STABILIREA SI CONTABILIZAREA DIFERENTELOR CONSTATATE LA INVENTARIEREA STOCURILOR

STABILIREA SI CONTABILIZAREA DIFERENTELOR CONSTATATE LA INVENTARIEREA STOCURILOR

1.INVENTARIEREA STOCURILOR

Inventarierea generala a patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta si starea tuturor elementelor de activ si pasiv,cantitativ-valoric sau numai valoric , aflate in patrimoniu unitatilor la o anumita data.

In calitatea sa de procedeu al metodei contabilitatii si de tehnica de contriol faptic, inventarierea in general si cea generala a patrimoniului , in special, indeplineste trei functii:

1. Functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate

Oricat ar fi de riguros organizarea transportului, depozitarea si manipularea bunurilor, oricat de bine ar fi tinuta contabilitatea elementelor patrimoniale, in anumite situatii pot aparea diferente intre soldurile scriptice si cele faptice.

Datele furnizate de contabilitate au un caracter relativ datorita urmatoarelor aspecte:

Contabilitatea nu poate surprinde modificarile cantitative, produse in timpul transportului, manipularii si depozitarii bunurilor economice

In cadrul unor gestiuni pot sa aiba furturi, risipa si proasta gospodarie a unor sortimente de bunuri

Unele date din documente primare pot fi omise cu ocazia inregistrarilor lor in contabilitate , inregistrate repetate sau inregistrate eronat.

Personalul care gestioneaza si manipuleaza bunurile si manipuleaza bunurile poate da dovada de neglijenta sau nepricepere.

La unele sortimente se pot crea stocuri fara miscare , greu vandabile sau de prisos.Poate sa apara anularea unor comenzi datorita renuntarilor unor clienti , calamitati naturale sau cazuri de forta majora.

Ori prin inventarierea generala a patrimoniului se identifica bunurile care nu sunt utilizate, creantele vechi si neincasate si de iau pe aceasta baza masurile de preintampinare sau limitare a pagubelor , pentru cresterea eficientei si intarirea disciplinei decontarilor.

2. Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului

Pe baza inventarierii se definiteaza situatia neta a patrimoniului care se determina cu ajutorul relatiei:

Situatia neta a patrimoniului = active - datorii

Excluzand o crestere sau o micsorare a aportului proprietarilor la capitalul social , rezultat net al exrcitiului se determina in functie de variatia situatieinete.

Rezultatul net = situatia neta(de la finele ex.) - situatia neta(de la inceputul ex.)

Prin inventariere se confirma realitatea activelor patrimoniale si a datoriilor, asigurandu-se premisele determinarii corecte a situatiei nete, a obligatiilor fiscale si a rezultatului net.

3. Functia de calcul si evidenta a stocurilor , consumurilor si vanzarilor

Pentru evidenta stocurilor, unitatilor patrimoniale mici si mijlocii pot folosi metoda inventarului stocurilor , unitatilor patrimoniale mici si mijlocii pot folosi metoda inventarului intermitent.In aceasta varianta de lucru , conturile de stocuri de clasa a -3-a se vor folosi numai la inceputul si sfarsitul lunii.Pe parcursul lunii se utilizeaza pentru inregistrarea intrarii in patrimoniu a materiilor prime,marfurilor,etc.Aprovizionate de la terti , conturile de cheltuieli corespunzatoare conturilor de stocuri.La finele fiecarei luni , conturile de stocuri se debiteazain corespondenta cu contul de cheltuieli aferente,cu valoarea stocului stabilit prin inventariere.Aceste stocuri de la finele lunii se vor anula la inceputul lunii urmatoare prin inducerea lor in cheltuieli.Iesirile din stoc se stabilesc conform relatiei:

Iesirile din stoc= stocuri initial+ intrarile din cursul lunii-stocuri finale

Inventarierea generala a patrimoniului este o lucrare complexa care presupune parcurgerea mai multor etape:

Pregatirea inventarierii

Inventarierea propriu-zisa

Stabilirea , regularizarea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate la inventariere.

2. PREGATIREA INVENTARIERII

Pregatirea inventarierii  se refera  la masuri cu caracter organizatoric si contabil care sa asigure desfasurarea in bune conditiuni a celorlalte etape care se succed.
Mai intai, se constituie comisia de inventariere prin decizie scrisa, semnata de conducatorul unitatii patrimoniale si de conducatorul compartimentului financiar-contabil. Se efectueaza instructajul membrilor acesteia (asupra modului de organizare si desfasurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de inventariere).  Comisia este formata din cel putin doua persoane, cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie centrala. La lucrarile de inventariere trebuie sa participe intreaga comisie de inventariere. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de persoanele care i-au numit.
Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor si magazinelor; seful compartimentului supus inventarierii; contabilii care tin evidenta gestiunilor respective.
Tot sub aspect organizatoric, se iau masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei (comisiilor) de inventarirere prin:

stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaza si ordinea in care se efectueaza inventarierea acestora;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza:

sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, intocmirea etichetelor de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna;

asigurarea aparatelor si instrumentelor adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire etc., a mijloacelor necesare identificarii (cataloage, mostre, etc.), precum si a formularelor si rechizitelor necesare;

dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua randuri de incuietori diferite.

Din punct de vedere contabil se iau masuri de inregistrare la zi in evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) organizata la gestiuni, precum si in contabilitatea sintetica si analitica, a tuturor documentelor pana la data la care se face inventarierea,  stabilindu-se soldurile in fisele sintetice si analitice ale conturilor respective.
Inventarierea propriu-zisa se realizeaza la locurile de pastrare sau depozitare.
Inainte de inceperea operatiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaratie scrisa de la gestionar din care sa rezulte daca:

gestioneaza valori materiale si in alte  locuri de depozitare;

are bunuri in gestiune apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

are valori materiale nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au intocmit documentele aferente;

a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale;

detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

de asemenea, gestionarul va mentiona, in declaratia scrisa, numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor in/din gestiune. 

declaratia trebuie sa contina data cand se intocmeste si semnatura gestionarului, acelei gestiuni care urmeaza sa fie inventariata, precum si semnaturile membrilor comisiei de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta acestora.

3. INVENTARIEREA PROPRIU-ZISA A STOCURILOR

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, potrivit  particularitatilor bunurilor. Fac exceptie de la aceasta regula, bunurile aflate in ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Daca se inventariaza materiale sau marfuri voluminoase, a caror cantarire sau masurare este nerationala sau ar provoca pierderi, stocurile faptice ale acestora se stabilesc pe baza anumitor calcule tehnice (exemplu ciment, otel beton, produse de cariera si balastiera, materiale si produse agricole, etc.).
Normele legale  in vigoare contin prevederi concrete cu caracter general si specifice pentru inventarierea miloacelor materiale, productiei neterminate, marfurilor si ambalajelor in comert, a productiei agricole etc.
Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate, fara a se stanjeni desfacerea imediata a acestora.
Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii. Pentru a nu se stanjeni procesul normal de primire sau livrare a bunurilor, operatiunile respective se pot efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective 'primit sau eliberat in timpul inventarierii'.
Bunurile degradate, greu vandabile, inutilizabile etc., se trec in liste separate. De asemenea, bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, primite in regim de leasing, in custodie, in consignatie, pentru prelucrare) se inscriu in liste separate, iar o copie a acestor liste, se trimite in termen legal unitatilor patrimoniale carora le apartin bunurile respective, pentru confruntare.
Toate bunurile inventariate se inscriu in liste de inventariere (varianta simplificata, cod 14-3-12/b), care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestionari si pe categorii de bunuri cu caracteristicile respective. Modul de efectuare al inventarierii, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor se mentioneaza in listele de inventariere.
Stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii se efectueaza in cadrul listei de inventariere centralizatoare cod 14-3-12), prin preluarea din listele de inventariere, varianta simplificata, numai a pozitiilor cu diferente.(pentru gestiuni global valorice: marfuri, amablaje, alte materiale aflate in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul, se foloseste lista de inventariere cod 14-3-12/a).
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri, etc. incuiate si sigilate.
Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.
Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.
Trebuie mentionat faptul ca, in cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri (imobilizari corporale, elemente de natura stocurilor, titluri de plasament), in listele de inventariere centralizatoare se va inscrie valoarea contabila neta a acestora, care se compara cu valoarea lor actuala stabilita cu ocazia inventarierii.
Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale se efectueaza prin prezentarea lor in situatii analitice distincte al caror total sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care acestea sunt cuprinse si care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.(Ex. situatia clientilor neincasati, prin Extrase de cont confirmate, disponibilul la banca prin Extrasul de cont la data inventarierii cu stampila bancii, etc.) 

4. STABILIREA SI EVALUAREA REZULTATULUI INVENTARIERII

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere centralizatoare se face cu utilizand aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.
Pentru stabilirea valorii de inventar (denumita valoare actuala), in vederea determinarii deprecierilor provizorii, pentru constituirea provizioanelor, evaluarea elementelor patrimoniale se face conform prevederilor din Legea contabilitatii (art. 9), astfel:
- bunurile de natura imobilizarilor, se evalueaza la valoarea ramasa neamortizata, cu exceptia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala (in functie de pretul pietei, starea lor fizica, precum si de utilitatea lor in cadrul unitatii); - stocurile si celelalte bunuri se evalueaza la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui element, denumita si valoare de inventar; - bunurile depreciate, se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, in functie  de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei;
   -  creantele si datoriile se evalueaza la valoarea nominala; - creantele si datoriile incerte se evalueaza, de asemenea, la valoarea lor de utilitate, stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata: creantele si datoriile existente in valuta precum si disponibilitatile in devize se evalueaza la cursul de schimb la pietei valutare, comunicat de BNR in ultima zi a exercitiului. titlurile  imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate, iar titlurile de plasament, la cursul mediu al ultimei luni din an sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz. Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin confruntarea datelor consemnate in listele de inventariere cu cele din evidenta contabila sau evidenta operativa.

Pentru ca cifrele sa fie comparabile si diferentele reale, este necesar ca datele inventarierii sa fie stabilite la aceeasi data calendaristica. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferentelor, in plus sau in minus, se face direct pe listele de inventariere. Datele din listele de inventariere servesc la intocmirea registrului inventar

Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit proces verbal de inventariere, in care se inscriu in principal: perioada si gestiunile inventariate, precum si persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate; compensarile efectuate; bunurile depreciate, precum si creantele si obligatiile incerte si in litigiu; valorificarea rezultatelor inventarierii; constituirea si regularizarea provizioanelor, precum si concluziile si propunerile referitoare la inventariere.
 Pentru a stabili caracterul diferentelor, comisia de inventariere analizeaza cauzele care au produs plusurile si minusurile, solicita explicatii in scris de la gestionar si formuleaza, potrivit dispozitiilor legale, propuneri de regularizare a acestora si inregistrare a diferentelor de inventar.
Inregistrarea rezultatelor definitive ale inventarierii se face in scopul punerii de acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata.
Potrivit art. 53 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv din 2004, rezultatele inventarierii trebuie inregistrate, atat in evidenta tehnic-operativa, cat si in contabilitate, in termen de cel mult 3 zile dela data terminarii operatiunilor de inventariere.
De regula, valorificarea inventarierii se face prin inregistrarea plusurilor si imputarea minusurilor.
Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale.
Se admit compensari cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cand exista riscul de confuzie, cand se refera la aceleasi bunuri, aceeasi perioada de gestiune si la acelasi gestionar, fara insa a diminua valoric patrimoniul unitatii.
Listele cu valorile materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratorii, respectiv de catre  ordonatorii de credite.
Lipsurile peste normele stabilite si pierderile cauzate de proasta gestiune  se pot imputa celor vinovati la valoarea de inlocuire reprezentata de costul de achizitie, care cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate a bunului respectiv.

INREGISTRAREA IN CONTABILITATE A PLUSURILOR SI MINUSURILOR

DE INVENTAR

Plusurile de inventar: - se inregistreaza ca intrari in gestiune in functie de natura bunurilor paentru care s-a constatat stoc faptic mai mare decat stocul scriptic.

Pentru imobilizari - plusul se inregistreaza pe seama subventiilor pentru investitii:

2xx=131

Pentru stocuri - plusurile se inregistreaza pe seama veniturilor din exploatare:

3xx=7588

Pentru numerarul din caserie - se inregistreaza ca incasare pe seama veniturilor din exploatare:

5311=7588

Minusurile de inventar: - se inregistreaza ca iesire din gestiune, in functie de natura bunurilor pantru care s-a constatat stocl faptic mai mic decat cel scriptic

-in functie de stabilirea persoanei vinovate avem lipsuri imputabile sau lipsuri neimputabile

-daca minusurile se constata se vor inregistra astfel:

Pentru imobilizari - scoaterea din evidenta

%=2xx

2814

6583

Pentru imobilizari- incasarea imputatiei

461=%

7588

4427

Pentru stocuri - descarcarea gestiunii

6588=3xx

Pentru stocuri - inregistrarea imputatiei

4282=%

7588

4427

Pentru stocuri - recuperarea sumei

421=461

Pentru numerarul din caserie - inregistrarea lipsei

6588=5311

Pentru numerarul din caserie - inregistrarea in debitul caseriei

461=7588

Pentru numerarul din caserie - inregistrarea depunerii sumei

5311=461

6. INREGISTRAREA IN CONTABILITATE A DEPRECIERILOR

Deprecierile rezulta prin compararea cantitatilor faptice evaluate la pret de inregistrare in contabilitate cu cantitatile faptice evaluate la valoarea de inventar.

Cand se constata o valoare de inventar mai mica decat valoarea de inregistrare, avem o depreciere valorica a bunului inventariat, daca deprecierea este reversibila o putem inregistra prin intermediul ajustarilor pentru depreciere.

Ajustarea pentru depreciere se constituie pe seama cheltuielilor de exploatare sau financiare.In cazul in care deprecierea se accentueaza suplimentam ajustarea, iar daca deprecierea se micsoreaza diminuam ajustarea.

1. Ajustari pentru deprecierea imobilizarilor

Se constituie la sfarsitul exercitiului financiar, cand pentru imobilizarile din patrimoniu se constata la inventariere o depreciere reversibila.

Deprecierea = valoarea de inregistrare - valoarea de inventar

Inregistrarea constituirii ajustarii

6815=29x

Inregistrarea diminuarii ajustarii

29x=7813

2. Ajustari pentru deprecierea stocurilor

Se constituie la sfarsitul exercitiului financiar, cand pentru stocurile din gestiune se constata la inventariere o valoare de inventar mai mica decat valoarea de inregistrare.

Inregistrarea constituirii ajustarii

6814=39x

Inregistrarea suplimentarii ajustarii

6814=39x

Inregistrarea anularii ajustarii

39x=7814

3. Ajustari pentru deprecierea creantelor

Se constituie la sfarsitul exercitiului financiar cand pentru creantele neincasate se considera termenul de incasare expirat.

Ajustarea se constituie la nivelul creantei incerte fara TVA.

Inregistrarea constituirii ajustarii

684=49x

Inregistrarea anularii ajustarii

49x=7814

4. Ajustari pentru deprecierea elementelor de trezorerie

Se constituie la sfarsitul exercitiului financiar cand pentru titlurile detinute se constata la inventariere o valoare de inventar mai mica decat valoarea de inregistrare.

Inregistrarea constituirii ajustarii

6863=59x

Inregistrarea anularii ajustarii

59x=7863