Cum folositi tabelele pivot ?

Cum folositi tabelele pivot ?

In foi de calcul puteti inregistra date primare in timpul desfasurarii unor procese, rezultand baze de date primare din care la prima vedere nu se pot trage concluzii globale. De exemplu, o foaie de calcul pentru vanzari lunare dintr‑un depozit farmaceutic ar putea arata astfel:

Cu toate ca inregistrarile sunt sortate dupa campul "Luna", nu se pot trage concluzii globale, cuprinzatoare. Chiar daca sortati baza de date dupa alte campuri, dificultatea unei analize globale persista.

Tabelele pivot sunt instrumente de baza pe care le puteti folosi pentru analiza foilor de calcul, cu scopul a trage anumite concluzii de sinteza, globale, si pentru a crea automat anumite rapoarte sintetice. Totusi, un tabel pivot nu este o imagine inghetata care ofera doar un raport sintetic, ci este un instrument dinamic, asupra caruia puteti opera prin metoda drag and drop (trage si plaseaza), pana cand obtineti rezultatul dorit. De asemenea, daca vreti sa obtineti un raport sintetic numai pentru anumite categorii de date, puteti aplica unui tabel pivot metodele de filtrare pe care le cunoasteti deja din paragrafele anterioare.

Cum creati un tabel pivot?

Pentru a crea un tabel pivot pornind de la un tabel de date primare, folositi PivotTable Wizard in felul urmator:

Introduceti cursorul de editare intr‑o celula din tabel.

Apelati comanda Data | PivotTable Report.. Pe ecran apare fereastra de dialog "PivotTable Wizard - Step 1 of 4", ceea ce inseamna ca acesta este primul din cei patru pasi care se pot parcurge pentru construirea unui tabel pivot.

In aceasta fereastra de dialog puteti preciza sursa datelor primare prin alegerea uneia din urmatoarele optiuni (butoane radio):

v    Microsoft Excel list or database - Aceasta este optiunea implicita, care precizeaza faptul ca datele se afla intr‑un domeniu de celule, in cadrul unei foi de calcul.

v    External data source - Aceasta optiune precizeaza faptul ca datele se afla intr‑un fisier extern, creat cu un program diferit de Excel (cum ar fi Access, Paradox, dBase, Foxpro, SQL, etc.)

v    Multiple consolidation ranges - Aceasta optiune precizeaza faptul ca datele se afla in mai multe domenii de celule, in cadrul unor foi de calcul Excel.

v    Another Pivot Table - Aceasta optiune precizeaza faptul ca datele se afla in alt tabel pivot din registrul de lucru activ.

Daca actionati butonul Finish, se creaza un raport (un tabel pivot) cu optiunile curente (implicite). Daca vreti sa modificati aceste optiuni, actionati butonul Next>. Apare fereastra de dialog "PivotTable Wizard - Step 2 of 4".

In campul Range din acest dialog apare domeniul de celule care a fost selectat automat, in care se afla datele primare pentru tabelul pivot. Puteti modifica acest domeniu daca doriti, apoi puteti alege unul din butoanele Finish (pentru a incheia), sau Next> (pentru a continua cu pasul urmator). Daca actionati butonul Next>, apare fereastra de dialog "PivotTable Wizard - Step 3 of 4" in care puteti proiecta structura tabelului pivot pe linii si coloane. Operatiile pe care le puteti efectua in aceasta fereastra de dialog sunt urmatoarele:

Ø      Pentru a aranja inregistrarile unui camp pe coloane cu etichete in partea superioara, trebuie sa trageti eticheta acelui camp in zona COLUMN.

Ø      Pentru a aranja inregistrarile unui camp pe linii cu etichete in partea stanga, trebuie sa trageti eticheta acelui camp in zona ROW.

Ø      Trageti in zona DATA etichetele campurilor care doriti sa se insumeze, sau asupra carora doriti sa aplicati alte functii de sinteza.

Daca actionati butonul Finish, obtineti urmatorul raport intr‑o foaie de calcul separata, careia ii schimbati ulterior numele in "PivTab1" (In linia de jos se vede eticheta foii de calcul "Vanzari" care contine datele primare, alaturi de foaia de calcul noua redenumita "PivTab1").

Daca actionati butonul Next>, apare fereastra de dialog "PivotTable Wizard - Step 4 of 4" in care puteti alege locul unde va fi creat tabelul pivot. Cu ajutorul unor butoane radio puteti alege o foaie de calcul noua (optiune implicita), sau foaia de calcul curenta. Daca vreti sa modificati anumiti parametri de la pasii anteriori (care se afla in ferestrele pe care le‑ati parcurs deja), actionati butonul <Back pana cand ajungeti la pasul respectiv. Dupa ce modificati parametrii, actionati din nou Next> pana cand va decideti pentru Finish.

Cum operati cu tabelele pivot ?

Puterea reala a tabelelor pivot consta inceea ce puteti face cu ele dupa ce le construiti. Un tabel pivot nu este inghetat in forma in care a fost creat. Puteti trage etichetele de linii si de coloana in diferite pozitii din cele trei zone, obtinand astfel diferite tipuri de rapoarte. De asemenea, puteti introduce noi campuri in zonele tabelului pivot. Mai jos sunt ilustrate rezultatele unor experiente cu tabelul pivot creat anterior.

Pornind de la baza de date primare descrisa in paragraful anterior, creati un tabel pivot pentru care la pasul trei introduceti "Luna" si "Produs" in ROW (aranjare pe linii), iar "Beneficiar" in COLUMN (aranjare pe coloane). Veti obtine urmatorul rezultat:

Efectuati urmatoarele operatii asupra tabelului pivot din figura anterioara:

v      Trageti eticheta "Produs" de la stanga liniilor, in zona de deasupra coloanelor, apoi trageti eticheta "Beneficiar" din zona de deasupra coloanelor in zona din fata liniilor. Veti obtine rezultatul din figura urmatoare.

v      Trageti eticheta "Beneficiar" in fata etichetei "Luna". Veti obtine rezultatul din figura urmatoare.

Incercati si alte combinatii cu pozitiile celor trei campuri si veti obtine cu un efort minim o multime de rapoarte care nici nu mai trebuie sa fie descrise, deoarece vorbesc singure si sunt foarte clare. Toate aceste rapoarte se obtin cu ajutorul tabelelor pivot, pornind de la aceeasi baza de date primare, care singura nu poate oferi nici o informatie de sinteza.