Introducerea diferitelor tipuri de date - Editarea intrarilor

Introducerea diferitelor tipuri de date Editarea intrarilor

Pentru a crea o foaie de calcul care sa poata fi utilizata trebuie sa introducem date in celula din interiorul ei. Tipurile de date care le putem introduce sunt: text, cifre, data(calendaristica), ora, formule, functii.

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. In configuratia prestabilita, textul este aliniat automat la stinga, in interiorul celulei.

Pentru a introduce text intr-o celula:

se face clic pe celula in care dorim sa introducem textul

se introduce textul iar pe masura ce scriem textul apare in celula si pe bara de formule

se apasa tasta Enter; textul introdus va aparea in celula, aliniat la stinga; in cazul in care am facut o greseala si dorim sa renuntam la datele introduse se apasa tasta Esc

datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane si de rinduri. Capetele de coloane apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rindurilor sunt plasate in partea stinga a foii de calcul, de regula in coloana A.

Capetele coloanelor arata semnificatia numerelor curprinse in fiecare coloana. De regula, etichetele coloanelor indica perioadele de timp asa cum sunt ani, luni, zile. Capetele rindurilor arata ce reprezinta numerele din fiecare rind. De regula capetele rindurilor contin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajatilor sau incasarile si cheltuielile din buget.

Cind se introduce textul unui cap de coloana se apasa tasta Tab in locul tastei Enter pentru a trece de la o celula la alta. Cind se introduce textul pentru capetele rindurilor se foloseste in schimb tasta cu sageata indreptata in jos.

De asemenea utilizatorul poate folosi diferite comentarii care se pot introduce intr-o celula in care sa fie incluse informatii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul.

In cazul in care utilizatorul doreste sa adauge un comentariu la o celula aceasta se face in felul urmator:

se selecteaza celula in care dorim sa introducem comentariul

se deschide meniul Insert si se selecteaza Comment sau se face clic pe butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing

se introduce comentariul

se face clic in afara celulei, in coltul din dreapta sus al celului va aparea un triughi rosu care indica faptul ca celula are in componenta sa un comentariu

pentru a citi ulterior comentariile, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe o celula care are un punct rosu in coltul din dreapta sus. Excel va afisa comentariul.

Pentru a edita un comentariu, se selecteaza celula care il contine si apoi se foloseste comanda Insert, Edit Comment. Se efectueaza modificarile, apoi se face clic in afara celulei pentru a le salva. Pentru a sterge un comentariu se face clic pe celula, se selecteaza Edit, Clear apoi se selecteaza Comments.

Numerele pe care utilizatorul le va introduce pot contine caractere numerice de la 0-9 si urmatoarele caractere speciale:+,-,/,.,()$%. Acest lucru inseamna ca putem introduce virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent si paranteze, impreuna cu valorile pe care le introducem.

Pentru a introduce un numar:

se face clic pe celula in care dorim sa introducem numarul

se introduce numarul; pentru a introduce un numar negativ, se plaseaza in fata acestuia semnul minus, sau se trece acesta intre paranteze. Pentru a introduce o fractie, se plaseaza inaintea acesteia cifra 0, de exemplu 0 ½, in caz contrar Excel va considera intrarea ca pe o data calendaristica.

Se apasa tasta Enter, iar numarul introdus va aparea in celula aliniat la dreapta.

De asemenea utilizatorul poate introduce data si ora in diferite formate. Cind se introduce data folosind formatul, Excel converteste formatul intr-un numar care indica numarul de zile care s-a scurs de la 1900 pina la data respectiva.

Pentru a introduce data sau ora, se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe celula in care dorim sa introducem data sau ora

se scrie data sau ora folosind formatul pe care il dorim pentru afisarea lor; se pot folosi linute de unire sau bare la introducerea datei

se apasa tasta Enter; daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau o ora aceasta va aparea aliniata la dreapta in celula; dar in cazul in care Excel nu o recunoaste, ea va fi tratata ca text si va fi aliniata la stinga

Daca se introduce o coloana de date, putem specifica mai intii formatul dorit pentru data. Apoi cind introducem datele, Excel va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. In loc sa fie scris integral apoi fiecare data in parte, putem selecta formatul respectiv pentru coloana si apoi sa scriem 28/03/2002, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta formatul Martie 28, 2002. Pentru a formata o coloana se face clic pe capul coloanei pentru a o selecta apoi se deschide meniul Format si se selecteaza Cells. In eticheta Numbers, se selecteaza formatul dorit pentru data.

Utilizatorul poate copia din celulele alaturate o intrare existenta, efectuind urmatorii pasi:

se face clic pe marcajul de completare al celulei al carei continut dorim sa-l copiem

se trage marcajul de completare in jos sau spre dreapta pentru a copia datele in celulele alaturate; va aparea o casuta care va arata exact ce date sunt copiate in celelalte celule.

In cazul in care copiem un numar, o luna sau un obiect care poate fi interpretat ca serie, dar nu vrem sa crem o serie ci numai sa-l copiem exact continutul celulei respecitve – se tine apasata tasta Ctrl atunci cind tragem marcajul de completare.

Introducerea seriilor cum ar fi cel de ani este asemanatoare copierii continutului celulelor. Cind tragem marcajul de completare al celulei de origine, functia AutoFill lucreaza in locul nostru, interpretind prima intrare si completind seria de baza a acesteia. De exemplu daca scriem 2002 intr-o celula apoi tragem marcajul de umplere al celulei peste celulele adiacente se va crea o serie care incepe cu 2002, 2003, 2004 etc. Cind se efectueaza tragerea, casuta care apare pe ecran va arata exact ce copiem, astfel incit sa putem opri in celula corespunzatoare, pentru a crea exact seria dorita.

Desi functia AutoFill este foarte potrivita pentru crearea unei noi serii scurte de intrari pot exista situatii in care controlul asupra situatiei trebuie sa fie mai mare.

In principiu se vor furniza doua intrari ca model pentru seria de celule alaturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei. In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

se introduce prima valoare intr-o celula

se trece in a doua celula si se introduce a doua valoare din serie

se selecteaza ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele, Excel va selecta celulele

se trage marcajul de completare peste cite celule este necesar; Excel va calcula seria si va completa celulele selectate cu valorile corespunzatoare

Cind se introduc primele litere ale unei intrari, functia AutoComplete poate completa in mod inteligent intrarea pe baza intrarilor pe care le-am oferit deja in acea coloana. Functia AutoComplete poate fi folosita numai pentru date introduse pe coloane si nu si pe rinduri. De exemplu in cazul in care dorim sa introducem numele tarilor de origine pentru niste produse, se scrie numele tarii o data iar data viitoare doar incepem sa introducem numele tarii respective. Functia AutoComplete va completa restul in locul utilizatorului.

In configuratia prestabilita, functia AutoComplete este intotdeauna activata, astfel incit aceasta nu trebuie activata. In cazul in care in timpul lucrului aceasta incomodeaza aceasta poate fi dezactivata folosind comanda Tools, Options. Se face clic pe eticheta Edit si apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva optiunea.

Pentru a vedea cum lucreaza functia AutoFormat, se vor efectua urmatorii pasi:

se scrie de exemplu England intr-o celula si se apasa tasta cu sageata in jos pentru a trece la celula urmatoare, se scrie Spain si apoi se apasa din nou tasta cu sageata in jos apoi se scrie Italy si se apasa tasta cu sageata

se scrie din nou e iar in celula va aparea England, se apasa Enter pentru a accepta intrarea, in acelasi mod se face si cu Spain sau Italy

pentru a vedea o lista cu intrarile din AutoComplete, se face clic pe butonul din dreapta pe urmatoarea celula si se selecteaza Pick From List din meniul de comenzi rapide; Excel va arata lista de intrari PickLista in ordine alfabetica, creta in mod automat in bara cuvintelor pe care le-am introdus in coloana

se face clic pe cuvint din PickList pentru a-l insera in celula selectata

Editarea intrarilor

Dupa ce am introdus o informatie intr-o celula, aceasta se poate edita

fie pe bara de formule, fie direct in celula.

Pentru a edita o intrare in Excel:

se face clic pe celula in care dorim sa editam informatia

pentru ca utilizatorul sa inceapa operatia de editare, se face clic pe bara de formule, se apasa F2 sau se executa clic pe celula respectiva, astfel, se intra in modul de editare; pe bara de stare va aparea cuvintul Edit

se apasa tastele sau pentru a muta punctul de inserare pe informatia introdusa, se apasa tasta Backspace pentru a sterge un caracter la stinga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a sterge un caracter la dreapta, apoi se introduc caracterele dorite

se face clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se apasa tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificarile facute

in cazul in care utilizatorul se razgindeste si nu mai dorim sa editam intrarea, se face clic pe butonul Cancel sau se apasa Esc.

Excel contine si un instrument de verificare al ortografiei, prin care se

gaseste rapid si se selecteaza cuvintele gresit scrise din foaia de calcul.

Pentru a efectua o verificare ortografica se vor parcurge urmatoarele etape:

se face clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard, Excel va gasi primul cuvint si-l va afisa in partea de sus a casetei de dialog Spelling, in caseta Change To va aparea o sugestie pentru corectarea greselii

pentru a accepta sugestia si a corecta cuvintul scris gresit, se va face clic pe Change, sau se executa clic pe Change All pentru a corecta cuvintul respectiv peste tot acolo unde apare in text

in cazul in care sugestia din caseta Change To nu este corecta utilizatorul poate proceda in felul urmator:

o      se selecteaza alta sugestie din caseta Suggestion, apoi se face clic pe Change sau Change All

o      se introduce formula corecta pe care utilizatorul o propune in caseta Change To, apoi se face clic pe Change sau Change All

o      se face clic pe Ignore pentru a lasa cuvintul nemodificat

o      se face clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre aparitiile cuvintului respectiv in text

o      se face clic pe Add pentru a adauga cuvintul in dictionar, astfel incit Excel sa nu il mai semnaleze ca fiind gresit

cind nu vor mai fi gasite cuvinte scrise gresit, va fi afisat un mesaj, care anunta utilizatorul ca verificarea ortografiei a fost incheiata, se face clic pe Ok pentru confirmare

Functia AutoCorrect a programului Excel realizeaza corectarea automata a celor mai des intilinite greseli de ortografie, in timp ce se scrie. Daca de exemplu scriem gresit un cuvint si apasam tasta Enter, Excel va introduce forma corecta in celula.

Sunt corectate de asemenea si cuvintele care incep cu doua majuscule. In plus AutoCorrect scrie cu majuscula primul cuvint dintr-o propozitie si numele zielelor.

Putem de asemenea sa indicam si noi greselile pe care le facem frecvent pentru a fi corectate in timp ce scriem. De asemenea putem folosi functia AutoCorrect si pentru a inlocui o prescurtare. Voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

se deschide meniul Tools si se selecteaza AutoCorrect, pe ecran va aparea caseta de dialog AutoCorrect

se scrie forma gresita in caseta de text Replace

se scrie forma corecta in caseta de text With

se face clic pe Add pentru a adauga intrarea in lista AutoCorrect

daca dorim sa stergem o intrare din lista AutoCorrect, se selecteaza aceasta din lista si se face clic pe butonul Delete

De asemenea utilizatorul poate anula aproape orice operatie cind

lucreaza cu Excel, inclusiv orice modificare pe care o face intr-o celula. Pentru a anula o modificare se face clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard.

Pentru a anula o optiune de anulare, se face clic pe butonul Redo de

pe bara cu instrumente standard.

Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe

celule trebuie sa selecteze mai intii celulele respective. Dupa aceea se poate executa optiunea dorita.

Pentru a selecta o singura celula se face clic pe ea.

Pentru a selecta celule alaturate, se face clic pe prima celula din stinga

grupului si se trage cu mouse-ul in jos spre celula din dreapta jos, pentru a selecta toate celulele.

Pentru a celule care nu sunt alaturate, se tine apasata tasta Ctrl in timp

ce se face clic pe celulele individuale.

Pentru a selecta un intreg rind sau o coloana de celule, se face clic pe

capul de rind sau de coloana. Pentru a selecta rinduri sau coloane alaturate se face clic primul cap de rind si se trage mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rinduri sau coloane care nu sunt adiacente, se apasa tasta Ctrl si se face clic pe fiecare cap de rind sau coloana pe care dorim sa o selectam.

Cind se copiaza sau se muta date, o copie a datelor respective este plasata intr-o zona de stocare temporara din memorie care poarta denumirea de Clipboard. De asemenea utilizatorul poate copia date in alta parte din foaia de calcul, sau in alte foi sau registre de calcul. Cind se copiaza datele originale ramin la locul lor, numai copia lor fiind plasata in locul indicat de catre utilizator.

Pentru a copia date se vor efectua urmatorii pasi:

se face clic pe celula sau celulele care dorim sa le copiem

se face clic pe Copy de pe bara cu instrumente standard, continutul celulei sau celulelor selectate vor fi copiate in Clipboard

se selecteaza prima celula din zona unde dorim sa vrem sa plasam copia, pentru a copia datele in alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai intii sa intram in foaia sau registul respectiv

se face clic pe butonul Paste, Excel va insera continutul memoriei Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare

Cea mai rapida metoda de copiere este metoda de tragere si plasare care poarta numele de Drag and Drop. Se selecteaza celulele pe care dorim sa le copiem, se tine apasata tasta Ctrl si se trage chenarul documentului pe care l-am selectat. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, continutul va fi copiat in noua pozitie. Pentru a insera datele intre celulele existente se apasata tasta Ctrl+Shift in timp ce se se face tragerea.

Pentru a trage o copie in alta foaie se apasa tasta Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa in foaia in cauza, in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca si copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

se selecteaza celulele pe care dorim sa le mutam

se face clic pe Cut

se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa plasam datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se deschide in foaia de calcul respectiva

se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se foloseste facilitatea de tragere si plasare. Se selecteaza datele care trebuie mutate, apoi se trage din nou in noua pozitie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele dintre celulele existente se apasa Ctrl+Shift in timp ce se efectueaza tragerea.

Pentru a trage o foaie in alta foaie se apasa tastele Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa foaia in cauza in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face apoximativ la fel cu copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

se vor selecta celulele pe care dorim sa le mutam

se va face clic pe butonul Cut

se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa introducem datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul se deschide acea foaie de calcul

se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se va folosi binecunoscuta facilitate Drag and Drop. Se selecteaza datele care trebuiesc mutate apoi se trage in noua pozitie a chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele intre celulele existente, se apasa tasta Shift in timp ce se efectueaza tragerea. Pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se apasa tasta Alt si se trage domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusa foaia respectiva unde se va fixa domeniul selectat de celule, in pozitia dorita.

Pentru a sterge datele dintr-o celula sau din mai multe, trebuie sa selectam si sa apasam tasta Delete. Excel ofera insa si optiuni pentru stergerea celulelor:

se foloseste comanda Edit, Clear putem opta pentru a sterge doar atributele de formatare ale unei celule nu si continutul. Atributele de formatare ale unei celule inseamna culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, marimea fontului si asa mai departe

cu comanda Edit, Delete se pot elimina celule si tot ce contin acestea

In cazul in care vom folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celula sau a unui comentariu, se vor efectua pasii urmatori:

se selecteaza celulele

se deschide meniul Edit si se selecteaza Clear, pe ecran va aparea submeniul Clear

se selecteaza optiunea dorita pentru eliminare: All, Formats, Contents sau Comments.

Folosind functia Find and Replace din Excel putem localiza anumite date si sa le inlocuim cu altele. Cind avem o eticheta, o valoare sau o formula introdusa gresit in intreaga foaie de calcul, putem folosi comanda Edit, Replace pentru a gasi si a inlocui toate aparitiile datelor gresite cu datele corecte.

Pentru a gasi si inlocui datele se vor efectua urmatorii pasi:

se deschide meniul Edit si se selectaza Replace, pe ecran va aparea caseta de dialog Replace

se introduce in caseta de text Find What textul pe care dorim sa-l gasim

se face clic pe caseta de text Replace With si se introduce textul pe care dorim sa-l folosim ca text de inlocuire

in caseta Search, se indica daca optam pentru o cautare pe rinduri, sau una pe coloane

daca dorim sa gasim o forma ortografica exact ca cea din caseta de cautare, se face clic pe Mach Case, daca dorim sa gasim celulele care contin exact ceea ce am specificat, se face clic pe Find Entire Cells Only

se face clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului specificat de catre utilizator, apoi se face clic pe Replace pentru a inlocui numai acea aparitie, sau pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile datelor specificate.