Adaugarea inregistrarilor

Adaugarea inregistrarilor

Vom considera ca structura bazei de date este creata. Adaugarea unei nou inregistrari implica completarea campurilor acesteia cu informatii specifice, fiind disponibile doua posibilitati de completare:

completarea individuala a celulelor foii de calcul, asa cum se introduce orice informatie in Microsoft Excel, utilizand toate facilitatile de editare specifice Microsoft Excel; una dintre aceste facilitati este functia AutoComplete, & 1.8.1, care ofera facilitati de introducere a valorilor repetitive; aceasta metoda poate deveni greoaie pentru mai multe campuri, deoarece implica defilari orizontale ale ecranului;

completarea campurilor prin intermediul formularului de date; formularul de date este o fereastra ce contine casete rezervate pentru fiecare camp al bazei de date, figura 1.176; pentru activarea acestuia se impune pozitionarea cursorului mouse in zona antetului sau in interiorul bazei de date pe oricare dintre inregistrari, urmat de selectia optiunii Form, activata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Form. In cazul pozitionarii cursorului in exteriorul bazei de date, apare eroare "No list was found. Select a single cell within your list, and then click the command again".

Formularul de date, figura 1.176, preia numele foii curente. Casetele rezervate campurilor bazei de date sunt pozitionate succesiv si vertical in stanga formularului, iar in dreapta se afla o bara de defilare verticala si butoane cu diferite functii. Pentru initializarea casetelor in vederea completarii cu informatiile noii inregistrari se declanseaza butonul New, dupa care trebuie completate informatiile dorite si se finalizeaza operatia de adaugare prin tasta Enter, ceea ce va provoca transferul inregistrarii in baza de date. Se observa, ca pentru campul Total, camp definit prin formula, nu este rezervata nici o caseta, Microsoft Excel calculand automat valoarea acestuia conform formulei impuse pentru acest camp.

Daca pentru completarea informatiilor se doreste o latime mai mare a casetelor, se poate mari latimea coloanei asociate campului, & 1.7.9 si reactiva formularul de date; latimea atribuita a tuturor casetelor este egala cu valoarea maximala a latimii coloanelor.