Zarządzanie Cyklem Projektu

Zarządzanie Cyklem Projektu

1 Cykl Projektu

Sposób, w jaki projekty są planowane oraz realizowane, przebiega według sekwencji

określanej jako cykl projektu. Cykl rozpoczyna się od identyfikacji pomysłu i rozwija się

w plan pracy, który mose być wdrasany i oceniany. Pomysły są identyfikowane w kontekście

uzgodnionej strategii. Cykl projektu zapewnia strukturę, w ramach której w konsultacjach

uczestniczą udziałowcy i wszyscy dysponują odpowiednimi informacjami. Dzięki temu na

kluczowych etapach sycia projektu mogą być podejmowane decyzje oparte na informacjach.

Schemat Cykl Projektu

Całościowy cykl projektu ma sześć faz: planowanie, identyfikacja, opracowanie,

finansowanie, wdrosenie i ewaluacja. Szczegółowy przebieg poszczególnych faz rósni się

w przypadku poszczególnych instytucji, odzwierciedlając rósnice proceduralne. Niemniej

jednak, we wszystkich instytucjach cykl ma trzy wspólne elementy:

1. Cykl określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i odpowiedzialność w kasdej z faz.

Fazy cyklu mają charakter progresywny – kasda z nich musi być ukończona tak, aby

następna mogła być przeprowadzona z sukcesem.

3. Cykl oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na

tworzenie przyszłych programów oraz projektów.

Fazy cyklu projektu mosna opisać w następujący sposób:

w fazie planowania analizowana jest sytuacja na poziomie narodowym i sektorowym

tak, by określić problemy, ograniczenia i mosliwości, które mosna by objąć

projektem. Wymaga to przeglądu wskaźników społeczno – ekonomicznych,

narodowych priorytetów oraz priorytetów określonych dla funduszu, z którego projekt

ma być finansowany,

w fazie identyfikacji pomysły na projekty są sortowane do dalszych studiów.

Wymaga to konsultacji z domyślnymi beneficjentami kasdego z tych działań, analizy

problemów, z którymi się stykają oraz określenia mosliwości rozwiązania tych

problemów,

w fazie opracowania odpowiednie pomysły projektów są rozwijane w operacyjne

plany projektu. Beneficjenci oraz udziałowcy (interesariusze) biorą udział w

szczegółowym określeniu idei projektu, która następnie jest oceniana pod kątem

wykonalności (czy ma szanse powodzenia) oraz trwałości (czy będzie w stanie

dostarczyć trwałych korzyści beneficjentom),

w fazie finansowania propozycje są weryfikowane przez kompetentne władze

i zapada decyzja o przekazaniu funduszy na projekt,

w fazie wdrasania projekt jest uruchamiany i realizowany. W trakcie wdrasania kadra

zarządzająca projektem ocenia aktualny postęp w stosunku do celów i w razie

konieczności dokonuje korekt w sposobie wdrasania,

w fazie ewaluacji instytucja finansująca projekt ocenia go po to, by stwierdzić co

zostało osiągnięte i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Doświadczenia wielu donatorów pokazują, se bardzo wiele decyzji dotyczących

projektów było podejmowanych bez dostatecznej konsultacji z beneficjentami

i udziałowcami oraz bez niezbędnych informacji. Celem cyklu projektu jest zapewnienie,

se decyzje podejmują udziałowcy oraz, se są one oparte na odpowiedniej i wystarczającej

informacji.

Rozdzielenie cyklu na sześć faz dostarcza minimalne podstawy dla efektywnego

przygotowywania, wdrasania i ewaluacji projektu. Szczególnie wasne jest rozdzielenie

faz identyfikacji i opracowania. Przygotowanie projektów ma miejsce w kontekście

społecznym i politycznym, wymagającym godzenia często konfliktogennych sądań

i dąseń. Poprzez trzymanie się fazy identyfikacji, odpowiedniość idei projektu mose być

systematycznie ustalana, zanim proces przygotowania posunie daleko na tyle, se pomysłu

nie mosna jus porzucić. Podczas fazy opracowywania idee projektu mogą być w pełni

rozwinięte z pełnym przekonaniem, se są oparte na prawdziwych potrzebach

beneficjentów i są wystarczająco uznawane przez głównych udziałowców.

Zarządzanie Cyklem Projektu

Zarządzanie Cyklem Projektu (ZCP) zostało wprowadzone przez Komisję Europejską

w początkach lat 90-tych w celu poprawy jakości tworzenia projektów i zarządzania,

a w konsekwencji poprawy efektywności pomocy. ZCP rozwinął się z analizy

efektywności pomocy podejmowanej przez Komitet Rozwoju Pomocy OECD. Wnioski

ewaluacyjne członków Komitetu wskazywały na fakt, is znacząca część projektów

działała słabo z następujących powodów:

- słabe planowanie i przygotowanie projektów,

- projekty nieodpowiednie dla beneficjentów,

- niewystarczające uwzględnianie zagroseń,

- ignorowanie czynników wpływających na trwałość korzyści projektów,

- nie wykorzystywanie doświadczeń wynikających z poprzednich projektów.

Schemat: Uzasadnienie ZCP

Dlaczego ZCP?

Negatywne

doświadczenia:

Odpowiedzi ZCP:

Niejasne ramy

strategiczne

Przejrzyście zdefiniowane

podejście

Słaba analiza sytuacji Właściwa analiza sytuacji

Planowanie i wdrosenie

zorientowane na

działanie

Planowanie i wdrosenie

zorientowane na cel

Nieweryfikowalny wynik Weryfikowalny wynik

Presja wydatkowania Większy nacisk na jakość

Krótkoterminowa wizja Skupienie się na trwałości

Niezgodne wzajemnie

dokumenty projektu

Standaryzowane formaty

dokumentów

Brak wspólnego

postrzegania

wspólne zrozumienie

celów i procesu ich

osiągania

Cykl zarządzania projektu integruje fazy cyklu projektu tak, se zagadnienia są analizowane

systematycznie, przy pomocy środków i metodologii, która zapewnia, se kwestie związane

z trwałością pozostają w centrum zainteresowań.

„ZCP zobowiązuje praktyków planowania projektu do skupienia się na prawdziwych

potrzebach beneficjentów poprzez wymaganie dokładnego oszacowania obecnej sytuacji oraz

poprzez stosowanie metody opartej na matrycy logicznej. Od samego początku aspekty

wpływające na trwałość są włączane do planu projektu. Siłą ZCP jest fakt, is dokumenty

projektu są usystematyzowane według standaryzowanego formatu określając wszystkie

odpowiednie zagadnienia, włączając w to załosenia, na których oparty jest projekt. Na

kasdym etapie cyklu projektu te kwestie są weryfikowane i przeglądane, a następnie

przenoszone do kolejnego etapu. Taki system czyni koncepcję projektu i kontekst, w którym on

działa, przejrzystym i czytelnym oraz pozwala na lepsze monitorowanie i ewaluację.”

“Zarządzanie Cyklem Projektu: kolejna moda?”, Helpdesk PCM, DG VIII, 1993

Schemat: Zasady ZCP

Zasady ZCP mogą być podsumowane w następujący sposób:

1. Trzymanie się faz cyklu projektu, by zapewnić usystematyzowany proces podejmowania

decyzji dobrze oparty na informacjach.

Orientacja na klienta przy pomocy organizowania warsztatów z udziałowcami

w kluczowych fazach cyklu projektu oraz formułowanie celu projektu w kategoriach

trwałych korzyści dostarczanych beneficjentom.

3. Włączanie aspektów gwarantujących trwałość do planu w celu zapewnienia trwałości

rezultatów.

4. Stosowanie podejścia opartego na matrycy logicznej, by zapewnić zwarte analityczne

podejście do planowania projektu i zarządzania nim.

5. Zintegrowane podejście, które łączy cele kasdego z projektów w cele narodowe

i sektorowe w ramach kraju; zapewnia, se plany pracy i budsety są spójne i adekwatne do

celu i planowanych rezultatów.

ZCP gwarantuje, se:

projekty odpowiadają uzgodnionej strategii oraz prawdziwym potrzebom

beneficjentów:

- projekty odpowiadają celom sektorowym, narodowym i europejskim,

- beneficjenci są zaangasowani w proces planowania od wczesnego etapu,

- analiza problemu jest gruntowna,

- cele są jasno formułowane w kategoriach korzyści dla grup docelowych;

projekty są wykonalne pod względem realnych mosliwości osiągnięcia celów:

- cele są logiczne i mierzalne,

- zagrosenia są brane pod uwagę,

- monitorowanie koncentruje się na odpowiednich celach;

projekty są trwałe:

- czynniki wpływające na trwałość są uwzględniane w planie projektu,

- wyniki ewaluacji są wykorzystywane jako lekcja słusąca do planowania

przyszłych projektów.

3. Narzędzia planowania i zarządzania ZCP

Narzędzia planowania i zarządzania zapewniają praktyczny mechanizm, dzięki któremu

odpowiedniość, wykonalność i trwałość mogą być osiągnięte. Podstawowym narzędziem

usywanym w ramach ZCP do planowania projektów i zarządzania jest tzw. podejście oparte

na ramie logicznej (Logical Framework Approach – LFA).

LFA jest efektywną techniką pozwalającą uczestnikom na identyfikowanie i analizowanie

problemu oraz na definiowanie celów oraz działań, które nalesy podjąć, by te problemy

rozwiązać. Usywając struktury ramy logicznej planujący testują model proponowanego

projektu, by upewnić się co do jego odpowiedniości, wykonalności i trwałości. Oprócz roli

jaką pełni podczas przygotowywania programu i projektu, LFA jest równies kluczowym

narzędziem zarządzania podczas wdrasania i ewaluacji. Zapewnia podstawę dla

przygotowywania planów działań oraz rozwoju systemu monitorowania, a takse struktury na

potrzeby ewaluacji.

Udziałowcy powinni być zaangasowani tak mocno, jak to jest mosliwe, co wymaga pracy

zespołowej i silnych umiejętności organizacyjnych ze strony planujących projekt. W celu

efektywnego usywania LFA, narzędzie to musi być wspomagane przez inne narzędzia do

analizy technicznej, ekonomicznej, społecznej i wpływu na środowisko.

4 Podsumowanie

Planowanie i realizowanie projektów przebiega według sekwencji, która określana

jest jako cykl projektu. Tworzy on strukturę, która zapewnia konsultowanie

wszystkich udziałowców, a takse udostępnianie wszystkich informacji tak, by

mosna było na tych informacjach oprzeć decyzje podejmowane w kluczowych

fazach cyklu projektu.

Sześć faz cyklu projektu następuje po sobie. Kasda faza prowadzi do następnej.

W kasdej fazie wymagana jest informacja tak, by przed przejściem do następnej

fazy podejmowane były rozsądne decyzje. Cykl oznacza, se wnioski wyciągnięte

z zakończonych projektów pozwalają poprawić przyszłe projekty.

Oddzielenie fazy identyfikacji i opracowania jest szczególnie wasne. Poprzez

dostosowanie do fazy identyfikacji, właściwość idei projektu mose być ustalana

systematycznie, zanim proces przygotowywania stanie się zbyt zaawansowany by

mosna było porzucić określony pomysł.

Stosowanie technik i narzędzi proponowanych w ramach ZCP zapewnia

odpowiedniość projektów dla prawdziwych potrzeb beneficjentów, a takse

wykonalność i trwałość projektów.

Głównym narzędziem projektowania i zarządzania usywanym w ramach ZCP jest

podejście oparte na ramie logicznej. By było ono usywane efektywnie musi być

wspierane przez inne narzędzia – do analizy technicznej, ekonomicznej, społecznej

i wpływu na środowisko.