ORGANIZAVIMO TOBULINIMAS

ORGANIZAVIMO TOBULINIMAS

Socialinė organizacija yra tarsi gyvas organizmas. Ji atsiranda, vystosi (auga ar mažėja, keičia savo juridinź ar technologinź form¹), o kartais ir išnyksta. Pokyčius socialinėje organizacijoje patogu nagrinėti sisteminiu požiūriu. Jei tarsime, kad organizacija yra dinaminė sistema, tai galėsime teigti, kad jos informacinis mechanizmas leidžia palaikyti struktūr¹, nuolat atkurti veiklos cikl¹, mokymosi ir teigiamos patirties kaupimo procesus. T¹ mechanizm¹ s¹lygiškai galime pavadinti socialiniu ekonominiu genotipu.

Socialinis ekonominis genotipas sudaro valdymo posistemio branduolį (3.10 pav.). Kaip matome paveiksle organizacija susideda iš dviejų neatsiejamų posistemių. Pirmasis - tai technologinis posistemis. Iš jame vykstančių gamybos ar paslaugų procesų sprendžiame apie organizacijos paskirtį. Technologinis posistemis užtikrina išteklių perdirbim¹ į produktus ar paslaugas.

Antrasis - valdymo posistemis susideda lyg ir iš dviejų blokų: apatinio ir viršutinio. Apatinis yra vykdymo blokas ir apima tos grandies vadovus. Jiems leidžiama veikti dviem būdais: 'leidžiama tik tai, kas nurodyta' ir 'leidžiama viskas, kas neuždrausta'. Veikiant pirmuoju būdu tik įsisavinamos ir pakartojamos esamos normos ir taisyklės. Mokomasi čia nedaug. Veikdami antruoju būdu, vadovai turi galimybź pasirinkti, jų manymu, geriausi¹ variant¹ iš galimų. Taigi vyksta mokymosi ir tobulėjimo procesas, sukaupiama patirtis ateičiai. Sukaupt¹ja patirtimi yra dalijamasi su viršutiniu bloku.

Viršutinis blokas rengia strategines užduotis ir daugiausia yra susijźs su išorine aplinka. Jam atstovauja organizacijos vadovas (banko ar bendrovės prezidentas, direktorius, vyriausiasis gydytojas, jų pavaduotojai ir kiti aukščiausiojo valdymo lygio asmenys). Čia pirmiausia patenka informacija apie įvykusius pasikeitimus, pavyzdžiui, apie naujai priimtus įstatymus, vyriausybės nutarimus ar sudarytas sutartis. Iš čia išeina atsakymai kitoms organizacijoms, o tiksliau sakant, jų vadovams. Jis sukaupia ir saugo organizacijos patirtį, jos etines ir teisines, ekonomines, administracines normas, taip pat visus pokyčius, suformuoja tam tikr¹ elgesio stereotip¹.

Pokyčiais organizacijoje laikysime kiekvien¹ naujų elementų ir ryšių tarp jų atsiradim¹ ar išnykim¹ (tai būtų struktūriniai pokyčiai), atskirų elementų ar jų grupių veikimo būdo, taip pat esminius valdymo posistemio veiklos parametrų, pasireiškiančių jos elgsenoje, pasikeitimus.

3.10 pav. Organizacijos posistemiai

Pokyčių priežastys gali būti išorinės ir vidinės (apie tai jau buvo kalbėta 1.2.1 skyriuje). Organizacijai svarbu tik tai, ar tiems pokyčiams yra pasirengta iš anksto, ar ne, nes organizacija, panašiai kaip fiziniai kūnai, turi inercij¹. Inercija suteikia organizacijos veiklai pastovumo, bet kartu ir kliudo pokyčiams.

Taigi pasikeitimai organizacijoje yra procesas, susidedantis iš keleto etapų. Apie pasikeitimų etapų skaičių yra įvairių nuomonių. Kurtas Lewinas dar 1947 metais nustatė, kad pasikeitimų procesas susideda iš atšilimo, pasikeitimų ir s¹stingio etapų . Pirmajame etape organizacijos nariai suvokia, kad pokyčiai yra būtini, ir jiems pradeda rengtis, antrajame etape vyksta patys pokyčiai, o trečiajame - vėl prasideda ir tźsiasi s¹stingio ir ramybės laikotarpis.

Vėliau tyrinėtojai ir praktikai suvokė, kad nepakanka vien tik tai suvokti pasikeitimo proceso etapus, kad pokyčiams reikia ruoštis iš anksto, juos planuoti. Taigi pasikeitimų eiga apima tokius žingsnius:

suvokim¹, kad pokyčiai yra būtini;

pokyčių tikslų formulavim¹;

situacijos analize;

pokyčių kelių ir būdų parinkim¹;

pokyčių planavim¹;

pačius pokyčius;

įvertinim¹ ir pasirengim¹ naujiems pokyčiams.

Sunkiausia yra nugalėti darbuotojų priešinim¹si pokyčiams. Pokyčiams priešinamasi dėl įvairių priežasčių: netikrumo dėl ateities, asmeninių darbuotojų interesų nesutapimo su organizacijos tikslais, baimės prarasti darb¹ ar net pokyčių būtinumo ir esmės nesupratimo.

Darbuotojų pasipriešinim¹ galima nugalėti įvairiais būdais. Dažniausiai darbuotojai yra pakviečiami dalyvauti rengiant pokyčių projekt¹ ir jį diegiant. Glaudžiai bendradarbiaujant su vadovybe, paaiškėja pokyčių tikslai, taip pat darbuotojų naujoji darbo vieta ir funkcijos. Antrasis būdas - tai darbuotojų lavinimas ir parengimas būsimiesiems pokyčiams, aiškinimas, kad teigiami pokyčiai yra neišvengiami ir naudingi tiek organizacijai, tiek jiems patiems.

Trečiasis būdas - tai laipsniškas pokyčių diegimas. Svarbu, kad po pokyčių turi eiti tam tikri ramybės laikotarpiai. Nuolatiniai kaitaliojimai sudaro nestabilumo ir laikinumo įspūdį.

Ketvirtasis būdas - atskleisti jėgas, kurios remia pokyčius, o kurios yra prieš juos. Žinant, kas yra prieš pokyčius ir kodėl prieš, galima laiku imtis reikalingų poveikio priemonių.

Organizacijoje galimi trejopi pokyčiai : technologiniai, struktūriniai, žmonių.

Technologiniai pokyčiai. Technologija bendr¹ja prasme - tai išteklių perdirbimo į produktus ar paslaugas rezultatas. Technologija dažnai lemia ir organizacijos struktūr¹, todėl bent kiek didesni jos pokyčiai atsiliepia organizacijos veiklai. Sunku apskritai aptarti galimus technologijos pokyčius, nes technologijų yra labai daug. Galima kalbėti tik apie atskiras technologijos dedam¹sias dalis. Tai įrengimai ir įranga, darbo ir gamybos procesai, informacijos ir valdymo sistemos.

Kai kurios technologijos yra konservatyvios, nesikeičia šimtmečiais, pavyzdžiui, duonos kepimas ar alaus virimas. Kitos pastaruoju metu keičiasi greitai, pavyzdžiui, kompiuteriai ir informacijos apdorojimas. Atsiradus ir paplitus asmeniniams kompiuteriams, iš esmės pasikeitė

leidybos darbas: neberašoma rašomosiomis mašinėlėmis, naujos spaustuvės nebeturi sunkių linotipų, yra patogūs teksto redaktoriai, palengvėjo kūrinių redagavimas ir maketavimas, nepasikeitė tik rašytojo ar žurnalisto, mokslininko darbas. Darbas su naujais įrengimais yra kitoks, todėl darbuotojai turi juos pažinti ir mokėti tinkamai naudotis. Daugelyje paslaugų sferos įmonių technologijos taip labai nepasikeitė, nors įrengimai ir gerokai patobulėjo.

Žmonių pokyčiai. Čia reikėtų skirti dvi sritis. Pirmoji - tai nedideli arba net nepastebimi žmogaus psichologijos, moralės, socialinės prigimties pokyčiai. Antroji sritis - pamažu kintančios personalo parinkimo, mokymo, organizavimo ir apmokėjimo sistemos. Pokyčiai antrojoje žmogaus veiklos srityje turi įtakos organizacijos socialinio ekonominio genotipo pokyčiams ir dėl to besikeičiantiems valdymo stiliams (changes in overall organization design) . Bet tai jau atskira vienos iš organizacijos teorijų - organizacijos elgsenos - tyrinėjimų sritis6.

Struktūriniai pokyčiai. Šie pokyčiai liečia tiek juridiškai nesavarankiškų, tiek savarankiškų padalinių steigim¹, likvidavim¹ bei jų vidinį pertvarkym¹, apimantį atskiras darbo vietas.

Technologiniai, žmonių ir organizacijos struktūros pokyčiai liudija, jog organizacijoje kažkas dedasi. Tačiau neaišku, ar galima teigti, kad organizacija vystosi.

Organizacijos plėtra ir sunykimas. Vystymasis - tai negrįžtamas, tikslingas ir dėsningas materialių ir idealių objektų kitimas. Tik visos trys šio proceso savybės leidžia tvirtinti, kad objektas (kalbamu atveju organizacija) vystosi. Jei procesas yra grįžtamas, t.y. pasikartojantis, tai liudija, jog objektas tik veikia. Jei pokyčiai yra atsitiktiniai, stichiški, tai procesas nedėsningas, patirtis nekaupiama ir negali būti esminių pokyčių. Ilgainiui, besivystantis objektas esmingai pasikeičia ir turime kokybiškai nauj¹ objekt¹. Taigi reikia iš anksto susitarti, pagal kokius kriterijus sprźsime, ar organizacija vystosi.

Kiek aiškesnė yra situacija, kai kalbame apie organizacijų sunykim¹. Paprastai skiriamos šios organizacijų sunykimo priežastys: blogas valdymas, technologinis pasenimas (pavyzdžiui, medinius buhalterinius skaitytuvus pakeitė elektroniniai kalkulatoriai, todėl skaitytuvų gamyba tapo nebereikalinga), konkurencija, ekonominės ir teisinės s¹lygos (liečiančios tik kai kurias valstybės ar savivaldybių reguliuojamas veiklos sritis). Juridine prasme yra daug aiškiau, nes įvairių ūkinės veiklos sričių įmonių, įstaigų ir organizacijų status¹ lemia įstatymai. Pavyzdžiui, Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymas numato, kad bendrovės gali būti reorganizuotos (jungiant, skaidant ir keičiant rūšį ir status¹) arba visai likviduotos. Nykstanči¹ organizacij¹ palieka personalas, mažėja jos veikos

aktyvumas, pajamos, turtas. Dažnai tie procesai ilgai būna nepastebimi arba nenorima jų matyti (tvirtinama, kad tai yra 'laikini augimo sunkumai').