Filtrarea inregistrarilor

Filtrarea inregistrarilor

Prin filtrare se intelege, restrangerea inregistrarilor la cele care corespund conditiilor de filtrare impuse. Prin aceasta operatie nu se elimina inregistrari, decat din punct de vedere al vizualizarii lor, revenirea la baza de date in totalitatea ei fiind posibila prin anularea filtrului impus. Desigur ca una din metodele de filtrare este descrisa & 1.8.7.5, dar aceasta este limitata la afisarea, la un moment dat, a unei singure inregistrari corespunzatoare criteriilor impuse, celelalte fiind vizibile secvential prin parcurgeri succesive.

Pentru a accesa simultan toate inregistrarile care corespund unor conditii impuse, trebuie utilizat instrumentul de filtrare a inregistrarilor AutoFilter, activat din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Filter AutoFilter, figura 1.182, anterior declansarii operatiei fiind necesara plasarea cursorului mouse in oricare celula a bazei de date. Optiunea functioneaza ca un comutator cu doua functii: activare filtru (pentru declansarea filtrarii inregistrarilor) sau eliminarea filtrului (pentru revenirea la baza de date in totalitatea ei). Activarea este evidentiata prin simbolul " " asociat optiunii de meniu, iar dezactivarea prin disparitia acestui simbol. O alta posibilitate de eliminare a filtrului, pentru toate intreaga baza de date, este operanta din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Filter Show All, figura 1.182, comanda disponibila numai daca un filtru este activ.

Instrumentul AutoFilter, figura 1.183, plaseaza la inceputul fiecarui camp cate o lista care contine toate valorile din camp, plasate o singura data si ordonate alfabetic sau numeric. Deschiderea listei se face prin click stanga mouse pe sageata plasata in dreapta numelui campului, lista din care se poate selecta optiunea dorita. In urma selectiei optiunii, se va aplica filtrul, in sensul afisarii simultane numai a inregistrarilor care corespund filtrului impus (filtru poate fi format dintr-o singura conditie sau o combinatie de conditii, generate prin selectia simultana a optiunilor din listele asociate campurilor). Filtrul nu actioneaza individual pentru fiecare camp in parte, ci ca o conditie generata prin reunirea tuturor conditiilor impuse.

Figura 1.184 exemplifica rezultatele obtinute prin filtrarea inregistrarilor, pentru urmatoarele conditii de filtrare impuse: filiala Timisoara, cod produs 3.

Se observa existenta a unor optiuni comune in fiecare din listele asociate campurilor:

All - revenirea la toate inregistrarile prin eliminarea filtrului asociat coloanei respective, cu conservarea conditiei de filtrare impuse pentru celelalte campuri;

Top 10 - activeaza fereastra Top 10 AutoFilter, figura 1.185, prin care se poate restringe afisarea numai la inregistrarile care se incadreaza in limita superioara (Top) sau inferioara (Bottom), specificata valoric (Items) sau procentual (Procent);

Custom - activeaza fereastra Custom AutoFilter, figura 1.186, prin care se poate restringe afisarea numai la inregistrarile care se incadreaza intr-o conditie de filtrare personalizata impusa de catre utilizator, compusa din maxim doua conditii, legate prin operatorul logic And (amandoua conditiile trebuie indeplinite simultan) sau Or (cel putin una din cele doua conditii trebuie indeplinita); operatorii de comparare disponibili sunt:

equals / does not equal - egal cu / nu este egal cu;

is greather then - mai mare decat;

is greather then or equal to- mai mare sau egal decat;

is less then - mai mic decat;

is less then or equal to- mai mic sau egal decat;

begins with / does not begins with - incepe cu / nu incepe cu;

ends with / does not ends with - se termina cu / nu se termina cu;

contain / does not contain - contine / nu contine;

Astfel, figura 1.186, exemplifica afisarea filtrata a inregistrarilor, pentru valoarea totalului mai mare de 3000 si mai mica decat 8000.

Blanks / Nonblanks - restrange afisarea numai la inregistrarile care contin / nu contin celule goale pe coloana subiect al filtrului; aceste optiuni sunt disponibile numai daca exista celule goale pe coloana, in caz contrar nefiind vizibile.

Daca este activ un filtru aplicat bazei de date si se lanseaza comanda de tiparire, atunci se vor tipari numai inregistrarile care corespund filtrului activ.

Microsoft Excel ofera o posibilitate si mai avansata de filtrare, prin optiunea Advanced Filter, activata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Data Filter Advanced Filter, figura 1.187, care activeaza fereastra cu acelasi nume, prin intermediul careia se pot specifica conditiile de filtrare. Baza de date trebuie prevazuta cu o linie de antet formata numele campurilor. Criteriul de filtrare avansat consta dintr-o linie in care sunt specificate numele campurilor utilizate pentru filtrare si cel putin o linie in care se definesc conditiile propriu-zise de filtrare. Procedura de filtrare avansata este:

(a)  copierea numelor campurilor utilizate utilizate pentru filtrare; in exemplul din figura 1.187, campurile "Filiala", "Luna" si "Total" vor fi utilizate ca si criterii de filtrare; intre linia de nume de campuri si ultima linie a bazei de date trebuie sa existe cel putin o linie libera;

(b)  in liniile imediat urmatoare liniei de nume de campuri se vor specifica criteriilor propriu-zise de filtrare; in exemplul analizat se impune afisarea vanzarilor pentru filiala "Resita", pentru luna mai mare decat 1 si total mai mare decat 1500;

(c)  plasarea cursorului mouse in oricare celula a bazei de date;

(d)  activarea ferestrei Advanced Filter;

(e)  completarea controalelor acestei ferestre:

chenarul Action - permite specificarea destinatiei de depunere a rezultatului filtrului: Filter the list, in-place - filtrarea inregistrarilor pe pozitia curenta a bazei de date; Copy to another location - copierea rezultatelor filtrului in alta zona a foii de lucru in care se afla baza de date, zona specificabila prin controlul Copy to;

List range - permite definirea domeniului sursa subiect al filtrarii; intrega baza de date poate fi supusa filtrarii sau numai o parte a acesteia; definirea se concretizeaza prin domeniul de celule subiect al filtrarii, care poate fi specificat manual in campul rezervat sau prin selectia cu mouse-ul, utilizand butonul de selectie asociat;

Criteria range - permite definirea criteriilor de filtrare; definirea se concretizeaza prin domeniul de celule subiect al criteriilor (inclusiv numele campurilor), care poate fi specificat manual in campul rezervat sau prin selectia cu mouse-ul, utilizand butonul de selectie asociat;

Copy to - permite definirea domeniului gazda a rezultatelor filtrarii, daca s-a activat optiunea Copy to another location; definirea se concretizeaza prin domeniul de celule gazda, care poate fi specificat manual in campul rezervat sau prin selectia cu mouse-ul, utilizand butonul de selectie asociat;

Unique records only - activarea acestei optiuni impune eliminarea inregistra-rilor duplicat care indeplinesc conditiile de filtrare; daca nu se specifica un criteriu de filtrare, optiunea elimina prin filtrare duplicatele din baza de date;

(f)    rezultatele filtrarii sunt afisate pe pozitia curenta a bazei de date sau a domeniului gazda.