Notiuni de baza din informatica economica si de afaceri

Introducere

Calculatoarele electronice se implica din ce in ce mai mult in viata noastra de toate zilele, caracterizata prin criza informationala. Contrar altor crize care inseamna lipsa bunului respectiv, criza informationala exista datorita faptului ca suntem inconjurati de o imensa cantitate de informatii. Problema consta in greutatea selectarii informatiilor utile din maldarul de date disponibile si in greutatea sistematizarii acestora. O unitate care nu foloseste calculatorul pentru prelucrarea informatiilor are putine sanse de supravietuire.

Notiuni de baza :

Cunostinte : tot ce stim despre ceva (obiecte, notiuni, evenimente, intamplari, etc.).

Date : sunt cunostinte intelese si interpretate la fel de toti, sunt reprezentari de diverse feluri ale realitatii inconjuratoare.

Informatiile : sunt cunostinte obtinute din analiza , ordonarea, compunerea, evaluarea cunostintelor existente.

Tehnologia : este totalitatea metodelor si procedurilor cu ajutorul carora din materii prime si materiale se obtin bunuri industriale (mai simplu metode si mijloace de fabricatie).

Tehnologia informatiei (IT) : este totalitatea de tehnici, metode, proceduri si instrumente folosite pentru crearea si prelucrarea informatiilor. Paradigma IT in zilele noastre se inlocuieste din ce in ce mai des cu forma ITC (Information Technology and Comunication), unde litera C provine de la comunicatii (mai precis telecomunicatii). IT care in principiu dispune de resurse nelimitate, are rolul major sa deserveasca tehnologiile traditionale (tehnologia materialelor, a vietii, a energiei), permitand in acelasi timp folosirea eficienta si economica a acestora.

Informatica : este stiinta care se ocupa de culegerea, transmiterea, prelucrarea informatiilor.

Sistemul : este o colectie de entitati, care se gasesc intr-o anumita interdependenta si interactiune pentru realizarea unui scop comun. Elementele unui sistem pot fi de natura fizica (elemente din natura, obiecte, etc.) sau abstracta (teorii, reguli, etc.). Notiunea de teorie a sistemelor a fost introdusa de savantul de origine maghiara Ludwig von Bertalanffy prin lucrarea "General System Theory".

Intr-un sistem componentele se leaga de intrari si iesiri, si iesirile influenteaza intrarile si prelucrarile prin intermediul reactiilor.

Sistem informational si informatic

Sistemul informational reprezinta un ansamblu de elemente implicate in manipularea informatiilor (creare, colectare, prelucrare, transmitere).

Obiectivul sistemului informational este transmiterea informatiilor intre diferite elemente materializat prin asigurarea persoanelor din conducere cu informatii necesare pentru luarea unor decizii si transferul acestor decizii la persoanele executante.

Sistemul informational este parte a unui sistem complex - de baza - in care pe langa activitatile de baza (productive si/sau de servicii) specifice unitatii respective se desfasoara si activitati informationale. Acest sistem include informatiile vehiculate, documentele purtatoare de informatii, personalul implicat, mijloacele de comunicatie, sistemele de prelucrare manuale sau automatizate a informatiilor, structura organizatorica a personalului.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informational care foloseste pentru prelucrarea informatiilor tehnica de calcul.

Un sistem informatic contine componente hard (calculatoarele si alte echipamente realizate fizic, legaturi si canale de transmisiuni), componente soft (programe, sisteme de operare), datele prelucrate, teorii/reguli care stau la baza algoritmilor de prelucrare, personal de exploatare, etc.

Sisteme informatice de gestiune economica

Problema economica generala inseamna munca depusa de om in vederea satisfacerii cat mai bine a nevoilor. Activitatea economica este o activitate desfasurata pentru a produce bunuri destinate satisfacerii nevoilor. Sistemele informatice de gestiune economica automatizeaza activitatea economica. Pentru a avea o functionare eficienta, sistemele informatice trebuie sa respecte organizarea interna a societatii.

Etapele realizarii sistemelor informatice

Realizarea unui sistem informatic este o operatie complexa in care sunt implicate mai multe persoane, se folosesc diverse resurse (calculatoare, materiale consumabile, timp, etc.). Toate acestea conduc la costuri de productie ridicate.

In decursul anilor s-au cristalizat cateva metodologii standard. Conform acestor metodologii procesul de realizare se desfasoara pe etape. Aceste etape se parcurg in mod secvential, dar exista situatii cand este necesara revenirea la o etapa anterioara. Din aceasta cauza, etapele prezentate sunt linii orientative, care ghideaza activitatea de realizare a sistemului informatic.

Observatie: Fiecare etapa se finalizeaza cu o documentatie care se avizeaza si este folosita in etapa urmatoare.

Etapele de baza ale proiectarii si realizarii sistemului informatic sunt :

Analiza sistemului existent

Proiectarea generala a noului sistem - logica

Proiectarea detailata a noului sistem - fizica

Implementarea

Exploatarea si intretinerea noului sistem

Fisiere si baze de date, ca suport informational al procesului decizional

Cea mai importanta caracteristica a informaticii economice este ca lucreaza cu un volum din ce in ce mai mare de date, asupra carora se executa un volum relativ mic de operatii. Evident ca se pune problema retinerii pe suporturi speciale a acestor volume mari de date, neputand fi gestionate in memoria operativa. Suporturile de date dupa criterii ce permit constituirea de fisiere.

Notiunea de fisier

Fisierul este un ansamblu structurat si omogen de date, dispus pe un suport fizic de date. Structurat inseamna ca toate elementele sale au o organizare, omogen semnifica structura unica, iar suportul de informatii este un mediu fizic destinat memorarii, inregistrarii si regasirii unei informatii intr-un sistem de calcul.

Orice fisier poate fi privit sub doua aspecte :

aspectul logic sau functional , care priveste latura semantica, deci informationala a datelor din fisier. Din punct de vedere logic un fisier este alcatuit dintr-o multime de articole. Articolul este o grupare de date asociate , ce formeaza in comun o entitate intr-un fisier.

aspectul fizic ,care este legat strict de reprezentarea datelor pe suportul fizic pe care sunt inregistrate datele si de organizarea acestuia

Operatii realizabile cu structuri de fisiere

Asupra structurilor de date se pot executa anumite operatii, unele generale, altele specifice tipului structurii. Aceste operatii sunt :

Crearea este memorarea structurii de date interne in forma sa initiala pe suportul de memorie interna sau externa. Se executa o singura data, la inceputul ciclului de viata a structurii respective. Ex. daca dezvoltam o aplicatie de personal, la inceput se creeaza fisierul de personal introducand datele angajatilor societatii. Umplerea fisierului nu este obligatoriu in momentul crearii sale.

Actualizarea reprezinta schimbarea starii unei date structurate si se refera la : adaugarea sau inserarea unei noi elemente ale structurii, modificarea valorilor unor elemente ale structurii, stergerea unor elemente ale structurii. Ex. daca apar angajati noi sau pleaca angajati din societate, li se modifica salariul, nr. de copii, etc. Este esential de mentionat ca adaugarile se executa intotdeauna la sfarsitul fisierului, in timp ce inserarile se pot face oriunde. Modificarile valorilor campurilor pot atrage dupa sine reorganizarea fizica sau logica a fisierului.

Consultarea este accesul la elementele componente ale unei structuri, in scopul prelucrarii sau vizualizarii valorilor sale.

Sortarea este aranjarea elementelor unor structuri dupa anumite criterii comunicate de utilizator. Sortarea este o rearanjare fizica a elementelor, in timp ce o alta operatie denumita indexare, este o rearanjare logica.

Ventilarea este desfacerea   unei structuri in doua sau mai multe structuri

Fuzionarea sau interclasarea este combinarea a doua sau mai multe structuri intr-o singura, conform unor criterii.

Copierea este realizarea unei copii a unei structuri , ce se face , in general pe alt suport, sau intr-o alta locatie.

Clasificarea fisierelor

Principalele categorii de clasificare sunt dupa modul de organizare, dupa modul de acces, dupa formatul articolelor si dupa alte criterii de clasificare

Fisiere secventiale - se caracterizeaza prin urmatoarele :

Fiecare articol are un precedent si un urmator(exceptie primul si ultimul)

Articolele nu au o identitate, deci pentru a ajunge la articolul n trebuie parcurs toate cele n-1 articole precedente

Orice fisier secvential are ca ultim articol un articol special EOF(End of File)

Articolele unui fisier secvential nu pot fi sterse, de aceea exista un camp special , numit camp de stergere, unde se marcheaza articolele care se doresc a fi sterse, stergerea realizandu-se prin rescrierea fisierului respectiv

Adaugarea articolelor se face la sfarsitul fisierului

Sortarea se face dupa un camp(cheie)

Fisiere relative - se caracterizeaza prin :

Se pot organiza numai pe suporturi adresabile : fiecare articol are o adresa (numar de caseta)

ocupa spatiu mare pe disc, caci articolele lui nu sunt aranjate compact, pot avea zone neutilizate intre articole

corespondenta dintre articole si numarul de caseta se realizeaza prin formule matematice, numite formule de randomizare

Fisiere indexate -fisierele secventiale au in general un timp de raspuns necorespunzator. Fisierele relative au un timp de raspuns bun, dar nu utilizeaza corespunzator discul. Fisierele indexate cauta sa impleteasca avantajele fisierelor secventiale cu cele relative. Pentru aceasta , fisierului i se ataseaza un index.

Prin index se intelege deci o informatie auxiliara, pe baza careia se poate determina mai repede informatia dintr-un fisier.

Indexarea se realizeaza atasand fisierului un tabel sau un fisier separat, exact ca indexul unei carti. Indexul are urmatoarea structura semantica :

<cheia articol>,<adresa articol din fisier>

Cheia articol poate fi formata in general dintr-un camp sau o expresie de campuri, dupa care se doreste indexarea. De ex. in cazul unui fisier de personal, cheia poate fi formata din campurile nume_prenume, dar si o combinatie formata din campurile cod_sectie, cod_atelier, nume_prenume.

Fisierul index este organizat dupa valorile crescatoare sau descrescatoare ale cheii articol.

Dupa formatul articolelor, fisierele se pot clasifica in :

Fisiere cu articol de format fix

Se caracterizeaza prin faptul ca toate articolele au acelasi format si aceeasi lungime. Din aceasta cauza lungimea articolelor nu trebuie pastrata in cadrul articolului sau blocului, ea fiind continuta in TDF(tabela de descriere a fisierului)

Fisiere cu articol de format variabil

au memorata in TDF lungimea maxima admisa pentru articole, fiecare articol avand in antet lungimea articolului

Fisiere cu articol de format nedefinit

au articole de lungime variabile, cate un articol pe bloc, sfarsitul articolului fiind semnalizat de caractere speciale

Baze si banci de date

Prin baze de date intelegem un sistem integrat coerent si partajat de fisiere. Sunt deservite de un ansamblu de programe. Denumirea acestui sistem este Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date(SGBD), sau DBMS(Data Base Management System).

Una din deosebirile esentiale dintre bazele de date si fisierele clasice este ca in fisierele clasice elementul cheie il reprezinta structurile de date , care se refera la relatiile datelor dintr-un fisier, in timp ce in baze de date, pe langa structurile de date mai apar si modelele de date. Modelele de date descriu relatiile existente intre fisierele componente sau entitatile bazei de date.

Pana in prezent se cunosc trei generatii de SGBD-uri :

SGBD-uri cu structura arborescenta, numite si SGBD-uri ierarhice

- Ex. : structura unui arbore de definitie ierarhic pentru o baza de date care

contine informatii referitoare la facultati ar fi

Tipurile de inregistrari care reprezinta tipurile de entitati din arborele alaturat sunt definite astfel :

Facultate (Codf, Nume, Adresa)

Profesori (Nume, Functie, Disciplina)

Sala (Numar, Adresa, Capacitate)

Student (Nume, Incadrare, Sit.scolara, An)

SGBD-uri cu structura de retea- intre entitati exista relatii diverse, ce pot forma ochiuri, sau trasee multiple - de exemplu de la catedra 1 la profesorii din cadrul catedrei 2, sau de la salile 1 si salile 2 catre studenti

SGBD-uri relationale - descrierea entitatilor cuprinde si descrierea legaturilor, a relatiilor dintre acestea.

Prin banca de date intelegem un sistem de organizare si exploatare a informatiei care se compune din :

colectie de date aflate intr-o interdependenta

descriere a datelor si a relatiilor dintre ele

Un sistem de programare pentru gestionarea datelor din colectii(baza de date)

In aceasta acceptiune, baza de date contine primele doua componente ale bancii de date.