OBIECTELE SISTEMULUI ACCESS: Tabele, Interogari, Machete

OBIECTELE SISTEMULUI ACCESS

1 Tabele

Tabelul este un obiect Access destinat pastrarii datelor despre un anumit subiect. Vom numi subiectul la care se refera datele dintr-un tabel entitate. Pentru fiecare entitate identificata la analiza sistemului, vom crea cate un tabel. Tabelele sunt identificate printr-un nume si apar listate in fereastra Database, atunci cand actionam butonul Table.

Intr-un tabel, datele sunt organizate pe randuri si pe coloane. Randurile contin informatii despre fiecare exemplar al entitatii respective, iar fiecare coloana reprezinta o caracteristica, un atribut de entitatii. Pentru randurile unui tabel mai putem sa folosim termenl de inregistrari, iar pentru coloane pe cel de campuri. Ceea ce este important de retinut este ca fiecare camp al unui tabel va contine aceeasi caracteristici (de exemplu aceeasi lungime maxima).

Rezulta ca un tabel Access contine doua tipuri de informatii: informatiile care descriu modul de alcatuire si de organizare al tabelului, adica ceea ce numim structura tabelului si datele propriu-zise. Structura tabelului cuprinde informatii despre numarul, tipul de date si proprietatile campurilor, campurile cheii primare, campurile indexate si tipul indexarii. Proprietatile campurilor sunt stabilite la faza de proiectare. Ele pot fi vizualizate in fereastra pentru proprietati.

1.1 Crearea unui tabel

In Access, avem doua posibilitati pentru crearea unui tabel: cu ajutorul asistentilor pentru tabele (Table Wizards) sau prin forte proprii. Prima metoda este mai usoara si mai rapida, asistentii ghidandu-ne si sugerandu-ne anumite solutii. Ea este recomandata pentru proiectantii aflati in faza de initiere. Metoda a doua este pentru avansati si permite un control mai amanuntit al proprietatilor tabelului creat.

Pentru crearea unui tabel:

1. Deschidem baza de date

2. In fereastra Database, actionam butonul Table.

Actionam butonul de comanda New Table. Access afiseaza caseta pentru dialog New Table.

Access intra in modulul de lucru Design view, care consta din afisarea unei foi de date cu randuri si trei coloane: Field Namw, Data Type si Description.

In acest mod de lucru, definirea unui camp, in structura unui camp, in structura unui tabel, implica doi pasi: adaugarea campului si stabilirea proprietatilor campului.

1.1.1 Adaugarea unui camp

Pentru adaugarea unui camp, in structura tabelului folosim Field Builder si specificam trei lucruri:

un nume maximum de 64 caractere (inclusiv spatii) ca identificatorul de camp (in coloana Field Name);

un tip de date (in coloana Data Type), care indica ce fel de valori vor fi memorate in acel camp, cata memorie se va aloca pentru camp, ce operatii vor fi posibile cu aceste valori si daca va fi sa indexam sau sa sortam inregistrarile dupa valorile acestuia:

un text explicativ, care sa descrie scopul campului in intentia proiectantului (in coloana Description).

Tabelul 1 Tipuri de date in campurile unui tabel Access

Pentru adaugarea unui camp, procedam in felul urmator:

1. Introducem numele campului in prima celula libera din coloana Field Name, apoi apasam tasta TAB;

2. Introducem tipul campului in acelasi rand, dar in prima celula libera din coloana Data Type, apoi apasam tasta TAB. Pentru a afisa lista optiunilor posibile:

actionam butonul pentru extinderea listei;

apasam tastele ALT+ sageata jos.

Introducem o descriere a scopului campului in caseta libera din coloana Discription a aceluiasi rand. Aceasta descriere va fi atasata in bara de stare, atunci cand lucram in foaia de date si selectam campul, dar este utila si atunci cand folosim machete.

1.2 Stabilirea cheii primare

Atunci cand cream un tabel, va trebui sa stabilim campul sau campurile ale caror valori identifica unic inregistrarile din tabel. Numim aceste campuri, campurile cheii primare.

Cateva reguli pentru alegerea chei primare sunt prezente mai jos:

Access nu accepta valori duplicate sau nule in campul cheii primare;

dimensiunea ei afecteaza viteza de operare in baza de date. Pentru performante maxime, cheia trebuie sa fie minimala;

este de preferat sa fie usor de reamintit.

Pentru stabilirea cheii primare a unui tabel:

1. Deschidem tabelul in modelul Design view;

2. Selectam campul (campurile) care vor furniza cheia primara, prin actionarea antetului;

Actionam butonul Set Primery Key, din bara cu scule.

In cazul in care dorim sa eliminam cheia primara, procedam in felul urmator:

1. Actionam butonul Indexes, din bara cu scule, pentru a deschide o fereastra Indexes;

2. Selectam campul cheie primara si apasam tasta DEL.

1.2 Modificarea structurii unui tabel

Prin structura unui tabel intelegem totalitatea informatiilor despre felul de organizare a tabelului si despre datelepe care le putem pastra in el. Aceste informatii le furnizam la crearea tabelului si includ: numarul de campuri; numele, tipul si proprietatile fiecarui camp; ordinea campurilor; cheia primara si indecsi.

Modificarea structurii unui tabel o putem efectua in modul Design view. Posibilitatea de modificare a structurii include: schimbarea tipului de date; schimbarea proprietatilor campurilor; schimbarea ordinii campurilor; introducerea sau eliminarea unor campuri; modificarea cheii primare si a indecsilor.

Pentru rearanjarea campurilor dintr-un tabel:

1. Selectam randul de definitie al campului, prin actionarea antetului de rand, in Design view.

2. Actionam antetul din nou si-l antrenam pana la sfarsitul listei cu nume de campuri.

Eliberam butonul mouse-ului. Access muta randul de definitie a campului in noua pozitie.

Pentru eliminarea unui camp din structura unui tabel:

1. Deschidem tabelul, in modul de Dedign view.

2. Selectam randul de definitie alt campului vizat, prin actionarea antetului sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu sageti si apasarea tastelor SHIFT+SPACEBAR.

Executam comanda Delete Row, din meniul Edit sau actionam butonum Delete Row, din bara cu scule.

Pentru introducerea unui camp deasupra altui camp:

1. Selectam randul deasupra caruia dorim sa inseram un alt camp, prin actionarea antetului sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu sageti si apasarea tastelor SHIFT+SPACEBAR.

2. Executam comanda Insert Row, din meniul Edit sau actionam butonum Insert Row, din bara cu scule.

Definim campul dorit in randul nou introdus.

Pentru mutarea campurilor intr-un tabel:

1. In modul Design view pentru tabele, selectam campurile pe care dorim sa le mutam prin actionarea fiecarui antet de rand.

2. Actionam din nou in antetul randului si tinem apasat butonul mouse-ului. Access afiseaza o bara subtire orizontala chiar deasupra ultimului rand selectat.

Antrenam bara orizontala pana la randul de sub locul in care dorim sa mutam campurile. Access reordoneaza randurile astfel incat acestea sa reflecte modificarea.

1.3 Folosirea tabelelor

In acest paragraf vom discuta cateva dintre operatiile pe care le putem efectua asupra datelor dintr-un tabel sau chiar asupra intregului tabel, ca obiect de sine-statator. Vom discuta despre editarea inregistrarilor, despre formatarea in foaia pentru date, despre salvarea si inchiderea tabelului.

1.1 Editarea inregistrarilor

Editarea este operatia prin care se efectueaza o modificare in continutul unei inregistrari. Editarea se efectueaza, ca si introducerea datelor, in modul Datasheet view si necesita trei pasi: deschiderea tabelului, localizarea inregistrarii si a campului de modificat (selectarea) si apoi executia schimbarii propriu-zise.

Pentru efectuarea modificarii valorii Inui camp:

Selectam intregul camp si introducem noua valoare:

sau

Plasam cursorul in pozitia dorita, prin actionare cu mouse-ul.

Deplasam cursorul cu ajutorul tastelor cu sageti pana la pozitionarea dorita.

Apasam tasta DEL, pentru eliminarea caracterului de dupa cursor sau apasam tasta BACKSPACE, pentru eliminarea caracterului dinaintea cursorului.

Tabelul 2 Selectarea in foaia de date

Alte procedee pentru editarea campurilor:

Apasam tasta F2, pentru selectare/deselectarea campului curent.

Apasam tasta ESC, pentru anularea modificarilor din camp/inregistrare.

Apasam tasta CTRL+', pentru introducerea, in campul curent, a valorii din campul corespunzator al inregistrarii anteroare.

Tabelul Deplasarea in foaia de date.

Pentru salvarea modificarilor avem trei posibilitati:

Trecerea la inregistrarea urmatoare.

Apasam tastele SHIFT+ENTER.

Inchidem foaia de date.

1.2 Salvarea si inchiderea tabelului

Atunci cand am terminat lucru cu un tabel, salvam modificarile facute si putem sa-l inchidem.

Pentru salvarea configuratiei curente:

Executam comanda Save Table, din meniul File.

Pentru inchiderea tabelului:

Executam comanda Close, din meniul File sau actionam dublu caseta meniului de control.

1.3 Tipuri de corelatii intre date

Exista trei tipuri de relatii pe care le puteti stabili intre tabele:

One-to-many (unul- la- mai- multi). Cheia din tabelul principal poate sa apara de mai multe ori in tabelul secundar

One-to-one (unul -la-unu). Cheia din tabelul principal poate sa apara o singura data in tabelul secundar

Many-to-many (mai-multi-la-mai-multi). Un sistem in trei, in care doua tabele au cate o relatie de tip one-to-many cu un al treilea tabel, stabilind astfel intre ele o relatie many-to-many.

2 Interogari

2.1Crearea unei interogari

O interogare este o intrebare pe care o formulam in privinta datelor dintr-o baza de date.

In Access, avem posibilitatea sa cream mai multe tipuri de interogari. Astfel putem avea interogari pentru selectie, de actiune, de sinteza. Dintre acestea, cele mai des utilizate sunt interogarile pentru selectie. O interogare pentru selectie este o interogare prin care regasim si selectam un set de inregistrari, care satisfac anumite conditii, din unul sau mai multe tabele.

Tabelul 4. Tipuri de interogari

Pentru crearea unei interogari pentru selectie:

1. Deschidem o baza de date.

2. In fereastra Database, actionam butonul Query.

Actionam butonul New.

4. In caseta pentru dialog New Query, avem doua posibilitati:

sa apelam la serviciile asistentilor Query Wizards pentru crearea interogarilor;

sa cream interogarea noi insine

In primul caz, vom actiona butonul Query Wizards, iar in cel de al doilea, butonul New Query.

5. Imediat dupa actionarea butonului New Query, Access deschide fereastra Query, in care afiseaza caseta pentru dialog Add Table.

6. In caseta pentru dialog Add Table, selectam un tabel pe care il vom folosi in cadrul interogarii pe care o definim.

7. Actionam butonul Add.

8. Repetam pasii 6 si 7 pentru toate tabelele pe care urmeaza sa le folosim in cadrul interogarii.

9. Actionam butonul Close, pentru a inchide caseta pentru dialog.

2.2 Modificarea unei interogarii

Operatia de modificare a unei inregistrari poarta numele de editare. Putem sa modificam o interogare in mai multe feluri. Dintre acestea mentionam:

mutarea unei coloane;

inserarea unei coloane;

modificarea dimensiunilor unei coloane;

executarea unui camp din foaia de date, dar pastrarea lui pentru stabilirea conditiilor de selectare.

Tehnica de lucru este cea obisnuita in aceste situatii:

In modul de lucru Datasheet view al interogarii, selectam coloana vizata.

Executam comanda Column Width, din meniul Format.

In caseta pentru dialog Column Width, introducem dimensiunea dorita pentru latimea coloanei sau actionam butonul Best Fit, pentru adaptarea latimii la lungimea maxima a valorii din campul respectiv.

2.3 Vizualizarea si tiparirea setului rezultat

Pentru executia unei interogari si vizualizarea setului dinamic rezultat avem mai multe posibilitati. Daca tocmai am terminat de creat sau modificat o interogare, deci suntem in modul Design view, procedam astfel:

Executam comanda Datasheet, din meniul View sau actionam butonul Datasheet View, din bara cu scule. De asemenea, putem sa executam comanda Run, din meniul Query.

Daca am deschis o baza de date sau avem afisata fereastra Database:

Actionam butonul Query;

Selectam interogarea al carei set dinamic rezultat dorim sa-l vizualizam.

Actionam butonul de comanda Open. Access va afisa setul dinamic rezultat in modul Datasheet view.

Pentru tiparirea setului rezultat procedam in felul urmator:

1. Deschidem interogarea in modul Datasheet view sau o selectam din fereastra Database.

2. Executam comanda Print, din meniul File sau actionam butonul Print, din bara cu scule.

In caseta pentru dialog Print, specificam optiunea de tiparire.

Actionam butonul OK.

2.4 Salvarea unei interogari

In cazul in care interogarea pe care am creat-o ne va fi necesara si in alte sesiuni de lucru, o putem salva pentru utilizari ulterioare:

Pentru salvarea interogarii:

1. Executam comanda Save, din meniul File sau actionam butonul Save, din bara cu scule.

2. In caseta pentru dialog Save As, introducem numele interogarii pe care o salvam (in caseta Query Name).

Actionam butonul OK. Access salveaza interogarea si toate modificarile efectuate in baza de date.

3 Machete

.1 Crearea unei machete

La fel ca si in cazul tabelelor si al interogarilor, Access ne permite sa cream machetele in doua feluri: asistati de From Wizards sau prin forte proprii. In primul caz, crearea machetei ester facilitata de intrebarile asistentilor, dar este limitata la cateva formate predefinite. In al doilea caz, suntem liberi sa cream macheta dupa propriile noastre necesitati si dupa propria imaginatie.

Pentru crearea unei machete:

In fereastra Database, actionam butnul From.

Actionam butonul de comanda New sau executam comanda New, din meniul File.

In caseta pentru dialog New Form, selectam un tabel sau o interogare, din lista obtinuta prin extinderea casetei Select A Table/Query.

Actionam butonul Blank From.

Access intra in modul de lucru Design view, in care incepem crearea machetei.

1.1 Cadrul pentru proiectarea machetelor

In modul de lucru Design view pentru machete, Access afiseaza un cadru pentru proiectare, prevazut cu rigla pe margini si cu o grila pentru pozitionare. Aceste elemente, impreuna cu caseta pentru scule constituie instrumentele pe care le vom utiliza pentru crearea machetei particularizate de care avem nevoie.

Cadrul pentru proiectarea machetei Access afiseaza macheta impartita in sectiuni, despartite prin linii de separatie. Sectiunile unei machete sunt:

Daca dorim, putem sa marim sau sa micsoram spasiul alocat unei sectiuni printr-un procedeu asemanator celui folosit pentru marirea sau micsorarea dimensiunii randurilor din Datasheet view.

1.2 Adaugarea controalelor

Atunci cand deschidem, pentru prima data, o macheta in modul Design view, Access afiseaza o caseta cu scule specifica proiectarii machetelor. Aceasta caseta cu scule contine butoane pentru generarea tuturor tipurilor de controale posibile in machete.

Pentru afisare/ascunderea casetei cu scule:

Executam comanda Toolbox, din meniul View.

In tabelul 5, sunt prezentate butoanele din caseta cu scule pentru crearea controalelor. Ele sunt listate in ordine din caseta cu scule si anume: de sus in jos ti de la stanga la dreapta.

Tabelul 5 Butoane din caseta cu scule.

Pentru adaugarea unui control:

Executam comanda Control Wizard, din meniul View (daca comanda nu este marcata) sau actionam butonul Control Wizard din caseta cu scule (daca nu a fost deja actionat).

In caseta cu scule, actionam butonul corespunzator controlului pe care dorim sa-l adaugam.

Actionam, intr-o sectiune a cadrului pentru proiectare, in locul in care dorim sa plasam controlul.

Introducem informatiile suplimentare cerute de asistentii Access pentru controale (text, daca este necesar, sau alti parametri).

2 Modificarea unei machete

Atunci cand dorim sa modificam o macheta, pentru a o adapta necesitatilor de lucru curente, folosim modul de lucru Design view. In acest caz, spunem ca particularizam macheta.

Pentru deschiderea unei machete in Design view:

In fereastra Database, actionam butonul From, pentru afisarea listei machetelor.

Selectam macheta dorita.

Actionam butonul de comanda Design. Access deschide macheta in modul Design view. In acest mod, in casetele pentru text sunt afisate numele campurilor.

3 Folosirea unei machete

Machetele sunt folosite pentru vizualizarea si introducerea datelor intr-o baza de date. Atunci cand folosim o macheta putem sa vizualizam datele in trei feluri: in modul From view, in modul Datasheet view sau in modul Print Preview.

In primul mod, vizualizam     toate datele unei singure inregistrari, deodata. Pentru ca sa trecem la alta inregistrare, vom folosi butoanele din partea din stanga-jos a machetei. In modul al doilea, vizualizam mai multe inregistrari deodata, intr-o maniera asemanatoare unei foi de lucru (LOTUS 1-2-3, Excel) sau a unei comenzi Browse (dBASE, FoxBase, FoxPro). Daca dorim sa vizualizam alte inregistrari sau campuri, folosim butoanele pentru defilare verticala sau orizontala. Al treilea mod este folosit pentru previzualizarea machetei inaintea tiparirii.

Pentru comutarea intre cele doua moduri de vizualizare:

Executam comanda Datasheet/From, din meniul View sau actionam butonul Datasheet View/From View, din bara cu scule.

In ambele moduri, la sfarsitul machetei sau al foii de date, se gaseste o inregistrare goala. Ea este destinata receptionarii datelor introduse in macheta, atunci cand adaugam o noua inregistrare.

Pentru adaugarea unei inregisrari:

Executam subcomanda New, a comenzii GoTo, din meniul Records sau actionam butonul New, din bara cu scule.

Apasam tasta TAB, pentru ca sa ne pozitionam in urmatoarea caseta pentru text.

Introducem datele pentru campul respectiv.

Repetam pasi 3 si 4 pentru toate campurile inregistrarii.

Pentru salvarea inregisrarii introsuse:

In momentul in care am terminat introducerea datelor in ultimul camp al inregistrarii curente, apasam tasta TAB, pentru a trece la primul camp al inregisrarii urmatoare.

Access salveaza automat continutul inregistrarii curente, inainte de a trece la inregistrarea urmatoare.

Pentru a anula ultimele modificari dintr-un camp:

Executam comanda Undo Typing, din meniul Edit sau actionam butonul Undo, din bara cu scule. Access anuleaza modificarea cea mai recenta efectuata asupra valorii din camp.

Executam comanda Undo Current Field, din meniul Edit sau actionam butonul Undo Current Field/Record, din bara cu scule. Access anuleaza toate modificarile efectuate asupra valorii din campul/inregistrarea curenta.

4 Tiparirea, salvarea si inchiderea unei machete

Inainte de tiparire este posibil sa facem o vizualizare de proba a machetei ce urmeaza sa fie tiparita. In acest fel, ne putem face u idee clara asupra felului cum va arata aceast in forma tiparita

Pentru vizualizarea de proba a unei machete:

Executam comanda Print Preview, din meniul File sau

actionam butonul Print Preview, din bara cu scule.

In fereastra Print Preview, putem sa marim imaginea paginii tiparite, prin plasarea indicatorului mouse-ului pe pagina si actionarea cu mouse-ul, in momentul in care indicatorul s-a transformat intr-o lupa. Daca actionam, din nou, butonul mouse-ului, imaginea revine la dimensiunea normala

Executam comanda From, din meniul View sau actionam

butonul Close, din bara cu scule, pentru a reveni la modul de vizualizare From view.

Pentru tiparirea machetei:

1. Executam comanda Print, din meniul File sau actionam butonul Print din bara cu scule.

2. In caseta pentru dialog Print, putem sa precizam parametrii de tiparire.

Actionam butonul OK.

Pentru salvarea machetei:

Executam comanda Save From, din meniul File.

2. In caseta pentru dialog Save As, introducem numele machetei.

Actionam butonul OK.

Pentru inchiderea machetei:

Executam comanda Close, din meniul File.

4 Rapoarte

Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrarilor efectuate asupra lor.

4.1 Functionarea unui raport

Un raport functioneaza pe baza informatiilor de structura, stabilite la crearea raportului. Acestea definesc elementele care alcatuiesc raportul (sectiune si controale), caracteristicile acestora, aranjarea in pagina, legaturile cu campurile si expresiile care produc datele prezentate. De asemenea, precizeaza atributele generale ale raportului. Sectiunile     sunt diviziunile raportului, iar controalele sunt obiectele grafice care fac legatura si afiseaza datele din campuri sau expresii. Unele controale nu prezinta date, ci obiecte decorative ale rapor-tului. Din aceasta categorie fac parte liniile, cadrele si casetele nelegate, care afiseaza imagini.

Intre machete si rapoarte exista multe asemanari, atat din punct de vedere al structurii cat si al tehnicilor de creare, utilizare si functionare. Ambele clase de obiecte sunt destinate prezentarii datelor, folosesc sectiuni si controale pentru gestionarea spatiului si a datelor, pot sa includa submachete, respectiv subrapoarte.

Principalele caracteristici ale rapoartelor, care le diferentiaza de machete, sunt:

rapoartele sunt unidirectionale (permit numai extragerea, nu si introducerea datelor);

rapoartele permit gruparea si totalizarea datelor (cu total pe subgrupa/grupa si total general, eventual cu procentaje fata de totalul general);

rapoartele dau o imagine de ansamblu asupra datelor.

4.2 Crearea unui raport

Access ne pune la dispozitie doua metode pentru crearea rapoartelor: cu ajutorul Report Wizards si prin proiectare independenta. Prima metoda, la fel ca si in cazul altor obiecte ester mai rapida, mai usoara si, in cosecinta, recomandata incepatorilor sau in cazul unor rapoarte simple. In cazul in care dorim sa cream rapoarte mai complicate, care necesita cunostinte mai avansate, vom folosi metoda a doua.

Pentru crearea unui raport:

1. In fereastra Database, actionam butonul Report.

2. Actionam butonul New.

In caseta pentru dialog New Report, selectam sau introducem tabelul sau interogarea pe care se va baza raportul.

4. Actionam butonul Blank Report, din caseta pentru dialog New Report.

5. Access afiseaza cadru pentru proiectare independenta a rapoartelor, in modul de lucru Design view.

6. Adaugam sectiuni si controale acestui cadru si le particularizam conform necesitatilor.

4.3 Modificarea unui raport

Modificarea structurii unui raport este posibila in modul de lucru Design view. Dupa ce am deschis un raport in acest mod de lucru, putem sa facem modificari diverse.

Pentru deschiderea unui raport in modul Design view:

1. In fereastra Database, actionam butonul Report, pentru a afisa lista rapoartelor.

2. Selectam raportul dorit.

Actionam butonul Design.

4.4 Crearea unui sablon pentru machete sau rapoarte

Atunci cand cream o macheta sau un raport fara ajutorul asistentilor, Access foloseste un sablon pentru ca sa defineasca atributele implicite ale machetei sau raportului. Sablonul determina ce sectiuni vor aparea in cadrul machetei sau raportului si defineste dimensiunile sectiunilor. De asemenea, el contine toate valorile implicite ale proprietatilor pentru machete sau rapoarte, cat si pentru sectiunile si controalele acestora. Sabloanele implicite pentru machete si rapoarte se numesc Normal. In orice caz, putem sa folosim orice macheta sau raport existent ca sablon sau putem sa cream o macheta sau un raport special in acest scop.

Pentru stabilirea unei optiuni a sablonului pentru machete sau a sablonului pentru rapoarte:

1. Executam comanda Options, din meniul View.

2. In casetacaseta pentru dialog Options, selectam Form & Report Design, din lista Category.

In caseta Items, selectam From Template sau Report Template.

4. Introducem numele machetei sau al raportului pe care dorim sa-l folosim ca sablon.

5. Actionam butonul OK.

Sabloane pentru machete si rapoarte definesc:

daca include un antet si un subsol pentru machete sau rapoarte;

daca include un antet si un subsol pentru pagina;

ce dimensiuni (latimea si latimea) vor avea sectiunile;

care vor fi proprietatile implicite folosite pentru controale.

Nota

Un sablon nu creeaza controalele intr-un raport nou sau intr-o macheta noua. Access salveaza valorile parametrilor pentru sabloane in baza de date sistem a grupului de lucru Access (), nu in baza de date proprie proiectantului. In momentul in care modificam valoarea unui parametru, ea se aplica oricarei baze de date pe care o deschidem sau o cream in grupul de lucru.

4.5 Tiparirea, salvareasi inchiderea unui raport

Tiparirea unui raport o putem efectua din: modurile Print Preview sau Design view, precum si din fereastra Database.

Pentru tiparirea unui raport:

1. Executam comanda Print, din meniul File sau actionam butonul Print, din bara cu scule.

2. Modificam parametrii pentru tiparire, daca este necesar.

Actionam butonul OK.

Pentru salvarea raportului:

1. Executam comanda Save, din meniul File.

2. In caseta pentru dialog Save As, introducem numele raportului.

Actionam butonul OK.

4.6 Cand folosim un raport si cand folosim o macheta

Diferenta dintre machete si rapoarte consta si din modul de grupare a datelor:

in macheta - grupam datele prin crearea unei machete principale (pe baza Inui tabel-interogari) si a unei machete secundare (pe baza Inui tabel colelat cu primul).

in raport - grupam datele dintr-un tabel/interogare. Aceste date sunt vizualizate atat in foaia pentru date (Datasheet), cat si in raport, dar ele sunt prezentate diferit.

Avantajele machetelor sunt urmatoarele: pot fi utilizate pentru vizualizarea, editarea, tiparirea datelor. Afisarea lor se face pe ecran consolei, dar pot fi si tiparite.

Avantajele rapoartelor sunt urmatoarele: dau o imagine de ansamblu; permit gruparea datelor si calculul de totaluri si subtotaluri; este posibila introducerea unui subraport in raport; putem sa controlam asezarea in pagina si, apoi, sa tiparim raportul.

Prelucrarea datelor

5.1 Expresii

Expresiile sunt componente de baza ale unor activitati Access. Putem sa folosim expresii pentru efectuarea calculelor, pentru specificarea conditiilor de selectare din interogari, filtre si macro-comenzi, pentru controlul executiei unei macro-comenzi si pentru crearea procedurilor Sub si Function din Access Basic.

5.1.1 Comportarea unei expresii

O expresie este alcatuita din doua categorii de elemente: operatori si operanzi. Operatorii indica o operatie care se efectueaza asupra unuia sau mai multor elemente. De exemplu, *, <>. Add, Like sunt operatori care indica inmultirea, testul de inegalitate, si operatia SI logic, recunoasterea unor sabloane de caractere. Operanzii precizeaza valorile care intra in evaluarea operatorilor.

5.1.2 Operatori

Access accepta sase categorii de operatori: aritmetici, pentru comparatie (relationali), pentru concatenare, logici, pentru identificare (cu sabloane de caractere) si diversi.

Tabelul 6. Operatori aritmetici

Tabelul 7. Operatori relationali

Tabelul 8. Operatori pentru concatemare sirurilor de caractere

Tabelul 9. Operatorul pentru recunoasterea sabloanelor de caractere

Tabelul 10. Operatori diversi

Precedenta operatorilor

Atunci cand intr-o expresie apar mai multi operatori, fiecare operatie este evaluata si rezolvata intr-o ordine prestabilita. Aceasta este numita precedenta operatorilor. Parantezele pot fi folosite pentru a modifica ordinea de evaluare si pentru a impune evaluarea anumitor parti ale expresiei inaintea altora. Operatiile din paranteze sunt efectuate intotdeauna inaintea celor din afara lor. Atunci cand expresiile contin operatorii din mai multe categorii, operatorii aritmetici sunt evaluati mai intai, dupa aceea sunt evaluati operatorii relationali si in sfarsit sunt evaluati operatorii logici. In cadrul categoriilor, operatorii sunt evaluati in ordinea prezentata mai jos.

Tabelul 11. Operatori logici

Tabelul 12. Precedenta operatorilor

5.1.3 Operanzi

Access accepta mai multe tipuri de operanzi: identificatori, functii, literali si constante. Identificatorii adreseaza valoarea Inui camp, controlat sau proprietate.

O functie returneaza o valoare, in baza rezultatelor unui calcul sau unor alte operatii. De exemplu: Sum( ), Dlookup ( ), sunt functii. Prima calculeaza suma unor valori, iar a doua cauta o valoare intr-o baza de date. Literalii reprezinta valori pe care Access le evalueay[ exact a;a cum sunt scrise. Constantele reprezinta valori care nu sunt modificate in cursul executiei.

5.2 Sortarea inregistrarilor

Sortarea este operatia de aranjare a inregistrarilor dupa valorile din anumite campuri in ordine ascendenta sau desscendenta.

Pentru sortarea inregistrarilor:

Comutam pe modul Datasheet view (executam comanda Datasheet, din meniul View sau actionam butonul Datasheet View din bara cu scule)

Selectam coloana corespunzatoare campului ale carui valori dorim sa constrituie criteriul de ordonare.

Actionambutonul Sort Ascending din bara cu scule. Access aranjaza inregistrarile in ordinea specificata.

Ordonarea prin sortare se poate aplica urmatoarelor tipuri de campuri, iar efectul este urmatorul (la sortarea ascendenta):

5.3 Formatarea datelor

Formatarea este o operatia prin care schimba aspectul si modul de prezentare a datelor din baza de date. In Access, avem diverse posibilitati pentru formatare, majoritatea folosindu-ne pentru a da un aspect mai placut informatiilor prezentate sau pentru a pune in evidenta anumite aspecte semnificative ilustrate de valorile si rezultatele obtinute.

Pentru formatarea textelor:

Executam comanda Font, din meniul Format.

In caseta pentru dialog Font, alegem fontul, stilul si dimensiunea caracterelor, precum si alte caracteristici ale acestora.

Actionam butonul OK.

Pentru formatarea randurilor si coloanelor dintr-o foaie de date:

Executam comanda Font, din meniul Format.

In caseta pentru dialog corespunzatoare, precizam optiunile noastre.

Actionam butonul OK.

6 Folosirea tabelelor corelate

Tipuri de asocieri a inregistrarilor din tabelele corelate

Access ne permite sa asociem inregisrarile din tabelele corelate in trei feluri. Tipurile de asociere posibile in Access se numesc: asocierea de tip "inner-join", asocierea de tip "outer-join" si asocierea de tip "self-join".

6.1.1 Asocierea de tip "inner-join"

Asocierea de tip "inner-join" este o asociere in care inregistrarile din doua tabele sunt combinate si adaugate la setul dinamic rezultat, atunci cand in campurile asociate exista valori: egale (varianta numita "equi-join") sau inegale (varianta numita " non-equi-join")

Access nu admite decat asocieri de tip "equi-join".

Pentru crearea unei asocieri de tip "equi-join":

1. In modul de lucru Design view pentru interogari, adaugam tabelele dorite pentru interogare.

Pentru asocierea a doua tabele, antrenam un camp din lista cu campuri a unui tabel peste campul corespunzator (camp avand acelasi tip de date si continand date similare)din celalalt tabel. Access creaza automat o asociere de tip "equi-join" intre inregistrarile celor doua tabele. El trateaza, de asemenea, o linie de asociere care conecteaza campurile asociate.

6.1.2 Asocierea de tip "outer-join"

Asocierea de tip "outer-join" este o asociere in care in setul dinamic sunt adaugate toate inregistrarile dintr-un tabel, chiar daca nu exista valori corespunzatoare in campul asociat din cel de al doilea tabel. Inregistrarile din al doilea tabel sunt combinate cu cele din primul numai atunci cand exista . O asociere de tip "self-join"poate

Pentru crearea unei asocieri de tip "outer-join":

1. Cream o asociere de tip"equi-join" .

2. Actionam dublu linia de asociere dintre tabele sau selectam linia de asociere si executam comanda Join Proprietes, din meniul View.

In caseta pentru dialog Join Proprietes, selectam tipul de asociere dorit:

4. Actionam butonul OK

6.1.3 Asocierea de tip "self-join"

Asocierea de tip "self-join" este o asociere in care inregistrarile dintr-un tabel sunt combinate cu alte inregistrari din acelasi tabel, atunci cand exista valori corespunzatoare in campurile asociate. O asociere de tip "self-join" poate sa fie de tip "equi-join" sau "outer-join"

Pentru crearea unei asocieri de tip "self-join":

1. In modul de lucru Design view pentru interogari, adaugam de doua ori tabelul, in interogarea pe care o cream. Access afiseaza doua liste cu campurile acestui tabel in panoul pentru tabele al ferestrei Query.

2. Cream asocierea, prin antrenarea campului vizat din prima lista cu campuri, peste campul corespunzator din a doua lista cu campuri.

6.2 Crearea machetelor pe baza unor tabele corelate

In cazul in care dorim sa vizualizam date din mai multe tabele in aceeasi macheta sau in acelasi raport, putem sa folosim doua metode: fie cream macheta pe baza unei interogari pe tabele corelate, fie inglobam in macheta principala una sau mai multe submachete.

Avantajul primei metode consta in faptul ca putemsa alegem exact numai campurile si inregistrarile care ne intereseaza. Setul rezultat este dinamic si este in continuu actualizat. A doua metoda ne permite sa prezentam informatiile structurate pana la trei niveluri de ierarhizare.

6.3 Crearea si folosirea submachetelor

Atunci cand cream o macheta este mai convenabil sa afisam datele grupate dupa semnificatia lor. Pentru face acest lucru cream o macheta care contine o submacheta. Submacheta afiseaza o multime de inregistrari care sunt asociate cu inregistrarea prezentata in macheta principala.

Pentru aceasta trebuie sa aplicam urmatorul procedeu:

1. Cream macheta principala, rezervand spatiu pentru submacheta, apoi o salvam si o inchidem.

2. Cream submacheta si-i stabilim proprietatile ViewsAllowed si Default View conform felului de afisare dorit, apoi o salvam si o inchidem.

Adaugam submacheta la macheta principala.

Tabelul 1 Valorile proprietatilor ViewsAllowed si DefaultView

Pentru adaugarea submachetei la macheta principala:

1. Deschidem macheta principala in modul de lucru Design View.

2. Comutam pe fereastra Database, prin apasarea tastei F11.

Antrenam submacheta din fereastra Database si o plasam in macheta principala in pozitia dorita.

4. Comutam in modul de lucru From view, pentru a vizualiza ansamblul format din macheta principala si submacheta.

Pentru ca sa efectuam modificari in structura submachetei in timpul lucrului cu macheta principala:

1. Avand macheta principala afisam in modul de lucru Design view, actionam in orice parte a machetei principale executand controlul submachetei.

2. Actionam dublu in controlul submachetei, Access va afisa submacheta in modul de lucru Design view.

Efectuam modificarile dorite in structura submachetei, apoi o salvam si o inchidem.

4. Afisam macheta in modul de lucru From view, prin actionarea butonului corespunzator din bara cu scule.

Scopul folosirii unei constructii de tipul prezentat mai sus este de a puteavizualiza in macheta principala date dintr-o inregistrare a Inui tabel, iar in submacheta datele din inregistrarile asociate din al doilea tabel. Atunci cand construin o astfel de structura, Access incearca sa conecteze cele doua machete, in mod automat. Pentru ca aceasta operatie sa poata fi facuta corect, trebuie ca machetele sa fie create pe baza unor tabele corelate sau ca tabelul sursa al machetei principale sa aiba definita o cheie primara, iar tabelul sursa al submachetei sa contina un camp cu acelasi nume si un tip de date compatibil cu cel al campului cheii primare din primul tabel.

In cazul in care nici una dintre aceste doua conditii nu este indeplinita, va trebui sa realizam noi insine asocierea, folosind proprietatile submachetei in felul urmator:

1. Afisam macheta principala in modul de lucru Design view.

2. Selectam controlul submacheta si afisam foaia pentru proprietati a acesteia.

Punem in proprietatea LinkChildFields numele campului de legatura din submacheta..

4. Punem in proprietatea LinkMasterdFields numele campului sau controlului de legatura din macheta principala.

6.4 Crearea unei submachete pe baza unei interogari

In acelasi fel in care putem sa construim o macheta pe baza unei interogari, este posibil sa cream si o submacheta avand ca sursa setul dinamic rezultat. Vom proceda in acest fel atunci cand dorim sa putem beneficia de avantajele interogarilor pentru obtinerea datelor de afisat in submacheta: selectarea, gruparea si totalizarea inregistrarilor sau atunci cand avem nevoie sa prezentam date din mai multe tabele.

Pentru crearea unei submachete pe baza unei interogari:

1. Cream interogarea pe care se va baza submacheta noastra. Vom avea grija sa includem in interogare si campul de legatura cu macheta principala. Salvam interogarea.

2. Cream macheta principala si submacheta prin una dintre module prezentate mai sus si folosim interogarea ca sursa a datelor pentru submacheta.

Adaugam submacheta la macheta principala, atribuind valori adecvate proprietatilor LinkMasterFields si LinkChildFields ale submachetei, daca ester necesar.

6.5 Crearea rapoartelor pe baza unor tabele corelate

Atunci cand lucram cu tabele corelate, putem sa cream rapoarte care contin alte rapoarte. Pentru a realiza acest lucru folosim conceptul de subraport, definit ca un raport inclus intr-alt raport. Raportul care contine subrapoarte poarta numele de raport principal. Access ne permite sa cream, in functie de necesitati, diverse combinatii de rapoarte principale si subrapoarte.

In primul rand, putem sa cream rapoarte pe baza unui tabel sau a unei interogari (eventual cu mai multe tabele). Un astfel de raport poarta numele de raport legat. Apoi, putem sa cream rapoarte nelegate, care nu preiau datele dintr-un obiect al unei baze de date Access. Un raport nelegat are, de cele mai multe ori, numai rolul unui recipient pentru subrapoarte sau submachete. Aceste subrapoarte pot prezenta date corelate cu sau fara nici o legatura intre ele.

Access ne permite sa introducem, intr-un raport principal, oricate subrapoarte si/sau submachete. Mai mult chiar, putem sa ierahizam aceste componente pe maximum 2 niveluri, in combinatiile prezentate in tabel.

Tabelul 14. Combinatii de elemente intr-un raport ierarhizat

7 Macro-comenzi

O macro-comanda este un obiect al unei baze de date Access, care contine o secventa de activitati pe care Access le executa automat pentru utilizator. Macro-comenzile pot fi atasate unei machete, Inui raport, control, element de meniu sau unei combinatii de teste.

O macro-comanda este compusa din actiuni. O actiune indeplineste o anumita sarcina bine definita: deschide/inchide o macheta, tipareste un raport, aplica un filtru. Pentru efectuarea activitatii solicitate, unele actiuni au nevoie de anumite informatii suplimentare. Aceste informatii poarta numele de argumente.

7.1 Crearea unei macro-comenzi

In Access, putem sa cream macro-comenzi in doua feluri: prin forte proprii sau cu ajutorul Command Button Wizard. Prima metoda este recomandata in cazul construirii unor macro-comenzi mai complexe, in timp ce a doua permite crearea unui buton de comanda si atasarea la acesta a unei actiuni, care se va executa in momentul actionarii lui.

7.1.1 Crearea unei macro-comenzi in fereastra Macro

Atunci cand optam pentru crearea unei macro-comenzi, vom proceda intr-un mod asemanator crearii altor obiecte ale bazei de date Access.

Dupa deschiderea bazei de date, continuam in felul urmator:

1. Deschidem fereastra Database.

2. Actionam butonul Macro.

Actionam butonul de comanda New. Access afiseaza fereastra Macro.

4. In fereastra Macro, adaugam actiunile macro-comenzii, pe care, eventual, le comentam si precizam argumentele acestora.

Fereastra Macro este formata dintr-o grila cu celule plasate pe doua coloane. Coloana Action este destinata numelor actiunilor executate de macro-comanda la fiecare pas, iar coloana Comment pentru deschiderea acsiunilor, precum si pastrarea unor note sau observatii ale proiectantului. Daca in cazul unor macro-comenzi simple, completarea acestei coloane poate sa fie omisa, in cazul unor macro-comenzi complexe acest lucru este recomandabil. In vederea unor modificari, ulterioare ale macro-comenzii, aceste informatii pot sa fie extrem de utile. La fel ca si in cazul foilor de date, randurile grilei di fereastra Macro au antete in partea stanga. In antetul randului corespunzator celulei selectate, este afisat un triunghi negru. El indica actiunea curenta. Dupa ce am afisat fereastra Macro, vom trece la alegerea si adaugarea actiunilor, in celulele coloanei Action.

Pentru adaugarea unei actiuni:

1. In fereastra Macro, actionam intr-o celula libera din coloana Action.

2. Actionam butonul pentru extindere si, din lista afisata, alegem actiunea dorita sau introducem direct numele actiunii, de la tastatura.

Adaugam in coloana Comment o descriere a actiunii efectuate si a scopului acestuia.

4. Precizam valorile argumentelor actiunii introduse.

In partea de jos a ferestrei Macro, sunt afisate argumentele actiunii curente. In cazul crearii unei macro-comenzi prin forte proprii, proprietarul trebuie sa furnizeze valori pentru aceste argumente.

Pentru precizarea argumentelor:

In zona pentru argumente

Actionam butonul pentru extindere si, din lista afisata, alegem valoarea dorita. In cazul in care Access nu ofera o lista cu optiuni posibile, va trebui sa introducem valoarea de la tastatura.

7.2 Modificarea unei macro-comenzi

Daca, din anumite motive, dorim sa efectuam modificari intr-o macro-comanda existenta, vom utiliza urmatoarele procedee.

Pentru inserarea unei actiuni intr-o macro-comanda:

1. Actionam celula din coloana Action, deasupra careia dorim sa introducem o alta actiune.

2. Executam comanda Insert Row, din meniul Edit.

Actionam celula din coloana Action, a noului rand introdus.

4. Procedam ca in cazul adaugarii unei actiuni.

Pentru rearanjarea actiunilor dintr-o macro-comanda:

1. Actionam antetul de rand al actiunii vizate.

2. Actionam din nou antetul de rand si tinem apasat butonul mouse-ului.

Antrenam randul in sus sau in jos, apoi, in momentul in care am ajuns in pozitia dorita, eliminam butonul mouse-ului.

Pentru eliminarea unei actiuni dintr-o macro-comanda:

1. Actionam antetul de rand al actiunii vizate.

2. Apasam taste DEL.

7.3 Depanarea unei macro-comenzi

In cazul in care macro-comanda pe care am creat-o nu functioneaza asa cum ne-am dorit, va trebui sa o depanam. Metoda cea mai buna pentru a face acest lucru este executia "pas-cu-pas". Aceasta inseamna executia actiune cu actiune.

Pentru executia "pas-cu-pas a unei macro-comenzi:

1. Deschidem macro-comanda in modul Design view sau selectam numele macro-comenzii, din meniul Window, pentru a o activa.

2. Actionam butonul Single Step, din bara cu scule sau executam comanda cu acelasi nume, din meniul Macro.

Executam macro-comanda pe care dorim sa o depanam. Access afiseaza caseta Macro Single Step, inaintea executiei fiecarei actiuni, indicand in acest fel atat actiunea urmatoare, cat si conditia din argumentele acesteia.

4. Actionam butonul Step, din caseta Macro Single Step. In cazul in care conditia exista si este indeplinita, Access executa actiunea si o afiseaza pe urmatoarea, in caseta Macro Single Step.

5. Daca dorim sa oprim executia macro-comenzii, actionam butonul Halt, din caseta Macro Single Step.

8 Module

8.1 Componentele unui modul

Modulele sunt obiectele unei baze de date Access, cu ajutorul carora organizam procedurile dintr-o aplicatie. Fiecare modul contine o sectiune pentru declaratii si o colectie de proceduri, pe care le adaugam modulului.

Implicit, sectiunea pentru declaratii contine instructiunea Option Compare Database, la care mai putem sa adaugam si altele.

Procedurile Access Basic, sunt de doua feluri: procedurile pentru tratarea evenimentelor si proceduri generare.

Procedurile pentru tratarea evenimentelor sunt procedurile atasate unor evenimente ce apar intr-o macheta, raport sau control. Ele sunt apelate si executate, automat, in momentul declansarii evenimentului pe care-l trateaza. Conventia de numire a acestor proceduri este urmatoarea:

Numeobiect_numeeveniment

Unde:

Numeobiect-este numele obiectului caruia ii este asociata procedura: Form pentru machete, Report pentru rapoarte sau numele controlului.

-este separatorul obligatoriu dintre cele doua nume.

numeeveniment- este numele evenimentului tratat.

Procedurile generale sunt procedurile apelante explicit din alte proceduri, din expresii sau macro-comenzi. Ele sunt utilizate atunci cand dorim sa calculam o valoare (proceduri Function) sau atunci cand dorim sa efectuam anumite activitati comune mai multor evenimente (proceduri Sub). Procedurile generale pot fi create atat in module pentru machete sau pentru rapoarte, cat si in modulele globale, dupa rolul si posibilitatile de acces pe care intentionam sa le dam.

8.2 Folosirea modulelor

Fiecare macheta sau raport din baza de date are atasat un modul care contine procedurile pentru tratarea evenimentelor ce apar in respectiva macheta sau raport. Aceste module, numite module pentru machete si module pentru rapoarte sunt create. Ele sunt componente ale structurii machetei sau raportului si pastreaza proceduri proprii respectivei machete sau raport.

Pe de alta parte, daca dorim sa folosim anumite proceduri din diferite obiecte ale aplicatiei, vom introduce aceste proceduri intr-un alt tip de modul, numit modul global. Modulele globale pastreaza proceduri de interes general, accesibile de orice parte a bazei de date. O procedura dintr-un modul global poate fi apelata din expresii, macro-comenzi, proceduri pentru tastarea evenimentelor sau proceduri din module globale. Modulele globale apar listate in fereastra Database.

Inainte de a putea sa executam o procedura, Access Basic trebuie sa o compileze. Access Basic face ultimele verificari asura corectitudinii instructiunilor componente (controlul de sintaxa fiind deja efectuat din momentul introducerii instructiunii) daca totul este in regula, le transforma in formatul executabil.

Pentru ca sa ne asiguram ca toate procedurile au fost compilate:

Executam comanda Compile Loaded Modules, din meniul Run al ferestrei Module.

De asemenea, trebuie sa notam faptul ca aceasta comanda compileaza numai modulele incarcate in baza de date. Aceasta inseamna:

toate modulele globale;

toate modulele atasate machetelor si rapoartelor deschise.

8.2.1 Crearea si deschiderea unui modul

Atunci cand dorim sa utilizam modulele intr-o aplicatie Access, va trebui sa parcurgem cativa pasi intai, vom crea modulul, apoi il deschidem si adaugam procedurile corespunzatoare, iar la sfarsit atasam procedurile cu evenimente din obiectele bazei de date si le testam functionarea.

Pentru crearea unui modul global:

1. Actionam butonul Module, din fereastra Database.

2. Actionam butonul de comanda New.

Pentru deschiderea unui modul global existent:

1. Actionam butonul Modul, din fereastra Database. Access afiseaza lista modulelor din baza de date.

2. Selectam modulul pe care dorim sa-l deschidem.

Actionam butonul de comanda Design sau actionam dublu numele modulului. Access deschide modulul in fereastra Module.

Pentru deschiderea unui modul pentru macheta sau pentru raport:

1. Actionam butonul From sau Report, din fereastra Database si apoi selectam macheta sau raportul pe care dorim sa-l deschidem.

2. Actionam butonul Code, din bara cu scule sau executam comanda Code, din meniul View. Macheta sau raportul vor fi deschise in modul de lucru Design view, impreuna cu modulele lor.