SKŁADANIE PROPOZYCJI

SKŁADANIE PROPOZYCJI

Istnieje tylko jedna rzecz silniejsza od wszystkich armii świata: idea, której czas właśnie nastąpił.

Wiktor Hugo

WSTĘP

Nie mam na myśli zgięcia kolan przed ukochaną i uraczenia jej okolicznościową mówką, choć w gruncie rzeczy wiele z tego, co znajdziecie w tym rozdziale, przyda się zarówno podczas oświadczyn, jak i składania innego typu propozycji. Przecież robimy to nieustannie, począwszy od zdawkowego: „Może byś tak zmył naczynia, podczas gdy ja wyjdę z psem”, a skończywszy na oficjalnym: „Proponujemy zwołanie zgromadzenia politycznego, podczas którego wszystkie kręgi społeczne będą reprezentowane przez delegatów”. Niektóre propozycje przynoszą lepszy skutek. Czym różni się udana i nieudana propozycja? W poprzednim rozdziale skupiliśmy się na sztuce negocjacji. Gdybyśmy poświęcili się wyłącznie omawianiu jej mechanizmów, podkreśliłbym, że pewna faza negocjacji polega na składaniu propozycji. Sposób, w jaki ją sformułujesz, często decyduje o sukcesie lub niepowodzeniu spotkania. Ta sama zasada obowiązuje w wypadku każdej propozycji. Tak jak trudno liczyć na sukces, gdy oświadczyny następują nie w porę (na przykład tuż po tym, jak zostałeś złapany in flagranti z przyjaciółką dziewczyny) lub są niezręcznie sformułowane („Stella to jest, chciałem powiedzieć Sally, czy”), tak rokowania są lepsze, jeśli złożona przez ciebie propozycja spełnia kilka podstawowych warunków*.

SKŁADANIE PROPOZYCJI

Sztuka składania propozycji polega na nakłonieniu rozmówcy, aby powiedział „tak”. Propozycja składa się z dwóch części:

z tego, co proponujesz, oraz

jak to robisz.

Składanie propozycji odrobinę przypomina skok ze spadochronem. Gdy znajdziesz się poza samolotem, nie możesz do niego wrócić. Tak samo gdy złożysz propozycję, trudno będzie ją wycofać. Zawsze przychodzi mi na myśl jedna ze starych książek o lekarzu, której bohater, zatwardziały kawaler, w upojeniu alkoholowym oświadcza się jednej z pielęgniarek i rano budzi się przerażony tym, co zrobił. Jego przyjaciel widzi tylko jedno wyjście z sytuacji: oświadczyć się wszystkim pielęgniarkom w szpitalu. Tak samo jak nie skacze się z samolotu bez dobrze złożonego spadochronu i sprawdzenia kierunku wiatru, podobnie nie składa się nie przemyślanych propozycji. Przygotowanie zależy oczywiście od natury propozycji, istnieją jednak pewne ogólne kryteria, które zawsze należy wziąć pod uwagę.

Przygotowanie propozycji

Przemyślana propozycja powinna mieć szansę na przyjęcie, a przynajmniej nie grozić twoim stosunkom z rozmówcą w razie ewentualnego jej odrzucenia.

Gdy pierwsza propozycja zostanie odrzucona, nie pal za sobą mostów, zakładając, że gdy okażesz szczere zainteresowanie potrzebami, interesami i problemami drugiej strony oraz inteligencję, prawdopodobnie zechce ona cię wysłuchać po raz drugi. Wprawdzie propozycja z góry skazana na odrzucenie to sprytny manewr negocjacyjny (choć istnieją lepsze sposoby na uzyskanie takiego samego efektu), na ogół składamy te, na które chcemy uzyskać zgodę. Może się złożyć, że potrzebujemy zwykłego „tak”, jeśli jednak zależy nam na szczegółowej odpowiedzi lub takiej z którą wiąże się określony warunek (na przykład czas):

Określ, jaką decyzję, jaką ma podjąć twój rozmówca.

Większość ludzi nie jest w stanie czytać w twoich myślach, jeżeli więc nie chodzi ci o natychmiastowe podjęcie decyzji lub chcesz, by była uwarunkowana jeszcze innym czynnikiem, musisz jasno dać to do zrozumienia. Na przykład: „Oto moja sugestia i chciałbym, abyś ją przemyślał i w przyszłym tygodniu powiadomił mnie o swojej decyzji, jak już skontaktujesz się działem kadr. Chcę wiedzieć, czy podejmiesz się tej pracy, kiedy byłbyś skłonny to zrobić oraz jaką wyznaczasz stawkę”. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz odrzucenie propozycji, która w innym wypadku byłaby do przyjęcia.

Sprecyzowanie decyzji pomoże ci również w przygotowaniu propozycji, która jest do przyjęcia dla partnerów, przełożonych oraz wyborców.

Innymi słowy, nie wystarczy mieć na uwadze tylko osoby, która stoi przed koniecznością ustosunkowania się do twojej propozycji. Należy również pomyśleć o ludziach, których rady może zasięgnąć lub których będzie musiała przekonać do słuszności twojej sugestii. Jeżeli ich wykluczysz, ryzykujesz porażkę. O przyjęciu lub odrzuceniu propozycji decyduje niekiedy drobna korekta. Na przykład: „Proponuję, abyśmy przyjęli ten kontrakt”, wywoła u współpracownika pożądaną reakcję, podczas gdy: „Proponuję, abyś przyjął ten kontrakt”, mogłoby zostać odebrane jako: „Zróbmy to pod warunkiem, że t y odwalisz całą robotę”.

Formułowanie propozycji

Rozważ sformułowanie propozycji i przećwicz jej składanie na sobie lub na koledze, nim wypowiesz ją serio. Rezygnacja z niezręcznego wyrazu może decydować o przyjęciu propozycji lub bezwarunkowym jej odrzuceniu. Warto zapamiętać kilka elementarnych zasad:

Nadaj propozycji twierdzący ton: sformułuj ją pod kątem tego, co chcesz, a nie tego, czego nie chcesz. Wyda ci się to oczywiste, zdziwiłbyś się jednak, jak często słyszę zdania typu: „Sugeruję, że powinniśmy się trzymać z dala od kina, bo na pewno będzie tłok”. Twierdzenie, że w kinie będzie tłok, jest do przyjęcia w rozmowie na temat planowanych zajęć, nie pomaga jednak w podjęciu decyzji, kiedy ludzie nastawieni są na pozytywne sugestie.

Zbuduj swoją propozycję z elementów składowych, które w razie czego można negocjować bądź dopasować do potrzeb innych. Dopiero po długotrwałych negocjacjach możesz przedstawić komuś propozycję typu „bierz lub nie” (i tylko wtedy, gdy kwestia „czy weźmie” nie jest dla ciebie najistotniejsza). Otwarte propozycje są dla drugiej strony bodźcem do słuchania - oznaczają, że jesteś elastyczny i skłonny do rezygnacji z kwestii, które nie mają dla ciebie większego znaczenia. Jeżeli uparcie obstajesz przy wszystkich punktach propozycji bądź stanowią one nierozerwalną całość, istnieje niebezpieczeństwo, że sam zapędzisz się w kozi róg. Fachowy negocjator będzie cię wówczas miał jak na dłoni.

Sformułuj propozycję tak, jak gdybyś miał doskonały pomysł i zapraszał drugą stronę do wspólnych rozważań.

Postaraj się o przekonujące przedstawienie zalet twojej propozycji, aby nie wyglądało na to, że usiłujesz przeforsować projekt, na którym skorzystasz jedynie ty. Sprzedanie propozycji przy akcentowaniu jej zalet uwalnia od zarzutu, że mówisz drugiej stronie, co ma robić. Określenie „sprzedanie” jest tu jak najbardziej na miejscu, ponieważ na tym właśnie polega istota dobrej propozycji - powinna być tak dobrze przygotowana, przemyślana i podana, aby się sama sprzedała.

ODPOWIADANIE NA PROPOZYCJE

Rozważanie propozycji może być równie stresujące jak jej składanie. Oto pada jak grom z jasnego nieba i to na dodatek z ust osoby, która nie zapoznawszy się z zamieszczonymi tu bezcennymi radami, wyprodukowała tylko jej karykaturę. Część propozycji brzmi kusząco, część - idiotycznie, tymczasem rozmówca domaga się natychmiastowej odpowiedzi, teraz, zaraz, bez chwili wahania. Co robisz?

Spróbuj pozytywnie odnieść się do każdej propozycji. Nawet do tej, która jest bez sensu i stanowi obrazę dla rozumu? Sądzę, że tak, gdyż jeśli ktoś ją składa, prowadzisz z nim dialog i możesz ją zmodyfikować. Zawsze możesz zadać sobie druzgoczące pytanie typu: „Jakim cudem on nie rozumie mojego punktu widzenia? Może nie wyraziłem się jasno?” I zamiast z góry kogoś przekreślać, skorzystaj z okazji, aby wyłuszczyć przyczyny odmowy. Jeżeli nie da się tego przeprowadzić w miarę bezboleśnie, zamiast zdecydowanej odmowy powiedz coś w rodzaju: „Ciekawe. Czy mógłbyś to nieco rozwinąć?” Może dzięki temu wpadniesz na rozwiązanie, które umożliwi wam obu wyciągnięcie korzyści.

Nigdy nie przyjmuj pierwszej propozycji, nawet jeśli jest atrakcyjna: skoro jest pierwsza, oznacza to, że druga strona ma ci więcej do zaoferowania. Ludzie nigdy za pierwszym razem nie dają wszystkiego, co mogą - warto poczekać na to, co chowają w zanadrzu.

Jeżeli musisz odrzucić propozycję, wyjaśnij dlaczego, sugerując, by osoba ją składająca postawiła się

na twoim miejscu. W jaki sposób z wdziękiem odrzucić propozycję? Po prostu dając drugiej stronie do zrozumienia, że na twoim miejscu uczyniłaby to samo. Nie poprzestań jednak na tym, jeśli chcesz, by kiedykolwiek jeszcze coś ci zaproponowała.

Kiedy odrzucasz propozycję, zaznacz, co należałoby w niej zmienić, aby była do przyjęcia. Tak samo jąknie należy przyjmować pierwszej propozycji, podobnie nie wolno z miejsca jej odrzucać, gdyż łatwo zaprzepaścić to, co w niej korzystne.

Odpowiedz na propozycję w sposób dający do zrozumienia, że dopuszczasz dialog i ugoda jest jedynie kwestią ustalenia odpowiedniej formuły. Jeżeli druga strona składa propozycję, może to znaczyć, że bardziej potrzebuje ciebie niż ty jej. Niewykluczone, że wyjdzie ci to na dobre, pamiętaj jednak, że zależność rodzi opór.

PRZESZKODY l JAK JE POKONAĆ

Składasz komuś propozycję. Robisz to jak należy - czyli jest ona rozsądna i do przyjęcia. Dziwnym trafem jednak nie udaje ci się usłyszeć magicznego „tak”. Oto kilka przyczyn formalnych, czyli wynikających z tego, jak została ona przedstawiona niż czego dotyczy.

Różnice kulturowe oraz system wartości. Mogło się zdarzyć, że przeoczyłeś dzielące was ukryte różnice. Czy masz do czynienia z kobietą, której nie podoba się, że to mężczyzna składa jej propozycję? Albo odwrotnie? Zastanów się nad możliwymi różnicami.

Bariery emocjonalne. Być może przeszkodą jest jakaś zaszłość. Wykorzystaj sprzyjający moment („Dobrze, zostawmy to na chwilę”) i zapytaj: „Co powstrzymuje cię od zaaprobowania mojej sugestii?”

Pozorny brak elastyczności. Poproś drugą stronę o sprecyzowanie jej potrzeb i interesów. Zapytaj, w którym momencie działałeś wbrew nim, lub

obiektywnie przedstaw sytuację i poproś o sugestie. Pewien pożytek może też przynieść prośba o wskazanie dążeń drugiej osoby oraz wpływu, jaki miałoby na nie odrzucenie twojej propozycji.

Konflikt osobowości. Mógłbyś spróbować zaproponować sposób rozwiązania problemu. Inną możliwością jest spotkanie na gruncie neutralnym i wspólne ustalenie, na czym polega kłopot.

Kwestie nie do przebycia. Czasami ludzie nie są w stanie pozytywnie się ustosunkować do propozycji, ponieważ cała kwestia budzi w nich wewnętrzny opór: nie chcą ponosić odpowiedzialności za podjęcie tak istotnej decyzji. W takim razie sprawdź, czy mógłbyś ograniczyć propozycję, dzięki czemu stałaby się łatwiejsza do zaakceptowania.

Nadmierna niepewność. Podejmowanie decyzji zakłada istnienie informacji, na których mamy oprzeć nasz wybór. Zdarza się, że tych informacji brakuje albo druga strona wstydzi się przyznać, że niepewność uniemożliwia jej podjęcie decyzji. Możecie wspólnie temu zaradzić, szukając potrzebnych danych, wskazówek lub fachowej porady.

Nierealne oczekiwania. Inną częstą przyczyną odrzucenia propozycji jest to, że nie spełnia ona oczekiwań drugiej strony. W tym wypadku sytuacja może być dla niej równie krępująca jak w poprzednim. Jeżeli podejrzewasz, że o to chodzi, spróbuj wybadać, na czym polegały oczekiwania tej osoby i taktownie ustal stopień ich realności. Mogło się zdarzyć, że twój rozmówca ma nierealne oczekiwania i stąd jego niechęć do kompromisu. Jedynym sposobem rozwiązania tego problemu jest wspólne określenie jego priorytetów i nadzieja, że twoja bardziej realistyczna propozycja zostanie rozpatrzona w szerszym kontekście.

Utrata rozpędu. Jeżeli dialog zdaje się tracić rozpęd, spróbuj zestawić propozycje, które już zostały przyjęte, i rozważyć ograniczenia.

ROZWIJANIE UMIEJĘTNOŚCI

Czy wobec tego składanie propozycji to coś więcej niż zdawałoby się na pierwszy rzut oka?

Ćwiczenie

Osoba A opisuje sytuację, w której osoba B musiałaby

złożyć propozycję. Na przykład:

nastolatek chce pożyczyć samochód,

to twój miesiąc miodowy i hotel oferuje ci pokój z dwoma pojedynczymi łóżkami zamiast jednym podwójnym,

twój sąsiad ma zamiar wybudować wysokie na dziesięć stóp ogrodzenie,

twój partner woli pracę na pół etatu, a nie cały etat. Osoba B składa propozycję w celu wyeliminowania wszelkich różnic. Po każdej propozycji zdecydujcie:

jakie byłyby szansę na jej przyjęcie,

jak można ją poprawić, by je zwiększyć. Następnie zamieńcie się rolami i przećwiczcie nową sytuację.

Podsumowanie

Dobre propozycje:

mają szansę na przyjęcie,

manifestują zainteresowanie potrzebami, interesem, problemami oraz zdrowym rozsądkiem drugiej strony,

określają, jakiej decyzji się oczekuje,

są do przyjęcia dla partnerów, przełożonych oraz wyborców,

sformułowane są twierdząco,

zostały tak sformułowane, aby ich części składowe podlegały negocjacji bądź modyfikacji,

są przedstawione na zasadzie dobrego pomysłu; zaprasza się drugą stronę do wspólnych rozważań.