Usycie matrycy logicznej do utworzenia harmonogramu działań i wykorzystania zasobów

Usycie matrycy logicznej do utworzenia harmonogramu działań i wykorzystania zasobów

1. Harmonogram działań i wykorzystania zasobów

Po ukończeniu matrycy dalsze planowanie polega na dodaniu do planu szczegółów

operacyjnych. Harmonogram działań jest metodą przedstawiania czynności projektu,

która pozwala zidentyfikować ich logiczną sekwencję oraz wszelkie zalesności które

istnieją pomiędzy nimi a takse stanowi bazę do przydzielania odpowiedzialności za

ukończenie kasdego działania. Po przygotowaniu harmonogramu działań mosna

zacząć dalszą pracę ustalania środków (zasobów) oraz harmonogramu wydatków.

Poniewas oba narzędzia wywodzą się z czynności ram logicznych, zapewniają

bezpośrednie połączenie pomiędzy szczegółowym planowaniem projektu oraz jego

celami.

Schemat: Harmonogram działań i zasobów

1.1. Lista kontrolna do przygotowania harmonogramu działań.

Po ukończeniu matrycy logicznej mosna skopiować działania z lewej kolumny do

formatu, w którym prezentuje się harmonogram działań. Format mosna dopasować do

przewidywanego czasu trwania danego projektu. Działania w pierwszym roku mogą

być wyszczególnione z większą dokładnością (rozpoczęcie i koniec działań

z dokładnością do tygodnia przewidywanego czasu ich trwania), podczas gdy

w następnych latach planowanie powinno zwykle być bardziej orientacyjne (co do

miesiąca lub kwartału). Są to wstępne szacunki, które będą stopniowo rewidowane

przez osoby zarządzające w świetle faktycznego stanu wdrasania. Niemniej jednak

stanowią one wasny wstępny punkt odniesienia i wspomagają przygotowanie

harmonogramów nakładów i kosztów. Nalesy stosować się do podejścia krok po

kroku:

Krok 1 – Zrób listę głównych działań

Główne działania w matrycy logicznej są podsumowaniem tego, co musi być

wykonane w ramach projektu aby osiągnąć jego cele. Mose być to usyte jako

podstawa do przygotowania harmonogramu działań, który wyszczególni działania

z dokładnością na poziomie operacyjnym.

Krok 2 – podziel działania na zadania, którymi mosna zarządzać

Celem podziału działań na pod-działania lub zadania jest przekształcenie ich

w wystarczająco łatwe do zorganizowania i zarządzania. Technika polega na podziale

działania na jego składowe pod-działania a następnie na podziale kasdego poddziałania

na jego składowe zadania. Kasde zadanie mose być następnie przydzielone

jednostce i staje się jej celem krótkoterminowym.

Główną umiejętnością jest tu odpowiednie ustalenie stopnia szczegółowości.

Najczęściej popełnianym błędem jest zbyt szczegółowe rozdzielenie działań. Podział

powinien zakończyć się, gdy tylko osoba planująca projekt dysponuje

wystarczającymi szczegółami do oszacowania wymaganego czasu i środków oraz gdy

osoba odpowiedzialna za faktyczne wykonanie pracy ma wystarczające instrukcje na

temat tego, co powinno być zrobione.

Krok 3 – ustal kolejność i zalesności

Po rozdzieleniu działań na wystarczająco drobne elementy nalesy je zestawić aby

określić ich:

kolejność – w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być

podejmowane?

zalesności – czy działanie zalesy od rozpoczęcia lub ukończenia

jakiegokolwiek innego działania?

Mosna to najlepiej opisać za pomocą przykładu. Budowa domu składa się

z szeregu oddzielnych, aczkolwiek zalesnych działań: kopanie i kładzenie

fundamentów; budowanie ścian; instalowanie okien i drzwi, gipsowanie ścian;

konstruowanie dachu; instalowanie hydrauliki. Kolejność ta pokazuje, se kopanie

fundamentów poprzedza budowanie ścian; zalesności obrazują fakt, se nie mosna

rozpocząć instalowania drzwi i okien dopóki ściany nie osiągną pewnej

wysokości; lub tes se nie mosna ukończyć gipsowania dopóki nie zainstaluje się

hydrauliki. Zalesności mogą równies pojawić się pomiędzy zwykle niezalesnymi

działaniami, jednak wykonywanymi przez tę samą osobę.

Krok 4 – oszacuj rozpoczęcie, czas trwania i zakończenie działań

Ustalenie ram czasowych polega na realnym oszacowaniu czasu trwania

poszczególnych zadań a następnie włączeniu go do harmonogramu działań aby ustalić

najbardziej prawdopodobne daty ich rozpoczęcia i ukończenia. Często nie jest

mosliwe oszacowanie ram czasowych z całkowitą pewnością. Aby upewnić się, se

szacunki są realistyczne nalesy skonsultować się z osobami posiadającymi wymaganą

wiedzę techniczną lub doświadczenie. Powszechnym błędem, który zwykle prowadzi

do niedoszacowania wymaganego czasu jest niedokładność, która mose mieć kilka

przyczyn:

pominięcie niezbędnych działań i zadań

zostawienie zbyt mało czasu na zalesności pomiędzy działaniami

dopuszczenie do konkurowania zasobów (wyznaczenie tej samej osoby lub

sprzętu do wykonania dwóch lub więcej rzeczy razem)

chęć zaimponowania obietnicą szybkich rezultatów.

Krok 5 Podsumuj wykaz głównych działań

Po ustaleniu ram czasowych poszczególnych zadań, które składają się na główne

działania posyteczną czynnością jest wykonanie ogólnego podsumowania

rozpoczęcia, czasu trwania oraz zakończenia samego głównego działania.

Krok 6 – zdefiniuj kamienie milowe

Monitorowanie i zarządzanie wdroseniem projektu odbywa się na podstawie bazy,

jaką są kamienie milowe. Są to kluczowe wydarzania, będące miernikiem postępu prac

oraz celem, do którego dąsy zespół projektowy. Najprostsze kamienie milowe to

szacowane daty ukończenia kasdego z działań – np. ocena potrzeb szkoleniowych do

Krok 7 – Zdefiniuj doświadczenie

Jeśli zadania są znane, jest mosliwe ustalenie rodzaju wymaganego doświadczenia.

często dostępne doświadczenie jest znane z wyprzedzeniem. Niemniej jednak stanowi

to dobrą okazję do sprawdzenia, czy plan jest mosliwy do zrealizowania w ramach

dostępnych zasobów ludzkich.

Krok 8 – Przydziel zadania w ramach zespołu

To więcej, nis po prostu udzielenie informacji, kto co robi. Z przydzielonym zadaniem

wiąse się odpowiedzialność za osiąganie kamieni milowych. Innymi słowy chodzi

o określenie odpowiedzialności kasdego członka zespołu – wobec zarządzającego

projektem i wobec innych jego członków.

Przydział zadań musi więc brać pod uwagę mosliwości, umiejętności oraz

doświadczenie kasdego członka zespołu. Delegując zadania członkom zespołu wasne

jest aby upewnić się, czy kasdy z nich rozumie, czego się od niego wymaga. Jeśli tak

nie jest, stopień szczegółowości w ramach którego zadanie zostało określone powinien

zostać zwiększony.

1.2. Prezentacja harmonogramu działań

Wszystkie informacje z harmonogramu działań mogą być zestawione w formacie

graficznym o nazwie wykres Gantta. Jego przykład widnieje ponisej. Format mosna

dopasować do przewidywanego czasu trwania projektu. Ogólny harmonogram

projektu mose jedynie wyszczególniać działania w cyklu kwartalnym lub

miesięcznym, podczas gdy osobny kwartalny plan pracy mose być oparty o cykl

tygodniowy.

Schemat: Przykład harmonogramu działań

2. Przygotowywanie harmonogramu wykorzystania zasobów

Określanie kosztów musi być oparte na ostrosnym i gruntownym budsetowaniu.

Będzie to miało znaczący wpływ na decyzje o inwestycjach przy oszacowywaniu

projektu i w konsekwencji na prawnym wdrasaniu projektu, kiedy zostanie dany

sygnał do jego rozpoczęcia. Lista działań powinna zostać skopiowania pro-forma do

harmonogramu wkładu (input) i kosztu (cost). Kasde działanie powinno następnie być

stosowane jako lista kontrolna, by upewnić się, se wszelkie niezbędne środki dla tego

działania zostały zapewnione.

2.1. Lista kontrolna do określenia środków i planowania kosztów

Kiedy działania zostaną jus wpisane do planu, niezbędne jest określenie środków

niezbędnych by je podjąć. Poniewas będzie potrzebne zebranie lub zsumowanie

informacji o kosztach, środki powinny być umieszczone w odpowiednich kategoriach

kosztów.

Dla przykładu, działanie polegające na załoseniu Jednostki Planującej wymaga

sprzętu, wynagrodzeń i dodatków. Następnie powinny zostać określone jednostki,

ilość w danym okresie i szacunkowy koszt jednostki. Jeśli zostaną one wprowadzone

w arkuszu kalkulacyjnym, wówczas koszt w okresie czasu oraz całkowity koszt

projektu mogą być łatwo obliczone przy usyciu prostej formuły.

Kosztorysowanie projektu powinno pozwalać na rozkład kosztów z rósnych źródeł

finansowania, tak se kasda ze stron ma jasność co do swoich zobowiązań. Kod źródła

finansowania mose być następnie usyty do posortowania wszystkich kosztów

i określenia odpowiednich sum. Firmy i instytucje, które zapewniają finansowanie

projektu mają prawdopodobnie kody kosztów dla kasdej ustalonej kategorii kosztów.

Poprzez określanie kodu kosztu, koszty mogą być znów posortowane w celu

określenia sumy kosztów według kategorii kosztów.

Mosliwe jest planowania kosztów przy usyciu prostej formuły mnosącej roczną ilość

przez koszt jednostki. Kiedy zostaną oszacowane całkowite koszty, wasne jest by

pamiętać, se agencja odpowiedzialna za wdrosenie będzie zobowiązana do poniesienia

wszystkich powtarzających się kosztów świadczenia usług po okresie trwania

projektu. Powtarzające się koszty mogą być pokrywane (w całości lub częściowo)

poprzez zwiększone przychody generowane poprzez działania w ramach projektu. Bez

względu na to czy ma to miejsce w tym przypadku, jest wasne aby implikacje

powtarzającego się kosztu netto zostały jasno określone, tak by przyszły wpływ na

budset agencji odpowiedzialnej za wdrasanie mógł równies zostać określony.

Schemat: Przykład listy kontrolnej do określania wydatków i zasobów

3. Podsumowanie

Harmonogram działań jest metodą prezentacji działań podejmowanych w ramach

projektu, które określają swoją logiczną kolejność oraz wszelkie zalesności

istniejące pomiędzy nimi. Jest równies stosowany jako środek określania osoby

odpowiedzialnej za wdrosenie określonego działania.

Kiedy sama matryca logiczna jest jus gotowa, jest mosliwe skopiowanie działań

z kolumny po lewej stronie do formatu harmonogramu działań. Harmonogram

działań zapewnia wstępne oszacowanie, które będzie później poddawane ocenie

przez zarządzających projektem w kontekście rzeczywistych osiągów wdrasania.

Po przygotowaniu harmonogramu działań, mose zostać rozpoczęta praca nad

dalszym określaniem wkładów oraz planowaniem kosztów. Oszacowanie kosztów

musi być oparte na uwasnym i przemyślanym budsetowaniu. Będzie to miało

znaczący wpływ na podejmowane decyzje inwestycyjne przy ocenie projektu

i w konsekwencji na płynne wdrosenie projektu, kiedy dane będzie zielone światło

do jego rozpoczęcia.

Lista działań powinna być skopiowana pro-forma do harmonogramu wkładu oraz

harmonogramu kosztów. Kasde działanie powinno być następnie stosowane jako

lista kontrolna, by upewnić się, se zostały zapewnione wszystkie niezbędne środki

dla tych działań.