialogue Ouvrir

Double-cliquer sur l’icône jaune représentant un dossier ou un sous-dossier

Cliquer sur l’outil Dossier parent pour accéder au dossier du dessus dans l’arborescence

Cliquer sur l’outil Précédent  pour revenir au dossier précédemment visité ou sur le bouton de liste associé pour voir la liste des dossiers précédemment visités

Cliquer sur la liste Regarder dans pour afficher l’arborescence de votre poste de travail

Naviguer sur le réseau

Le bouton Favoris réseau affiche les liens du réseau de l’entreprise

Double cliquer sur un lien du réseau pour accéder à son contenu

Fermeture d’un classeur

Pour fermer un classeur, cliquer sur le bouton Fermer la fenêtre  (ne pas confondre avec Fermer  qui se trouve au dessus qui provoque la fermeture d’Excel)

Ouvrir un classeur avec la liste Documents récents

Cliquer sur le bouton Microsoft Office

Cliquer sur le document à ouvrir dans la liste de droite Documents récents

NB : pour maintenir un document dans cette liste, cliquer sur l’outil Ajouter ce document à la liste Documents récents

Activer un classeur ouvert

Lorsque plusieurs classeurs sont ouverts pour naviguer d’un l’un à l’autre :

Cliquer sur le bouton correspondant dans la barre des tâches

Cliquer sur l’onglet Affichage et sur le bouton Changement de fenêtre pour sélectionner le nom du fichier à activer

Afficher côte à côte

Dans l’onglet Affichage cliquer sur le bouton Afficher côte à côte

NB : lorsque l’affichage côte à côte est actif il est possible de synchroniser le défilement des classeurs en cliquant sur l’outil Défilement synchrone  juste au dessous du bouton Afficher côte à côte

4.      Enregistrement d’un classeur

Enregistrer un classeur

o      Cliquer sur l’outil Enregistrer  de la barre d’outils Accès rapide

ou

o      Utiliser le raccourci Ctrl + S

Enregistrer automatiquement

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer sur le bouton Options Excel

Cliquer sur l’option Enregistrement

Activer l’option Enregistrer les informations de récupération automatiquement toutes les [choisir le délai] minutes

Cliquer sur le bouton

Enregistrer un nouveau classeur

o      Cliquer sur l’outil Enregistrer  de la barre d’outils Accès rapide

ou

o      Utiliser le raccourci Ctrl + S

La boîte Enregistrer sous s’ouvre

Utiliser les emplacements à gauche ou la liste Enregistrer dans pour accéder à l’endroit souhaité pour l’enregistrement du classeur

Dans la zone Nom de fichier, saisir le nom du nouveau classeur

Vérifier que le Type de fichier est Classeur Excel

NB : après enregistrement, le nom du classeur s’affiche dans la barre de titre.

Enregistrer sous un autre nom ou à un autre endroit

o      Cliquer sur le bouton Office  puis sur l’option Enregistrer sous

ou

o      Appuyer sur la touche F12

Utiliser les emplacements à gauche ou la liste Enregistrer dans pour accéder à l’endroit souhaité pour l’enregistrement du classeur

Si nécessaire, créer un nouveau dossier avec l’outil Créer un dossier

Enregistrement d’un classeur à sa fermeture

o      Cliquer sur le bouton  pour enregistrer et fermer le classeur

ou

o      Cliquer sur le bouton pour revenir sur le classeur

ou

o      Cliquer sur le bouton Non pour le fermer sans l’enregistrer

5.      Créer un nouveau classeur

Créer un classeur

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer le bouton  Nouveau

Sélectionner un des modèles proposés dans la liste (Vierge par défaut)

Cliquer sur le bouton Créer

Créer directement un classeur vierge

Utiliser le raccourci Ctrl N

6.      Zoom d’affichage

Utiliser le contrôle de zoom

Pour augmenter la valeur du zoom :

o      Cliquer sur l’outil Zoom avant  de la barre d’état

Pour diminuer la valeur du zoom :

o      Cliquer sur l’outil Zoom arrière  de la barre d’état

NB : Il est possible d’utiliser le curseur situé entre les outils de zoom de la barre d’état

Zoom sur une partie de la feuille

Sélectionner la partie de la feuille à zoomer

Cliquer sur l’onglet Affichage

Cliquer sur Zoom sur la sélection

Utiliser la boîte de dialogue Zoom

Pour ouvrir la boîte de dialogue, cliquer sur la valeur de zoom dans la barre d’état

Choisir une valeur de zoom

Cliquer sur le bouton

7.      Vérification orthographique

Lancer la vérification orthographique

Cliquer sur l'onglet Révision

Cliquer sur l'outil  Orthographe dans le groupe Vérification

Gérer les mots inconnus du vérificateur

Pour corriger le mot affiché dans le cadre Absent du dictionnaire

o      Sélectionner le mot correct dans le cadre Suggestions

o      Cliquer sur le bouton Remplacer ou Remplacer tout si l'erreur concerne le même mot plusieurs fois

ou

o      Corriger le mot dans le cadre Absent du dictionnaire

o      Cliquer sur le bouton Remplacer ou Remplacer tout si l'erreur concerne le même mot plusieurs fois

Si le mot affiché dans le cadre Absent du dictionnaire ne contient pas d'erreur:

o      Cliquer sur Ignorer ou Ignorer tout si le mot est répété plusieurs fois

Pour ne plus qu'Excel considère un mot inconnu comme une erreur:

o      Cliquer sur le bouton Ajouter au dictionnaire

Les options de la vérification orthographique

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer sur le bouton Options Excel

Sélectionner Vérification dans la liste de gauche

Activer/désactiver les différentes options du cadre Lors de la correction automatique dans les programmes Microsoft office

Cliquer sur le bouton

8.      Conversion de fichiers Excel

Enregistrer un classeur au format xls

Cliquer sur le bouton Office

puis sur l’option Enregistrer sous

Cliquer sur l'option  Classeur Excel 97-2003

Préciser l'emplacement de destination, le nom du fichier

Cliquer sur le bouton

NB : Si un problème de compatibilité existe, Excel affiche le vérificateur de compatibilité. Cliquer sur le bouton

Vérifier la compatibilité avant enregistrement

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer sur l'option Préparer

Sélectionner l'option  Activer le vérificateur de compatibilité

Clique sur le bouton  pour fermer

Ouvrir un classeur au format xls

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer sur l'option Ouvrir

Sélectionner Tous les fichiers Excel ou Fichiers Excel dans la liste Type de fichiers

Double-cliquer sur le fichier souhaité

NB : Le fichier s'ouvre en [Mode de compatibilité] (visible dans la barre de titre)

Convertir un classeur au format Excel 2007

Cliquer sur le bouton Office

Cliquer sur l'option  Convertir

Cliquer sur le bouton

Cliquer sur le bouton

9.      Propriétés d'un classeur

Afficher et renseigner les propriétés du classeur

Cliquer sur le bouton Office

Pointer l'option  Préparer

Cliquer sur l'option  Propriétés

Renseigner les différentes rubriques

Afficher et modifier les propriétés avancées

Cliquer sur le bouton Office

Pointer l'option  Préparer

Cliquer sur l'option  Propriétés

Cliquer sur Propriétés du document

Cliquer sur l'option  Propriétés avancées

Ajouter des propriétés personnalisées

Cliquer sur le bouton Office

Pointer l'option  Préparer

Cliquer sur l'option  Propriétés

Cliquer sur Propriétés du document

Cliquer sur l'option  Propriétés avancées

Cliquer sur l'onglet Personnalisation

Sélectionner le Nom, le Type et la Valeur

Cliquer sur le bouton

Cliquer sur le bouton

Fermer le volet

Cliquer sur l'outil  Fermer le panneau Informations sur le document