UTILIZAREA FORMULELOR IN EXCEL

Utilizarea formulelor in Excel

Microsoft Excel a fost creat special pentru efectuarea de calcule numerice. Pentru a indica programului modul de calcul trebuie scrise formule. Formulele sunt formate, de regula din adrese de celule, valori si operatori matematici. La efectuarea calculelor sunt respectate toate regulile algebrice: prioritatea operatiilor de inmultire si impartire, a parantezelor etc.

Toate formulele se introduc cu semnul = in fata. Daca se omite semnul =, Excel considera ca in celula respectiva a fost introdus un text.

In continuare sunt prezentati principalii operatori utilizati in Excel.

Operatori aritmetici

Operatori de text

Folosind operatorii pentru text se pot concatena texte cuprinse intre ghilimele ("") sau texte din celule diferite. De exemplu daca se scrie formula ="Total vanzari: "$B4 rezultatul este Total vanzari: 28, daca celula B4 are valoarea 28.

Operatori pentru comparatii

Pentru a compara rezultatele se pot folosi operatorii pentru comparatii:

Pentru introducerea unei formule se executa pasii urmatori:

Se selecteaza celula in care trebuie sa apara rezultatul formulei;

Se scrie formula precedata de semnul

Se apasa tasta <Enter>

Dupa apasarea tastei <Enter> in celula apare automat rezultatul calculelor. Daca celula care contine formula este selectata din nou, se constata:

in bara de formule este afisata formula de calcul;

in celula apare rezultatul.

Exemplu

O foaie de calcul contine urmatoarele valori:

in celula A1 valoarea 7;

in celula B1 valoarea 3.

Daca in celula C1 se scrie formula A1 B1, dupa apasarea tastei <Enter> in celula se va afisa rezultatul 10 (

Excel poate fi setat astfel incat si in celule sa fie afisate formulele. Pentru aceasta trebuie efectuati pasii urmatori:

Se aplica comanda Tools, Options.

Se selecteaza butonul View (figura 4.1).

Figura 4.1 - caseta de dialog Options - sectiunea View

In zona Window Options se aplica un clic in campul Formulas, pentru a-l marca.

Se selecteaza butonul OK.

Vizualizarea formulelor din celulele unei foi de calcul ar fi necesara doar in cazul in care trebuie vizualizate toate formulele deodata (pentru tiparire sau corectii).

Pentru revenirea la situatia in care in celule apar rezultatele formulelor se aplica procedura anterioara numai ca se va demarca campul Formulas.

Copierea formulelor

La copierea unei formule aceasta este adaptata pentru a corespunde pozitiei celulei in care va fi copiata.

De exemplu, daca se copiaza formula A1 B1 din celula C1 in celula D1, aceasta va fi adaptata pentru coloana D, devenind B1 C1. La copierea in celula C2, aceasta devine A2 B2.

Daca se copiaza o formula pe aceeasi linie, toti indicatorii de linie din celulele formulei raman neschimbati. Indicatorii de coloana se modifica. Peste o coloana la dreapta, indicatorii de coloana se modifica cu o litera peste doua coloane cu doua litere etc.

Daca se copiaza o formula pe aceeasi coloana prin copiere raman neschimbati indicatorii de coloana. In schimb se modifica indicatorii de linie. Cu o linie mai jos indicatorii de linie cresc cu 1, peste doua linii cu 2 etc.

Exemplu:

In celula A5 se introduce formula B2. Excel stie ca in celula A5 este folosita o celula care se gaseste cu trei randuri mai sus si o coloana la dreapta.

Prin copierea formulei din A5 in C8, Excel actualizeaza indicatorii de linie si de coloana astfel incat in celula C8 va fi referita o celula care se gaseste tot cu trei randuri mai sus si o coloana la dreapta, dar fata de C8. Deci formula din aceasta celula va fi D5.

Pentru a copia o formula intr-un domeniu de celule alaturat, se efectueaza urmatorii pasi:

Se aplica un clic pe celula care contine formula ce trebuie copiata.

Se pozitioneaza cursorul mouse-ului in coltul din dreapta jos al celulei.

Cand cursorul isi modifica forma (apare un cursor de forma unei cruci mici) se apasa butonul stang al mouse-ului si se trage de cursor peste celulele in care trebuie copiata formula.

Formulele pot fi copiate si in celule neadiacente, folosind comenzile Copy si Paste:

Se aplica un clic pe celula care contine formula;

Se aplica comanda Edit, Copy;

Se aplica un clic pe celula in care se face copierea;

Se aplica comanda Edit, Paste.

Aplicatie

Un fond mutual detine actiuni la mai multe societati comerciale. Pentru fiecare tip de actiune se cunosc: valoarea de cumparare, valoarea curenta de pe piata si numarul de actiuni cumparate. Sa se calculeze profitul (sau pierderea) pentru fiecare tip de actiune.

Se va crea urmatoarea foaie de calcul (figura 4.2)

Figura 4.2

Foaia de calcul creata contine urmatoarele informatii:

in coloana A - numele actiunilor;

in coloana B - numarul de actiuni cumparate;

in coloana C - valoarea la cumparare a actiunilor;

in coloana D - valoarea curenta a actiunilor;

in coloana E - se va calcula profitul sau pierderea pentru fiecare actiune.

In celula E2 se va introduce formula B2*(D2-C2).

Se copiaza formula din E2 in domeniul E3:E4, astfel:

Se aplica un clic in celula E2;

Se pozitioneaza cursorul in coltul din dreapta jos al celulei;

Cand cursorul isi modifica forma (apare un cursor de forma unei cruci mici +) se apasa butonul stang al mouse-ului si se trage de cursor peste celulele E3 si E4.

Utilizarea adreselor absolute

Asa cum am vazut, la copierea unei formule Excel adapteaza indicatorii de linie si de coloana ai celulelor (referintele celulei) in functie de noua pozitie din foaia de calcul.

Modul de adresare al celulelor folosit pana in prezent (notatia A7) foloseste sistemul de adresare relativ.

Exista multe situatii in care, prin copierea unor formule, unele celule trebuie sa ramana fixe (nu trebuie sa se modifice indicatorii de linie/coloana). In acest caz se foloseste sistemul de adresare absolut. In fata indicatorilor care nu trebuie sa se modifice se pune simbolul $. De exemplu $A$7.

Exemplu:

In celula A5 se introduce formula =$B$2. Dupa copierea formulei din A5 in C8, in celula C8 formula va fi tot =$B$2. Prin copiere nu s-a modificat nici indicatorul de linie, nici cel de coloana.

La copierea pe linie/coloana indicatorii de linie/coloana nu se modifica. In aceste cazuri formulele pot contine referiri mixte:

A$7 - linia este adresata absolut, coloana relativ.

$A7 - linia este adresata relativ, coloana absolut.

Aplicatie

La firma XYZ preturile sunt stabilite in $. Datorita modificarii cursului de schimb, trebuie sa recalculeze destul de frecvent pretul in lei al produselor sale. Sa se proiecteze o foaie de calcul astfel incat pretul in lei sa se calculeze automat la modificarea cursului de schimb. Se va crea urmatoarea foaie de calcul (figura 4.3):

Figura 4.3

Daca in celula C4 s-ar introduce formula =B4*B1 (pretul in lei * cursul de schimb) si acesta formula s-ar copia in C5 si C6, rezultatele nu ar fi corecte. In C5 s-ar obtine valoarea 0, iar in C6 #N/A.

Daca analizam formulele din aceste celule constatam ca:

celula C5 contine formula =B5*B2 (B4 s-a transformat in B5, iar B1 in B2);

celula C6 contine formula =B6*B3 (B4 s-a transformat in B6, iar B1 in B3).

Formulele corecte din aceste celule ar trebui sa fie =B5*B1, respectiv =B6*B1.

Deci celula B1 nu trebuie sa se modifice atunci cand este copiata. Pentru a realiza acest lucru celula B1 trebuie referita absolut. Deci trebuie introdus simbolul $ in fata indicatorului de linie. Formula corecta care trebuie introdusa in celula C4 este =B4*B$1. La copierea acestei formule in C5 si C6 se constata ca formulele din aceste celule sunt corecte. Celula C5 contine formula =B5*B$1, iar celula C6 contine formula =B6*B$1.