Efectuarea calculelor cu ajutorul formulelor

Obiectivele lectiei:

In aceasta lectie veti invata sa folositi formule pentru a calcula rezultatele in foaia de calcul.

Ce este o formula?

Formulele sunt folosite in foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de dumneavoastra. Cu ajutorul formulelor puteti sa efectuati operatii de adunare, scadere, inmultire si impartire, folosind valorile din diferite celule.

Formulele sunt formate, de regula, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, si un operator matematic, cum ar fi + (adunare), - (scadere), * (inmultire) sau / (impartire). De exemplu, daca doriti sa calculati media a trei valori aflate in celulele A1, B1 si C1, introduceti in celula in care vreti sa apara rezultatul urmatoarea formula:

=(A1+B1+C1)/3

Respectati regulile Orice formula trebuie sa inceapa cu semnul egal

In figura 12.1 sunt prezentate diferite formule, impreuna cu functiile lor. Analizati formulele respective si rezultatele lor. In tabelul 12.1 este o lista cu operatorii matematici pe care ii puteti folosi pentru a crea formule.

Figura 12.1 Introduceti formula in celula in care vreti sa apara valoarea finala

Tabelul 12.1 Operatorii matematici din Excel

Ordinea operatiilor

Excel efectueaza calculele din cadrul unei formule in urmatoarea ordine:

I.            Operatiile dintre paranteze .

II.         Ridicare la putere.

III.       Inmultiri si impartiri.

IV.      Adunari si scaderi.

De exemplu, in cazul formulei =C2+B8*4+D10, Excel calculeaza mai intai valoarea B8*4, aduna rezultatul cu C2, apoi aduna D10. Pentru crearea ecuatiilor trebuie sa retineti aceasta ordine de calcul, deoarece ea este hotaratoare pentru rezultatul obtinut.

Daca nu folositi aceasta ordine de calcul, puteti avea probleme cand introduceti formulele. De exemplu, daca doriti sa stabiliti media valorilor din celulele A1, B1 si C1 si introduceti formula =Al+Bl+Cl/3, veti obtine un rezultat gresit. Valoarea C1 va fi impartita la 3, iar rezultatul va fi adunat cu A1+B1. Pentru a calcula mai intai suma valorilor Al, B1 si C1, trebuie sa includeti grupul de valori intre paranteze, adica =(A1+B1+C1)/3.

Introducerea formulelor

Puteti sa introduceti formulele fie de la tastatura, fie selectand referintele la celule. Pentru a introduce formula de la tastatura, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula in care vreti sa apara rezultatul formulei.

Scrieti semnul egal (=).

Scrieti formula. Ea va aparea pe bara de formule.

Apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar Excel va calcula rezultatul.

Formula nedorita. Daca incepeti sa introduceti o formula, iar apoi constatati ca nu vreti sa o folositi, puteti reveni asupra deciziei apasand tasta Esc, sau executand clic pe butonul Cancel.

Denumiti celula. Daca veti folosi o anumita celula in mai multe formule, ati putea sa-i puneti un nume - de exemplu "Venit". Pe urma veti putea folosi numele celulei in formula, ca in =Venit+S12.50. Pentru a denumi o celula, folositi comanda Insert, Name, Define.

Pentru a introduce o formula selectand referinte celulelor, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula in care vreti sa apara rezultatul formulei

Scrieti semnul egal (=).

Executati clic pe celula cu adresa care vreti sa apara prima in formula. Adresa celulei respective va aparea pe bara de formule.

Caracteristica noua. Puteti sa includeti o referire la o celula din alta foaie de calcul deschizand foaia respectiva si executand clic pe celula in cauza. Pentru a face o referire la o celula din alt registru de calcul, deschidet-I si executati clic pe celula. In Excel 97, puteti chiar sa faceti o referire la un registru de calcul aflat in Internet sau in intranet, daca doriti.

Introduceti un operator matematic dupa valoare, pentru a indica urmatoarea operatie. Operatorul va aparea pe bara de formule.

Continuati sa selectati celule si sa introduceti operatorii matematici, pana cand terminati de introdus formula.

Apasati tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operatia.

Greseala! In cazul in care intr-o celula apare mesajul ERR, verificati daca nu ati facut una din urmatoarele greseli, care apar foarte frecvent: impartire la zero, folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celula goala, daca nu ati sters o celula inclusa intr-o formula, sau daca nu ati inclus o referinta la celula in care apare rezultatul.

Formule in limbaj obisnuit Excel 97 va permite acum sa faceti referiri la capetele de rand si de coloana in cadrul formulelor. De exemplu, daca aveti o foaie de calcul in care capetele de rand sunt "Incasari", "Cheltuieli" si "Profit", iar capetele fiecarei coloane reprezentau lunile, puteti introduce formula de genul

= Jan Profit + Feb Profit sau = Incasari - Cheltuieli.

Calcularea rezultatelor fara introducerea unei formule

Puteti sa obtineti suma unui grup de celule si selectand pur si simplu celulele respective si citind rezultatul de pe bara de stare, ca in figura 12.2. Puteti sa aflati astfel si media, valoarea minima sau cea maxima, si numarul celulelor dintr-un domeniu. Pentru aceasta, executati clic cu butonul din dreapta pe bara de stare, si selectati optiunea dorita din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.

Suma apare aici

Domeniul de celule selectate

Figura 12.2 Aflati suma fara sa introduceti o formula.

Unde e bara de stare? Daca bara de stare nu este vizibila pe ecran, o puteti afisa deschizand meniul View si executand clic pe Status Bar.

Afisarea formulelor

In mod normal, Excel nu afiseaza in celula formula propriu-zisa, ci rezultatul calculului. Puteti totusi sa vedeti formula selectand celula si citind-o pe bara de formule. Dar, daca vreti sa revizuiti formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu daca le-ati putea vedea pe toate deodata (sau sa le tipariti). Daca doriti sa vedeti formulele dintr-o foaie de calcul, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Tools si selectati Options.

Executati clic pe eticheta View.

In sectiunea Window Options, executati clic in caseta de validare Formulas pentru a o selecta.

Executati clic pe OK.

Afisarea rapida a formulelor Puteti sa folositi o comanda rapida de la tastatura pentru a trece de la afisarea formulelor, la afisarea valorilor. Pentru aceasta, tineti apasata tasta Ctrl si apasati tasta ' (cea care se afla la stanga tastei 1, cu o tilda (-) deasupra). Cand nu mai vreti sa vedeti formulele, apasati din nou tasta Ctrl+'.

Editarea formulelor

Editarea unei formule se face la fel ca si in cazul oricarei alte intrari din Excel. Iata in continuare pasii pe care trebuie sa ii efectuati:

Selectati celula ce contine formula pe care vreti sa o editati.

Executati clic pe bara de formule si apasati tasta F2 pentru a intra in modul Edit.

Editare rapida a celulei Pentru a edita rapid continutul unei celule, executati dublu clic pe ea. Punctul de inserare va aparea in interiorul celulei, astfel ca puteti sa faceti modificarile necesare.

Apasati tasta cu sageata spre stanga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de inserare. Folositi apoi tasta Backspace pentru a sterge caracterele din stanga, sau tasta Delete pentru a sterge caracterele din dreapta. Apoi, puteti sa introduceti si alte caractere.

Cand terminati editarea datelor, executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apasati tasta Enter pentru a accepta modificarile.

Un alt mod de a edita formulele este sa executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara de formule. In acest caz, bara de formule se mareste pentru a va oferi ajutor. Efectuati modificarile in formula, apoi executati clic pe OK.

In aceasta lectie ati invatat sa introduceti si sa editati formule. In lectia urmatoare veti afla cum puteti copia formule, veti vedea cand trebuie sa folositi adresele relative si cele absolute ale celulelor, si cand sa reconfigurati parametrii din Excel pentru calcularea formulelor din foaia de calcul.