Maquettage de logiciels de gestion de projet

& Formalisation de processus

A l’intention de l’UT1

Remerciements

Tout d’abord, je remercie Monsieur Decoudun Nicolas, Directeur du service Etudes de la Direction des Systèmes d’Information de la mairie de Toulouse et maitre de stage, qui m’a permis de réaliser mon stage au sein de cette collectivité et a mis à ma disposition l’ensemble des moyens nécessaires pour mener à bien mon projet.

Puis, je tiens sincèrement à remercier Madame Marie-José Guiraud, responsable méthodologie et urbanisme, pour son aide et sa présence durant l’ensemble de mon stage et qui a su m’apporter une vision du métier de chef de projet.

Ensuite, je remercie Monsieur Zurfluh Gilles, enseignant et Directeur de l’IUP MIAGE de l’université des sciences sociales de Toulouse et tuteur de stage pour ses conseils tout au long de cette expérience.

Enfin, je remercie l’ensemble des professeurs de la formation MIAGE qui, grace à leurs enseignements, ont pu m’apporter l’aide nécessaire à la bonne réalisation de mon stage.

Je vous adresse donc tous mes remerciements.

Sommaire du mémoire

Introduction

I. Présentation de la collectivité

La Mairie de Toulouse

Son informatisation

Direction des Système d’Information (D.S.I.)

a. Les Missions de la DSI :

b. Les services de la D.S.I. :

Le personnel de la D.S.I.

Organigramme de la D.S.I.

II. Synthèses des travaux réalisés

Présentation des sujets du stage

a. Sujet 1 : Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

b. Sujet 2: Formalisation de processus

Planification des projets

Réalisation des travaux

a. Sujet 1 : Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

b. Sujet 2 : Formalisation de processus

Etats des projets

a. Sujet 1: Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

b. Sujet 2 : Analyse et Formalisation de processus

III. Réflexion sur le Système d’information

Activité du chef de Projet

a. Méthodologie

b. Planification

c. Allocation des ressources

d. Contrôle de l’avancement

e. Gestion du Budget

Compétences

a. Compétences Techniques

b. Compétences Professionnelle et Humaines

Moyens, outils et méthodes utilisés

a. Concepts et technique appris à la MIAGE

b. Connaissance personnelles

IV. Bilan Personnel

Connaissances et savoir-faire acquis

a. Technique

b. Professionnel

c. Personnel

Difficultés rencontrées

a. Organisation

b. Technique

Conclusion

Bibliographie

Sites Web

a. Information générale

b. Outils de gestion de projets

c. Site officiel des sociétés des progiciels intéressés

Introduction

Dans le cadre de ma formation à l’Institut Universitaire Professionnel des Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion de l’Entreprise (IUP MIAGE) et afin de valider ma licence en cours, je devais réaliser un stage d’une durée de cinq mois dans une entreprise.

Le but étant d’exploiter, sur le terrain d’une entreprise, le travail intellectuel accompli précédemment en cours et donc, de mettre en pratique ce qui avait été jusque là, abordé de manière théorique.

La finalité de ce stage est la production d’un rapport qui doit permettre au lecteur de situer le stagiaire dans son environnement, d’identifier les missions qui lui ont été confié ainsi que mesurer ses acquis en terme de compétences.

Ce mémoire vous présentera donc les divers sujets qui m’ont été proposés et que j’ai accomplis du 14 avril au 5 septembre au sein de la Direction des Système Informatique de la Mairie de Toulouse.

Deux des principaux critères intéressants que présentait ce stage était la structure de la collectivité, et l’importance des sujets proposés.

Le sujet principal de ce stage était le maquettage d’un progiciel de pilotage de l’activité de gestion de projet de la direction informatique de la mairie de Toulouse.

L’autre sujet consistait en la formalisation des processus de gestion de demandes des utilisateurs des services de la ville à la D.S.I.

Après une présentation de l’entreprise dans une première partie, nous aborderons les différents sujets qui ont été traités.

Puis dans une troisième partie, nous observerons la réflexion que j’ai pu effectuer sur le métier de chef de projet durant cette expérience.

Pour finir, je vous présenterai le bilan personnel que je peux faire de cette seconde expérience dans le monde professionnel.

I. Présentation de la collectivité

La Mairie de Toulouse

Chaque jour, environ 11000 internautes citoyens et 4350 agents municipaux se connectent à plus de 261 applications municipales réparties sur 260 serveurs, faisant transiter des centaines de milliers d’informations dont quelques 70 000 messages sur plus de 450 kilomètres de réseaux.

C’est un système d’information riche et complexe que la Direction des Systèmes Informatiques a en charge de gérer, maintenir et faire évoluer.

Son informatisation

La Mairie de Toulouse a commencé son informatisation au début des années 70. Depuis, tous les services municipaux la composant sont parvenus à une maitrise des outils informatiques pour leur gestion interne.

L’évolution des Technique de l’Information et de la Communication (TIC) a permis à la Mairie de Toulouse de valoriser ses acquis en assurant des relations avec les usagers et d’ouvrir son système vers l’extérieur.

Pour gérer et préserver son informatisation, la Mairie de Toulouse a créé la Direction des Système d’Information (D.S.I.) qui est décomposé en plusieurs entités.

Les 80 services de la Mairie, fortement informatisés pour la quasi-totalité de leurs processus métiers, possèdent chacun un correspondant d’exploitation qui joue un rôle essentiel dans le processus d’informatisation.

Certains services ont également des chefs de projet utilisateur qui participent grandement au développement de l’informatisation de leur service.

Le chef de projet utilisateur travaille en étroite collaboration avec le chef de projet informatique de la DSI. Il participe à la définition fonctionnelle et assure la mise en œuvre d'un projet informatique au sein du service municipal qu'il représente.

Direction des Système d’Information (D.S.I.)

a.    Les Missions de la DSI :

La D.S.I. de la Mairie de Toulouse possède essentiellement 3 missions :

v    Gérer

La première mission est veiller quotidiennement au bon fonctionnement des ordinateurs individuels et des serveurs, déclencher et surveiller les programmes de sauvegarde, de mise à jour et de calcul, assurer l’approvisionnement des consommables, et répondre à toutes demandes d’impression. C’est également effectuer annuellement pour le compte de l’INSEE le recensement des Toulousains.

v    Maintenir

Une autre mission de la D.S.I. est de garantir un niveau optimal de sécurité et assurer la constante mise à niveau des systèmes et des applications, en particulier en ce qui concerne la cohésion avec les évolutions réglementaires. C’est vérifier et compléter en permanence le système d’information géographique. C’est aussi veiller à la conformité juridique des solutions informatiques en centralisant les questions relatives aux problématiques informatique et libertés.

v    Evoluer

Enfin, la dernière est de construire avec les utilisateurs de la Mairie, le système d’information optimal permettant d’améliorer continuellement le service au citoyen, notamment en accompagnant la croissance des services en ligne de l’administration municipale à destination du citoyen internaute (e-administration).

b.    Les services de la D.S.I. :

La D.S.I. de la Mairie de Toulouse est divisée essentiellement en 3 services :

Etudes

Service d’Informatique Technique (SIT)

Système d’information Géographique (SIG) – Recensement

On peut constater également la présence de deux cellules renforts de la direction :

Méthode et Urbanisme du Système d'Information

Conseil et Assistance à Maitrise d’ouvrage pour les services

L’administration de la D.S.I. est gérer via le service :

Administration et Sécurité

Ces services possèdent évidemment des missions différentes que nous allons détailler pour une meilleure compréhension du découpage de la direction.

v    Le service Etudes

e-Administration X-NET

Cette une cellule chargée de la problématique des technologies Internet, Intranet et Extranet (Architecture technique, fonctionnelle, etc. …)

Projets Système d’Information

A pour mission de piloter les projets d’informatisation dans le respect des charges, délais et coûts en collaboration avec le chef de projet utilisateur.

Sur les nouveaux axes de développement (e-administration, monétique, dématérialisation, archivage électronique,…) et pour chacun des grands domaines, un responsable de domaine assure une veille technologique pour garantir une évolution cohérente et transverse des systèmes.

Relation Service RRS

Les Responsables de la Relation Service (RRS) jouent un rôle de conseil auprès des services dont ils assurent le suivi afin d’avoir une approche transverse du système d’information. Ils sont au centre de la relation entre les services Municipaux et l’ensemble de la DSI.

Maintenance et déploiement des applications

Spécialiste d'un ou de plusieurs logiciels, l’informaticien chargé du support applicatif, participe aux groupes de résolutions d'incidents. Il conçoit et réalise les maintenances logicielles et les petits développements d'usage. Il assiste le chef de projet dans ses missions d’intégration des nouveaux progiciels.

v    Le Service d’Informatique Technique (SIT)

Architecture technique :

Les missions comprennent la veille, le conseil, l’étude, l’expertise et la gestion des projets d’évolution de l’architecture technique notamment dans les domaines des systèmes et de la sécurité.

Approvisionnement :

Le rôle de cette équipe consiste en la fourniture pour le compte des services municipaux des équipements informatiques, logiciels de base, consommables et moyens d’impressions au travers de standards et nécessaires au bon fonctionnement des applications informatiques.

Réseaux

Cette entité a pour mission d’approvisionner des solutions techniques dans le domaine des réseaux, pour le raccordement des postes de travail à l’intérieur des batiments (réseaux locaux) ou l’interconnexion des sites municipaux en eux (TELMUT).

Exploitation / Production

Cette entité assure trois missions distinctes :

le maintien en condition opérationnelle de la plateforme technique informatique municipale, la gestion des serveurs centraux,

l’ordonnancement des traitements informatiques,

l’impression et de façonnage des documents produits informatiquement.

Support et assistance

Cette cellule a pour mission  le support et assistance aux services utilisateurs. Elle résout les incidents en ligne. Elle gère la maintenance des équipements techniques et les contrats de maintenance associés.

Maintenance technique

Cette équipe intervient sur site pour ce qui concerne les incidents sur les postes de travail et les imprimantes qui ne sont pas couverts par les contrats de maintenances. Elle gère par ailleurs les prêts et le reconditionnement du matériel.

v    Le Service d'Information Géographique (SIG)

Ses principales missions sont :

assurer la cohérence du SIG municipal et produire la cartographie de base,

gérer la base de données des adresses et des localisant,

mettre à jour le plan topographique des corps de rues de Toulouse,

organiser les opérations de recensement de la population :

Mettre à jour et contrôler la base des adresses

Préparer et organiser la collecte

Réaliser la collecte de terrain

Mettre à disposition des services municipaux les résultats du recensement

v    Le Service Administration

Ce service regroupe les fonctions de gestion et de secrétariat : comptabilité, marchés publics, budget, courrier. Il a également pour rôle de centraliser l’ensemble des dossiers des différents services municipaux en relation avec la Cnil et de résoudre l’ensemble des questions relatives aux problématiques informatique et libertés en se faisant l’intermédiaire entre les services et la Cnil.

Le personnel de la D.S.I.

La DSI comprend 93 agents dont 13 personnes à la Direction et à l’Administration, 27 personnes dans le service Etudes, 32 personnes dans le service SIT et 21 personnes au SIG.

Deux équipes viennent en renfort des agents de la DSI : ce sont d’abord les 133 correspondants d’exploitation répartis dans les services qui consacrent 25% de leur temps entre l’assistance aux utilisateurs et la maintenance de premier niveau du parc local. Mais également les 12 à 16 sous-traitants (en équivalent temps complet annuel) qui interviennent sur les projets informatiques.

Organigramme de la D.S.I.

AMO : Assistance à la Maitrise d’Ouvrage

S.I.T. : Service Informatique Technique

S.I.G. : Service d’Information Géographique

CNIL : Commissions Nationale de l’Information et des Libertés

RSSI : Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information

II.            Synthèses des travaux réalisés

Présentation des sujets du stage

a.     Sujet 1 : Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

Ce premier et principal sujet de mon stage à la D.S.I. est réalisé en collaboration avec Mme Guiraud qui est la responsable méthode et qualité de la DSI et les interlocuteurs concernés par l’activité, soit essentiellement la responsable de l’équipe des chefs de projets, le responsable du service Etudes et le Directeur informatique. 

Ce sujet est un avant projet qui permettra de soulever les problèmes liés à la mise en place d’un outil de gestion de projet dans l’organisation actuelle de la DSI.

En fonction des conclusions de cet avant projet, un projet d’acquisition d’outil de gestion de projet pourra être planifié.

Le travail de maquettage signifie le paramétrage et les tests d’un outil en général. Pour ce faire il faut avant tout récupérer et analyser les besoins de la D.S.I. et de ses utilisateurs. Ce travail d’analyse permet de réaliser une expression des besoins qui pourra être utilisée lors de la réalisation d’un appel d’offre.

Un progiciel de pilotage de gestion de projet est en fait un logiciel de gestion permettant d’obtenir une visibilité sur l’ensemble des activités projet avec la présence d’indicateurs permettant de se positionner et de prendre des décisions.

Ce travail d’analyse sera réalisé suivant un plan bien précis défini avec la responsable de la méthodologie de la D.S.I., Mme Guiraud.

b.    Sujet 2: Formalisation de processus

Le deuxième sujet devait être un travail d’analyse, de formalisation et de mise en œuvre d’indicateurs et de tableaux de bord de suivi de l’activité du service Etudes sur la base des outils de suivi existant mais a été modifié.

La D.S.I. de la Mairie de Toulouse est sollicité par les services de la ville pour effectuer des prestations diverses liées à ses missions

Il m’a été confié, comme second sujet, la représentation des traitements des demandes de prestations de la Direction des Système d’Information afin d’apporter une vision globale des processus existant.

Le but de cette représentation par des modèles appropriés est simplement de formaliser ces processus afin d’essayer de comprendre et d’améliorer par la suite les fonctionnements du suivie.

Planification des projets

Lors de mon arrivée, j’ai tout de suite noté l’importance de réaliser un planning prévisionnel afin de mener à bien les sujets qui m’ont été confiés.

J’ai donc décidé de réaliser plusieurs plannings sous forme de diagrammes de Gantt, l’un permettant de situer le stage dans l’ensemble de la période et d’autres, plus précis, indiquant les actions à traiter chaque mois.

Cette planification prévisionnelle et révisée m’a permis de suivre l’avancement de projet mais également celui de mon stage.

Il est évident que ces diagrammes de Gantt ont évolué dans le temps en fonction des résultats obtenus et donc ont été modifiés au cours du stage.

La représentation graphique de la totalité du stage rend la possibilité de situer, comme pour un véritable chef de projet, l’ensemble des projets c’est à dire les deux sujets et la rédaction de ce mémoire. Ce diagramme m’a apporté une visibilité synthétique qui m’a permis de prendre des décisions et de m’apercevoir des retards dans l’avancement des taches.

Le schéma qui suit est le diagramme de Gantt général présentant le découpage de mes missions, ainsi que leurs progressions prévisionnelles et réelles.

Les représentations de l’évolution plus en détail sont dissociées pour chacun des cinq mois.

Ils permettent de simplifier le calcul de la durée de l’ensemble des phases en détaillant chaque action ainsi que leur durée prévisionnelle.

Diagramme de Gantt de l’ensemble du stage

Légende

Réalisation des travaux

v    Découverte

A mon arrivée à la D.S.I. de la Mairie de Toulouse, Nicolas Decoudun qui est le directeur du service Etudes et mon tuteur, m’a présenté mon bureau et le poste informatique sur lequel je travaillerai pendant le stage.

J’ai également lu et signé une charte informatique présentant les consignes à suivre en ce qui concerne le système d’information et l’usage du réseau internet pour tous les utilisateurs de la collectivité.

Durant la première semaine, j’ai consulté différents documents pour prendre connaissance de l’activité de la direction informatique. Cela m’a permis de poser des questions et de comprendre le fonctionnement de la Direction Informatique.

Nicolas Decoudun m’a également fourni le Schéma Directeur Informatique (SDI) présentant la politique adoptée par la direction ainsi que plusieurs comptes rendus et synthèses des projets réalisés ces quatre dernières années.

De plus, j’ai pu avoir accès à la méthodologie projet, c'est-à-dire comment la direction gère ces projets informatiques depuis la demande jusqu’à leur réalisation.

Une fois tous ces documents consultés, j’ai rédigé plusieurs questions à présenter à Nicolas Decoudun afin de pouvoir éclaircir certains points, notamment des cigles utilisés par la direction dans les documents mis à ma disposition.

Enfin, j’ai rencontré Mme Guiraud qui est la responsable méthodologie et urbanisme de la direction informatique de la mairie de Toulouse et avec qui je serai en collaboration pour les sujets de mon stage.

a.   Sujet 1 : Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

Tout d’abord, j’ai rencontré la responsable méthodologie, Marie-Josée Guiraud qui a suivi l’enseignement de la MIAGE de Toulouse, et nous avons réfléchis sur le sujet et sur la manière de l’aborder. Son travail au sein de la Direction Informatique est de proposer et faire partager de façon transverse, pour les trois services de la direction, des méthodes de travail communes.

Ce projet, qui m’a été confié, est en fait un avant projet qui permet de situer la demande exprimée. Ce projet n’étant pas un véritable projet, nous n’avons pas utilisé la méthodologie projet mise en place.

Mme Guiraud et moi-même étions les principaux acteurs mais également les chefs de projets, nous avons donc du établir un planning prévisionnel des phases à réaliser après avoir réfléchi sur ces dernières :

Expression des besoins

L’étude de l’existant

Recherche de solutions répondant à la demande

Maquettage et tests des solutions

Bilan et présentation des résultats

v    EXPRESSION DES BESOINS

Cette première étape est composée des actions suivantes :

Expression de la demande

Interviews des principaux acteurs concernés

Réalisation de documents

Expression de la demande :

Cette étape consiste à analyser la demande faite par la direction qui est la mise en place d’un outil de gestion d’activités.

En effet, le directeur de la D.S.I. de la Mairie de Toulouse souhaite intégrer prochainement un outil de pilotage de projet, de planning et de budget à des fins décisionnelles et stratégiques.

Mme Guiraud et moi-même avons réalisé une phase d’analyse de cette demande qui vient en amont d’une analyse des besoins. Cette première étude permet de situer et de réaliser « l’expression de la demande »

J’ai donc pour cela réalisé de nombreuses interviews de Mme Guiraud afin de comprendre d’une part le contexte de cette demande et d’une autre part son objectif pour la D.S.I. et la Mairie.

Dans un premier temps, nous avons déterminé quatre premiers processus impliqués dans la demande :

Gestion de projet

Gestion des ressources

Gestion de budget

Gestion du Compte Rendu d’Activités

Interviews des principaux acteurs concernés :

Gestion Compte Rendu d’Activité 

Une fois les documents partiellement complétés avec les informations que je disposai, j’ai interviewé Mme Guiraud sur le processus dont elle est responsable et qui est la gestion du Compte Rendu d’activité.

J’ai pu comprendre l’intérêt de ce processus, son activité à la D.S.I. ainsi que ces dysfonctionnements.

Gestion Projet & Gestion Budget 

Nous avons organisé une réunion avec Nicolas Bach qui est le directeur de la D.S.I. et Nicolas Decoudun, le directeur du service étude afin de les interviewer et de rassembler leurs besoins sur les différents processus.

Pour Nicolas Decoudun, le progiciel à mettre en place sera principalement destiné aux équipes projets afin d’aider et d’améliorer la visibilité du chef de projet dans la gestion des charges, du planning et d’autres indicateurs de performance et d’avancement.

Mr Bach a quant à lui exprimé son besoin d’une visibilité de l’ensemble de l’activité de la direction.

En ce qui concerne le processus Gestion de Budget, l’outil installé à la D.S.I. satisfait leurs besoins et pour l’instant, l’outil à mettre en place ne doit comporter seulement des indicateurs de budget.

De plus, nous devons situer l’outil pour sa mise en place au sein de la direction en prenant quand même compte de sa possibilité d’intégration pour les projets de la mairie de Toulouse.

Gestion des Ressources

Nous avons ensuite réalisé une réunion avec Mme Hélène Regraffe, qui est responsable de l’équipe Projet, afin de mieux comprendre la gestion des ressources qui semble être une des difficultés de la D.S.I.

Tout d’abord, nous avons pu établir un premier constat sur ce processus, pas de méthodologie de gestion de ressource transverses à la D.S.I., chaque cellule a sa gestion de ressource propre.

J’ai pu comprendre que toutes les années, un plan de charge est réalisé et que toutes les ressources sont allouées à plus de 100% ce qui rend ce plan de charge peu utile.

Après avoir pris connaissance du fonctionnement de la gestion des ressources de la direction, nous avons essayé de trouver une solution.

J’ai pu préciser que d’après mes premières recherches, les outils de projets sur le marché ne proposent pas de gestion de ressources avancée.

Nous avons conclu sur le fait qu’il serait plus adapté, dans un premier temps, de définir une méthodologie dans la gestion des ressources à l’aide d’outils simple.

La finalité de ce mémoire n’est pas seulement de présenter les résultats obtenus lors de mon stage, mais celui-ci étant peu ordinaire pour une licence MIAGE, je vais vous présenter les grandes étapes de l’analyse afin que les lecteurs puissent positionner mon travail, mes acquis et mes réflexions sur le projet.

Réalisation des documents de la demande et du besoin :

Une fois les interviews commencées, nous avons réalisé un document présentant « l’expression des besoins » et une « fiche de demande », qui sont deux des documents de la direction que Mme Guiraud a créés.

Ces documents sont modifiés en permanence en fonction de l’avancé de l’analyse.
ANALYSE DE L’EXISTANT

J’ai effectué, suite aux interviews, une analyse de l’existant dont le domaine est l’activité de la direction pour la mise en place d’outil de gestion d’activités.

Analyse des Processus :

D’après les réunions réalisées, j’ai pu identifier quatre processus composant l’outil souhaités :

*CRA : Compte Rendu d’Activité

Le processus de gestion du budget a été écarté de l’analyse au vue des conclusions lors de la réunion et la gestion d’activités hors projet a pu être identifiée.

Gestion de Projet

D’après ma première analyse, la Direction des Système Informatique de la mairie de Toulouse dispose actuellement d’un outil de gestion de projet appelé MS Project.

En revanche, cet outil n’est pas exploité à son maximum par l’ensemble des chefs de projet.

La gestion de projet est structuré grace à :

• la création d’un répertoire projet (avec une arborescence de sous répertoires identiques) dans un emplacement défini sur un serveur D.S.I. pour l’ensemble des projets.
• la méthodologie projet présente permet de mener le projet depuis la demande jusqu’à la clôture du projet en passant par la réalisation.

Gestion des Ressources

Lors des interviews de Mme Guiraud et de Mme Regraffe, j’ai pu constater l’un des problèmes importants de la direction informatique de la mairie de Toulouse qui est la gestion des ressources.

En effet, tant la gestion de projet est très encadrée par des procédures et méthodes précises, tant la gestion des ressources souffre d’un manque d’organisation.

Gestion des Activités hors projet

D’après les interviews réalisées, l’outil ne serait pas destiné seulement à la gestion de projet mais plutôt à l’ensemble des activités de la direction informatique.

J’ai pu recenser plusieurs types d’activités :

Planifiables et récurrentes (ex : administration des serveurs)

Non planifiables (ex : incidents)

Métier ou taches standard (ex : impression)

Non planifiables et récurrentes (ex : demandes d’un accès serveur)

Chaque agent de la D.S.I., possède des activités hors projet dépendant de leur fonction et compétences.

Ces activités doivent pouvoir être représentées dans l’outil car il est important de pouvoir mettre en parallèle les activités projets et hors projets afin d’établir un planning personnel et d’afficher un plan de charges des agents fiables.

Gestion du Compte Rendu d’Activités (C.R.A.)

En ce qui concerne ce processus, c’est principalement Mme Guiraud qui s’occupe de cette fonction du domaine. Le compte rendu d’activité, appelé le « CRA » dans la D.S.I., permet de visualiser et de saisir les heures de travail effectuées par les agents de la Mairie de Toulouse sur les différentes activités.

L’outil utilisé est une application de type SQL/Server, que Mme Guiraud actualise avec de nouveaux projets et activités ce qui permet d’établir des statistiques et indicateurs pour chaque équipe, chaque service et direction. L’ensemble des acteurs de la direction informatique utilise cet outil pour saisir leurs temps passés sur les diverses activités réalisées.

Analyse des utilisateurs :

Périmètre de l’outil :

Le choix du périmètre des utilisateurs a été défini lors des réunions. L’outil sera destiné à la direction mais sans négliger la possibilité de l’intégrer au niveau de la Mairie de Toulouse.

Utilisateurs :

J’ai pu, grace aux réunions, pu identifier les principaux utilisateurs concernés par les quatre processus à savoir :

Les principaux acteurs de la Gestion de projet

les chefs de projet

les acteurs du projet

le directeur de la D.S.I.

les acteurs du processus de Gestion des du C.R.A

Tous les agents de la D.S.I.

Les principaux acteurs de la Gestion des ressources

les chefs d’équipe

les chef de projet

les responsables et chefs de service

les acteurs du processus de Gestion des activités hors projet

Tous les agents de la D.S.I.
Représentation de l’étude de l’existant :

A l’aide de l’expression des besoins, j’ai pu réaliser une étude de l’existant afin de mieux comprendre le fonctionnement du système d’information de la direction et de pouvoir arriver à une expression des besoins complète.

La D.S.I. ne dispose pour l’instant d’aucun modèle pour formaliser les processus.

J’ai donc proposé la réalisation de modèles de la méthode Merise car le formalisme est très proche de la représentation du système d’information en comparaison au formalisme UML qui est destiné à de l’analyse orienté objet.

En revanche, j’ai choisi de ne pas utiliser la démarche complète de la méthode Merise car aucun outil sera développé ce qui rend l’étude détaillé inadapté pour ce projet.

Il s’agit donc simplement de définir l’existant et les améliorations attendues à l’aide de modèles afin d’améliorer la compréhension du Système d’Information et de pouvoir s’apercevoir des dysfonctionnements des processus.

De plus, Mme Guiraud a réalisé un modèle de cahier des charges pour l’ensemble des projets mené par la Direction Informatique de la mairie de Toulouse. J’ai donc réalisé en parallèle du cahier des charges une rapide étude de l’existant extraite de la méthode Merise.

Au vu de l’objectif de ce mémoire et son contenu, je ne présenterai que seulement certains modèles indispensables à la compréhension de mon analyse et de mes travaux.

Le schéma ci-dessous présente les différents processus ainsi que certains messages les reliant. Il est évident que je n’ai pu représenter l’ensemble des schémas du fait qu’aucun processus n’est réellement défini.

En effet durant les interviews j’ai pu constater que tous les chefs de projet et chef d’équipe n’utilisent pas la même méthodologie si ce n’est d’utiliser les modèles prédéfinis par Mme Guiraud.

Modèle Conceptuel des Flux (MCF)

Ce modèle décrit et représente les flux entre les différentes fonctions du Système d’Information en ce qui concerne le domaine de l’activité de la D.S.I. de la mairie de Toulouse. On distingue les fonctions du domaine recensé lors des interviews ainsi que des processus externes comme la gestion des demandes et du budget. J’ai intentionnellement positionné le processus gestion du budget hors du domaine d’étude au vue des résultats obtenus lors des interviews réalisés.

De plus, j’ai pensé intéressant d’encadrer en rouge les processus, qui d’après l’étude, ne sont pas réellement ou clairement assimilés par l’organisation.

Lors de l’analyse de l’existant, j’ai réalisé un Modèle Conceptuel des Données permettant de structurer les données présentes au sein de la D.S.I. et pour faciliter la compréhension du cahier des charges pour l’appel d’offre.

Ce schéma m’a beaucoup aidé lors du paramétrage, c’est pourquoi je pense intéressant de le présenter.

Modèle Conceptuel des Données (MCD)

Dictionnaire des données relatif au MCD

On peut s’apercevoir de l’organisation de la direction informatique à travers ce schéma entités-association.

Ce modèle permet également d’apporter une vision plus synthétique des données à l’expression des besoins recensés dans le cahier des charges. On remarque alors qu’une direction (dans ce cas présent la D.S.I.) possède plusieurs services (études, S.I.T., S.IG. …) et qu’une équipe appartient à un service.

De plus, durant l’analyse, j’ai pu constater qu’un agent possède une fonction qui est dépendante du projet sur lequel il est alloué. Donc, lors de l’allocation des ressources, le chef de projet choisi l’utilisateur ainsi que la fonction de celui-ci dans ce projet.

Critiques de l’existant

Cette analyse a permis de soulever certains points critiques dans l’activité projet de la direction.

J’ai alors constaté un premier problème dans la gestion des ressources pour les taches projets et hors projets. En effet, d’après les réunions, on constate que la gestion des ressources n’est pas encadrée par une procédure. Le constat que j’ai pu remarquer est que les ressources étant surchargées, les indicateurs présents dans l’outil, pour la gestion de projet, en deviendraient peu fiables.

Aussi, aucune personne de la D.S.I. n’est responsable de ce processus et aucune méthodologie n’est présente pour l’allocation des ressources des taches projets et hors projets.

Nous avons pu débattre lors de plusieurs réunions des dysfonctionnements de ces processus et essayer de trouver des solutions.

Lors de l’arrivée d’un nouveau projet, les responsable et chef d’équipe doivent pouvoir connaitre quelles sont les ressources disponibles ayant les compétences pour réaliser les taches ainsi que de pouvoir évaluer la charge prévisionnel de l’équipe.

v    RECHERCHE DE PROGICIELS

Outils de gestion de projet :

Afin de compléter l’analyse des besoins et de pouvoir consulter les différentes possibilités que peuvent offrir les sociétés en matière de logiciel de gestion de projet, Mme Guiraud et moi avons décidé d’ajouter cette phase. Celle-ci consiste à rechercher des progiciels pouvant répondre à l’expression de la demande enregistrée. J’ai donc effectué des recherches sur internet et j’ai pu trouver de nombreux sites et forums sur ce sujet.

J’ai ensuite réalisé un document permettant de comparer les différentes solutions pour pouvoir les présenter lors d’une réunion.

Mes recherches se sont concentrées sur des outils de type web, c'est-à-dire ne nécessitant pas l’installation du logiciel sur les postes des utilisateurs.

Premiers tests de démonstration :

La société NQI ayant proposé à la D.S.I l’accès à une démo de son logiciel NQI Orchestra . Cet outil a donc fait l’objet du maquettage principal.

Avant de présenter les logiciels, j’ai recherché des démonstrations en ligne de ces derniers afin de pouvoir être plus précis sur les possibilités des solutions.

J’ai alors pu découvrir, sur le site internet d’une communauté de développeurs, une démonstration en ligne de leur logiciel libre, eGroupWare, permettant une gestion de projet efficace et dont de nombreuses fonctionnalités pouvaient intéresser la direction informatique de la mairie de Toulouse.

J’ai donc réalisé de rapides tests de ces deux progiciels pour me faire une idée du type d’outil recherché.

Rédaction d’un comparatif :

Après ces premières expériences avec ces deux progiciels, j’ai décidé de réaliser un document présentant l’ensemble des principaux outils de gestion de projets, ainsi que leurs possibilités.

Lors d’une réunion de présentation de mon avancée à Nicolas Bach et Nicolas Decoudun, j’ai présenté ce document de comparatif des solutions dont ils ont clairement su apprécier son utilité. Ce document présente le nom de la solution ainsi que la société créatrice et j’ai pensé intéressant d’indiquer le secteur visé par l’outil, les principales fonctionnalités, son coût et les technologies utilisés par le progiciel.

Durant la présentation, Nicolas Decoudun fut sceptique sur ce genre d’outil libre et Nicolas Bach m’a alors demandé de l’installer sur une plate-forme de test et d’effectuer une présentation des possibilités du logiciel appelé eGroupWare.

v    MAQUETTAGE ET TESTS

Recherche d’information :

Afin de pouvoir maquetter et tester les deux logiciels sélectionnés j’ai du effectuer une installation sur une plate-forme de test à la D.S.I. de la mairie de Toulouse.

J’ai donc réalisé des recherches d’information sur l’installation d’eGroupWare afin de pouvoir demander au responsable de l’environnement de test un serveur dont les caractéristiques étaient compatibles.

Installation d’eGroupWare :

Une fois la plate-forme prête et les données nécessaires à ma connexion en tant qu’administrateur, j’ai pu débuter l’installation du progiciel.

Ayant rencontré quelques difficultés, j’ai réalisé un document présentant la procédure d’installation de cet outil.

J’ai donc du créer sous linux et avec des commandes MySQL, une base de donnée et définir les accès sur le serveur de base de données. Les commandes sont très proches de celles vues durant ma formation à l’IUP MIAGE durant les cours de Réseaux et Unix et de base de données.

J’ai ensuite copié le dossier de l’outil open source sur le serveur d’application de la D.S.I. et débuté son installation que l’on peut retrouver dans le dossier d’installation que j’ai réalisé.

Présentation de la solution de la société Virage :

Durant ma recherche de progiciel, une société a proposé de présenter sa solution à la direction informatique.

Cette société appelé Virage, a souhaité rencontré les personnes en charge du projet, c'est-à-dire Mme Guiraud et moi-même.

Lors de la présentation, nous avons pu nous apercevoir de la qualité du logiciel même si pour l’instant plusieurs inconvénients apparaissaient comme l’absence de planning des disponibilités des agents ou encore le coût de la licence et de l’installation.

Maquettage des solutions

Quand l’outil libre eGroupWare fut installé, j’ai effectué une autre étape importante de ce stage qui est le paramétrage et le maquettage des deux logiciels en tests.

Nous avons donc réfléchi sur les étapes à réaliser pour le paramétrage des deux outils le plus proche possible de la vision de la D.S.I. de la mairie de Toulouse.

Grace au schéma d’entité-association réalisé lors de l’étude de l’existant, j’ai pu créer sans difficulté les étapes nécessaires au paramétrage qui sont identiques pour le logiciel libre eGroupWare et l’outil NQI Orchestra de la société NQI.

Nous avons donc réfléchi et réalisé plusieurs documents pouvant créer une maquette pour le paramétrage c’est à dire « un squelette » permettant de structurer le paramétrage.

Le paramétrage qui suit est composé principalement de cinq étapes et est inclus dans le dossier de tests réalisé.

Etape 1 : Définition de l’organisation

L’organisation de la Mairie de Toulouse est découpée en plusieurs niveaux et l’outil à mettre en place doit représenter ce découpage.

On peut représenter l’organisation de la Mairie de Toulouse par le schéma suivant :

Découpage des niveaux de l’organisation

Ce schéma présente donc les différents niveaux qui correspondront pour les logiciels aux types d’organisation. L’une des difficultés du paramétrage a été de représenter l’arborescence complète de la direction informatique, surtout avec l’outil libre.

On peut développer ce schéma de découpage en précisant les principaux niveaux :

Découpage en détail des niveaux de l’organisation

Etape 2 : Création des fonctions des agents

Un agent peut posséder plusieurs fonctions sur les différentes activités ou projets sur lesquels il est attaché.

Une fonction dépend donc de l’agent et du projet ou de l’activité

(Cf. Schéma Entité-Association)

Etape 3 : Création des groupes d’accès et des acteurs

Un acteur est un agent de la D.S.I. ou extérieur à la direction qui doit pouvoir être défini par un groupe d’accès et par plusieurs attributs : Login, Mot de passe, Nom, Prénom, Appartenance à l’organisation, Adresse Mail, Numéro de téléphone.

Il doit également appartenir à un groupe d’utilisateur afin de pouvoir définir ces droits d’accès sur l’outil.

Etape 4 : Création des types d’activités

La D.S.I. de la Mairie de Toulouse effectue plusieurs activités qui sont regroupées par type (Absences diverses, Administration, Approvisionnement, Incidents …)

Afin de pouvoir créer les activités lors des tests, il est inévitable de créer préalablement leur type associé.

Etape 5 : Création des types de projets

Comme pour les activités, les projets sont associés à un type (Modèle de projet, Projet, Projet Transverse…)

Pour ce paramétrage, le modèle conceptuel des données présenté précédemment m’a été d’une grande aide car j’ai pu m’apercevoir de l’ordre des étapes mais aussi des subtilités non détectées directement lors des interviews comme la présence des fonctions des agents suivant le projet.

Plan de tests :

Je ne vais pas vous présenter les tests effectués dans ce mémoire car dans la partie des annexes se trouve un extrait du dossier des tests mais je vais expliquer comment j’ai préparé cette étape et comment je me suis positionné lors de ces expérimentations.

Aussi, il est important de préciser qu’il ne s’agit en aucun cas de réaliser des tests pour démontrer des dysfonctionnements des logiciels mais simplement de réaliser la différence entre l’organisation actuelle du fonctionnement de la direction et celle des outils.

Donc, ce ne sont pas des tests unitaires ou d’intégration mais simplement des recettes d’utilisateurs que j’effectué moi-même en prenant la position des acteurs concernés.

Tout d’abord, avec l’aide de Mme Guiraud, nous avons défini un plan de tests permettant de structurer ces derniers. J’ai remarqué alors les différents types d’utilisateurs qui utiliseraient ce type d’outils afin de me positionner et de pouvoir comparer leurs attentes aux fonctionnalités proposées par ces outils.

On peut donc lister les différents acteurs comme ceci :

Administrateur

Chef de projet

Ressource projet et hors projet

Leurs fonctions essentielles sont donc :

Administrateur :

L’administrateur que l’on pourrait préciser à la D.S.I. par sa principale action dans le Compte Rendu d’ Activité actuelle serait en fait le rôle de Mme Guiraud qui consisterait à :

Création des utilisateurs

Création des projets

Création des activités hors projet

J’ai donc réalisé l’ensemble de ces actions en tant qu’administrateur des logiciels et j’ai pu comprendre et m’apercevoir de l’importance de cette fonction présentant un grand intérêt dans le futur progiciel.

Chef de projet :

Le chef de projet, quant à lui, doit pouvoir :

Définir un projet ainsi que ces taches

Consulter le planning et le modifier

Allouer des ressources aux taches

Gérer le budget de son projet

Consulter les indicateurs et les alertes

De plus, cette phase de tests m’a permis d’apprendre le rôle du métier que je présente dans la partie suivante « Réflexion du Système d’Information » et m’apercevoir de l’aide qu’apporte un logiciel de gestion de projet.

Agents D.S.I. :

Les acteurs projet et hors projet doivent pouvoir :

Visualiser leur planning

Mettre à jour l’avancement des taches qui leurs sont allouées

Saisir leurs temps passés sur les activités les concernant

Toutes ces fonctions ont été testées ainsi que d’autres plus précises afin de se rendre compte des possibilités que la D.S.I. peu espérer d’un tel outil.

(Cf. Dossier de tests dans les annexes)

Tests d’eGroupWare et de NQI :

Une fois les deux progiciels prêts, j’ai réalisé différents tests en suivant le plan précédemment créé.

Après avoir rempli les actions d’administration, j’ai donc réalisé plusieurs projets ainsi que les taches sur les deux outils. Pour les projets, j’ai tout d’abord créé un premier projet afin de prendre en main les deux logiciels complètement différents.

J’ai ensuite réalisé un projet réel, « EvRP » qui est l’Evaluation des Risques Professionnels de la Direction Informatique qui consiste à calculer la criticité des dangers auxquels sont exposés les agents et que Mme Guiraud m’a fait parvenir car il correspond à un cas réel possédant un grand nombre de cas.

De plus, j’ai trouvé intéressant de créer un autre projet qui est celui de l’avancement et des taches correspondant à mon stage.

Enfin, j’ai testé, en tant que ressource projet puis hors projet, les possibilités des outils en fonction des besoins exprimés.

Quelques aperçus des tests

Pour mieux visualiser le travail effectué et mieux représenter les progiciels testés, je pense intéressant de présenter quelques aperçus de ces deux outils dans ce mémoire.

Les aperçus qui suivent présentent les accueils et présentation d’un projet que j’ai préalablement créé. Ce projet est le déroulement du premier sujet de mon stage qui est « le maquettage de logiciel de gestion de projet.

On peut voir, après avoir créé plusieurs projets et activités, l’accueil de l’outil NQI Orchestra pour un utilisateur de type chef de projet qui peut visualiser plusieurs informations importantes.

Accueil de l’outil NQI Orchestra

Planning d’un projet avec l’outil NQI Orchestra

J’ai choisi de présenter l’aperçu affichant le planning d’un projet, car je pense que c’est l’une des activités les plus importantes du chef de projet qui est de visualiser et de planifier son projet.

On peut alors remarquer la présence d’un diagramme de Gantt avec le découpage du projet en étapes et phases.

Accueil de l’outil eGroupWare

Détail d’un projet avec l’outil eGroupWare

L’aperçu précédent présente le découpage d’un projet avec plusieurs informations utiles au chef de projet avec l’outil libre eGroupWare.

On peut constater que ce projet est le même que celui dans l’outil NQI Orchestra.

Rédaction des dossiers de tests de NQI et eGroupWare :

Ayant effectué divers tests et au vue du nombre de fonctionnalités présentes dans les deux outils, j’ai décidé de réaliser un document présentant les tests réalisés sur les deux outils afin de pouvoir conclure sur un bilan et donc un choix.

Tout d’abord, j’ai pour ce dossier de tests, réalisé un maquettage identiques des deux progiciels afin de pouvoir les différencier dans leur paramétrage et leur approche pour la direction informatique.

J’ai été extrêmement surpris des nombreuses possibilités qu’offrent l’outil libre dans le paramétrage, la configuration à l’administrateur.

Ensuite, j’ai réalisé des tests sur différentes points importants comme la gestion de projet, des ressources et du compte rendu d’activité, la gestion des documents attachés à un projet, les droits d’accès aux fonctionnalités des groupes d’utilisateurs.

Enfin, une fois les tests terminés, j’ai ajouté une partie présentant le bilan de ces deux outils ainsi que le constat et mon avis personnel en tant qu’utilisateur. J’ai donc présenté ces tests en réunion et nous avons décidé de ne pas poursuivre pour l’instant la solution eGroupWare au vue de l’absence d’une gestion des ressources avancée. En effet, l’un des principaux besoins du chef de projet est de pouvoir consulter un planning des charges et des disponibilités des acteurs de la D.S.I.

Présentation des tests des fonctionnalités :

Lors de la présentation de l’outil eGroupWare et des possibilités de celui-ci, nous sommes arrivés à la conclusion que l’outil ne représente pas assez les besoins exprimés par la direction. En effet, J’ai pu préciser son manque de visibilité pour les plannings des ressources, d’indicateurs et d’alertes projets pour le chef de projet ont fait défaut au logiciel libre.

Nous avons donc décidé de tester seulement le logiciel NQI Orchestra mais cette fois ci pour s’apercevoir comment le chef de projet ressent l’outil, et si l’outil conviendrai à d’autres services. Néanmoins, nous avons décidé de le garder sur la plate-forme de tests.

Résultats des tests NQI Orchestra :

Pour ces tests, j’ai du utiliser mes connaissances acquises durant le stage sur le métier de chef de projet.

J’ai pu constater la rigidité de l’outil pour la création des projets de par la mise en place des dates de début et de fin des taches.

En effet, le chef de projet de la D.S.I. souhaiterait pouvoir créer un projet et ensuite suivant le planning de l’ensemble de ses projets et des ressources disponibles déplacer ces taches aisément.

Les indicateurs et alertes peuvent être un sérieux inconvénient pour le chef de projet si les agents concernés ne saisissent pas régulièrement l’avancement des taches qui leur sont allouées.

Présentation des tests de NQI Orchestra :

Ensuite, Mme Guiraud et moi avons décidé alors de présenter le progiciel aux deux services principalement impactés :

Etudes / équipe projet : gestion de projet et des ressources

S.I.T. / Production : gestion des activités hors projet et du C.R.A.

Service Etude :

Tout d’abord, j’ai réalisé une présentation à la direction du service Etudes et la responsable de l’équipe projet. J’ai pour cette réunion réalisé un document de présentation ainsi qu’un plan de démonstration sur l’outil NQI Orchestra afin de seulement présenter les fonctionnalités du progiciel qui est intéressant pour ce service.

En effet, les processus de gestion de projet et des ressources sont pour eux les principaux besoins exprimés pour la mise en place d’un tel logiciel de gestion.

A la fin de cette réunion, nous sommes arrivés à la conclusion que l’outil semble correspondre aux principales attentes du service Etudes.

Service S.I.T :

Aussi, l’une des politiques de la collectivité avant la mise en place d’un tel progiciel est de pouvoir combler un maximum de besoin possible afin d’éviter d’avoir un logiciel pour un besoin exprimé.

Le service production ne gère pas autant de projet que le service Etude mais leurs ressources peuvent être allouées dans un projet, c’est pourquoi j’ai présenté l’ensemble des processus en appuyant surtout la gestion du Compte Rendu d’Activités et les activités hors projet.

Nous avons pu remarquer qu’un tel outil peut apporter au service production grace notamment à la planification des activités hors projet, la saisie du C.R.A et la visibilité des plan de charge et disponibilité des ressources.

v    BILAN

Suite aux interviews et présentations réalisées, j’ai présenté un bilan de ce projet retraçant les principales avancées et résultats obtenus.

Constats

Les solutions libres trouvées ne permettent pas de répondre aux besoins de la direction et du chef de projet au niveau de la vision synthétique.

En revanche, les outils du marché comme celui de la société NQI se sont avérés être intéressants pour la direction informatique mais ils sont également très coûteux en termes de budget et de changement organisationnel.

Comme je l’ai précisé, la gestion des ressources devrait être améliorée afin que les indicateurs puissent être fiables.

Il faut que les agents saisie l’avancement des taches régulièrement

Mon Avis

Je pense que la D.S.I. n’est pas totalement prête actuellement pour mettre en place un outil de gestion de projet qui devra remplir toutes les fonctions demandées.

Gestion de projet

La gestion de projet étant encadrée, l’outil pourrait être mise en place en effectuant quelques changements. En effet, ce type d’outil ont l’avantage de proposer divers indicateurs mais ces derniers ne sont pas fiables, l’outil en deviendrait inutile. Il faut donc que la D.S.I. se prépare à des changements comme la sensibilisation d’une saisie régulière de l’avancement des taches par les agents.

Gestion des ressources

Dans l’organisation actuelle, la gestion des ressources de l’outil testé ne serait intéressant que si les planning et indicateurs soit corrects. Pour cela, il faut que les agents soient affectés dans les allocations projets mais également les activités hors projet. Il faut donc réaliser une méthodologie si la direction souhaite que l’outil propose une gestion des ressources correcte.

Gestion des activités hors projet

L’outil devant correspondre à l’ensemble de la D.S.I., le logiciel doit pouvoir répondre aux besoins du service production. Les besoins de ce service ont été recueilli mais le logiciel NQI Orchestra ne répond pas totalement à :

Activités récurrentes

Planification des activités hors projet (prévisionnel et écart avec le CRA )

Gestion du Compte Rendu d’Activités

Ce processus est clairement défini, la D.S.I. serait prête à intégrer un outil qui répond aux besoins exprimés.

L’outil NQI Orchestra répond à de nombreux besoins malgré le manque de création de tableurs du travail effectué (par équipe, par projet, par direction…)

b.    Sujet 2 : Formalisation de processus

Comme je l’ai précisé précédemment, le deuxième sujet de mon stage a été modifié et un nouveau sujet a été proposé par Mme Guiraud. Lors de la réalisation du premier sujet, nous avons remarqué que le pour la demande aboutisse à un projet ou une demande standard était complexe et pas réellement représenté.

Nous avons réfléchi sur la manière d’aborder ce sujet et sur les objectifs à atteindre. Le but est de pouvoir réaliser une formalisation du processus des demandes.

v    Prise en Compte du sujet

Tout d’abord, nous avons longuement réfléchi sur le périmètre de l’étude à effectuer.

Périmètre fonctionnel

Le processus de la gestion des demandes est très large au sein de la D.S.I. et regroupe de nombreux traitements.

Objectif

Nous avons alors défini l’objectif de ce sujet qui est la formalisation du processus de la demande afin de pouvoir, à travers des modèles définis, représenter le fonctionnement de ce processus.

Ce sujet sera repris par Mme Guiraud afin de le compléter et de pouvoir représenter d’autres processus de la direction informatique.

Aussi, la D.S.I. ne dispose pas de modèle de formalisme pour la représentation de processus, de traitements et de données. J’ai donc décidé d’utiliser le formalisme de la méthode Merise appris durant ma formation en licence MIAGE.

Ensuite, afin de réaliser ces modèles, Mme Guiraud et moi avons choisi l’utilisation d’un outil simple, présent dans les standards de la Mairie de Toulouse qui est Vision de Microsoft.

Ce logiciel permet de créer toutes sortes de schémas aisément et convient à la réalisation des modèles de la méthode Merise.

Acteurs concernés par la formalisation

Les acteurs concernés par la formalisation sont principalement Mme Guiraud qui reprendra le sujet et les responsables des équipes de la D.S.I. qui . Ces agents de la D.S.I. qui effectuent les traitements.

v     ETUDES DE LA GESTION DEMANDE

Je suis sur le point d’étudier l’ensemble des traitements des demandes adressées à la D.S.I. par les utilisateurs, les correspondants d’exploitation ou encore les directeurs de services.

Ce travail d’étude me permet de dialoguer avec Mme Guiraud sur le fonctionnement de ce processus.

J’ai pu apprendre que la plupart des demandes sont décrites via un catalogue des prestations DSI qui est présent sur un serveur de la D.S.I. et qui contient plusieurs fiches.

Ces fiches ont pour objet de fournir tous les renseignements nécessaires au demandeur pour que la personne chargée du traitement à la DSI, puisse réaliser la demande sans avoir besoin de demander des précisions.

On peut constater alors deux types de demande :

Demande standard : demande dont le périmètre est bien qualifié et dont le processus de traitement est clairement défini. Celles-ci sont directement envoyées à la cellule qui doit la traiter.

Demande de changement : à contrario d’une demande standard, le périmètre de la demande et son opportunité sont à étudier. Le processus de ces demandes doivent suivre quatre étapes qui sont  :

o       Expression de la demande

o       Expression générale du besoin régulation des demandes

o       Opportunité de la demande

o       Régulation projet

Etats des projets

Au moment de la rédaction de ce mémoire, mon stage et donc mes projets ne sont pas complètement terminés.

a.     Sujet 1: Maquettage d’un progiciel de gestion de projet

En ce qui concerne le premier sujet, les travaux réalisés sont:

• L’expression des besoins qui pourra être reprise et complétée en vu d’un appel d’offre ultérieur.
• Un travail sur l’opportunité de la mise en place d’un tel outil à la DSI
• Un dossier de tests des outils NQI Orchestra et eGroupWare

b.     Sujet 2 : Analyse et Formalisation de processus

Actuellement, je poursuis les interviews avec Mme Guiraud. Quelques modèles ont été réalisés mais je ne pense pas intéressant de les présenter dans ce mémoire car ces derniers ne sont pas totalement terminés.

J’ai néanmoins présenté une esquisse d’un des schémas dans la partie des annexes qui modélise le traitement d’une demande de type projet.

Mme Guiraud et moi travaillons en ce moment sur un modèle représentant l’ensemble des traitements de la gestion de la demande.

III.            Réflexion sur le Système d’information

Durant mon stage au sein de la Direction des Systèmes Informatiques de la mairie de Toulouse, j’ai travaillé sur deux sujets de stage dont le premier est le plus important en tant que chef de projet.

Le travail réalisé sur la partie « Analyse, Maquettage et Tests de logiciel de gestion de projet » a été abordé comme un véritable projet.

J’ai donc pu obtenir une vision du métier de chef de projet avec l’aide des interviews réalisés, l’analyse et les tests des outils de gestion de projet et les connaissances de Mme Guiraud.

Activité du chef de Projet

De part cette expérience à la direction informatique, j’ai pu m’apercevoir des principales activités du métier de chef de projet.

a.    Méthodologie

Tout d’abord, lors de la découverte et du commencement de mon premier sujet de stage, j’ai pu me rendre compte de l’importance d’une réflexion personnelle sur le projet afin de pouvoir définir un découpage en étapes.

En effet, le métier de chef de projet requiert une méthodologie concise pour aborder et réaliser le projet aisément. Il faut donc être capable de pouvoir décomposer un projet en différentes étapes pour permettre d’effectuer une conduite de projet correct.

Durant mon stage, j’ai pu m’aider de la méthodologie mise en place par la direction informatique. Néanmoins, j’ai du définir en collaboration avec Mme Guiraud, les grandes étapes du projet ainsi que les actions associées.

Ces étapes ont été importantes notamment lors de la planification du projet et également pour permettre de prévoir certaines actions nécessitant la disponibilité d’une ressource (réunions, interviews…)

b.    Planification

Ensuite, une autre activité importante du métier de chef de projet a été pour moi la réalisation du planning du projet qui présente l’avancement des étapes définies ainsi que leur durée prévisionnelle.

En effet, j’ai effectué plusieurs plannings sous forme de diagrammes de Gantt présentés dans la partie précédente. Ces modélisations m’ont permis de représenter graphiquement l’avancement du projet et de faciliter la communication avec Mme Guiraud.

En ce qui me concerne, je pense que cette activité du métier de chef de projet est la plus importante pour une bonne gestion du début jusqu’à la fin de la mission.

N’ayant qu’un seul projet à ma charge, je n’ai pas rencontré le besoin de réaliser un planning de l’ensemble des projets, mais j’ai pu m’apercevoir lors des interviews, que le chef de projet réalise un diagramme de Gantt présentant l’ensemble de ses projets.

c.     Allocation des ressources

Malgré le fait que je n’ai pas eu besoin d’allouer des ressources à des actions du projet, j’ai pu, durant la phase de tests des outils de gestion, me rendre compte de l’importance de cette activité du chef de projet.

En effet, le chef de projet doit allouer des taches aux ressources en prenant en compte plusieurs critères comme leur disponibilité, leurs charges mais également leurs aptitudes dans ce domaine. Pour cela, le chef de projet doit alors connaitre les compétences requises pour l’action à affecter.

d.    Contrôle de l’avancement

Comme l’allocation des ressources, étant l’acteur principal de la réalisation des étapes projets, je n’ai pas rencontré la nécessité de contrôler l’avancement des acteurs alloués.

Mais j’ai du, en fonction de l’avancement de mon projet, modifier régulièrement les priorités des actions, leur date de début afin de réaliser le projet dans les meilleurs conditions possibles. De plus, lors des tests des progiciels, j’ai pu comprendre l’utilité des indicateurs et alertes pour aider le chef de projet.

Ces indicateurs et alertes permettent de remonter les informations concernant principalement l’avancement d’un projet, son retard, et son budget au chef de projet afin d’apporter une vision synthétique au métier de chef de projet. Aussi, le chef de projet gère plusieurs projets en parallèle ce qui rend ces indicateurs d’autant plus appréciables.

e.     Gestion du Budget

Enfin, il me parait plus qu’important qu’un chef de projet puisse gérer un budget imposé pour un ou plusieurs projets. Il doit alors être capable de minimiser les coûts d’un projet. Lors de ma formation, j’ai pu recevoir des enseignements sur cette activité importante du métier de chef de projet, mais je n’ai pas eu la nécessité d’accomplir cette tache, vu qu’aucune ressource financière ou moyen n’était indispensable à la réalisation de mon stage. Par contre, lors de mon stage, j’ai essayé de respecter les charges des agents de la D.S.I. en les réservant seulement lorsque c’était essentiel à la continuation du projet. De plus, j’ai étudié la possibilité d’utiliser un outil libre qui aurait pu être intéressante pour la direction.

Compétences

Grace aux principales activités que doit effectuer un chef de projet, nous pouvons en déduire les compétences techniques, professionnelles et humaines que requiert ce métier.

a.    Compétences Techniques

Tout d’abord, d’un point de vue technique, le chef de projet doit posséder certains acquis qui sont essentiellement :

Méthodes

Premièrement, j’ai pu comprendre l’importance de la méthodologie projet mise en place à la Direction des Systèmes d’Information.

Ce découpage du projet permet de venir en aide au chef de projet en définissant des étapes, des jalons et des documents comme modèles.

Je ne pense pas que tous les chefs de projet bénéficient d’une méthodologie aussi détaillée dans leur entreprise, mais il est certain qu’une démarche organisée est nécessaire à la bonne réalisation de leurs projets.

Gestion et Conduite de projet

Puis, il est indispensable que le chef de projet sache gérer et conduire un projet afin de prévoir la durée de sa mission, évaluer les charges des ressources pour les différentes étapes.

Le métier de chef de projet implique la maitrise des principaux instruments d’analyse du projet, de ses délais, de ses charges et de son coût. Pour cela, il doit être capable d’utiliser certains outils simples de formalisme, d’analyse fonctionnelle et d’ordonnancements comme les diagrammes de Gantt et PERT.

Polyvalence des technologies et techniques informatique

Enfin, l’une des compétences qui est souvent oubliée est la polyvalence des compétences techniques informatiques. En effet, lors de l’affectation d’une ressource ou simplement lors du découpage du projet, il est nécessaire de connaitre le domaine ou au moins les notions techniques des diverses phases.

De plus, le chef de projet n’est pas seulement gestionnaire, il est également acteur de la mission et il doit pouvoir être capable, lors des réunions ou débats par exemple, d’apporter ces connaissances sur le fond du projet et des problèmes de ce dernier.

b.    Compétences Professionnelles et Humaines

Ensuite, le chef de projet doit posséder divers compétences professionnelles et humaines afin de faciliter et d’améliorer la gestion de ces missions.

Organisation

Selon mon expérience, le métier de chef de projet demande de grandes capacités d’organisation personnelle lui permettant de gérer son emploi du temps très souvent surchargé. J’ai pu remarquer au sein de la D.S.I., que les chefs de projet gèrent plusieurs projets.

Prendre des Initiatives

Durant le projet, j’ai du prendre des initiatives et effectuer des choix afin de gérer au mieux la mission qui m’a été confiée. Par exemple, suivant la disponibilité des agents pour une réunion ou une présentation, je devais repousser l’avancement d’une action.

De plus, j’ai du à plusieurs reprises effectuer des choix et des propositions comme l’installation et le test de l’outil libre qui a été apprécié par la direction.

Communication

Une autre compétence importante du métier du chef de projet est la communication de celui-ci avec l’ensemble des acteurs concernés.

Nous pouvons remarquer qu’il existe deux types de communication importante dans la gestion de projet.

Tout d’abord, la communication en interne, c'est-à-dire entre acteurs et chef du projet. Il est indispensable que les informations se relaient entre les acteurs du projet et qu’il n’y ai aucune tension dans le groupe.

Pour ma part, j’ai réalisé de nombreuses interviews, réunions et présentations ce qui me permet d’affirmer que la communication au sein du groupe projet est fondamentale au bon fonctionnement de l’ensemble des étapes de celui-ci.

Ensuite, il y a la communication avec la direction, c'est-à-dire dans le cas de mon stage, avec le directeur ou responsable de service ou de la D.S.I. afin que les informations puissent être remontées et permettre une vision décisionnelle.

Travail autonome et en équipe

Enfin, l’une des qualités requises pour le métier de chef de projet est évidement le travail en équipe. Un chef de projet est rarement seul sur un projet, il doit être capable de pouvoir gérer un groupe d’acteur métier au même titre qu’il doit pouvoir être autonome.

Durant mon stage, j’ai travaillé seul pour de nombreuses phases comme les paramétrages, les tests et j’ai donc du surmonter des difficultés avec les moyens mis à ma disposition essentiellement la technologie internet.

Moyens, outils et méthodes utilisés

a.    Concepts et technique appris à la MIAGE

Lors de mon expérience en tant que « chef de projet », j’ai pu utiliser des concepts et méthodes acquis durant ma formation à l’Institut Universitaire Professionnel des Méthodes Informatique Appliquées à la Gestion de l’Entreprise.

Conduite de projet et Recherche Opérationnelle

Tout d’abord, le module de conduite de projet de la formation MIAGE m’a permis d’avoir des bases de connaissances dans la gestion de projet qui m’ont été utiles lors des tests des logiciels de gestion de projet.

En ce qui concerne la planification du projet, j’ai préféré utiliser le formalisme du diagramme de Gantt au PERT acquis lors de l’enseignement de Recherche Opérationnelle. Ce planning m’a permis de prendre conscience de l’ampleur du projet et ainsi pouvoir anticiper les difficultés rencontrées.

De plus, les divers diagrammes effectués m’ont aidé durant la réalisation de l’ensemble de mes travaux.

Analyse de Système d’Information

Mon stage comportait une partie d’analyse pour pouvoir identifier les besoins des agents de la Direction Informatique.

Lors de ma formation à l’IUT informatique de Blagnac, j’ai reçu des enseignements de méthodes d’analyse mais utilisant le formalisme UML qui est ici inadapté. J’ai donc pu exploiter les acquis obtenus lors de ma Licence MIAGE dans le domaine de l’analyse de Système d’Information notamment avec la méthode Merise. J’ai pu utiliser le formalisme de cette méthode ainsi qu’une partie de la démarche proposée.

De plus, afin de modéliser le fonctionnement du Système d’Information, plusieurs outils dont Win Design, abordé à plusieurs reprises lors de ma formation, peuvent être utilisés. Mais, mon projet sera repris et modifié plus tard par la D.S.I. et notamment par Mme Guiraud, cette dernière m’a demandé d’utiliser des outils simples comme des tableurs, des outils de présentation ou de création de schémas Win Design ne faisant pas partie des outils standard de la Mairie

Notions de réseaux et de Base de Données

Lors de l’installation et du paramétrage de l’outil libre, j’ai rencontré de nombreuses notions techniques de réseaux et de serveurs nécessaires à la réalisation de taches. Certaines de ces notions avaient été acquises durant ma Licence MIAGE et d’autres l’ont été une fois de nombreuses recherches effectuées sur le web.

De plus, j’ai utilisé mes connaissances dans le domaine de base de données lors de l’installation d’eGroupWare sur une plateforme Unix.

Communication

Un autre enseignement qui m’est venu en aide durant mon stage, fut le module « Communication ». En effet, lors des cours et travaux dirigés, j’ai pu maitriser les différents rôles présents pendant une réunion et comment préparer convenablement cette dernière.

De ce fait, pour préparer une réunion, je devais délimiter le périmètre, c'est-à-dire définir l’objectif, les participants, l’ordre du jour et la date. Je me devais également d’avertir les acteurs par mail ou par invitation au moyen de Microsoft Outlook au moins une semaine avant le début de la réunion.

Puis, après la réunion ou présentation, je réalisais un compte rendu grace à notes relevées.

D’après moi,

b.    Connaissance personnelles

Lors de cette expérience, j’ai bien évidemment assimilé des connaissances, grace à mes recherches personnelles, utiles aux de chef de projet.

Comme je l’ai dis précédemment, une des compétences importantes du métier de chef de projet est de connaitre et d’être informé des nouvelles technologies afin de pouvoir débattre avec les acteurs lors des réunions sur le fond du sujet.

IV.            Bilan Personnel

Connaissances et savoir-faire acquis

Durant mon stage au sein de la Direction des Systèmes d’Informations de la mairie de Toulouse, j’ai pu acquérir de nombreuses connaissances sur le plan technique, professionnel et personnel.

a.    Technique

Interviews & réunions

Tout d’abord, étant donné que les sujets sont portés essentiellement sur de la réflexion et l’étude de projet, j’ai pu obtenir des solides connaissances supplémentaires dans le domaine de l’analyse des besoins et de fonctionnement du système d’information.

En effet, j’ai pu récolter des informations sur quelques agents de la direction et durant des réunions, je me devais d’expliquer mon avancement ainsi que de proposer des solutions ou des suggestions.

De même pour l’organisation d’une réunion, Mme Guiraud et moi devions trouver un créneau horaire commun avec tous les participants et envoyer une demande au moins une ou deux semaines avant le début de la réunion en précisant l’objectif de celle-ci.

Rédactions

Ensuite, j’ai réalisé en collaboration avec Mme Guiraud, quelques documents comme des fiches de demande, l’expression des besoins, étude de l’existant ou encore les comptes rendus des réunions.

J’ai également effectué un travail important dans la réalisation de schéma afin de mieux comprendre et représenter les besoins exprimés par les acteurs concernés.

Tous ces documents, mon permis d’améliorer la présentation des informations dans un document, de sélectionner la pertinence de ces dernières.

Maquettage

L’une des étapes importantes de mon stage était le maquettage d’un outil afin de déterminer un maximum les besoins couverts, les améliorations apportées et les changements pour la direction d’un point de vue organisationnel.

J’ai pu découvrir l’intérêt de cette étape qui m’a permis d’acquérir une vision comparative entre les outils présents sur le marché et les besoins exprimés. En effet, d’après mes expériences, l’analyse des besoins était suivie du développement du logiciel et non du maquettage de progiciels développé par des sociétés.

Installation sur le serveur :

Lors de ma recherche de progiciel, j’ai découvert et installé un progiciel libre eGroupWare sur une plate-forme de test de la direction informatique.

Durant cette étape, j’ai acquis de nombreuses notions qui ont pu compléter mes connaissances dans le domaine des serveurs, lors de mon premier stage en formation d’Institut Informatique Technologique Informatique de Blagnac.

J’ai pu donc comprendre l’intérêt de la mise en place d’un serveur d’application et d’un serveur de base de données.

J’ai également pu améliorer mes connaissances dans le domaine d’Unix car la plateforme de test utilisée pour l’installation du logiciel libre était un serveur Apache.

Paramétrage

Un autre point intéressant de ce stage était le paramétrage d’un outil. En effet, en fonction des besoins exprimés, je devais configurer et paramétrer le logiciel afin que ce dernier se rapproche le plus possible au fonctionnement et à l’organisation du système d’information de la mairie de Toulouse.

Tests

Ayant très peu de connaissances à mon arrivée de la phase de test d’un tel outil, grace à des recherches internet, j’ai pu réaliser un dossier de tests de progiciel dont la finalité était de montrer les différentes fonctionnalités et possibilités disponibles et apportant des réponses sur une possible solution libre.

b.    Professionnel

En ce qui concerne les connaissances professionnelles acquises durant ce stage, nous pouvons retenir deux importants changements.

Planification et Organisation

Le premier est au niveau de la planification et de l’organisation des taches de ce projet.

En effet, occupant le poste de chef de projet avec Mme Guiraud, j’ai effectué un planning prévisionnel que j’ai révisé en fonction de l’avancement.

De plus, pour mener à bien ce stage, je me devais d’organiser mes taches en suivant les disponibilités des acteurs nécessaires à la continuation du projet.

Je devais donc prioriser certaines actions afin de pouvoir présenter en réunion mon avancement et de ne pas être contraint d’attendre pour la suite de la réalisation de mon stage.

Communication et Expression

Le second est au niveau de la communication et l’expression avec les différents acteurs du projet.

En effet, j’ai du, essentiellement avec Mme Guiraud expliquer mes résultats et mes choix de manière claire et simple.

Mon expression devait être également à la fois distincte et intelligible pour une meilleure compréhension des acteurs concernés lors des réunions et présentations.

c.     Personnel

Autonomie

Malgré le fait que j’ai travaillé en collaboration avec plusieurs acteurs et principalement avec Mme Guiraud, j’ai amélioré mon travail en autonomie grace aux compétences renforcées comme l’organisation et la planification d’un projet. En effet, j’ai travaillé seul sur certaines phases du projet surtout pour le paramétrage et les tests.

Prendre des initiatives

Le fait de travailler en autonomie m’a poussé à prendre des initiatives pour l’avancement du projet. J’ai donc proposé des solutions, des documents de présentation ou effectuer des choix pour l’avancement d’une étape comme pour l’étude d’un logiciel libre.

Difficultés rencontrées

Durant ce stage, j’ai évidemment rencontré diverses difficultés que j’ai pu surmonter grace à des recherches et des connaissances personnelles ou acquises durant la formation.

On peut distinguer parmi l’ensemble des difficultés, deux notions importantes qui sont les difficultés d’ordre organisationnel et technique.

a.    Organisation

D’un point de vue organisationnel, la difficulté la plus évidente a été pour moi la planification du projet. En effet, j’ai défini un diagramme de Gantt présentant l’ensemble des étapes et actions qui composent le projet, mais suivant les résultats obtenus lors de ces étapes, un autre axe pouvait être pris pour la suite du sujet. En fonction des ces aléas, nous nous sommes orientés vers d’autres étapes.

Malgré le fait que j’ai acquis de nombreuses connaissances en termes de planification durant les enseignements de conduite de projet durant ma formation en Licence MIAGE, la gestion de projet a été le plus enrichissant et qui m’a présenté l’une des difficultés rencontrées par un chef de projet.

b.    Technique

Sur le plan technique la plus importante des difficultés rencontrées a été la mise en place du logiciel libre eGroupWare sur une plate-forme de la direction informatique de la mairie de Toulouse.

L’installation du logiciel s’est déroulée correctement mais c’est la préparation du serveur d’application afin que l’outil puisse être mis en place qui a été l’opération la plus délicate.

J’ai donc du ajouter et mettre à jour des fonctionnalités du serveur Apache.

Ensuite, la seconde difficulté technique a été la correction d’un problème rencontré pour la connexion au progiciel libre. Il était impossible de me connecter au progiciel et après de nombreuses recherches, j’ai pu découvrir que le Proxy de la D.S.I. de la mairie de Toulouse empêchait mon navigateur d’accéder à certaines parties de l’outil. Avec les conseils de l’administrateur, j’ai pu résoudre ce problème et comprendre l’importance de la structure de sécurité du système d’information.

Proxy : Serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste client et un serveur pour des fonctions de sécurité

Conclusion

Afin de conclure ce mémoire qui avait pour but de présenter le travail effectué dans la collectivité mais également les acquis et compétences obtenus dans divers domaines, je peux dire que je suis tout à fait satisfait de cette expérience dans une collectivité.

Cette seconde expérience professionnelle dans le secteur informatique m’a permis d’acquérir de nouvelles connaissances mais également de m’apercevoir de la diversité des travaux dans une Direction des Systèmes d’Information.

De plus, j’ai pu remarquer que le métier de chef de projet regroupe de nombreuses activités et compétences et qu’il existe des outils puissant permettant d’apporter une vision synthétique.

Pour ce qui est de mon projet professionnel, j’ai l’intention de continuer mes études au sein de l’IUP MIAGE. En revanche, cette expérience a renforcé mon envie de travailler dans le secteur informatique et dans le domaine des Systèmes d’Information.

Malgré le fait que je voudrai devenir auditeur des Systèmes d’Information, ce stage m’a apporté une expérience dans la gestion de projet dont certaines compétences sont intéressantes pour le domaine de l’audit.

De plus, j’avais postulé pour ce stage car le sujet et l’environnement me paraissait parfait pour une seconde expérience.

Bibliographie

Sites Web

a.    Information générale

https://fr.wikipedia.org – informations générale

https://www.google.fr - moteur de recherche

https://www.01net.com - articles techniques intéressants

https://www.linternaute.com - encyclopédie/Dictionnaire

https://www.commentcamarche.net – forum/article informatique

b.    Outils de gestion de projets

https://www.igm.univ-mlv.fr – présentation de l’outil eGroupWare

https://gestion.de.projet.free.fr – liste des outils de gestion de projet

https://opensourcecms.com – liste d’outils open source

c.         Site officiel des sociétés des progiciels intéressés

https://www.egroupware.org - site officiel de la communauté outil eGroupWare

https://www.nqicorp.com - site officiel de la société NQI logiciel NQI Orchestra

https://www.viragegroup.com - site officiel de la société virage logiciel Project Monitor

D’autres sites des sociétés de développement d’outil de gestion de projet ont été visités mais je n’ai pas considéré utiles de les citer du fait de leur faible importance durant mon stage.