Tarptautinio protokolo ir etiketo samprata. etiketas ir kasdieninis elgesys organizacijoje

VILNIAUS  KOOPERACIJOS KOLEGIJA

TARPTAUTINIS PROTOKOLAS IR ETIKETAS

(Mokomoji medžiaga dieninių ir neakivaizdinių studijų studentams)

TARPTAUTINIO PROTOKOLO IR ETIKETO SAMPRATA. ETIKETAS IR KASDIENINIS ELGESYS ORGANIZACIJOJE.

Tikslas: suprasti protokolo reišmę bendravime.

Tarptautinis protokolas dažnai suvokiamas kaip vyriausybėms bei jų atstovams skirtos tarptautinio bendradarbiavimo normos bei taisyklės. Ilgą laiką taip ir buvo. Tačiau nuolat intensyvėjant šalių ekonominiams, politiniams ir kultūriniams ryšiams, jo samprata žymiai išsiplėtė. Tarpusavyje bendradarbiauja ne tik tvyriausybės, diplomatinės atstovybės, oficialūs asmenys, bet ir įvairios visuomeninės organizacijos, firmos, įmonės, įstaigos. Jokia profesinė, dalykinė veikla jau negali apsiriboti vien tik sava šalimi ir   tarptautinio etiketo ir tarptautinio protokolo normų ir taisyklių išmanymas tampa būtinybe.

Tarptautinio etiketo ir tarptautinio protokolo prasmė ir paskirtis yra labai panašios, bet ne tapačios. Pagrindinis panašumas tas, kad ir tarptautinis etiketas, ir tarptautinis protokolas – tam tikros elgesio normos ir taisyklės. Tačiau etiketas tik nusako, kaip tinkamai elgtis iš anksto numatytose situacijose, kad atrodytume mandagūs, malonūs. Protokolo reikalavimai yra griežti ir konkretūs, tiksliai apibrėžiantys elgesio reikalavimus. Protokolas reglamentuoja susitikimų ir palydų tvarką, derybų ir pokalbių, priėmimų organizavimą, dalykinio susirašinėjimo įforminimą, aprangą ir t.t. Kokie bebūtų įvairių šalių papročiai ir tradicijos, protokolas grindžiamas standartizuotomis elgesio taisyklėmis. Skiriamos kelios protokolo rūšys:

karališkasis protokolas - griežtų taisyklių sistema ir jų vykdymo formos, priimtos monarchų rūmuose;

karinis protokolas – armijoje ir laivyne visuotinai priimtų elgesio normų bei taisyklių kodeksas;

diplomatinis protokolas – elgesio taisyklės, kurių diplomatai ir kiti oficialūs atstovai privalo laikytis visuose oficialiuose diplomatiniuose renginiuose;

tarnybinis protokolas - visuma taisyklių, tradicijų ir susitarimų, kuriais remiasi bendravimas dalykiniuose santykiuose..

Daugelis protokolo taisyklių sutampa, arba yra panašios, tačiau griežčiausiai jo normų laikosi diplomtai ir kiti oficialūs asmenys.

Dalykinėje, verslo veikloje laikomasi tarnybinio protokolo. Verslininkams ir įvairių sričių specialistams privalu žinoti šio protokolo taisykles ir nepriekaištingai jas vykdyti laikytis, bendraujant su užsienio partneriais. Tarptautinio protokplo ir etiketo laikytmasis padeda kurti konstruktyvius dalykinius santykius, nes, žinodami kaip elgtis, neįžeisime bendravimo partnerio. Kaip teisingai parašyti oficialų laišką, kvietimą, kaip priimti svečią ir su juo kalbėtis, kaip užmegzti bendravimą privalo žinoti kiekvienas. Elgesio reikalavimų išmanymas svarbus ir psichologiniu požiūriu – leidžia laisvai jaustis kiekvienoje situacijoje, labiau pasitikėti savimi.

Etiketas – žmonių elgesio taisyklių, šablonų, simbolių visuma. Taisyklės, kurios yra vienodos ar labai panašios visose šalyse, vadinamos tarptautinėmis. Kiekvienos šalies etiketas gali turėti ir savų ypatumų kurias nulemia istorinė raida, tradicijos ir papročiai.

Etiketas išreiškia išorinę bendravimo taktiką ir apima įvairias elgesio formas, mandagumo taisykles. Etiketas susiklostė žmonijos istorijoje kaip tam tikras kultūros elementas, formalus, ritualizuotas elgesys, kartais reguliuojamas griežtai nustatytos tvarkos. Tokia tvarka ypač būdinga diplomatiniam bei įvairaus lygio priėmimų, oficialių susitikimų etiketui.

Etiketo sąvoka buvo pradėta vartoti Prancūzijoje, Liudviko XIV dvare. Tuometiniuose priėmimuose svečiams įteikdavo korteles, kuriose būdavo surašytos elgesio taisyklės. Jas vadindavo etiketėmis. (pranc. etiquette) Tačiau etiketo, kaip elgesio taisyklių ir normų kūrimosi istorija yra nepalyginamai senesnė. Galima teigti, kad etiketas yra bendros žmonijos kultūros dalis. Šiandien etiketas - išsiauklėjimas, geros manieros, visuotinai priimti elgesio etalonai. Etiketas palengvina, supaprastina žmonių bendravimą. Būdamas pritaikytas tipiškoms, nuolat pasikartojančioms situacijoms, jis tarsi nusako, kaip konkrečiai išreikšti visuotinės dorovės normas, išeikvojant kuo mažiausiai dvasinės energijos. Etiketo normose realizuojama viena iš pačių reikšmingiausių etinių vertybių – besąlygiškos pagarbos, palankumo kitam žmogui reikalavimai.

Šiuolaikinėje profesinėje veikloje etiketui skiriamas didžiulis dėmesys, jis turi konkrečią funkcinę bei dorovinę prasmę.

Praktinė tarnybinio etiketo paskirtis - sukurti sąlygas kuo efektyvesniam bendravimui. Jis tvarko, disciplinuoja dalykinį bendravimą, kuria psichologiškai palankią aplinką, supaprastina žmonių santykių reguliavimą. Etiketas diferencijuoja visuomenę, kiekvieną asmenį versdamas elgtis pagal savo socialinį statusą ir atliekamą vaidmenį. Drauge jis suteikia žmogaus poelgiams patrauklumo, padeda lengviau prisitaikyti prie susidarančių situacijų ir daryti poveikį kitiems. Tai ypač svarbu siekiant profesinės karjeros.

Tarpasmeniniame bendravime etiketas padeda išvengti konfliktų, o jiems kilus – neskausmingai spręsti. Etiketo taisyklių laikymasis sukuria pagarbią atmosferą, neleidžiančią jokiu atveju pereiti į kito žmogaus įžeidinėjimą, jo orumo niekinimą. Dalykinei veiklai, verslo partnerystei šios etiketo funkcijos yra labai reikšmingos, todėl etiketo normos yra įtraukiamos į organizacijų etikos kodeksus.

Etiketas išreiškia ir tam tikrus moralinius principus, padorumo, pagarbos, geranoriškumo reikalavimus. Profesinėje praktikoje etiketo nepaisymas pastebimas žymiai greičiau, nei dorovinių normų pažeidimai, todėl mandagumas, išorinis disciplinuotumas čia labai svarbus. Efektyviam susikalbėjimui būtinas emocinis pozityvumas arba bent jau neutralumas ir griežtai draudžiamos negatyvios emocijos. Parodyti savo blogą nuotaiką, susierzinimą kolegoms, interesantams, klientams ne tik išoriškai negražu, nepadoru, bet rinkos santykių visuomenėje nenaudinga savo paties interesų požiūriu. Dėl šios priežasties mandagaus, dėmesingo elgesio klientai ir interesantai pirmiausiai sulaukia privačiose įmonėse ir įstaigose, t.y. ten, kur didžiausia konkurencija. Tose veiklos srityse, kurias finansuoja valstybė ir konkurencijos dėsniai veikia žymiai mažiau, interesanto lūkesčių nepaisymas, jo ,,varinėjimas” iš kabineto į kabinetą, net pakeltas tonas – vis dar nemaloni realybė.

Etiketas sukultūrina žmogaus reakcijas, jas socializuoja. Šiuolaikinis, nuolat demokratėjantis etiketas reikalauja bet kurioje situacijoje į asmenį, su kuriuo bendraujame, žiūrėti kaip į lygiavertį partnerį. Ši taisyklė grindžiama ne tik besąlygišku kiekvieno žmogaus vertingumo pripažinimu, jo orumo gerbimu, bet ir suvokimu, kad skirtingas funkcijas atliekantys žmonės yra reikalingi vieni kitiems.

KARTOJIMO KLAUSIMAI

1. Kokios yra tarptautinio protokolo rūšys?
2. Apibūdinkite tarptautinį tarnnybinį protokolą.
3. Kuo svarbus protokolas ir etiketas dalykiniame bendravime?
4. Kuo skiriasi tarptautinis etiketas ir tarptautinis protokolas?
5. Kokia praktinė tarnybinio etiketo paskirtis?
6. Kokia dorovinė tarnybinio etiketo prasmė?

LITERATŪRA

LYDEKA A. Protokolo pagrindai kiekvienam, siekiančiam. Vilnius: Eugrima, 1999, p.9-20.

MISEVIČIUS V. Tarptautinio bendravimo protokolas. Kaunas: Technologija, 1998, p.14-16.

VASILJEVIENĖ N. Verslo etika ir elgesio kodeksai. Kaunas: VU KHF, 2001, p.66 - 68.

OFICIALŪS RENGINIAI IR JŲ ORGANIZAVIMAS.

PREZENTACIJŲ ETIKA. KVIETIMAI

Tikslas: Žinoti bendravimo etiką ir etiketą.

Renginių rūšys.

Gerą organizacijos įvaizdį padeda kurti ryšys su klientais ir jos vieta visuomenėje. Sugebėjimas gerai organizuoti oficialius renginius liudija apie jos korektiškumą, patikimumą. Oficialūs renginiai gali būti organizuojami įvairiomis progomis:

įmonės ar įstaigos jubiliejus;

oficialus (jubiliejinis) gimtadienis:

svečiai iš užsienio ir t.t.

sudarant bendradarbiavimo sutartis,

naujų gamybos šakų, naujo gaminio, naujų pastatų, filialo pristatymas;

visuomeninė veikla

Įmonės (įstaigos) jubiliejui tinka: akademinė šventė, papildoma programa parodos atidarymas, priešpietinis priėmimas, spaudos atstovų priėmimas, kviestiniai pietūs.

Oficialiam (jubiliejiniam) gimtadieniui tinka: priešpietinis priėmimas, vakarinis priėmimas - kviestiniai pietūs (banketas); gali būti ir pokylis su menine programa..

Priimant svečius iš užsienio tinka: dieninis priėmimas, kviestiniai pietūs.

Pristatant naujas gamybos šakas, naują gaminį it t.t. tinka: spaudos atstovų priėmimas, pakvietimas vakarui.

Vystant visuomeninę veiklą tinka: parodos atidarymas, meno ar sporto premijos įsteigimas, spaudos atstovų priėmimas, dieninis priėmimas, kviestiniai pietūs.

Pagrindinės renginių rūšys yra šios:

Akademinė šventė organizuojama švenčiant didelį įmonės ar įstaigos jubiliejų, įteikiant įmonės įsteigtą premiją ir pan. Akademinės šventės būna iškilmingos, paprastai šventinę kalbą palydi orkestras. Šiame renginyje nevalgoma ir negeriama.

Dalyvių – 100 ir daugiau žmonių, pradžia – 11val, trukmė – 1-2 val.

Parodos atidarymas rengiamas parodoms, įmonės jubiliejui arba jaunų menininkų rėmimo proga. Dalyvių skaičius priklauso nuo patalpos dydžio, pradžia – nuo 11 iki 20 val.

Spaudos konferencija ir spaudos atstovų priėmimas rengiamos susijungiant įmonėms, pristatant naują gaminį, sudarant bendradarbiavimo sutartį. Spaudos konferencija reikalinga įmonei, kai ji priima sprendimus, galinčius turėti ėtaką darbo vietų skaičiui.

Pagrindinio pranešimo tekstas bei įmonės informaciniai biuleteniai įteikiami kiekvienam spaudos atstovui.

Spaudos konferencijos metu ant stalų statomi tik gėrimai. Po konferencijos spaudos atstovai kviečiami šalto užkandžio.po to vyksta neformalūs pokalbiai, kuriuose dalyvauja įmonės atstovas. Juosepatrikiama spaudoje neskelbta informacija, svarbi įmonei ir spaudai.

Oficialūs priėmimai rengiami ne tik norint pavaišinti svečius ir parodyti jiems pagarbą Jie padeda kurti gerą asmens, įmonės ir šalies įvaizdį, plėtoti dalykinius ryšius. Priėmimų metu neoficialioje aplinkoje galima pasikeisti nuomonėmis, gauti vertingos informacijos aptarti rūpimus klausimus.

Priėmimai skirstomi į stovimus ir sėdimus, dieninius ir vakarinius.

Dieniniai stovimi priėmimai – “taurė vyno”, “taurė šampano”.

Kokteilis, furšetas, bufetas, priklausomai nuo rengimo laiko gali būi ir dieniniai, ir vakariniai.

Dieniniai sėdimi priėmimai- kviestiniai pusryčia, arbatėlė.i

Vakariniai sėdimi priėmimai - kviestiniai pietūs, kviestinė vakarienė

Dieninis priėmimas - kviestiniai pusryčiai dažniausiai rengiami šeštadieniais arba sekmadieniais. Paprastai kviečiama 10 –15 svečių. Kviestinius pusryčius įprasta rengti kitą dieną po svarbaus įvykio ar šventės. Pradžia tarp 12 – 15 val., trukmė apie 1,5 val

Kokteilis / pietūs stovint. Didžiausias tokio priėmimo pranašumas – jo netradicinis pobūdis. Tai stovimas priėmimas, todėl nėra ir užstalės tvarkos. Statomi tik keli nedideli staliukai ir kelios kėdės arba krėslai nišose. Vaišės išnešiojamos ant padėklų.

Kokteilio pobūviai gali būti oficialūs ir neoficialūs: susitikimai su kolegomis ir draugais. Į oficialų kokteilį paprastai atsiunčiamas kvietimas paštu. Svečių skaičius neribotas.

Priėmimo pradžia tarp 17 ir 18 val., trukmė – 2 val.

Furšetas taip pat stovimas priėmimas. Furšetui būdingas vienas didelis stalas, kuris stovi salės viduryje arba prie sienos. Furšeto metu valgoma tik šalutėmis. Gėrimo pateikiama tiek pat, kaip ir kokteilių vakarėlyje, tačiau užkandžių būna kur kas daugiau. Lėkštės su šaltaisiais užkandžiais dedamos stalo viduryje. Galima pateikti ir karštą išnešiojamą užkandą. Svečiai apsitarnauja patys, padavėjai tik pakeičia indus

Į oficialų furšetą atsiunčiamas kvietimas paštu. Svečių skaičius neribotas.

Pradžia tarp 17 – 19 val., trukmė – 2 val

Kviestiniai pietūs – vakarinis, oficialus sėdimas prięmimas, kur protokolotaisyklių laikomasi be išlygų.. Ypatingas dėmesys skiriamas užstalės tvarkai ir užstalės kalboms – jų turinį ir eiliškumą būtina iš anksto parengti ir suplanuoti.

Prie stalo sėdama, atvykus svarbiausiam svečiui. Tokio priėmimo metu turėtų būti daugiau patarnautojų.

Dalyvių – nuo 30 žmonių.

Pradžia tarp 18 – 21 val., trukmė apie 4 val.

Kviestinė vakarienė yra ypač iškilmingas priėmimas, kuriam taikomi patys griežčiausi protokoliniai reikalavimai sveikinimo kalboje ir užstalės tvarkoje. Paprastai ji rengiama ypatinga proga arba svarbaus svečio garbei. Meniu – šiek tiek iškilmingesnis nei kviestinių pietų.

Dalyvių – nuo 40 žmonių

Pradžia tarp 20 – 21 val., trukmė - 4 – 4,5 val.

Renginio organizavimas.

Kiekvieną renginį būtina griežtai suplanuoti, ypatingą dėmesį skiriant jo organizavimui. Didesnį renginį reikia pradęti ruošti prieš metus. Pirmiausiai reikia tiksliai numatyti jo datą bei išsiaiškinti, kas iš organizacijos atstovų atliks šeimininko bei šeimininkės vaidmenį. Jei planuojamas renginys neturi tvirtos datos, būtina iš anksto susitarti dėl kelių terminų. Renginio data gali būti nustatoma atsižvelgiant į labai svarbaus svečio ar kelių garbingų svečių pageidavimus.

Aptarus renginio pobūdį ir dydį sudaromas kontrolinis sąrašas, kuriuo vadovaujantis organizuojamas ir kontroliuojamas renginys. Jame būtina iš anksto numatyti daugelį dalykų:

renginio tipą;

svečių sąrašą;

kvietimų išsiuntimą;

svečių susodinimą;

kokie bus valgiai ir gėrimai;

stalo serviravimą;

tostus ir kalbas;

visą priėmimo eigą.

Taip pat reikia apgalvoti, su kuo ir apie ką kalbėti, kaip atsakyti į klausimus ir pan.

Ypatingai svarbi kiekvieno renginio organizavimo dalis - išankstinio svečių sąrašo sudaryma.s Šis sąrašas neturi viršyti normalių svečių aptarnavimo galimybių. Negalima užmiršti ir patalpos, kurioje vyks priėmimas, dydžio. Išankstinis svečių sąrašas sudaromas taip:

svarbiausias svečias;

kiti labai svarbūs svečiai;

ką privalu pakviesti (verslo ryšiai ir pan.);.

ką reikia pakviesti, nes įsižeis;

ką kviesti iš savo įmonės, įstaigos;

ar kas nors nebuvo pamirštas pakviesti;

jeigu priėmimas sėdimas - moterų neturi būti daugiau nei vyrų.

Priėmimui, kokios rūšies jis bebūtų, vadovauja šeimininkas ir šeimininkė Šeimininkės vaidmenį atlieka organizacijos vadovo žmona ir tuose renginiuose, kurie skirti darbo reikalams. Šeimininkas ir šeimininkė atlieka labai konkrečias pareigas.

Šeimininkas privalo:

numatyti visą priėmimo eigą;

nustatyti tvarką prie stalo;

parengti ir pasakyti oficialią sveikinimo kalbą;

sudaryti kalbėtojų sąrašą;

parinkti gėrimus;

numatyti vedančiuosius.

Šeiminink s pareigos:

apgalvoti visą renginio stilių

pasirūpinti aplinka bei interjeru;

sudaryti patiekalų sąrašą ir nustatyti bendrą valgymo eigą.

Šeimininko ir šeimininkės pareigos bendrai:

šeimininkai pasitinka svečius stovėdami netoli durų, kad kiekvienas įeidamas galėtų pasisveikinti;

supažindina svečius – bent jau tuos, kurie kartu sėdės prie stalo;

pakalba, nors ir trumpai, su visais svečiais;

rūpinasi renginio eiga.

Šeimininkas privalo griežtai paisyti oficialios rangų sekos. Užstalės kalbų seką šeimininkas turi sudaryti taip, kad aukštesnio rango asmenys kalbėtų pirmieji, arba ,,rimtos” kalbos pasakytos prieš linksmąsias. Žinoma, su visais kalbėtojais reikia susitarti iš anksto, o taip pat žinoti, kiek laiko truks kiekviena kalba.. Šeimininkas pirmasis pakelia taurę ir trumpu pasveikinimu ar garbės svečiui skirtu tostu pasiūlo svečiams išgerti.

Renginio šeimininkė, paimdama stalo įrankius, duoda ženklą pradėti valgyti. Raginti žodžiu oficialiuose priėmimuose nepriimta. Šeimininkė pirmoji pakyla nuo stalo, tačiau to nedaro, kol svečiai nepavalgę.

Prezentacija

Pastaraisiais metais prezentacija tapo būtinu firmos įkūrimo ir jos įsitvirtinimo vidaus bei tarptautinėje rinkoje elementu. Prezentacija, kaip ir pirmasis įspūdis, gali nulemti santykių su partneriais ir potencialiai klientais sėkmę.

Apie būsimą prezentaciją privalu paskelbti žiniasklaidoje. Skelbime nurodoma, kada, kur ir koks renginys vyks.

Kad prezentacija būtų sėkminga, ją ruošiant būtina pasitelkti profesionalus. Galima išskirti šiuo jos rengimo etapus:

nustatyti numatomo renginio vietą ir laiką;

paruošti programą ir scenarijų

Dažniausiai prezentacija trunka 1,5 – 2 val., o po to įprasta surengti kokteilį arba furšetą, todėl pradėti ją reikėtų ne anksčiau kaip 14 val.

Paprastai renginį pradeda ir jį veda vadovas, atsakingas už firmos išorinius ekonominius ryšius. Jis taip pat pristato visus kitus įmonės vadovus. Po to galima parodyti filmą (10 – 15 min.) ir padaryti pranešimą apie firmos veiklą, jos gaminamą produkciją ar teikiamas paslaugas. Jis turėtų trukti ne ilgau kaip 30 min. Likęs laikas skiriamas atsakymams į klausimus. Patalpoje, kurioje vyksta prezentacija, įrengiami reklaminiai stendai, pateikiami plakatai bei kita reklamai skirta medžiaga.

Prezentacijos dalyviams įteikiami suvenyrai ir reklaminės dovanos priminti jų gavėjams apie save. Tai dažniausiai nebrangios dovanėlės: užrašų knygelės, kalendoriai, automatiniai rašikliai, peleninės, žiebtuvėliai, ženkleliai. Ant jų užrašomas firmos pavadinimas, o kartais ir adresas bei veiklos rūšis.

Reklamos specialistai teigia, kad prezentacijos paskirtis – pašalinti abejones dėl prekės ar paslaugos kokybės, sukurti gerą firmos įvaizdį. Pateikiama informacija turi būti tiksli ir nekelianti abejonių klientui. Jokiu būdu nedera kritikuoti konkurentų – geriau sukurti įspūdį, kad būtent jūs galite išspręsti kliento problemas.

Įtaigus reklamos būdas prezentacijos metu – gaminamų prekių demonstravimas. Labai svarbu įtraukti potencialius klientus į bendrą veiklą. Tai galėtų būti įrankių ar prietaisų išbandymas, rūbų prisimatavimas, valgių bei gėrimų ragavimas. Kai klientas asmeniškai gali išbandyti prekę, išauga jo pasitikėjimas gaminiu ir firma.

Daug dėmesio derėtų skirti techninėms priemonėms, suteikiančioms prezentacijai patrauklumo: skaidruolės, filmai ir kt. Ypatingai daug galimybių suteikia šiuolaikinės kompiuterinės technologijos. Vizualinių priemonių panaudojimas tampa dar svarbesnis didelėje auditorijoje, kai asmeninių kontaktų galimybės yra labai ribotos.

Kvietimai

Rašant kvietimus, prieš akis būtina turėti svečių sąrašą. Kvietimams, o taip pat atsakymams į juos, taikomi griežti protokoliniai reikalavimai. Formaliame kvietime visada turėtų būti:

• kviečiančios ir kviečiančiojo vardas ir pavardė;
• kviečiamojo vardas ir pavardė, kreipinys;
• pakvietimo proga arba renginio rūšis;
• renginio data ir laikas;
• renginio vieta;
• pastaba kaip rengtis;
• prašymas atsakyti iki … .

Svarbi ir kvietimo estetinė išvaizda. Popierius, ant kurio spausdinamas kvietimas, turi būti geros kokybės. Jei kopijavimo technika gera, kvietimus galima ir kopijuoti. Spalva – balta arba kokio nors šviesaus atspalvio. Rašto šriftas – individualaus pasirinkimo reikalas, tačiau jis turi atitikti bendrą kvietimo stilių ir būti lengvai įskaitomas.

Kvietimai išsiunčiami individualiu laišku. Ypatingai svarbiems svečiams įteikiamas rašaliniu parkeriu ranka rašytas kvietimas.

Rašant adresą, jeigu kviečiama sutuoktinių pora pirmuoju iš poras pavadinamas vyras, po to – moteris. Kreipinyje rašoma atvirkščiai. Akademiniai ir garbės titulai adrese nurodomi, bet tik prie titulo nešiotojo pavardės. Profesoriaus ar daktaro titulai netrumpinami.

Prie dalykinių kvietimų dažniausiai pridedama jau išspausdinta atsakymo kortelė, kurią kviečiamajam asmeniui belieka įmesti į pašto dėžutę. Šiuo metu labai mandagu prie parengto atsakymo pridėti voką su atgaliniu adresu ir pašto ženklu. Taip parodomas dėmesys svečiui ir taupomas jo laikas. Atsakymo tekstas turėtų būti mandagus ir drauge informatyvus, pvz.: ,,Kartu su manimi atvyks …”, ,,Prašau atleisti, bet dalyvauti negalėsiu” ir t.t.

Prie kvietimo galima pridėti nedidelį planelį ar privažiavimo schemą – tada atvykstantieji svečiai lengvai ras renginio vietą.

Kvietime svarbu ne tik nurodyti renginio pradžios laiką, bet ir pažymėti kaip punktualiai reikia atvykti ir kiek truks renginys. Trukmės nurodymas suteikia daugiau laisvės kviečiamajam – jis atvyksta ir išeina pačiam patogiu laiku. Punktualumą nurodo santrumpos: s.t. arba c.t. Santrumpa s.t. (lot. sine tempore) reiškia, kad atvykti reikia minutės tikslumu. C.t. (lot. cum tempore) reiškia laiko tarpą iki 15 min. Kuo mažiau svečių, tuo punktualesni jie turėtų būti.

Kvietime į kiekvieną viešą renginį turi būti parašyta kaip rengtis. Tarptautinis etiketas reikalauja nurodyti tik vyro aprangos rūšį. Ši pastaba rašoma apatinėje kvietimo dalyje.

Kvietimai išsiunčiami ne vėliau kaip 2 – 3 savaites iki priėmimo, kad svečiai spėtų atsakyti. Į pakvietimą įprasta atsakyti po 3 – 5 dienų nuo pakvietimo gavimo. Jeigu dėl kokių nors priežasčių atsakymo laiku duoti negalite, geriau visai kvietimo atsisakyti. Neatsakyti į kvietimą - reiškia parodyti nepagarbą kvietėjams.

KARTOJIMO KLAUSIMAI

1. Kokiomis progomis organizuojami oficialūs renginiai?
2. Kokios pagrindinės oficialių renginių rūšys?
3. Kas numatoma kontroliniame renginio organizavimo sątaše?
4. Kaip sudaromas svečių sąrašas/
5. Kokias pareigas oficialiame priėmime atlieka šeimininkas ir šeimininkė?
6. Kokias pareigas oficialiame priėmime atlieka šeimininkas ir šeimininkė kartu?
7. Kokia prezentacijos reikšmė dalykinėje veikloje?
8. Kaip sudaroma prezentacijos programa?
9. Kaip taisyklingai rašomas kvietimas?
10. Kokie estetiniai reikalavimai kvietimams?

LITERATŪRA

LYDEKA A. Protokolo pagrindai kiekvienam, siekiančiam. Vilnius: Eugrima, 1999, p.141-149, 153-166.

MISEVIČIUS V. Tarptautinio bendravimo protokolas. Kaunas: Technologija, 1998, p.181-185.

WREDE-GRISCHAT R. Manieros ir karjera. Vilnius: Pradai, 1996, 41-64, 75-83.

Wolf I. Biznio knyga. Vilnius: Mintis, 2000,.p.80-84.

C PROTOKOLINIAI REIKALAVIMAI DERYBOMS. DERYBŲ, KONFERENCIJŲ BEI PASITARIMŲ ETIKA IR ETIKETAS

Tikslas: Žinoti bendravimo etiką ir etiketą derybose ir pasitarimuose.

Oficialūs pokalbiai yra skirstomi į tris tipus:

pažintinis pokalbis;

protokolinis pokalbis;

derybinis pokalbis.

Pažintinio pokalbio trukmė 15 – 20 min. Jo metu susipažįstama, pasikeičiama vizitinėmis kortelėmis, informuojama apie savo instituciją. Svečiai tokio pokalbio metu gali pareikšti papildomus pageidavimus, tačiau jokie svarbūs klausimai nesvarstomi.

Protokolinis pokalbis trunka apie 40 min. Protokolinis pokalbis yra griežtai reglamentuotas, jame jau gali būti keliamos svarbios problemos. Būtina neužmiršti tinkamai paskirstyti laiką: reikia spėti išdėstyti ir savo mintis, ir išklausyti pašnekovą.

Derybinio pokalbio laikas neribojamas. Jo metu svarstomi abejoms šalims svarbūs klausimai. Jo metu  būtina pasiekti konkrečių rezultatų, netgi jeigu jie neigiami.

Derybų procesas susideda iš pasiruošimo deryboms, derybų vedimo ir derybų rezultatų analizės.

Ruošiantis deryboms privalu:

numatyti derybų vietą ir laiką;

suformuoti derybų delegaciją.

Formuojant derybų delegaciją svarbiausia parinkti tinkamus asmenis, ypatingai – jos vadovą. Paprastai abi besiderančios pusės derina, kad būtų maždaug vienodas dalyvių skaičius abiejose delegacijose. Būtina pasistengti, kad abiejų pusių atstovai būtų vienodo rango. Kalba, kuria vyks derybos, nustatoma šalių susitarimu. Vieta aptariama iš anksto. Nei viena pusė primygtinai nesiūlo derybų vietos. Galutinis sprendimas dažniausiai priklauso kviečiančiai pusei. Jeigu derybų vieta ar laikas keičiami, privalu apie tai pranešti partneriams, būtinai paaiškinant priežastis.

Vykstant į pokalbį, privalu turėti pakankamą vizitinių kortelių skaičių. Kiekviena pažintis prasideda nuo pasikeitimo vizitinėmis kortelėmis.pasikeitimai vizitinėmis kortelėmis prasideda nuo aukščiausio rango delegacijos nario ir eina pagal rangus žemyn. Derybų metu vizitinė kortelės padedamos priešais save, ir geriausiai ta tvarka, kaip sėdi derybų partneriai – tai padeda nesupainioti pavardžių. Kortelių negalima vartyti rankose, rašinėti ant jų, lankstyti. Tai gali būti suprasta kaip nepagarba.

Derybos iki šiol laikomas efektyviausia bendravimo priemone, todėl joms reikia kruopščiai pasiruošti. Laukiant svečių ne tik iš anksto apsvarstyti, kas bus kalbama, bet ir pasirūpinti draugiška, malonia aplinka.

Pokalbiui turi būti pariktos jaukios, pakankamai erdvios, bet ne per didelės patalpos. Deryboms labiausiai tinka pasitarimų kambarys. Jame paprastai yra stalas ir kėdės, sustatytos iš abiejų pusių. Ant derybų stalo gali būti tik blanknotai, pieštukai, mineralinis vanduo, taurės. Vienoje stalo pusėje sėdi atvykusieji, jiems priešai – šeimininkai. Rengiant bendrą programą abiejų delegacijų nariai sėdi bendrai.

Visų oficialių pokalbių metu laikomasi tam tikrų svečių susodinimo taisyklių:

centre prie stalo sodinamas svarbiausias asmuo;

jam iš dešinės – pagal svarbumą antras, iš kairės – trečias;

svečias neturi sėdėti veidu į duris;

svečias nesodinamas veidu į šviesos šaltinį;

būtina atkreipti dėmesį į estetinį vaizdą, kurį mato svečias.

Iš anksto reikėtų susitarti, kas bus vertėjas. Norint filmuoti ar įrašyti pokalbį, reikia gauti kitos šalies sutikimą. Pokalbio metu nedera liesti religinių, nacionalinių ar kitų jautrių temų, kritikuoti šalies papročius.

Bet kurio pokalbio metu, norėdami pelnyti pašnekovo palankumą:

būkite dėmesingi, nepertraukinėkite ir išklausykite savo pašnekovą;

kad ir trumpam mintimis nuklydę nuo pokalbio, neparodykite to;

parodykite nuoširdų suinteresuotumą pokalbio dalyviu ir tema;

pokalbio metu nedera vartyti popierių, žvelgti į šalį;

nepertraukinėkite kalbančiojo;

aktyviai klausykitės;

niekad nežeminkite pokalbio dalyvio orumo, neparodykite abejonęs jo kompetencija.

Aktyviai klausydamas, pašnekovas rodo dėmesingumą pokalbio dalyviui Linktelėjimas, žvilgsnis į akis, kartkartėmis įterpiami ,,taip”, ,,be abejo” ir pan. sustiprina įspūdį, kad klausomasi itin atidžiai. Patartina retkarčiais perklausti pasidomėti plačiau tuo, apie ką pasakojama. Papildomai pasitelkus kūno kalbą – intonaciją, mimiką, žvilgsnį galima pasiekti puikių rezultatų sprendžiant net pačias sudėtingiausias problemas.

Deryboms užtrukus, galima pasiūlyti kavos, sumuštinių, vaisių Užkandžius patartina patiekti kitoje patalpoje. Jeigu tokios galimybės nėra, vaišės atnešamos prie derybų stalo ir pastatomos priešais delegacijų vadovus Kava iš anksto paruošiama ir išnešiojama ant padėklo, griežtai paisant dalyvių rango.

KARTOJIMO KLAUSIMAI

Apibrėžkite oficialių pokalbių rūšis bei tikslus.

Kaip formuojama derybų delegacija?

Kaip keičiamasi vizitinėmis kortelėmis?

Kokie pagrindiniai oficialių pokalbių protokoliniai etiketo reikalavimai?

kaip rengiama kavos pertrauka?

LITERATŪRA

LYDEKA A. Protokolo pagrindai kiekvienam, siekiančiam. Vilnius: Eugrima, 1999, p.59-63.

MISEVIČIUS V. Tarptautinio bendravimo protokolas. Kaunas: Technologija, 1998, p.59-59, 79-84..

RAZAUSKAS R. 365 vadovo dienos. Vilnius: Mintis, 1994, p. 139-150.