Tutorial de Outlook 2000

Tutorial de Outlook 2000

Introduccin: Outlook, Outlook Express, CW, IMO y otras cosas que debemos saber para aclarar conceptos

El propsito de este curso ser en primer lugar a ayudar a los nuevos usuarios de Outlook 2000, sobre todo a aquellos que lo recibieron junto al paquete de Office 2000 y no se atreven a utilizarlo porque no saben por dnde comenzar, no saben si merece la pena de cambiarse de Outlook Express a Outlook, ni qu ventajas o desventajas representa una opcin frente a la otra. Por eso, en las primeras entregas nos ocuparemos de lo bsico para los nuevos usuarios y a continuacin proseguiremos con materiales del nivel intermedio y avanzado como por ejemplo el diseo de formularios, programacin y el Exchange Server.

Si bien este curso estar centrado en Outlook 2000, si eres usuario de Outlook 97 o 98 podrs aprovechar muchas cosas de este curso tambin (aunque no todas, tendrs que comprobarlas).

Outlook vs. Outlook Express

En realidad se trata de dos programas diferentes, Outlook Express es una aplicacin gratuita incluida con Internet Explorer 4 y superiores mientras que Outlook forma parte de la familia de Microsoft Office y como tal es un programa de pago, lo nico que tienen en comn es el nombre, son dos programas diferentes, creados por dos equipos de desarrollo diferentes y aunque vers, aparte del nombre, algunos detalles de la interfaz comunes a ambas aplicaciones, crame que lo que est ms all de estos detalles es completamente diferente para cada programa.

Te describir en breve lo que se puede y no se puede hacer con cada uno de estos dos programas, esta lista te ayudar a decidirse por uno de los dos programas o tal vez se decida a utilizar ambos para sacar el mayor provecho de sus ventajas (es lo que hago yo y muchos de mis amigos y conocidos)

Otras ventajas de Outlook: se puede usar como una interfaz completa de Windows y no solo podrs navegar por tu disco duro o por tu red local usando Outlook, podrs tambin navegar por Internet y guardar y organizar una gran cantidad de informacin de todo tipo.

Opciones de servicio: CW, IMO y Sin correo.

OK, supongamos que te decidiste por Outlook (o por ambos). Ahora tendramos aclarar el tipo de instalacin de Outlook que queremos: 'Solo Internet' (IMO) u 'Organizaciones y grupos de trabajo' (CW). Ambas instalaciones en s parecen dos programas diferentes que ofrecen sus ventajas y desventajas tienes que definir cul te conviene. Existe tambin la tercera opcin: 'Sin correo electrnico'.

Ahora describir en breve cada una de estas opciones:

a) IMO - escoge esta opcin si solo ests utilizando Outlook para el correo de Internet, si no ests en una red, no utilizas MS Mail, Microsoft Fax, Exchange Server y no necesitas compartir tu informacin.

b) CW - si necesitas compartir OL en la red con MS Mail o Exchange selecciona esta opcin. Permite tambin manejar el correo de Internet pero lo hace de una manera menos 'agradable' que IMO.

c) Sin correo. Esta opcin es para las personas que solo quieren usar Outlook como PIM (Personal Information Manager) y no para el correo electrnico.

S ya tenamos instalado Outlook 2000 scmo sabemos la opcin de servicio que tenemos instalada?

Para eso, abre el men 'Auyda' de Outlook 2000 y pulsa 'Acerca de Microsoft Outlook'.

Si te decidiste por una opcin y despus quieres cambiar a otra, siempre lo puedes hacer, no necesitas reinstalar Outlook para ello.

Para cambiar desde 'Sin correo electrnico' a 'Solo Internet':

Desde el men 'Herramientas /Cuentas' utilizamos el cuadro de dilogo 'Cuentas de Internet' para configurar nuestra cuenta de correo.

Para cambiar de IMO a CW

Abrimos Herramientas/Opciones y desde la pestaa 'Entrega de correo' pulsamos el botn 'Reconfigurar la compatibilidad de correo'.

Para cambiar de CW a IMO:

Abrimos Herramientas/Opciones y desde la pestaa 'Servicios de correo' pulsamos el botn 'Reconfigurar la compatibilidad de correo'.

Como instalar Outlook 2000 y configurar nuestras cuentas y servicios

Una vez instalado el Office 2000 y aunque durante la instalacin hemos seleccionado todas las opciones de Outlook, la instalacin de Outlook 2000 no termina con ello. Cuando pulsemos por primera vez el icono de Outlook 2000 antes de que podamos comenzar a utilizarlo tendremos que configurar unas cuantas cosas ms

sQu sucede cuando pulsamos el icono de Outlook por primera vez?

-Outlook tratar de detectar los programas de correo electrnico instalados en nuestro ordenador y nos preguntar si queremos importar la configuracin de estos programas o si seleccionamos la opcin de no importar ninguno. Seleccionar la opcin de importar configuraciones tiene sus ventajas y desventajas.

Ventajas:

te permitira importar la configuracin de todas las cuentas de correo, los contactos y los mensajes de tu programa de correo electrnico actual. Solo tendras que volver a introducir las contraseas de correo electrnico que por cuestiones de seguridad no se importarn automticamente.

Desventajas:

Las tenemos si el tipo de servicio que queremos instalar no coincide con los servicios que tenamos en los programas de correo instalados previamente. Para explicarlo te describir dos casos ms tpicos:

Caso 1

Tenamos instalado Outlook Express. En este caso Outlook nos propondr importar la configuracin de este programa. Si lo que nos interesa es instalar Outlook para usarlo solo con el correo de Internet esto nos conviene, pero si lo que queremos es usarlo tambin con MS Mail o Exchange Server tenemos que seleccionar la opcin de no importar configuraciones. Entonces Outlook nos dar la opcin de seleccionar entre 'Slo correo de Internet', 'Organizaciones o grupos de trabajo' o 'Sin correo electrnico' y podremos seleccionar la opcin que nos conviene.

Caso 2

Tenamos instalado Exchange o el Exchange Server. Outlook nos preguntar si queremos importar esta configuracin. Si respondemos afirmativamente Outlook se instalar con la opcin de 'Organizaciones o grupos de trabajo' pero es posible que solo nos interese el correo de Internet y en este caso deberamos seleccionar la opcin de no importar configuraciones.

Si estabas utilizando un programa de correo diferente de los descritos y tienes dudas, es preferible que selecciones de no importar configuracin y configures tu servicio manualmente. Si quieres importar los mensajes de correo desde tu programa anterior siempre podrs hacerlo manualmente despus de terminar la instalacin de Outlook.

Configurar cuentas de correo y servicios:

Si instalaste Outlook como 'Solo correo de Internet'

Tienes que configurar tus cuentas de correo electrnico desde el men 'Herramientas/Cuentas/Agregar'.

Tendrs que llenar el dilogo con los datos proporcionados por el proveedor de cada cuenta: tu nombre de usuario, contrasea, y los nombres de los servidores de correo entrante y saliente.

Si instalaste Outlook para 'Organizaciones o grupos de trabajo:

Vas al men 'Herramientas/Servicios' y usando el botn 'Agregar' configuras los servicios que quieres utilizar. Te describir los principales:

1. Correo electrnico de Internet. Agrega aqu tus cuentas de correo electrnico de Internet, tienes que poner los datos proporcionados por el proveedor de tu cuenta de correo: tu nombre de usuario, la contrasea y los nombres de los servidores de correo entrante y saliente.

2. Archivo de carpetas personales (*.pst). Es un archivo donde se guardar toda tu informacin de Outlook incluyendo los mensajes de correo, los contactos, las tareas, el calendario, el diario, las notas y las tareas. Tienes la opcin de agregar uno existente (si lo tenas antes) o crear uno nuevo en el lugar de tu disco duro o en tu red local que desees. Puedes agregar ms de un archivo de carpetas personales a tu perfil.

3. Microsoft Mail. Si necesitas esta opcin pregunta al administrador de tu red el nombre del servidor, tu casilla y contrasea. Si eres el administrador de red, encontrars la informacin sobre la configuracin de MS Mail aqu

4. Exchange Server

Si lo estis utilizando en tu empresa el administrador de la red debe proporcionarte el nombre del servidor, tu buzn y tu contrasea.

5. Libreta de direcciones de Outlook.

Debes agregarla si vas a utilizar MS Mail o Exchange Server.

Otras cosas que debes saber:

Entrega de correo:

Si vas a utilizar ms de un archivo de carpetas personales (*.pst) o si vas a tener el servicio de MS Mail o Exchange Server tendrs de determinar el sitio de entrega predeterminado que puede ser por ejemplo tu *.pst o tu buzn del Exchange. Esta opcin se configura desde la pestaa 'Entrega' del men 'Herramientas/Servicios'.

Mltiples usuarios.

Si son ms de un usuario de Outlook, se puede crear un perfil individual para cada uno. Esta opcin est disponible en Panel de control de Windows en el icono de Correo.

Quiz habris notado que no mencion para nada la configuracin del servicio de Fax. La razn: para saber todo lo que se debe saber sobre la configuracin de Fax bajo Outlook 2000 podis leer el excelente artculo de Pili Mueckay:

Configuracin de Fax en Outlook 2000

Aqu terminamos el primer captulo de nuestro curso. Espero que despus de leerlo ya puedas utilizar el correo y otros servicios de Outlook.

Tutorial de Outlook 2000

Captulo 2: Gestin de Contactos

Crear un nuevo Contacto:

Podemos crear un nuevo elemento en la carpeta de los Contactos de varias formas, mencionar algunas:

Pulsando 'Nuevo' - 'Contacto' en el men 'Archivo'.

Si usamos la barra de Office podemos pulsar el icono del 'Nuevo Contacto' en esta barra.

Pulsando 'Nuevo' - 'Contacto' en la ficha abierta de un contacto existente.

Podemos agregar al remitente del mensaje que tenemos abierto: para eso pulsamos su nombre en el campo 'De:' con el botn secundario del ratn y seleccionamos ' Agregar a Contactos'.

Para los amantes de 'arrastrar y soltar': arrastramos el mensaje del remitente que queremos hacia el icono de los Contactos.

Lo que sigue es bastante sencillo: llenamos la ficha del nuevo contacto con sus datos y cuando terminemos, pulsamos el botn 'Guardar y cerrar'.

Gestin de Contactos existentes:

Siempre podemos editar y cambiar la informacin de cada Contacto, para eso hacemos el doble click en el contacto que queremos editar para abrir su ficha y cuando terminemos, pulsamos el botn 'Guardar y cerrar'.

Visualizacin e impresin de Contactos:

Si abrimos el men 'Ver - Vista actual'descubriremos que disponemos de varias vistas disponibles (Tarjetas de visita, tarjetas de visita detalladas, lista de telfonos, etc.) y adems podemos definir nuestras propias vistas y crear filtros.

Tambin disponemos de varias formas de imprimir nuestros Contactos:

Tarjetas de visita

Folleto pequeo

Folleto medio

Memorando

Lista de telfonos

Listas de Distribucin:

Para crear una nueva lista de distribucin abrimos la carpeta de los Contactos y pulsamos 'Nueva lista de distribucin' en el men 'Acciones'. Se abrir un cuadro de dilogo para seleccionar los miembros de la lista.

El uso de vCard

Las vCard son las tarjetas electrnicas de formato estndar reconocido por muchos programas de correo.

Las vCard se guardan en los archivos con la extensin *.vcf.

Con las vCard podemos:

Guardar un elemento de los Contactos como una vCard que podemos adjuntar a un mensaje de correo.

Importar la informacin desde una vCard a los Contactos de Outlook.

Recibir una vCard en un mensaje de correo electrnico y guardar su contenido como un contacto ms.

Para guardar un Contacto como vCard:

Abrimos su ficha y en el men 'Archivo' de la ficha pulsamos 'Exportar a archivo vCard'.

Para importar una vCard recibida a nuestros Contactos:

Abrimos el men 'Archivo', seleccionamos 'Importar y Exportar' y seleccionamos a continuacin 'Importar un archivo vCard (.vcf)'.

Aqu terminamos con el tema de los Contactos de este curso, por supuesto es poco lo que dije, hay muchas ms cosas que se pueden hacer con los Contactos pero decid no mencionarlas todas en este curso para no hacerlo demasiado cargado. Porque el propsito de este curso es ensear justo lo necesario para comenzar a trabajar con Outlook. El resto de temas sern publicados en forma de los artculos y FAQ independientes que permitirn profundizar ms en Outlook 2000 y sacarle el mximo provecho.

Tutorial de Outlook 2000

Calendario y Tareas

Calendario

Con el calendario de Outlook podemos planificar y administrar nuestras actividades:

Eventos

son ocasiones (cumpleaos por ejemplo) que no tienen una hora especfica, es decir, con Eventos nos referimos a las actividades que tienen fechas determinadas pero no una hora predeterminada.

Citas

ocurren en un momento especfico, es decir, con las citas s tenemos una hora determinada. Una cita de Outlook no tiene que ser necesariamente con una persona: podemos crear citas para indicar el tiempo que estaremos ocupados con alguna tarea.

Reuniones

Igual que citas con la diferencia de que las reuniones s que se producen entre varias personas. Con Outlook en un grupo de trabajo podemos planificar reuniones buscando el tiempo libre de los participantes

Todas las actividades de Outlook pueden ocurrir slo una vez o ser recurrentes.

Para crear una nueva cita:

Podemos hacerlo de muchas maneras, por ejemplo pulsando el icono de 'Nueva cita' en la barra de Office (si la utilizas) o pulsando 'Cita' en el men 'Archivo/Nuevo', etc.

Configuracin de un aviso:

nos puede recordar de que tenemos una cita o una reunin pendiente. Por defecto lo hace 15 minutos antes de que comience el evento pero lo podemos cambiar desde 'Herramientas/Opciones/Preferencias'.

Creacin de eventos recurrentes:

Los creamos igual que los eventos nicos y despus pulsamos el botn 'Periodicidad' para indicar la frecuencia del evento. La otra manera de hacer lo mismo: mientras tenemos abierto el Calendario, pulsamos 'Accin/Nueva cita peridica'.

Creacin de Fiestas:

Pulsamos 'Herramientas/Opciones', pestaa 'Preferencias', botn 'Opciones del calendario', botn 'Agregar das no laborables' y seleccionamos de la lista nuestro pas y/o nuestra religin si deseamos tenar fiestas religiosas en nuestro calendario'.

Tareas

Se parecen al Calendario porque tambin son las actividades planificadas para el futuro, la diferencia est en que no tienen que hacerse en una hora y/o fecha especificada como las citas y los eventos, aunque tienen una fecha de inicio y una fecha de vencimiento.

Igual que las citas y los eventos las tareas pueden ser nicas o recurrentes.

La configuracin de Tareas es bastante parecida a la del Calendario, por eso, en este curso 'express' no entrar en detalles, las opciones avanzadas de las tareas se explicarn en el futuro en unos artculos separados, hasta mientras te recomiendo que explores Outlook por tu cuenta o leas un buen libro.

Tutorial de Outlook 2000

Diario, Notas, Reglas y respaldos

Diario:

El Diario de Outlook nos permite registrar las actividades diarias como por ejemplo: mensajes de correo, llamadas telefnicas, eventos de las carpetas de red (para saber sobre las carpetas de red pulsa aqu), resumiendo, cualquier cosa que hagamos.

Y adems podemos convertir en eventos del diario cualquier otro elemento de Outlook: cualquier mensaje de correo electrnico que recibimos, cualquier tarea o cita de nuestro calendario.

Para ello simplemente arrastramos hacia el icono del Diario el elemento que quieres agregar: un mensaje, una tarea, etc. y mira qu pasa

sTe gust? sVerdad que es divertido? Y esto no es todo: podemos hacer lo mismo con otros  elementos de Outlook: podemos por ejemplo, convertir un evento de calendario en una tarea, un elemento de diario en una cita, etc, etc, te recomiendo que juegues con ello un poco.

Y aqu va otro truco: a travs del Diario podemos ver todo lo relacionado con las actividades de un contacto. Para hacerlo: pulsa en el contacto para abrir su ficha y despus en la pestaa 'Actividades'. Ah tienes adems la lista para seleccionar el tipo de actividades: puedes ver todas o una sola, por ejemplo, solo los mensajes de correo.

Notas:

Supongo que a estas alturas ya exploraste un poco Outlook y ya te diste cuenta que las Notas son el equivalente de estos papelitos amarillos que usamos para anotar cosas y pegarlos en sitios visibles.

Trabajar con notas es bastante sencillo, supongo que ya podras explorarlas por tu cuenta o consultar con la ayuda de Outlook acerca de las operaciones bsicas sobre cmo crear una nueva nota, como modificarla y como eliminar una nota. Todo esto es bastante obvio y fcil de descubrir. Pero me gustara mencionar un par de trucos que son un poco menos obvios aunque tarde o temprano uno los descubre:

1.Si te gustan las Notas pero no te agrada tener Outlook siempre abierto:
arrastra una nota (una existente o una nueva) fuera de la ventana de Outlook, hacia el escritorio y ah se quedar, aunque cierres el Outlook (hasta que reinicies la mquina). Y adems, si pulsas el icono en la esquina superior izquierda de la nota vers que tiene un buen surtido de opciones: puedes crear una nueva nota a partir de este men, cerrarla, eliminarla, reenviarla, imprimirla, etc (hasta puedes cambiarle de color).

2. Si te gustan las Notas pero su tamao te parece demasiado pequeo: puedes arrastrar la nota por la esquina inferior derecha (para hacerla ms larga) o por el borde lateral derecho (para hacerla ms ancha) o pulsa la barra azul de la nota y se abrir en pantalla completa.

Reglas:

Es un tema muy extenso y la verdad es que ya quiero terminar este manual bsico por que su propsito es introducirte rpidamente al uso bsico de Outlook 2000 y de las reglas se puede hablar horas. Por ello aqu solo te explicar la forma ms simple de trabajar con las reglas:

Selecciona en la bandeja de entrada el mensaje que quieras utilizar para crear una regla. Por ejemplo, supongamos que queremos que todos los mensajes que recibimos de Paco se muevan automticamente a la carpeta 'Paco'. Entonces seleccionamos cualquier mensaje del Paco y pulsamos el botn 'Organizar' en la barra Estndar de Outlook o pulsamos 'Organizar' en el men 'Herramientas'. Encima de la bandeja de Entrada se abrir una ventanita para configurar la regla, su uso es bastante obvio: podemos seleccionar los criterios para la regla, si la aplicamos al campo 'De' o 'Para', a qu carpeta tenemos que mover los mensajes, etc.

Cmo hacer respaldo completo de los datos y la configuracin de Outlook 2000

En primer lugar debemos tener claro qu tipo de servicio hemos instalado en Outlook:
si es 'Organizaciones y grupos de trabajo' (CW) o 'Slo Internet' (IMO).
El procedimiento es distinto para cada configuracin.

Si no lo sabemos, podemos encontrar esta informacin en el men 'Ayuda / Acerca de
Microsoft Outlook'.

Hacer respaldo para el servicio de 'Slo Internet' (IMO):

Vamos a hacer copia de nuestras carpetas personales (*.pst), accesos
directos, categoras personales, reglas, firmas, barra de herramientas, etc.


1. Crea una copia de sus archivos de carpetas personales (*.pst).
Su ubicacin por defecto es

Application DataMicrosoftOutlook

Pero tambin es probable que la tengamos en otro sitio (Outlook permite tenerla
ubicada en cualquier lugar de nuestro disco duro). Tambin es probable que
tengamos ms de un fichero *.pst en nuestro disco. Si no estamos seguros de
la ubicacin de nuestras carpetas personales, podemos utilizar la bsqueda de
Windows para ubicar todos los archivos con la extensin *.pst.

2. Nuestros accesos directos (estn en los ficheros con la extensin *.fav) y
barras personalizadas de Outlook (Outcmd.dat . Estos ficheros tambin estn en

Application DataMicrosoftOutlook

3. En la misma carpeta encontraremos unos ficheros con la extensin *.rwz.
Son las reglas.

4. Los sobrenombres: la misma carpeta, los ficheros con la extensin *.NICK.

5. Las firmas estn en:

..ApplicationDataMicrosoftSignatures.

6. Material de papelera:

..Application DataMicrosoftStationery.

7. Categoras personales: si hemos creado alguna, estar en

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice9.0OutlookCategories

la tenemos que exportar y combinar en la nueva instalacin. Cuidado:
Si creamos alguna categora en la nueva instalacin antes de combinar la
clave, la perderemos.

8. Podemos tambin exportar la configuracin de nuestra cuenta de correo
desde el men Herramientas/Cuentas. Las cuentas exportadas se guardarn
en unos ficheros con la extensin *.iaf.

Recuperacin de la configuracin de Outlook:

1. Configuramos nuestras cuentas de correo, o las importamos desde los *.iaf.

2. Cambiamos la opcin de entrega de correo: por defecto Outlook despus de
la instalacin crea un *.pst vaco. Lo que nos interesa es que utilice el nuestro
en vez de este. Para ello, vamos al men 'Archivo/Abrir/Archivo de carpetas
personales' de Outlook y abrimos nuestro *.pst guardado. Pulsa el archivo con el
botn secundario ymarca 'Entregar los mensajes POP a este archivo de carpetas
personales'.

Hacer respaldo para el servicio de 'Organizaciones o grupos de trabajo' (CW):

1. Los mismos pasos de 1 a 8 que para 'Slo Internet'. Slo debemos tener en
cuenta que si tenamos creados varios perfiles de Outlook tendramos que copiar
los ficheros de cada perfil.
Otra diferencia es que en esta configuracin no podemos exportar cuentas de correo.

2. Si tenamos una Libreta personal de direcciones, hacemos la copia del fichero *.pab.

Recuperar el perfil de Outlook:

Creamos el perfil y le agregamos la libreta personal.
En el men 'Herramientas/Servicios', botn 'Agregar' seleccionamos los servicios
que queremos tener: carpetas personales, MS Mail, correo de Internet, Exchange
Server, etc.
Si tenamos varios perfiles configurados, repetimos los mismos pasos para cada perfil.

Cmo acceder a los adjuntos bloqueados en Outlook 2000 y 2002

Outlook 2002:

Atencin:
Para hacer lo siguiente se requiere conocimiento del registro de Windows, si eres nuevo en eso lee primero

Introduccin al Registro de Windows

Esto funciona solo con Outlook 2002 (no con las versiones anteriores de Outlook):

1. Abre Regedit y busca esta clave:

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice10.0OutlookSecurity

2. En esta clave cree un nuevo valor de tipo 'string' con el nombre Level1Remove.

3. En este valor Level1Remove cree una lista de extensiones que quieres desbloquear separada por punto y coma, por ejemplo:

mdb;url

Si no quieres complicarte con la edicin del registro puedes descargar una de estas utilidades:

Attachment Security Options o DetachXP que encontrars en

https://www.slipstick.com/outlook/esecup/getexe.htm#ol2002

Estas utilidades slo funcionan con Outlook 2002.

Outlook 2000:

No podemos hacer lo del registro, solo hay dos maneras acceder a nuestros ficheros adjuntos:

1. Exportar mensaje a Outlook Express donde podremos acceder a los adjuntos. 2. Bajar una de las utilidades de terceros que encontrars en

https://www.slipstick.com/outlook/esecup/getexe.htm#tools

Suerte!

Como importar o exportar los contactos entre Outlook 2000 y Outlook Express

Este artculo describe cmo importar los contactos de Microsoft Outlook a la libreta de direcciones de Outlook Express.

Si no conoces la diferencia entre Outlook y Outlook Express lee primero esto:

Manual bsico de Outlook 2000: Primera entrega

Si queremos exportar los contactos desde Outlook Express a Outlook es fcil: solo tenemos que ir al men Archivo/Exportar de Outlook Express, seleccionar 'Libreta de Direcciones' y Outlook Express har el resto por nosotros.

Las cosas se complican un poco si tenemos que hacer lo contrario: conseguir que nuestros contactos de MS Outlook aparezcan en la libreta de direcciones de OE.

Si todava eres el usuario de Outlook Express 4 puedes hacer lo siguiente.

1. Desde Outlook, men 'Importar  y exportar' seleccionamos 'Exportar a un archivo', pulsamos 'Siguiente' y despus 'Valores separados por comas', guardamos el archivo y aceptamos.

2. Desde Outlook Express, men 'Archivo/Importar/Otra libreta de direcciones' seleccionamos 'Archivo de texto/Valores separados por coma', pulsamos 'Importar' e indicamos la ubicacin de archivo de texto que acabamos de guardar. Tenemos la posibilidad de editar los campos individuales o dejarlo tal como estaba.

Con Outlook Express 5.x o 6 (beta) las cosas se complican an ms: por alguna razn Outlook Express 5 no sabe leer los archivos de texto generados por Outlook y tenemos que dar un rodeo para crear primero la libreta personal de direcciones en Outlook, agregar ah nuestros contactos y despus importar la libreta personal desde Outlook Express.

Nota: lo que vamos a describir solo funciona si Outlook 2000 fue instalado con la compatibilidad para Organizaciones y Grupos de trabajo (CW) y no como IMO. Sobre las diferencias entre IMO y CW tienes la informacin en el vnculo anterior hacia el tutorial de Outlook.

1. Primero tenemos que crearnos la libreta personal de direcciones.

Vamos a Herramientas/Servicios/Agregar, seleccionamos 'Libreta personal de direcciones' y pulsamos 'Aceptar'.

2. Seleccionas la ubicacin de la libreta (o la dejamos en el sitio por defecto que nos ofrece Outlook). Pulsamos 'Aceptar', 'Aceptar' y cerramos y volvemos a abrir Outlook.

3. Una vez que volvimos a abrir Outlook, pulsamos con el botn secundario el icono de los Contactos y despus 'Propiedades'. Pulsamos la pestaa 'Libreta de direcciones de Outlook' y marcamos la casilla 'Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico' (si no estaba marcada antes). Si ves esta casilla deshabilitada, tienes que agregar primero la libreta de direcciones de Outlook como un servicio desde Herramientas/Servicios y reiniciar Outlook.

4. Una vez hecho lo anterior nos vamos al men Herramientas/Servicios, pestaa 'Direccin'.

En la lista 'Mostrar primero esta lista de direcciones' seleccionamos 'Contactos'.

En la lista 'Guardar direcciones personales en' seleccionamos 'Libreta personal de direcciones' y pulsamos 'Aceptar'.

5. Ahora vamos al men 'Herramientas' y pulsamos 'Libreta de direcciones' o pulsamos el icono de libreta de direcciones en la barra de herramientas de Outlook.

En la lista de 'Mostrar los nombres que figuran en:' seleccionamos 'Contactos'. ahora tienes dos opciones:

a) Si quieres importar todos los contactos selecciona el primer contacto, pulsa Mays (Shift) y despus pulsa el ltimo contacto.

b) Si quieres importar unos contactos concretos selecciona los que quieres importar mientras tengas presionada la tecla 'Ctrl'.

6. Pulsa los contactos que seleccionaste con el botn secundario y despus pulsa 'Agregar a la libreta personal de direcciones'.

7. Ahora nos vamos a Outlook Express. 

Men 'Archivo/Importar/Otra libreta de direcciones'.

Seleccionamos 'Libreta de direcciones de Microsoft Exchange' y despus el botn 'Importar'.

Despus de que termine el proceso de importacin pulsamos 'Aceptar' y 'Cerrar'.

Si todo ha salido bien, tus contactos ya deben estar en tu libreta de direcciones de Microsoft Outlook.

Compartir Microsoft Outlook en red (sin Exchange Server)

Por Sve & Julian

Es una consulta muy frecuente que hacen los administradores de redes pequeas o los usuarios de redes domsticas: scmo podemos compartir nuestras tareas, calendario y otra informacin entre las mquinas de nuestro grupo de trabajo si no disponemos de Exchange Server?

Para eso podemos usar las carpetas de red que incorporan Outlook 98 y Outlook 2000, slo estas versiones de Outlook, lo siento, con Outlook 97 no lo podemos hacer. tampoco es posible con ninguna de las versiones de Outlook Express.

Adems de tener instaladas las carpetas de red necesitamos que todas las mquinas de nuestro grupo de trabajo tengan configurado algn transporte de correo: puede ser el habitual correo de Internet si todas tienen acceso a Internet y sus usuarios tienen configuradas sus cuentas de correo electrnico con algn ISP o, si no disponemos acceso a Internet en todas las mquinas, tenemos que configurar una oficina de correo de MS Mail para que nos sirva de transporte de datos.

Si tenemos Outlook 97 podremos usar la oficina de correo pero no tendremos acceso a las carpetas de red.

Y si solo tenemos Outlook Express, no podremos hacer nada de esto: Outlook Express trabaja con una MAPI 'simplificada' ('Simple MAPI' en ingls) que no soporta ninguno de estos servicios.

Vamos a ver primero esto de MS Mail porque hasta que no lo configuremos no podremos hacer nada con las carpetas de red.

Instalacin y configuracin de Oficina de Correo de MS Mail.

Revisemos primeros nuestras mquinas: si tenemos en nuestro grupo de trabajo un PC con Windows 95 o NT 4, miraremos en el Panel de control para ver si tiene un icono de Oficina de correo de MS Mail. Si encontramos una, perfecto, podemos usar esta mquina como el servidor y as nos evitamos la instalacin de MS Mail.

Si no lo encontramos, habr que instalarlo, la instalacin es distinta para cada sistema operativo. Solo necesitamos instalarla en una sola mquina.

1. Windows 95 - instalar Microsoft Exchange que en W95 es un componente adicional del sistema operativo, es decir, hay que ir a Panel de Control/Agregar programas/Instalacin de Windows y seleccionar el Exchange de la lista.

2. Windows 98: Ya no es el componente de Windows pero est escondido en el CD de Windows 98 en

toolsOLDWIN95MESSAGE

Buscamos el fichero WMS.EXE y lo ejecutamos. La instalacin de este programa trae unos efectos secundarios: despus de instalarlo podrs encontrarte con la desagradable sorpresa de que Outlook ya no funciona del todo bien y en vez de Outlook se abre la bandeja de entrada del viejo cliente de Windows Messaging. Esto se debe a que junto con la oficina de correo se instala el Exchange, el que vena en Windows 95 y que no es otra cosa que el 'abuelo' de Outlook. Por ser el ancestro de Outlook instala sus funciones y libreras y sobrescribe las versiones ms nuevas que traa Outlook. Pero lo podemos reparar si reinstalamos Outlook en esta mquina.

3.Windows NT 4: El mismo caso que Windows 95, forma parte de los componentes adicionales de Windows que se agregan desde Panel de Control.

4.Windows . No lo trae. Se puede instalar WMS.EXE del CD de Windows 98 pero no puedo asegurar de que no tenga algn efecto secundario.

(P.D: Despus de que publicamos este artculo Microsoft public la solucin para Windows 2000 en

https://support.microsoft.com/?kbid=258211

En este artculo Microsoft indica cmo extraer los archivos de la Oficina de Correos desde un CD de NT 4. Tambin podemos obtener estos archivos desde una mquina de Windows 98 con la oficina instalada.)

5.Windows ME (Millennium Edition). Tampoco lo trae. Realic pruebas en la Beta 3 con el WMS.EXE de Windows 98. Efecto secundario: despus de instalarlo Outlook 2000 se quej. La solucin  que me sirvi era renombrar la MAPI32.DLL y ejecutar despus FIXMAPI.EXE. Ambos archivos estn en la carpeta WindowsSystem. ste era el nico problema que observ. No hizo falta reinstalar Outlook como tuve que hacerlo en Windows 98 y Windows  2000. Windows ME trae su propia proteccin de archivos importantes (SFP) que impidi que el icono de Outlook en el escritorio sea reemplazado por el de WMS.

Una vez terminada la instalacin ya podemos administrar la Oficina de correo. Al pulsar el icono de la Oficina en el Panel de control nos preguntar si queremos crear una nueva Oficina o administrar una existente. Primero vamos a crear una. No es necesario que est en la misma mquina, podemos indicarle que crea una Oficina en cualquier mquina de nuestro grupo de trabajo.

Ahora podemos crear buzones para cada usuario de nuestra red. No nos olvidemos de configurar la carpeta de Oficina de correo como el recurso compartido para que todos sus usuarios puedan acceder a sus buzones.

Instalacin y configuracin de las Carpetas de red de Outlook

Para que nos funcione MS Mail Outlook debe instalarse con la opcin de 'Organizaciones o grupos de trabajo' (CW), si lo instalamos como 'Solo correo de Internet' (IMO) tenemos que reconfigurarlo a CW. Para saber cmo lo tienes, abre el men 'Ayuda' de Outlook y pulsa 'Acerca de Microsoft Outlook'.

Si vemos que ah dice 'Solo correo de Internet', hacemos lo siguiente: 

1. Si tenemos Outlook 2000: abrimos 'Herramientas/Opciones', la pestaa 'Entrega de Correo' y despus pulsamos el botn 'Reconfigurar compatibilidad de correo'. Outlook se cerrar despus de un aviso. Tendremos que volver a abrirlo y tener a la mano el CD original de instalacin ya que Outlook lo pedir.

2. Si tenemos Outlook 98: ejecutamos la instalacin de Outlook, seleccionamos 'Agregar un componente' y despus seleccionamos 'Correo para organizaciones y grupos de trabajo'.

Terminada la instalacin, abrimos el men 'Herramientas/Servicios'. Pulsamos el botn 'Agregar' y seleccionamos 'Microsoft Mail'. En la ventana que se abrir indicamos la ruta hacia la mquina y la carpeta donde est instalada la oficina de correo, por ejemplo, Nombre del PCCCorreowgpo0001

En la pestaa 'Inicio de sesin' ponemos el nombre del usuario y la contrasea que configuramos para este usuario cuando instalamos la oficina.
por ejemplo: 'Nombre del buzn' - 'Pepe', contrasea 'abcdddd'.

Pulsamos 'Aceptar'.

Hacemos lo mismo en todos los equipos.

Ahora ya podemos enviar mensajes entre los equipos y adems crear carpetas compartidas que sern visibles para todos los usuarios.
Para enviar un mensaje a otra mquina procedemos igual como hacemos para enviar coreo por Internet: abrimos un nuevo mensaje y en el campo 'Para' ponemos el nombre del buzn, por ejemplo 'Pepe' y ya est, este usuario recibir este mensaje. O, si en el mensaje pulsamos el botn 'Para' veremos que ahora tenemos dos listas de direcciones: 'Contactos' que es la lista de direcciones de Internet y 'Lista de direcciones de Oficina de Correos' donde solo aparecen los nombres de los buzones que creamos.

Ahora veamos lo ltimo: compartir las carpetas de Outlook. Para eso Outlook debe tener instaladas las carpetas de red, para saber si estn ya instaladas, abrimos el men 'Archivo' de Outlook y miramos si nos aparece la opcin 'Compartir'. Si no la vemos, ejecutamos la instalacin de Outlook (o del Office 2000 si Outlook nos vino con el Office) seleccionamos 'Agregar un componente' y despus 'Carpetas de red' ('Net Folders' si tienen Outlook en ingls) de la lista. Hay que instalarlas en todos los equipos que van a compartir la informacin.
Despus de esto ya nos debe aparecer 'Compartir' en el men 'Archivo' de Outlook.

Ahora, vamos al equipo que va a compartir su informacin, supongamos que va a compartir los Contactos. Desde 'Archivo/Compartir' de Outlook de este equipo seleccionamos 'Contactos'.
Se abrir un asistente. Ingresas el nombre de los usuarios que compartirn esta carpeta (los seleccionas de la lista de la oficina de Correos) y determinas los permisos, si este usuario solo podr leer la informacin o hacer algo ms. Finalizamos el asistente y automticamente Outlook enviar las invitaciones a otros usuarios.
Ellos tendrn que aceptar o rechazar la invitacin. 
Despus de esto en su Outlook ser creada la carpeta para los contactos compartidos y automticamente recibirn su contenido y despus las actualizaciones.
Estas actualizaciones caern primero en la bandeja de entrada y enseguida se procesarn y desaparecern desde la bandeja. No debemos tocarlas ni abrirlas pero si vemos que una de estas actualizaciones se qued y pasa el tiempo (unos 10 min.) y no se procesa, podemos intentar a abrirla. Entonces Outlook nos dir que 'se supone' que no debemos abrirla y tratar de procesarla. Cuando llegue el primer envo de los contactos compartidos es posible que no aparezcan enseguida en su respectiva carpeta, hay que esperar un poco o tal vez cerrar y volver a abrir el Outlook.
Esto funciona igual para todas las carpetas de Outlook, se puede compartir todo, excepto la Bandeja de Entrada y la Bandeja de Salida.

Si queremos compartir tambin el correo de Internet entrante podemos hacer esto: crear una nueva carpeta en Outlook y crear una regla para que todo correo de Internet vaya a esta carpeta (o movemos los mensajes que queremos compartir manualmente a esta carpeta) y compartimos esta nueva carpeta.

Y esto es todo.