SISTEMUL INFORMATIONAL

SISTEMUL INFORMATIONAL

Elemente componente

• data - cuprinde fapte, evenimente, etc. prezentate intr-o forma conventionala adecvata pentru comunicare, interpretare, sau prelucrare (manuala, mecanica sau automata); datele sunt instrumente brute, intrari ale SI; ele reprezinta suportul simbolic al informatiilor;

• informatia - reprezinta acea data care aduce un plus de cunoastere in urma prelucrarii, constituie noutate si prezinta interes pentru beneficiar; reprezinta materia prima de baza in elaborarea si fundamentarea deciziilor;

• fluxul informational - cuprinde ansamblul informatiilor necesare desfasurarii unei activitati, transmisa intre emitent si destinatar cu precizarea punctelor intermediare de trecere; caracteristici: directie, forma, volum, calitate, frecventa, etc.

• circuitul informational - constituie traiectoria pe care circula o informatie de la generare pana la arhivare sau distrugere, in functie de caracteristicile organizatorice ale emitatorilor si beneficiarilor de informatii; reprezinta mijlocul de vehiculare a fluxurilor informationale, prezentand o mult mai mare stabilitate;

• procedurile informationale - cuprind ansamblul elementelor prin care se stabilesc suportii de informatii utilizati, ordinea operatiilor si mijloacele de tratare a informatiilor, precum si modelele si formulele de calcul utilizabile in prelucrarea acestora;

• mijloacele de tratare a informatiilor - cuprind ansamblul de echipamente si instrumente necesare tratarii si stocarii informatiilor (de la cele mai simple la cele mai complexe).

TIPOLOGIA INFORMATIILOR

Dupa gradul de prelucrare se disting informatii

o       primare;

o       intermediare;

o       finale.

Dupa actiunile la care servesc, informatiile pot fi:

o       de prognoza si planificare;

o       de comanda;

o       de reglare;

o       de cunoastere.

Dupa natura lor, informatiile se pot clasifica in:

o       cantitative;

o       calitative;

o       de comparatie.

Dupa directia vehicularii se disting informatii:

o       vericale (ascendente sau descendente);

o       orizontale;

o       mixte.

Dupa continutul lor, informatiile pot fi:

o       economice;

o       tehnice;

o       stiintifice.

Informatiile trebuie sa fie

semnificative (sa aiba un continut util ridicat);

corecte (sa redea cu fidelitate fenomenul sau procesul reflectat);

precise (in limite specificate de utilizator);

oportune (sa parvina destinatarului in timp util);

complete (sa cuprinda toate elementele necesare).

RESURSELE INFORMATIONALE

Caracteristici:

tind sa conditioneze, intr-o masura crescanda, continutul si eficienta de ansamblu a IC;

sunt necesare practic oricarui tip de activitate, fiecare activitate generand noi informatii, care ulterior sunt utile ducerii la bun sfarsit a respectivei activitati sau a altora;

conditioneaza intr-o masura semnificativa, atat manifestarea functiilor IC, cat si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza, deci organizatia, in ansamblul ei;

permit cunoasterea situatiei trecute, a celei existente intr-o IC, dar si anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind la elaborarea si indeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active vizand influentarea mediului in sensul dorit;

au rol strategic pentru IC, in contextul mutarii accentului de pe sistemele de distributie a marfurilor, pe cele informationale (este evident mai avantajos, mai ieftin, sa misti informatia decat marfa).

Deficientele sistemului informational:

• filtrajul - consta in modificarea intentionata, de catre una sau mai multe persoane, a continutului unei informatii, pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii acesteia;
• distorsiunea - consta in modificarea neintentionata a unui mesaj; cauze:

- folosirea unor mijloace de tratare a informatiilor necorespunzatoare;

- utilizarea unor proceduri improprii;

- motive legate de personalul care utilizeaza informatiile.

• redundanta - inregistrarea repetata a unor informatii (informatii in plus, care incarca artificial circuitele informationale din intreprindere);
• supraincarcarea canalelor - utilizarea unui volum mai mare de informatii decat permite un canal/circuit informational.

Functiile sistemului informational

. Functia decizionala - evidentiaza rolul SI in procesul de fundamentare a deciziilor;

Functia operationala - se concretizeaza in importanta informatiilor pentru angajati in vederea realizarii activitatii din cadrul firmei comerciale;

Functia de documentare - consta in importanta informatiilor in procesul de cunoastere si de introducere a noului in toate activitatile intreprinderii.

Obiective urmarite de proiectarea SI:

asigurarea calitatii informatiei;

asigurarea din punct de vedere cantitativ si calitativ a personalului care manipuleaza informatiile;

asigurarea unei circulatii a informatiilor care sa genereze feed-back-ul

Principii ale proiectarii sistemului informational:

subordonarea conceperii si functionarii SI cerintelor conducerii;

corelarea SI cu sistemul decizional si structura organizatorica a firmei;

asigurarea unitatii metodologice a tratarii informatiilor;

concentrarea asupra abaterilor esentiale;

asigurarea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare;

asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si operationala pentru toti beneficiarii de informatii (prin armonizarea procedurilor si mijloacelor de tratare);

asigurarea flexibilitatii SI;

asigurarea eficientei SI, respectiv compararea efectelor lui cantitative si calitative, cu costurile realizarii si functionarii lui.

Etapele proiectarii SI:

a - definirea ariei studiului, respectiv:

identificarea necesitatilor de proiectare/reproiectare a SI;

stabilirea temei studiului;

delimitarea ariei de cuprindere;

b - definirea cerintelor carora trebuie sa le corespunda studiul;

c - cunoasterea si analiza SI actual:

stabilirea utilitatii fiecarei decizii;

stabilirea utilitatii fiecarui document care circula in IC;

d - proiectarea propriu-zisa a noului SI ( proiectul de detaliu);

e - implementarea si urmarirea functionarii noului SI..

Tehnici de reprezentare grafica

q       diagrama de rutina;

q       schema orizontala a fluxurilor informationale;

q       schema verticala a fluxurilor informationale.

• este o parte a SI;
• constituie, un avantaj strategic, o arma competitiva care aduce IC mai aproape de piata, de consumatori, creand si numeroase facilitati in interactiunile dintre furnizori si beneficiari;
• poate schimba, pe termen lung, structura pietei.

Avantaje:

capacitate mare de stocare a informatiilor si de regasire rapida a datelor;

precizia incomparabil mai mare a informatiilor, datorita utilizarii unor proceduri mai fiabile ce reduc la minim posibilitatea de eroare;

viteza de calcul net superioara prelucrarii manuale a informatiilor;

acces usor si in timp util la informatii;

asigurarea continuitatii informatiei prin miscarea acesteia chiar de aparitia fenomenului;

punerea datelor in diferite forme, in functie de cerintele utilizatorilor, datorta flexibilitatii si adaptabilitatii programelor.