OPERATYVUSIS PLANAVIMAS

OPERATYVUSIS PLANAVIMAS

1. Operatyviojo valdymo esmė

Operatyvusis valdymas - tai gamybos ir paslaugų eigos reguliavimo sistema. Jo tikslas:

parengti planus (grafikus) ir laiku pranešti gamybiniams vienetams
(cechams, barams, darbo vietoms) užduotis, organizuoti procesus taip, kad
visi ritmingai, darniai dirbtų,

kasdien apskaityti gamybos (ar paslaugos teikimo) eig¹,

operatyviai reguliuoti gamybinių vienetų veikl¹ pagal gaut¹
informacij¹ ir jos analizės rezultatus.

Žaliava Produktas ar paslauga

Ciklo pradžia Ciklo pabaiga

2.12 pav. Gamybos procesas ir jo sudėtinės dalys

Pirmiausia dėmesys sutelkiamas į išteklių perdirbim¹ j produktus ar paslaugų teikim¹. Arba, kitaip tariant, siekiama, kad įėjimai į gamybos ar paslaugų sistem¹ virstų išėjimais (2.12 pav.).

Antra, gamybos ar paslaugų procesas kartojasi, taigi ir planuojama nuolat, ciklais; reikia sekti, kaip planas vykdomas ir jį tobulinti.

Nors visos organizacijos atlieka skirtingas technologines operacijas, tačiau planavimas turi daug bendra, ir nesvarbu ar tai būtų gamybinė, ar paslaugas teikianti įmonė. Nepaisant to, kad prekių gamyba ir paslaugų teikimas yra gana skirtingi dalykai, jiems abiem yra būdingos tos pačios taisyklės:

Įmonės veikla turi būti orientuota visų pirma į vartotojus, jų
poreikių tenkinim¹ ar aptarnavimo tobulinim¹.

Nuolatinis gamybos ir paslaugų tobulinimas - pagrindinis įmonės
sėkmės rodiklis.

Praktikoje patikrinti valdymo principai reikalingi gamybos ar
paslaugų operacijoms valdyti.

Reikia numatyti būdus, kaip gamybos vadovai galėtų prisitaikyti
prie nuolat kintančių aplinkybių (naujų technologijų, paslaugų teikimo ar
naujų produktų gamybos ir t.t.). Taigi aptarsime pagrindinius operatyviojo
valdymo principus.

2. Operatyviojo valdymo principai

Jų yra keliolika, todėl kiekviena organizacija turi pasirinkti jai labiausiai tinkamus.

Pažinti savo vartotojus ir konkurentus. Pirkėjo ar galutinio
vartotojo poreikių patenkinimas yra pirmasis ir svarbiausias tikslas. Visi kiti
principai kaip tik ir iškyla iš šio, nes jie smulkiau apibūdina, kaip geriau
aptarnauti klient¹. Visos kliūtys, kurios trukdo geriau bendrauti, suprasti
vartotoj¹, turi būti panaikintos. Net jei klientas yra už tūkstančio kilometrų,
jo problemos turi būti išsprźstos.

Įvertinti konkurentus taip pat yra gyvybiškai būtina, ir ne tik marketingo ar pardavimų planuose, bet ir kasdieniniame darbe. Kai įmonė nežino, kuo stiprus konkurentas (gali pateikti geresnės kokybės produktus ar greičiau prisitaikyti prie paklausos), jai gresia nuosmukis. Konkurencingumo analizė padeda įtikinti įmonės darbuotojus daryti patobulinimus.

Gamybos proceso padalijimas j operacijas ir jų sujungimas j
srovines linijas, jei tai ekonomiškai tikslinga, gamybos ciklo, perkėlimo
nuotolių ir erdvės sumažinimas. Gamyba turi būti puikiai suderinta, tik
tuomet kiekvienas darbas, procesas ar operacija bus atlikta be gaišaties.
Konkurencija - geriausias vaistas nuo šių 'ligų'. Pavyzdžiui, jei konkurentų
parduotuvėje eilėje prie kasų būna ne daugiau kaip trys pirkėjai, mums
reikės iš visų jėgų stengtis taip pat sumažinti eiles.

Pasiruošimo ir paleidimo laikas. Paleidimo laikas - tai laikas,
reikalingas įrengimams paruošti ir paleisti. Šį laik¹ ypač svarbu
sutrumpinti, kai pradedami gaminti nauji produktai. Paleidimo suvėlinimas
gali neigiamai atsiliepti įmonės našumui ir konkurenciniam pajėgumui. O
tai, žinoma, padidins gamybos s¹naudas ir susiaurins įmonės rink¹.
Pam¹stykime, k¹ reiškia, tarkime, siuvimo įmonei mading¹ suknelź pateikti
į rink¹ viena savaite vėliau.

Prekes gaminti ir pristatyti vartotojui patogiais kiekiais. Dėl to
gali tekti mažinti intervalus tarp pristatymų ir prekių partijos dydį. Didėjant
intervalams tarp pristatymų, didėja partijos dydis, sumažėja gabenimų
skaičius, tačiau gerokai pablogės aptarnavimas. Dabartiniu metu dauguma
organizacijų pereina prie mažų ir dažnai pristatomų prekių partijų.

Mažinti tiekėjų skaičių, turėti kelis patikimus tiekėjus. Kiekviena
įmonė, perkanti žaliavas, žino taisyklź: 'kad nebūtum priklausomas, turėk
kelis tiekėjus kiekvienam perkamui daiktui', tačiau dabar vis dažniau
laikomasi naujos taisyklės - 'turėk vien¹ ar du gerus tiekėjus, pabandyk
pasiekti tokį lygį, tarsi jūs būtumėte viena šeima'. Tokia ilgalaikė s¹junga
yra abipusiškai naudinga: mažesnės kainos, geresnė kokybė ir pristatymų
patikimumas. Kadangi tiekėjai gerai pažįsta savo klient¹, jie žino, kokios
kokybės, kada ir kokių prekių reikės, todėl jie gali be didesnės rizikos
planuoti savo veikl¹. Tokia pat palanki yra ir pirkėjo padėtis.

Mažinti produktui pagaminti reikalingų komponentų skaičių. Kai
komponentų mažiau, palengvėja tiekimas, mažiau yra gaišlių surinkimo
operacijų. Vartotojas, sugedusį gaminį gali greičiau ir paprasčiau pataisyti.
Tačiau kartais dėl to labai pabrangsta patys komponentai, o sugedus vienai
mažai detalei tenka keisti vis¹ mazg¹.

Visuotinės kokybės principas. Šis principas teigia, kad reikia
stengtis iš pirmo karto pagaminti kokybiškai, kiek įmanoma, vengti broko.
Todėl po kiekvienos gamybinės operacijos produktas turi būti geros
kokybės, tik tada ir galutinė produkcija bus geros kokybės. Tobulinant
kontrolės sistem¹, galima garantuoti produkto kokybź. Priešingu atveju (jei
kontrolė bus prasta ar jos visai nebus) gali tekti brangiai sumokėti.
Brokuotus gaminius teks gabenti atgal į cechus ir čia vėl perdaryti.
Apmaudžiausia, kad daugiausiai broko surandama kaip tik vėlyvojoje arba
ir paskutinėje gamybos stadijoje. Čia vadovaujamasi principu 'peržiūrėk ir
perdaryk', nors reikėtų sakyti 'padaryk gerai iš pirmo karto'.

Sukurti gamybines l¹steles ir srovines linijas. Tuo norima
pasakyti, kad yra kritikuotinos tokios nuostatos, kaip antai : 'šis skyrius
atsakingas tik už šį darb¹', arba 'mūsų cechas atlieka tik tokias operacijas'.
Darbo ar klientų siuntinėjimas iš vieno skyriaus į kit¹ yra nepriimtinas, nes
vadovybė negali žinoti, kokiame skyriuje ir kieno rankose jis atsidurs. To

darbo atlikimo ir klientų aptarnavimo kokybė taip pat bus labai abejotina. Daugelis organizacijų yra linkusios suburti žmones į mažas, tačiau efektyvias grupeles, o gamyb¹ vykdyti ar paslaugas teikti kompleksiškai.

Sutvarkyti darbo viet¹. Sis principas išplaukia iš aštuntojo, nes
reikalauja pertvarkyti darbo vietas, visk¹ turėti 'po ranka'. Kiekvienoje
organizacijoje tiksli įrankių, medžiagų, atsargų ir kitų išteklių vieta padeda
išvengti gaišaties.

Darbuotojų meistriškumas ir 'plati' kvalifikacija. Prieš kelet¹
metų, kai bankai pradėjo plėsti savo paslaugų asortiment¹, vartotojui
norint gauti asmeninį čekį reikėdavo eiti prie vieno langelio, norint įsigyti
kelionės čekį -prie kito, o norint atlikti atsiskaitymus su kreditine kortele -
prie trečio. Dabar banko darbuotojai yra taip parengti, kad gali atlikti
beveik visas operacijas, todėl klientui pakanka prieiti prie vieno langelio ir
darbuotojas įvykdys kiekvien¹, vartotojui reikiam¹ operacij¹ ir šiam
nereikės gaišti laiko stovint prie skirtingų langelių.

Dėl to, žinoma, pagerėja aptarnavimas, personalas tampa vis profesionalesnis, o tai taupo vartotojų laik¹ ir sudaro geresnį įvaizdį apie t¹ įstaig¹. Tokia koncepcija tinka ir gamybos srityje. Tai susijź ir su darbo užmokesčio ir jo vertinimo sistemos pakeitimu. Reikia įgyvendinti apmokėjimo pagal įgūdžius sistem¹. Kiekvien¹ darbuotoj¹ būtina apmokyti ir testuoti, kad įsitikintume jo profesionalumu. Šis principas labai susijźs su aštuntuoju ir devintuoju.

Fiksuoti gaminamos produkcijos kieki ir kokybź. Dabartiniai
modernūs Įrengimai turi specialius duomenų fiksavimo prietaisus, kurie
tiksliai parodo pagamintų produktų kieki ar parduotų prekių skaičių ir
kitus planavimui reikalingus duomenis. Tačiau tokia įranga reikalinga tik
tada, kai žmogaus darbas yra gana brangus. Kitaip tariant, reikia
apskaičiuoti, ar duomenų rinkimas ir analizavimas nėra brangesnis už
darbuotojo darb¹ arba prekź. Tokiu atveju reikėtų atsisakyti automatinio
duomenų fiksavimo, nes labai padidės prekių ar paslaugų savikaina.

Problemas turi sprźsti patys vykdytojai. Tuo norima pasakyti, kad
vietines, smulkias problemas turi išsprźsti patys darbininkai (šiuo atveju -
vykdytojai), padedami meistro arba brigadininko. Tik tada, kai problema
yra gana sudėtinga ir kebli, galima kreiptis į aukštesnio lygio vadovus.
Vykdytojų sugebėjimas savarankiškai sprźsti problemas rodo personalo
profesionalum¹.

Išlaikyti ir tobulinti dabartinź Įranga bei personalų. Mūsų
visuomenėje Įsigali nuomonė, kad svarbu įsigyti kuo naujesnes,
Modernesnes mašinas. Žinoma, nauja technika ir technologija pagerina
produkcijos kokybź ir ženkliai sumažina gamybos ar paslaugų s¹naudas.
Tačiau, galbūt galima toliau naudoti senus įrengimus, juos atnaujinus ir

patobulinus, nes naujiems įrengimams pirkti reikia didelių finansinių išlaidų, o tai 'įšaldo' pinigus ir padidina prekės (paslaugos) kain¹. Toks požiūris plinta tarp įmonininkų. Dažnai, taupant pinigus, įrengimai buvo prastai prižiūrimi, o remontuojami tik tuomet, kai sugesdavo ir visiškai nebegalėdavo veikti. Tačiau yra ir kitoks požiūris - kad įrengimai ir įranga turi būti prižiūrimi ir periodiškai tikrinami arba atliekama profilaktika. Įmonės grįžo prie profilaktinio įrengimų remonto sistemos. Mašinistai ir mechanikai turi kiekvien¹ dien¹ tikrinti ir šalinti smulkius mašinų defektus, kad įrengimai visai nesustotų.

Įsigyti paprastus, pigius ir paslankius įrengimus. Kadangi
produkto gyvavimo ciklas vis trumpėja, nauji produktai rinkoje išsilaiko
neilgai, todėl būtina, kad gamyba būtų kuo lankstesnė, o gamyklos
įrengimai kuo mobilesni, kad prireikus juos būtų galima lengvai pakeisti.
Šis principas susijźs su antruoju principu. Turimus mobilius įrengimus
lengva patogiai išdėstyti vien¹ šalia kito ir taip panaudoti tuščius plotus,
Paprastus įrengimus nesunku suderinti ir sujungti į sistem¹.

Automatizuoti tuos gamybinius procesus, kurie yra pakankamai
pastovūs. Tuos darbus, kuriuos atlikti žmogus yra nepajėgus arba atlieka
lėčiau ir prasčiau, reikia patikėti robotams. Tačiau tai galima padaryti tik
esant masinei gamybai, nes automatikos priemonės yra gana brangios.

Patartina turėti kelet¹ įrengimų, gamybinių l¹stelių, srovinių linijų
kiekvienam produktui, paslaugai ar klientui. Apdirbant medžiagas vienu,
kad ir labai našiu būdu, padidėja prastovos rizika. Dėl prastovos gali
sutrikti vartotojų aprūpinimas. Taigi šis principas sako, kad reikia turėti
kelias tokias pat gamybos ar aptarnavimo linijas (pavyzdžiui, kelias kasas
didesnėje parduotuvėje).

Stengtis nuolat tobulėti. Daugelis šiuolaikinių organizacijų suprato,
jog niekada negalima būti patenkintoms savo veiklos rezultatais, kad reikia
nuolat tobulėti ir kelti naujus aukštesnius tikslus. Įmonės ar įstaigos
pasirengimas, nusiteikimas nuolat tobulėti sudaro prielaidas niekad
nesibaigiančiai pažangai. Ankščiau aprašyti šešiolika principų sukuria
tinkam¹ klimat¹, kad septynioliktasis taptų realybe. Tačiau negalima būti)
teigti, kad šie principai yra nekintami. Laikui bėgant, iškils nauji
reikalavimai ir reikės formuluoti naujus principus, o galbūt pakaks kai,
kuriuos tik truputį pataisyti ar perfrazuoti.

3. Operatyviojo valdymo sistema

Kaip jau buvo minėta šio skyriaus pradžioje, operatyviojo valdymo darbams vadovai skiria apie 80 % viso darbo laiko. Operatyvi veikla yra specializuota pagal įmonės tarnybas, o kai kurie pagrindiniai darbai parodyti 2.13 paveiksle. Marketingo skyrius, gavźs užsakymus iš vartotojų, perduoda juos gamybos skyriui, kuris savo ruožtu gauna iš technikos ar konstruktorių skyriaus reikaling¹ dokumentacij¹. Gamybos skyrius kartu su marketingo tarnyba rūpinasi liek gatavų produktų, tiek žaliavų, medžiagų bei komplektavimo gaminių atsargomis, kad gamyba vyktų sklandžiai, be sutrikimų. Jei reikalingų medžiagų ar komplektavimo gaminių sandėliuose nėra arba jei jų nepakanka, jie perkami iš tiekėjų, o gautos prekės priimamos pagal kiekį ir kokybź.

Kasdieninis gamybos tvarkymas apima darbo užduočių paskirstym¹ darbininkams, pagamintos produkcijos kokybės kontrolź ir priėmim¹ į sandėlius, mašinų ir įrangos priežiūr¹, darbo laiko apskait¹ ir daugelį kitų darbų. Buhalterija paprastai išrašo kroviniams išsiųsti reikalingus dokumentus, tvarko visų atsiskaitymų su tiekėjais, vartotojais, darbuotojais apskait¹, tikrina, kaip naudojamos ir saugomos materialinės vertybės.

Aukštesnio rango vadovai turi kasdien koordinuoti žemesniųjų vadovų veikl¹, o tai ir yra operatyviojo valdymo esmė. Tam praktinėje veikloje naudojami įvairūs grafikai, speciali dokumentacija. Žemesniojo rango vadovai turi gerai išmanyti gamybos technologij¹, todėl dažnai šias pareigas užima inžinieriai bei technikai.

Čia pateikta gamybinės Įmonės operatyviojo valdymo schema. Paslaugų įmonėse nėra tik gamybos, tačiau kitos tarnybos yra reikalingos.

2.13 pav. Operatyviojo valdymo sistema (pagal S. Chaitman¹)