Contabilitatea de gestiune sistem informational - Definirea contabilitatii de gestiune

Contabilitatea de gestiune sistem informational

Definirea contabilitatii de gestiune

Din 1 ianuarie 1993 se aplica contabilitatea dualista: un circuit aferent contabilitatii financiare si un circuit aferent contabilitatii de gestiune.

Contabilitatea financiara furnizeaza informatii sintetice care se finalizeaza in situatiile financiare anuale compuse din bilant, cont de profit si pierdere, situatie de fluxuri de trezorerie, situatia modificarilor capitalurilor si politici financiare si note explicative. Aceste situatii prezinta pozitia financiara a intreprinderii, performanta si modificarea pozitiei financiare.

Datele furnizate de contabilitatea financiara se adreseaza utilizatorilor externi (investitorii de capital, creditorii, clientii, institutiile statului, bancile, personalul) si utilizatorilor interni (managerilor) pentru analize financiare.

Contabilitatea de gestiune furnizeaza informatii analitice de detaliu referitoare la eficienta utilizarii factorilor de productie. Prin contabilitatea de gestiune se determina costul de productie pe produs, lucrare sau serviciu costul pe centre de responsabilitate, costul diferitelor functiuni, rezultatele analitice (pe produs, lucrare sau serviciu si pe centre). Ea furnizeaza informatii de natura economica exprimate atat in unitati monetare cat si nemonetare (fizice).

Contabilitatea de gestiune are ca obiect:

cunoasterea detaliata a proceselor de alocare a resurselor in interiorul intreprinderii pe centre de responsabilitate si pe produse

metode de transformare a resurselor consumate in rezultate

elaborarea previziunilor avand la baza consumurile trecute putandu-se evalua in timp consecintele activelor viitoare

Contabilitatea de gestiune furnizeaza date care vin sa completeze informatiile din contabilitatea financiara si ele se adreseaza exclusiv managerilor ca beneficiari interni de date.

Rezulta ca contabilitatea de gestiune are ca finalitate furnizarea informatiilor necesare luarii deciziilor de catre manageri avand in fond 2 scopuri:

calcularea costurilor

influentarea comportamentului celor care pot actiona asupra costurilor

Institutul contabilitatii de gestiune american defineste contabilitatea de gestiune astfel: "Procesul de identificare, colectare, analiza, prelucrare, interpretare si transmitere a informatiilor financiare si nefinanciare utilizate de manageri pentru realizarea functiilor de planificare, evaluare si control in cadrul intreprinderii si pentru asigurarea utilizarii si evidentierii corespunzatoare a resurselor acesteia."

Evolutia contabilitatii de gestiune s-a facut in paralel cu metodele de management si contabilitatii de gestiune i se cer tot mai multe analize ale datelor financiare, referitoare la:

cresterea calitatii produselor si serviciilor firmei

reducerea timpului necesar pentru proiectarea, crearea si livrarea produselor si serviciilor

satisfacerea totala a clientilor

In aceste conditii contabilitatea de gestiune trebuie sa furnizeze date legate de cantitatea de rebuturi, costurile de prelucrare a produselor necorespunzatoare calitativ, costul reparatiilor in perioada de garantie, etc.

Profesorul Mihai Ristea: "Contabilitatea de gestiune este reprezentarea analitica a proceselor interne ale intreprinderilor care produc transformari calitative si cantitative in masa patrimoniului. Informatia construita este destinata administratorilor, ca beneficiari interni, care trebuie sa raspunda la intrebarea cum sa aloce si sa utilizeze resursele intrebuintate de investitori pentru a realiza performanta."

Aceasta definitie scoate in evidenta faptul ca:

- obiectivul contabilitatii de gestiune il reprezinta reflectarea relatiilor interne

- ea trebuie organizata in raport cu cerintele conducerii

- trebuie organizata in raport cu structura intreprinderii

- sa fie supla, simpla si operativa

Concluzie: Se desprind caracteristicile urmatoare:

informatiile furnizate se refera la procese si relatii din interiorul intreprinderii

informatiile sunt destinate utilizatorilor interni (decidenti la diferite nivele ierarhice) pentru orientarea deciziilor si vin sa completeze datele din contabilitatea financiara

organizarea se face in functie de specificul activitatii fiecarei intreprinderi

informatiile furnizate trebuie sa fie actuale, pertinente si obtinute rapid

2. Obiectivele si sfera de cuprindere

In doctrina contabila vest-europeana sunt evidentiate urmatoarele obiective:

1) cunoasterea costurilor diferitelor functiuni (productie comerciala, administrativa, cercetare-dezvoltare), precum si a costurilor produselor fabricate, inclusiv costul productiei in curs de executie

2) determinarea si analizarea rezultatelor analitice prin compararea pretului de vanzare cu costul de productie

3) determinarea bazelor de evaluare a unor elemente din bilant (pentru stocuri de produse, productia in curs, pentru imobilizari corporale si necorporale realizate prin efort propriu)

4) elaborarea previziunilor privind bugetele de venituri si cheltuieli

5) urmarirea abaterilor de la previziuni pe feluri de abateri si cauze

Sintetizand toate obiectivele de gestiune in unul singur: obtinerea rapida de date exacte, fiabile, clare, adaptabile la diferitele aspecte ale gestiunii curente si utilizarea lor rationala in procesul de luare a deciziilor.

Contabilitatea de gestiune se poate realiza prin optica produsului si a centrului de responsabilitate.

Daca contabilitatea de gestiune se organizeaza pe baza opticii prin produs, dominanta gestiunii este construita pe relatia dintre pretul de uzura si costul produsului: R = P_v - C_p.

Daca contabilitatea de gestiune se organizeaza prin optica centrului de responsabilitate, accentul este pus pe masurarea rezultatului gestiunii centrului ca diferenta intre venituri si cheltuieli.

In Romania, in sfera contabilitatii de gestiune intra urmatoarele probleme:

- inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, activitati, faze de fabricatie, etc.

- decontarea productiei

- calculul costurilor de productie pe PLS si inclusiv pentru productia in curs de executie

In Romania se pune accent pe calcularea costurilor si determinarea rezultatelor analitice.

Contabilitatea de gestiune a fost creata pentru a satisface nevoile informationale interne ale managerilor si ea este conceputa a fi evolutiva, adaptandu-se noilor solicitari de informatii cerute de manageri.

1. Relatiile dintre contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune

In fond nu exista 2 contabilitati ci este vorba de 2 forme de aplicare ale aceleiasi tehnici care isi propun sa furnizeze informatii diferite (contabilitatea financiara - pentru utilizatori externi, contabilitatea de gestiune - pentru utilizatori interni).

Punctul de plecare in contabilitatea de gestiune il reprezinta preluarea din contabilitatea financiara a cheltuielilor de exploatare care vor fi analizate impreuna cu veniturile de exploatare, de aceea contabilitatea de gestiune mai este numita si contabilitate

Nu sunt incorporate in costuri cheltuielile financiare si cheltuielile extraordinare. Exceptie o fac dobanzile pentru creditele bancare primite de intreprindere cu ciclu lung de fabricatie si care dupa caz pot fi repartizate in costul produselor respective.

Inregistrarea cheltuielilor in contabilitatea de gestiune se face simultan cu inregistrarea din contabilitatea financiara pe baza acelorasi documente sau pe baza unor documente centralizatoare, cu deosebire ca datele se vor prelua dupa criterii proprii.

Daca CF urmareste cheltuielile si veniturile dupa natura lor, pe feluri de cheltuieli si venituri, CG urmareste cheltuielile si veniturile dupa destinatie, pe activitati, pe sectii, pe faze de favbricatie, pe centre de cost, pe centre de profit, etc.

Cheltuielile de exploatare si, in anumite cazuri, cheltuielile cu dobanzile (la intreprinderile cu ciclu lung de fabricatie) preluate din CF se vor regasi in CG fie in costul bunurilor, fie in costul perioadei.

∟ - costul de achizitie al bunurilor intrate

- costul de productie sau de prelucrare a stocurilor

- costul complet

CG, in vederea calcularii costurilor, grupeaza cheltuielile de exploatare:

a)      in functie de posibilitatea identificarii pe obiecte de calculatie in:

- cheltuieli directe

- cheltuieli indirecte

- cheltuieli generale de administratie

- cheltuieli de desfacere

b)      in functie de gradul de variabilitate in:

- cheltuieli variabile

- cheltuieli fixe

Pentru calculatia costurilor de productie, CG are in vedere:

- cheltuielile directe

- cheltuielile indirecte, respectiv

- cheltuielile de regie a sectiei variabile

- cheltuielile de regie a sectiei fixe aferente gradului de ocupare a capacitatii de productie

In costul de produs nu trebuie incluse urmatoarele elemente care vor fi tratate ca si costurile perioadei in care au survenit:

pierderile de materiale, manopera peste limitele normal admise

Ex

In CF: 601 = 301 300.000

+

301 = 601 (in caz ca avem + la inventar)

-

cheltuielile de depozitare cu exceptia cazurilor cand astfel de costuri sunt necesare in procesul de productie pentru trecerea intr-o faza noua de fabricatie

cheltuielile generale de administratie care nu participa la aducerea stocurilor in forma si la locul in care se gasesc in prezent

cheltuielile de desfacere

cheltuielile indirecte fixe (regia fixa de sectie) aferente gradului de neocupare a capacitatii de productie

CG ia in considerare in plus fata de CF si le adauga in costul produselor, cheltuielile supletive:

cheltuielile cu remunerarea intreprinzatorului si a membrilor lui de familie

cheltuielile cu remunerarea capitalului propriu

diferenta dintre amortismentul economic si cel fiscal

cota parte din cheltuielile de intretinere a autoturismului daca acesta este folosit si in interesul firmei

Un alt aspect care trebuie avut in vedere cand ne referim la relatia dintre CG si CF este orizontul de timp luat in considerare. Astfel, CF a fost conceputa si proiectata ca fiind ritmata pe durata unui exercitiu financiar (anul calendaristic). CG este astfel conceputa incat sa determine costurile, veniturile si rezultatul unui ciclu de exploatare (1 luna, mai multe luni, peste 1 an).

In al treilea rand, CF are adoptat un limbaj normalizat adaptat cerintelor directivelor europene si standardelor europene asigurand un limbaj international normalizat in domeniul afacerilor. CG adopta un limbaj apropiat de cel tehnic si familiar celor din interioerul intreprinderii pentru ca se refera la costurile generate de diferite faze de fabricatie astfel ca vocabularul este mai precis si de natura tehnica.

In concluzie, CF se subordoneaza unor restrictii de natura juridica si fiscala. Deci unor restrictii formale, pe cand CG se subordoneaza unor restrictii de ordin tehnic si economic (restrictii de fond).

Beneficiul_contabil ≠ Beneficiul_financiar

Beneficiul_financiar = Beneficiul_contabil + Cheltuielile nedeductibile - Cheltuielile deductibile

Organizarea contabilitatii de gestiune

Aspecte generale privind variantele de organizare a CG

Conform teoriei, CG poate fi organizata fie autonom, fie integrat.

Organizarea autonoma presupune existenta unui circuit aparte si este caracteristica conceptiei dualiste, concept preluat si de Romania. Acest circuit al CG are o anumita independenta fata de CF si isi poate organiza lucrarile specifice fie utilizand conturi speciale (clasa 9 "Conturi de gestiune" → OMFP 94 / 2001), fie prin dezvoltarea in analitic a conturilor din CF conform particularitatilor din fiecare intreprindere, fie extracontabil prin intermediul evidentei tehnico-operative proprii.

Ordinul MFP nr. 1826 / 2003 evidentiaza care sunt normele referitoare la organizarea CG, precizandu-se ca CG se organizeaza in mod obligatoriu, in functie de specificul activitatii desfasurate, responsabil de organizarea ei fiind administratorul firmei.

In ceea ce priveste folosirea conturilor, precum si simbolizarea acestora, se va proceda in asa masura incat informatiile obtinute sa fie flexibile, lista conturilor de gestiune fiind adaptata in functie de scopurile urmarite: evidenta fluxului costurilor, determinarea costurilor aferente stocurilor, determinarea veniturilor si a rezultatelor pe activitati, efectuarea de previziuni, etc.

MFP prin Directiva Metodologica a Contabilitatii a prevazut pentru clasa 9 - "Conturi de gestiune" un numar redus de conturi:

grupa 90 - "Decontari interne"

grupa 92 - "Conturi de calculatie"

grupa 93 - "Costul productiei"

Acest lucru nu inseamna ca intreprinderile care opteaza pentru conturi speciale nu pot crea si alte grupe de conturi pentru a urmari venitul si rezultatele analitice adoptand o varianta dezvoltata a clasei 9 cu 10 grupe.

CG se poate organiza si prin intermediul evidentei extracontabile folosind tabele.

Organizarea integrata presupune realizarea calculatiei costurilor prin intermediul conturilor din CF fiind specifica contabilitatii moniste (intr-un singur circuit).

Domeniul de definitie si obiectivele contabilitatii de gestiune

Definitie

Contabilitatea de gestiune - furnizeaza informatii ce trebuie sa fie oportune si utile pentru a raspunde nevoilor managementului - "destinatarul" prioritar si preponderent al acestora - constituind un suport important al procesului decizional.

Contabilitatea de gestiune ofera acele informatii care privesc procesele interne de alocare si utilizare a resurselor si de transformare a lor in rezultate. Astfel, ea permite masurarea si analiza performantelor pe segmente organizatorice, centre de responsabilitate, pe produse si activitati.

Contabilitatea de gestiune constituie un suport important, pe de o parte al functiei de planificare a managementului oferind informatiile necesare intocmirii programelor si elaborarii bugetelor, iar pe de alta parte, al functiei de control si evaluare, pentru a permite aprecierea modului de realizare a planurilor, determinarea abaterilor si identificarea cauzelor, cu luarea masurilor corective ce se impun.

Managerii diverselor nivele de responsabilitate si managementul general au nevoie de rapoarte si analize speciale pentru a-si fundamenta deciziile. Contabilitatea de gestiune trebuie sa fie capabila sa ofere, in acest scop, informatii utile pentru analiza unor directii alternative de actiune.

Contabilitatea de gestiune nu raspunde unor exigente sociale exterioare entitatii si deci, nu este supusa unor principii si reguli stricte, normalizate. Ea evolueaza in permanenta pentru a raspunde nevoilor in continua schimbare a managementului, reprezentand "nucleul" dinamic al sistemului informational contabil.

Fiind componente ale aceluiasi sistem informational contabil, contabilitatea de gestiune si contabilitatea financiara, reciproc ireductibile, au ratiunea lor de a fi, pentru ca fiecare raspunde unor nevoi de informare diferite, diverselor categorii de utilizatori; de aici si existenta unor deosebiri semnificative intre ele.

Contabilitatea de gestiune cuprinde ansamblul elementelor de identificare, masurare, stocare, analiza, prelucrare, interpretare si comunicare a informatiilor utilizate de management pentru a previziona, planifica, evalua si controla in interiorul unui organism si pentru a garanta utilizarea responsabila a resurselor sale.

Ea are ca obiect analiza cheltuielilor pe categorii si pe functiuni determinand in acelasi timp rezultatul intreprinderii, urmand criterii proprii in raport cu doua optici complementare:

* intr-o optica de control "a posteriori" asigurand:

- controlul productivitatii tehnice a produselor, serviciilor sau functiilor unitatii;

- controlul rentabilitatii capitalurilor angajate;

- controlul responsabilitatilor pentru a stabili daca obiectivele sau previziunile au fost sau nu atinse.

* intr-o optica de gestiune previzionala, servind la:

- alegerea strategiei de dezvoltare pe termen mediu si lung;

- definirea obiectivelor comerciale compatibile cu restrictiile de ordin tehnic si financiar ale intreprinderii;

- transpunerea obiectivelor sau previziunilor in termeni bugetari.

Contabilitatea de gestiune are rolul de a furniza elemente destinate a facilita luarea deciziilor si ale carei obiective esentiale sunt:

cunoasterea costurilor diferitelor functii asumate de intreprindere

determinarea bazelor de evaluare a unor elemente patrimoniale

explicarea rezultatului calculand costurile produselor, serviciilor pentru a le compara cu preturile de vanzare

stabilirea previziunilor de venituri si cheltuieli

constatarea realizarilor si explicarea abaterilor ce rezulta.

Aceste obiective pot fi regrupate corespunzator finalitatii contabilitatii de gestiune in 3 categorii:

A.    analiza performantelor intreprinderii - este un obiectiv prioritar si consta

in analiza formarii rezultatului global pentru a determina contributia diferitelor activitati sau produse la acest rezultat.

Contabilitatea financiara degaja de o maniera sintetica rezultatul intreprinderii , ca diferenta intre venituri si cheltuieli, grupate dupa natura lor economica. Totusi, informatiile pe care le furnizeaza sunt necesare, dar insuficiente pentru cunoasterea si intelegerea completa a activitatii si aceasta din urmatoarele ratiuni:

-trebuie sa respecte regulile stricte de evaluare si inregistrare;

-utilizeaza informatii trecute (istorice);

-se indeparteaza deseori de la realitate din ratiuni juridice si fiscale;

-nu sesizeaza realitatile decat sub forma monetara, desi numeroase marimi fizice sunt parametri determinanti ai rezultatului.

Aceste ratiuni nu condamna contabilitatea financiara, dar justifica dorinta factorilor responsabili de a dispune de un instrument susuceptibil de a face lumina asupra conditiilor interne de functionare a intreprinderii. Acest instrument este contabilitatea de gestiune. Prin descompunerea, cu ajutorul contabilitatii de gestiune a rezultatului global pe activitati sau produse se poate efectua un diagnostic si lua decizii corecte, asigurandu-se raspunsurile la intrebarile pe care fiecare conducator de unitate si le pune:

Care sunt sectoarele de activitate care functioneaza de o maniera satisfacatoare si care sunt responsabile pentru diminuarea rezultatului?

Care sunt produsele sau grupele de produse care contribuie la ameliorarea rezultatului si care sunt cele care il deterioreaza?

B. asigurarea informatiei necesare controlului de gestiune

Administrarea eficienta a unei entitati economice presupune utilizarea cat mai buna a resurselor disponibile pentru atingerea obiectivelor vizate intre care obiectivul rentabilitatii este deseori privilegiat. Pentru a atinge obiectivele asumate trebuie luate deciziile care urmaresc actiunile de punere a lor in practica astfel incat sa dea rezultatele scontate. Acestea pot fi reprezentate astfel:

OBIECTIVE---------DECIZII--------ACTIUNI-------------REZULTATE

In practica rezultatele au in permanenta tendinta de a divaga in raport cu obiectivele din cauza faptului ca intreprinderea trebuie sa infrunte un mediu, adica un ansamblu de agenti socio-economici care isi urmaresc obiectivele. Se incearca anticiparea deciziilor acestor agenti, stabilind previziuni dar pentru a stapani situatia este necesar a se implementa un sistem de control capabil sa sesizeze abaterile importante ce vor aparea intre previziuni si realizari pentru alua deciziile corective ce se impun.

Punerea in practica a unui sistem de control bugetar ce se bazeaza pe urmatoarele proceduri

-stabilirea previziunilor bugetare;

-calculul periodic al costurilor si rezultatelor;

-calculul si analiza abaterilor dintre previziuni si realizari;

Compararea periodica a costurilor reale cu cele prevazute va permite analiza abaterilor de la bugete si luarea deciziilor corective. Unul din obiectivele contabilitatii de gestiune este acela de a furniza in cadrul unui sistem informatiile necesare controlului bugetar. In aceasta optica se poate considera contabilitatea de gestiune ca un instrument al controlului de gestiune.

C.ajutor in luarea deciziilor de gestiune

Contabilitatea de gestiune furnizeaza informatii pe care se pot baza studiile si rationamentele ce permit luarea deciziilor care vizeaza viitorul intreprinderii. Toate studiile de oportunitate trec printr-o analiza comparativa a costurilor. In acest sens contabilitatea de gestiune trebuie astfel organizata incat sa ofere acele informatii cifrate, necesare luarii deciziilor. Aceste informatii pot avea in numeroase cazuri o importanta strategica. De exemplu in faza de declin ( de imbatranire) cand este vorba de a lua decizia de a retrage produsul, cunoasterea evolutiei rezultatelor analitice este determinanta.

Informatiile furnizate de ea sunt indispensabile pentru o gestiune previzionala. Cunoasterea costurilor din perioadele anterioare permit previziunea costurilor viitoare in functie de nivelurile de activitate retinute si deci de a stabili bugetele care expliciteaza programele de actiune prevazute. Gestiunea bugetara permite stimularea acestei actiuni, studierea a numeroase scenarii posibile si luarea deciziilor in functie de rezultatele estimate.

Atunci cand gestiunea bugetara e informatizata se poate efectua rapid un calcul al rezultatelor previzionale si apropierea cat mai mult posibil de optim. In cadrul gestiunii previzionale un interes cu totul particular trebuie avut in stabilirea pretului. Contabilitatea de gestiune furnizeaza informatii care confruntate cu alte informatii de natura comerciala permit luarea deciziilor in stabilirea de devize pentru clienti sau de fixare a preturilor de vanzare pentru a raspunde cerintelor impuse unui management modern.

Contabilitatea de gestiune trebuie sa raspunda urmatoarelor obiective:

-de a fi un ajutor in analiza strategica a firmei

-de a tine mai mult seama de limbajul si conceptiile utilizate de unitate si sectoarele operationale

-de a permite un dialog intre contabil si cadrul tehnic

-de a asigura un cadru de analiza mai diferit

-de a pune in evidenta procesele si cautarea unor indicatori de performanta mai vizibili, accesibili mai usor utilizatorilor

Avand ca finalitate, furnizarea informatiilor, de natura sa faciliteze luarea deciziilor, contabilitatea de gestiune reprezinta un instrument indispensabil activitatii de management al unei intreprinderi, urmarind doua scopuri principale: cunoasterea costurilor dar mai ales influentarea celor care pot actiona asupra lor.

Fiabilitatea informatiilor contabile pretinde corectitudine si precizie in tehnica de calcul a costurilor si de inregistrare in conturi.

Statutul pe care actualele reglementari il confera contabilitatii de gestiune corespunde unei abordari preponderent tehniciste de contabilitate a costurilor. Acestei abordari tehniciste trebuie sa-i corespunda o abordare decizionala, care pune accentul pe interactiunile dintre comportamentul decidentilor si tehnicile de calcul.

Din aceeasta perspectiva, contabilitatea de gestiune devine un ansamblu de instrumente utile in procesul decizional, servind la orientarea comportamentului persoanelor responsabile de gestionarea si utilizarea resurselor, deci o reala contabilitate manageriala.