Documente justificative (primare)

Documente justificative (primare)   

Documentele justificative stau la baza inregistrarii in contabilitate. Orice operatie economica sau financiara trebuie consemnata in momentul efectuarii ei in documente justificative care cuprind urmatoarele elemente principale :

. Denumirea documentului

. Denumirea si sediul unitatii care l-a intocmit

. Nr. si data intocmirii documentului

. Continutul operatiunii economice (procese legate de obtinerea produselor) sau financiare (procese legate de bani)

. Mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei economice si financiare (cand este cazul);

. Datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

. Numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei economice si financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in dreptnsa aprobe operatiile respective, dupa caz;

. Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documente justificative

Rolul documentelor contabile este acela de inregistrare cronologica si sistematica a operatiunilor efectuate.

Relatia documentelor justificative cu contabilitatea este cu dublu sens: pe de o parte, toate documentele justificative sunt reflectate in contabilitate reflectandu-se o imagine sintetica a operatiunilor, iar pe de alta parte toate inregistrarile din contabilitate trebuie sa aiba la baza un document justificativ. Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise stersaturi. Eventualele erori se corecteaza prin taierea cu o linie a cifrei sau a textului gresit,

deasupra careia se trece cifra sau textul corect. Corectura se efectueaza pe toate exemplarele si este confirmata de persoana sau persoanele care au efectuat corectura mentionandu-se si date cand aceasta a fost efectuata. Nu sunt admise corecturi in documentele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau justifica numerarul.

In cazul operatiunilor de predare-primire, eventualele erori vor fi confirmate atat de persoana care preda cat si de persoana care primeste.

Documentele justificative se pot clasifica dupa mai multe criterii, astfel:

a. Dupa rolul lor:

- documente primare;

- documente cumulative (centralizatoare);

- registre contabile.

b. Dupa modul de circulatie:

- documente cu format tip prestabilit;

- documente cu format liber.

c. Dupa aria de utilizare:

- documente comune pe economie;

- documente specifice unor anumite domenii de activitate.

d. Dupa regimul de circulatie:

- documente cu regim special;

- documente cu regim normal.

Un rol important il au documentele cu regim special pentru ca acestea prezinta o serie de particularitati de circulatie:

- se obtin numai dintr-o sursa autorizata sa le distribuie, care aplica sistemul national unic de numerotare si inseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Nationala;

- obligatia pastrarii documentelor intr-o gestiune distincta si obligatia de a intocmi fise de magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document;

- obligatia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute si de a publica seriile in Monitorul Oficial, partea a III;

Datorita amplificarii fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul Finantelor emite la anumite intervale de timp acte normative cuprinzand seriile documentelor declarate nule.

Dupa destinatie, documentele se pot clasifica in:

documente de evidenta a mijloacelor fixe constructiile, masinile, utilajele, mijloacele de transport se inscriu in evidenta in baza facturilor, avizelor de insotire a marfii, avizelor de expeditie si procesul verbal de receptie finala, iar pe tot parcursul functionarii in unitate se intocmeste fisa mijlocului fix in care gasim date privind denumirea, valoarea de inventar, reparatii efectuate.

Toate mijloacele fixe se regasesc inscrise in registrul numerelor de inventar.

Receptia mijloacelor fixe se face in baza documentelor emise de furnizori, iar cumparatorul intocmeste nota de intrare in gestiune.

documente de evidenta a valorilor materiale (active circulante) operatiunile de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar,

piese de schimb solicita intocmirea a 2 documente care nu stau la baza inregistrarii in contabilitate si anume comanda si contractul economic.

Relatiile contractuale se regasesc stipulate in contractul economic, are urmatoarele elemente :

. subiectul, respectiv partile contractuale (vanzator-cumparator)

. o suma de bani sau o cantitate de produse, de marfuri, executare de lucrari, prestari de servicii

. termenul de livrare sau scadenta.

. pretul (dobanda pentru credite, pret unitar pentru produse).

Relatiile de decontare pot imbraca urmatoarele forme :

1. justificarea cheltuielilor efectuate

2. achitarea unor sume de bani fara a folosi numerarul, ci cu ajutorul

viramentelor (dispozitie catre casierie plata/incasare, cec cu limita de suma) facute direct in conturi deschise la banci

3. plata salariilor personalului muncitor

Debitorii sunt persoane fizice/juridice care primesc bani, produse, marfuri, li se executa lucrari sau presteaza servicii avand obligatia de a restitui sau achita contravaloarea lor la scadenta (o data fixata).

Creditorii sunt persoane fizice/juridice care dau cu imprumut sume de bani, livreaza produse, marfuri, executa lucrari sau presteaza servicii avand dreptul de creanta, respectiv dreptul de a i se restitui suma de bani sau de a primisume ce reprezinta contavaloarea produselor sau marfurile livrate, lucrari executate sau servicii prestate.

Clientul este ag. ec. care primeste produse, i se executa lucrari sau presteaza servicii.

Furnizorul este persoana juridica care livreaza aceste produse, executa lucrari si presteaza servicii.

Primirea si receptionarea materiilor prime si materialelor se face in baza facturii sau avizului de expeditie emis de furnizor. La primirea si receptia materiilor prime si materialelor se confrunta de obicei datele inscrise in comanda sau contractul economic cu cele din factura sau avizul de expeditie si se intocmeste nota de receptie si constatare de diferente.

Bonul de consum se intocmeste la iesirea din magazie si darea in consum a materiilor prime si materialelor. La SC care elibereaza sau dau in consum marfuri sau produse finite de acelasi fel si de mai multe ori pe zi se va intocmi fisa

limita de consum.

CLIENT Cumparator Debitor

FURNIZOR Vanzator Creditor

Obligatii Drepturi de creanta

Relatii de decontare

Relatii contractuale (contract economic)

La locul de depozitare (depozit/magazie) evidenta cantitativa se tine cu ajutorul fisei de magazie pe fiecare material in parte, iar evidenta cantitativa si valorica se tine cu ajutorul fisei de cont pentru valori materiale.

3. documente de evidenta operativa a muncii si a salariilor

Foaia colectiva de prezenta (pontaj) in care se consemneaza timpul efectiv lucrat, absentele sau alte mentiuni privind personalul (invoiri, absente motivate, etc.)

Rapoartele de lucru - stau la baza calcularii drepturilor cuvenite personalului sub forma de salarii.

Lista de avans chenzinal - folosita pentru plata chenzinei a I-a

Statul de plata - utilizat la plata chenzinei a II-a.

4. documente privind evidenta marfurilor

In cazul intrarilor de marfuri se utilizeaza Factura fiscala emisa de furnizor pentru care la receptia in societate se intocmeste Nota de intrare-receptie si constatare de diferente.

In cazul vanzarilor de marfuri pentru care incasarile se efectueaza in numerar se intocmeste Monetarul si Raportul de gestiune.

In cazul vanzarilor de marfuri cu plata ulterioara se intocmeste Factura fiscala.

5. documente privind evidenta mijloacelor banesti si a operatiunilor de decontare

In relatia SC - banca, incasarile si platile in numerar se efectueaza in baza Cecului de numerar pentru incasari, iar pentru depunerea numerarului din casieria unitatii in contul bancar se utilizeaza Foaia de varsamant. Ambele documente au regim special si se elibereaza de unitatile bancare. In cazul SC, incasarile si platile in numerar se efectueaza prin casieria unitatii. Atat pentru incasari cat si pentru plati, compartimentul financiar-contabil emite Dispozitia de plata / de incasare catre casierie.

Dispozitia de incasare catre casierie se semneaza de compartimentul financiar-contabil si se vizeaza de conducatorul acestui compartiment, iar in baza acestei dispozitii casierul unitatii emite o CHITANTA daca suma de bani reprezinta un debit al persoanei in cauza inregistrat in evidenta societatii comerciale. Dispozitia de plata catre casierie se intocmeste de compartimetul

financiar-contabil si este vizata de conducatorul acestui compartiment, precum si de conducatorul unitatii.Ordinul de deplasare sau delegatia este documentul in baza caruia se justifica anumite sume de bani cheltuite.

Toate documentele privind operatiuni de incasari si plati in numerar se inscriu de casier in Registrul de casa.

Plata sumelor, precum si incasarea acestora, ca rezultat al relatiilor de decontare dintre agentii economici si bugetul de stat se fac in baza Ordinului de plata.

Pentru toate operatiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeste Extrasul de cont in care sunt trecute incasarile si platile efectuate de societate prin contul deschis la banca, document care are anexat si documentele in baza carora s-au efectuat incasarile si platile. Toate operatiunile inscrise in documente se conteaza , adica se trece simbolul conturilor contabile, corespunzator operatiunii economice, iar inregistrarea in contabilitate se face in baza Notei contabile, document in care gasim redactat sumar continutul operatiunii economice si se stabileste articolul contabil.

Documentele comune utilizate in activitatea economico-financiara sunt prevazute si reglementate de Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.

Documentele cu regim special sunt reglementate si prezentate de Hotararea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor, formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.