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Le concept de structure organisationnelle et ses éléments composants
La fonction d’organisation se caractérise dans le processus de management, par des actions qui visent l’ensemble de l’organisation, aussi que les différents domaines de celle-ci. L’évolution de la structure organisationnelle est marquée par l’évolution sociale en général, et de la production, en spécial. La croissance économique a conduit non seulement à une croissance de la dimension des organisations, mais aussi à une multiplication des interdépendances entre employés et compartiments. Les tâches, les droits et les obligations de chaque employé se sont tant diversifiés et compliqués, que leur contrôle a imposé la nécessité de créer des normes, des standards.
L’importance accordée par les spécialistes à la structure organisationnelle est illustrée par l’abondance et la diversité des définitions. Ainsi la structure d’organisation représente :
le schéma de répartition des tâches et des responsabilités à l’intérieur de l’organisation;
le moyen de division du travail dans un certain nombre de tâches et de coordination de celles-ci;
les chemins hiérarchiques et de communication entre différents niveaux et cadres administratifs, informations et données circulant sur ces chemins ;
un moyen de division du travail, de localisation des critères de décision, le moyen d’exercer l’autorité, le réseau de communication, les systèmes de solution des conflits et d’intégration sociale.
L’analyse de ces définitions nous permmet de constater que le concept de structure est associé avec:
Dans son ensemble, la structure organisationnelle présente deux grandes parties:
- la structure de direction et,
- la structure de production ou opérationnelle.
La structure d’organisation réunit l’ensemble des personnes, compartiments et relations entre ceux-ci, ainsi constitués et ordonnés qu’ils puissent assurer les conditions économiques, techniques et de personnel demandées par le développement intégral des processus managériaux et d’exécution.
La structure organisationnelle est constituée par des catégories de composantes primaires:
a) le poste;
b) la fonction;
c) le compartiment;
d) les relations organisationnelles;
e) le poids hiérarchique;
f) le niveau hiérarchique.
a)Le poste est formé de l’ensemble des objectifs, tâches, compétences et responsabilités qui reviennent régulièrement pour certaines périodes, à une personne de l’organisation. Il représente l’élément de base de la structure organisationnelle. Les objectifs du poste, retrouvés dans le système pyramidal des objectifs de l’organisation comme objectifs individuels, assurent, par leur réalisation et agrégation successive et ascendante, la réalisation du but final de l’organisation.
Exprimant le rôle qui revient au titulaire du poste dans la réalisation des objectifs d’ensemble de l’organisation, ils justifient la création et le fonctionnement du poste dans la structure pour une certaine période. Pour la réalisation des objectifs, on confère au titulaire du poste certaines tâches. La projection du contenu du poste se confronte avec la nécessité d’assurer un équilibre permanent, mais dynamique entre les objectifs qui reviennent au titulaire, d’une part, et des tâches, compétences et responsabilités d’autre part.
La corrélation et la correspondance entre tâches, autorité et responsabilité est exprimée par un triangle équilatéral, dénommé « le triangle d’or d’organisation » .
Cas 1:
Où:
R CT: tâches
R: responsabilités
C: compétences
T
Rig.1 Le triangle de l’organisation (T=R=C)
La discordance entre les trois composantes de base du poste qui concurrent à la réalisation de l’objectif individuel est visible dans le cas des autres catégories de triangles:
Cas 2- illustré par le triangle isocèle du poste dans lequel le titulaire, même s’il dispose d’une grande autorité formelle (compétence) et d’une grande responsabilité, il ne peut pas les exercer à cause du nombre réduit de tâches.
R C T<R=C
T
Cas 3- relève la situation dans laquelle au titulaire de poste on a attribué certaines tâches, une compétence relativement proche, mais des responsabilités réduites.
R C
R<C
R<T
T
Cas 3 –suggère la situation dans laquelle on donne au titulaire certaines tâches et responsabilités qui ne seront pas exécutées à cause du niveau réduit des compétences.
R C C<R
C<T
T
b) La fonction est le facteur de généralisation de certains postes semblables de point de vue de la sphère de l’autorité et de la responsabilité (exemple: à la fonction de chef de service correspondent 10-15 postes dans une organisation).
Selon la nature des compétences, responsabilités et tâches, les fonctions peuvent être classifiées en:
fonctions de direction, caractérisées par un poids élevé des compétences, tâches et responsabilités qui impliquent l’exercice des fonctions du management et la prise de décisions;
fonctions d’exécutions constituées par des tâches, compétences et responsabilités qui assurent la transposition dans la pratique des décisions prises par les titulaires des postes de direction.
c) Le compartiment représente un groupe de personnes réunies sous la même autorité hiérarchique et qui ont des tâches à caractère permanent bien précisées. Les caractèristiques de base qui définissent le compartiment sont :
l’existence des relations entre les membres du groupe, déterminées par l’homogénéité ou la complémentarité des activités exercées;
l’existence des relations de dépendance de tous les membres du groupe envers un manager;
le caractère stable des tâches que chaque membre a à accomplir.
Les compartiments peuvent être groupés selon plusieurs critères de classification:
1. En fonction de l’individualité des attributions et des tâches, de leur volume et du niveau de délégation de l’autorité, les compartiments peuvent être:
- élémentaires dans lesquels on réalise d’habitude une activité homogène. Le manager de ces compartiments se trouve sur le dernier niveau de délégation de l’autorité,tous les autres étant des exécutants.
Manager
Fig.2 Le compartiment élémentaire
complexes qui groupent sous une autorité unique soit plusieurs compartiments élémentaires, soit des compartiments élémentaires et des exécutants directs.
Fig.3 Le compartiment complexe
2. Selon la nature de l’autorité, les compartiments peuvent être:
hiérarchiques caractérisés par le droit de disposition et contrôle que les chefs de ceux-ci ont sur les chefs des compartiments directement subordonnés;
fonctionnels caractérisés par le droit des dirigeants de formuler prescriptions, règles et conseils dans leur domaine de spécialité;
d’état major ayant un rôle consultatif, de spécialité pour les compartiments hiérarchiques, en contribuant à la préparation et au contrôle de la prise des décisions. Les chefs de ces compartiments ne disposent pas d’autorité hiérarchique sur les autres compartiments.
d) Les relations organisationnelles sont formées de l’ensemble des liaisons entre les composantes de la structure créée par des règlements spéciaux. Selon la complexité des rapports qui s’établissent entre les composantes primaires ( poste, fonction) et agrégés (compartiments) de la structure, les relations organisationnelles peuvent être divisées, en fonction de leur contenu, comme suit:
les relations d’autorité qui s’établissent entre manageurs et exécutants, entre chefs et subordonnés. Elles se concrétisent en dispositions transmises au sens descendent et rapportes, avec un sens de circulation ascendant;
les relations fonctionnelles utiles pour la transmission des dispositions, des conseils et des suggestions concernant la manière d’agir dans un certain domaine d’activité. Elles s’établissent entre personnes qui exercitent une autorité fonctionnelle;
les relations d’état major qui s’établissent entre les personnes des compartiments d’état major et les autres personnes encadrées en tout autre compartiment de l’entreprise;
les relations de coopération qui s’établissent entre les personnes qui détiennent des fonctions situées sur le même niveau hiérarchique, mais en compartiments différents pour réaliser certaines actions complexes;
les relations de contrôle apparaissent et fonctionnent entre les compartiments spécialisés dans la réalisation du contrôle (CFI, CTC) et les autres compartiments de la structure;
les relations de représentation sont celles établies entre les managers de niveau supérieur de l’entreprise et les représentants d’une organisation professionnelle, syndicale de l’intérieur de l’entreprise ou des personnes physiques et morales en dehors d’elle.
e) Le poids hiérarchique ou la sphère de contrôle représente le nombre de personnes qui peuvent être coordonnées directement et d’une manière efficace par un manager. L’efficacité du travail du manager est influencée en grande partie par le nombre de subordonnés directs dont l’activité doit être conseillée, coordonnée et contrôlée par celui-ci. Le nombre de subordonnés ne peut être trop petit, parce que, en ce cas, on ne réalise pas un chargement correspondent du manager et on arrive à un grand nombre de positons de direction au cadre de l’entreprise. En même temps, ce nombre ne peut être trop grand parce qu’on ne peut pas assurer la coordination et le contrôle de toutes les personnes, à cause du chargement excessif du manager. La sphère de contrôle doit être donc dimensionnée par rapport aux facteurs qui influencent le nombre, la durée et la complexité des relations dirigeants-subordonnés. Parmi ces facteurs, ou peut mentionner:
1. la nature des problèmes et des travaux exécutés qui peuvent être:
- de conception (recherche, études, projection, analyses etc.), situation dans laquelle la sphère de contrôle est petite;
- de routine ou à caractère répétitif ( activités de production, travaux d’évidence), situation dans laquelle la sphère de contrôle peut être plus grande.
2. le degré d’indépendance des tâches qui reviennent aux exécutants.
Le poids hiérarchique ou la sphère de contrôle peut être plus grande si les exécutants ne sont pas liés entre eux par la nature des tâches qu’ils exécutent.
3. la dispersion territoriale des emplois où agissent les subordonnés.
Dans le cas où le personnel est groupé dans le même endroit, la sphère de contrôle est plus grande que dans le cas d’une dispersion territoriale.
4. La capacité organisatrice et le niveau de connaissances des managers et des subordonnés. Plus ceux-ci sont élevés, plus la sphère de contrôle peut être grande.
Les facteurs mentionnés agissent différemment à des niveaux hiérarchiques différents. Ainsi, aux niveaux supérieurs, le poids hiérarchique est plus petit et, aux niveaux inférieurs, il est plus élevé. On apprécie que le nombre optimal de subordonnés pour les manageurs des niveaux supérieurs est de 5-6 personnes.
La dimension du poids hiérarchique influence la configuration de la structure organisationnelle concernant autant le nombre de compartiments que le nombre de niveaux hiérarchiques.
f) Le niveau hiérarchique se définit comme l’ensemble des sous divisions organisa toriques, placées sur des lignes horizontales, à la même distance face au management de sommet. Les facteurs qui influencent le nombre de niveaux hiérarchiques sont:
la dimension de la firme, la diversité des activités et des attributions, la complexité de la production, facteurs à influence directement proportionnelle sur le nombre de niveaux hiérarchiques;
la compétence des managers qui influence dans le sens inverse (proportionnalité inverse) le nombre de niveaux hiérarchiques.
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