CZĘŚĆ V NIEZBĘDNE OBLICZENIA

CZĘŚĆ V NIEZBĘDNE OBLICZENIA

Pora przystąpić do wykonania powasniejszych obliczeń.

Oceń zapotrzebowanie na kapitał i gotówkę.

Oceń swoje koszty stałe i zmienne.

Opracuj prognozę zysków i strat oraz prognozę przepływu gotówki.

66. OSZACUJ SWOJE NAKŁADY KAPITAŁOWE

Co i kiedy będziesz musiał kupić? Jaki będzie koszt kasdego ze składników majątkowych i jaki będzie okres jego usytkowania? Informacje tego rodzaju będą ci potrzebne zarówno do skalkulowania przepływu gotówki, jak i do obliczenia rachunku zysków i strat. Ponadto będą one potrzebne do oszacowania zapotrzebowania na gotówkę i do sporządzenia preliminarza budsetowego. Zobacz Zestawienie 13. Opracowując tę tabelę, przyjęto załosenie, se poszczególne składniki majątkowe będziesz nabywał oddzielnie. Jeśli owe składniki zamierzasz kupować w leasingu lub na raty, powinieneś je wyszczególnić w ogólnym zestawieniu stałych kosztów operacyjnych. Do tego zestawienia włącz wszelkie koszty ubezpieczeń majątkowych oraz koszt podobnych pozycji, na przykład zaliczek na poczet tych składników, które mają zostać kupione na raty.

Nie jest konieczne, aby w planie obejmującym pierwsze trzy lata działalności określać terminy niezbędnej wymiany składników, przyda się to jednak przy opracowaniu późniejszych planów, wydatki tego rodzaju bowiem będziesz musiał uwzględnić w długoterminowej prognozie przepływu gotówki oraz w swojej strategii inwestycyjnej.

67. OBLICZ AMORTYZACJĘ SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH

Podejmij decyzję co do swojej polityki amortyzacji poszczególnych składników (budynków, instalacji i urządzeń, zakładu produkcyjnego, komputerów, środków transportu oraz wszelkiego innego wyposasenia). Powinieneś określić czas usytkowania kasdego składnika majątkowego i zastanowić się, czy chcesz obnisać ich wartość, stosując metodę liniową, czy tes metodę degresywną, polegającą na odpisie rocznej wartości (patrz nisej). Wykorzystaj te dane do opracowania szkicu bilansu i obliczenia zysku. Będziesz musiał skonsultować się ze swoim księgowym co do sposobu dokonywania owych obliczeń na potrzeby sprawozdawczości (np. opracowania raportu z działalności firmy lub deklaracji podatkowych). Tymczasem jednak jesteśmy zainteresowani formułowaniem prognoz na potrzeby planowania, a więc twoje oszacowania dotyczące czasu usytkowania poszczególnych składników majątkowych powinny być realistyczne.

68. OSZACUJ SWOJE KOSZTY STAŁE

Koszty stałe to takie, które - w pewnych granicach - nie są uzalesnione od poziomu sprzedasy (na przykład spłata długu). Z kolei te wydatki, których wielkość jest bezpośrednio uzalesniona od wartości sprzedasy, nazywają się kosztami zmiennymi (na przykład koszt sprzedanych produktów). Większość wydatków mosna zaklasyfikować jako pozycje nalesące bądź to do jednej, bądź do drugiej grupy, występują jednak i takie, które nie będą całkiem zmienne. Inną komplikacją jest to, se przy pewnym poziomie sprzedasy będziesz zmuszony zwiększyć stałe koszty operacyjne przedsiębiorstwa, na przykład wziąć kolejną posyczkę krótkoterminową, zatrudnić więcej pracowników lub uzupełnić park maszynowy. Sporządź wykaz wszystkich pozycji składających się na koszty stałe i podaj termin, w którym trzeba będzie ponieść wydatki gotówkowe. W zestawieniu tym uwzględnij amortyzację składników majątkowych (a nie, co oczywiste, nakładów kapitałowych), natomiast nie włączaj tutaj sadnych wydatków uzalesnionych od wartości sprzedasy - choćby związanych z uzupełnieniem poziomu zapasów. W roli zestawienia kontrolnego wykorzystaj Zestawienie 14., dodając przy tym dowolne pozycje właściwe dla twojej bransy.

W celu obliczenia rachunku zysków i strat dla kasdej pozycji wymienionej w takim zestawieniu powinieneś oszacować - w stosunku rocznym - spodziewane wydatki, jakie mają być poniesione. W przypadku rachunku zysków i strat słowo „poniesione' - niezalesnie od tego, czy w danym roku zapłata będzie dokonana - ma kluczowe znaczenie. Zastanawiając się nad procedurami sprawozdawczo-rozliczeniowy-mi, powinieneś zastosować metody uwzględniające płatności dokonane przed albo po danym roku obrachunkowym, odnoszące się jednak do wydatków poniesionych (lub tes do dochodu wytworzonego) w roku, którego dotyczą.

Chcąc oszacować przepływ gotówki, powinieneś określić, kiedy wydatki gotówkowe mają być poniesione. W przypadku amortyzacji, co oczywiste, sadne wydatki gotówkowe nie występują, choć mogą wystąpić płatności związane z nabyciem lub sprzedasą składników majątkowych bądź tes spłatą odsetek od kredytów.

69. OSZACUJ KOSZTY ZMIENNE

Opierając się na zestawieniach dotyczących przewidywanej sprzedasy i ogólnego charakteru firmy, zorientuj się, które koszty nalesy zaliczyć do kosztów zmiennych, to znaczy tych, które będą zmieniały się w zalesności od wyników sprzedasy. Oszacuj te koszty i zapisz, kiedy przypada termin płatności. Jeseli na przykład na twoje koszty zmienne składają się tylko produkty gotowe, nabywane w celu uzupełnienia stanu zapasów tych, które są sprzedawane, to -chcąc opracować rachunek zysków i strat - za koszty zmienne musisz przyjąć koszt nabycia dóbr, które zostały jus sprzedane.

Jednakse przystępując do obliczania przepływu gotówki, powinieneś zaksięgować koszt pozycji tego rodzaju wtedy, gdy wydatki na nie zostały poniesione, niezalesnie od tego, czy dobra te zostały sprzedane, a takse niezalesnie od tego, czy stanowią one uzupełnienie stanu zapasów.

70. SZACOWANIE WYNAGRODZEŃ

W sytuacji gdy pracownikom zatrudnionym na stałe wypłaca się pobory regularnie (np. co tydzień lub co miesiąc), rzeczywiście mosna mówić o stałych kosztach pracy. Przyjmuje się zazwyczaj - na potrzeby opracowania przepływu gotówki - se potrącenia z tytułu podatku dochodowego i na rzecz ZUS-u regulowane są w miesiącu następującym po tym, za który obowiązują. Jednak tam, gdzie koszty pracy są choćby w części uzalesnione od wartości sprzedasy, mosemy mieć do czynienia z kosztami zmiennymi (w przypadku premii uzalesnionej od wartości sprzedasy) lub pozornie zmiennymi (w przypadku płacy za nadgodziny).

71. SZACOWANIE WYDATKÓW TELEFONICZNYCH l POCZTOWYCH

W przypadku niektórych przedsiębiorstw koszty tego rodzaju mogą być związane z wielkością sprzedasy. W większości z nich trudno jednak oszacować je dokładnie, mose się równies okazać, se nie są one głównym źródłem powstawania kosztów, tak więc w trakcie wstępnego oszacowania dokładność nie jest najwasniejsza. Jeseli zakładasz, se mogą wystąpić znaczne koszty, poniewas będziesz na przykład prowadził handel zagraniczny na dusą skalę, koszty rozmów telefonicznych i przewidywanych wysyłek pocztowych powinieneś oszacować w przybliseniu. Nie zapomnij tes o kosztach informacji przesyłanych faksem oraz o korzystaniu z Internetu lub innych systemów informatycznych pracujących w trybie on-line.

72. KOSZTY EKSPLOATACJI LOKALI l OPŁATY ZA WODĘ

Czy przewidujesz wykorzystywanie lokali dziersawionych lub wynajmowanych? Kiedy czynsz ma być płatny (z góry, miesięcznie, kwartalnie czy w stosunku rocznym)? Jaka będzie wysokość rocznej stawki czynszu? Zapisz tę pozycję w zestawieniu kosztów stałych. Na jaki okres opiewa umowa? Kiedy jest dopuszczalne negocjowanie w sprawie podniesienia stawek czynszu? Jeseli przewidziano taką mosliwość w ciągu pierwszych trzech lat twojej działalności, musi to znaleźć odzwierciedlenie w twoich danych finansowych. Czy będzie wymagana kaucja? Przy sporządzaniu rachunku zysków i strat wydatek ten powinien być rozłosony na cały okres obowiązywania umowy i zaliczony do stałych kosztów operacyjnych. W zestawieniu przepływu gotówki zaś nalesy określić termin zapłacenia kaucji oraz terminy płatności czynszu.

Jaka jest w skali rocznej wysokość przewidywanych obciąseń związanych z eksploatacją lokali? Czy istnieje mosliwość rozłosenia płatności w czasie? W jaki sposób zamierzasz dokonywać płatności? Jaka będzie wysokość rocznych obciąseń za zusycie wody? Czy istnieje mosliwość rozłosenia płatności w czasie? W jaki sposób zamierzasz dokonywać tych płatności?

73. OSZACUJ KOSZTY UBEZPIECZENIA

Sporządź listę wszelkiego rodzaju ubezpieczeń, jakich będzie wymagało twoje przedsiębiorstwo. Ile wynosi roczna składka? Wpisz ją do rachunku zysków i strat. Kiedy przypada termin dokonania wpłaty? Wykorzystaj te dane do opracowania prognozy przepływu gotówki. Przydatne mose się okazać Zestawienie 15.

74. SPŁATA ODSETEK l KREDYTÓW

W zestawieniu tym nalesy umieścić spłatę odsetek od wszelkich posyczek i funduszy pozyskanych na załosenie przedsiębiorstwa, na przykład posyczek hipotecznych pod zastaw własności, posyczek bankowych, sumę przekroczenia salda konta bankowego. Nie wlicza się tutaj kosztów utrzymania środków transportu, o ile zostały ujęte oddzielnie. Spłatę zobowiązań kapitałowych oraz spłatę odsetek nalesy podać w osobnych pozycjach. Zobacz Zestawienie 16.

75. KOSZTY UTRZYMANIA ŚRODKÓW TRANSPORTU l PRZEJAZDÓW

W tych firmach, w których korzystanie z pojazdów nie jest związane z poziomem sprzedasy, całkowite koszty w ujęciu rocznym - uwzględniające zakładaną liczbę przejechanych kilometrów (ale bez uwzględniania kosztów amortyzacji, które zwykle zapisuje się oddzielnie) - powinny być zaliczone do kosztów stałych i umieszczone pod pozycją „koszty środków transportu'. Natomiast tam, gdzie korzystanie z pojazdów jest bezpośrednio powiązane z poziomem sprzedasy, niektóre z wydatków (na przykład zusycie paliwa) będzie mosna zaliczyć do kosztów zmiennych.

76. AMORTYZACJA

Do obliczania odpisów amortyzacyjnych zwykle wykorzystuje się powszechnie dwie metody: metodę degresywną (stosowaną zazwyczaj do ustalenia kosztu zusycia środków transportu) i metodę liniową. W metodzie degresywnej koszt zusycia jest obliczany w pierwszym roku jako pewien procent wartości początkowej. Na przykład w przypadku pojazdu o wartości 60 000 zł mosna by dokonać odpisu w wysokości 25% rocznie, tj. amortyzacja wyniosłaby 15 000 zł. Jego nowa „wartość księgowana' wynosiłaby pod koniec danego roku 45 000 zł, stanowiąc podstawę do obliczenia amortyzacji w roku następnym, tj. 25% z 45 000 zł, co dałoby kwotę 11 250 zł i tak dalej. W metodzie liniowej określa się czas usytkowania (na przykład 5 lat) danego środka trwałego (jakiegoś urządzenia) i jeśli w tym czasie szacuje się jego wartość końcową (powiedzmy na 1600 zł), to amortyzację oblicza się w ten sposób, se od wartości początkowej (powiedzmy 60 000 zł) odejmuje się wartość końcową, a otrzymaną w ten sposób liczbę dzieli się następnie przez wyrasony w latach okres usytkowania. W naszym przykładzie da nam to: (60 000 zł -1600 zł): 5 = 11 680 zł rocznie. Zestawienie 17. mose ci się przydać do opracowania wykazu pozycji o wartości początkowej wysszej nis - dajmy na to -1 500 zł.

77. SPORZĄDŹ WYKAZ DOSTĘPNYCH ŹRÓDEŁ FINANSOWANIA

Jakiego rodzaju będzie wkład inwestorów w przedsięwzięcie? Oceń w przybliseniu, jaki wpływ na twoją płynność finansową będą miały nakłady kapitałowe na poszczególne składniki majątkowe. (Płynność finansowa to pieniądze, jakimi faktycznie dysponujesz, aby móc zapłacić rachunki!) Czy będziesz potrzebował dodatkowych funduszy? W razie konieczności zamiast zakupu z nabyciem pełnych praw weź pod uwagę rozwiązania alternatywne. Gdyby zaszła taka potrzeba, rozwas zawarcie umowy o posyczkę w zamian za udziały w firmie. Mose się okazać, jeśli prognozy przepływu gotówki będą niepomyślne, se te szacunkowe obliczenia trzeba będzie uzupełnić i wprowadzić do nich poprawki.

78. OPRACUJ STRATEGIĘ INWESTOWANIA KAPITAŁU

Zastanów się nad sposobem finansowania nakładów kapitałowych niezbędnych do prawidłowego funkq'o-nowania twojego przedsiębiorstwa. Chcąc bowiem utrzymać na odpowiednim poziomie przepływ gotówki i mieć pokrycie na spłatę zobowiązań z tytułu zaciągniętych posyczek (odsetki wraz z ratami kapitałowymi), nalesy teraz szczegółowo określić terminy, w których firma będzie potrzebowała zastrzyku gotówki, a takse - kiedy będą musiały zostać dokonane płatności z tytułu nabycia składników majątkowych. Takse w tym przypadku musimy w ciągu pierwszego roku działalności dysponować takimi informacjami co miesiąc, a w następnych dwóch latach - raz na kwartał. Niewykluczone, se w późniejszych latach będziesz w stanie sfinansować nakłady kapitałowe z zysku netto. Stosowne obliczenia mosna przedstawić w postaci nieskomplikowanej tabeli, takiej jak Zestawienie 18. Zasadnicze pytanie, na które trzeba znaleźć odpowiedź, to jak szybko - dzięki przyspieszeniu sprzedasy lub mosliwościom, jakie otwiera - tego rodzaju inwestycja się spłaci.

79. WPROWADŹ POPRAWKI DO PROGNOZY ZYSKU

Dysponujesz jus informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia szacunkowych obliczeń swoich zysków - lub strat - w początkowym okresie działalności, obejmującym pierwsze trzy lata. Uzyskiwane wyniki finansowe będą na tyle dobre, na ile trafne będą twoje oszacowania. A choć dane te trzeba będzie jeszcze zweryfikować, uzyskasz wstępną orientację, na ile solidne są podstawy finansowe planowanego przedsięwzięcia. Do obliczenia rachunku zysków i strat wykorzystaj tabelę zamieszczoną w części IX. Wykonaj kilka prostych obliczeń, które uświadomią ci, jak będą kształtowały się twoje zyski, jeśli sprawy nie będą przebiegały zgodnie z planem - na przykład wyniki sprzedasy będą ponisej oczekiwań, opóźni się otwarcie firmy, wzrosną koszty lub tes gdy wartość sprzedasy będzie nadmierna. Dysponujesz teraz o wiele dokładniejszym zestawem danych liczbowych do oszacowania opisanego jus wcześniej stopnia ryzyka.

80. ZDECYDUJ, JAKI POZIOM ZAPASÓW UTRZYMYWAĆ

Nie mosesz dopuścić, by zabrakło ci podstawowego asortymentu zapasów, z drugiej jednak strony, w surowcach zawarte są środki pienięsne, tak więc będziesz musiał bardzo dokładnie przemyśleć, jaki utrzymywać poziom zapasów i jaki przyjąć czas rotacji. Zestawienie 19. mose ci dostarczyć cennych wskazówek.

Musisz równies zadecydować, na jakim poziomie utrzymywać biesącą produkcję oraz zapas towarów lub produktów gotowych. W zalesności od rodzaju przedsiębiorstwa nalesy uwzględnić wiele czynników. Aby zachować ciągłość sprzedasy, będziesz musiał utrzymywać pewien poziom produktów gotowych i biesącej produkcji, zarazem jednak-podobnie jak w przypadku surowców - utrzymywanie zapasów magazynowych kosztuje. Musisz opracować zestawienie swoich przemyśleń, będąc równocześnie gotowym je zmieniać na podstawie zebranych doświadczeń. Kluczowe znaczenie ma to, ile czasu zabiera przekształcenie surowców w gotowe produkty, a takse ile dzięki temu przybywa „wartości dodanej'. Ostatnia uwaga: oceń w przybliseniu finansowe konsekwencje określonego przez ciebie poziomu zapasów.

Oblicz wielkość kapitału zaangasowanego w utrzymywanie ustalonego poziomu surowców, biesącej produkcji i wyrobów gotowych. Zapisz, kiedy przypadają terminy zapłaty z tytułu uzupełnienia stanu zapasów.

81. OPRACUJ PROGNOZĘ WPŁYWÓW GOTÓWKOWYCH l ROZLICZEŃ

Oszacowałeś jus przewidywane przychody ze sprzedasy, zadecydowałeś równies, kiedy będzie potrzebna dodatkowa gotówka od akcjonariuszy i kredytodawców. Czy są jeszcze jakieś inne źródła spodziewanych dochodów, na przykład ze sprzedasy składników majątkowych lub z odsetek od depozytów bankowych? Następnie zestaw te czynniki w stosownej części tabeli dotyczącej prognozy przepływu gotówki - zobacz Zestawienie 20.

Sporządź zestawienie wszystkich spodziewanych wydatków, uwzględniając składniki majątkowe, obciąsenia podatkowe, ubezpieczenia społeczne i podatek od wartości dodanej. Wybór czasu dokonania tych płatności ma decydujące znaczenie. Dane te powinny być uwzględnione w następnej części prognozy przepływu gotówki - Zestawienie 20.

82. OPRACUJ PROGNOZĘ PRZEPŁYWU GOTÓWKI

Na podstawie wprowadzonych danych liczbowych mosesz teraz zorientować się w swoim zapotrzebowaniu na gotówkę - z miesiąca na miesiąc w pierwszym roku, co kwartał w drugim i trzecim roku działalności. Na tej podstawie mosesz kontrolować, kiedy i w jakiej wysokości będzie ci potrzebny kapitał obrotowy.

Z odpowiednim wyprzedzeniem zapewnij sobie dostępność środków pienięsnych, jakie będą ci potrzebne w określonym czasie, a rozpoczynając działalność, kontroluj raz w miesiącu, jak przedstawia się przepływ gotówki w stosunku do twoich przewidywań. Zastanów się i zdecyduj, czy - aby poradzić sobie z ewentualnymi problemami z przepływem kapitału obrotowego -będzie ci potrzebna dodatkowa gotówka, zaciągnięcie kredytu lub umowa o dopuszczalnym przekroczeniu rachunku. Wszystkie informacje, jakimi obecnie dysponujesz, łącznie z wszelkimi mosliwymi modyfikacjami wprowadzonymi w następstwie starannego przeanalizowania danych liczbowych (np. dotyczącymi umów o dopuszczalnym przekroczeniu stanu konta lub dodatkowego wsparcia gotówkowego), wykorzystaj do opracowania w pełni uaktualnionej wersji prognozy przepływu gotówki.

83. ZREWIDUJ PROGNOZY ZYSKU

Posługując się danymi odpowiadającymi uaktualnionej wersji prognozy przepływu gotówki, wprowadź stosowne poprawki do swojego rachunku zysków i strat opracowanego dla kasdego roku z osobna na okres pierwszych trzech lat. Musisz teraz wziąć pod uwagę wszelkie nowe czynniki wynikające z analizy przepływu gotówki lub wymagań w zakresie stanu zapasów - na przykład ewentualność zawarcia umowy o dopuszczalnym przekroczeniu salda rachunku lub zaciągnięcia kredytu na pokrycie zapotrzebowania na gotówkę wykazanego w zestawieniu przepływu gotówki albo tes do finansowania zapasów magazynowych. Przekroczenia stanu konta i kredyty wiąsą się ze spłatą odsetek, co zmniejszy twój poziom zysku. W twojej prognozie zysku wspomniane płatności z tytułu odsetek muszą zostać zaliczone do kosztów stałych.

84. PRZYGOTUJ ARKUSZE BILANSOWE

Sporządź zestawienie aktywów i pasywów na początek okresu działalności, na który opracowujesz plan.

Jeseli rozpoczynasz prowadzenie firmy od podstaw, być mose zechcesz wykorzystać pierwszą kolumnę w zestawieniu prognozowanego przepływu gotówki raczej jako miejsce zapisu „okresu załosycielskiego' aniseli odzwierciedlenie działalności w pierwszym miesiącu. Mosesz w niej przedstawić, skąd pochodzą fundusze na rozpoczęcie działalności i na co pieniądze zostały wydane, zanim firma faktycznie zaczęła prowadzić działalność. Będzie to dobry punkt wyjścia do przygotowania bilansu otwarcia. Przygotuj bilans na koniec kasdego roku w okresie objętym planem - powinny w nim zostać wykazane zyski zatrzymane. Nalesy takse uwzględnić, w jakim czasie przewidujesz spłacić swoje zobowiązania i otrzymać nalesności, jak równies - amortyzację, dodatkowy kapitał lub płatności.