Általános szervezeti kommunikáció - Szervezeti menedzsment

Általános szervezeti kommunikáció

Szervezeti menedzsment

Tartalomjegyzék

Bevezetés 3. oldal

Általánosan a Tim Eurosei SRL cégről 3. oldal

Általános szervezeti kommunikáció 4. oldal

Szervezeti kommunikáció a Tim Eurosei SRL cégen belül  6. oldal

A szervezet tagjaival való kommunikáció8. oldal

A szervezet külső környezetével történő kommunikáció.9. oldal

Következtetések ..9. oldal

Bevezetés

Általánosan a TIM EUROSEI S.R.L. cégről

A Tim Eurosei korlátolt felelősségű társaság székhelye Temesváron található, leányvállalatai : 1 Kolozsváron, 2 Bukarestben.

A céget 1997-ben alapították Temesváron és része egy olasz székhelyű privát cégnek, igz a tulajdonosa olasz nemzetiségű.

Tevékenységi területe különböző elektronikai, villamos, automatizált, elektromos anyagok, termékek importálása és forgalmazása. Nagykereskedelmet folytatnak, csak nagytételben árusitanak cégeknek, fizikai személyek számára viszont nem. Az árut Olaszországból importálják és Temesváron raktározzák, onnan pedig nagyautokkal hordják ki Kolozsvárra és Bukarestben. Szürgősség esetében az áru kiszállitása repülővel történik, akár pár órán belül, amelynek a költségeit a kliens állja.

Hetente 120 tonna áru érkezik Romániába, a cég székhelyére. Az eladás nagybani rendeléssel történik, körülbelül 3 hét alatt szállítják Olaszországból azb árut abban az esetben amikor direkt történik a rendelés egy kirendeltségtől, pl Kolozsvár vagy Bukarest.

Az összesen 40 alkalmazottja mind 3 leányvállalatánál és a temesvári lerakatnák a követlkező képpen oszlik meg :

A főnök, tulajdonos tartja a közvetlen kapcsolatot a 3 vezetői tag között, bármilyen gond esetén nyiltan kommunikálva.

Az Eladói Vezető feladata az eladással kapcsolatos összes tevékenység és a vállalat fiókjainak makro szintű koordinálása.

A Marketing Ügynökök személyesen keresik fel a nagyobb cégeket és ajánlják a termékeiket, ezáltal kisebb nagyobb összejövetelű termékbemutatókat is rendeznek, szerződéseket kötnek. Tulajdonképpen ők azok akik a cég számára keresik a klienseket, az ország bármely pontjáról. Esetükben fontos a kellemes megjelenés és az öltözet, viszont nem elhanyagolható a jó beszédkeszség és a pontos információ a cégről meg a termékekről. Ezért mindezekre kellő figyelmet forditanak, mielőtt bármely ügynök  elkezdi e pályafutását.

A Raktár Felelős felügyelete alá tartozik még 2 alkalmazott : a Technikai Iroda Felelős és a Raktáros. Az ő feladata nyilván tartani a beérkezett árut és a kimenő árut, és a raktárban meg üzletben levő termékek időben való beszerzése, rendelése.

Nekik a dolguk kiszolgálni a klienseket, kiszolgáltatni a számlákat.

Egyetlen FőKönyvelő van, az a székhelyen tartozkodik, a kirendeltségeken pedig egy egy könyvelő van, amelyeknek a munkálya Temesvárról irányitott és felülvizsgált. Érdekes amint a számitógép szerverje, amelyen dolgoznak a könyvelők Temesvárron van, és a többi könyvelőknek csak képernyőjük van a kirendeltségeken.

Az alkalmazottak többnyire városiak és felsőfokú végzettséggel rendelkeznek. Felvevésük pillanatától kezdve egy oktatásban vesznek részt, vagyis betanitják őket a nekik megfelelő munkakörbe. Tisztázzák a feladatukat, kötelezettségüket, vagyis munkaköri leirást kapnak, melyben minden áttekinthető. Aránylag több a férfi nemű alkalmazott, a tevékenységétől függően is, körülbelül 40% a női alkalmazott és 60% a férfi. Ha bármelyikük felmond, ugyanolyan neművel helyettesitik, ami azt jelenti, hogy a munkakörök nemrtől függően vannak meghatározva.

A takaritónők iránt  tisztelettel vannak, amelyek hetente 2-3 szor meennek be takaritani. Aránylag középkoru női személyek, úgy vannak jellemezve, mint kedves, lekiismeretes hölgyek.

Általános szervezeti kommunikáció

A szervezeti kommunikációnak több célja is van. Ezek közül néhány:

• tudatosítja az emberekben a szervezeti célokat, azt, hogy merre tart a szervezet;
• tájékoztatja a dolgozókat a szervezetet befolyásoló főbb kérdésekről;
• pontos és teljes információt ad;
• a munkatársak számára biztosítja a hatékony munkavégzéshez szükséges tudást;
• tájékoztatja az embereket arról, hogy mit várnak tőlük;
• a vezetés egyik eszköze;
• biztosítja az érdeklődést a munkatársak ötletei, véleménye iránt;
• lehetővé teszi, hogy minden egyes munkatárs pontos és időbeli visszajelzést kapjon a teljesítményéről;
• tájékoztatja az embereket a szervezeti egység fejlődéséről;
• a vezetői kommunikáció példát ad a munkatársaknak.

A kommunikáció minősége, a kommunikációval való elégedettség javítja a szervezettel való elégedettséget is. A szervezeten belüli kommunikáció mellett meghatározó a szervezet külső kommunikációja is.

A hatékonyan működő kommunikációs rendszer lehetőséget teremt a szervezeti konfliktusok értékelésére, a rejtett humán erőforrások és innovatív potenciál felmérésére, válsághelyzetben pedig megkönnyítheti a menedzsment dolgát. A szervezet menedzsmentjének szüksége van a kommunikációs és a gyakorlati feladatok megosztására. A vezetés csak idejének egy részét töltheti kommunikáció szervezésével, a feladat nagyobb részét az erre szakosodott szervezet és szakemberek kell, hogy ellássák.

A szervezet tagjaival való kommunikáció és kapcsolatszervezés részterületei a következők:

alkalmazotti - alkalmazotti kapcsolatok

belső szervezeti kapcsolatok

tulajdonosi – vezetői kapcsolatok

vezetői – alkalmazotti kapcsolatok

vezetői – érdekképviseleti kapcsolatok

vezetői – vezetői kapcsolatok

A szervezet külső környezetével történő kommunikáció és kapcsolatszervezés területe is rendkívül jelentős a sikeres vállalat kialakításában. Részterületei a következők:

ágazati kapcsolatok építése,

fogyasztói-, ügyfélkapcsolatok építése,

pénzügyi kapcsolatok építése,

szakmai kapcsolatok építése,

termék, tevékenység, szolgáltatás, public relations.

A szervezeten belüli tájékoztatási rendszer többszintű lehet, megkülönböztetünk horizontális és vertikális, valamint formális és informális információáramlást. Ennek megfelelően a kommunikáció irányulhat a hierarchia alsóbb szintjei felé, valamint a menedzser felé illetve kommunikáció folyhat azonos szintek között is.

Szervezeti kommunikáció a

Tim Eurosei SRL cégen belül

A cégnek összesen 40 alkalmazottja van Bukarestben, Kolozsváron és Temesváron összesen. A főnök Temesváron tartozkodik és havonta ellátogat mindhárom kirendeltséghez.

A Tim Eurosei cég organigrammja a következőképpen néz ki :

A szervezet tagjaival való kommunikáció

A cég egy funkcionális szervezet. Ezen belül a kommunikáció vertikális és horizontális is. Ez a nagyon kevés munkásnak tudható be. A kommunikáció iránya szintén lehet fölfelé irányuló is és lefele irányuló is.

A Főnök és a 3 vezető között a kapcsolat direkt, öszinte és nyilt, ugyanúgy a 3 vezető és az alája tartozó alkalmazottak között is. A cég összes alkalmazottja között csak érdek kapcsolat lép fel, mindenki csak a pénzért dolgozik. Nincs személyeskedés, mivel mindenki csak a saját szakmájával foglalkozik és csak ahhoz ért. Viszont az alkalmazottak nagyon nagy hangsúlyt fektetnek a tisztelet megadásra a másik iránt. Nem megengedhető hogy egy családból két személy dolgoyyon a cégen belül, csupán szakmai kapcsolatok alakulnak ki.

Az alkalmazottak Karácsonykor és Húsvétkor ajándék csomagokat kapnak, és egy kis közös ünnepséget is rendeznek. Mindezzel értékelésüket fejezik ki az alakalmazottak erőfeszitéséért, hűségéért és talán lojalitásáért. Ugyanakkor motiváló eszközként is feljhasználják.

A cégen belül nagyon nagy a fluktuáció. Ez annak tudható be, hogy olasz minta alapján dolgoznak és nagyon kevés az igazi szaktudással és régiséggel rendelkező alkalmazott. Ezért a cég törekszik a szervezet küldetésének, filozófiájának, stratégiájának megfelelő kommunikációs- és kapcsolatszervező tevékenységeket, a szervezet iránti bizalom kialakítása, és folyamatos fenntartása érdekében egy megfelelő betanítást, traininget biztosítani minden alkalmazottnak. Az elvárások kicsit szigorúk, megkövetelt dolog a teljes idejű munka, odafigyelés és talán emiatt is kevesen vannak akik hosszú időn belül birják a szervezet etikai kódját. Viszont akik több ideje ott dolgoznak, meg vannak elégedve a szervezeten belüli környezettel és a havi bérrel is.

Funkcionális szervezettként mükődő cég, hátrányként szolgálhat az információ lassú áramlása. A mondottak alapján ez nem észlelhető a tulajdonos szemében, de meg a raktáros szemszögéből sem, azzal igazolva, hogy az alkalmazottak közötti nyilt kommunikáció és tisztelet kimutatása sokat segit a kellemes légkör megteremtéséhez és a feszültség elháritásához, amely időnként itt is felmerülhet.

A szervezet külső környezetével történő kommunikáció

A fogyasztói és ügyfélkapcsolatok építése: törekszenek és nagy hangsúlyt fektetnek a megfelelő kommunikáció használatára a kliensekkel szemben, ugyanakkor a megjelenésük is a tiszteletmegadáshoz méltóan történik. A különböző termékbemutatókon és ügyfelekkel való találkozás során a bizalmi légkör kialakulását célozzák, amelyek nem közvetlen eladásösztönző tevékenységek, de elősegítheti azt az értékesítési tevékenység bizalmi környezetének alakításával.

A legfontosabb fogyasztókat félévenként ebédmeghívással tisztelik meg.

A pénzügyi kapcsolatok építése nem igazán lelhető fel a cégnél, mivel nincsenek részvényesei.

Következtetések

A Tim Eurosei cégen belül megfigyelhető, hogy kevés alkalmazottakkal is nagyon jól mükődő vállalatként él a romániai piacon. Csupán a kolozsvári kirendeltségen a nyári honapokban a napi arulás aránylag 1milliárd lej, téli honapokban e összeg csökken, de ennek ellenére elmondható, hogy a cég nagy profitra tud szert tenni. Törekszik a jó kapcsolatok kialakitására a cégen belül és a fogyasztokkal is. Határozott szervezeti politikájával nagyszámú profitra tesz szert, igy sikeres szervezetként mükődik és sikerül magas béreket is fizetni az alkalmazottaknak. Kirendeltségei is nagy épületek, aránylag a város szélén találhatók és a vezetők meg marketing ügynököket szolgálati autóval látja el.

Hirnevét megőrzi, ugy ismeretes mint jó minőségű termékeket importáló cég és ezt a nevét a jövőben is szándékszik megőrizni. További hosszú távú céljai közé sorolható több kliens szerzése, alkalmazottak motiválása és persze a profit szerzés.