Usycie matrycy logicznej do utworzenia harmonogramu dzia³añ i wykorzystania zasobów

Usycie matrycy logicznej do utworzenia harmonogramu dzia³añ i wykorzystania zasobów

1. Harmonogram dzia³añ i wykorzystania zasobów

Po ukoñczeniu matrycy dalsze planowanie polega na dodaniu do planu szczegó³ów

operacyjnych. Harmonogram dzia³añ jest metod¹ przedstawiania czynnoœci projektu,

która pozwala zidentyfikowaæ ich logiczn¹ sekwencjê oraz wszelkie zalesnoœci które

istniej¹ pomiêdzy nimi a takse stanowi bazê do przydzielania odpowiedzialnoœci za

ukoñczenie kasdego dzia³ania. Po przygotowaniu harmonogramu dzia³añ mosna

zacz¹æ dalsz¹ pracê ustalania œrodków (zasobów) oraz harmonogramu wydatków.

Poniewas oba narzêdzia wywodz¹ siê z czynnoœci ram logicznych, zapewniaj¹

bezpoœrednie po³¹czenie pomiêdzy szczegó³owym planowaniem projektu oraz jego

celami.

Schemat: Harmonogram dzia³añ i zasobów

1.1. Lista kontrolna do przygotowania harmonogramu dzia³añ.

Po ukoñczeniu matrycy logicznej mosna skopiowaæ dzia³ania z lewej kolumny do

formatu, w którym prezentuje siê harmonogram dzia³añ. Format mosna dopasowaæ do

przewidywanego czasu trwania danego projektu. Dzia³ania w pierwszym roku mog¹

byæ wyszczególnione z wiêksz¹ dok³adnoœci¹ (rozpoczêcie i koniec dzia³añ

z dok³adnoœci¹ do tygodnia przewidywanego czasu ich trwania), podczas gdy

w nastêpnych latach planowanie powinno zwykle byæ bardziej orientacyjne (co do

miesi¹ca lub kwarta³u). S¹ to wstêpne szacunki, które bêd¹ stopniowo rewidowane

przez osoby zarz¹dzaj¹ce w œwietle faktycznego stanu wdrasania. Niemniej jednak

stanowi¹ one wasny wstêpny punkt odniesienia i wspomagaj¹ przygotowanie

harmonogramów nak³adów i kosztów. Nalesy stosowaæ siê do podejœcia krok po

kroku:

Krok 1 – Zrób listê g³ównych dzia³añ

G³ówne dzia³ania w matrycy logicznej s¹ podsumowaniem tego, co musi byæ

wykonane w ramach projektu aby osi¹gn¹æ jego cele. Mose byæ to usyte jako

podstawa do przygotowania harmonogramu dzia³añ, który wyszczególni dzia³ania

z dok³adnoœci¹ na poziomie operacyjnym.

Krok 2 – podziel dzia³ania na zadania, którymi mosna zarz¹dzaæ

Celem podzia³u dzia³añ na pod-dzia³ania lub zadania jest przekszta³cenie ich

w wystarczaj¹co ³atwe do zorganizowania i zarz¹dzania. Technika polega na podziale

dzia³ania na jego sk³adowe pod-dzia³ania a nastêpnie na podziale kasdego poddzia³ania

na jego sk³adowe zadania. Kasde zadanie mose byæ nastêpnie przydzielone

jednostce i staje siê jej celem krótkoterminowym.

G³ówn¹ umiejêtnoœci¹ jest tu odpowiednie ustalenie stopnia szczegó³owoœci.

Najczêœciej pope³nianym b³êdem jest zbyt szczegó³owe rozdzielenie dzia³añ. Podzia³

powinien zakoñczyæ siê, gdy tylko osoba planuj¹ca projekt dysponuje

wystarczaj¹cymi szczegó³ami do oszacowania wymaganego czasu i œrodków oraz gdy

osoba odpowiedzialna za faktyczne wykonanie pracy ma wystarczaj¹ce instrukcje na

temat tego, co powinno byæ zrobione.

Krok 3 – ustal kolejnoœæ i zalesnoœci

Po rozdzieleniu dzia³añ na wystarczaj¹co drobne elementy nalesy je zestawiæ aby

okreœliæ ich:

kolejnoœæ – w jakim porz¹dku powi¹zane ze sob¹ dzia³ania powinny byæ

podejmowane?

zalesnoœci – czy dzia³anie zalesy od rozpoczêcia lub ukoñczenia

jakiegokolwiek innego dzia³ania?

Mosna to najlepiej opisaæ za pomoc¹ przyk³adu. Budowa domu sk³ada siê

z szeregu oddzielnych, aczkolwiek zalesnych dzia³añ: kopanie i k³adzenie

fundamentów; budowanie œcian; instalowanie okien i drzwi, gipsowanie œcian;

konstruowanie dachu; instalowanie hydrauliki. KolejnoϾ ta pokazuje, se kopanie

fundamentów poprzedza budowanie œcian; zalesnoœci obrazuj¹ fakt, se nie mosna

rozpocz¹æ instalowania drzwi i okien dopóki œciany nie osi¹gn¹ pewnej

wysokoœci; lub tes se nie mosna ukoñczyæ gipsowania dopóki nie zainstaluje siê

hydrauliki. Zalesnoœci mog¹ równies pojawiæ siê pomiêdzy zwykle niezalesnymi

dzia³aniami, jednak wykonywanymi przez tê sam¹ osobê.

Krok 4 – oszacuj rozpoczêcie, czas trwania i zakoñczenie dzia³añ

Ustalenie ram czasowych polega na realnym oszacowaniu czasu trwania

poszczególnych zadañ a nastêpnie w³¹czeniu go do harmonogramu dzia³añ aby ustaliæ

najbardziej prawdopodobne daty ich rozpoczêcia i ukoñczenia. Czêsto nie jest

mosliwe oszacowanie ram czasowych z ca³kowit¹ pewnoœci¹. Aby upewniæ siê, se

szacunki s¹ realistyczne nalesy skonsultowaæ siê z osobami posiadaj¹cymi wymagan¹

wiedzê techniczn¹ lub doœwiadczenie. Powszechnym b³êdem, który zwykle prowadzi

do niedoszacowania wymaganego czasu jest niedok³adnoœæ, która mose mieæ kilka

przyczyn:

pominiêcie niezbêdnych dzia³añ i zadañ

zostawienie zbyt ma³o czasu na zalesnoœci pomiêdzy dzia³aniami

dopuszczenie do konkurowania zasobów (wyznaczenie tej samej osoby lub

sprzêtu do wykonania dwóch lub wiêcej rzeczy razem)

chêæ zaimponowania obietnic¹ szybkich rezultatów.

Krok 5 Podsumuj wykaz g³ównych dzia³añ

Po ustaleniu ram czasowych poszczególnych zadañ, które sk³adaj¹ siê na g³ówne

dzia³ania posyteczn¹ czynnoœci¹ jest wykonanie ogólnego podsumowania

rozpoczêcia, czasu trwania oraz zakoñczenia samego g³ównego dzia³ania.

Krok 6 – zdefiniuj kamienie milowe

Monitorowanie i zarz¹dzanie wdroseniem projektu odbywa siê na podstawie bazy,

jak¹ s¹ kamienie milowe. S¹ to kluczowe wydarzania, bêd¹ce miernikiem postêpu prac

oraz celem, do którego d¹sy zespó³ projektowy. Najprostsze kamienie milowe to

szacowane daty ukoñczenia kasdego z dzia³añ – np. ocena potrzeb szkoleniowych do

Krok 7 – Zdefiniuj doœwiadczenie

Jeœli zadania s¹ znane, jest mosliwe ustalenie rodzaju wymaganego doœwiadczenia.

czêsto dostêpne doœwiadczenie jest znane z wyprzedzeniem. Niemniej jednak stanowi

to dobr¹ okazjê do sprawdzenia, czy plan jest mosliwy do zrealizowania w ramach

dostêpnych zasobów ludzkich.

Krok 8 – Przydziel zadania w ramach zespo³u

To wiêcej, nis po prostu udzielenie informacji, kto co robi. Z przydzielonym zadaniem

wi¹se siê odpowiedzialnoœæ za osi¹ganie kamieni milowych. Innymi s³owy chodzi

o okreœlenie odpowiedzialnoœci kasdego cz³onka zespo³u – wobec zarz¹dzaj¹cego

projektem i wobec innych jego cz³onków.

Przydzia³ zadañ musi wiêc braæ pod uwagê mosliwoœci, umiejêtnoœci oraz

doœwiadczenie kasdego cz³onka zespo³u. Deleguj¹c zadania cz³onkom zespo³u wasne

jest aby upewniæ siê, czy kasdy z nich rozumie, czego siê od niego wymaga. Jeœli tak

nie jest, stopieñ szczegó³owoœci w ramach którego zadanie zosta³o okreœlone powinien

zostaæ zwiêkszony.

1.2. Prezentacja harmonogramu dzia³añ

Wszystkie informacje z harmonogramu dzia³añ mog¹ byæ zestawione w formacie

graficznym o nazwie wykres Gantta. Jego przyk³ad widnieje ponisej. Format mosna

dopasowaæ do przewidywanego czasu trwania projektu. Ogólny harmonogram

projektu mose jedynie wyszczególniaæ dzia³ania w cyklu kwartalnym lub

miesiêcznym, podczas gdy osobny kwartalny plan pracy mose byæ oparty o cykl

tygodniowy.

Schemat: Przyk³ad harmonogramu dzia³añ

2. Przygotowywanie harmonogramu wykorzystania zasobów

Okreœlanie kosztów musi byæ oparte na ostrosnym i gruntownym budsetowaniu.

Bêdzie to mia³o znacz¹cy wp³yw na decyzje o inwestycjach przy oszacowywaniu

projektu i w konsekwencji na prawnym wdrasaniu projektu, kiedy zostanie dany

sygna³ do jego rozpoczêcia. Lista dzia³añ powinna zostaæ skopiowania pro-forma do

harmonogramu wk³adu (input) i kosztu (cost). Kasde dzia³anie powinno nastêpnie byæ

stosowane jako lista kontrolna, by upewniæ siê, se wszelkie niezbêdne œrodki dla tego

dzia³ania zosta³y zapewnione.

2.1. Lista kontrolna do okreœlenia œrodków i planowania kosztów

Kiedy dzia³ania zostan¹ jus wpisane do planu, niezbêdne jest okreœlenie œrodków

niezbêdnych by je podj¹æ. Poniewas bêdzie potrzebne zebranie lub zsumowanie

informacji o kosztach, œrodki powinny byæ umieszczone w odpowiednich kategoriach

kosztów.

Dla przyk³adu, dzia³anie polegaj¹ce na za³oseniu Jednostki Planuj¹cej wymaga

sprzêtu, wynagrodzeñ i dodatków. Nastêpnie powinny zostaæ okreœlone jednostki,

iloœæ w danym okresie i szacunkowy koszt jednostki. Jeœli zostan¹ one wprowadzone

w arkuszu kalkulacyjnym, wówczas koszt w okresie czasu oraz ca³kowity koszt

projektu mog¹ byæ ³atwo obliczone przy usyciu prostej formu³y.

Kosztorysowanie projektu powinno pozwalaæ na rozk³ad kosztów z rósnych Ÿróde³

finansowania, tak se kasda ze stron ma jasnoœæ co do swoich zobowi¹zañ. Kod Ÿród³a

finansowania mose byæ nastêpnie usyty do posortowania wszystkich kosztów

i okreœlenia odpowiednich sum. Firmy i instytucje, które zapewniaj¹ finansowanie

projektu maj¹ prawdopodobnie kody kosztów dla kasdej ustalonej kategorii kosztów.

Poprzez okreœlanie kodu kosztu, koszty mog¹ byæ znów posortowane w celu

okreœlenia sumy kosztów wed³ug kategorii kosztów.

Mosliwe jest planowania kosztów przy usyciu prostej formu³y mnos¹cej roczn¹ iloœæ

przez koszt jednostki. Kiedy zostan¹ oszacowane ca³kowite koszty, wasne jest by

pamiêtaæ, se agencja odpowiedzialna za wdrosenie bêdzie zobowi¹zana do poniesienia

wszystkich powtarzaj¹cych siê kosztów œwiadczenia us³ug po okresie trwania

projektu. Powtarzaj¹ce siê koszty mog¹ byæ pokrywane (w ca³oœci lub czêœciowo)

poprzez zwiêkszone przychody generowane poprzez dzia³ania w ramach projektu. Bez

wzglêdu na to czy ma to miejsce w tym przypadku, jest wasne aby implikacje

powtarzaj¹cego siê kosztu netto zosta³y jasno okreœlone, tak by przysz³y wp³yw na

budset agencji odpowiedzialnej za wdrasanie móg³ równies zostaæ okreœlony.

Schemat: Przyk³ad listy kontrolnej do okreœlania wydatków i zasobów

3. Podsumowanie

Harmonogram dzia³añ jest metod¹ prezentacji dzia³añ podejmowanych w ramach

projektu, które okreœlaj¹ swoj¹ logiczn¹ kolejnoœæ oraz wszelkie zalesnoœci

istniej¹ce pomiêdzy nimi. Jest równies stosowany jako œrodek okreœlania osoby

odpowiedzialnej za wdrosenie okreœlonego dzia³ania.

Kiedy sama matryca logiczna jest jus gotowa, jest mosliwe skopiowanie dzia³añ

z kolumny po lewej stronie do formatu harmonogramu dzia³añ. Harmonogram

dzia³añ zapewnia wstêpne oszacowanie, które bêdzie póŸniej poddawane ocenie

przez zarz¹dzaj¹cych projektem w kontekœcie rzeczywistych osi¹gów wdrasania.

Po przygotowaniu harmonogramu dzia³añ, mose zostaæ rozpoczêta praca nad

dalszym okreœlaniem wk³adów oraz planowaniem kosztów. Oszacowanie kosztów

musi byæ oparte na uwasnym i przemyœlanym budsetowaniu. Bêdzie to mia³o

znacz¹cy wp³yw na podejmowane decyzje inwestycyjne przy ocenie projektu

i w konsekwencji na p³ynne wdrosenie projektu, kiedy dane bêdzie zielone œwiat³o

do jego rozpoczêcia.

Lista dzia³añ powinna byæ skopiowana pro-forma do harmonogramu wk³adu oraz

harmonogramu kosztów. Kasde dzia³anie powinno byæ nastêpnie stosowane jako

lista kontrolna, by upewniæ siê, se zosta³y zapewnione wszystkie niezbêdne œrodki

dla tych dzia³añ.