Cum interogati o baza de date ?

Cum interogati o baza de date ?

O forma simpla de interogare a unei baze de date o puteti realiza prin cautarea unor informatii, folosind metodele descrise in paragraful Cum parcurgeti o baza de date si cum faceti cautari ?. Cu ajutorul acestor metode gasiti la un moment dat o singura inregistrare care respecta criteriul de cautare. Daca actionati repetat unul din butoanele Find Next sau Find Prev, gasiti pe rand, una cate una, toate inregistrarile care satisfac criteriul de cautare. Totusi, daca vreti sa obtineti o lista cu toate inregistrarile care se conformeaza unui anumit criteriu, trebuie sa folositi o metoda de interogare veritabila oferita de Excel . Pentru a efectua o astfel de interogare asupra unei baze de date, procedati in felul urmator:

Activati foaia de calcul care contine baza de date, apoi selectati o celula din baza de date respectiva (adica din foaia de calcul).

Apelati comanda Data Filter AutoFilter. Pentru fiecare coloana (camp), alaturi de antet apare cate o lista ascunsa care contine toate valorile coloanei respective.

Pentru a preciza un criteriu de interogare, desfasurati lista ascunsa corespunzatoare coloanei pe care vreti sa o folositi in criteriu, apoi alegeti din lista valoarea care doriti sa fie criteriul de interogare.

Din foaia de calcul vor fi afisate numai inregistrarile (liniile) care respecta criteriul de interogare. Acest criteriu de interogare reprezinta un filtru pentru baza de date, deoarece sunt afisate numai inregistrarile care sunt conforme cu el. Daca vreti sa reveniti la afisarea tuturor inregistrarilor bazei de date, apelati din nou comanda Data Filter AutoFilter pentru a sterge marcajul care se afla alaturi de optiunea AutoFilter in submeniul Filter. Aceasta comanda (AutoFilter) functioneaza ca un comutator in sensul ca atunci cand este marcata filtrul este activ, iar cand este nemarcata filtrul nu este activ.

Interogati tabelul clientilor

a)     Cautati toti clientii dintr-o localitate

Tabelul Clientilor poate fi foarte voluminos, iar clientii care domiciliaza intr-o localitate sunt dispersati peste tot. O metoda de identificare a lor, pe care o cunoasteti deja, este sa sortati baza de date pentru a-i grupa pe localitati, apoi sa parcurgeti baza de date pana la localitatea respectiva. Totusi, metoda interogarii este mai simpla, deoarece va afiseaza numai clientii care verifica criteriul de interogare (adica din localitatea respectiva).

Pentru a obtine o lista a clientilor din localitatea Dej, procedati in felul urmator:

Deschideti documentul Clienti din folderul Studiu, apoi activati foaia de calcul care contine Tabelul Clientilor.

Selectati o celula din Tabelul Clientilor.

Apelati comanda Data Filter AutoFilter.

Desfasurati lista ascunsa a coloanei Localitate, apoi alegeti din lista localitatea Dej

Ca rezultat, in tabelul din foaia de calcul vor aparea numai clientii din Dej, ceilalti fiind neglijati:

Ca sa nu uitati ca tabelul afisat in foaia de calcul contine doar o parte din clienti, numerele din partea stanga a foii de calcul care fac numerotarea liniilor isi schimba culoarea in albastru deschis. Daca vreti sa reveniti la afisarea tuturor inregistrarilor bazei de date, desfasurati lista ascunsa a coloanei Localitate si alegeti All, sau apelati din nou comanda Data Filter AutoFilter pentru a inlatura filtrul.

Si totusi, daca nu vreti sa reveniti la afisarea tuturor inregistrarilor bazei de date, ci doar sa modificati filtrul, adica criteriile de interogare, trebuie sa operati cu listele ascunse asociate campurilor. Daca ati uitat care au fost criteriile de interogare pentru filtru, le puteti recunoaste repede, deoarece campurile respective au butonul de desfasurare albastru deschis.

b)     Cautati un client la care ii stiti numai numarul de telefon

Daca nu stiti decat numarul de telefon al unui client, prin metodele traditionale, fara calculator, aveti putine sanse sa-l gasiti. Nici o carte de telefon nu este editata in ordinea crescatoare sau descrescatoare a numerelor de telefon. Daca aveti clientii intr-o baza de date, faceti o simpla interogare cu numarul de telefon respectiv in modul urmator:

Activati foaia de calcul care contine Tabelul Clientilor.

Selectati o celula din Tabelul Clientilor.

Apelati comanda Data Filter AutoFilter.

Desfasurati lista ascunsa a coloanei Telefon. Chiar daca nu va reamintiti exact numarul de telefon, daca va plimbati prin lista il puteti recunoaste.

Dupa ce alegeti numarul de telefon din lista, in tabel va ramanea un singur client, cel pe care il cautati.