Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr z dnia .

Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego

w Radomiu w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów

Instrukcja obiegu dokumentów

w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Radomiu

Dział I

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

Przedmiotem niniejszej instrukcji jest określenie

zasad postępowania niezbędnych dla zapewnienia sprawnego i szybkiego załatwienia sprawy;

typowych, powtarzających się czynności kancelaryjnych oraz trybu postępowania z dokumentami w toku bieżącej pracy;

obiegu dokumentów od momentu ich wpływu z zewnątrz lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum.

Obiegiem dokumentów nazywane jest przejście dokumentów przez wyznaczone stanowiska pracy oraz ich odpowiednie sprawdzenie, zaewidencjonowanie, zabezpieczenie i przekazanie do merytorycznego załatwienia

Obieg dokumentów winien odbywać się najkrótszą drogą.

Użyte w niniejszej instrukcji następujące określenia oznaczają:

sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna Naczelnika Urzędu

komórka organizacyjna – wyodrębniona część Urzędu powołana do realizacji zadań ustalonych w Regulaminie organizacyjnym

korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wychodzące z Urzędu,

przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety lub paczki, i nadawane telefaksy,

dokument – pismo stwierdzające lub ustanawiające stan prawny lub służące do wykonania określonych uprawnień,

załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, przedmioty, itp.)

dekretacja – odręczna notatka naniesiona na danym dokumencie oznaczająca komórkę organizację lub pracownika odpowiedzialnych za załatwienie danej sprawy.

akta sprawy – oryginały pism i dokumentów powstających w wyniku załatwiania sprawy, tj. korespondencja dotycząca tego samego zdarzenia.

termin – konkretna data wynikająca z obowiązujących przepisów lub ustaleń wyznaczających czas załatwienia sprawy.

znak sprawy – zespół symboli oznaczający przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw według rzeczowego wykazu akt.

jednolity rzeczowy wykaz akt – tematyczny podział akt spraw załatwionych, określający jednocześnie archiwalną klasyfikację akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, kategorią archiwalną.

korespondencja zastrzeżona dla Naczelnika – korespondencja zastrzeżona do wglądu i wyłącznej dekretacji Naczelnika Urzędu między innymi korespondencja wpływająca od jednostki nadrzędnej, Sądu, Prokuratury.

adres elektroniczny – oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej – poczty elektronicznej.

poczta elektroniczna – jedna z usług internetowych służąca do przesyłania wiadomości tekstowych.

Biblioteka Akt (B.A.) – jednolity komputerowy system ewidencjonowania i obiegu korespondencji służący do:

- rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej,

- nadawania korespondencji kolejnych numerów,

wprowadzenia dekretacji na zaewidencjonowanej korespondencji

określania terminów załatwienia korespondencji.

W procesie obiegu dokumentów biorą udział komórki organizacyjne i stanowiska pracy wchodzące w skład struktury organizacyjnej Urzędu.

Wszystkie czynności związane z obiegiem dokumentów dzielą się na następujące fazy:

przyjmowanie i rozdział dokumentów

załatwianie dokumentów

wysyłanie dokumentów

archiwizowanie dokumentów

Ze względu na tryb postępowania przy obiegu dokumentów, sposobu ich załatwiania, przesyłania i przechowywania wyróżnia się ich rodzaje:

ze względu na nadawcę i adresata

a)         korespondencja przychodząca, zewnętrzna

b)        korespondencja wychodząca, zewnętrzna

c)         korespondencja wewnętrzna

ze względu na charakter dokumentu

a)         deklaracje, formularze, faktury i inne dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych,

b)        pisma, notatki służbowe służące do przekazywania informacji,

c)         protokoły zebrane w toku załatwiania sprawy, zgromadzone w aktach sprawy, służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań,

d)        sprawozdania

w zależności od terminu załatwienia:

a)         pisma zwykłe , które załatwiane są w terminach określonych przepisami prawa lub zwyczajowo przyjętych,

b)        pisma pilne, załatwiane w pierwszej kolejności,

c)         pisma terminowe, które mają ustalony termin,

ze względu na zapewnienie tajemnicy:

a)         pisma jawne,

b)        pisma poufne,

c)         pisma zastrzeżone,

d)        pisma tajne

w zależności od sposobu doręczenia:

a)         pisma przesłane pocztą zwykłą

b)        pisma przesłane jako polecone

c)         pisma doręczone osobiście

d)        pisma przesłane droga elektroniczną lub w postaci telefaksów

Komórki organizacyjne i stanowiska pracy uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie.

Do obsługi kancelaryjnej Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu mają zastosowanie postanowienia Instrukcji w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych.

Ustalone w niniejszej Instrukcji zasady postępowania dotyczące obsługi korespondencji obowiązują wszystkich pracowników Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu.

Rozdział II

Przyjmowanie i rozdział dokumentów

Dokumenty przychodzące do Urzędu przyjmowane są:

bezpośrednio od podatników lub od ich przedstawicieli

za pośrednictwem poczty lub innych doręczycieli, kurierów,

za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefaksów,

W procesie przyjmowania dokumentów wpływającej do Urzędu biorą udział następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

Kancelaria Urzędu

Sekretariat Urzędu

stanowisko ds. przyjmowania wniosków i wydawania zaświadczeń obsługiwane przez Dział Spraw Ogólnych,

stanowiska ds. przyjmowania wniosków i wydawania zaświadczeń o wysokości osiągniętych dochodach/przychodach,

komórka ewidencji i identyfikacji podatników,

komórka podatków majątkowych i od czynności cywilnoprawnych,

pracownicy przyjmujący wnioski VZM,

komórka wprowadzania danych.

Do przyjmowania całości korespondencji wpływającej w godzinach pracy Urzędu upoważniona jest Kancelaria Urzędu, z zastrzeżeniem uwzględnienia procedur określonych w przepisach dotyczących informacji niejawnych.

Korespondencją przekazaną za pośrednictwem faxów, telefonogramów, bądź poczty elektronicznej przyjmuje sekretariat Naczelnika i ewidencjonuje w dzienniku korespondencyjnym

Korespondencja wpływająca przesłana faxem lub pocztą elektroniczną „pilna” winna być oznaczona pieczęcią wpływu, z wpisaną godziną jej odbioru i niezwłocznie przekazana do dekretacji.

Korespondencja przychodząca zewnętrzna przysłana faxem lub pocztą elektroniczną bezpośrednio do komórek organizacyjnych winna być przekazana lub przekierowana do sekretariatu w tym samym dniu w celu jej zarejestrowania

Przychodzące do Urzędu dokumenty mogą przyjmować wyznaczeni pracownicy, zgodnie z nadanymi im uprawnieniami w indywidualnych zakresach czynności

Podstawowym adresem poczty elektronicznej w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Radomiu ramach obsługi kancelaryjnej jest adres „e-mail” – us1424@mz.mofnet.gov.pl - przyporządkowany pracownikowi sekretariatu Urzędu oraz us1424ni@mz.mofnet.gov.pl - przyporządkowany informatykowi Urzędu.

W Urzędzie funkcjonują inne adresy poczty elektronicznej w domenie mz.mofnet.gov.pl , które mogą być przyporządkowane poszczególnym pracownikom w celu przekazywania informacji na zewnątrz w związku wykonywaniem określonych zadań.

Dokumenty wpływające do Kancelarii Urzędu podlegają kontroli formalnej, której dokonuje wyznaczony pracownik.

Kontrola formalna dokumentów pochodzących bezpośrednio od podatników lub ich przedstawicieli polega na sprawdzeniu

właściwości miejscowej,

czytelności zapisów,

kompletności wypełnionych pól umożliwiających identyfikację podatnika,

kompletności załączników w stosunku do informacji zapisanej na składanym dokumencie w pozycji „Informacje o załącznikach”,

kompletności wypełnienia dokumentów,

podpisu złożonego przez podatnika lub osoby upoważnionej.

Kontrola formalna dokumentów doręczonych za pośrednictwem poczty, doręczycieli i kurierów obejmuje sprawdzenie:

zgodności ilości dostarczonej korespondencji z ilością przekazaną przez doręczyciela,

właściwości miejscowej dostarczonych przesyłek,

poprawności zaadresowania,

zgodności liczby pism z symbolami uwidocznionymi na kopercie,

zgodności liczby załączników z liczbą wymienioną w piśmie.

Pracownik kancelarii otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem:

przesyłek adresowanych imiennie,

przesyłek niejawnych, jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że przesyłka zawiera informacje niejawne, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwemu do jej odbioru Pełnomocnikowi Ochrony ds. Informacji Niejawnych.

W przypadku braku załączników lub przesłania samych załączników bez pisma przewodniego, pracownik kancelarii odnotowuje ten fakt na piśmie lub kopercie podejmując jednocześnie działania zmierzające do usunięcia powyższej nieprawidłowości.

Po wstępnej weryfikacji dostarczonej przez pracowników poczty korespondencji pracownicy kancelarii poprzez przystawienie pieczątki „data wpływu” oraz złożenie czytelnego podpisu wraz z numerem pełnomocnictwa udzielonego przez Naczelnika Urzędu, a nadanego przez Urząd pocztowy z którym podpisana jest umowa dokonuje:

potwierdzenia zbiorowych dowodów odbioru poczty przekazanych przez Urząd Pocztowy do tutejszego Urzędu potwierdzając tym samym zgodność ilości otrzymanej korespondencji,

kwituje nadawcy potwierdzenie odbioru nadanej przez niego przesyłki (dotyczy to przesyłek zawierających dodatkowo potwierdzenie odbioru),

kwituje odbiór potwierdzeń doręczonej korespondencji wysłanej przez komórki organizacyjne Urzędu.

Pokwitowane potwierdzenia odbioru korespondencji przekazywane są na centralę telefoniczną Urzędu, gdzie odpowiedzialny pracownik Działu Spraw Ogólnych segreguje je wg nadawcy. Wszystkie komórki organizacyjne wysyłające korespondencję (za potwierdzeniem odbioru) mają obowiązek codziennego odbioru potwierdzeń jej doręczenia.

Po przeprowadzonej weryfikacji dostarczonej korespondencji pracownicy kancelarii niezwłocznie odsyłają zgodnie z właściwością przesyłki mylnie nadesłane lub skierowane do innego adresata (instytucji, podatnika).

Na dokumentach zakwalifikowanych do załatwienia przez nasz Urząd, pracownicy kancelarii dokonują potwierdzenia daty ich przyjęcia przez:

umieszczenie pieczątki kancelaryjnej zawierającej datą wpływu,

złożenie podpisu przez pracownika przyjmującego korespondencję.

Korespondencja przyjęta przez kancelarię Urzędu podlega podziałowi na:

korespondencję przeznaczoną do dekretacji przez Naczelnika Urzędu, do której zalicza się pisma:

a)      z jednostek nadrzędnych tj. Ministerstwo Finansów, Izba Skarbowa,

b)      z Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

c)      z organów ścigania – policja, prokuratura, sądy,

d)      z innych urzędów skarbowych,

e)      z urzędów kontroli skarbowej,

f)       z izb celnych i urzędów celnych,

g)      z innych organów administracji państwowej i samorządowej,

h)      odwołania, zażalenia, skargi podatników,

i)        wnioski o udzielenie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych,

j)       pisma dotyczące pracowników Urzędu,

k)      podania pracowników Urzędu.

korespondencję podlegającą bezpośrednio załatwieniu przez poszczególne komórki organizacyjne, za wyjątkiem deklaracji i zeznań podatkowych, które to dokumenty przekazywane są sukcesywnie, a najpóźniej dnia następnego, do Referatu Wprowadzania Danych.

Dokumenty przychodzące do Urzędu podlegają zaewidencjonowaniu w Programie komputerowym „Biblioteka Akt”, który nadaje im kolejny numer systemowy. Numer ten pracownik kancelarii nanosi na dokument papierowy w obrębie pieczęci kancelaryjnej wpływu i potwierdza własnoręcznym podpisem.

W programie „Biblioteka Akt” nie rejestruje się:

korespondencji oznaczonej klauzulami „niejawności” oraz „tajemnica skarbowa”,

zwrotnych potwierdzeń odbioru,

deklaracji, zeznań i informacji podatkowych, które rejestrowane są w systemie POLTAX, podsystemie POLTAX 2B, EGAPOLTAX, KONTROLA i aplikacji CZYNNOŚCI MAJĄTKOWE,

wydawnictw prasowych i książkowych,

korespondencji okolicznościowej i reklamowej.

Korespondencję podlegającą bezpośredniemu załatwieniu przez poszczególne komórki organizacyjne dekretują pracownicy kancelarii wpisując symbol danej komórki.

Pozostała część korespondencji po zarejestrowaniu w aplikacji „Biblioteka Akt” przekazywana jest do Sekretariatu Urzędu celem uzyskania dekretacji Naczelnika. Przestrzegana jest przy tym zasada niezwłocznego przekazywania wpływającej korespondencji ze szczególnym uwzględnieniem korespondencji „pilnej ”, na której obok daty wpływu należy nanieść godzinę dostarczenia.

Zadekretowana przez Naczelnika korespondencja przekazywana jest ponownie na kancelarię, gdzie pracownicy na poszczególnych zaewidencjonowanych w „Bibliotece Akt” pismach nanoszą wskazany dekret.

Po uzupełnieniu w aplikacji „Biblioteka Akt” wszystkich wskazanych dekretów wydrukowana zostaje ewidencja korespondencji, z danego dnia. Ewidencja ta łącznie z dokumentami zostaje przekazana pracownikowi kierującemu daną komórką organizacyjną, który na drugim jej egzemplarzu potwierdza fakt jej otrzymania.

Egzemplarz wydruku zawierającego potwierdzenia przekazania korespondencji pozostaje w aktach kancelarii.

Jeżeli korespondencja wpływająca dotyczy dwu lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych po dekretacji należy wykonać odpowiednią ilości kopii, a następnie przekazać do właściwych komórek organizacyjnych z zachowaniem kolejności procedur:

oryginał pisma należy przekazać do komórki organizacyjnej wskazanej w dekrecie jako odpowiedzialnej za ostateczne załatwienie sprawy,

kopie pism do pozostałych komórek organizacyjnych wskazanych w dekrecie.

W przypadku przydzielenia korespondencji niezgodnie z zakresem zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym dla danej komórki należy ją niezwłocznie przekazać do przedekretowania, a następnie przekazać na kancelarię w celu zmiany naniesionego uprzednio dekretu i doręczenia do załatwienia właściwej wg nowego dekretu komórce organizacyjnej.

Korespondencja sądowa

1. Stanowisko ds. przyjmowania wniosków i wydawania zaświadczeń obsługuje dokumenty dotyczące zaświadczeń:

z zakresu nie zalegania bądź stwierdzające stan zaległości w podatkach z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej,

figurowania bądź nie figurowania w ewidencji podatników tut. Urzędu,

formy opodatkowania z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej,

potwierdzających uiszczenie podatku VAT lub braku obowiązku uiszczenia podatku VAT z tytułu nabycia środków transportu w krajach UE,

certyfikat rezydenta,

o statusie przedsiębiorcy,

o uregulowanych kosztach egzekucyjnych,

o pomocy publicznej de minimis

o wypisie z rejestru zastawów skarbowych

o posiadanych i zgłoszonych rachunkach bankowych,

o czynnym lub zwolnionym podatniku podatku VAT,

o rodzajach i rozmiarach działów specjalnych produkcji rolnej,

o obrotach w podatku VAT

Każdy przyjęty wniosek o wydanie zaświadczenia winien być sprawdzony pod kątem:

właściwości miejscowej,

opłaty skarbowej jeżeli do otrzymania zaświadczenia jest ona wymagalna,

kompletności składanych dokumentów,

podpisu podatnika lub osób upoważnionych.

Po zakończeniu czynności sprawdzających wniosek podlega zaewidencjonowaniu we właściwym dla niego rejestrze.

Rejestry prowadzone są zgodnie z zakresem tematycznym zaświadczeń.

Zaewidencjonowane wnioski przekazywane są za pokwitowaniem do właściwych merytorycznie komórek odpowiedzialnych za przygotowanie zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści.

Wnioski o wydanie zaświadczenia podlegają przekazaniu do merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu:

Dział Analiz Kart Kontowych załatwia wnioski o wydanie zaświadczenia o nie zaleganiu bądź stwierdzające stan zaległości w podatkach z tytułu prowadzenia  działalności gospodarczej

Dział Ewidencji i Identyfikacji Podatników załatwia wnioski o wydanie zaświadczenia:

a)      o figurowaniu bądź nie figurowaniu w ewidencji podatników tut. Urzędu,

b)      o formie opodatkowania z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej,

c)      certyfikat rezydenta,

d)      o statusie przedsiębiorcy,

e)      o posiadanych i zgłoszonych rachunkach bankowych,

f)       o czynnym lub zwolnionym podatniku podatku VAT,

Dział Egzekucji załatwia wnioski o wydanie zaświadczenia:

a)      o uregulowanych kosztach egzekucyjnych,

b)      o wypisie z rejestru zastawów skarbowych,

Dział Podatku od Towarów i Usług

a)      potwierdzającego uiszczenie podatku VAT lub braku obowiązku uiszczenia podatku

b)      VAT z tytułu nabycia środków transportu w krajach UE,

c)      o obrotach w podatku VAT,

Dział Podatku Dochodowego od Osób Prowadzących Działalność Gospodarczą

a)      o pomocy publicznej de minimis

b)      o rodzajach i rozmiarach działów specjalnych produkcji rolnej.

Pracownicy poszczególnych komórek merytorycznych po sporządzeniu odpowiedniego druku zaświadczenia przekazują go na stanowisko ds. przyjmowania wniosków i wydawania zaświadczeń.

Wydawania zaświadczeń dokonują wyznaczeni pracownicy, przestrzegając zasady imiennego pokwitowania odbioru zaświadczenia w stosownym rejestrze przez odbierającego.

Nie odebrane w wyznaczonym terminie zaświadczenia przesyłane są do wnioskodawcy za potwierdzeniem odbioru.

Fakt przesłania zaświadczenia za pośrednictwem poczty odnotowywany jest we właściwym rejestrze, a potwierdzenie odbioru dołączane do wniosku o jego wydanie.

Pisma przekazywane drogą elektroniczną obsługuje sekretariat Urzędu .

Obieg dokumentów elektronicznych odbywa się na zasadach stosowanych w zakresie dokumentów papierowych, z uwzględnieniem specyfiki elektronicznej formy zapisu i komunikacji.

Dokumenty elektroniczne po ich wydrukowaniu są przekazywane Naczelnikowi Urzędu celem uzyskania dekretacji.

Po uzyskaniu dekretacji dokumentu podlegają zaewidencjonowaniu w programie „ Biblioteka Akt” przez pracownika sekretariatu i przekazaniu do komórek organizacyjnych wskazanych na dekrecie.

Jeżeli korespondencja wpływająca dotyczy dwu lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych należy wykonać odpowiednią ilości kopii, a następnie przekazać do właściwych komórek organizacyjnych z zachowaniem zasady, że oryginał pisma otrzymuje komórka organizacyjna ostateczne załatwiająca sprawę, a kopie pozostałe komórki wskazane w dekrecie.

Przekazanie zadekretowanej korespondencji dokonywane jest na podstawie komputerowego „wydruku” z aplikacji BA – drukowanego w jednym egzemplarzu.

Na wydruku kierujący dana komórka organizacyjną potwierdza odbiór korespondencji przekazanej mu do załatwienia.

Potwierdzony wydruk ewidencji pozostaje w aktach sekretariatu.

Powyższy tryb postępowania dotyczy również korespondencji składanej w sekretariacie Urzędu bezpośrednio przez podatników lub pracowników Urzędu.

Pisma przychodzące drogą elektroniczną, nie wymagające dekretu Naczelnika są przekazywane bezpośrednio do właściwych komórek organizacyjnych.

Pracownicy otrzymujący korespondencję drogą mailową są zobowiązani do wydrukowania potwierdzania odbioru wiadomości w programie pocztowym.

Rozdział III

Załatwianie dokumentów

Sprawy należy załatwiać bez zbędnej zwłoki

Przy załatwianiu spraw należy stosować procedury określone w ustawie Ordynacja podatkowa oraz innych aktach normatywnych właściwych dla poszczególnych komórek organizacyjnych

Przy załatwianiu spraw egzekucyjnych stosować należy zasady określone w Kodeksie postępowania administracyjnego

Przy załatwianiu spraw obowiązuje forma pisemna

Sprawy załatwia się wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

Z przeprowadzonych rozmów oraz czynności służbowych należy sporządzić notatkę służbową (jeśli nie istnieje obowiązek sporządzania protokołu) lub dokonać adnotacji w aktach w sytuacji gdy uzyskana informacja ma znaczenia w sprawie.

Korespondencja wychodząca z Urzędu powinna być przygotowana zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik

Pismo, poza rozstrzygnięciem sprawy powinno zawierać następujące elementy:

znak sprawy pod nazwą nadawcy pisma,

datę podpisania pisma – w nagłówku pisma z prawej strony, (rok i miesiąc, dzień wpisuje podpisujący)

imię i nazwisko lub nazwę i adres odbiorcy pisma – adresat musi być identyfikowalny numerem NIP,

powołanie w pierwszym zdaniu udzielanej odpowiedzi znaku pisma, na które udziela się odpowiedzi,

odcisk pieczęci imiennej osoby upoważnionej i jej podpis pod treścią pisma z prawej strony,

czytelny podpis pracownika lub parafa z pieczątką imienną , który pismo przygotował – z lewej strony pod treścią na kopii pisma,

liczbę załączników – pod treścią pisma z lewej strony,

napis pod treścią z lewej strony „Do wiadomości” lub „Otrzymują”, umieszczony wtedy, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym podmiotom,

na kopii każdego pisma przekazanego do wiadomości innym podmiotom niż adresat należy przekreślić ukośną kreską nazwę (nazwisko) adresata w główce pisma i podkreślić adresata wpisanego pod „Do wiadomości” lub „Otrzymują”.

Korespondencja jest wysyłana zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie, np. „list polecony”, „za potwierdzeniem odbioru”

Uprawnienia do podejmowania decyzji i podpisywania pism określają Regulamin organizacyjny Urzędu oraz zakresy czynności poszczególnych pracowników

Decyzje i pisma przeznaczone do podpisu Naczelnika lub Zastępców parafuje kierownik komórki organizacyjnej, która dokument przygotowała.

Do podpisu Naczelnika lub Jego Zastępców przedkłada oryginał pisma, odpowiednią ilość kopii oraz akta sprawy, w terminie ???????????/.

Uwierzytelnienia dokumentów wystawionych przez Urząd lub dostarczonych przez podatników dokonują pracownicy, którzy załatwiają daną grupę spraw

Na sporządzonej kopii lub odpisie dokumentu umieszcza się:

napis „Za zgodność z oryginałem”

swoje imię i nazwisko,

stanowisko służbowe lub pieczęć służbową

datę uwierzytelnienia oraz podpis.

Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionej osoby potwierdzonej przez nadzorującego pion organizacyjny Naczelnika czy Głównego Księgowego. Dyspozycja polecenia powinna zawierać zwięzłe oznaczenie dokumentu, nakład, datę.

Sporządzając odpis oryginału dokumentu wystawionego przez Urząd, należy umieścić nad tekstem odpisu napis „Odpis”. Odpis powinien zachować pełną treść oryginału i jego układ.

Jeżeli na oryginale znajduje się pieczęć, na odpisie należy umieścić pełną treść pieczęci.

Jeżeli na oryginale pieczęć jest nieczytelna, na odpisie należy napisać „pieczęć nieczytelna”.

Nazwisko osoby podpisującej należy poprzedzić znakiem /-/, a następnie wpisać pełne imię i nazwisko podpisanego na oryginale dokumentu. Jeżeli na oryginale podpis jest nieczytelny, na odpisie obok znaku /-/ należy umieścić napis „podpis nieczytelny”.

Rozdziała IV

Wysyłanie dokumentów

Korespondencja przeznaczona do wysłania, jest kopertowana i adresowana przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, po uprzednim zaewidencjonowaniu w programie „BA” następnie dostarczana do kancelarii Ogólnej - gdzie jest dzielona na przesyłki:

polecone ,

polecone za potwierdzeniem odbioru w tym na ;

a)            postępowanie administracyjne,

b)            postępowanie podatkowego,

polecone priorytet,

polecone za potwierdzeniem odbioru priorytet,

zwykłe ,

zwykłe priorytet

Przesyłki przesyłane za pośrednictwem Urzędu Pocztowego są stemplowane pieczęcią „Opłata pobrana na podstawie umowy” i tworzona jest 'książka nadawcza „ w programie „BA „ na podstawie numerów wpisanych na kopertach lub zwrotnych potwierdzeniach odbiory w przypadku poleconych z po.

Wydruk książki nadawczej zawiera ;

określenie adresata,

numer pisma z nadanym przez program „BA „ ,

- adres – miejsce doręczenia ,

masa przesyłki,

wysokość opłaty

Wydruk książki nadawczej sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, gdzie jeden egzemplarz wydruku pozostawia się wraz z przesyłkami w urzędzie pocztowym, drugi egzemplarz potwierdzony przez pracownika urzędu pocztowego pozostaje w Urzędzie Skarbowym.

Dodatkowo prowadzona jest ewidencja, która zawiera:

ilość wydanych przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

ilość wydanych przesyłek zwykłych,

podpis doręczającego potwierdzający odbiór w/w przesyłek,

ilość skutecznie doręczonych przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru

ilość przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zwróconych w całości, które zawierają adnotację osoby doręczającej o przyczynie niemożności doręczenia,

ilość zwróconych przesyłek zwykłych, które zawierają adnotację osoby doręczającej o przyczynie niemożności doręczenia,

podpis pracownika dokonującego rozliczeń doręczycieli.

Na koniec każdego miesiąca pracownik Referatu Spraw Ogólnych sporządza zestawienie wartościowe-ilościowe przesyłek nadanych w Urzędzie Pocztowym w Radomiu

Rozdziała V

Archiwizowanie dokumentów

Akta spraw załatwionych w postaci papierowej przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata z wyjątkiem akt, które są niezbędne do bieżącej działalności komórki organizacyjnej i które wymagają wieloletniego przechowywania w komórce organizacyjnej, w tym: aktów prawnych, akt osobowych, umów, dokumentacji technicznej, itp.

Dwuletni okres przechowywania należy liczyć od pierwszego stycznia następnego roku po załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazywać do archiwum zakładowego.

Komórki organizacyjne mają obowiązek przeglądu i wydzielenia akt spraw załatwionych w celu ich przekazywania do archiwum zakładowego w pierwszym kwartale każdego roku.

Komórka organizacyjna sporządza spisy zdawczo – odbiorcze, na podstawie których przekazuje akta osobno dla dokumentacji kategorii A i kategorii B.

Spis dla dokumentacji kategorii A sporządza się w 4 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce zdającej, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe - w tym jeden egzemplarz spisu dla właściwego archiwum państwowego.

Spis dla dokumentacji kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, jeden dla komórki zdającej, a dwa dla pracownika prowadzącego archiwum zakładowe.

Spis podpisują: kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację lub upoważniony przez niego pracownik oraz pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

Materiały należy wykazywać w spisie wg kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. Spis akt kategorii B25 sporządza się oddzielnie.

Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne Urzędu. Do przekazywanych akt należy dołączyć wszelkie rejestry i inne pomoce ewidencyjne.

Komórki organizacyjne przekazują akta załatwionych spraw do archiwum zakładowego w rocznych kompletach.

Pracownik prowadzący archiwum zakładowe udostępnia dokumentację dla celów służbowych.

Udostępnianie dokumentacji odbywa się na podstawie karty udostępnienia za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.

Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu archiwum zakładowego  w obecności pracownika prowadzącego archiwum zakładowe.

W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren urzędu po uzyskaniu zezwolenia Naczelnika.

Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych im materiałów i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

Pracownik prowadzący archiwum zakładowe potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej.

Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na uznanie tej dokumentacji za podlegającą wybrakowaniu oraz w celu uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie.

Po uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być przekazana do właściwej zbiornicy surowców wtórnych, w stanie uniemożliwiającym odtworzenie jej treści.

Dział II

Zasady obiegu dokumentów

ewidencjonowanych w aplikacjach informatycznych

Rozdział I

Obieg dokumentów dotyczących rejestracji podatników.

Dokumenty związane z rejestracją podatnika przyjmują zgodnie z zakresem czynności pracownicy Działu Ewidencji i Identyfikacji Podatników.

W przypadku dokumentów składanych osobiście przez podatnika lub jego pełnomocnika pracownicy Działu:

potwierdzają odbiór dokumentów datownikiem zastrzeżonym dla tej komórki

datę wpływu umieszczają na składanym oryginale dokumentu, a na wniosek strony także na kopii,

dokonują kontroli dokumentów pod względem:

a)           właściwości miejscowej i rzeczowej Urzędu,

b)           kompletności wypełnienia poszczególnych pól formularzy,

c)           kompletności załączników,

d)           uiszczenia opłaty skarbowej,

e)           obowiązku umieszczania numeru identyfikacji podatkowej,

Poprawnie zweryfikowany dokument zostaje zarejestrowany/odnotowany w systemie POLTAX moduł Rejestracja

W przypadku negatywnej weryfikacji pracownik wzywa podatnika celem usunięcia nieprawidłowości.

Po zarejestrowaniu/odnotowaniu dokumentów i wysłaniu np. decyzji , potwierdzeń rejestracji w podatku VAT V, VAT_UE następuje przekazanie ich do archiwum rejestracyjnego.

Rozdział II

Obsługa deklaracji podatkowych w systemie POLTAX .

Generalnie zasady i wymogi obsługi deklaracji i zeznań podatkowych dotyczące trybu ich weryfikacji, kontroli, akceptacji, dekretacji i rejestrowania, narzucone są przez system POLTAX.

Schemat obsługi dokumentów w systemie POLTAX przedstawia schemat Nr 1 stanowiący załącznik Nr do niniejszej instrukcji.

Zasady obiegu rocznych zeznań podatkowych podlegają odrębnym uregulowaniom, ustalanym rokrocznie w oparciu o Wytyczne do działania izb i urzędów skarbowych lub Wytyczne w sprawie rozliczenia rocznego podatników.

Deklaracje podatkowe przesłane do Urzędu za pośrednictwem poczty przyjmowane są przez kancelarię Urzędu.

Czynności kancelaryjne związane z obsługą tych dokumentów i przekazaniem ich do Referatu Wstępnej Obsługi powinny być wykonane niezwłocznie, nie później niż w dniu następnym od daty ich wpływu do Urzędu..

Deklaracje podatkowe składane bezpośrednio w Urzędzie przez podatników lub ich przedstawicieli przyjmują pracownicy Referatu Wprowadzania Danych.

Przed zaewidencjonowaniem dokumentu w systemie POLTAX pracownik Referatu :

dokonuje wstępnej kontroli formalnej /sprawdzenie właściwości urzędu, kompletności wypełnienia dokumentu, ilości załączników, podpisów /

potwierdza datę wpływu do Urzędu na dokumencie i jego kopii,

dokonuje podziału deklaracji i zeznań rocznych według rodzaju dokumentu.

Dokument poprawny pod względem formalnym wprowadzany jest do aplikacji POLTAX w obecności podatnika.

Dokumenty wprowadzone do systemu informatycznego podlegają grupowaniu i paczkowaniu, a następnie przekazaniu wraz z raportem do właściwych komórek wymiarowych.

W celu zapewnienia prawidłowej rejestracji danych w systemie informatycznym należy przestrzegać zasad określonych w „Procedurze dotyczącej sprawdzania jakości i rzetelności danych w systemach informatycznych wykorzystywanych w sprawozdaniach sporządzanych przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Radomiu.

Przekazywanie paczek z Referatu Wstępnej Obsługi do komórek wymiarowych winno następować sukcesywnie, nie później niż w ciągu 10 dni od daty wpływu zeznania do Urzędu

Za niezwłoczne i sprawne przekazywanie paczek do komórek wymiarowych odpowiedzialny jest kierownik Referatu Wstępnej Obsługi.

Dokumenty przejęte przez komórki wymiarowe podlegają operacji zatwierdzenia w następujących terminach

Dokumenty zatwierdzone przez pracowników komórek wymiarowych sa przekazywane do komórki księgowości celem ich zaksięgowania, a w przypadku wystąpienie zwrotów lub nadpłat podatkowych także ich zrealizowania.

Dokumenty źródłowe winny być przekazane do komórki księgowości w terminach umożliwiając dochowania terminu zwrotu, nie później niż ????????? dni przed jego upływem

Po zaksięgowaniu dokumentów i zrealizowaniu zwrotów paczki wraz z dokumentami źródłowymi zwracane sa do komórek wymiarowych w celu ich archiwizacji.

Rozdział III

Obieg dokumentów w systemie „Czynności majątkowe”

Dokumenty dotyczące podatków majątkowych i opłat przyjmowane są przez Kancelarię Urzędu lub bezpośrednio przez pracowników Referatu Podatków Majątkowych i Od Czynności Cywilnoprawnych

Przez Kancelarię przyjmowane są dokumenty i pisma składane na dziennik podawczy oraz przesłane drogą pocztową

Bezpośrednio od podatników na stanowisku pracy przyjmowane są

zeznania podatkowe podatku od spadków i darowizn wraz z załączonymi dokumentami

zgłoszenia o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych wraz z załącznikami

oświadczenia o nabyciu w drodze spadku rzeczy i praw majątkowych o wartościach nie przekraczających kwot wolnych od opodatkowania

umowy darowizn rzeczy ruchomych i kwot pieniężnych o wartościach nie przekraczających kwot wolnych od opodatkowania

Pracownik przyjmujący dokumenty bezpośrednio na stanowisku od podatników :

dokonuje wstępnej kontroli dokumentów - pod względem właściwości miejscowej i rzeczowej Urzędu oraz kompletności danych,

rejestruje bezzwłocznie dokumenty w prowadzonych ewidencjach ręcznych

przedkłada dokumenty z danego dnia pracownikowi kancelarii w celu przystawienia pieczęci potwierdzającej ich wpływ

wprowadza do systemu informatycznego CZM informacje podatkowe i w module „Zakładanie spraw” rejestruje kolejną sprawę

po zakończeniu postępowania podatkowego odnotowuje w aplikacji CZM zakończenie sprawy, w terminie nie dłuższym niż 14 dni

Pracownik przyjmujący dokumenty z Kancelarii Urzędu (akty notarialne i postanowienia Sądów );

odnotowuje zawarte w nich informacje w aplikacji CZM,

zakłada sprawy,

przydziela sprawy pracownikom zgodnie z zakresami czynności,

w terminie do 20-go każdego miesiąca za miesiąc ubiegły sporządza i przekazuje pocztą elektroniczną do innych urzędów skarbowych zgodnie z właściwością miejscową informacje dotyczące podatników zamieszkałych poza terem objętym zakresem działania tut. Urzędu

zamknięcia sprawy w aplikacji CZM dokonuje pracownik który prowadził postępowanie podatkowe w terminie nie dłuższym niż 14 dni od jego zakończenia.

Rozdział IV

Obieg dokumentów ewidencjonowanych w aplikacji EGAPOLTAX

W aplikacji EGAPOLTAX obsługiwane są tytuły wykonawcze z ewidencjami, wnioski, pisma i podania uczestników postępowania egzekucyjnego oraz zarządzenia zabezpieczenia

Przez Kancelarię Urzędu przyjmowane są:

tytuły wykonawcze innych urzędów skarbowych

podania, pisma i wnioski zobowiązanych, wierzycieli i osób trzecich

zarządzenia zabezpieczenia innych organów podatkowych

zarządzenia zabezpieczenia prokuratorów

Przez wyznaczonego pracownika komórki przyjmowane są następujące dokumenty:

tytuły wykonawcze wraz z ewidencją wygenerowane z aplikacji POLTAX 2B

tytuły wykonawcze wraz z ewidencją wygenerowane z aplikacji MANDATY

tytuły wykonawcze obejmujące należności z przepadku korzyści majątkowych

zarządzenia zabezpieczenia

Potwierdzenie wpływu na dokumentach przyjmowanych przez Kancelarię Urzędu dokonuje pracownik Kancelarii, a w pozostałych przypadkach wyznaczony pracownik w Dziale egzekucji.

Tytuły wykonawcze wygenerowane w aplikacji POLTAX 2B i Mandaty są migrowane do aplikacji EGAPOLTAX.

Pozostałe tytuły wykonawcze po sprawdzeniu ich poprawności formalnej wprowadzane są do aplikacji EGAPOLTAX w zakładce „Ewidencja spraw”, ręcznie przez wyznaczonych pracowników.

Zaewidencjonowanym w systemie informatycznym tytułom wykonawczym nadawana jest klauzula wykonalności:

tytułom wykonawczym obejmującym należności podatkowe klauzulę nadaje komornik skarbowy

tytułom wykonawczym obcych wierzycieli klauzulę nadają pracownicy obsługujący poszczególne rejony egzekucyjne zgodnie z nadanymi im uprawnieniami.

Rejestracji w aplikacji EGAPOLTAX podlegają wszelkie dokumenty składające się na akta egzekucyjne poszczególnych spraw, w tym w szczególności:

skargi

zarzuty

zażalenia

wszelkie żądania wnoszone przez uczestników postępowania egzekucyjnego przewidziane w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

informacje dotyczące zarządzania sprawami, w tym:

a)            aktualizacje należności

b)            zmiany terminów

c)            zawieszenia postępowania

d)            wstrzymanie czynności

e)            odpowiedzi dłużników zajętych wierzytelności

informacje o majątku zobowiązanych

Rejestracji dokumentów wymienionych w pkt 7 dokonują pracownicy obsługujący rejony egzekucyjne zgodnie z nadanymi im uprawnieniami, po uprzednim zadekretowaniu ich przez komornika skarbowego.

Zakres dokumentów generowanych z aplikacji EGAPOLTAX narzucony jest przez system i obejmuje w szczególności:

dokumenty dotyczące zarządzania sprawą, w tym

a)            wszelkie postanowienia w sprawie prowadzonego postępowania egzekucyjnego

b)            pisma informacyjno – porządkowe,

dokumenty dotyczące postępowania zabezpieczającego,

dokumenty dotyczące obsługi służby poborców,

dokumenty związane z zajęciem ruchomości i ich sprzedażą,

zawiadomienia i pisma związane z zajęciami wierzytelności praw majątkowych,

dokumenty dotyczące rozliczeń finansowych, w tym dotyczące:

a)      rozliczeń przelewów, w tym kosztów egzekucyjnych z wierzycielami

b)      rozliczenia prowizji.

10. Za prawidłową i terminową obsługę dokumentów w aplikacji EGAPOLTAX odpowiedzialni sa pracownicy Działu Egzekucji stosownie do zakresu nadanych im uprawnień.

Rozdział

Obieg dokumentów ewidencjonowanych w aplikacji KONTROLA

Rozdział

Obieg dokumentów ewidencjonowanych w aplikacji MANDATY

Rozdział

Obieg dokumentów ewidencjonowanych w aplikacji JOKER (karta podatkowa)

Dział III

Dokumenty obsługiwane przez poszczególne komórki organizacyjne

Rozdział I

Dokumenty obsługiwane przez Dział Spraw Ogólnych

1. Korespondencja obsługiwana przez Dział Ogólny obejmuje

Rozdział II

Dział

Obieg dokumentów dotyczących wszczynania i prowadzenia postępowań związanych z opodatkowaniem przychodów nie znajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących lub pochodzących ze źródeł nie ujawnionych.

1.Postępowania w sprawach posiadania przez podatników nie ujawnionych źródeł dochodu

lub ponoszenia przez nich wydatków nie znajdujących pokrycia w źródłach ujawnionych

prowadzone jest w stosunku do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej– przez pracownika Działu Podatku Dochodowego od Osób Fizycznych

2. W Dziale Podatku Dochodowego od osób fizycznych zostało wyznaczone stanowisko pracy, które prowadzi ewidencję wpływających informacji sygnalnych - wewnętrznych i zewnętrznych, .

Wzór ewidencji stanowi Załącznik Nr 1 do Instrukcji postępowania w zakresie realizowania dotyczących opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych .

Informacje zewnętrzne - wpływające z innych urzędów, przez kancelarię ogólną – z dziennika podawczego lub drogą pocztową, jak również wewnętrzne – otrzymywane od poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu są na bieżąco dekretowane przez Kierownika Działu Podatku Dochodowego od Osób Fizycznych na wyznaczone stanowisko pracy.

Szczegółowe zasady reguluje Zarządzenie Nr

Dział

Obieg dokumentów dotyczących zawiadamiania o ujawnieniu czynów zabronionych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu Stanowiska Pracy ds. Karnych Skarbowych

Szczegółowe zasady postępowania reguluje Zarządzenie Nr

Obieg dokumentów księgowych