Organiser ses données et ses messages sur son PC

Révision des notions de base 2

Les lecteurs 2

Programme/logiciel 3

Fichier 3

Les types de fichiers 4

Afficher les extensions des fichiers 4

Les extensions les plus courantes 6

Dossier 6

Les raccourcis 6

Les comptes d’utilisateurs 7

Les raccourcis Clavier 7

Organisation de vos fichiers 8

Création de fichier 8

L'Explorateur Windows 9

Sélection d’éléments 10

Création de dossiers et classement des fichiers 10

Copie de fichiers 12

Déplacement de dossiers/fichiers 12

Renommer dossiers/fichiers 12

Supprimer dossiers/fichiers 13

Chemins d’accès : où sont les fichiers réellement ? 13

Dossier d’enregistrement par défaut 14

Rechercher dossiers/fichiers 14

Google Desktop 15

Sauvegardes, archivage et compression 16

Sauvegardes sur CD ou DVD 17

Création de dossiers compressés 17

Méthode A) 17

Méthode A) 18

Ajouter ou supprimer des éléments d'un dossier compressé 18

Protéger un dossier compressé par mot de passe 18

Le Porte-documents – méconnu mais génial ! 18

Utilitaire de sauvegarde 19

Restauration de votre système 21

Entretenir et optimiser son PC 22

Vérifier l'espace disponible 22

Libérer de l’espace sur son disque dur 23

Supprimer un logiciel en toute sécurité 24

Défragmenter, optimiser ses applications 24

Première méthode 25

Seconde méthode 25

Scandisk (ou checkdisk « CHKDSK ») 26

Outlook 2003 – Organisation des messages 27

Où sont mes messages réellement ? 27

Les affichages 27

Création de sous-dossiers 27

Le classement des messages 28

Méthode manuelle de classement 28

Méthode automatique de classement 28

Afficher les messages en couleurs 29

Les Pièces jointes 29

Recherche de messages 30

Suppression de messages 30

Nettoyer la boite aux lettres 31

Archivage 31

Enregistrer des messages sous forme de fichiers distincts 32

Les lecteurs

Un micro-ordinateur possède deux types principaux de stockage. Sa mémoire vive (RAM) est utilisée comme unité de stockage temporaire par le microprocesseur, qui s’en sert pour les programmes, le travail en cours et différentes informations internes de contrôle des taches. Le disque dur et autres supports externes permettent de conserver l’information de manière plus permanente.

Untés de stockage : supports physiques sur lesquels sont conservées des données. Un disque dur, un CD ou la mémoire d’un ordinateur constituent des unités de stockage.

Un micro-ordinateur possède deux types principaux de stockage. Sa mémoire vive (RAM) est utilisée comme unité de stockage temporaire par le microprocesseur, qui s’en sert pour les programmes, le travail en cours et différentes informations internes de contrôle des taches. Les CDs et autres supports externes permettent de conserver l’information de manière plus permanente. À ces unités de stockage s’ajoutent d’autres types de support, comme la mémoire morte (ROM) de l’ordinateur qui représente un support permanent et non effaçable.

Le temps d’accès

Le temps d’accès d’une unité de stockage est le temps que met l’unité pour répondre à une requête de lecture ou d’écriture. Ce temps, généralement mesuré en millisecondes (ms) pour les unités de disque, mesure l’intervalle entre le moment où est émise la requête de lecture ou d’écriture et le moment où est reçue l’information signalant le succès ou l’échec de la requête. Durant cet intervalle de temps, l’unité de disque déplace le bras d’accès à l’endroit approprié de la surface du disque, positionne la tête de lecture / écriture et attend que les secteurs concernés se présentent sous la tête pour effectuer l’opération. Le temps d’accès est souvent donné comme indicateur de la vitesse du disque : inférieur à 10 ms, il est considéré comme rapide ; supérieur à 30 ms, il est considéré comme lent.

Le disque dur d’un ordinateur se compose d’un ensemble de plateaux circulaires coaxiaux, recouverts d’une couche de matériau magnétique qui permet l’enregistrement de données. Un disque dur ordinaire comporte un à huit plateaux tournant à grande vitesse, ses têtes de lecture / écriture se déplaçant à la surface des plateaux sur un coussin d’air d’épaisseur comprise entre 0,2 et 0,5 micromètre. Les plateaux et le mécanisme de lecture sont enfermés dans une coque étanche qui les isole de la poussière ambiante. Un disque dur offre un accès beaucoup plus rapide qu’une disquette et peut enregistrer de grandes quantités de données. Les disques durs actuels ont une capacité de stockage de l’ordre de plusieurs gigaoctets (Go) pour les micro-odinateurs et plusieurs téraoctets (To) sur les gros calculateurs (voir octet

      La lettre (C:) désigne le disque dur, qui par défaut contient le système d'exploitation (Exemples : Windows XP ; Vista ou Linux). Si votre disque dur a été partitionné en deux disques logiques, la 2^ème partie de ce disque dur s’appellera (D:) !

     

(Diviser le disque dur en plusieurs partitions (voir) permettra de limiter la fréquence et la durée de la défragmentation. Une partition consacrée aux documents archivés sera moins sujette à la fragmentation qu'une partition contenant, par exemple, le cache d'Internet Explorer ou Mes Documents (car bcp plus vivants) !

Si vous n’avez pas de 2^ème disque dur, votre lecteur/graveur de CD/DVD sera désigné par (D:), sinon par (E:).

Vous pouvez aussi avoir des disques amovibles : clés USB, lecteur zip, disque dur externe, appareil photo ou lecteurs de cartes mémoires qui prendront les lettres suivantes.

Programme/logiciel

Un programme est un ensemble d'opérations pouvant être prises en compte par l’ordinateur pour accomplir une tache précise. Les logiciels au travail ont souvent un rôle dans la bureautique, comme le traitement de texte WORD ou le tableur EXCEL.

Fichier

Dans un ordinateur, tout est « fichier », qu'il s'agisse de programmes, de fichiers de paramétrage ou de fichiers de données Les documents que vous créez sur un PC sont des fichiers utilisateurs. Il peut s’agir de simples lettres, d’un rapport de plus de 100 pages, de tableaux, d’images etc. Un fichier porte le nom que vous lui avez donné ainsi qu’une extension (invisible par défaut) ; il est modifiable, souvent on peut l’imprimer et il rappelle le mot FICHE. La taille d'un fichier se mesure en octets.

Les types de fichiers

Il existe différents programmes sur un ordinateur. Chaque programme peut ouvrir un certain type de fichiers. Pour pouvoir ouvrir un fichier, le programme doit pouvoir identifier le contenu de votre fichier. C'est pour cette raison que chaque fichier porte un nom + une extension.

Un document Word, se nommant « Pomme », s'appelle en réalité « Pomme.doc ». Un document Excel du même nom s'appelle « Pomme.xls ». Une image « Pomme » est souvent un « Pomme.jpg » etc…

Afficher les extensions des fichiers

Par défaut, les extensions connues sont cachées.

Pour les rendre visible, procéder comme suit :

Dans un mél contenant un fichier joint, les auteurs des virus nomment le fichier par exemple  : « Comment perdre des kilos.doc ». Si ce fichier est un exécutable, il portera en plus une des extensions citées dans le tableau ci-dessus (p.ex. .exe). Donc son vrai nom est : « comment perdre des kilos.doc.exe ».

Si votre ordinateur cache les extensions le fichier joint se nommera :

« Comment perdre des kilos.doc »

Vous pensez ouvrir un document Word et votre PC se trouve contaminé par un programme malveillant.

Dans 'Mes documents ', vous pouvez avoir copié sur Internet, une recette sur par exemple les tartes aux pommes que vous avez enregistrée avec le bloc-notes (les tartes aux pommes.txt)

Vous pouvez avoir enregistré une photo (les tartes aux pommes.bnp)

Et vous pouvez avoir utilisé Word pour faire une mise en page : les tartes aux pommes.doc !

Vous avez trois fichiers 'les tartes aux pommes' chacun différent.

Seul l'icône permet de les différencier.

      Ouvrir Poste de travail ou Mes Documents

      Cliquer sur Outils

      Cliquer sur Options des dossiers

      Cliquer sur Affichage

      Décocher d'un clic de souris la ligne Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu

      Cliquer sur OK

Les extensions les plus courantes

Attention, les fichiers exécutables peuvent être dangereux. Si sur Internet ou dans un mél, vous ouvrez un de ces fichiers, il exécute le programme contenu - et si c'est un virus, et que vous n’avez pas mis à jour votre programme Anti-Virus - bonjour les dégats…

Dossier

Un micro-ordinateur peut mémoriser un très grand nombre de fichiers (plusieurs milliers, voire des millions). Pour s'y retrouver, il est nécessaire de regrouper les fichiers suivant un critère quelconque. Un de ces critères pourra être le type de document, exemple « Courrier », « Devis », « Factures » etc. On appellera dossier un tel regroupement. L'utilisateur d’un micro-ordinateur dispose d'un dossier privilégié qui constitue son espace de travail Mes documents.

Les raccourcis

Un raccourci est une icône qui permet d’ouvrir un élément par un simple double-clic (au lieu d’en faire une multitude). Son icône s'identifie par la petite flèche blanche en bas à gauche.

Pour créer le raccourci d’un programme qui se trouve dans le menu Démarrer, faites le glisser tout en appuyant sur la touche CTRL sur le bureau.

Pour créer un raccourci pour un fichier/dossier fréquemment utilisé : allez dans le lecteur contenant l’élément, clic droit de la souris sur l’élément – puis Envoyer vers… Bureau (créer un raccourci).

Les comptes d’utilisateurs

Si vous êtes plusieurs à utiliser le même PC, il est préférable de créer un compte pour chaque personne. A partir de l’utilisateur principal, aller dans  Démarrer, Panneau de Configuration, Comptes d’Utilisateurs, Créer un nouveau compte, choisir le type de compte : Administrateur ou Limité. Vous pouvez affecter une image (même la vraie photo de la personne en cliquant sur Rechercher d’autres images…). Vous pouvez protéger votre compte avec un mot de passe !

A chaque fois que vous enregistrez une image vue sur le web, que vous créez un nouveau document, que vous téléchargez un fichier, Windows vous propose de le stocker dans le dossier Mes Documents. Si vous n'y prenez garde, ce dernier devient rapidement un capharnaüm où il est impossible de retrouver quoi que ce soit.

Quelques conseils faisant appel au bon sens sont à mettre en pratique.

Création de fichier

Deux méthodes :

METHODE A)

Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer un nouveau fichier, CLIC DROIT NOUVEAU sélectionner le type de document à créer, taper un nom et valider. Le fichier est placé dans le dossier en cours, mais il est vide. Pour le modifier, il suffit de l’ouvrir et de travailler dessus.

METHODE B)

Allez dans le logiciel avec lequel vous voulez travaillez, créez votre document, puis enregistrez le en cliquant sur l’icône de l’enregistrement, matérialisé sous forme d’une petite disquette ou appuyer sur CTRL + S. Par défaut le document s’enregistre dans Mes Documents pour Excel, PowerPoint, Word etc… La fenêtre ENREGISTRER SOUS s’affiche (puisque la 1^ère fois il faut bien enregistrer le fichier sous un nom) :

Dans WORD le nom proposé est le texte saisi en début du document. Pour donner un autre nom, il suffit de taper directement le nouveau nom (vous êtes en bas dans la zone grise). ATTENTION : avant de valider et afin de classer le fichier en même temps dans un dossier, double-cliquer dans le dossier voulu !

A la fin seulement, quand vous voyez que le bon dossier est inscrit en haut, cliquer sur ENREGISTRER :

Par la suite, il suffit de cliquer sur l’outil ENREGISTRER (petite disquette) ou d’appuyer sur CTRL + S pour sauvegarder les modifications en cours.

L'Explorateur Windows

Pour afficher les fichiers sous une forme hiérarchisée, utiliser l'Explorateur Windows. Au lieu d'ouvrir les lecteurs et les dossiers dans des fenêtres séparées (comme dans Poste de Travail), on peut les parcourir dans une fenêtre unique. La partie gauche de la fenêtre contient la liste des lecteurs et dossiers : le contenant. La partie droite affiche le contenu. Vous pouvez utiliser le menu Affichage pour modifier l'aspect des icônes dans la partie droite de la fenêtre. Miniatures est plus spécialement conseillé pour les dossiers contenant des images et «Détails» pour les autres fichiers.

Pour explorer votre disque dur à l'aide de l'Explorateur Windows, il suffit d’appuyer sur les touches + E ou à partir de n’importe quelle fenêtre de dossier, cliquer sur le bouton « Dossiers ».

Dans le volet gauche, cliquez sur le dossier à explorer.

Vous pouvez faire apparaitre les informations complémentaires sur chacun de vos fichiers en activant le mode Affichage Détails. En cliquant sur l'intitulé d'une colonne l'Explorateur se charge de les présenter par ordre croissant (par défaut) ou décroissant (second clic). Pour ajouter ou modifier un paramètre de tri, cliquez avec le bouton droit sur une colonne et (dé)sélectionnez le critère qui vous intéresse. Pour vous aider à vous y retrouver, vous pouvez également, en un clic, présenter vos éléments par date de création, date de modification, date d'accès ou nombreux autres paramètres.

Sélection d’éléments

Pour travailler avec les fichiers, il faut savoir les sélectionner. Voici les différentes manières :

      Un seul fichier : Faire un simple clic dessus ;

      Liste adjacente Clic sur le 1^er, maintenir la touche MAJ enfoncée et clic sur le dernier ou dessiner avec la souris une sorte de cadre autour des éléments à inclure dans la sélection ;

      Liste éparse CTRL + Clic sur chaque élément ;

      Tout sélectionner CTRL + A.

Création de dossiers et classement des fichiers

Malgré la volonté de Windows XP de nous aider dans le classement de nos fichiers, il reste parfois difficile de se repérer dans ses propres dossiers. Voici quelques conseils utiles.

Au fur et à mesure que son disque dur se remplit, un ordinateur se met à « ramer ». Mais il n'est pas le seul. Vous aussi, passez de plus en plus de temps à rechercher vos dossiers, à fouiller vainement dans vos répertoires. Vous êtes de moins en moins efficace.

Pour bien classer et surtout retrouver ses fichiers, vous pouvez les regrouper selon des thèmes précis p.ex.. Windows vous y invite déjà avec ses dossiers créés d’office :

      Mes Images

      Ma Musique

      Mes sites web etc…

Evidement vous pouvez en créer d'autres. Pour cela, faites un clic droit dans une partie vierge de la fenêtre Mes documents et dans le menu Nouveau, choisissez Dossier. Taper le nom que vous voulez lui donner. Un classeur jaune apparait.

Voici un mauvais exemple en ce qui concerne la nomination des sous-dossiers :

Pour y remédier, il faut donc renommer les dossiers :

Ensuite appuyer sur F5 pour actualiser l’affichage de la fenêtre – voilà c’est mieux :

Copie de fichiers

A partir de la fenêtre « Source » sélectionner le ou les fichiers, les faire glisser vers la fenêtre représentant le lecteur cible (p.ex. clé USB (E:). La flèche de la souris est accompagnée d’un petit + ce qui signifie qu’il s’agit bien d’une copie.

Ou méthode clavier : sélection des fichiers à copier, puis CTRL + C ; aller dans le dossier cible (là où on veut ajouter les fichiers copiés) et appuyer sur CTRL + V.

Déplacement de dossiers/fichiers

Idem que pour la copie sauf que WINDOWS considère que vous déplacez quelque chose à l’intérieur de MES DOCUMENTS p.ex., car dans le même lecteur (C:).

Ou méthode clavier : sélection des fichiers à déplacer, puis CTRL + X ; aller dans le dossier cible et appuyer sur CTRL + V.

Pour déplacer des éléments d’un lecteur vers un autre (p.ex. sortir du disque dur et mettre sur la clé USB uniquement): faire glisser la sélection avec le bouton droit et sélectionner Déplacer ici.

Renommer dossiers/fichiers

Sélectionner l’élément à renommer, appuyer sur la touche F2 et modifier le nom, valider. Ou CLIC DROIT RENOMMER…

Pour renommer plusieurs éléments en même temps : il suffit de les sélectionner d’abord. Renommez par exemple des photos prises lors d’un mariage et transférées depuis votre appareil photo numérique en Mariage. Elles seront renommées de la sorte : Mariage; Mariage (1) ; Mariage (2) etc.

Supprimer dossiers/fichiers

Soit faire glisser les éléments sélectionnés vers la Corbeille ou appuyer sur la touche SUPPR puis Entrée pour valider: les éléments supprimés partent dans la corbeille. Vous pouvez supprimer définitivement des fichiers sans laisser de traces et donc éviter un passage par la CORBEILLE. Au lieu d’utiliser SUPPR, vous appuyez sur MAJ. + SUPPR en même temps – puis OK pour confirmer.

En revanche éléments se trouvant dans la corbeille peuvent encore être récupérés, c’est-à-dire être remis à leur emplacement d’origine. Sélectionner le ou les fichiers à l’intérieur de la corbeille, puis Clic Droit Restaurer. Pensez à vider la Corbeille définitivement ! Clic droit dessus, puis Vider la corbeille. Faites le régulièrement, sinon l’espace sur le disque dur n’est pas libéré !

Attention : la suppression de fichiers stockés sur une clé USB ou sur un réseau est toujours définitive, puisqu’il n’y a pas la notion de la corbeille.

 

Message d’alerte signalant la suppression définitive d’un fichier !

Chemins d’accès : où sont les fichiers réellement ?

Où se trouve le dossier : Mes Documents ?

C:Documents and Settingsmon compteMes Documents

Détaillons l'adresse (le symbole antislash «  » sépare les adresses)

C: indique votre disque dur principal. C'est sur ce support que se trouvent les fichiers servant au bon fonctionnement de votre PC.

C:Documents and Settings contient tous les documents que peuvent enregistrer les multiples utilisateurs d'un PC sous Windows XP. Il contient autant de dossiers qu’il y a d’utilisateurs ayant un compte sur le PC.

C:Documents and Settingsmon_compte indique l'endroit où par défaut sont rangés les fichiers de l'utilisateur mon compte.

C:Documents and Settingsmon_compteMes DocumentsMes Images contient par défaut toutes les images que vous enregistrez dans votre session etc… Idem pour Ma Musique et Mes vidéos.

D’autre part C:Windows contient tous les fichiers faisant fonctionner votre ordinateur et C:Program Files contient tous les fichiers des programmes ou logiciels installés sur votre machine. Par défaut le contenu de ces fichiers est caché !

Dossier d’enregistrement par défaut

Word : Outils, Options, Dossiers par défaut, en haut de cette liste est affiché le dossier pour l’enregistrement de vos documents (C:…Mes Documents). Si vous désirez enregistrer par défaut dans un autre dossier p.ex. sur le serveur, cliquez sur Modifier… et double-cliquer sur un autre dossier par défaut et valider ainsi le nouveau chemin d’accès !

Excel : Outils, Options, Général, Dossier par défaut : attention – il faut saisir l’adresse du dossier sans la moindre erreur… on ne peut pas Parcourir (on peut toujours copier/coller l’adresse à partir de la barre d’adresse) !

Rechercher dossiers/fichiers

      La recherche inclut par défaut tous les sous dossiers. Dans le cas où vous débutez dans le Poste de travail la recherche prendra en compte l’ensemble de vos disques durs et partitions.

      Conseil : Pour gagner du temps, allez d’abord sur l’unité de disque ou le dossier sur laquelle vous voulez débuter la recherche puis appuyer sur F3 ou cliquer sur le bouton Rechercher !

      Vous pouvez faire une recherche rapide pour trouver les éléments suivants : Images, musique ou vidéos.

      Activer « Tous les fichiers et tous les dossiers » pour rechercher selon plus de critères.

      Inscrivez le ou la partie du nom du fichier dont vous vous rappelez.

      Vous pouvez également rechercher un ou plusieurs groupes de fichiers par exemple :
*.doc (tous les documents crées avec Word) ou
*.xls (tous les documents crées avec Excel) etc…

      On peut également, faire une recherche de texte dans un fichier (au cas où on aurait oublié le nom du fichier) :

      Vous pouvez accéder également aux Options avancées pour chercher selon la taille, la date de modification etc…

      Conseils : Cliquer sur Modifier les préférences et cocher l’option Oui activer le service d’indexation pour rendre la recherche plus rapide et efficace.

Google Desktop

      Pour faciliter vos recherches, je vous conseille GOOGLE DESKTOP (sur le CD-Rom offert en fin de stage), qui une fois installé sur votre PC (si vous en avez les droits, car en effet sur votre PC du lieu de travail, il faut souvent les droits d’administrateur pour installer un logiciel), indexera le contenu intégral de votre Poste de Travail et qui lors d’une recherche sur GOOGLE inclura le contenu de votre PC   dans sa recherche. Votre recherche comprendra aussi bien vos fichiers (Word, Excel, PDF etc…), vos messages ainsi que les pages Internet visitées.

      Exemple : Une fois Google Desktop installé et votre poste de travail indexé, il suffit d’aller sur Google. Pour l’exemple ci-dessous, les mots suivants 'Disque dur' ont été recherché. Google affiche le résultat de la recherche ainsi :

      Pour peaufiner cliquer sur le lien des 888 résultats stockés sur votre ordinateur

A force d'accumuler vos téléchargements et vos travaux, le dossier Mes Documents s'asphyxie. Après un bon rangement, vous pouvez soit supprimer soit archiver les fichiers dont vous ne vous servez plus. Pour les fichiers peu utilisés, laissez les sur le disque dur mais compressez les.

Sauvegardes sur CD ou DVD

Pour transférer ou copier vos fichiers sur un support externe vous pouvez utiliser plusieurs supports : les CDs permettent le stockage d'environ 700 Mo de données. Si vous souhaitez stocker énormément de données comme les vidéos par exemple, préférez les DVD. D'une taille de 4,7 Go, vous pouvez y stocker plusieurs heures de vidéo selon la compression (en DIVx).

Une fois votre support sélectionné, il ne vous reste plus qu'à graver vos archives. Des logiciels de gravure très complets comme « Nero » permettent d'effectuer cela très simplement. Vous pouvez aussi graver très simplement en faisant glisser vos documents dans la fenêtre affichant le CD ou DVD inscriptible, puis cliquer sur Graver ces fichiers sur le CD-ROM.

Pour les fichiers à archiver tels les photos, les CD et DVD simples (-R ou +R) suffisent, car ils n’ont plus besoin d’être effacés par la suite. Mais même avec des simples CD ou DVD, vous pouvez graver plusieurs fois jusqu’à ce que le support soit plein. Vous gravez alors en Multisession. Attention en revanche, si vous essayez de graver plus de fichiers que l’espace disponible (entre 650 et 700 Mo pour un CD) la procédure de gravure échouera sans que vous soyez avertis du problème !

Pour des sauvegardes de fichiers qui sont régulièrement modifiés, les CD-RW ou DVD-RW sont plus avantageux.

 

Cette image montre un menu contextuel pour un CD-RW (réinscriptible) – très pratique, car on peut y graver les mêmes fichiers (les nouveaux vont remplacer les anciens ou cliquer sur Effacer ce CD-RW afin de tout effacer et pour recommencer à 0. La même chose pour un DVD-RW.

Création de dossiers compressés

Vous pouvez utiliser des dossiers compressés pour stocker des fichiers dans un format compressé qui utilise moins d'espace. Ceci est particulièrement conseillé si vous devez envoyer par courrier électronique le contenu entier d’un dossier. Vous pouvez même - si nécessaire - protéger ces fichiers avec un mot de passe.

Méthode A)

      Clic droit sur le dossier à compresser

      Choisir Envoyer vers… Dossier compressé.

      Ceci crée une copie compressée du dossier tout en laissant le dossier d’origine non compressé. A vous de décider si vous voulez supprimer le dossier d’origine non compressé.

Méthode A)

      Ouvrez le dossier dans lequel vous voulez créer le dossier compressé.

      Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Dossier compressé.

      Tapez un nom pour le nouveau dossier compressé, puis validez.

      Votre nouveau dossier compressé apparait sous forme d'icône de dossier jaune avec une fermeture glissière.

Ajouter ou supprimer des éléments d'un dossier compressé

Le déplacement de fichiers et de dossiers vers et à partir de dossiers compressés s'effectue de la même façon qu'avec des dossiers ordinaires. Par exemple, vous pouvez faire glisser des fichiers ou des dossiers vers le dossier compressé. Tous les éléments que vous placez dans un dossier compressé sont automatiquement compressés. Et cela marche aussi dans le sens inverse : Un fichier sorti d'un dossier compressé est automatiquement décompressé.

Autre méthode :

      Faites un double-clique sur le dossier compressé

      Dans le menu Fichier cliquez sur Extraire tous

      L'Assistant Extraction démarre. Vous êtes invité à sélectionner un emplacement dans lequel vous pouvez placer les fichiers extraits.

      Remarque : les fichiers compressés d'origine restent dans le dossier compressé.

Protéger un dossier compressé par mot de passe

      Double-cliquez sur le dossier compressé

      Dans le menu Fichier cliquez sur Ajouter un mot de passe

      Saisir le mot de passe deux fois !

Le Porte-documents – méconnu mais génial !

Si vous devez amener du travail à la maison ou en voyage, l’option Porte-Documents de Windows est fantastique. Non seulement cette option facilite le transfert de documents multiples sur une clé USB, elle vous permet également de mettre rapidement à jour les fichiers lorsque vous retournez à votre travail. Plus besoin de se rappeler dans quels dossiers les fichiers étaient placés à l’origine.

Avant de partir

      sur le Bureau Windows (ou dans Mes Documents)

      clic droit de la souris

      nouveau

      Porte-Documents

      sélectionner à nouveau cet icône

      appuyer sur la touche F2

      nommez le Porte-Documents ; p.ex. « Boulot »

      y faites glisser les différents fichiers à emporter

      copier enfin le Porte-Documents « Boulot » sur votre clé USB

      retirer votre clé USB (clic d’abord sur   en bas à droite dans la barre des taches) !

Vous êtes en déplacement

Ouvrez les fichiers de votre Porte-Documents « Boulot » sur n’importe quel autre ordinateur. Travaillez dessus et enregistrer normalement vos modifications.

Vous revenez

      Lorsque vous retournez à votre ordinateur principal allez dans le Porte-Documents « Boulot »

      cliquez sur « Tout mettre à jour »

.

      Le système affiche la liste de tous les documents du dossier que vous avez modifiés.

      Cliquez à nouveau sur Tout mettre à jour !

Windows mettra à jour les documents originaux, où qu’ils se trouvent dans votre ordinateur.

Le Porte-Documents peut aussi être utilisé pour sauvegarder p.ex. une fois par semaine vos fichiers les plus précieux. En cas de plantage de votre disque dur, vous récupérez au moins ces fichiers.

Utilitaire de sauvegarde

Une sauvegarde de votre système est conseillé à chaque fois que :

      vous changez de PC

      vous réinstallez Windows

      vous n’allez pas utiliser votre PC pendant longtemps

      vous le donnez à réparer à l’extérieur !

Procédure :

      Démarrer, Tous les Programmes, Accessoires, Outils systèmes et cliquez enfin sur Utilitaire de sauvegarde. Cliquez sur Suivant ; choisir (selon votre degré de peur) ou pour être plus sûr : Toutes les informations sur cet ordinateur. Attention si vous avez beaucoup de fichiers, cela va prendre beaucoup de temps !

      Ensuite indiquez l’endroit où vous voulez sauvegarder :

      Puis cliquer sur Terminer (vous devez être sur d’avoir assez de place sur l’unité de sauvegarde). De préférence utiliser un DVD-RW – achetez en deux et alterner à chaque sauvegarde (eh oui, les DVDs aussi peuvent s’abimer ou se perdre) !

Restauration de votre système

      Après un plantage du système ou après réinstallation de Windows, vous devez réinstaller vos fichiers et paramètres (à partir du lecteur sur lequel vous avez fait la sauvegarde – voir chapitre précédent).

Procédure :

      Démarrer, Tous les Programmes, Accessoires, Outils systèmes et cliquez enfin sur Utilitaire de sauvegarde. Cliquez sur Suivant ; choisir Restaurer les fichiers et les paramètres.

      Puis Terminer.

Afin de garder un niveau de performance honorable sous Windows, il est indispensable de bien l’entretenir. Cela signifie par exemple de ne pas supprimer 'à la barbare' des programmes, mais de passer par la fonction adéquate de suppression de logiciels.

Cela signifie aussi effectuer régulièrement des vérifications d’erreurs sur vos disques durs. Avec le temps, ces derniers se fragmentent (du moins les fichiers qu’ils contiennent). Il est donc nécessaire d’effectuer une défragmentation régulière.

Par défaut, Windows n’est pas optimisé. Il est possible d’améliorer ses performances générales en effectuant quelques petits réglages. Les voici expliqués pas à pas.

Vérifier l'espace disponible

Le disque dur se remplit, au fur et à mesure de l'utilisation. Les vidéos, musiques et photos, mais aussi les jeux, prennent beaucoup de place. Bien que les disques durs récents soient de grande taille, il est souhaitable de savoir connaitre l'espace disponible.

      On considère qu'il faut conserver 20% d'espace libre minimum pour un bon fonctionnement du disque dur En dessous de 15% d'espace libre, le défragmenteur de Windows refuse p.ex. de fonctionner.

      Pour afficher l'espace disponible sur son disque dur (ou autre unité de stockage) :

      Aller dans Poste de Travail, cliquer avec le bouton droit sur le disque dur ou une partition, sélectionner Propriétés, vérifier l'espace disponible sur le Camembert.

Libérer de l’espace sur son disque dur

      L’utilitaire Nettoyage de disque vous permet de gagner de l’espace sur votre disque dur en supprimant les fichiers qui peuvent être effacés sans aucun danger.

      Le Nettoyage de disque repère tous les fichiers temporaires, les fichiers du cache Internet ainsi que les fichiers programme inutiles que vous pouvez supprimer en toute sécurité.

      Démarrer, Tous les Programmes, Accessoires, sélectionnez Outils systèmes et cliquez enfin sur Nettoyage de disque. Une fenêtre apparait, sélectionnez le lecteur que vous souhaitez nettoyer. Une fois votre choix fait, confirmez par OK. Une fenêtre s’affiche alors, énumérant les fichiers que vous pouvez supprimer. Il ne vous reste plus qu’à confirmer votre choix en cliquant sur OK.

Supprimer un logiciel en toute sécurité

      Le module Ajout/Suppression de programmes vous permet de désinstaller en toute sécurité les logiciels qui vous sont inutiles.

      En effet, cet utilitaire permet de désinstaller un logiciel, sans pour autant créer de conflit avec un autre logiciel. Pour cela, l’utilitaire désinstalle les principaux fichiers du logiciel, mais laisse les fichiers indispensables au fonctionnement des autres logiciels comme les fichiers dll, des librairies d’instruction qui peuvent être communes à plusieurs programmes.

      Ainsi grace à cet utilitaire, vous pourrez augmenter l’espace disque de votre PC tout en supprimant avec facilité les logiciels qui vous sont inutiles :

      Démarrer, Panneau de configuration. Lorsque le panneau de configuration apparait, cliquez sur l’icône Ajouter ou supprimer des programmes. Une nouvelle fenêtre apparait alors: Dans la liste proposée, sélectionnez le logiciel que vous souhaitez désinstaller, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Défragmenter, optimiser ses applications

La défragmentation du disque dur est à effectuer régulièrement. Le chargement des fichiers sera plus rapide et les performances globales de votre PC seront améliorées.

Derrière le ronron tranquille du ventilateur interne de votre ordinateur, vous devez certainement entendre ce joli bruit 'scritch, scritch, scritch' témoignant du travail acharné que produit votre disque dur à chaque action que vous entamez sur votre ordinateur (démarrage, lancement et installation d'un programme, ouverture de fichier, etc.) Eh bien, c'est normal.

Ce qui l'est moins, c'est le temps de plus en plus long que met votre ordinateur à s'exécuter et la multiplication insistante des 'scritch, scritch, scritch' ! Cela est pourtant une conséquence logique d'une utilisation régulière d'un ordinateur, quel qu'il soit.

Les installations et désinstallations successives de logiciels, les copies et autres collages de fichiers par-ci par-là, les sauvegardes Toutes ces manipulations entrainent un éparpillement des données sur le disque dur, qui ressemble alors à du gruyère. Plus les données sont 'fragmentées', plus cela demande du temps au têtes magnétiques de lecture d'aller les chercher. C'est pourquoi, il faut défragmenter régulièrement son disque dur, c'est-à-dire réorganiser les données. Toutes les semaines pour une utilisation assidue, tous les mois pour une utilisation moins soutenue. Une manipulation toute simple qui permet d'optimiser le fonctionnement de ce composant vital d'un ordinateur.

Le Défragmenteur de disque analyse les volumes locaux et réunifie les fichiers et dossiers fragmentés afin que chacun d'eux occupe un espace unique et contigu sur le volume. Il en résulte une meilleure efficacité du système lors de l'accès aux fichiers et dossiers existants et de l'enregistrement des nouveaux. En réunifiant les fichiers et les dossiers, le Défragmenteur de disque concentre également l'espace libre du volume et diminue ainsi le risque de fragmentation des nouveaux fichiers. Le processus de réunification des fichiers et des dossiers fragmentés s'appelle la « défragmentation ».

Sa durée dépend de plusieurs facteurs, notamment de la taille du volume, du nombre et de la taille des fichiers sur celui-ci, du nombre de fichiers fragmentés et des ressources disponibles sur le système local. Vous pouvez commencer par analyser le volume afin d'y rechercher tous les fichiers et dossiers fragmentés. Vous pouvez ensuite voir à quel point le volume est fragmenté et décider si sa défragmentation s'avère utile.

Selon la taille du disque dur et son état de fragmentation, l'opération peut durer entre 10 minutes et plusieurs heures. Attention : Vous ne pourrez pas vous servir du PC pendant la défragmentation.

De même, pensez à bien fermer toutes vos applications avant de lancer ce processus. Sans oubliez les petites icônes à côté de l'horloge dans votre barre des taches.

Première méthode

      Double cliquez sur le Poste de travail. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur le disque dur à défragmenter. Dans le menu contextuel qui apparait, cliquez Partage et sécurité ; puis onglet Outils pour avoir accès aux outils systèmes propres au disque dur. Cliquez enfin sur Défragmenter maintenant pour lancer le défragmenteur de disque. Analyser puis sur Défragmenter.

Seconde méthode

      Cliquez sur Démarrer, sur Tous les Programmes, sur Accessoires, sur Outils systèmes et enfin sur Défragmenteur de disque. Une fenêtre s’affiche alors vous permettant de choisir quel lecteur vous voulez défragmenter. Faites votre choix puis cliquer d’abord sur ANALYSER pour voir si la Défragmentation est nécessaire…

A la fin s’affiche le rapport de défragmentation que vous pouvez fermer sans regrets.

Scandisk (ou checkdisk CHKDSK

      Pour éviter les plantages de votre PC et réparer les erreurs qui s’y trouvent, vous devez régulièrement analyser minutieusement votre disque dur pour y détecter les erreurs et les réparer.

      Pour accéder à cette fonction, faites un clic droit sur le disque à vérifier dans votre Poste de travail. Choisir Propriétés puis Outils ; enfin cliquer sur Vérifier maintenant…

      Puis cocher les deux cases ci-dessous :

      Windows affichera la boite de dialogue suivante :

      Répondez par OUI et redémarrez votre PC.

      Attention ! Lors du prochain démarrage, vous ne pouvez pas vous servir de votre PC immédiatement – la vérification prendra un certain temps (jusqu’à plusieurs heures) !

      Au prochain démarrage CHKDSK vérifie en 5 étapes :

      les fichiers

      les index

      les descripteurs de sécurité

      les données du fichier

      l’espace disponible.

Rappelez-vous, quand vous avez ouvert Outlook pour la première fois, sa boite de réception était vide. Lointain souvenir. Elle regorge aujourd'hui de votre correspondance et certainement de spams. Avec un peu de persévérance, vous arriverez à vous débarasser du superflu.

Mettre de l'ordre dans ses méls se révèle vite un chemin de croix si on a trop repoussé cette tache au lendemain. Les messages se sont accumulés et leur nombre opère un effet dissuasif sur toute vélléité de rangement. Ces quelques conseils vous aideront à vous lancer dans la mise en ordre de votre messagerie.

Où sont mes messages réellement ?

OUTLOOK.PST c’est le nom du fichier unique qui contient le contenu d’Outlook 2003 (messages, entrées calendrier, taches etc…). Il se trouve à l’adresse suivante :

C:Documents and Settingsmon_compteLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookOutlook.pst

Les affichages

Dans le menu Affichage, Réorganiser par… Activer Date et éventuellement Afficher dans des groupes…

Création de sous-dossiers

Créez des sous-dossiers dans votre boite de réception. Vous pouvez leur donner les noms de vos contacts réguliers ou des thèmes récurrents dont vos messages traitent. Clic droit sur le dossier principal, puis sélectionnez Nouveau Dossier. Il ne vous reste plus qu'à saisir le titre de votre choix(n’oubliez pas de mettre une majuscule en début). Cela crée une structure de ce type :

Le signe plus + indique qu’il y a des sous-dossiers, cliquer dessus pour les voir. Cliquer sur le signe moins – pour à nouveau masquer les sous-dossiers.

Le classement des messages

Méthode manuelle de classement

Sélectionner le ou les messages dans la Boite de Réception et les faire glisser à gauche dans le dossier voulu.

Méthode automatique de classement

La méthode de classement peut être automatisée afin de déplacer vos méls directement dans les dossiers spécifiés.

Exemple (classer les messages de quelqu’un directement dans son dossier)

      Créer le dossier pour la personne ; p.ex. « Corinne »

      Dans la boite de réception, clic droit sur un message de cette personne

      Créer une règle…

      Cocher la case t De Nom de la Personne puis t Déplacer le courrier électronique vers le dossier (clic sur Sélectionner un dossier…) puis double-Cliquer sur le dossier « Corinne ». Sympa aussi la possibilité d’associer un son à une personne…

      Si d’autres messages de la même personne se trouvent dans votre boite de réception, Outlook vous affiche :

      Cocher cette case afin de profiter pour faire du ménage !

      Dès lors, chaque fois qu’un message de cette personne arrive, il est classé automatiquement dans le bon dossier et le chiffre en bleu et entre parenthèses l’indique !

      Pour modifier ou supprimer une règle, allez dans le menu Outils, puis Règles et alertes…

Afficher les messages en couleurs

Pour différencier les messages de certaines personnes en couleur.

      Cliquer dans Outils, Organiser… - En utilisant des couleurs

 

Les Pièces jointes

Les pièces jointes (fichiers en annexe) sont matérialisées sous forme de trombone.

      Clic sur le trombone et clic sur le nom du document mis en annexe.

      Une boite de dialogue s’affiche :

 

      Pour simplement prendre connaissance de la Pièce Jointe, clic sur Ouvrir. Si le logiciel nécessaire à l’ouverture du fichier en annexe est installé, le fichier s’ouvre.

      Pour garder la Pièce jointe sur votre PC, afin de la modifier etc… cliquer sur Enregistrer.

      Pour renvoyer la Pièce Jointe à l’expéditeur, sélectionner le message dans lequel il vous l’a envoyé, cliquer sur Répondre, cliquer sur le TROMBONE et double-cliquer sur le fichier vous avez modifié (afin de lui renvoyer cette nouvelle version).

Recherche de message s

Revenir dans la Boite de réception et cliquer sur , taper le texte recherché et cliquer sur ACTIVER. Outlook cherchera dans le dossier Boite de réception et tous ses sous-dossiers. Pour quitter le mode recherche cliquez dans la case fermeture tout à fait à droite  !

Remarque : Si vous ne trouvez plus un message, dont vous êtes pourtant sûr de ne pas l’avoir supprimé, il se trouve peut-être dans les Eléments archivés…

Suppression de messages

Sélectionner le ou les messages et appuyer sur la touche Suppr – les messages supprimés sont envoyés dans le dossier ELEMENTS SUPPRIMES (et ne sont donc pas définitivement supprimés). Pour vider cette « Corbeille » clic droit sur Éléments supprimés et choisir Vider le dossier « Éléments supprimés ».

Si vous voulez supprimer tout de suite les messages, sans passer par Éléments supprimés, appuyer sur les touches MAJ et SUPPR.

Pour automatiser la suppression définitive de vos éléments supprimés à chaque fermeture d’Outlook : aller dans Outils, Options, Autre > cocher la case t Vider le dossier Éléments supprimés en quittant.

Nettoyer la boite aux lettres

De temps en temps, il est utile de procéder à un contrôle et un nettoyage de votre boite aux lettres. Pour cela aller dans Outils, Nettoyer la boite aux lettres…

Archivage

Pour alléger votre fichier principal (Outlook.pst) et le rendre ainsi moins vulnérable, vous avez la possibilité d’archiver vos anciens messages. Car s'il peut être utile de les conserver pour une recherche ultérieure, ils ne sont pas consultés tous les jours. Placez votre souris sur le dossier à archiver (Boite de réception).

Aller dans Fichier, Archiver et saisir la date avant laquelle les messages doivent être archivés.

Le dossier est toujours accessible et se trouve en bas dans Dossiers d’Archives

Enregistrer des messages sous forme de fichiers distincts

Vous avez la possibilité d’enregistrer vos messages sous forme de fichiers individuels, vous pouvez ainsi les supprimer d’Outlook et les classer come n’importe quel autre fichier !

A partir du message aller dans Fichier, Enregistrer sous, choisir parmi les formats proposés

Je vous conseille :

      Format de message Outlook (si vous désirez garder le contenu entier avec images etc) ou

      Texte seulement   pour garder uniquement le texte en format brut.