CURS EXCEL-7.0

CURS

EXCEL-7.0

CUPRINS

Fila

Notiuni introductive despre EXCEL 7.0 ......3

Crearea , deschiderea , salvarea si inchiderea unui document ....................5

Deplasarea si selectia in registrul de calcul ....5

Extensii pentru documentele Excel ........9

Introducerea si editarea datelor .........10

Folosirea functiilor AutoComplete si PickList ....10

Anularea si repetarea comenzilor ......... 12

Stergerea in foile de calcul ............12

Inserarea de celule,linii sau coloane ......13

10. Introducerea seriilor de numere sau date .....13

11. Adnotarea unei celule .............14

12. Formatarea foilor de calcul .........15

13. Formule si calcule ...............21

14. Baze de date sau liste ..............32

15. Crearea subtotalurilor ...........42

16. Folosirea functiilor de cumuluri multiple ....42

17. Tabele pivot .................43

18. Diagrame ..................46

19. Listarea la imprimanta .............51

20. Regasirea datelor in baze de date externe ...56

21. Macrocomenzi si Macrofunctii .........63

22. Sabloane ...................66

TEME LABORATOR ..............68

1.Notiuni introductive despre EXCEL 7.0

EXCEL - aplicatie complexa pentru pastrarea,calcularea si analizarea datelor cat si pentru prezentarea datelor intr-o forma sugestiva.

Structurile in care EXCEL memoreaza date sunt documentele.

Documentul principal folosit de EXCEL - mapa de lucru (registru).

O mapa de lucru poate contine una sau mai multe tipuri de foi.

EXCEL are la baza un program de calcul tabelar (speadshect) ce pastreaza si prelucreaza date continute in foi de lucru.

1.1. AVANTAJE:

facilitatea AUTOCALCULATE este nou introdusa; calculeaza automat suma valorilor numerice din domeniul de celule selectat si o afiseaza automat in partea de jos a ecranului

datele pot fi organizate ca o baza de date sau lista avand informatiile plasate in tabele cu randuri si coloane;

EXCEL pume la dispozitie un formular penpru date.Acesta este utilizabil pentru vizualizarea, modificarea, stergerea, adaugarea si cautarea unor informatii din lista;

EXCEL pune la dispozitie un set specific de functii utile pentru lucrul cu bazele de date;

EXCEL pune la dispozitie o serie de machete predefinite pentru operatii uzuale in sfera micilor afaceri;

1.2. Cerinte HARD si SOFT

calculator compatibil IBM-PC cu P 386 (sau superior)

adaptor video VGA sau SVGA cu rezolutie superioara

unitate de floppy disc;

cel putin 4 MB RAM;

mouse;

imprimanta (optional)

Windows '95

MS Office 7.0

1.3. Instalare EXCEL

Se instaleaza odata cu pachetul MS Office 7.0

Etape:

a) -instalare de pe dischete

se activeaza Windows '95

se insereaza discul cu eticheta DISK-SETUP in unitatea de disc A:

se da clic pe START- RUN, iar in caseta de dialog ce se deschide se tasteaza A:SETUP

se da OK si se urmeaza instructiunile afisate de programul SETUP pe ecran.

b) -instalare de pe CD

se activeaza INSTALL de pe CD si se parcurg etapele impuse de pachetul de instalare a MS-OFICE.

1.4. EXCEL - Lansarea in executie

Se da clic pe START- PROGRAMS- MS OFFICE- MS EXCEL

1.5. Elementele ecranului EXCEL

1.6. Afisarea /Ascunderea barelor de instrumente

Din meniul VIEW- TOOLBARS se afiseaza sau se ascund .

1.7. Utilizarea barelor de instrumente:

bara de instrumente STANDARD

contine butoane pentru comenzi de formatare, administrare fisiere si tiparire

bara de instrumente FORMATING:

contine butoane utilizate pentru formatarea de fonturi,configurarea alinierilor, aplicarea de formate numerice, formatarea marginilor si aplicarea de umbre;

bara de instrumente CHART

contine butoane cu care se pot adauga /sterge legende, sageti sau casete de text;

bara de instrumente DRAWING

butoane pentru desene;

bara de instrumente FORMS

contine butoane cu care se pot adauga foi de calcul, obiecte;

bara de instrumente VISUAL BASIC

contine butoane care va ajuta la crearea de programe in limbajul VISUAL BASIC;

2.Crearea , deschiderea , salvarea si inchiderea unui document

Excel deschide la inceperea sesiunii de lucru, documentul cu numele BOOK 1

In cazul in care nici un document nu este deschis, se afiseaza in bara pentru meniuri numai meniurile FILE si HELP

Crearea unui document FILE- NEW( sau cu butonul NEW)

Obs.

in cadrul unui sistem de lucru, Excel numeroteza crescator mapele create;

2.1. Salvarea unei mape noi

FILE- SAVE AS- in caseta de dialog ce se deschide se precizeaza unitatea de disc si directorul in care va fi salvata mapa, numele fisierului si formatul, dupa care se actioneza butonul SAVE.

Obs.

Salvarea se face de obicei inainte incheierii sesiunii de lucru. Este recomandata practica salvarilor periodice in timpul sesiunii de lucru, obicei care ne protejeaza in cazul in care o cadere neasteptata a retelei electrice sau o defectiune a echipamentelor ar conduce la pierderea informatiilor.

2.2. Salvarea unei mape existente

FILE- SAVE

Excel ofera 2 facilitati pentru salvarea informatiilor:

posibilitatea salvarii unui rezumat al mapei FILE- PROPERTIES

activarea salvarii automate a mapelor de lucru la intervale prestabilite de timp (AUTOSAVE) TOOLS- AUTOSAVE. Aici se deschide o caseta de dialog unde se specifica: intervalul dintre salvari, ce dorim sa se salveze si daca utilizatorul va fi anuntat inainte de salvare.

2.3. Inchiderea unei mape

FILE- CLOSE sau clic pe butonul din documentul activ.

3.Deplasarea si selectia in registrul de calcul

fiecare registru ce se deschide contine cate 16 foi de calcul;

registrele de calcul sunt colectii de foi pastrate in acelasi fisier;

foile pot contine informatii de diverse tipuri;

foile sunt alcatuite din 256 coloane si 16384 randuri;

intersectia dintre un rand si o coloana formeza o celula;

numele coloanelor: A..Z, AA, AB, AC...BA, BB, BC..CC. (256 coloane);

numele liniilor (este plasat in stanga foii de calcul 1..16384);

registrele de calcul pot contine cel mult 255 foi de calcul;

pe langa foi de calcul, un registru mai poate contine foi pentru.diagrame si foi pentru module VISUAL BASIC.

se pot deschide mai multe registre de calcul ,fiecare in propria sa fereastra;

pentru a lucra intr-un anumit registru, trebuie mai intai activat.Pentru a activa un registru deschis, din meniul WINDOWS se selecteaza numele documentului in care se doreste sa se lucreze;

3.1. Deplasarea printre foile unui registru:

se activeaza registrul de calcul care contine foaia respectiva;

apoi se da clic pe eticheta foii;

3.2. Selectarea mai multor foi dintr-un registru de calcul:

pentru a selecta foi adiacente, se da clic pe numele primei foi din grupul care dorim sa-l selectam;

se da clic pe numele foii respective;

se tine tasta CTRL apasta si se da clic pe numele celorlalte foi ce se doresc a fi selectate;

Obs.

Daca EXCEL nu afiseaza la marginea inferioara a registrului etichetele cu numele foilor, din meniul TOOLS- OPTIONS - eticheta VIEW - se marcheaza caseta de optiune Sheet tabs;

Daca aceasta caseta este totusi marcata si etichetele nu sunt afisate, inseamna ca in foaia curenta nu este suficient spatiu pentru a se afisa si bara orizontala de derulare si etichetele.

3.3. Selectarea celulelor si a domeniilor de celule

Celula in care se introduc date sau formule se numeste celula activa. Aceasta se defineste prin margine ingrosata si fundal alb.

O selectie de mai multe celule se numeste domeniu.

Celulele selectate vor fi evidentiate, dar o singura celula va avea marginea ingrosata si fundal alb.

Pentru selectarea unei celule se da clic pe celula respectiva.

Pentru selectarea unui domeniu de celule se da clic pe o celula dintr-un colt al domeniului, se gliseaza mouse spre coltul opus al domeniului si se elibereaza mouse.

Obs.

Facilitatea AUTOCALCULATE:

la selectia unui domeniu, EXCEL va afisa in bara de stare suma celulelor respective. Este un mod rapid de determinare a unui total fara formule

se mai poate obtine media, valoarea minima , valoarea maxima, sau nr. de date dintr-un domeniu selectat;

pentru a modifica functia utilizata de EXCEL se executa un clic pe butonul din dreapta in zona AUTOCALCULATE a barei de stare si se selecteaza din lista derulanta functia dorita.

3.4. Selectia liniilor si coloanelor

Cu mouse: se executa clic pe antetul de rand (sau coloana).

Se pot selecta linii sau coloane adiacente prin tragerea cursorului de-a lungul numerelor sau printr-un clic pe primul nume si un SHIFT+ clic pe ultimul nume

Selectarea mai multor randuri sau coloane neadiacente se face cu clicuri pe numele dorite, tinand tasta CTRL apasata.

3.5. Schimbarea nr. prestabilit de foi la deschiderea unui nou registru de calcul

un registru de calcul deschide un nr. prestabilit de 16 foi de calcul, nr. care se poate modifica;

nr. de foi din registru este limitat de memoria disponibila;

pentru a schimba acest nr. prestabilit, din meniul TOOLS - OPTIONS- eticheta GENERAL. In caseta SHEETS in New Workbook, se selecteaza nr. de foi dorit (cu tastatura se apasa ALT+S iar cu tastele sageti pana se ajunge la nr. dorit, sau se tasteaza direct nr. ). Se apasa butonul OK.

3.6. Inserarea unei foi de calcul:

Exista 2 metode:

Se activeaza registrul de calcul in care dorim sa inseram foaia. Se selecteaza foaia inaintea careia dorim sa inseram noua foaie

Se pozitioneza mouse-ul pe eticheta corespunzatoare foii dorite si se apasa butonul din dreapta. Din meniul rapid selectati INSERT-Worksheet sau Chart.

Obs.

-Daca se doreste adaugarea unei foi la sfarsitul registrului, trebuie sa fie inserata inaintea unei foi deja existente, apoi sa o mutati

-Pentru a insera mai multe foi in acelasi timp, se grupeaza mai multe foi adiacente, apoi se procedeaza ca mai sus.Nr. de foi introduse este egal cu nr. de foi selectate

3.7. Indepartarea (stergerea) unei foi de calcul;

se selecteaza foaia;

din meniul EDIT- DELETE SHEET;

apare un mesaj de avertizare, care cere confirmarea stergerii;

se alege butonul O.K. pentru confirmare

3.8. Copiera unei foi:

Exista 2 metode:

Cu mouse: se selecteaza foaia ce se vrea copiata,

pentru copierea foii in acelasi registru, se tine tasta CTRL apasata in timp ce se gliseaza foaia catre o noua pozitie

pentru copierea foii intre registre trebuie ca pe ecran sa apara ambele registre.Se tine tasta CTRL apasata in timp ce se gliseaza eticheta foii de la un registru peste etichetele foilor celuilalt reristru

se elibereaza butonul mouse

Obs:

pe eticheta receptoare va apare un tiunghi negru pentru a marca locul unde va avea loc inserarea copiei

O copie a foii va fi inserata la noua adresa

Numele copiei va fi cel al foii originale dar urmat in paranteza de un nr. care diferentiaza copiile(Ex. Sheet1(2) , a 2- a copie a foii sheet1)

Cu comenzile din meniu:

se activeaza registrul din care se doreste copierea foii; registrul in care doresc copierea foii trbuie sa fie deschis

se selecteaza foaia ce se doreste a fi copiata

din meniul EDIT- MOVE OR COPY SHEET va apare ferastra Move or Copy

in caseta To Book- se alege numele registrului in care se doreste copierea foii(registrul destinatie)

in caseta Before Sheet se selecteaza numele foii inaintea careia se doreste inserarea copiei

se selecteza caseta Create or Copy . Se selecteaza butonul O.K.

3.9. Mutarea unei foi

a)          Cu mouse:

se selecteaza foaia ce se doreste a fi mutata;

pentru mutare in acelasi registru se trage eticheta foii pana la noua locatie;

pentru mutare in alt registru, trebuie ca pe ecran sa apara ambele registre, se trage foaia in celalalt registru pana la locul dorit,apoi se elibereaza butonul mouse-ului.

b)         Cu comenzile din meniu:

folosind comenzile din menu:

identic ca la copiere doar ca se deselecteaza caseta Create or Copy;

3.10. Redenumirea unei foi

se selecteaza foaia pentru redenumire

se da clic pe butonul secundar al mouse pe eticheta respectiva si se alege comanda RENAME sau din meniul FORMAT- SHEET- RENAME din fereastra de dialog RENAME SHEET; in caseta NAME se tasteaza numele nou al foii din max. 31 caractere.

3.11. Selectarea tuturor foilor

se pozitioneaza pe eticheta unei foi a registrului;

din meniul derulant cu butonul secundar al muose SELECT ALL SHEETS.

Obs:

pentru deselectarea grupului se alege orice nume de foaie apoi se activeaza comanda UNGROUP SHEETS;

4. Extensii pentru documentele Excel

XLS - pentru mapele de lucru

XLT - pentru sabloane;

XLB - pentru barele cu scule definite de utilizator;

XLG - pentru formatele de diagrame definite de utilizator.

5.Introducerea si editarea datelor

- pentru introducerea datelor in foaia de calcul prin intermediul barei de formule, parcurgem etapele:

se selecteaza celula in care se doreste a introduce datele;

se scrie continutul; acesta apare in bara pentru Formule;

daca se doreste anularea operatiei se da clic pe butonul CANCEL din bara de formule sau se apasa tasta ESC;

se valideaza datele introduse prin apasarea butonului ENTER din bara pentru formule sau apasarea tastei ENTER;

Obs.

pentru a activa editarea in celule, din meniul TOOLS- OPTIONS- EDIT se marcheaza caseta EDIT Directly in Cell, dupa care se da O.K.

intr-o celula se pot introduce max. 255 caractere

exista posibilitati ca datele introduse sa nu fie vizibile in totalitate, daca latimea celulei nu este suficient de mare

cand se introduce text intr-o celula formatata, stilul GENERAL, se va produce alinierea automata la stanga a datelor

o celula plina cu caractere # # # indica faptul ca latimea ei nu permite afisarea corecta a nr. continut. Pentru a remedia aceasta situatie, se poate schimba formatul celulei sau sa se redimensioneze celula respectiva.

Introducerea datelor de tip data si ora

programul Excel recunoaste valorile de tip data si ora introduse in formatele uzuale;

cand se introduce o astfel de valoare Excel o converteste. Un nr. serial reprezinta un nr. de zile ce s-au scurs de la inceputul secolului. O valoare de tip data introdusa intr-o celula neformatata va fi aliniata la dreapta ca un nr. O valoare de tip data introdusa intr-o celula care anterior a fost formatata pentru tip numeric va apare sub forma unui nr. serial.

Obs.

In cazul in care Excel nu recunoaste valorile introduse ca fiind de tip data sau ora, alinierea se face la stanga.

Se pot introduce date sub urmatoarele formate:

6/01/98 6-jan-1998

6-jan-98 06-jan-1998

Se poate introduce timpul dub urmatoarele formate:

13:22 sau 13:22:40

pentru a introduce rapid intr-o celula data curenta se apasa combinatia CTRL +;

pentru ora curenta CTRL + :;

separarea elementelor care formeaza o valoare de tip data se poate face cu caracterele : /- ,

6. Folosirea functiilor AutoComplete si PickList

cand se creaza un document se pot intalni situatii in care trebuie introduse aceleasi valori intr-o coloana din foaia de calcul;

pentru a face mai rapida introducerea elementelor de text care se repeta in cadrul unei coloane, Excel introduce functia AutoComplete.

Mecanismul de lucru :

cand utilizatorul incepe sa introduca date intr-o celula, Excel parcurge coloana curenta si creaza o lista sortata cu valorile unice din coloana;

caracterele completate in acest mod vor fi evidentiate in negru;

utilizatorul poate accepta valoarea propusa sau poate continua introducerea de valori noi;

pentru validarea facilitatii AutoComplete din meniul TOOLS- OPTIONS- EDIT se selecteza caseta de control Enable AutoComplete for Cells Values;

acum functia are cateva limitari:

apare numai pentru valori, nu si pentru formule;

incepe de indata ce am introdus un caracter;

nu tine cont de tipul caracterelor(majuscule sau minuscule);

completeza texte si numere;

este disponibila numai in celule adiacente datelor existente.

Alcatuirea unei liste derulante cu valorile deja introduse in celulele unei coloane cu ajutorul functiei PickList.

functia afiseaza o lista a tuturor articolelor de tip text pe care le puteti introduce intr-o celula;

selectand elementele din lista, se evita erorile ce pot interveni;

crearea unei liste folosind functia PickList necesita scrierea articolelor de tip text dintr-o coloana;

Pentru introducerea datelor folosind functia PickList se parcurg etapele:

clic pe butonul drept al mouse pe celula in care se doreste introducerea articolului si se va afisa un meniu de comenzi rapide;

se selecteaza comanda Pick.Excel va afisa o lista a valorilor deja introduse;

se da clic pe valoarea dorita din lista.

7. Anularea si repetarea comenzilor

pentru anularea ultimei comenzi sau operatii, din meniul EDIT- UNDO sau clic pe butonul UNDO;

pentru ca aceasta comanda sa lucreze corect, trebuie sa fie selectata imediat dupa incheierea operatiei ce se doreste anulata;

pentru repetarea ultimei comenzi executate, din meniul EDIT- REPEAT;

nu toate comenzile pot fi repetate;

8. Stergerea in foile de calcul

pentru stergere rapida: selectarea celulei si actionarea tastei DELETE- se sterge numai continutul celulei nu si formulele sau notele atasate celulei.

Obs.

Deseori se greseste alegandu-se comanda DELETE din meniul EDIT pentru stergerea continutului unei celule.

Rezultatul acestei comenzi este indepartarea celulelor respective din foaia de calcul si nu continutul acestora.

In locul comenzii DELETE, se foloseste comanda CLEAR (tot din meniul EDIT ), caz in care celulele raman pe loc stergandu-se continutul lor.

pentru a sterge continutul unei celule se selecteaza continutul ei, si EDIT-CLEAR

selectati comanda corespunzatoare a actiunii dorite:

(a)           ALL- sterge continutul si notele.Modifica formatul la cel GENERAL.

(b)           FORMATS- sterge formatele.Modifica formatul la cel general;

(c)           COUNTES- sterge numai continutul lasand neschimbate notele si formatul;

(d)           NOTES- sterge numai notele si comentariul atasate celulelor

Stergerea celulelor, liniilor si coloanelor

EDIT- DELETE

Comanda DELETE indeparteaza complet celula, linia sau coloana si indeparteaza celelalte celule pentru a umple golul creat.

Daca se doreste stergerea de celule, se selecteaza directia in care se doreste deplasarea celulelor care raman:

Shift Cells Left- celulele din dreapta celor sterse vor fi deplasate spre stanga;

Shift Cells Up - celulele de sus, cele sterse vor fi deplasate in sus;

Entire Row - sterge toate liniile care contin celulele selectate;

Entire Column- sterge toate coloanele care contin celulele selectate.

9. Inserarea de celule,linii sau coloane

Etape:

selectam celula sau domeniul de celule unde dorim sa facem inserarea.Daca dorim sa inseram linii sau coloane selectam celule din acestea.

Din INSERT CELLS

Se deschide caseta de dialog INSERT cu optiunile:

Shift Cells Right-celulele selectate vor fi deplasate spre dreapta;

Shift Cells Down-celulele selectate vor fi deplasate in jos;

Entire Row- pentru fiecare celula selectata se va insera o linie;

Entire Column-pentru fiecare celula selectata se va insera o coloana;

Obs:

alta metoda de inserare a liniilor si coloanelor-selectam celule din liniile sau coloanele unde dorim inserarea si alegem din INSERT ROWS/COLUMNS;

10. Introducerea seriilor de numere sau date

O serie de date poate numerota elemente dintr-o bara de date, poate introduce o serie de valori consecutive.

1) Pentru a crea serii in care valorile se modifica in parti egale parcurgem urmatoarele etape:

introducem primele 2 valori in celule adiacente; Excel va folosi aceste valori pentru a determina care este pasul intre 2 elemente ale seriei si elementele de pornire;

tragem marcajul de umplere in jos sau la dreapta pentru a stabili zona care va fi completa cu seria de numere. Marcajul de umplere este o cruciulita mica (+) situata in marginea din dreapta jos a unei selectii.

eliberam butonul de la mouse;

2) Se mai poate folosi comanda rapida AUTOFILL:

Se parcurg urmatoarele etape :

in prima celula se introduce elementul de pornire (de tip numar sau data pentru ca seria sa fie completata de valori care cresc cu pasul de o unitate ). Daca se doreste ca domeniul sa fie completat utilizandu-se alt pas se completeaza primele 2 celule astfel incat sa se obtina pasul de crestere (descrestere) dorit.

se selecteaza domeniul de celule care contine valorile de pornire pentru serie (in dreapta jos apare marcajul de umplere).

prin tragerea marcajului de umplere cu butonul secundar al mouse, se selecteaza domeniul ce urmeaza a fi completat;

eliberam BSM(butonul secundar al mouse-ului) si va fi afisat un meniu de comenzi rapide;

se da click pe una din aceste comenzi :

COPY CELLS

FILL SERIES- completare serii-selectia este completata cu valori crescand cu o unitate avand ca referinta elementul din prima celula

FILL FORMATS