SISTEMUL INFORMATIC, INSTRUMENT AL MANAGEMENTULUI ORGANIZATIILOR ECONOMICO-SOCIALE

SISTEMUL INFORMATIC, INSTRUMENT AL MANAGEMENTULUI ORGANIZATIILOR ECONOMICO-SOCIALE

Identificarea si delimitarea functiilor managementului prezinta o mare importanta teoretica si practica pentru intelegerea aprofundata a procesului managerial, intrucat ansamblul integrat al functiilor defineste continutul procesului de management. Totodata, sistemul de management - structura organizatorica, sistemul informational-decizional, metodele si tehnicile de conducere, sistemul motivational - este conceput in stransa legatura cu functiile managementului.

Functia de organizare se caracterizeaza in procesul de management prin actiuni care vizeaza ansamblul organizatiei, precum si diferitele domenii ale acesteia. Exercitata de managementul de nivel superior, organizarea de ansamblu se materializeaza in structuri organizatorice si informationale prin care se combina, se ordoneaza si se actualizeaza componentele umane, materiale, financiare si informationale ale organizatiei. Evidente, concrete si perfectibile, structurile organizatorice si informationale se constituie in instrumente create, stapanite si subordonate de managementul de nivel superior obiectivelor organizatiei. Acestea sunt motivele pentru care intreaga zona pusa in discutie cuprinde si structurile organizatorice existente. In acelasi timp, modul de exercitare al acestei functii, lipsurile in capacitatea de adecvare la cerintele mediului ambiant extern si intern genereaza structurile informale, mai putin evidente, fluide si subtile, dar ale caror influente pozitive sau negative se resimt puternic asupra performantelor organizatiei.

1. Sistemul informational - componenta a sistemului de management

Comunicarea intre diferite sisteme, subsisteme si in cadrul acestora se realizeaza prin intermediul sistemului informational. Spre exemplificare, daca ne referim la o organizatie economico-sociala privita ca sistem cibernetic, sistemul informational se interpune intre sistemul condus si sistemul de management.

1.1. Organizatia economica ca sistem cibernetic

Sistemul informational poate fii definit ca un ansamblu tehnico-organizatoric de proceduri de constatare, consemnare, culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in scopul satisfacerii cerintelor informationale necesare conducerii in procesul fundamentarii si elaborarii deciziilor.

Sistemul informational poate fii privit ca "umbra" proceselor si fenomenelor ce se petrec in cadrul unei unitati economico-sociale, asa dupa cum reiese si din figura 1. In aceasta figura sunt redate intr-o succesiune logica activitatile de baza si procesele ce au loc intr-o organizatie economica cu caracter productiv: aprovizionare, productie si desfacere.

Pe langa proprietatile generale desprinse din apartenenta la categoria abstracta de sistem, sistemele cibernetice economice au si caracteristici specifice, formulate ca legitati sau principii ale organizarii si functionarii acestora.

Figura 1. Sistem cibernetic

1. Reflectarea activitatiilor de baza in cadrul sistemului infomational

In ceea ce priveste obiectivul sistemului infomational, se poate spune ca acesta reprezinta satisfacerea cerintelor infomationale necesare conducerii in procesul de elaborare a deciziilor.

Analiza sistemului informational existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra tuturor activitatilor si fluxurilor informationale existente, a volumului de informatii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informational si a dotarii existente cu tehnica de calcul, pentru a se evidentia calitatile, limitele, si deficentele actualului sistem informational, in vederea stabilirii cerintelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul unui nou sistem informatic ce urmeaza a fi implementat.

Activitatea de documentare necesara analizei sistemului informational s-a desfasurat conform procedurilor de audit intern ,,Culegerea si prelucrarea informatiilor" si a urmarit indeosebi studierea problemelor de organizare ale companiei rezultate din analiza organigramei, a ROF-ului, si alte documente relevante, particularitatile fiecarei activitati, fluxurile informationale precum si cadrul legislativ normativ impus functionarii sistemului informational.

Procedee de analiza a sistemului informational existent:

Alegerea procedeelor de analiza s-a facut in functie de complexitatea si particularitatile sistemului informational existent, conditiile concrete de lucru si experienta auditorilor interni.

Ca procedeu de analiza s-a utilizat observarea directa a activitatilor vizate si s-a urmarit modul de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor din documentele utilizate, timpul necesar realizarii fiecarei operatii, gradul lor de dificultate.

Constituirea colectivului pentru analiza sistemului informational existent. Colectivul pentru realizarea analizei sistemului informational este alcatuit din auditorii interni ai compartimentului de Audit Intern si sefii structurilor functionale supuse analizei si specialisti de sisteme informationale.

Participarea sefilor structurilor functionale este impusa de necesitatea identificarii informatiilor utile, eliminarea celor de prisos, inclusiv formularea cerintelor informationale pentru viitorul sistem, cerinte care se vor regasi in concluziile formulate de auditorii interni in Raportul de Audit Intern.

Aceasta colaborare a sefilor de structuri functionale ce fac obiectul analizei, este impusa de cunoasterea detaliata a tuturor activitatilor si operatiilor desfasurate, ceea ce ajuta la sesizarea neajunsurilor segmentului de sistem informational de care raspunde fiecare persoana din structura respectiva.

Caracteristicile sistemului informatic

Orice sistem trebuie sa contina ca element central o baza de date, in care sa fie stocate date intercorelate intre ele provenind de la surse interne si externe;

Informatiile furnizate de sistem trebuie obigatoriu sa fie autentice, exacte, iar suportul de prezentare sa varieze de la un nivel de conducere la altul. Sistemul trebuie sa inglobeze o varietate de modele matematice, tehnico-economice, ex: modele de optimizare, modele de simulare, modele de eficienta. Sistemul trebuie conceput ca un sistem om-masina oferind astfel posibilitatea unei interactiuni imediate catre utilizator si sistem.

Sistemul trebuie sa prezinte un grad cat mai ridicat de integrare sub urmatoarele doua aspecte: integrare interna si integrare externa.

Cerinte ale sistemelor informatice pentru realizarea unor sisteme informatice care sa indeplineasca obligatoriu caracteristicile sistemelor, este necesar sa se tina cont de urmatoarele cerinte:

- fundamentarea conceperii sistemului sa fie facuta pe criterii de eficienta economica;

- participarea nemijlocita a conducerii unitatii la conceperea sistemului informatic;

- asigurarea unui nivel tehnic inalt al solutiilor adaptate;

- adoptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile si cu restrictii impuse.

Domenii si activitati in cadrul sistemelor informatice sunt:

Planificarea tehnico-conomica - activitati:

- elaborarea planului anual;

- defalcarea planului pe trimestre, luni si unitati componente;

- urmarirea modului de realizare al planului;

Pregatirea tehnica a productiei - activitati:

- elaborarea planului;

- elaborarea si actualizarea fiselor tehnologice;

- calculul loturilor optime;

- calculul consunurilor specifice de materii prime, materiale;

- urmarirea si analiza planului privind introducerea progresului tehnic;

- conducerea activitatii de realizare a sdv-urilor.

Programarea, lansarea si urmarirea productiei de baza - activitati:

- calculul necesarului de fabricat pe perioada de plan;

- elaborarea programelor de fabricatie;

- programarea operativa a productiei;

- lansarea manoperei;

- lansarea materialelor;

Aprovizionarea tehnico-materiala si defacerea productiei - activitati:

- aprovizionarea tehnico-materiala;

- desfasurarea productiei;

- controlul stocurilor.

Forta de munca - activitati:

- elaborarea planului fortei de munca si al fondurilor de salarizare si scolarizare;

- evidenta personalului;

- analiza si raportari statistice.

Financiar-contabil - activitati:

- elaborarea bugetului pe venituri si cheltuieli;

- contabilitatea mijloacelor fixe;

- contabilitatea valorilor materiale;

- contabilitatea salariilor;

- contabilitatea cheltuielilor de productie;

- contabilitatea generala.

Structura sistemelor informatice este o etapa necesara, datorita numarului mare de elemente si legaturi ce compun de regula un sistem informatic; implementarea simultana a tuturor componentelor sistemelor informatice intr-o unitate economica apare ca o activitate deosebit de dificila in cazul in care nu are loc structurarea sistemului; prioritatea unor obiective; cantitatea limitata de resurse umane si materiale fac imposibila proiectarea in bloc a sistemului informatic.

Cerinte ale structurarii sistemelor informatice in etape de proiectare de ansamblu:

- pe fiecare nivel al structurarii trebuie asigurata unicitatea criteriului de descompunere a sistemului;

- structurarea realizata trebuie sa permita constituirea ulterioara a intregului sistem prin agregarea modulelor separate;

- structura creiata nu trebuie sa contina intretaieturi.

Definirea iesirilor sistemelor informatizate - prin iesirile unui subsistem informatic se va intelege totalitatea informatiilor furnizate de acesta beneficiarilor interni si externi, respectiv rapoarte, note de informare.

Definirea intrarilor sistemelor informatice:

Definitie: Prin intrarile unui sistem informatic se intelege totalitatea datelor primare necesare obtinerii informatiilor de iesire ale sistemului. Datele primare se pot clasifica in date interne si in date externe. La nivelul fiecarui subsistem informatic este necesar ca intrarile sistemului sa fie conditionate de iesirile acestuia.

Planul logic - orice iesire este un rezultat al aplicarii unuia sau mai multor operatori asupra unui ansamblu de date de intrare.

Pe plan tehnologic caracteristicile iesirilor sistemului conditioneaza caracteristicile cerute intrarilor.

Stabilirea colectiilor de date - pricipalele criterii pe baza carora se pot grupa datele sunt legate de sfera de cunoastere, de domeniul de activitate, de stabilitatea continutului datelor si de rolul datelor in procesul prelucrarii.

1.Dupa sfera de cunoastere date primare, indicatori tehnico-economici cu caracter operational, indicatori tehnico-economici cu centralizare media, indicatori sintetici.

Dupa domeniul de activitate colectia furnizori; colectia beneficiari; colectia contracte; colectia produse; colectia repere; colectia lucrari; colectia personal; colectia plati; colectia incasari.

3.Dupa stabilirea datelor colectii de date conventional-constante; colectii de date variabile.

Clasificarea colectiilor de date conventional-constante: colectiile de date cu caracter normativ detin 50-60% din volumul total de informatii care circula in procesul informational al unei unitati economice.

Principalele colectii de date cu caracter normativ normativele de fabricatie, normativele tehnologice, normativele de munca, normativele materiale.

4.Dupa prelucrarea datelor: colectii de date de baza, colectii de date pentru tranzactii, colectii de date intermediare sau de lucru, colectii de date statistice, colectii de date istorice.

Alegerea modelelor economico-matematice: Modelele matematice folosite in perfectionarea activitatii economice sunt urmatoarele:

- modele de programare liniara - problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip de modele privesc optimizarea planului de productie, repartizarea sarcinilor de productie si folosirea optima a resurselor;

-modele de programare - problemele economice ce se pot rezolva cu acest tip sunt determinarea minimului global/local pentru o functie reala;

- metodele de programare dinamica - probleme economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt realizarea analizei secventiale a proceselor de luare a deciziilor, rezolvarea problemelor de inlocuire a utilajelor;

- modele de teoria grafurilor - probleme economice ce pot fi astfel rezolvate sunt cele legate de determinarea drumurilor cu valoare optima, determinarea fluxului maxim;

- modele de gestiune a stocurilor - probleme economice ce se pot rezolva cu aceste modele privesc optimizarea activitatilor de aprovizionare, de productie si de desfacere;

- modele de simulare - probleme economice ce se pot rezolva cu aceste modele sunt simularea evolutiei fenomenelor si proceselor economice in functie de caracterul lor;

- modele de teoria deciziilor - problemele economice rezolvate asa sunt legate de fundamentarea deciziilor multidimensionare, fundamentarea deciziilor in conditii de risc si incertitudine.

- minimizarea timpului de asteptare concomitent cu minimizarea cheltuielilor ocazionate de asteptare.

Alegerea tehnologiilor de prelucrare:

Tehnologiile pot fi clasificate in functie de: metodele, tehnicile si echipamentele utilizate; modul in care se structureaza si se organizeaza datele pentru prelucrare; procedeele de introducere a datelor in calculator; metodele si tehnicile de prelucrare si de redare a rezultatelor obtinute.

Din punct de vedere al performantelor tehnico-functionale respectiv, dupa timpul de raspuns al sistemelor informatice, tehnologiile se pot diferentia in: tehnologii cu raspuns intarziat; tehnologii in timp real.

Dupa modul de structurare si organizare a datelor, tehnologiile de preluare automata a datelor se clasifica in: tehnologii care utilizeaza fisierele clasice; tehnologii care utilizeaza fisierele clasice si/sau fisiere integrate; tehnologii care utilizeaza baze de date.

Dupa locul amplasarii calculatorului electronic in raport cu punctele de generare a datelor si cu functiile de valorificare a informatiilor obtinute din prelucrare:

- tehnologii pentru sisteme informatice centralizate;

- tehnologii pentru sisteme informatice distribuite.

Planificarea realizarii sistemelor informatice:

Aceasta etapa are la baza principiul proiectarii si implementarii esalonate. Esalonare reprezinta ordinea in care vor fi abordate componentele sistemului. Esalonarea se reprezinta sub forma unui grafic detaliat in care se specifica fiecare modul component, etapele de realizare si durata fiecareia. Criterii:

- prioritatea obiectivelor componente;

- asigurarea legaturilor intre componente. Aceste relatii sunt de doua tipuri, relatii de precedenta si relatii de succesiune;

- disponibilitatea resurselor.

3. Sisteme suport de decizie

Sistemele Suport pentru Decizii (SSD) formeaza o clasa distincta de sisteme informatice. Ele integreaza instrumentele informatice specifice de asistare a deciziilor impreuna cu cele de uz general pentru a forma o parte constitutiva a sistemului informatic global al organizatiei. Menirea oricarui SSD este sa asigure suportul informatic necesar pentru a atenua efectele limitelor si restrictiilor (cognitive, de comunicare, de timp etc.) cu care se confrunta decidentul uman pe parcursul activitatilor pe care le desfasoara in vederea rezolvarii acelor probleme de decizie care sunt caracterizate prin importanta si complexitate.

Prin prisma celor aratate mai sus, o denumire potrivita pentru sistemele abordate in lucrare ar putea fi si cea de sisteme suport pentru decidenti. Intrucat in literatura s-a incetatenit denumirea de sisteme suport pentru decizii (Decision Support Systems - DSS in limba engleza si Systcmes d'Aider la Dcision - SAD in limba franceza), ea va fi utilizata in continuare si in aceasta lucrare.

Accesul la informatie este o cerinta de prima importanta in orice organizatie care isi doreste sa aibe o prezenta competitiva pe piata in conditiile schimbarilor rapide. Managerii doresc o informatie corecta si curenta, oferita in timp real intr-un format corespunzator si la un pret convenabil .

In ultimii ani, ca urmare a aparitiei de noi tehnologii in domeniu informatic, sistemele suport de decizie au evoluat si au reusit sa satisfaca cerintele complexe ale managerilor. Aceste sisteme au reusit sa ofere managerilor o informatie de calitate si noi moduri de interpretare a informatiilor, astfel eficacitatea procesului decizional s-a imbunatatit.

Ca urmare a cresterii rolului pe care aceste sisteme il au in infrastructura informatica a unei organizatii, s-a considerat necesara prezentarea evolutiei sistemelor suport de decizie de la aparitia lor pana in prezent al locului acestor sisteme in evolutia sistemelor informatice, precum si influenta pe care au avut-o noile tehnologii informatice in clasificarea si arhitectura pe componente a sistemelor suport de decizie.

3.1. Definirea, rolul si locul sistemelor informatice pentru asistarea deciziei

Sistemul este o colectie de parti (elemente) organizate si interconectate pentru indeplinirea unui anumit scop. Sistemul, in plan conceptual, este expresia abstractizarii unor fapte, fenomene, procese, obiecte din universul real pe baza unei structuri logice predefinite.

Conceptia sistemica ofera avantajul unei abordari integrale si integrate a fenomenelor si proceselor specifice domeniilor abordate, evidentiind latura calitativa corespunzatoare elementelor sistemului. Subsistemul este o parte componenta a unui sistem, in functie de un punct de vedere si de scopul urmarit. Dupa domeniul de aplicare, sistemele sunt politice, economice, sociale, tehnice etc.
Sistemele economice sunt sisteme deschise (open systems), puternic ancorate in mediul socio-economic (piata este o parte a acestui mediu) in care acestea functioneaza. Sistemele economice, ca sisteme deschise, sunt sisteme cibernetice adica prezinta legatura de reactie (feedback) ce le permite o functionare normala. Sistemele economice prezinta un comportament dinamic care asigura adaptarea la fluctuatiile mediului socio-economic. Orice sistem economic poate fi impartit in mai multe subsisteme in functie de criterii specifice.

Societatea comerciala (organizatia economica) reprezinta un sistem economic care poate fi divizat a) functional sau pe domenii de gestiune (productie/servicii, comercial, cercetare dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane) sau b) structural (organizatoric, decizional, informational, tehnologic, relational pe resurse umane). Potrivit conceptiei holonice asupra sistemelor, doua sau mai multe sisteme autonome pot fi integrate (cu criterii si obiective precise) si se poate obtine astfel un sistem holonic. In limba greaca, holos semnifica un intreg dedus din parti. Sistemul holonic (holonul) economic permite optimizarea atat pe sisteme componente cat si pe ansamblul sistemului integrator devenit sistem de referinta, pe cele doua planuri: real si conceptual.

Orice sistem economic modern performant este un sistem integrat functional si structural.

Sistemele economice integrate pot fi abordate din perspectiva diferitelor scoli de gandire in management (tehnico-rationala, comportamentala, cognitiva).

Acestor sisteme economice integrate le sunt asociate sisteme informationale integrate, respectiv sisteme informatice integrate. Sistemele informatice integrate economice au in compunere, in functie de nivelurile de management ale organizatiei economice sisteme informatice dedicate (integrate pe orizontala), astfel:

1) nivelul de management strategic: sisteme informatice de sprijin al
executivului, ESS (Executive Support Systems) sau EIS (Executive Information System);

2) nivelul de management mediu: sisteme informatice pentru management, MIS (Management Information Systems) sau sisteme informatice pentru rapoarte de management, MRS (Management Reporting Systems) si sisteme informatice pentru asistarea deciziei, DSS (Decision Support Systems);

3) nivelul lucratorilor cu date, informatii si cunostinte: sisteme de automatozare a lucrarilor de birou sau birotica, OAS (Office Automation Systems) si sisteme de lucru cu cunostinte, KWS (Knowledge Work Systems);

4) nivelul de management operational: sisteme informatice pentru procesarea tranzactiilor, TPS (Transaction Processing Systems). Cele mai cunoscute implementari ale unor componente de integrare pe verticala ale sistemelor informatice integrate economice sunt denumite: planificarea resurselor intreprinderii, ERP (Enterprise Resource Planning), fabricatie asistata de calculator, CAM (Computer-Aided Manufacturing), planificarea resurselor de fabricatie, MRP (Manufacturing Resource Planning), sistem informatic de resurse umane, HRIS (Human Resources Information System), sistem informatic contabil, AIS (Accounting Information System), sistem informatic financiar, FIS (Financiar Information System), sistem informatic pentru marketing, MKIS (Marketing Information System), sistem informatic de resurse informatice, IRIS (Information Resources Information System), sistem informatic pentru managementul relatiilor cu clientii, CRM (Customer Relationship Management), sistem de management al lantului de distributie, SCM (Supply Chain Management) etc.
Pentru studentul de la specializarea Contabilitate si informatica de gestiune, elemente ale OAS au reprezentat obiectul cursului de birotica, elemente ale TPS - al cursului de sisteme de gestiune a bazelor de date, in timp ce elemente ale KWS au fost lamurite la cursul de sisteme expert. DSS reprezinta obiectul de studiu al disciplinei Sisteme informatice pentru asistarea deciziei (SIAD) economice. MIS reprezinta o disciplina de informatica pentru specializarea Management.

Este discutabila separarea SIAD (DSS) de MIS, indiferent de modul de abordare, avand in vedere ca luarea deciziei reprezinta scopul fundamental al oricarui sistem de management. ESS sunt in curs de clarificare, conceptualizare si realizare.

Steven Alter considera ca sistemele informatice pentru asistarea deciziei (SIAD) sunt destinate managerilor si prezinta ca obiectiv fundamental eficientizarea deciziilor, spre deosebire de TPS-uri care se ocupa de eficientizarea si consistenta datelor. Moore si Chang arata ca un SIAD este extensibil si capabil sa suporte analize ad-hoc, precum si modelarea deciziei manageriale, folosit pe un interval de timp nedeterminat si neregulat si cu orientare principala pe procese si fenomene viitoare.

3. Clasificarea sistemelor suport de decizie

Timp de 30 de ani cercetorii si specialistii IT au construit si studiat o mare varietate de sisteme ce ofereau suport in procesul decizional si care au fost grupate sub numele sisteme suport de decizie sau sisteme pentru managementul deciziei. In ultima perioada, termeni ca "inteligenta afacerii" , "data mining", "procesare analitica online" , "managementul cunostiintelor " au fost folositi pentru sisteme al caror obiectiv era informarea si asistarea managerilor in procesul decizional .

In decursul timpului s-au propus mai multe criterii de clasificare SSD -ul si anume:

- natura problemei decizionale;

- gradul de proceduralitate ;

- orientarea suportului;

- tipul de utilizatori.

In 1977, Donovan si Madnick clasificau sistemele suport de decizie in doua categorii dupa natura problemei decizionale :

- SSD-uri institutionale ce ofereau suport pentru rezolvarea problemelor structurate intr-o organizatie.

- SSD-uri ad-hoc ce ofereau suport pentru rezolvarea problemelor semistructurate, ce nu puteau fii anticipate.

In functie de tipul limbajului folosit (procedural sau neprocedural) sistemele suport de decizie se clasifica in :

- SSD-uri procedurale;

- SSD-uri neprocedurale.

In ultima perioada, exista o tendinta spre limbajul natural.