Informationen im Zusammenhang mit Archiven und Ordnungssystemen - Datenschutzrechtliche Aspekte

Informationen im Zusammenhang mit Archiven und Ordnungssystemen

Datenschutzrechtliche Aspekte

Sobald personenbezogene Daten auf optischen oder elektronischen Datenträgern so gespeichert werden, dass sie weiterverarbeitet werden können, (auch wenn sie nicht weiterverarbeitet werden) unterliegt die Benutzung eines Datenverarbeitungssystems, welches auf diese Daten in irgendeiner Weise zugreifen kann, den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes. Dabei sind besonders vier Verpflichtungen zu beachten:

1. Verpflichtung zur Einhaltung des Datengeheimnisses
   
   Alle Personen, die mit den Daten in irgendeiner Weise in Berührung kommen sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit zu verpflichten, das Datengeheimnis zu bewahren.
2. Datensicherheit
   
   Das Bundesdatenschutzgesetz verlangt Massnahmen zur Organisation der Datensicherheit. Insbesondere sind folgende 10 Punkte zu beachten:
• Zugangskontrolle
  
  Unbefugten ist der Zugang zu Geräten zu verwehren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Datenträgerkontolle
  
  Es muss sichergestellt sein, dass Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
• Speicherkontrolle
  
  Der unbefugte Zugriff auf den Speicher ist zu verhindern.
• Benutzerkontrolle
  
  Es muss verhindert werden, dass Datenverarbeitungssyteme, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, mit Hilfe von Datenübertragungseinrichtungen von Unbefugten genutzt werden können.
• Zugriffskontrolle
  
  Einen Zugriff auf personenbezogene Daten ist nur Berechtigten zugänglich zu machen.
• Übermittlungskontrolle
  
  Es muss überprüft werden können, wer personenbezogene Daten durch Datenübertragungsgeräte empfangen kann.
• Eingabekontrolle
  
  Es muss überprüfbar sein, wer, welche Daten, wann eingegeben hat.
• Auftragskontrolle
  
  Es ist sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verwendet werden.
• Transportkontrolle
  
  Bei einem Transport von personenbezogenen Daten ist zu verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf die Daten bekommen.
• Organisationskontrolle
  
  Die Datenorganisation und Verarbeitung muss kontrolliert werden können. Dazu muss ein Archivplan für die Datenspeicherung und eine Verfahrensdokumentation existieren.
3. Datenschutzbeauftragte
   
   Es ist ein Datenschutzbeauftragter zu nennen, dessen Rechte und Pflichten im Bundesdatenschutzgesetz festgeschrieben sind.
4. Korrekturrechte für Betroffene
   
   Jeder Betroffene, dessen personenbezogene Daten in irgendeiner Weise im System gespeichert sind, hat das Recht, seine personenbezogenen Daten einzusehen und diese berichtigen, sperren und löschen zu lassen. Insbesondere das Löschen führt dann zu Problemen, wenn personenbezogene Daten innerhalb eines Workflow-Managementsystems auf Formularen gespeichert werden. Das Löschen der Daten hat unter Umständen zur Folge, dass Formulare nicht mehr zugeordnet werden können.

Was können Sie tun? Was können professionelle Anbieter tun?

Dokumentenmanagement - Aktenplan

Innerhalb eines Unternehmens bilden die Ordnungssysteme für die Ablage den 'roten Faden' für Informationsfluss, Zugriff auf Unterlagen, Dokumentation, Sicherheit, Kommunikation, know-how- Sicherung, Rechtssicherheit, schnellen Zugriff, reibungslose Abwicklung, Zeitersparnis, Übersicht und Zusammenarbeit und nicht zuletzt für Arbeitszufriedenheit.

Diese Ordnungssysteme müssen genau durchdacht, konzeptionell erarbeitet und  konsequent umgesetzt werden.

Verschiedene Systeme wie etwa Organisationsentwicklung, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Wissensmanagement, Finanzbuchhaltung, Controlling verlangen vom Unternehmen die Erarbeitung von Ordnungssystemen und Qualitätsstandards für ihre Verwaltung. Diese verschiedenen aber auch deckungsgleichen  Anforderungen müssen erfüllt und miteinander in Einklang gebracht werden.

Dies alles stellt an diejenigen hohe Anforderungen, die für die Erarbeitung der Ordnungssysteme Verantwortung tragen. Die Entwicklung von Bewusstsein hinsichtlich der Bedeutung einer gut funktionierenden Ablage ist Chefsache, also Sache der Leitung. Die Umsetzung in Form der Systemerarbeitung kann von Mitgliedern eines Teams erfolgen.

Ziel der Ablageorganisation im Unternehmen sollte eine integrierte Informationsverwaltung sein, deren ,,Gesetze' unabhängig von Informationsarten, -zuständen oder auch jeweiligen Benutzern gelten und damit für die notwendige Transparenz sorgen.

Schritte zur Erarbeitung eines Ablagesystems

Konzeptionelle Erarbeitung der STRUKTUREN für den AKTENPLAN von Schriftgut und EDV für die verschiedenen Unternehmensbereiche und Vereinheitlichung zu einem Ganzen. 

Entscheidung für ein Ablage-Ordnungssystem

Klassifikation der schriftlichen und sonstigen Informationen, Klärung der  Bezeichnungen und der Struktur-Codierung für die Ablage (Beispiel Aktenplan 1, Aktenplan 2)

Art und Format des Schriftguts / der Dateien

Zugriff der Benutzer, Zugriffhäufigkeit

Prüfung und Abbau redundanter Ablage

Einsatz  von  FARBLEITSYSTEMEN und SYMBOLEN

ANPASSUNG der Ablagestrukturen für Schriftgut und EDV

Kriterien für die Wahl der Ablagetechnik

EINHEITLICHE BESCHRIFTUNG  der Ordnungsmittel

Einsatz EDV

Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement-Systeme

Erarbeitung von STANDARDS, VORLAGEN, FORMULARE

Aufbau, Entwicklung und Pflege einer Ablage

Regelung der Verantwortung

Zugriffsrechte

Dokumentation des Ablagesystems in einem ORGANISATIONSHANDBUCH.

Tipps für Ordnungshilfen im Büro

Wollen Sie die Stapel auf Ihrem Schreibtisch verschwinden lassen? Wollen Sie auch die Stapel neben Ihrem Schreibtisch auflösen? Hätten Sie gerne überhaupt keine Papierstapel mehr?

Mit den folgenden Ordnungshilfen ist das möglich. Das Beste daran: Sie brauchen nicht aufzuräumen. Die Umstellung erfordert nicht, dass Sie zuerst sortieren. Sie arbeiten fast so weiter wie bisher. Sorgen Sie einfach dafür, dass kein Papier in seinen Stapel zurück kommt - sondern es liegt, nachdem Sie es bearbeitet haben, an einem der folgenden Orte:

auf der freien Schreibtischfläche (oder in der EDV), weil Sie immer noch daran arbeiten

in der Wiedervorlagemappe mit 31 Fächern, für den heutigen Tag

in der Wiedervorlagemappe, für einen späteren Tag

im Postausgangsfach, weil Sie das Schriftstück bearbeitet haben und es noch heute weiterleiten

in der Hängeregistratur, weil Sie erwarten, im nächsten halben Jahr mehrmals wieder darauf zuzugreifen

im Ordner, weil Sie erwarten, nur selten darauf zuzugreifen, oder weil es mehr als 20 Blätter hat

im Kasten für 'Lesematerial' (ohne Termin)

im Papierkorb.

Ein Aktenplan wie z. B. in einer öffentlichen Verwaltung legt bereits fest, was in Ordnern wie gesichert muss, damit gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden. Prüfen Sie, inwieweit das für Sie auch zutrifft: Wie lange müssen Ihre Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Produkt- oder Projektbeschreibungen sollten Sie aufheben, um Garantieansprüche auch später noch klären zu können? Wo werden Sie das, was Sie aufbewahren, höchstwahrscheinlich suchen?

Wiedervorlagemappe

Eine Wiedervorlagemappe ist eine Mappe mit verschiedenen Fächern, etwas grösser als DIN A 4. Es gibt sie z. B. mit 12 Fächern (für 12 Monate) oder mit 31 Fächern (für 31 Tage). Die 31-er Mappe halte ich für besonders geeignet, um Arbeit auf eine oder mehrere Wochen zu verteilen.

Eine Wiedervorlagemappe verwandelt Stapel in geordnete Stapel: Sie beschliessen, wann Sie ein Schriftstück das nächste Mal in die Hand nehmen, und legen es auf jenen Tag in die Mappe. Möglicherweise legen Sie es dann auch wieder weiter. Auf jeden Fall geht nichts verloren, denn an dem Tag, wo Sie es wieder vorgelegt bekommen, können Sie sich ja entscheiden, ob Sie es bearbeiten oder nicht.

Wenn Sie Ihre Tagespost entgegennehmen und auch die Faxe, die den Tag über ankommen, dann entscheiden Sie immer, ob Sie sie heute noch bearbeiten oder später. Spätestens wenn Sie am Abend Ihren Schreibtisch verlassen, haben Sie beschlossen, dass nichts liegen bleibt, was Sie heute nicht bearbeitet haben. Dann kommt es auf den Tag, an dem Sie wieder darauf zugreifen wollen, in die Wiedervorlage, möglicherweise schon morgen.

Befüllen Sie die Wiedervorlagemappe nicht mit Dingen, die nur Platz wegnehmen und ebenso gut anderswo - z. B. in der Hängeregistratur oder im Fach 'zu lesen' - aufbewahrt werden können. Legen Sie dann nur das jeweils aktuelle Blatt in die Wiedervorlage und verweisen Sie, wo der Rest liegt.

Vermerken Sie im Kalender, wann Sie wieder auf den Vorgang zugreifen möchten, insbesondere dann, wenn das einige Wochen vor Ihnen liegt. Im Kalender können Sie nämlich schneller blättern als in der Wiedervorlagemappe, und falls Sie ein Schriftstück früher suchen als geplant, finden Sie es so am sichersten wieder.

Hängeregistratur

Die Hängeregistratur ist eine grosse Schublade mit links und rechts je einer Schiene, an der bis zu 60 Mappen mit der Öffnung nach oben eingehängt werden können. In diese Mappen, die mit oben hervorstehenden Schildern beschriftet werden, passen je bis zu 50 Blatt Papier.

Gut geeignet sind Hängeregistraturen mit sprechenden Rückenschildchen. Aber Vorsicht: Alter als ein halbes Jahr dürfen die einzelnen Mappen in der Regel nicht sein, sonst sind die Daten entweder nicht wichtig oder nicht aktuell genug.

Auf Unterlagen in der Hängeregistratur kann man sehr schnell zugreifen - das ist optimal, wenn Sie während des Telefonierens blättern wollen.

Ordner

Die Ordner haben in der Regel eine Abheftvorrichtung mit zweifach-Lochung. Grosse Ordner sind schwerer zu bewegen, müssen aber seltener erneuert werden. Ausserdem stehen weniger Aktendeckel im Regalfach, wenn grosse Ordner verwendet werden, und sie sind leichter zu beschriften.

Heftstreifen und Aktenfahnen



Schriftstücke in Ordnern lassen sich wesentlich besser untergliedern, wenn Sie zusammengehörende Themen mit beschrifteten Register trennen oder mit Heftstreifen zusammenfassen. Der Vorteil von Aktenfahnen gegenüber Registerblättern ist ihre Flexibilität. Sie lassen sich jederzeit umsortieren, kürzen oder erweitern - Register nicht oder nur um den Preis, dass sie nicht mehr so hübsch aussehen.

Auf Registern können Sie auch Querverweise notieren.

In meiner Buchhaltung liegt z. B. die letzte Betriebswirtschaftliche Auswertung des Vorjahres immer im neuen Jahr. Damit sie im alten Jahr, wo sie eigentlich hingehört, nicht gesucht wird, steht auf der Aktenfahne dort: letzte BWA siehe 2007.

Lesematerial

Was Sie irgendwann einmal lesen wollen, gehört weder in einen Ordner noch auf den Schreibtisch. Ein Kasten, in dem nur Lesematerial landet, tut dafür gute Dienste. Oberstes Gebot: Keine Schriftstücke mit Termin im Kasten, die dort untertauchen könnten. Wenn Sie eine Zeitschrift bis zu einem bestimmten Termin lesen wollen, vermerken Sie dies im Kalender. Wenn der Kasten zu voll geworden ist, lässt sich in der Regel sehr schnell entscheiden, was sich mittlerweile überlebt hat und was unbesehen weggeworfen werden kann davon verbirgt sich auf diesem Beispielfoto einiges!

Nicht in die Lesekiste gehören Zeitschriften, die abgelegt werden sollen. Dafür gibt es Stehsammler.

Für Unternehmen, bei denen Zeitschriften stets für mehrere Leute zugänglich sein sollen, gibt es funktionale und dekorative Zeitschriftenständer, wo man sich je nach Bedarf holt, was aktuell gelesen wird.

Ausgangspost

Der Kasten für die Ausgangspost enthält nur die Schriftstücke, die heute noch Ihren Schreibtisch verlassen werden, oder kuvertierte Briefe. Falls Sie im Laufe eines Vormittags mehrere Vorlagen zum Kopieren einsammeln, ist der Kasten dafür auch gut geeignet.

Posteingang

Ein Posteingangskorb auf dem Schreibtisch birgt die Versuchung, unbearbeitete Post einfach liegen zu lassen - damit bildet sich ein Stapel. Mein Posteingang bin ich entweder selbst: wenn ich da bin, entscheide ich sofort, ob etwas heute oder später bearbeitet wird, und benutze dafür z. B. die Wiedervorlagemappe. Oder, wenn ich nicht da bin, ist mein Schreibtisch für andere tabu: Eingangspost wird auf meinem Stuhl abgelegt.

Ein offener Kasten für Eingangspost lohnt sich nur dann, wenn Sie ihn bis zum Abend garantiert wieder geleert haben.

Kritzelbuch

Ein Tipp, den mir eine Sekretärin gegeben hat und der mir persönlich sehr weiterhalf, ist das 'Kritzelbuch' zum Telefon. Wenn ich meinen Anrufbeantworter abhöre oder wenn mir während eines Telefonates jemand Zahlen oder Daten gibt, z. B. eine Adresse oder eine Telefonnummer, dann fehlt mir oft das geeignete Stück Papier, wo diese Information eigentlich hin sollte. Und selbst wenn ich Notizzettel benutze, neigen diese regelmässig zum Verschwinden.

Seit ich alle diese Notizen zuerst einmal ins Kritzelbuch schreibe und später, wenn nötig, übertrage, geht mir nicht nur nichts mehr verloren, sondern ich kann das Kritzelbuch oft als schnelleres Nachschlagewerk für Telefonnummern benutzen, besser als eine gut angefertigte Adressliste. Mein Kritzelbuch ist ein Ringbuch mit extra grosser Spirale (damit es offen liegen kann) im Format DIN A 5. Es hält jeweils fast ein Jahr.

Belegordner

Typisches Probelm für Selbständige, aber auch für steuersparwütige Sammler: Wie kann man Belege so aufheben und vorsortieren, dass die Buchhaltung und die Steuererklärung später nicht zum Alptraum werden? Ein Belegordner mit beschrifteten Klarsichthüllen tut mir seit Jahren gute Dienste. Nach den geschäftlichen Bereichen (Rechnungsausgang, Porto, Telefon, Dienstleister, Büromaterial etc., Fahrzeug geschäftlich) gibt es auch private Bereiche, z. B. Arztrechnungen und Garantien. Insbesondere weil oft der Kaufbeleg erst durch die Buchhaltung muss, aber als Garantieschein wichtig ist, brauche ich dieses Fach.

Ganz wichtig: Nicht Belege von mehreren Monaten oder Jahren mischen, wenn diese getrennt abgerechnet werden, sondern lieber gleich in die Tüten füllen und mit 'Dezember 2007' o. ä. beschriften.

Papierkorb-Management

Wenn Sie Ihren Kühlschrank durchsehen, können Sie anhand der Mindesthaltbarkeitsdaten gleich feststellen, ob Sie den Joghurtbecher noch aufheben wollen oder lieber gleich entsorgen. Dasselbe funktioniert bei Unterlagen, Akten, Heftern etc., denen Sie ein Wegwerfdatum geben. Manche Dinge kann man wirklich zu einer bestimmten Zeit wegwerfen. Was Sie aber später am Wegwerfen hindert, ist, dass Sie nicht mehr wissen, ob nicht vielleicht doch was Wichtiges dabei war! Deswegen sehen Sie einen Ordner gleich durch auf etwa wiederverwendbare Schriftstücke, und schreiben Sie ausser dem Inhalt dann ein Datum aussen drauf: 'wegwerfen ab März 2007'. Sie werden den Ordner später mit Genuss entsorgen.

Ebenso wegwerfen können Sie Informationen, die leicht wiederzubeschaffen sind. Sie müssen sich nur merken, wo Sie sie bekommen. Eine Aktennotiz wie 'VDI-Unterlagen liegen bei Herbert' an der Stelle, wo Sie diese Information dann suchen würden, reicht dafür.

Broschüren veralten, kaum dass sie gedruckt sind. Wollen Sie wirklich auch nach Jahren noch auf alte Sachen zurückgreifen? Heben Sie nur das Deckblatt oder das Inhaltsverzeichnis auf, notieren Sie evtl. die Telefonnummer, wo man die ganze Broschüre bestellen kann. Der Rest kommt ins Altpapier.

Wenn Sie Anfragen - insbesondere interne! - erledigen, bei denen Sie nicht nachher nachweisen müssen, dass Sie sie auch wirklich erledigt haben, dann werfen Sie die Anfrage auch weg. Vorsicht: Bei allem, was mit Kunden zu tun hat, könnte eine Reklamation später erfordern, dass Sie Ihren gesamten Schriftwechsel haben. Dann lieber aufheben.

Werbung für bestimmte Artikel: Entweder Sie haben einen Hängeregisterordner, in dem Sie 'Angebote für Anschaffungen' aufheben und jährlich ausmisten, oder Sie werfen die Werbung nach zwei Wochen weg. Dann war´s nicht so wichtig.

Von vielen auf Papier verfügbaren Informationen brauchen Sie nur einen Bruchteil. Werfen Sie alles weg, was nicht zu der Information gehört, die relevant ist für Sie. Geben Sie alles gleich weiter, was andere interessieren könnte. Weg vom eigenen Schreibtisch! Und wenn es nicht zurückkommen soll: Notiz dazu, 'lesen und evtl. bitte entsorgen'.

Wenn Zeitschriften von mehreren Leuten gelesen werden: Stellen Sie fest, wo sie archiviert werden, und machen Sie sich nötigenfalls eine Notiz über Thema, Titel und Fundstelle des Artikels, der Sie interessiert. Kopieren Sie ihn nicht, das erzeugt nur noch mehr Papier.

Sonstiges

'Sonstiges' ist das, was Sie noch nicht für den Papierkorb freigegeben haben, oder das, was Sie im Moment nicht bearbeiten möchten. Terminsachen von terminfreien Unterlagen trennen!

Schaffen Sie sich Plätze dafür, die leicht zu leeren sind, und mischen Sie die Kategorien nicht:

Hängeregisterordner 'Angebote für Anschaffungen': alles, was Sie vielleicht mal kaufen oder bestellen wollen, aber jetzt gerade nicht brauchen.

Hängeregisterordner 'Reise und Hotel': nur extra sortieren, wenn genug zusammenkommt; fragen Sie mal, ob das für die gesamte Abteilung interessant wäre - das braucht nicht jede/r im eigenen Schreibtisch zu haben.

Fachbücher zu bestellen in den Belegordner, daneben werden später auch die Quittungen aufgehoben.

Dringlichkeitskörbe sind out

Körbe, mit denen Sie Schriftstücke nach Dringlichkeit sortieren, verbrauchen mehr Zeit bei der Verwendung, als sie durch das Ordnungssystem einsparen. Ich habe noch niemanden getroffen, der mir erzählt hat, mit diesen Körben könne er wirklich durchgehend Dringendes und weniger Dringendes trennen, und es bleibe nichts an der falschen Stelle liegen. Trotzdem wird dieser Tipp immer mal wieder 'verkauft'.

Schubladen sind tabu!

In den Schubladen befinden sich nie Schriftstücke. Schubladen sind Aktengräber, das hat sich immer wieder herausgestellt. Die Motivation, etwas in einer Schublade zu suchen - übrigens auch in einem offenen Kasten - geht gegen Null. Benutzen Sie Schubladen also als Lager für Gegenstände, die Sie oft brauchen, aber nicht auf dem Tisch liegen haben wollen, z. B. Schreibgeräte.

Ordnungssystem auswählen

Für den schnellen Zugriff auf Informationen, die Sie häufig brauchen, gilt:

je öfters benötigt, desto näher untergebracht

Papiere sind von Ihrem Schreibtischstuhl aus mit einer Hand erreichbar

Sie können gleichzeitig telefonieren und Papier bzw. am Bildschirm suchen

die Infos sind leicht aktualisierbar

Dafür eignen sich Aktenordner offensichtlich nicht besonders gut, ebenso wenig wie Datenträger, die Sie erst in Ihre EDV laden müssen, bevor Sie mit der Suche beginnen können. Ob Sie Informationen, die Sie per EDV gespeichert haben, zusätzlich auch noch ausgedruckt vorrätig haben wollen, ist eine Frage der Datenmenge, der Aktualisierungshäufigkeit und der Funktionssicherheit Ihres EDV-Systems.

Nachdem Speicherplatz auf dem PC nicht mehr viel kostet, lohnt es sich, Daten einerseits auf dem PC (für schnellen Zugriff) zu archivieren, und andererseits Daten auf einem externen Datenträger zu sichern. Hervorragend geeignet sind CDs - Sie können den jeweils aktuellen Stand des Archivs und des aktuellen Datenbestandes auf CD brennen und die Vorgängerversion der CD wegwerfen. Besonders wertvolle Daten sollten auf zwei unterschiedlichen Datenträgern gesichert sein.

Wenn Sie in einem Unternehmen angestellt sind, fragen Sie die verantwortliche Führungskraft nach Datenschutz und Datensicherung. Viele Unternehmen haben dafür ein festgelegtes Konzept. Gute Datensicherung sorgt dafür, dass Sie gut schlafen können, wenn einmal etwas passiert.

Wie können Sie sich im IKA und den anderen Fächern organisieren, damit Sie nicht „in der Papierflut ertrinken“?

Warum Archivierung von Schulmaterial?

Es lohnt sich, alles Schulmaterial zu archivieren, weil es bei späteren Wiederholungen desselben oder eines ähnlichen Themas die Planung und Durchführung beträchtlich erleichtern kann, wenn auf schon bestehende Planungen und Unterlagen zurückgegriffen werden kann. Zudem kann durch ein Archivierungssystem eine Veranstaltung langfristiger vorbereitet werden, wenn man anfallende Unterlagen, Ideen, Notizen u.ä. schon vorbeugend sammelt und bereithält.

Warum ein Ordnungssystem?

Die Menge der Informationen, Dokumente etc., die man auf diese Weise sammeln kann, wird im Laufe weniger Jahre einen beträchtlichen Umfang einnehmen, so dass man ohne ein besonderes Ordnungssystem Probleme bekommen kann, die Übersicht zu behalten. Auch ist es sinnvoll, wenn die Archivierung nach einem Ordnungssystem betrieben wird, welches sehr rasche Zugriffe zu den Ablagemöglichkeiten gewährleistet; denn wenn man erst lange suchen muss, verzichtet man leicht auf eine Archivierung.

Welches Ordnungssystem?

Es gibt viele Ordnungssysteme; es kommt darauf an, dasjenige zu finden, was den eigenen Denkweisen und Vorlieben am besten entspricht und was am leichtesten zu handhaben ist.

Geht man davon aus, dass Menschen entweder eine digitale oder eine analoge Form der Kodierung bevorzugen, so hat man auch schon die zwei wesentlich unterschiedlichen Ordnungsmöglichkeiten beschrieben.

Digitale Kodierung bedeutet, sich ein sprachliches Symbol zu nehmen und die betreffenden Informationen, Dokumente u.ä. darunter zusammenzufassen, so dass sie z.B. in Aktenordnern unter dieser Bezeichnung abgelegt und zugänglich werden.

Analoge Kodierung bedeutet, dass die betreffenden Infirmationen. Dokumente u.ä. mit Erinnerungsstücken versetzt archiviert werden und so vielfältige Assoziationen möglich sind, wenn sie wieder gesucht werden sollten. Mit etwas drastischen Worten ausgedrückt: Digitale Kodierung führt zum 'Wegpacken', d.h. man sieht nicht mehr, was in den Aktenordnern ist und muss über ein logisch konstruiertes System den Zugang erschliessen; analoge Kodierung führt zum 'Haufenmachen', d.h. man muss die Dinge im Blickwinkel behalten können und über assoziierende Erinnerungen erschliessen (z.B.: 'das war doch auf gelbem Papier gedruckt, was ich jetzt suche.').

Beide Ordungssysteme können empfindlich gestört werden; beim ersten Fall entsteht eine Störung, wenn nicht ein sehr weitgehend ausdifferenzierter Aktenplan penibel eingehalten wird; im zweiten Fall, wenn das jeweils in Gleichzeitigkeit zu überschauende Material übermässig viel geworden ist und wenn einzelne Dokumente aus dem 'Haufen' nach einem Gebrauch in neue Zusammenhänge und nicht wieder an ihren alten Platz gebracht worden sind.

Bezug zum Leistungszielkatalog

Ausgehend von der Überlegung, dass die Ordnungssysteme eines Menschen Ausdruck seiner eigenen kognitiven Orientierung sind, ergibt sich die Konsequenz, dass er/sie dementsprechend auch seine/ihre Unterlagen kodiert. Es gibt bislang nur in Ansätzen Forschungen darüber, wie Lehrende Unterricht planen und strukturieren, sie sind in der Tendenz möglicherweise

eher inaktiv, d.h. orientiert an ihren Tätigkeiten und denen der Lernenden (welche Lernschritte sind aufzubauen? was muss ich tun, was sollen die Lernenden daraufhin tun?);

eher zielorientiert, d.h. orientiert am erwünschten Ergebnis oder Ertrag (woraufhin will ich hinaus? was soll in dieser Stunde erreicht werden?);

eher impulsorientiert, d.h. orientiert an der Vermittlung einer Fragestellung, Erfahrung o.ä., aufgrund derer sich eine Dynamik ergibt (wie steige ich ein? wie erzeuge ich erst einmal Aufmerksamkeit und Aufnahmebereitschaft?);

eher materialorientiert, d.h. orientiert an den Materialien, die im Unterricht zum Einsatz kommen und Erfahrungen vermitteln, veranschaulichen etc. sollen (was brauche ich an Unterlagen? welche Lehrhilfen setze ich ein?);

eher begriffsorientiert, d.h. orientiert an Grundbegriffen, die das darzustellende Thema oder Problem beschreiben und bereits in einem gewissen theoretischen Rahmen erfassen oder erklären (was sind die Schlüsselbegriffe? wie stehen die verschiedenen Begriffe in Beziehung zueinander? welche begrifflichen Kontroversen gibt es? welche begrifflichen Unsauberkeiten gibt es? welches Alltagsverständnis erschwert den Zugang zur wissenschaftlichen Bedeutung dieses Begriffes?).

Solche Unterschiede schlagen sich dann nieder in verschiedenen Formen der Vorbereitung und Planung der Arbeit und führen zu unterschiedlichen Kodierungen oder vorwegnehmenden 'Bildern', was an der Prüfung geschehen wird. Den dabei möglichen Optionen sollte auch die eigene Vorbereitung und Kodierung im Gedächtnis Rechnung tragen.

Eigene Optionen zur Planung und Archivierung

Stellen Sie sich nun einmal bitte vor, wie Sie für Ihre Lehrabschlussprüfung planen und vorbereiten würden! Nehmen wir an, Sie müssten einen Koffer packen, in dem alles hineinkommen soll, was Sie für diese Stunde benötigen. Was würden Sie hineinpacken? Ein Vortragsskript? Verschiedene Bücher? Einen Zettel- oder Karteikasten? Einige relevante reale Gegenstände? Eine stichwortartige Auflistung Ihrer Planung? Könnte der Koffer gar leer bleiben, weil Sie sowieso alles im Kopf mit sich tragen?

Mit Ihren Antworten finden Sie möglicherweise bereits den Hinweis auf Ihr eigenes Ordnungssystem für die Planung und Archivierung von IKA-Unterlagen. Einige Möglichkeiten könnten sein:

• Aktenordner, in denen alle Unterlagen abgeheftet werden.
• Eine Sammelmappe für jede Leitidee, in der nacheinander Unterlagen eingelegt sind; später kommen sie dann in eine Heftmappe (für manche 'losen' Unterlagen benötigen Sie dann Sichthüllen zum Einlegen, weil Sie sie nicht heften können).
• Eine Hängemappe für jedes Leistungsziel, weil darin auch 'lose' Unterlagen gesammelt werden können; diese Hängemappe kann dann so auch archiviert werden (eine ähnliche Funktion erfüllen Ordnerboxen; sie sind aber teurer und müssen gestapelt werden).

Denken Sie auch noch an folgendes:

• Wenn Sie Originale verwendet haben, müssen diese in der Regel wieder an ihre ursprünglichen Plätze; vielleicht sollten Sie aber eine Kopie in Ihr eigenes „Archiv“ einordnen.
• Ergänzen Sie gleich oder bald nach der Unterrichtsstunde durch einige Notizen und Einfälle für eine spätere Wiederholung dieses Themas (Sie werden es sonst wieder vergessen).
• Füllen Sie Ihrem „Archiv“ beiläufig mit den Notizen, Zeitungsartikeln, Folien etc. auf, wenn Ihnen diese im Laufe der Zeit 'unterkommen'.
• Der wichtigste Unterschied zwischen verschiedenen Ordnungs- und Archivierungssystemen ist vielleicht der zwischen 'Wegpacken' und digitaler Kodierung einerseits sowie einer Anordnung, bei der die Unterlagen noch in irgendeiner Form sichtbar zugänglich bleiben (analoge Kodierung).

Welche Ordnungssysteme gibt es?

Lineare Ordnung

Alles steht streng in Reihenfolge hintereinander.

• Der Benutzer muss von vorne nach hinten blättern.
• Eignet sich gut für Vorträge, Lernen, Erzählungen, Erklärungen.

Hierarchie

Systematisch untergliedert. Von oben nach unten, in Kapitel, Unterkapitel, Unter-Unterkapitel usw.

• Der Benutzer kann sich entsprechend der Sachlogik ins System einwählen.
• Er kann über 'Ebene hoch' etc. sich im System bewegen und wenn gewünscht systematisch alle Seiten besuchen.
• Eignet sich gut für die systematische Darstellung von viel Inhalt.

Flowchart

Systematisch gegliederter Entscheidungsbaum.

• Der Benutzer kann sich in jedem 'Bild' entscheiden: A) B) C)
• Eignet sich z.B. für Fehlersuchbäume (brennt Lampe? >Ja >Nein), Lernprogramme etc.

Netzwerk

Alle Topics können miteinander verlinkt sein.

• Der Benutzer kann über Querverweise von Topic zu Topic springen.
• Eignet sich nicht als alleiniges Ordnungsmodell (unübersichtlich, unsystematisch, der Benutzer ist schnell 'lost in hyperspace').

Datenbank

Sehr systematisch geordnete Daten. Vom Prinzip her wie eine Tabelle mit Spalten.

Der Benutzer kann sehr individuelle Anfragen an die DB stellen.
Beispiel: DB mit allen Handys.

• - 'Zeige mir alle Handys mit WAP-Möglichkeit'
• - 'Zeige mir alle Handys der Fa. Nokia'
• - 'Zeige mir alle Handys von Nokia mit WAP'
• - 'Zeige mir alle Handys von Nokia mit WAP, deren Preis kleiner Fr. 100 ist'

Eignet sich für grosse und sehr grosse Datenmengen, wenn die Daten sehr systematisch sind.

Andere Ordnungssyteme?

Aus unserer Sicht sind oben alle denkbaren Systeme genannt.

Möglicherweise gibt es noch mehr Systeme, die wir noch nicht erkannt haben

Ganz bestimmt gibt es aber sehr viele Kombinationen von Ordnungssystemen. Vielfach finden sich z.B. Hierarchien, die dann in ihren Endpunkten lineare Inhalte haben und zusätzlich über viele Querverweise netzförmig erscheinen.

Pro und Kontra Papier

Mehr als 98 % aller Mitarbeiter sind
suchgefährdet

<> Dokumenten-Management kontra Papierarchiv

Es
ist
wirtschaftlicher
nicht
zu
suchen,
sondern
zu
finden Informationen auf Papier kosten sehr viel Geld. Über ein Fünftel aller Personalkosten im Büro werden allein für den manuellen Umgang mit Papier ausgegeben: fürs Sortieren, Kennzeichnen, Ablegen – und fürs Suchen. Und wenn man einmal die Kosten ausschliesslich für das Papierarchiv betrachtet, ergibt sich, dass sie zu 90 % aus Personalkosten bestehen. Ausstattungs- und Materialkosten sind also zu vernachlässigen. Einsparpotentiale ergäben sich überwiegend durch die Optimierung des Arbeitsablaufs: des Was und des Wie einer menschlichen Tätigkeit.

Papier kostet Zeit. Für das Ordnen und Ablegen der Dokumente, für die Wege-, Such- und Rücksortierzeit müssen unzählige Arbeitstage aufgebracht werden, die wesentlich sinnvoller genutzt werden könnten. Viele Mitarbeiter könnten sehr viel qualifizierter eingesetzt werden, als wertvolle Zeit in einer staubigen Atmosphäre zu vergeuden. Auch kann die zu langsame Papierinformation Kunden kosten, und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Und Papier kostet Platz. Das Papierarchiv benötigt bis zu zehntausendmal mehr Raum als die elektronische Archivierung. Raum, der sonst einer anderen Nutzung zugeführt werden könnte. Platz wird auch in den einzelnen Büros verschenkt: in Aktenschränken, in Regalwänden und auf Schreibtischen. Durch das Speichern von Dokumenten auf Datenträgern kann die zur Verfügung stehende Büroraumfläche wertvoller eingesetzt werden.

Elektronische Dokumenten-Management-Systeme sparen Platz, Zeit und Geld. Sie optimieren alle Arbeitsabläufe rund um die gesamten Unternehmensinformationen.

Alle Dokumente stehen jederzeit am richtigen Ort zur Verfügung. Schnelle und sichere Entscheidungen können aufgrund eines beschleunigten, transparenten Informationsflusses getroffen werden. Ein effektiveres Arbeiten ist möglich.

Der sog. Medienbruch zwischen analogen und digitalen Systemen wird vermieden. Jede Information liegt in digitaler Form vor und wird innerhalb eines einzigen Mediums, des Computers, recherchiert.

Grosse Mengen an Papier werden eingespart. Die Kosten für Fotokopien und ihrer Verteilung entfallen, Informationen werden nicht mehrfach abgelegt.

Vielerlei Arten von Suchkennzeichen, die für eine spätere Recherche hilfreich sind, können vor der Archivierung vergeben werden. Ein Papierarchiv hingegen ist immer nur nach einem einzigen Kriterium, z. B. der zeitlichen Ablage, gegliedert.

Sekundenschneller Zugriff statt mühsame Suche. Informationen können umgehend und vollständig an jedem Arbeitsplatz bereitgestellt werden. Ohne langes manuelles Suchen kann ein Dokument gezielt und schnell wiederaufgefunden werden, so dass z. B. Kundenanfragen unmittelbar beantwortet werden können.

Archivierte elektronische Dokumente sind gegen unbefugten Zugriff geschützt. In einem Papierarchiv könnten auch Mitarbeiter, die generell Zutritt zum Archiv haben, unter Umständen vertrauliche Unterlagen einsehen.

Werbung verschiedener Firmen:

Wir sehen einen dringenden Handlungsbedarf 

Der Informationsaustausch mit Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern ist einer der wichtigsten Bausteine Ihrer Unternehmensorganisation. In einem durchschnittlichen Büroalltag verbringt ein Mitarbeiter rund drei Stunden mit dem Abrufen, Senden, Drucken und Weiterleiten von E-Mails, Faxen und Sprachnachrichten. Das sind 750 Stunden im Jahr. Und ein Jahr hat gerade mal 2000 Arbeitsstunden. Wenn Sie jetzt noch die Suche von einem Mitarbeiter nach Dokumenten mit einer Stunde pro Tag abschätzen, so erhöht sich die Auslastung auf rund 1000 Stunden im Jahr. Das ist nicht sonderlich produktiv. Oder? 

Unser Ziel ist somit die Steigerung der Effektivität von Mitarbeitern beim Kommunizieren, Archivieren und Suchen mit Hilfe von Lösungen, welche auf die speziellen Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt sind.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Allen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gemeinsam ist die elektronische Verwaltung von Informationen jeglicher Art. Die sieben 'V's des DMS bringen es auf den Punkt: 

Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten. 

Zusammen mit windream GmbH und dem Produkt windream folgen wir dem Ansatz:· 

DMS muss einfach zu bedienen sein und· 

DMS muss zukunftsflexibel sein. 

Entsprechend muss sich ein DMS in die Basistechnologie wie z.B. in Windows integrieren. Nur so stellt sich das DMS unkompliziert allen Anwendungen wie z.B. MS Office, MS Outlook, etc. zur Verfügung. 

Damit sind folgende Vorteile verbunden:· 

• Sie sparen Platz, Zeit und Geld. Ob es die Zeit ist, die Sie für das Ordnen, Ablegen und Suchen nach Papier- Dokumenten investieren oder ob es der Platz ist, den Sie zusätzlich Ausstatten und anmieten. Informationen auf Papier kosten sehr viel Geld.· 
• Effizienter als ein Dateisystem. Eine effiziente Dokumentenverwaltung auf Ihren Plattenspeicher steht den Unzulänglichkeiten des jeweiligen Dateisystems gegenüber. Ablegen, gezieltes Bereinigen und Suchen sind nur einige Punkte, bei denen Sie richtig Hand anlegen müssen.· 
• Besser und billiger als klassische DMS- Lösungen. Bei der Verwendung eines klassischen DMS werden Sie immer mit Einschränkungen konfrontiert. Diese oder jene Anwendung wird nicht unterstützt. Hierfür müssen zumeist neue Module gekauft werden. Warum alles teurer machen?· 
• Optimale Sicherheit in jeder Hinsicht. Durch einfache Vervielfältigung und Lagerung an einem anderen Ort sind Ihre Informationen vor Wasser- und Brandschäden geschützt. Schutzmechanismen vor unberechtigtem Zugriff. Was wollen Sie noch? Wir haben noch mehr.· 
• Im Vergleich zu anderen DMS bis zu 80% günstiger. Es ist wahr. Insbesondere dadurch, dass sich das DMS z.B. in Windows integriert, entsteht eine unglaublich einfache Bedienbarkeit. Kosten für die Mitarbeiterqualifikation sind somit sehr gering.

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Dieses Seminar ist ein Baustein für Ihre Weiterbildung zur Kauffrau/Kaufmann RKG

Sie lernen, gezielt auszuwählen, welche Informationen Sie archivieren müssen und wie lange.

Sie erfahren, wie Sie Ihre traditionelle Ablage in ein modernes Informationssystem umwandeln, das schnell, sicher und vollständig die richtigen Informationen für Entscheidungen zur Verfügung stellt.

Sie behalten den Überblick, wann Sie nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen Dokumente vernichten können und sparen so Platz im Büro und damit auch Kosten.

Programm

So beherrschen Sie die Informationsflut !

Selektieren Sie Informationen gezielt

Machen Sie es sich und anderen leichter: Gestalten Sie Dokumente erinnerungsfreundlich

Erstellen, Kopieren, Verteilen: Hier können Sie rationalisieren

Was kostet die Schriftgutverwaltung?

Eine schlecht bewältigte Informationsflut kommt Ihre Firma teuer zu stehen!

Kostenarten und Wirtschaftlichkeit

Kosten sparen - an der richtigen Stelle

Aktenfluss statt Aktenstau

Nach welchen Kriterien wird die Ablage aufgebaut: Aktualitäts- und Registraturstufen

Archivierung und Dokumentation: Was muss aufbewahrt werden und wie lange?

Wiedervorlage: nichts geht mehr unter

Die Wahl der richtigen Ablagetechnik

Speicherformen: vom Ordner bis zur optischen Speicherplatte

Vor- und Nachteile verschiedener Alternativen

Ordnungssysteme

Richtige Strukturierung von Unterlagen

Kennzeichnungssysteme

Richtig ordnen – schnell wiederfinden

Aktenplan - noch zeitgemäss?

Elektronische Informationsverwaltung

Organisatorische Voraussetzungen

Auswahlkriterien für Hard- und Software

Demonstration der Akten-James-Software

Das papierlose Büro: Vision oder Realität?

E-Mail-Flut: Rasche Bewältigung durch systematisches Vorgehen

Projekt: Nie mehr suchen

Wie initiieren Sie das Projekt?

Wer unterstützt Sie dabei?

Wie können Sie das Projekt planen und steuern?

Möchten Sie Ihre Vorstellung eines effektiven Büroalltags erreichen?

  Stellen Sie sich vor, 

sie kommen morgens ins Büro und auf dem Schreibtisch ist genügend freier Platz, 

die notwendigen Unterlagen für Ihre Aufgaben liegen griffbereit. 

Die Stapel von unerledigten Aufgaben sind übersichtlich geordnet und erzeugen kein schlechtes Gewissen mehr. 

Die Zeit, die sie sonst mit dem Suchen nach Unterlagen verbracht haben, 

können Sie jetzt mit produktiver Arbeit verbringen. 

Sie haben nicht mehr das Gefühl, Feuerwehr zu spielen, sondern haben einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. 

Und Abends bleibt Zeit für die Familie und Freunde

Fühlen Sie sich wohl an Ihrem Arbeitsplatz? 

Wenn Sie bei der Beantwortung dieser Frage länger als 5 Sekunden nachdenken, und die Antwort 'na, ja' über 'eigentlich schon' bis 'nein' lautet, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um über die Ursachen für dieses flaue Gefühl im Magen nachzudenken.

• Ihr Schreibtisch, Ihr Büro sollte ein Platz sein, der Sie zu kreativem und gewinnorientiertem Handeln auffordert. Und nicht das schlechte Gewissen über die noch nicht erledigte Arbeit fördert.
• Der 'Arbeitsfluss' muss gewährleistet sein, sonst 'staut' es sich in Form von Stapeln an Unterlagen.
• Ihr persönliches Zeitmanagement sollte stimmig mit Ihrer Lebenseinstellung sein. Nur so erreichen Sie Harmonie zwischen Beruf und Privatleben.

Sind Ihre Kunden zufrieden mit dem  Auftragsablauf?

Jedes Geschäft braucht Kunden. Viel Energie wird dafür verwendet, neue Kunden zu gewinnen. Viel Geld für interessante Werbung, für ein passendes Erscheinungsbild  und gute Pressearbeit investiert.

Jetzt ist der Kunde da, der Auftrag ist da, der Abgabetermin steht und jetzt beginnt die Hektik. 

Wenn die Auftragsabwicklung nicht reibungslos funktioniert, kostet das viel Nerven, Zeit und der Kunde ist unzufrieden. Hier setzt unsere Beratung ein, denn viele interne Probleme lassen sich mit einer übersichtlichen Organisation des internen Auftragsablaufs lösen: 

• Klare Richtlinien erarbeiten, 
• Übersicht in den Unterlagen für alle Mitarbeiter, 
• Transparenz von A (Auftragsannahme) bis Z (Zahlungseingang)

Wo die Aufgaben wachsen, muss sich auch die Büro-Organisation den neuen Anforderungen stellen. 
Und ein 'das haben wir schon immer so gemacht' heisst nicht, dass es der Zufriedenheit Ihres Kunden dient.

Finden Sie, was Sie suchen?    Ablage - Ein Thema für sich.     

Die tägliche Vielzahl von Schriftstücken muss erfasst bearbeitet, abgelegt und archiviert werden. Informationen stürmen von allen Seiten auf die Firmen ein und alle sind wichtig.

Noch wichtiger: Ein bestimmtes Schriftstück muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein, sonst setzt Hektik bis Panik ein und die Sucherei nimmt kein Ende.

Ein Rechenbeispiel:
Jede unnötige Suchaktion kostet Sie durchschnittlich 3 Minuten =     pro Tag ca. 1/2 Stunde Zeit.
Bei 6 Arbeitstagen ergibt dies  168 Stunden pro Jahr =  7 Tage =     z.B. 1 Woche URLAUB

• Unterlagen werden meist nur dann wichtig, wenn es schnell gehen muss: 
  (der Steuerberater braucht Unterlagen, das Finanzamt kommt zur Prüfung, 
  der Kunde möchte den Auftrag von vor 3 Jahren exakt noch mal haben)

Aber welche Art der Ablage passt zu meinem Unternehmen, was ist sinnvoll, was ist überflüssig? Welche Informationen brauche ich noch einmal, welche kann man vernichten?
Wir beantworten diese Fragen für Sie und bringen Ihre Ablage auf Wunsch auch auf Vordermann.

Wir bieten Ihnen dazu folgende Lösungsschritte an:

• Analyse der Situation vor Ort Wir verschaffen uns einen Überblick über die momentane Situation, nehmen die Eckdaten Ihrer Arbeitsweise auf und überprüfen die Organisationsabläufe.
• Konzepterstellung
  Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten, in welchen Bereichen und durch welche Hilfsmittel Sie Verbesserungen erzielen können. z.B.:
• Rund um die Organisation des Arbeitsplatzes
• Auftragsablauf - vom Auftrag über die Rechnung bis zur Zahlung
• Effektive Ablagesysteme
• Praktische Helfer - Erstellen von Checklisten und Tabellen
• Beratung  Erfahrungsgemäss ist ein Konzept nur so gut, wie es auch umgesetzt wird. Deshalb
  begleiten wir Sie ein Stück bei der Umsetzung, damit der Erfolg für Sie gesichert ist. 

         

Jetzt gehen Sie wieder gerne in Ihr Büro
und können sich in erster Linie auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.