Regasirea datelor in baze de date externe

(Microsoft Query )

EXCEL este furnizat cu programul MS QUERY.

Cu ajutorul acestui program puteti regasi informatii memorate in baze de date externe (Fox, Dbase, Paradox ) apoi se pot insera aceste date in foaia de calcul.

MS QUERY comunica cu BD externe prin diferite drivere.

ODBC (Open Data Base Conectivity)

Un driver ODBC este un set special de rutine - programe memorate in DLL (Dynamic Link Library) care permit aplicatiilor sa foloseasca limbajul SQL (Structure Query Language).

In terminologia QUERY, informatiile le gasim intr-o sursa de date .

Datele sunt memorate in tabele organizate pe randuri (inregistrari) si coloane (campuri).

Operatia de preluare a unor date dintr-o baza de date se numeste interogare.

O interogare este o intrebare pe care o punem asupra datelor din sursa de date .

Atunci cand executa o interogare asupra sursei de date, Query acceseaza tabelele sursei si culege datele care raspund la intrebarea pusa, apoi le depune in ceea ce numim setul rezultat.

1. LANSAREA PROGRAMULUI MS QUERY

Trebuie sa avem instalata aplicatia MS QUERY impreuna cu driverele ODBC pe care dorim sa le folosim;

Din meniul DATA GET EXTERNAL DATA;

Se afiseaza fereastra MS QUERY si caseta de dialog Select Data Source

Fereastra Query este impartita in mai multe zone numite panouri:

a)      panoul tabel;

b)      panoul de criterii;

c)      panoul de date;

a) Panoul tabel

partea din fereastra de interogare care afiseaza tabelele in care sunt gasite datele aflate in urma interogarii ;

pot fi afisate mai multe tabele;

b) Panoul de criterii

afiseaza criteriile folosite pentru a selecta inregistrari in setul selectat;

el nu este afisat cand se creaza prima data cererea de interogare, deoarece nu exista inca criterii definitive pentru a fi afisate;

c) Panoul de date

afiseaza rezultatele interogarii;

cand se creaza prima data cererea de interogare, panoul de date este gol;

trebuie sa se adauge la panoul de date campurile pe care dorim sa le afisam pentru ca acestea sa fie adaugate si la setul rezultat;

panoul de date afiseaza o coloana goala in partea sa dreapta, astfel incat se poate determina cu usurinta unde trebuie adaugat un camp nou;

2. Specificarea sursei de date

Pentru a selecta o sursa de date existenta in caseta de dialog Select Data Source, se alege numele sursei de date din caseta Available Data Source, apoi se alege butonul USE;

MS QUERY afiseaza pe ecran un format de interogare necompletat, apoi afiseaza caseta Add Tables

3. Ascunderea si afisarea panourilor tabel

din meniul VIEW TABLES Show / Hide Tables

4. Ascunderea sau afisarea panoului de criterii

din meniul VIEW CRITERIA Show / Hide Criteria

5. Adaugarea sau inlaturarea tabelelor din panoul tabel

pentru adaugare:

din meniul TABLE ADD TABLE

se va afisa caseta de dialog Add Tables

In caseta Table Name se selecteaza tabelul (baza de date) din lista de sub caseta;

Se alege butonul ADD pentru a adauga fisierul la panoul tabel;

Se pot adauga cate baze de date dorim;

Caseta de dialog se inchide cu butonul CLOSE;

Cand se plaseaza un tabel in panoul-tabel, acesta este afisat ca o lista de campuri;

Lista de campuri este o fereastra care are numele tabelului in bara de titlu si contine o lista a tuturor campurilor din acest tabel;

6 Stergerea unui tabel din panoul-tabel

se executa un click oriunde in tabel;

se apasa tasta DELETE.

7. Adaugarea, inserarea si stergerea de campuri din panoul de date

pentru a adauga campuri unul cate unul, se executa dublu click pe numele de camp din lista de campuri sau trageti cu mouse-ul numele de camp din lista de campuri peste coloana goala din panoul de date;

pentru a adauga toate campurile odata : se da dublu click pe asterixul (*) de la inceputul listei de campuri sau trageti asterixul peste coloana goala din panoul de date;

pentru a insera un camp intre alte campuri din panoul de date trageti campul unde doriti in partea de sus a panoului de date; toate celelalte coloane vor fi deplasate la dreapta cand se depune campul;

pentru a inlatura un camp din panoul de date, se selecteaza coloana executand un click pe titlul corespunzator, apoi se da tasta DELETE.

8. Adaugarea criteriilor:

din meniul VIEW CRITERIA Add Criteria.

se deschide fereastra Add Criteria.

in caseta Field selectam campul care contine valorile de indeplinit;

in caseta Operator se selecteaza conditia dorita;

in caseta Value se tasteaza valoarea ce se doreste indeplinita;

se alege butonul ADD;

cand s-au terminat de ales criteriile, se alege butonul CLOSE.

9. Executarea unei interogari

pentru a activa Auto Query se executa click pe butonul AUTO QUERY de pe bara de instrumente;

butonul ramane apasat pentru a arata ca optiunea Auto Query ramane activa; (se poate face acelasi lucru, alegand din meniul RECORDS Automatic Query Again )

atunci cand Auto Query este inactiva trebuie sa se execute interogarea manual ,pentru a actualiza panoul de date in cazul in care schimbam criteriile de interogare;

pentru a executa interogarea manual, selectati butonul Query Now ! sau din meniul RECORDS QUERY NOW

10. Salvarea si inchiderea unei interogari

in momentul terminarii creerii interogarii, daca mai avem nevoie de ea, se poate salva intr-un fisier cu extensia implicita .QRY excutand comanda Save Query sau Save As. (din meniul FILE)

dupa salvarea interogarii, fereastra ramane afisata si interogarea deschisa;

pentru a inchide interogarea, se da din meniul FILE Close Query

se poate folosi comanda FILE Return Data To Excel

la intoarcerea datelor spre Excel, datele inserate in foaia de calcul sunt o copie a datelor regasite de MS Query.

ETAPE

FILE Return Data To Excel;

se va afisa caseta de dialog Get External Data

In caseta Destination se introduce numele foii de calcul si referinta celulei in care vor fi plasate datele;

Se selecteaza una din optiunile din caseta Options :

a)        Keep Query Definition- pentru a se pastra interogarea folosita pentru a pastra setul rezultat ce se insereaza.

b)        Include Field Name- pentru a include in foaia de calcul Excel pentru datele returnate numele de campuri ca titluri de coloana.

c)        Include Row Numbers- pentru a include in foaia de calcul Excel, numarul de linie.

d)        Keep Password- pentru a salva parola la sursa externa de date.

11. Asocierea de tabele multiple

multe din bazele de date in care se gasesc informatii sunt baze de date informationale;

pentru a regasi in diferite baze de date informatiile de care avem nevoie este necesar sa se deplaseze mai multe tabele in panoul-tabel, dar sa si asociem aceste tabele prin intermediul campurilor de legatura;

din panoul-tabel sunt conectate prin linii de legatura care arata campurile de legatura;

in unele cazuri, Query plaseaza automat linii de legatura in panoul-tabel.

12. Adaugarea liniilor de legatura

Exista doua metode:

Cu mouse-ul se trage un camp dintr-un tabel peste cel cu care il asociem (din alt tabel)

Query adauga linia de legatura;

Daca vrem sa asociem 2 campuri care contin tipuri diferite de date, Query cere confirmarea legaturii (o astfel de legatura nu este utila, deci se raspunde cu No).

Cu caseta de dialog JOINS

Etape

din meniul TABLE JOINS

se deschide caseta de dialog JOINS

in caseta Left se selecteaza tabelul si campul din stanga liniei de legatura;

in caseta Right se selecteaza tabelul si campul din dreapta liniei de legatura;

in caseta Operator se selecteaza un operator pentru a determina relatia de inlantuire dintre campuri;

selectati una din optiunile 1), 2) sau 3)pentru a determina ce include legatura;

nu se pot folosi optiunile 2) si 3) daca exista mai mult de doua tabele in panoul-tabel;

se alege butonul ADD pentru a adauga linia de legatura la panoul-tabel;

se alege butonul CLOSE pentru inchiderea ferestrei de dialog.

13. Stergerea liniei de legatura

Exista 2 metode:

Cu mouse-ul se selecteaza linia de legatura si se apasa tasta DELETE.

Cu caseta de dialog JOINS

se selecteaza in caseta JOINS IN QUERY linia de legatura ce dorim sa o stergem;

se alege butonul REMOVE.

14. Lucrul cu datele din setul rezultat

a) Ascunderea unei coloane

se da click oriunde in coloana ce dorim sa o ascundem;

din meniul FORMAT HIDE COLUMNS.

b) Afisarea unei coloane ascunse

din meniul FORMAT SHOW COLUMNS;

se selecteaza din lista Columns coloana pe care dorim sa o afisam, apoi se alege butonul SHOW.

OBS: coloanele ascunse nu au in dreptul lor un semn de validare.

c) Modificarea latimii coloanelor

Exista 2 metode:

Cu mouse-ul se trage de marginea coloanei;

Cu caseta COULMN WIDTH (din meniul FORMAT)

d) Modificarea ordinii coloanelor

se da un click in bara de titlu a coloanei;

se trage coloana de bara de titlu pentru a o aduce intr-o noua pozitie;

pe masura ce tragem coloana, o linie verticala va fi afisata indicand pozitia in care va fi inserata coloana.

e) Modificarea titlurilor de coloana:

din meniul RECORDS EDIT COLUMN sau se da dublu click pe titlul coloanei;

in caseta COLUMN HEADING, se tasteaza noul titlu;

apoi se da OK.

15. Sortarea datelor

din meniul RECORDS SORT;

se deschide caseta de dialog SORT

se selecteaza in caseta COLUMN coloana cu care dorim sa executam sortarea;

se alege : . Ascending sau Descending;

se da ADD

Query realizeaza sortarea datelor din coloana respectiva apoi adauga coloana la lista SORT IN QUERY;

se da CLOSE.

16. Operatiicu inregistrari si campuri

a) Trecerea de la o inregistrare la alta inregistrare

Folosim tastele de pozitionare.

Inregistrarea curenta contine puncte de inserare si are o sageata in selectorul de inregistrare.

b) Editarea datelor

pentru a activa / dezactiva optiunea de editare se alege Records Allow Editing. Cand aceasta optiune este activa, imediat langa coloana apare un semn de validare.

nu se pot edita date atunci cand avem de-a face cu tabele multiple, campuri calculate sau blocate.

Obs

Editarea datelor in panoul de date afecteaza datele din documentul-sursa.

c) Adaugarea inregistrarilor

ori de cate ori se activeaza optiunea Allow Editing, Query adauga o inregistrare goala la sfarsitul setului rezultat;

in selectorul din stanga inregistrarii goale apare un (*) asterix.

Etape

din meniul RECORD ALLOW EDITING;

se trece la primul camp al inregistrarii goale si introduceti valoarea pentru camp, apoi completati toate campurile;

se apasa tasta TAB pentru a trece la urmatoarea inregistrare goala;

Obs:

Daca setul rezultat este sortat, noua inregistrare trece in locatia corespunzatoare ordinii de sortare;

daca avem introduse criterii de selectie si se introduce o noua inregistrare care nu corespunde criteriilor specificate, noua inregistrare este adaugata bazei de date sursa, dar nu este afisata in panoul de date.

d) Stergerea inregistrarilor

se selecteaza inregistrarea, apoi DELETE;

se cere confirmarea stergerii.

17. Instalarea programului Microsoft Query

se face folosind programul Excel setup;

daca nu ati instalat aceste componente atunci cand ati instalat prima data Excel, se poate rula programul Excel Setup in orice moment pentru a adauga aceste componente.

ETAPE

se da click pe butonul START SETTINGS CONTROL PANEL;

se da dublu click pe Add/ Remove Programs;

se selecteaza eticheta Install / Uninstall si din caseta se alege MS Office;

fisierele aplicatiei MS Query impreuna cu fisierele HELP si fisierele drivere ODBC sunt incluse in optiunea Data Acces;

selectati optiunile:- CONVERTERS ; - Filter and Data Acces;

alegeti butonul CHANGE OPTIONS pentru a afisa DATA ACCES;

alegeti butonul CONTINUE si urmati instructiunile pentru terminarea instalarii.

18. Instalarea in Excel a programului MS Query Add-In

pentru a face MS Query disponibil in Excel trebuie sa folosim MS Query Add-In. Acesta este memorat intr-un fisier de pe HD numit XLQUERY. XLA (in dosarul LIBRARY MS QUERY aflat in Excel)

programul MS Query Add In adauga la meniul DATA comanda GET EXTERNAL DATA. Daca aceasta comanda nu este prezenta este nevoie de activarea programului MS Query Add-In.

Pentru a activa acest program se parcurg etapele:

din meniul TOOLS Add-Ins;

apare caseta de dialog Add Ins ( cu lista Add Ins Available )

din lista se alege MS Query Add In astfel incat un semn de validare apare in caseta din stanga listei.

Se da OK.

daca MS Query Add In nu apare in lista, se selecteaza butonul BROWSE pentru a cauta fisierul XLQUERY. XLA